PDVSA

CENTRO DE INFORMACIN TCNICA (CIT)

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SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE GESTIN

CDIGO N

TITULO

SGCITGENPG014

ORDEN Y LIMPIEZA

i
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N
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on

C
o

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d

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ro

OCT.15

Revisin de los puntos 1, 6 y Tabla 1

10

GRPD

M.B.

N.V.

AGO.14

REVISIN GENERAL

10

GRPD

F.G.

L.T.

OCT.09

EMISIN ORIGINAL

GRPD

L.N.

L.T.

REV.

FECHA

DESCRIPCION

PAG.

ELAB.

REV.

APROB.

ELABORADO POR

FECHA

REVISADO POR

FECHA

APROBADO POR

FECHA

GRPD

OCT.15

Mary Berrotern

OCT.15

Norma Vivas

OCT.15

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ORDEN Y LIMPIEZA

SGCITGENPG014
REVISIN

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ndice
1 OBJETIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 ALCANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 REFERENCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4 DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 ROLES Y RESPONSABILIDADES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.1
6.2

a
l
ro

a
d

Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Procedimiento de Orden y Limpieza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2
3

7 ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir para gestionar correctamente lo relacionado
con el orden y limpieza del Centro de Informacin Tcnica (CIT), que permitan
mejorar las condiciones de trabajo y fomentar la creacin de hbitos que aseguren
un ambiente agradable. Adems, garantizar la seguridad y salud de los
trabajadores y trabajadoras, la proteccin y conservacin del ambiente de trabajo
e integridad de las instalaciones.

ALCANCE

a
d

Este documento aplica a todos las instalaciones, reas, puestos y equipos de

trabajo, que conforman el Centro de Informacin Tcnica (CIT) de PDVSA Intevep.

REFERENCIAS

t
on

N/A.

DEFINICIONES
N/A.

N
a

C
o

a
l
ro

ROLES Y RESPONSABILIDADES

El Gerente del Centro de Informacin Tcnica (CIT) tiene la responsabilidad de

velar por el uso adecuado y efectivo de este procedimiento, as como del
cumplimiento cabal de las normas relacionadas, para asegurar la eficacia del
Sistema Integrado de Gestin de Riesgos del CIT.

i
p

o
C

El Gerente del CIT tiene la responsabilidad de aprobar este procedimiento.

El Coordinador de la Calidad del CIT tiene la responsabilidad de divulgar, revisar,
controlar y actualizar este procedimiento.
El personal de la Gerencia del CIT tiene la responsabilidad de cumplir cabalmente
con los requisitos establecidos en este procedimiento.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
6.1

Generalidades
En las organizaciones son numerosos los accidentes que se producen por golpes
y cadas como consecuencia de un ambiente de trabajo desordenado o sucio,
suelos resbaladizos, materiales colocados fuera de su lugar y acumulacin de
material sobrante o de desperdicio. Ello puede constituir un riesgo mayor, si se trata
de productos combustibles o inflamables, un factor importante de riesgo de
incendio que ponga en peligro la vida de los trabajadores y trabajadoras de la
organizacin, as como la integridad de las instalaciones.

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Por lo que para garantizar el orden y limpieza del CIT, se toma como referencia la
metodologa de las 5S que es una filosofa de trabajo japonesa, denominada as
porque cada una de las fases de la metodologa, corresponden a cinco palabras
japonesas que indican los pasos a seguir para gestionar el orden y limpieza de una
organizacin:

Seiri: clasificacin. Separar y eliminar lo innecesario

Seiton: ordenar. Ubicar lo necesario
Seiso: limpieza. Eliminar suciedad
Seiketsu: estandarizar actividades de orden y limpieza
Shitsuke: disciplina. Implementacin del estndar definido y acciones para
seguir mejorando
Los objetivos que persigue esta metodologa son:

6.2

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a
l
ro

Eliminar lo que sea intil del espacio de trabajo.

Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.
Mejorar el nivel de limpieza de los lugares.
Prevenir la aparicin de la suciedad y el desorden.
Fomentar los esfuerzos en este sentido.

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a

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Procedimiento de Orden y Limpieza

6.2.1

i
p

Clasificar

o
C

Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y

desprenderse de estos ltimos. Para ello se debe:

a.

Los objetos necesarios deben ser organizados considerando lo establecido en el

punto 6.2.2 de este procedimiento.

b.

En el caso de los objetos identificados como innecesarios, se debe validar si son

tiles para otro trabajador o trabajadora y entregrselo al requeriente, en caso de
no ser tiles, se deben eliminar del rea de trabajo.

c.

Los objetos obsoletos deben separarse y descartarse del rea de trabajo.

d.

Cuando se identifican objetos daados, hay que validar su utilidad o no para las
labores de trabajo que se realizan y en caso de no ser til, igualmente se descartan.
Si se identifica que estos objetos s son tiles, entonces deben repararse y
organizarlos segn lo establecido en el punto 6.2.2 de este procedimiento.

6.2.2

Ordenar
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los
materiales u objetos necesarios de manera que sea fcil y rpido encontrarlos,
utilizarlos y reponerlos. Para ello se debe:

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a.

b.

Organizar y almacenar los objetos por orden de utilizacin:

Anualmente (reas de Archivo).
Mensualmente (Archivos o estanteras en la oficina).
Semanalmente (Estanteras en la oficina)
Diariamente (Escritorio)
Identificar las reas comunes y de trabajo mediante smbolos, carteles de
identificacin o sealizaciones.

c.

Evitar el exceso de adornos o motivos personales en el puesto de trabajo.

d.

En el caso de manejar documentos en archivo, se deben identificar y almacenar

por orden alfabtico o fecha. En el caso de los archivos como proceso, deben
cumplirse los procedimientos establecidos para tal fin.

e.

Identificar los archivos de acuerdo al contenido en su interior.

f.

Evitar objetos que obstruyan los pasillos o estorben las reas de trabajo.

g.

En el caso de manejo y almacenamiento de cajas se deben apilar en forma tal, de

evitar que las cajas pesadas daen las livianas o ms frgiles. De igual forma se
debe evitar colocar material pesado a una altura superior de 1,50 m.

h.

Establecer un rea especfica (cartelera) para difundir informacin peridica y de

inters general.

i.

Al finalizar la jornada laboral se debe ordenar todo lo utilizado durante el da, de

tal forma de dejar despejados los puestos de trabajo y las reas comunes,
comprobando el buen estado de los equipos, mobiliarios e instalaciones y notificar
cualquier anomala al responsable inmediato o procediendo a su subsanacin, si
corresponde.

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6.2.3

Limpiar
Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todas
las reas y equipos de trabajo se encuentren siempre en perfecto estado operativo.
La limpieza del CIT es realizada por personal de la organizacin de Mantenimiento
y Logstica, quien establece el cronograma de actividades a realizar en las
diferentes reas de trabajo, por lo que no se tiene ingerencia directa sobre este
personal y el CIT solo puede hacer seguimiento al cumplimiento de dicho
cronograma.
Las actividades de limpieza a realizar son:

a.

Hacer seguimiento al cronograma de limpieza que debe cumplir el personal

designado para ello.

b.

Evitar comer en el rea de trabajo, de hacerlo se debe considerar el resguardo de

material y equipos de trabajo, debido al riesgo de derrame de lquidos o alimentos.
Igualmente, despus de comer se debe mantener la limpieza del puesto de trabajo
y retirar del mismo los artculos utilizados.

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c.

Limpiar y almacenar en su lugar, todos aquellos artculos que no pertenecen al

puesto de trabajo.

d.

Revisar los escritorios y eliminar todos aquellos papeles y materiales que no se

utilizan. Si se decide reutilizar hojas, destinar un solo lugar comn para su
disposicin.

e.

Eliminar los afiches o carteles que poseen informacin obsoleta o que no

corresponda al lugar de trabajo y tambin aquellos en mal estado o que no
contribuyen al orden y limpieza del puesto de trabajo.

f.

En caso de requerir un mantenimiento o reparacin en el rea de trabajo, se debe

realizar una solicitud a la gerencia respectiva, a travs de la secretaria del CIT.

g.

Velar porque se elimine constantemente los residuos de polvo tanto de la superficie

como interno del mobiliario.

6.2.4

t
on

Evaluacin de Orden y Limpieza

a
d

a
l
ro

La Matriz de Evaluacin de Orden y Limpieza esta subdivida por reas de trabajo.

Cada Lder de Proceso ser el responsable del rea bajo su supervisin, por tanto,
se le reflejar en su evaluacin (ver Tabla 1).

C
o

La matriz de evaluacin tambin se utilizar como herramienta para la realizacin

de la inspeccin gerencial realizada por el personal del CIT como parte del
cumplimiento del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo y de la
implementacin del SIRPDVSA.

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TABLA 1. REAS A SUPERVISAR POR PROCESO O GERENCIA

rea a supervisar
Proceso o Gerencia
EDT

SRF

NOR

ARA

ART

N
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ACD

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p

Gerencia CIT

o
C

ANEXOS

GTI
IAE

1. Oficinas
1. Oficinas
3. Sala de Normas
4. reas de consulta de usuarios
7. Estantera abierta
8. Recepcin
9. Anexo de la Coleccin Principal
1.Oficinas
5. Archivo
1.Oficinas
4. reas de consulta de usuarios
5. Archivos
8. Recepcin
1.Oficinas
4. reas de consulta de usuarios
5. Archivos
6. Sala de reunin
8. Recepcin
11. rea de Bveda
1.Oficinas
10. Sala de documentos en proceso
2. reas comunes
6. Salas de reunin
1. Oficinas
1. Oficinas

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Anexo A: Matriz de Evaluacin de Orden y Limpieza.

Para llenar el formato haga click aqu:

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ANEXO A MATRIZ DE EVALUACIN ORDEN Y LIMPIEZA

rea:
Realizada por:
1.Oficinas

Responsable:
Firma

Proceso:
Fecha:

1.1 Los escritorios estn limpios y ordenados?

1.2 Las paredes y persianas estn limpias y en buen estado?
1.3 Est limpio y ordenado el siguiente mobiliario:
1.3.a Telefoneras
1.3.b Archivos
1.3.c Bibliotecas
1.4 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?
1.5 La informacin a difundir est debidamente publicada en
carteleras?
1.6 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni material
innecesario?
1.7 Estn ordenados los equipos, cableado y material de la oficina?

2. reas comunes (impresin, caf, fotocopiado y pasillos)

2.1 Estn libres de papeles, desperdicios y material innecesario?
2.2 Est limpia el rea?
2.3 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni material
innecesario?
2.4 Las vas de circulacin de personas estn libres de obstculos?

3. Sala de Normas
3.1 Est limpia el rea?
3.2 El rea est ordenada?
3.3 Los suelos estn limpios, secos y sin desperdicios?
3.4 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material obstruyendo
el paso?
3.5 Los documentos estn colocados de manera ordenada?
3.6 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?

Si

Parcialmente

No

No Aplica

Recomendaciones

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ANEXO A: MATRIZ DE EVALUACIN ORDEN Y LIMPIEZA (CONT.)

rea:
Responsable:
Realizada por:
Firma
4. reas de Consulta de Usuarios

Proceso:
Fecha:

4.1 Estn limpias las mesas, sillas, cubculos y computadoras?

4.2 Estn las mesas y cubculos despejados de material
bibliogrfico, papeles u otros objetos que no estn siendo utilizados?
4.3 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni material
innecesario?
4.4 Las vas de circulacin de personas estn libres de obstculos?
4.5 Estn ordenados los equipos y el cableado del rea?
5. Archivos
5.1 Los archivos mviles estn identificados?
5.2 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material obstruyendo
el paso?
5.3 El material bibliogrfico, documental o cartogrfico est colocado
de manera ordenada?
5.4 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?
5.5 Estn limpias las estanteras o archivos mviles?
5.6 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni material
innecesario?
5.7 Las vas de circulacin de personas estn libres de obstculos?
6. Salas de Reunin
6.1 Est limpio y ordenado el mobiliario de la sala (mesas y sillas)?
6.2 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?
6.3 Est libre de papeles, desperdicios, material o mobiliario
innecesario?
6.4 Estn ordenados los equipos, cableado y material de la sala?
6.5 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni material
innecesario?

Si

Parcialmente

No

No Aplica

Recomendaciones

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ANEXO A: MATRIZ DE EVALUACIN ORDEN Y LIMPIEZA (CONT.)

rea:
Realizada por:

Responsable:
Firma

Proceso:
Fecha:

7. Estantera Abierta (Coleccin Principal y Referencia)

7.1 Est limpia la estantera o archivos mviles?
7.2 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material obstruyendo
el paso?
7.3 El material bibliogrfico est colocado de manera ordenada?
7.4 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?
7.5 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni material
innecesario?
7.6 Las vas de circulacin de personas estn libres de obstculos?
8. Recepcin
8.1 Est limpia la recepcin tanto en su superficie como en su
interior?
8.2 Est ordenada la recepcin tanto en su superficie como en su
interior?
8.3 Est el rea despejada de material bibliogrfico, documental o
papeles?
8.4 Est ordenada la zona de preclasificacin de la recepcin?
8.5 Los suelos estn limpios, secos, sin desperdicios ni material
innecesario?
8.6 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?
9. Anexo de la Coleccin Principal
9.1 Est limpia el rea?
9.2 El rea est ordenada?
9.3 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y limpio?
9.4 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material obstruyendo
el paso?
9.5 El material bibliogrfico est colocado de manera ordenada?
9.6 Los suelos estn limpios, secos y sin desperdicios?

Si

Parcialmente

No

No Aplica

Recomendaciones

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ANEXO A: MATRIZ DE EVALUACIN ORDEN Y LIMPIEZA (CONT.)

rea:

Responsable:

Proceso:

Realizada por:

Firma

Fecha:

10. Sala de Documentos en Proceso

10.1 Est limpia el rea?
10.2 El rea est ordenada?
10.3 El material est colocado de manera ordenada?
10.4 Los suelos estn limpios, secos y sin desperdicios?
10.5 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material
obstruyendo el paso?
10.6 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y
limpio?
10.7 El material a procesar se encuentra identificado?
11. rea de Bveda
11.1 Est limpia el rea?
11.2 El rea est ordenada?
11.3 Los suelos estn limpios, secos y sin desperdicios?
11.4 Se encuentran objetos, mobiliario o algn material
obstruyendo el paso?
11.5 Los documentos estn colocados de manera ordenada?
11.6 El sistema de iluminacin est en buenas condiciones y
limpio?

Si

Parcialmente

No

No Aplica

Recomendaciones