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ADMINISTRACIN DE INVENTARIO

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del


inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la
empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o
prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de
la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.
La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo
estratgico de toda organizacin, tanto de prestacin de servicios como de
produccin de bienes.
Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con
la determinacin de los mtodos de registro, la determinacin de los puntos de
rotacin, las formas de clasificacin y el modelo de reinventario determinado por
los mtodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir,
segn sea el caso).
Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son:
Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y
Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en
curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.
Finalidad de la administracin de inventario
La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de
inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos
El inventario mnimo es cero, la empresa podr no tener ninguno y producir sobre
pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto que
debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas d produccin.
Ejemplo:
La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.
Al tener un milln invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese
capital a su costo actual as como pagar los sueldos de los empleados y las
cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del
inventario ser de 100.000 al ao y la empresa tendr que soportar los costos
inherentes al almacenamiento del inventario.
Si la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar las ventas
satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara cantidades
excesivamente grandes del producto y as no incluira en los costos asociados con
una alta satisfaccin ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta

extremadamente costoso tener inventarios estticos paralizando un capital que se


podra emplear con provecho.
La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en trminos de la
opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo
de mantenimiento del inventario que se requiere.
Importancia
La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos:
1.- Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.
2.- En que momento deberan ordenarse o producirse el inventario.
3.- Que artculos del inventario merecen una atencin especial.
4.- Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del
inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden
ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que
termine el cargo proceso de produccin.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas
bajo que predomine en el mercado.
Algunas empresas consideran que no deben tener inventario, porque mientras los
productos almacenados no generan ninguna utilidad mas bien gastos.
1. la demanda no se puede pronosticar con certeza
2. se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se
pueda vender
Tcnicas de Administracin de Inventarios
Los mtodos comnmente empleados en el manejo de inventarios son:
El sistema ABC.
El modelo bsico de cantidad econmico de pedido CEP.
Caractersticas:
Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el inventario.
Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran en le proceso de
produccin, las comunes o las que se presenta en su mayora son:
Materia Prima
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros, repuestos
Tcnicas de Administracin de Inventarios
El Sistema ABC
Modelo Bsico de Cantidad Econmica de Pedidos

Costos Bsicos.
Costos de Pedidos
Costos de Mantenimiento de Inventario
Costos totales
Mtodos grficos
Mtodo analtico
Control de inventario
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a
muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre
los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos
procesos de inventarios. Para la determinacin de costos de los inventarios,
constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales
son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin,
embarques y contabilidad.
Tipos de Inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia
ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta parte
del activo es una gran variedad de artculos, y es pro eso que se han clasificado
de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:
Clasificacin segn su nivel de terminacin
Los inventarios se pueden catalogar segn su grado de terminacin en:
Inventarios de Materias Primas
Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
Inventarios de Productos en proceso
Inventarios de Productos terminados
Inventarios de Productos en Embalaje
Clasificacin segn su localizacin respecto a las instalaciones de la empresa
Inventario en trnsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se
encuentran en sus instalaciones fsicas destinadas como su ubicacin puntual, por
ejemplo: Mercanca en ruta, en control de recepcin (y su ubicacin puntual es
otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.
Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se
encuentran en sus instalaciones fsicas puntuales, por ejemplo: Almacn de

materias primas, almacn intermedio, almacn de embalaje, almacn de


herramientas, almacn de mantenimiento, etc.
Clasificacin segn su funcin
Segn la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:
Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del
reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la
produccin.

Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a


las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden
presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

FUNCIONES DEL INVENTARIO


Ofrecer un almacenamiento de bienes para cubrir la demanda anticipada de los
clientes.
Tomar ventaja de los descuentos por cantidad.
Protegerse de los precios altos y(o) inflacin.
Protegerse contra inventario agotado.(clima, escases proveedores).
Permitir que la produccin vaya en camino a lo propuesto.
Costos de inventarios
Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costos
unitarios. La gestin de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos
de costos:
Costos asociados a los Flujos
Costos asociados a los Stocks
Costos asociados a los Procesos
La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al
mismo, los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian
segn la naturaleza de la organizacin y consisten en:
COSTO DE ORDENAR
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de
pedido (llamadas telefnicas, preparacin de formatos, gastos administrativos de
papeleo, adems de los gastos intrnsecos a un proceso de pedir determinada
cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepcin).

- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste en los costos


asociados a los procesos de alistamiento de corridas de produccin, adems del
proceso logstico de transmisin de rdenes "concepto de cliente interno".
COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la
organizacin) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la
media de las unidades logsticas en un lugar determinado para ello en funcin del
tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulacin en los
procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y despacho.

Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de


oportunidad, el cual se relaciona con la inversin realizada en la operacin de los
inventarios y que axiomticamente ocasiona que la organizacin prescinda de su

disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generacin de valor


agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen
aquellos considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock"
como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es


el riesgo, este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averas y
los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinacin de la


naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarn
un rol fundamental en la determinacin de las unidades ptimas de pedido.
COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)
El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relacin a cada
unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la bsqueda de
un equilibrio entre costos de operacin de inventario. Dentro de este grupo de
costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de prdida de ventas e
incumplimiento de contratos, que redundan en tres bsicos grupos:

- Prdida de ingresos por ventas


- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Repedido y sustitucin

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock
es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la
prdida de un cliente y la prdida de credibilidad de la organizacin, factores
difcilmente cuantificables y que solo a travs de un sistema de gestin de calidad
podra lograr ptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las
consecuencias del quiebre de stock
Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de
los negocios.

La administracin de inventario se centra en cuatro aspectos bsicos; como los


son: el nmero de unidades que debern producirse en un momento determinado,
en que momento debe producirse el inventario, que articulo merece atencin
especial, y podemos protegernos de los cambios en los costos de los artculos en
inventario. De esta manera podemos sealar que la administracin de inventario
consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la
operacin al costo ms bajo posible.
El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronsticos de
ventas o presupuesto, para as determinar los costos de inventarios, compras u
obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarque y contabilidad.
Los inventarios se clasifican de acuerdo a las caractersticas de la empresa, y una
de las formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Produccin en
Proceso, Productos Terminados, Materiales y Suministros.
Un inventario completo y actualizado es a su vez una muy buena manera de
demostrar transparencia y control.

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