reas de conocimiento del PMBOOK

Introduccin
La Direccin de Proyectos es una disciplina que cabalga entre la
ciencia
y
el
arte.
Tiene
un
componente
metodolgico que facilita conocer qu debe hacerse (en qu orden)
para gestionar correctamente un proyecto, un componente de
conocimiento de diferentes disciplinas (organizacin, gestin de
recursos, gestin de riesgos, gestin financiera, etc.), pero el
componente ms difcil de adquirir depende de las habilidades
personales, experiencia y capacidad de orquestar todo lo anterior
hacia la consecucin del fin ltimo que es el conseguir que los
objetivos del proyecto se consigan en plazo y forma dentro de los
lmites econmicos establecidos.
En este primer post dedicado a la Gestin de Proyectos haremos una
revisin general de la metodologa o mejores prcticas de gestin de
proyectos, tal y como se define en la Gua del PMBOK.
Un poco de historia
La Gua del PMBOK es un estndar en la gestin de proyectos
desarrollado por el Project Management Institute (PMI).La primera
versin de PMBOK fue publicada en 1987. Esta versin consta de 37
procesos.
La segunda versin fue publicada el 2000, basado en los comentarios
recibidos de parte de los miembros. PMBOK fue reconocido como
estndar por el American Nacional Standards Institute (ANSI) en 1998,
y ms adelante por el Instituto de los Ingenieros Electrnicos
Elctricos (IEEE). Esta versin constaba de 39 procesos.
La tercera versin fue publicada en 2004, con mejoras importantes en
la estructura del documento, adiciones a los procesos, trminos y
dominios del programa y de porfolios. Esta versin constaba de 44
procesos.
La cuarta versin fue publicada en 2008. No introdujo cambios
mayores, pero s se organiz de manera ms precisa, clara y fcil de
entender. Esta versin consta de 42 procesos y es la versin vigente
en la actualidad, aunque ya se est trabajando en la siguiente
versin.
PMI pretende definir, mantener y difundir un cuerpo de conocimiento
con dos objetivos principales:

Mejorar el desarrollo de proyectos en diferentes industrias

mediante el uso de buenas prcticas.
Definir procesos de gestin de proyectos estndares y
homogneos para todo tipo de proyectos
Pero qu es un proyecto?

Segn PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a

cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.
La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final
definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del
proyecto o cuando se termina el proyecto, bien porque sus objetivos
no se cumplirn o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la
necesidad que dio origen al proyecto.

Esta es el ciclo de vida ms sencillo en la que el proyecto consta de

una nica fase. Es comn encontrar proyectos con varias fases,
secuenciales o incluso superpuestas.
reas de conocimiento
Si, en vez de en la dimensin temporal, nos fijamos ahora en
la dimensin funcional, podemos agrupar los procesos de la direccin
de proyectos de acuerdo a las siguientes reas de conocimiento:
La administracin de la Integracin del Proyecto, describe los
procesos y actividades que sirven para integrar los diversos
elementos de la direccin de proyectos, lo que incluye:

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Realizar Control Integrado de Cambios
Cerrar el Proyecto o la Fase
La gestin del Alcance del Proyecto, con los procesos involucrados en
garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente) el trabajo
requerido para completarlo exitosamente, lo que incluye:

Recopilar los Requisitos

Definir el Alcance
Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

 Verificar el Alcance
Controlar el Alcance
La gestin del Tiempo del Proyecto, se centra en los procesos que se
utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del proyecto. Incluye:

Definir las Actividades

Secuenciar las Actividades
Estimar los Recursos para las Actividades
Estimar la Duracin de las Actividades
Desarrollar el Cronograma
Controlar el Cronograma
La gestin de los Costos del Proyecto, describe los procesos
involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los
costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto
aprobado. Para ello, es necesaria la realizacin de las siguientes
actividades:

Estimar los Costos

Determinar el Presupuesto
Controlar los Costos

La gestin de la Calidad del Proyecto, describe los procesos

involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que
se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto, lo que incluye:
Planificar la Calidad
Realizar el Aseguramiento de Calidad
Realizar el Control de Calidad.
La gestin de los Recursos Humanos del Proyecto, los procesos
involucrados en la planificacin, adquisicin, desarrollo y gestin del
equipo del proyecto. Para ello es necesario:

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

Adquirir el Equipo del Proyecto
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Gestionar el Equipo del Proyecto.
La gestin de la Comunicacin, identifica los procesos involucrados en
garantizar
que
la
generacin,
recopilacin,
distribucin,
almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto
sean adecuados y oportunos. Esto incluye la necesidad de:

Identificar a los Interesados

Planificar las Comunicaciones
Distribuir la Informacin
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Informar el Desempeo

La gestin del Riesgo del Proyecto, describe los procesos involucrados

en la identificacin, anlisis y control de los riesgos para el proyecto,
a saber:

Planificar la Gestin de Riesgos

Identificar los Riesgos
Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos
Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos
Planificar la Respuesta a los Riesgos
Dar seguimiento y Controlar los Riesgos.
La gestin de Adquisiciones, describe los procesos involucrados en la
compra o adquisicin de productos, servicios o resultados para el
proyecto. Esto incluye:

Planificar las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones
Administrar las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones
Esta divisin es probablemente ms intuitiva y conocida que la
dimensin temporal. Hay que tener en cuenta que los procesos no se
ejecutan de manera secuencial. Incluso es posible que algunos
procesos no se ejecuten en algn proyecto dado que PMBOK es un
conjunto estructurado de buenas prcticas que deben adaptarse en
cada organizacin y a cada proyecto en funcin de la naturaleza de
este, de la cultura de la organizacin y otras variables.
En la siguiente figura se muestran las dos dimensiones de un
proyecto.

Despliegue de procesos en un proyecto

Una vez entendido el carcter dual de un proyecto en la dimensiones
temporal y funcional, es necesario atender a cmo encajan los
procesos definidos por el PMI en un proyecto tipo.

Ya hemos indicado que los procesos no siguen una progresin

secuencial pero s es cierto que las actividades de cada proceso se
intensifican en unas etapas temporales concretas.
As, por ejemplo, el proceso de Estimacin de costos del proyecto se
realiza por lo general en la etapa de Planificacin del proyecto.
Tambin es cierto que unos procesos se realizan antes que otros; No
es posible realizar el proceso anterior sin haber realizado el
proceso Estimacin de recursos.
Sin embargo, el proceso de planificacin es iterativo ya que la
planificacin de cada aspecto del proyecto (inversiones, recursos
humanos, plazos, etc) se establecen por medio de refinaciones
sucesivas hasta el cierre de la baseline o planificacin base del
proyecto.
Incluso en la propia ejecucin del proyecto se establecen mecanismos
de control que pueden impactar en la planificacin inicial, teniendo
que recalcular los plazos, costes u otros parmetros del proyecto.
De una manera grfica, representamos en la siguiente figura la
correspondencia de cada uno de los procesos definidos en PMBOK con
su marco temporal y con su rea de conocimiento:

Todo proyecto debe crear un resultado nico, lo que lo distingue de

tareas repetitivas realizadas en trabajos permanentes. Por ejemplo,
una tarea de oficina realizada todos los das no es un proyecto,
aunque requiera alguna planificacin.
Un proyecto suele ser algo ms complejo. Dirigir un proyecto por lo
general implica:

Identificar requisitos,

Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas

de los interesados (stakeholders en Ingls) segn se planifica
y ejecuta el proyecto,
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto (ej.
tiempo, presupuesto, recursos, etc)

Para dirigir un proyecto, PMBOK ha identificado 42 procesos que

permiten transformar la ejecucin de un proyecto en una serie de
procesos concatenados que se ejecutan de manera secuencial y o
recursiva.
Para cada proceso se consideran:
Entradas
Herramientas y tcnicas
Salidas
Asimismo, la direccin de proyectos implica un equilibrio entre
diferentes variables. Tradicionalmente, se ha hablado de una triple
dependencia del proyecto respecto al coste, alcance y tiempo en el
sentido de que es posible realizar un cambio en uno de estos
aspectos sin alterar los otros dos.
Realmente, la dependencia es ms amplia en el sentido de que los
factores que se afectan mutuamente en el desarrollo de un proyecto
son, adems de los mencionados, la calidad, los riesgos del
proyecto y la satisfaccin del cliente.

Asimismo, PMBOK distingue dos dimensiones o formas de clasificar

los distintos procesos y actividades del proyecto:

La dimensin temporal en la que se considera el ciclo de vida

de un proyecto y
La dimensin funcional, que hace referencia a las diferentes
reas de conocimiento que se ponen en juego para alcanzar los
objetivos
del
proyecto.

Ciclo de vida y fases del proyecto

Empezando con la dimensin temporal, cada proyecto sigue una
evolucin desde su inicio hasta que finaliza. El ciclo de vida del
proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente
secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se
determinan por las necesidades de gestin y control de la
organizacin, la naturaleza propia del proyecto y su rea de
aplicacin.
En general, cualquier proyecto, por simple que sea, se estructura de
acuerdo a la siguiente estructura del ciclo de vida:
o Inicio
o Ejecucin de los trabajos del proyecto
o Cierre del proyecto
Vemos en la figura que en cada fase se obtienen unos resultados
concretos (acta de constitucin del proyecto, Plan del proyecto,
entregables, etc) y que los niveles de costo son bajos al inicio del
proyecto, alcanzan su punto mximo segn se desarrolla el trabajo y
caen rpidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.

Desde el punto de vista de los procesos y del ciclo de vida, PMBOK

establece cinco grupos de procesos que se corresponden con las
distintas etapas del proyecto indicadas en la figura anterior, ms un
sexto grupo de procesos de control:

Procesos de Iniciacin.- Autorizacin del proyecto o de una fase.

Proceso de Planificacin.- Definicin y redefinicin de objetivos,
seleccin de la mejor alternativa entre posibles cursos de accin
Proceso de Ejecucin.- Coordinacin de las personas y de otros
recursos necesarios

proceso de Control.- Aseguramiento de que se cumplan los

objetivos del proyecto, mediante la supervisin y la medicin
regular de avances.
Proceso de Cierre.- Formalizacin de la aceptacin del proyecto
o de una fase.