GT-P-001

HACIENDA CHIPRE S.A

TALENTO HUMANO

VERSION: 00

Fecha de actualizacin:
25/05/2015

FECHA DE APROBACION:
Nombre
Elabor Jonny Galvis
o
Revis
o

Jonny Galvis

Aprob

Marcela Quintero

Cargo
Coordinador
Administrativo

Firma
25/05/2016

Coordinador
Administrativo
Gerente

1. OBJETIVO
1

HACIENDA CHIPRE S.A

TALENTO HUMANO

GT-P-001
VERSION: 00

Fecha de actualizacin:
25/05/2015

Este procedimiento establece la metodologa para elaborar los manuales

de funciones, actualizar los perfiles, seleccionar personal, vincular
personal, formar personal y evaluar el desempeo del personal de la
empresa HACIENDA CHIPRE S.A.S.
2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los perfiles ocupacionales y funciones

de los cargos existentes y creados por HACIENDA CHIPRE S.A.S, y al
personal vinculado a la empresa, excepto en la seleccin de estudiantes
SENA y gerente.
3. RESPONSABLES

El Coordinador Administrativo y los jefes de cada rea, son responsables

de realizar detalladamente la descripcin de las funciones, as como el
perfil de las personas que aspiran a ocupar un cargo especfico.
El Coordinador Administrativo verifica el cumplimiento de los perfiles y
lidera el plan de formacin de los Empleados.
Asistente de Talento Humano, apoya el proceso de contratacin, gestin
de pagos al personal, novedades, afiliaciones y reportes a ARL.
El Gerente, el Coordinador Administrativo y los Jefes de cada rea son
los responsables de seleccionar, evaluar y gestionar capacitacin al
personal de la Empresa.
4. DEFINICIONES:
ARL: Administradora de riesgos laborales.

Descripcin de Funciones: Es la representacin esquemtica de las

responsabilidades y tareas que debe cumplir un trabajador en su
puesto de trabajo para el logro de sus objetivos.

Perfil Ocupacional: Es una descripcin detallada de las

especificaciones, exigencias y tareas que debe cumplir un trabajador
en su puesto de trabajo para el logro de sus objetivos.

Capacitacin: Es un proceso de aprendizaje permanente, orientada

al mejoramiento de los conocimientos del personal de una

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25/05/2015

organizacin para el logro de un desempeo eficiente en sus puestos

de trabajo.

Centro de trabajo: clasificacin que establece la ARL, para designar

la tarifa de cobro a las empresas, segn sus actividades econmicas.

Competencia: Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y

actividadesi.

Contrato: Acuerdo vinculante.ii

Contratacin: Actividad de vincular a la empresa a una persona para

que realice un trabajo.

Empleado: Persona que est vinculada directamente a la empresa.

Entrenamiento: Proceso mediante el cual se busca mantener o

aumentar un nivel de habilidades o destrezas adquiridas a travs del
ensayo, la prctica o el ejercicio de lo aprendido.

Entrevista de evaluacin del desempeo: Es la relacin

interpersonal que se establece entre el jefe y el colaborador en el
momento de la evaluacin del desempeo y anlisis de competencias,
en un clima de mutua confianza, con el fin de evaluar al trabajador, no
solo desde el punto de los aciertos y las fallas, sino tambin para
explorar nuevas posibilidades y correctivos en un proceso de
mejoramiento continuo.

Evaluacin del desempeo: Consiste en un proceso permanente

que cubre un perodo de tiempo determinado, en el que se confrontan
las acciones realizadas por el trabajador contra las funciones que han
sido asignadas, determinando sus aciertos y fallas con el fin de
mejorar su rendimiento laboral.

Formacin: Es todo proceso de aprendizaje mediante capacitacin

y/o entrenamiento permanente, orientado al mejoramiento de los
conocimientos y habilidades del personal de la compaa, para el
logro de un desempeo eficiente y una operacin de calidad en su
puesto de trabajo.
Induccin: Actividad de guiar y dar una serie de pautas para realizar
un trabajo.

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Fecha de actualizacin:
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TALENTO HUMANO

GT-P-001

Perfil ocupacional: Es una descripcin detallada de las

especificaciones, exigencias y tareas que debe cumplir un trabajador
en su puesto de trabajo para el logro de unos objetivos. Constituye un
criterio objetivo para realizar el Anlisis de competencias.
Reinduccin: Es un proceso orientado a mantener la motivacin y el
sentido de pertenencia hacia la empresa, a travs de informacin
relacionada con resultados, metas, proyectos, perspectivas a corto,
mediano y largo plazo.

Seleccin: Actividad de escoger entre varias opciones al personal

idneo.

5. CONDICIONES GENERALES:

La evaluacin del desempeo del Gerente debe ser realizada por la

junta directiva de accionistas.

La formalizacin de resultados de la evaluacin del desempeo se

realiza a travs de una entrevista de evaluacin, en la cual el jefe se
rene con cada uno de sus colaboradores con el fin de obtener los
compromisos de mejoramiento por parte de ellos.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
N

ACTIVIDAD

DETALLE

RESPONSABL
E

DOCUMENTO
Y/O
REGISTRO

Cada jefe de rea debe identificar

los cargos a disear.

Identificar los
cargos

Recolectar la
informacin

Nota: para vincular a una persona a

Hacienda Chipre S.A.S se revisa que Jefe de cada
el cargo este creado y se inicia el
rea.
procedimiento en la actividad de
generacin de vacantes; si no est
creado el procedimiento inicia en la
actividad actual.
Recolecte
toda
la
informacin Coordinador
relacionada con las actividades y Administrativo
tareas que debe desempear el
cargo,
incluyendo
aqullas
relacionadas con el Sistema de
4

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ACTIVIDAD

DETALLE

VERSION: 00

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25/05/2015

TALENTO HUMANO
N

GT-P-001

RESPONSABL
E

Gestin de la calidad.
Esta informacin se puede recolectar
mediante entrevista, observacin o
cuestionarios.
Se registra toda la informacin
recolectada con anterioridad.
Definiendo minuciosamente cada
una de las funciones que desarrolla
Registrar la
Persona
el cargo, as como el perfil
informacin
designada
ocupacional con el fin de establecer
los requisitos mnimos exigidos para
una persona que aspire a ocupar el
puesto de trabajo.
Revise nuevamente la informacin
con el fin de evitar que exista
Revisar la
Persona
informacin duplicidad en las funciones de los
designada
cargos.
Una vez recolectada y revisada la
Redaccin
informacin, se procede a redactar
definitiva del
Persona
en forma definitiva los manuales de
manual de
designada
funciones de cada uno de los cargos
funciones
que se estn diseando.
Cuando los manuales de funciones
estn terminados en su totalidad
Persona
Socializar
socialcelos a las partes interesadas
designada
en conocerlos.
Identifique la necesidad de personal
Gerente,
o la generacin de una vacante, y Coordinador
Generacin de
defina con el gerente la posibilidad Administrativo
vacantes
de generar la vacante.
y jefes de
rea.
Revisar los manuales de funciones
con el fin de definir las necesidades
del cargo en el cual se gener la
Revisin de
vacante.
Coordinador
manual de
Nota: Si no existe el cargo se Administrativo
funciones.
elabora el nuevo manual de
funciones;
iniciando
el
procedimiento en la actividad 1.

DOCUMENTO
Y/O
REGISTRO

TH-MF-01
Manual de
Funciones

TH-MF-01
Manual de
Funciones
TH-MF-01
Manual de
Funciones
TH-MF-01
Manual de
Funciones
TH-F-01
Requisicin de
personal

TH-MF-01
Manual de
Funciones

HACIENDA CHIPRE S.A

ACTIVIDAD

Convocatoria
para la
vacante

1
0

Preseleccin

1
1

Pruebas o
entrevistas

DETALLE

RESPONSABL
E

Realizar la solicitud de personal por

los
medios
que
se
crean Coordinador
convenientes
(Redes
sociales, Administrativo
Correos electrnicos, pagina web,
y/o
carteleras, etc.).
Asistente
Se reciben todas las hojas de vida y
Talento
se entregan a la Coordinadora
Humano
Administrativa.
Con base en el perfil buscado se
analizan las hojas de vida, se Coordinador
preseleccionan
los
posibles Administrativo
aspirantes y se citan para ejecucin y Jefe de rea.
de pruebas o entrevistas.
Previo a la entrevista el Gerente, la
Coordinadora Administrativo y/o el
Jefe de rea verifican las referencias
de los aspirantes, en especial las
laborales.
Coordinador
Se realiza la respectiva entrevista de
Administrativa
trabajo segn lo programado.
y Jefes de rea
Nota: si consideran pertinente se
pueden
hacer
pruebas
de
conocimiento. La cual es diseada y
ejecutada
por
el
Coordinador
Administrativo.
Se selecciona al aspirante apto para
el cargo teniendo en cuenta los
resultados
de
las
pruebas
efectuadas o la entrevista realizada.

1
2

Seleccin del
personal

Nota: En el caso de que la persona

ya halla laborado en la empresa se
Gerente,
tendr en cuenta el resultado
Coordinador
obtenido en la evaluacin del
Administrativo
desempeo.
Y Jefes de rea
Si el aspirante al cargo es un
Empleado
que
labora
en
la
actualidad en la Empresa, el
Gerente, Coordinador Administrativo
y su jefe de rea, verifican que
cumpla el perfil y analizan los

VERSION: 00

Fecha de actualizacin:
25/05/2015

TALENTO HUMANO
N

GT-P-001

DOCUMENTO
Y/O
REGISTRO

Hojas de vida

TH-F-02
Entrevista
TH-F-03
Prueba de
seleccin

TH-F-02
Entrevista
TH-F-03
Prueba de
Seleccin

HACIENDA CHIPRE S.A

ACTIVIDAD

DETALLE

VERSION: 00

Fecha de actualizacin:
25/05/2015

TALENTO HUMANO
N

GT-P-001

RESPONSABL
E

DOCUMENTO
Y/O
REGISTRO

resultados de sus evaluaciones del

desempeo en periodos anteriores;
Si los resultados son muy buenos y
la Gerencia se encuentra satisfecha
con los logros obtenidos por este
empleado, lo hacienden de cargo y
no le aplican ninguna prueba o
entrevista.
Una vez realizada la seleccin se
enva el aspirante a que se practique
los respectivos exmenes mdicos
ocupacionales de ingreso con el fin
de corroborar que la persona es apta
para desarrollar las funciones del
cargo.
Si el aspirante no pasa los exmenes
ocupacionales se toma la segunda
opcin o se realiza nueva seleccin.

1
3

Nota1: Si la persona seleccionada

vive en cercana a la hacienda el
responsable
de
gestionar
la Coordinador
elaboracin de exmenes es el Administrativo
Administrador de la plantacin. Y se / Administrador
Exmenes
la persona se contrata en sede de plantacin
Ocupacionales
Medelln el responsable de gestionar
/Asistente
los exmenes y afiliacin a caja de
talento
Compensacin correspondern al
humano
Asistente de talento Humano.
Nota2: si la persona seleccionada
para ocupar el cargo es un
empleado que labore en la Empresa
se enva a realizar exmenes de
Egreso e Ingreso solo si cambia de
centro de trabajo. Si el empleado no
cambia de centro de trabajo se
procede a contratar normalmente y
cuando la empresa programe los
exmenes de control peridico se
justifica esta actividad.

HACIENDA CHIPRE S.A

ACTIVIDAD

1
4

Contratacin

1
5

Seguridad
social

1
6

Induccin y
Reinduccin

1
7

Ejecucin de
la evaluacin
del
desempeo

DETALLE

VERSION: 00

Fecha de actualizacin:
25/05/2015

TALENTO HUMANO
N

GT-P-001

RESPONSABL
E

DOCUMENTO
Y/O
REGISTRO

Se recopila toda la documentacin

Coordinador
requerida, se elabora el contrato y
Administrativo
se firma por las partes.
/abogados/
Auxiliar de
Contrato
Nota: Si se va a realizar una
talento
extensin de contrato (prorroga) no
Humano
es necesario realizar los pasos del
procedimiento.
Se
afilia
al
empleado
a
la
Administradora de riesgos laborales,
Empresa promotora de salud, Fondo
de
pensiones
y
Caja
de
compensacin familiar, solo aplica
para los empleados de nmina de la
Auxiliar de
Copia de las
Empresa.
talento
Afiliaciones de
Humano
Ley
Nota: para el caso de los empleados
que estn bajo la modalidad de
contrato de prestacin de servicios
estos deben validar o presentar
constancia del pago de seguridad
social.
Realizar la induccin necesaria a la
persona seleccionada para el cargo
a desempear independientemente
del tipo de contrato que se haya
generado con la Empresa. A su vez
Gerente,
TH-F-04
se les debe realizar la Re induccin a Coordinador
Induccin de
los empleados cada vez que se Administrativo,
Personal
realice una modificacin en las
jefe de rea
funciones del manual o cambien las
directrices y polticas internas de la
empresa, especificando este proceso
en las observaciones del formato.
Se
realiza
la
evaluacin
del
desempeo a cada uno de los
empleados dependiendo el tipo de Jefes de reas
TH-F-05
contrato y cargo; se registra el
o jefes
Evaluacin del
puntaje logrado y las observaciones
inmediatos.
Desempeo
que considere necesarias el jefe
inmediato.

HACIENDA CHIPRE S.A

ACTIVIDAD

1
8

Anlisis y
formalizacin
de la
evaluacin

1
9

Necesidades
de formacin

2
0

2
1

Plan de
formacin

Ejecucin del
plan de
formacin

RESPONSABL
E

DETALLE

Se analizan los resultados obtenidos

y se formalizan los resultados en una
entrevista con el empleado, para
lograr un anlisis efectivo Jefe- Jefes de reas
trabajador
de
la
calificacin
o jefes
obtenida, as mismo, determinar
inmediatos.
compromisos de mejoramiento por
parte del empleado, registrndolos
en el formato correspondiente.
Se Identifican las necesidades de
formacin del personal por medio de
la evaluacin del desempeo y la Coordinador
encuesta
de
necesidades
de Administrativo
formacin que se realiza cada seis
meses.
Se analizan las evaluaciones del
desempeo y las encuestas de
necesidades de formacin y se hace
la priorizacin para elaborar el plan
de formacin; Vinculando cualquier
otro
tema
que
se
considere
Coordinador
necesario, en comn acuerdo con el
Administrativo
Gerente, los jefes de rea y el
Coordinador de Gestin integral.
Nota: Defina en el plan si se desea
medir la eficacia de la formacin y
cul es el mtodo a utilizar.
Desarrolle
las
actividades
de
formacin segn lo programado
teniendo en cuenta las siguientes
recomendaciones:
- Seleccione un lugar y hora
adecuado para realizar el evento de
capacitacin.
- Defina la persona o empresa que Coordinador
va
a
realizar
el
evento
de Administrativo
capacitacin.
- Informe al personal al cual va
dirigida la capacitacin sobre el
evento por lo menos con 1 semana
de anticipacin.
Nota:

Cuando

la

formacin

VERSION: 00

Fecha de actualizacin:
25/05/2015

TALENTO HUMANO
N

GT-P-001

DOCUMENTO
Y/O
REGISTRO

TH-F-05
Evaluacin del
Desempeo

TH-F-06
Necesidades
de Formacin

TH-F-05
Evaluacin del
Desempeo
TH-F-06
Necesidades
de Formacin
TH-F-07
Plan de
Formacin

TH-F-07
Plan de
Formacin
TH-F-08
Registro de
participacin

va
9

GT-P-001

HACIENDA CHIPRE S.A

VERSION: 00

Fecha de actualizacin:
25/05/2015

TALENTO HUMANO
N

2
2

ACTIVIDAD

DETALLE

RESPONSABL
E

dirigida a un Empleado o un grupo

pequeo de Empleados y les toca
desplazarse, la certificacin soporta
la asistencia y la evaluacin de la
formacin.
Cuando se ejecuta una actividad de
formacin se realiza la evaluacin de
esta, segn el mtodo que se
considere necesario, analizando los
resultados obtenidos con el fin de
retroalimentar el plan de formacin.
Coordinador
Evaluacin de
Se tiene un registro de los asistentes Administrativo/
Formacin
en el formato correspondiente.
Ad
Nota: En el plan de formacin se
evala el cumplimiento de las
capacitaciones y la efectividad de
las formaciones.

DOCUMENTO
Y/O
REGISTRO

TH-F-07
Plan de
Formacin
TH-F-09
Evaluacin de
la Formacin

7. Documentos de Referencia
NTC-ISO 9000:2005 Numeral 3.1.6
NTC-ISO 9000:2005 Numeral 3.3.8
8. Documentos Asociados
7. Anexos
8. Registro de cambios

REV

FECHA

PAG

25/04/2016

10

CONTROL DE CAMBIOS
APROBO
DESCRIPCION DE CAMBIOS
Marcela Quintero
Gerencia

Versin Inicial

10

i NTC-ISO 9000:2005 Numeral 3.1.6

ii NTC-ISO 9000:2005 Numeral 3.3.8