SUBSISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Debe existir un subsistema de control de recursos humanos para que las

diversas secciones de la empresa pueden desempear su responsabilidad de
lnea con relacin al personal.
El control trata de asegurar que las diversas unidades de la organizacin
marchen de acuerdo con lo previsto.
La palabra control tiene significas y connotaciones que dependen de su funcin
o del rea especfica donde se aplica.
Control como funcin administrativa para acompaar y evaluar lo que fue
planeado, organizado y dirigido para detectar desviaciones y efectuar las
correcciones necesarias.
2.
Control como medio de regulacin para mantener el funcionamiento
dentro de los estndares deseados.
3.
Control como funcin restrictiva y limitadora de un sistema para mantener
a los miembros dentro de los patrones de comportamiento deseados.
ADMINISTRACIN POR EXCEPCIN
Deben identificarse y localizarse con rapidez todas las desviaciones positivas o
negativas de lo normal para emprender de inmediato las acciones correctivas
necesarias.
En la actualidad el control de frecuencia o control de puntualidad del personal
se trata segn el principio de excepcin.
El principio de excepcin recuerda el principio de Pareto, segn el cual 20% de
las cosas son responsables del 80% de los problemas, en tanto que el 80% de
las cosas provocan 20% de problemas.
PROCESOS DE CONTROL
El proceso de control el cclico y repetitivo y sirve para ajustar las operaciones
a los estndares preestablecidos. El control es un proceso compuesto de cuatro
etapas:
1.
Establecimiento de los estndares deseados. Los estndares representan
el desempeo deseado, pueden expresarse en cantidad, calidad, tiempo o
costo.
2.
Seguimiento o monitoreo del desempeo. Significa acompaar, observar
de cerca y ver como marchan las cosas.

3.
Comparacin del desempeo con el estndar establecido. Toda actividad
experimenta alguna variacin, error o desviacin. Por tanto es importante
determinar los lmites en que esa variacin podr aceptarse como normal o
deseable: la llamada tolerancia.
4.
Accin correctiva: busca lograr que lo realizado est de acuerdo con lo
que se pretenda realizar.
Criterios de control
Para que el proceso de control sea eficaz, debe atender los siguientes
criterios:
1.
El control debe dirigirse a las actividades que deben, merecen y requieren
ser controladas.
2.

El proceso debe ser oportuno

3.
El proceso de control debe mantener una relacin favorable
costo/beneficio. Los procesos de control no son gratuitos, en general, su costo
incluye:
a.

Sistema de monitoreo y procesamiento

b.

Personal para operar el sistema

c.
Tiempo de personal de lnea para suministrar los datos al personal de
control.
4.
El control debe ser preciso. Se deduce entonces que el control debe ser
objetivo, claro y preciso.
5.
El control debe ser aceptado. Es importante que las personas acepten el
control, que sientan que el control es necesario y que debe ejercerse.

Medios de control
Los principales medios de control organizacional son:
1.

Jerarqua de autoridad.

2.

Reglas y procedimientos.

3.

Establecimiento de objetivos.

4.

Sistemas de informacin verticales.

5.

Relaciones laterales.

6.

Organizaciones matriciales.

Evaluacin de los procesos de monitoreo de personas

En un extremo el comportamiento de las personas est sometido a controles

externos rgidos como fiscalizacin, vigilancia y disciplina. En el extremo
derecho los procesos de monitoreo de personas se basan en el autocontrol que
est caracterizado por la flexibilidad y el libre albedro.
Lo importante es que dentro de la organizacin exista una base de datos de
sus recursos humanos que sea capaz de abastecer un sistema de informacin
sobre el personal, adems de un sistema de auditora capaz de regular su
funcionamiento.
Auditora y control de los Recursos Humanos
Base de datos y sistema de informacin.
Auditoria de R.H.
Cuanto mayor sea la organizacin y ms descentralizada sea su estructura,
mayor ser la necesidad de control respecto de los recursos humanos.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de su
funcin o del rea especfica en que se aplique.
Puede ser la funcin administrativa y gerencial de control. En este caso. El
control hace parte del proceso administrativo, conjuntamente con la planeacin
la organizacin y la direccin.
Puede ser el conjunto de los medios de regulacin de un sistema u
organizacin. Es el caso de las tareas especficas que el controlador aplica en
una empresa. El control en un sistema automtico que mantiene un grado
constante de flujo o funcionamiento del sistema total. El mecanismo de control
detecta cualquier desvo de los patrones normales y permite la debida
regulacin de proceso.
Puede ser la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los miembros
dentro de los parmetros deseados. Es el caso del control de la frecuencia y
expediente de personal.

Para Sherwin, la esencia de control es la accin que ajusta las operaciones a los
patrones predeterminados, y su base es la informacin que los gerentes
reciben. Koontz y ODonnell creen que el control es la funcin administrativa

que consiste en medir y corregir el desempeo de los subordinados, con el fin

de asegurar que los objetivos de la empresa u los planes delineados para
alcanzarlos se realizan.

El control no consiste solo en verificar si todo va de acuerdo con el plan

adoptado, las instrucciones emitidas y los principios establecidos, tiene por
objetivo sealar las fallas y los errores para rectificarlos y evitar reincidir en
ellos. Se aplica a todo: cosas, personas y actos.

OCESO DE CONTROL
El control se ejecuta por medio de una serie de etapas, que forman un proceso.
Todo control est compuesto de cuatro etapas:
1) Establecimiento de patones deseados.
2) Observacin del desempeo.
3) Comparacin del desempeo con los patrones deseados.
4) Accin correctiva.
El proceso de control acta en el sentido de ajustar las operaciones a
determinados patrones previamente establecidos y funciona de acuerdo con la
informacin que recibe. Esta informacin permite realizar una accin correctiva
que es la base de control. El control implica una comparacin con patrones
previamente establecidos para permitir que se implante la accin correctiva
cuando ocurra un desvo que no puede aceptarse.
La accin correctiva apropiada puede implicar el ejercicio de autoridad y de
direccin, aunque no necesariamente en todos los casos.
La accin correctiva apropiada puede ser tambin la revisin y alteracin de los
patrones existentes, di esto se establecieron de manera inadecuada, para
ajustarlos a la realidad de los hechos o de las posibilidades de la empresa.
La administracin crea mecanismos para controlar todo los aspectos posibles
de las operaciones de la empresa. Para ambos, los principales usos de los
controles empresariales son:

1) Estandarizar el desempeo, por medio de inspeccin, supervisin,

procedimientos escritos o programas de produccin;

2) Proteger de robos, desperdicios y abusos los bienes de la empresa, mediante

exigencia de registros escritos, procedimientos de auditora y divisin de
responsabilidades;
3) Estandarizar la calidad de productos o servicios que ofrece la empresa,
mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadstico de
calidad y sistemas de incentivos;
4) Limitar la autoridad que est siendo ejercida por las diferentes instancias de
la empresa, mediante la descripcin de cargos, directrices y polticas, reglas y
reglamentos y sistemas de auditora;
5) Medir y Dirigir el desempeo de los empleados utilizando sistemas de
evaluacin del desempeo de personal: supervisin directa, vigilancia y
registro, incluida la informacin sobre produccin.
La ARH es una responsabilidad de lnea y una funcin de staff, que tiene
algunas operaciones y controles centralizados en el organismo de staff y otras
descentralizadas y distribuidas en los organismos de lnea. Se hace necesario
un sistema integrado de recoleccin, procesamiento, almacenamiento y
suministro de informacin importante de los recursos humanos para que tanto
las recomendaciones y los servicios de staff como las decisiones de lnea sean
adecuadas a cada situacin. Lo importante es que dentro de la organizacin
haya una base de datos de recursos humanos, que sea capaz de abastecer una
sistema de informacin sobre el personal, adems de un sistema de auditora
capaz de regular su funcionamiento
NCEPTOS DE DATOS Y DE INFORMACIN.

Datos son los elementos que sirven de base para resolver los problemas o para
la formacin del juicio. Un dato es solo un ndice, una manifestacin objetiva
posible de ser analizada subjetivamente, es decir, exige interpretacin de
individuo para poder manejarlo. En s mismo, cada dato tiene poco valor. Los
datos permiten la obtencin de informacin cuando estn clasificados,
almacenados y relacionados entre s.

La informacin aislada tambin carece de significado, esta exige

procesamiento para que pueda adquirir significado.

El termino procesamiento de datos designa la gran variedad de actividades que

se llevan a cabo tanto en las organizaciones, y en los grupos sociales, como

entre personas: Existe cierto volumen de datos o informaciones iniciales(en los

archivos, en las expectativas o en la menora) a los cuales se adicionan otros
datos o informaciones posteriores (mayor volumen de datos, alteraciones,
modificaciones) lo que provoca un nuevo volumen de datos o informaciones.
De este modo, el procesamiento de datos es la actividad que consiste en
acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en informacin o para
obtener otra informacin.

El procesamiento de datos puede ser:

1) Manual: cuando se efecta manualmente, utilizando fichas, talonarios,

mapas, etc. , con o sin la ayuda de maquinas de escribir o de calculadoras.

2) Semiautomtico: cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales

el operador introduce fichas o talonarios uno tras otro y despus de recibir la
ficha y los datos iniciales la maquina realiza numerosas operaciones
consecutivas ya programadas sin la intervencin de operador.

3) Automtico: cuando la maquina programada para que realice determinado

conjunto de operaciones desarrolla toda la secuencia sin que haya necesidad
de intervencin humana entre un ciclo y los siguientes.
BASE DE DATOS EN RECURSOS HUMANOS

La base de datos es un sistema de almacenamiento y acumulacin de datos

debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtencin de
informacin. En realidad la base de datos es un conjunto de archivos
relacionados lgicamente organizados de manera que se mejore y facilite el
acceso a los datos y se elimine la redundancia. La eficiencia de la informacin
es mayor con la ayuda de la base de datos, porque los datos lgicamente
relacionados permiten la actualizacin y el procesamiento integrado y
simultneo. Esto reduce incoherencias y errores que ocurren en razn de que
se presentan archivos dobles. Es bastante comn que exista software que
ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar datos y generar
informes.

El rea de recursos humanos la base de datos puede obtener y almacenar

datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

1) Datos personales de cada empleado que, conforman un registro de personal.

2) Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

3) Datos de los empleados de cada seccin, departamento o divisin, que

constituyen un registro de secciones.

4) Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituyen un registro de

remuneracin.

5) Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de

entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

El sistema de informacin de recursos humanos obtiene datos e informacin de

los empleados, el ambiente empresarial, del ambiente externo (mercado de
trabajo, y restricciones legales, etc.) y del macroambiente (coyuntura
econmica, poltica, etc.) este flujo de datos experimenta un trabajo de
recoleccin, procesamiento y utilizacin.

La elaboracin de un sistema de informacin debe tener en cuenta el concepto

de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad. Este concepto
localiza cadenas de eventos que se inician fuera de la empresa, incluyen una
cadena principal de eventos dentro de la organizacin y terminan en un punto
externo a la empresa. Este permite identificar precisamente un punto inicial y
un punto final que se relacionan entre s por cadenas de eventos. Una vez que
se han especificado los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar in
sistema de informacin solo par un aparte de los flujos de informacin.

La informacin puede ser externa a la empresa (mercado de trabajo, mercado

de recursos humanos, mercado de salarios, legislacin laboral, sindicatos,

organismos regionales del trabajo, etc.) o interna a la empresa (registro de

empleados, de cargos y ocupantes, etc.).

Por otra parte, la informacin puede ser dirigida al nivel institucional o

estratgico, al intermedio o al operativo, bien sea que se refiera a decisiones,
seguimiento y control o ejecucin, respectivamente. De cualquier manera, un
sistema integrado de informacin de recursos humanos debe agrupar una
variedad de informacin obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.
SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS

Sistema de informacin es in conjunto de elementos interdependientes

(subsistema), lgicamente asociados, para que a partir de su interaccin se
genere la informacin necesaria para la toma de decisiones. Como la ARH es
una responsabilidad de lnea y una funcin de staff, el organismo de ARH debe
abastecer a todo los organismos de informacin importante acerca de personal
que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes
administren a sus subordinados de manera adecuada.

El montaje de un sistema de informacin de recursos humanos requiere

observacin sistemtica y un anlisis y evaluacin de la empresa, o de sus
subsistemas, y de sus respectivas necesidades de informacin. Un sistema de
informacin debe identificar y agrupar todas las redes de flujos de informacin
para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. En lo fundamental, el
sistema de informacin es la base de proceso decisorio de la organizacin.

La planeacin de un sistema de informacin de RH

Un sistema de informacin de recursos humanos utiliza, como fuente de datos,

elementos suministrados por:

Base de datos de recursos humanos.

Reclutamiento y seleccin de personal.
Entrenamiento y desarrollo de personal.

Evaluacin del desempeo.

Administracin de salario.
Registro y control de personal, respecto de faltas, atrasos, disciplina, etc.,
Estadsticas de personal.
Higiene y seguridad.
Jefaturas respectivas, etc.

El sistema de informacin de RH debe planearse e implementarse para

alcanzar determinado objetivos. El logro de estos objetivos es lo que permitir
evaluar a eficacia de sistema: Hacer que los organismos de lnea puedan tomar
decisiones adecuadas respecto de las personas.

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

La auditoria de recursos humanos puede definirse como el anlisis de las
polticas y prcticas de personal de una empresa y la evaluacin de su
funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propsito
principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cmo est funcionado
el programa, localizando prcticas y condiciones que son perjudiciales para la
empresa o que no estn justificando su costo, o prcticas y condiciones que
deben incrementarse.
La auditoria es un sistema de revisin y control para informar a la
administracin sobre la eficiencia y la eficacia del programa que lleva a cabo.
Patrones de evaluacin y control en recursos humanos
El sistema de administracin de recursos humanos necesita patrones capaces
de permitir una continua evaluacin y control sistemtico de su
funcionamiento.
Patrn en in criterio o un modelo que se establece previamente para permitir la
comparacin con los resultados o con los objetivos alcanzados. Por medio de la
comparacin con el patrn pueden evaluarse los resultados obtenidos y
verificar que ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema, con el fin
de que funcione mejor.

Se utilizan varios patrones, esto pueden ser:

1) Patrones de cantidad: son los que se expresan en nmeros o en cantidades,
como nmero de empleados, porcentaje de rotacin de empleados, nmero de
admisiones, ndice de accidentes, etc.
2) Patrones de calidad: son los que se relacionan con aspectos no
cuantificables, como mtodos de seleccin de empleados, resultados de
entrenamiento, funcionamiento de la evaluacin del desempeo. Etc.,
3) Patones de tiempo: consisten en la rapidez con que se integra e personal
recin admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el
tiempo de procesamiento de las requisiciones de personal, etc.
4) Patones de costo: son los costos, directos e indirectos, de la rotacin de
personal, de los accidentes en el trabajo, de los beneficios sociales, de las
obligaciones sociales, de la relacin costo-beneficio del entrenamiento.
Los patrones permiten la evaluacin y el control por medio de la
comparacin con:
1) Resultados finales: cuando la comparacin entra el patrn y la variable se
hace despus de realizada la operacin. La medicin se realiza en trminos de
algo rpido y acabado, en el fin de la lnea, lo cual presenta el inconveniente de
mostrar los aciertos y las fallas de una operacin ya terminada, una especie de
partida de defuncin de algo que ya sucedi.

2) Desempeo: cuando la comparacin entre el patrn y la variable se hace

simultneamente con la operacin, es decir, cuando la comparacin acompaa
a la ejecucin de la operacin. La medicin es concomitante con el
procesamiento de operacin. A pesar de que se realiza en forma simultnea, lo
que quiere decir es que es actual, la medicin se realiza sobre una operacin
en proceso y no terminada an.
La comparacin es la funcin de verificar el grado de concordancia entra una
variable u su patrn. La ARH se encarga de planear, organizar y controlar las
actividades relacionadas con la vida del personal en la empresa. Parte de la
ejecucin de estas actividades al realizan los organismos de recursos humanos,
en tantos que alguna parte de ella la realizan diversos organismos de lnea. De
este modo las actividades de recursos humanos planeadas y organizadas con
antelacin muestran durante su ejecucin y control algunas dificultades y
distorsiones que requieren ser diagnosticadas y superadas, con el fin de evitar
mayores problemas. La rapidez con que esto se haga depende de una revisin
y auditoria permanentes, capaces de suministrar una adecuada

retroalimentacin para que los aspectos positivos puedan mejorarse y los

negativos, corregirse y ajustarse.
La funcin de auditora no es solo sealar las fallas y los problemas, sino
tambin presentar sugerencias y soluciones. En este sentido, el papel de la
auditoria de recursos humanos es fundamentalmente educativo. Inclusive
cuando la auditoria est bien realizada permite el desarrollo de la sensibilidad
de los administradores para diagnosticar problemas.
PLITUD Y PROFUNDIDAD DE ACCIN DE LA AUDITORIA
La auditoria de recursos humanos puede abarcar una cobertura tan amplia
como las mismas funciones de ARH y presenta una divisin semejante a las
divisiones seccinales de los organismos de ARH.
Las auditorias por lo general empiezan por una evaluacin de las relaciones
empresariales que afectan la administracin de potencia humano, incluyendo
el personal de lnea y el de staff, las calificaciones de los miembros de staff de
recursos humanos y la adecuacin de apoyo financiero para varios programas.
A partir de ah se aplica una variedad de patrones y medidas, cuya escala de
profundidad depende del tipo de examen que vaya a efectuarse. Se examinan
los registros e informes de personal. Se analiza, compara y prepara un informe
de examen que incluye casi siempre recomendaciones para cambios y
alteraciones.
La auditoria tambin puede evaluar programas, polticas, filosofas y teoras.
Dependiendo de la poltica que exista en la organizacin. La auditoria de Rh
puede enfocarse hacia cualquiera o hacia todos los siguientes aspectos de
productividad.

PRESENTACIN
El control del talento humano :es estudiado como la ltima etapa del
proceso de gerencia y es tan importante como las dems etapas, ya que
permite detectar las fallas, as como establecer los mecanismos para su
correccin, generando un proceso de retroalimentacin constante.
Un control siempre reflejar lo obtenido con lo esperado de acuerdo a los
planes preestablecidos.
Con el desarrollo del presente tema se pretende analizar de manera clara, la
importancia que tienen las bases de datos en todo el proceso de gerencia del

talento humano, al facilitar la toma de decisiones en situaciones reales que se

presentan en el campo laboral.
Para su desarrollo, el trabajo se divide en dos partes. En el primera se examina
el concepto de control y se revisan aspectos relacionados con el control del
talento humano. En el segundo se desarrolla el concepto de base de datos y su
funcionamiento a nivel general.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS - BASE DE DATOS

1.1. CONTROL

El control se considera la ltima etapa del proceso administrativo, aunque

normalmente la planeacin y el control estn relacionados; incluso, algunos
autores consideran que el control es parte de la planeacin.

Existe cierta controversia en cuanto al control supervisin, pero hay que

tomar en consideracin que la supervisin es simultnea a la ejecucin y el
control es posteriormente a sta.

El control implica la comparacin de lo obtenido con lo esperado, lo anterior,

normalmente se realiza al final de un periodo previamente establecido, esto se
hace para determinar si se alcanzaron, se igualaron fueron superados de
acuerdo a lo esperado.

Analizaremos algunas definiciones de control:

BURT K. SCANLAN.- El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con los planes establecidos.

GEORGE R. TERRY.- El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo,

valorizndolo y, si en necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que
la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

HENRY FAYOL.- Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan

adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.

HAROLD KOONTZ Y CYRIL O'DONNELL.- Implica la medicin de lo logrado en

relacin con el estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la
obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.

MADDOCK.- Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin

con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y
formular nuevos planes.