PROCEDIMIENTO DE SELECCIN, EVALUACION Y

REEVALUACION DE PROVEEDORES

P-CMP-02

PROCESO DE COMPRAS

VERSION 09

1 OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la seleccin de proveedores de bienes y servicios que cumplan con las
especificaciones requeridas por TECNILIQUIDOS S.A.S. y orienten la adecuada seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores.

2 ALCANCE
Este procedimiento aplica para la compra de bienes y servicios que afectan la calidad de la prestacin del servicio
a los clientes de TECNILIQUIDOS S.A.S., incluyendo la aplicacin de criterios para la seleccin, evaluacin y
reevaluacin de proveedores.

3 RESPONSABLE
Coordinador Control de Gastos Vehicular
Analista de Almacn
Coordinador de Mantenimiento
Coordinadores de Proceso a cargo de realizar compras
Coordinador de Calidad

4 DEFINICIONES
Contratante: Personal natural o jurdica que contrata a un proveedor o contratista.
Contratista: Persona jurdica o natural que mediante un contrato civil o mercantil se compromete, a cambio de
determinados honorarios o precio, a realizar una o varias obras o a prestar un servicio, relacionado con la actividad
econmica principal del contratante.
Contrato: Acuerdo de voluntades que crea derechos, con sus obligaciones correlativas. El contrato es un tipo de
acto jurdico de carcter bilateral, porque intervienen dos o ms personas y est destinado a crear derechos
Evaluacin: Tiene como propsito calificar el desempeo del proveedor una vez ha tenido oportunidad de
proporcionar los productos o servicios durante un periodo determinado.
Producto: Corresponde a clasificacin genrica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos,
suministros, herramientas, productos terminados, etc.).
Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra servicios, equipos o personal.
Seleccin: Proceso de eleccin de los Proveedores, realizado con base en los resultados obtenidos en la evaluacin
realizada a su sistema de Gestin.
Servicio: Corresponde a clasificacin genrica para compras de servicios, obras, contratistas, consultoras y otros
servicios.

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PROCESO DE COMPRAS

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5 METODOLOGIA
La seleccin de proveedores comprende la etapa de inicio del proceso de compras con algunos proveedores que
cumplen adecuadamente con las necesidades de la empresa y de sus clientes, mediante esta etapa se aprueba la
relacin comercial en la compra de bienes y servicios que afectan la calidad de la prestacin del servicio a los
clientes de TECNILIQUIDOS. S A.S.
La evaluacin de proveedores Realizada la primer Orden de Compra F-CMP-09, se evala el primer servicio
prestado por el proveedor, como seguimiento al desempeo de los proveedores en trminos de calidad, garanta,
experiencia en el sector y tiempo de respuesta. Se identifica de acuerdo a la calificacin la necesidad de que el
proveedor realice Planes de Mejora del servicio.
La re-evaluacin de proveedores se realiza como seguimiento posterior a la etapa de evaluacin de los mismos,
buscando continuamente el mejoramiento en la prestacin de servicio de los proveedores; pretende la bsqueda
en la mejora del desempeo del proveedor para garantizar la calidad en la prestacin del servicio a los clientes de
la empresa. La re-evaluacin de proveedores se debe realizar una vez al ao, y todos los proveedores activos
deben ser sometidos a la re-evaluacin.
La evaluacin de proveedores ser realizada por los dueos de los procesos a sus respectivos proveedores.
5.1

Auditorias de Segunda Parte, anualmente mediante el Programa de Auditoras F-SGI-06 se determinara los
proveedores que sern evaluados mediante visita de seguimiento, los proveedores a auditar se
determinaran de acuerdo a las necesidades inmediatas detectadas en el SSTA y Calidad del producto o
servicio comprado. La auditora se realizara de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento de Auditoras PSGI-17.

Los indicadores del Proceso de Compras sern medidos por cada dueo de proceso responsable de realizar
compras mediante el Formato Indicadores del Proceso de Compras F-CMP-10.
Si transcurridos doce (12) meses despus de la ltima evaluacin realizada a un proveedor, no se ha realizado
ninguna compra, se elimina de la lista de proveedores, excepto aquellos a los que se les realiza compras anuales.
5.2

Compras de Caja Menor: Todas aquellas compras ocasionales hasta $120.000 MC se tramitaran a travs
del Proceso de Contabilidad. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:
-

5.3

No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.

Las facturas deben tener los requisitos mnimos Legales.
Las compras de Caja Menor deben ser consultadas por el Gerente General o por personal autorizado por
ste.
Criterios de Seleccin, Evaluacin y Re evaluacin: Criterios de evaluacin para las etapas de Seleccin,
Evaluacin y Re-evaluacin:

CONCEPTO
PROVEEDOR ADMITIDO

PUNTAJE
> 75%

ACCIN
Proveedor contina en listado de proveedores.

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PROVEEDOR
CONDICIONAL

PROVEEDOR RECHAZADO

entre 60% y
75%

< 60%

Permanece en el listado de proveedores pero se

realiza seguimiento para evidenciar mejora
continua.
Si se trata de Evaluacin o Re evaluacin se colocar
observaciones en el listado de proveedores, si se
trata de Seleccin, no ser incluido en la lista de
proveedores.

En todo caso se le informara al proveedor del resultado de la Evaluacin y Re evaluacin.

5.4

Requisitos de Seleccin de Proveedores: De acuerdo al tipo de proveedor que se vaya a vincular con
TECNILIQUIDOS S.A.S., se le informan los requisitos y documentos que debe hacer llegar para su seleccin.

SERVICIO O PRODUCTO
PRESTADO
REQUISITOS GENERALES
PARA TODOS LOS
PROVEEDORES
(Los requisitos generales aplican
para todos los proveedores)

ASESOR EXTERNO SGI Y

AUDITOR INTERNO

REQUISITOS
Certificado Cmara de Comercio y/o RUT.
Certificacin y Garanta sobre los productos y servicios
suministrados.
Propuesta Econmica.
Fotocopia del documento de Identidad del Representante Legal (si
es persona jurdica).
Certificaciones Comerciales.
Certificacin Bancaria.

Licencia de prestacin de servicios en Salud Ocupacional

- Persona jurdica
- Persona natural (no es obligatorio para el auditor)
Hoja de vida del profesional
Certificado de Auditor Interno integral en Sistemas de Gestin de
Calidad, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional

Referencias Laborales.
ESTUDIOS DE HIGIENE
INDUSTRIAL

EVALUACIONES MEDICAS
OCUPACIONALES

PROVEEDORES
(PERSONA NATURAL O
JURDICA)

Licencia de prestacin de servicios en Salud Ocupacional

Certificados de calibracin de equipos de medicin
Licencia de prestacin de servicios en Salud Ocupacional
- Persona Jurdica
- Persona Natural
Tarjeta profesional del personal que practica los exmenes de
laboratorio, exmenes mdicos, exmenes de Optometra,
Audiometra, y el examen Psicolgico.
Certificados de calibracin de equipos de medicin.
Permisos Ambientales (aplicables) para la disposicin final de
Residuos como: aceites, bateras, llantas usadas, filtros, luminarias,
etc.

La empresa cuenta con el registro de generador de residuos

peligrosos ante la autoridad ambiental competente y
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mantiene actualizada la informacin de su registro

anualmente obligatorio por la Resolucin 1362 de 2007 y el
Decreto 4741 de 2005 y actualizaciones vigentes.
Cuenta con un plan de contingencias actualizado para atender
accidentes y/o eventualidades relacionadas a la gestin de los
residuos.
La empresa hace aprovechamiento y/o valorizacin de sus
residuos (Reciclaje de Residuos).
Cuenta con las condiciones ptimas del centro de acopio para el
almacenamiento de los residuos slidos? (espacios de fcil
limpieza, ventilacin natural y/o artificial, iluminacin natural y/o
artificial, ptimas condiciones de almacenamiento).
Tiempos de entrega.
ADEMS CUANDO EL PERSONAL TRABAJE EN MISIN:
Pago de Seguridad Social (ARL, EPS, AFP) durante los meses en los
cuales se desarrolle la obra.
EPP requeridos para la tarea (cuando se requieran)
Vacunas Fiebre Amarilla y Ttano (si la labor es en campo)
Si la tarea requiere hacer trabajos sobre 1,50m o mas deben tener
certificado de trabajo en alturas y equipos contra cadas.
SEGUROS

Requisitos legales del cliente (Cobertura de plizas)

Ficha de datos de seguridad del producto (informacin detallada

SUMINISTRO DE ACPM Y ACEITE

sobre su identificacin, su proveedor, su clasificacin, su

peligrosidad, las medidas de precaucin y los procedimientos de
emergencia).

Certificacin de calidad de combustibles: en la cual conste que

dichos combustibles cumplen con los requisitos de calidad
establecidos en la resolucin 898 de 1995 y en las que
adicionan o modifiquen.

SERVICIO O PRODUCTO
PRESTADO
SUMINISTRO DE EPP Y
DOTACIN
SUMINISTRO Y
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
DE COMPUTO, IMPRESORAS,
MULTIFUNCIONALES Y FAX
SUMINISTRO Y
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
PARA CONTROL DE
EMERGENCIAS Y
CONTINGENCIAS

REQUISITOS
Especificaciones tcnicas de los EPP

Certificado del Producto

Certificado del Producto

Disposicin final de residuos (Para extintores)

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NOTA. Los Proveedores que hacen entrega de insumos, repuestos o prestacin de servicios en
la bodega de la empresa, deben portar su dotacin completa, EPP requerido para la labor a
desarrollar, fotocopia de la planilla de pagos de Seguridad Social al da y carnet de la empresa
para la que labora.
6 PROCEDIMIENTO
6.1 Identificar Proveedores Potenciales: Ante la necesidad de adquirir un bien o de contratar un servicio, se
debe realizar anlisis de los proveedores potenciales en el mercado que podran ofrecer calidad en el
producto o servicio ofertado.
6.2

Solicitar Requisitos: Invitar a los proveedores potenciales a presentar su oferta a la empresa e incluir en
ella el envo de los Requisitos de Seleccin expuestos en el presente procedimiento (numeral 5.3).

6.3

Seleccin de Proveedores: Se evaluar a los proveedores mediante el Formato Seleccin de Proveedores

F-CMP-07, los criterios que se tienen en cuenta para la seleccin son: cumplimiento a los requisitos,
disponibilidad y tiempo de entrega, Experiencia en el sector, y propuesta econmica.

6.4

Solicitar Aprobacin de la Gerencia: Presentar a la Gerencia General Proveedores Seleccionados para su

respectiva aprobacin. Si no hay aprobacin se inicia nuevamente el procedimiento.

6.5

Informacin de Proveedores: Una vez seleccionado se enva al proceso de Contabilidad el Formato

Informacin Proveedores F-CMP-02 para que lo ingrese como proveedor al sistema contable y se incluye
en el listado de proveedores.

6.6

Consolidar Informacin de Proveedores: Actualizar lista de proveedores mediante Formato Listado de

Proveedores F-CMP-04 y abrir carpeta fsica o magntica con la informacin del proveedor elegido
adjuntado los documentos solicitados al proveedor.

6.7

Evaluar el Desempeo de los Proveedores: Una vez prestado el primer servicio del nuevo proveedor se
evaluara el desempeo percibido durante el proceso de la compra mediante Formato Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores F-CMP-05. Los criterios que se evaluaran son los siguientes: cumplimiento en
la entrega, calidad del producto, garanta, experiencia en el sector, requisitos legales y SSTA.

6.8

Retroalimentar a los Proveedores Evaluados: Informar al nuevo proveedor acerca del resultado de la
evaluacin y los posibles aspectos por mejorar de ser necesario: Si el proveedor obtiene en su primera
evaluacin un resultado deficiente de acuerdo a los criterios de evaluacin descritos en el presente
documento (numeral 5.2) se incluir una observacin en el Formato Listado de Proveedores F-CMP-04 y el
dueo del proceso determinara si por alguna razn justificable continua con el proveedor; si el resultado
en la calificacin es condicional, el proveedor ser informado y se le indicaran los aspectos por mejorar con
el fin de que ste emprenda planes de accin que le permitan mejorar su servicio; si la calificacin al
proveedor est en el rango de los admitidos, se les comunicar su buen desempeo y de requerirlo se les
indicara los aspectos por mejorar.

6.9

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Re-evaluar el Desempeo de los Proveedores: Realizar re-evaluacin mediante Formato Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores F-CMP-05, se evaluaran los mismos criterios que se tuvieron en cuenta en la
evaluacin de proveedores para verificar si adoptaron acciones de mejora que permitieran mejorar el
servicio. Si en esta actividad se evidencia que no mejoraron la calidad del servicio prestado los proveedores
que obtuvieron resultados deficiente y condicional en la evaluacin de la primera Orden de Compra, sern
retirados de la lista de proveedores. El Coordinador de proceso decidir continuidad solo si existen razones
justificables.

6.10 Retroalimentar a los Proveedores Re-evaluados: Informar a los proveedores del resultado obtenido en la
re-evaluacin y los posibles aspectos por mejorar de ser necesario: Si el proveedor obtiene un resultado
deficiente de acuerdo a los criterios de evaluacin descritos en el presente documento (numeral 5.2) ser
retirado del listado de proveedores o el dueo del proceso determinara si por alguna razn justificable
continua con el proveedor, para este caso se incluir una observacin en el Formato Listado de
Proveedores F-CMP-04; si el resultado en la calificacin es condicional, el proveedor ser informado y se
le indicaran los aspectos por mejorar con el fin de que ste emprenda planes de accin que le permitan
mejorar su servicio; si la calificacin al proveedor est en el rango de los admitidos, se les comunicar su
buen desempeo y de requerirlo se les indicara aspectos por mejorar.
6.11 Producto o Servicio No Conforme: Identificar producto o servicio no conforme. Se informara al proveedor
para que tome las respectivas acciones correctivas y planes de accin para que la calidad de su servicio no
se vea afectada. Se realiza seguimiento a los hallazgos en el producto o servicio prestado por el proveedor
mediante Formato Informe de Incidencias F-CMP-06; de acuerdo a las acciones tomadas por el proveedor
y su mejoramiento continuo se determina si se continua con el proveedor. (Ver Procedimiento Control de
Servicio No Conforme P-SGI-06).

REGISTROS Y DOCUMENTACION RELACIONADA

F-CMP-02 Formato Informacin de Proveedores

F-CMP-04 Formato Listado de Proveedores
F-CMP-05 Formato Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores
F-CMP-07 Formato Seleccin de Proveedores
F-CMP-06 Formato Informe de Incidencias
F-CMP-09 Orden de Compra
F-CMP-10 Formato Indicadores del Proceso de Compras
P-SGI-06 Procedimiento Control de Servicio No Conforme
P-SGI-17 Procedimiento de Auditoras

VERSIN
01

CONTROL DEL DOCUMENTO

DESCRIPCIN
Proceso Compras GER0101PS07 (ISO 9001), Unificacin sistema
Procedimiento Compras y evaluacin de proveedores.

02

Evaluacin de proveedores OPR-PVR.01 (BASC) unificacin sistema.

03

Inclusin marca de agua (NO COPIAR).

FECHA
Julio 2006
Octubre
2007
Enero 2009.

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PROCESO DE COMPRAS

VERSION 09

04

Ajuste a la nueva versin ISO 9001, OHSAS 18001, RUC y retiro del sistema BASC.

05
06

Inclusin Orden de Trabajo.

Inclusin Formato F-CMP-07.
Se establecen nuevos criterios de Seleccin de proveedores y el Formato Indicadores
de Proceso de Compras para la evaluacin y seguimiento de proveedores.
Actualizacin de todo el procedimiento (objetivo, alcance, responsables,
metodologa, criterios de evaluacin, formatos, procedimiento y requisitos a los
proveedores con la inclusin del permiso ambiental para disposicin final de residuos
en los casos que corresponda).
Actualizacin del documento: Responsables, inclusin auditorias de segunda parte,
inclusin compras de caja menor, actualizacin criterios de evaluacin, actualizacin
requisitos de seleccin, actualizacin actividades del procedimiento, actualizacin
formatos.

07

08

09

Enero 2009
Mayo 2009
Mayo 2012
Octubre
2012
Noviembre
23 de 2013

07/07/2014