FUNDACIN C.I.D.E.C.

Diplomatura Superior en Logstica Organizativa, Imagen y Ceremonial

UNIDAD 2.

UNIDAD TEMATICA 2.

LOGSTICA ORGANIZATIVA
GENERAL.

NORMAS PARA LA ORGANIZACIN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE

ACTOS Y REUNIONES

NORMAS PARA LA ORGANIZACIN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE

ACTOS Y REUNIONES: LA LOGISTICA PROTOCOLAR.

I.

FINALIDAD.

En primer lugar, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tener en claro

cul es la finalidad de la reunin, acto, ceremonia o recepcin que debe organizar.

Es decir, que debe consultar a sus superiores a efectos de que stos le

comuniquen con toda claridad y sinceridad el efecto que desea causar la institucin o
reparticin sobre sus invitados y la opinin pblica.

Al delimitar claramente el objetivo del acto o recepcin, el organizador puede

establecer con precisin el tipo de exigencias, instalaciones especiales, programas y
dems elementos que su organizacin requiere.

Por el contrario, si el funcionario de Ceremonial no alcanza a comprender o no

es participado del verdadero y concreto objetivo perseguido por sus superiores , el acto,
recepcin o ceremonia que organiza no habr de obtener otro resultado que el ms
rotundo de los fracasos.

En nuestra actividad profesional, hemos llegado a distinguir hasta cinco tipos

diferentes de finalidades perseguidas por instituciones o reparticiones al momento de
encargar la organizacin de un acto, ceremonia o recepcin.

Dichas finalidades son las siguientes: conmemorar, homenajear, celebrar,

atraer y simular.

a) CONMEMORACION. El acto, ceremonia o recepcin se organiza para

celebrar una fecha patria o un hecho de trascendental importancia en la vida de la
institucin o reparticin .

b) HOMENAJE. El acto, ceremonia o recepcin se organiza para homenejear

a un directivo o funcionario de la institucin o la reparticin, vivo o muerto, o una
personalidad de la vida poltica, social, cientfica o artstica del pas o del extranjero.

c) CELEBRACION. El acto, recepcin o ceremonia se organiza para dar mayor realce

a la incorporacin de un directivo a la reparticin o institucin, o para solemnizar la
firma de un acuerdo, un convenio, la concesin o la finalizacin de una obra, etc.

d) ATRACCION. El acto, recepcin o ceremonia se organiza para presentar

un nuevo programa de gobierno, un candidato poltico, etc.; con el de exaltar
caractersticas personales, profesionales o tcnicas, y para convencer acerca de
beneficios financieros o polticos.

e) SIMULACION. El acto, recepcin o ceremonia se organiza para ocultar

una bancarrota, disimular un revs poltico o financiero, el fracaso de un programa
lanzado con un gran operativo de atraccin, o el disgusto causado por la renuncia de un
funcionario exitoso captado hbilmente por la oposicin o una lnea partidaria distinta a
la del titular de la reparticin.

II. INVITADOS.

Una vez que conoce y delimita el objetivo perseguido por sus superiores, el
funcionario de Ceremonial debe confeccionar el repertorio de invitados de acuerdo a la
trascendencia y magnitud que deba alcanzar el acto, recepcin o ceremonia que
organiza.

Nuestra experiencia profesional y la prctica que hemos observado en algunos

colegas extranjeros, nos permiten aconsejar la confeccin de hasta cuatro listas distintas
de invitados.

A estas cuatro Listas le hemos dado los nombres siguientes: Lista

de Invitados Naturales , Lista de Invitados Ocasionales, Lista de
Invitados Generales y Lista de Invitados de Reserva .

a) LISTA DE INVITADOS NATURALES: En ella debern ubicarse a todos

aquellos directivos o funcionarios de la institucin o reparticin anfitriona que deben
obligatoriamente concurrir al acto,
ceremonia
o recepcin
que se
organiza.

En estas listas habrn de anotarse los nombres de la plana mayor y de los

mandos intermedios e inferiores de la institucin o reparticin; es decir, los de
aquellas personas que concurren a todas las manifestaciones pblicas de estas ltimas.

b) LISTA DE INVITADOS OCASIONALES: En ella deben ubicarse a todas

aquellas personas que son especialmente invitadas para el acto que se organiza y que
hacen la razn o esencia de este ltimo. Por ejemplo, si se firma un convenio entre
instituciones o reparticiones de otra rea, los invitados ocasionales habrn de ser
los directivos y funcionarios de la reparticin o institucin con la que la
anfitriona celebra dicho convenio.

c) LISTA DE INVITADOS GENERALES: En ella se ubican las

personalidades de la vida poltica, cultural, cientfica o diplomtica cuya concurrencia
no hace a la esencia del acto. Vale decir, que son aquellas personas que son invitadas
por cortesa o para dar mayor repercucin o realce al acto, recepcin o ceremonia que
se organiza.

d) LISTA DE INVITADOS DE RESERVA: En ella deben colocarse a

aquellos empleados de la reparticin o institucin que el funcionario de Ceremonial
habr de tener en cuenta para rellenar espacios que queden libres en asientos, tarimas,
mesas, etc. ; tanto por disparidad entre la cantidad de caballeros y damas, como por
ausencias imprevistas de alguno o varios de los invitados comprendidos en las listas
anteriores.

En esta lista deben consignarse los nombres de todos los empleados de cierta
jerarqua o cultura ( o cercanos al funcionario de Ceremonial ) que se encontrarn
dispuestos y libres el da de la recepcin o acto que se organiza, y que por su relacin
de dependencia subordinada al Cuerpo Directivo, no pueden negarse a concurrir al ser
convocados por el organizador.

Tambin pueden ser considerados como invitados de reserva (o de

relleno ) a todos aquellos funcionarios de menor jerarqua a los que el organizador se
ve obligado a in vitar para compensar la ausencia de otros de jerarqua mayor. Debe
recurrirse a invitados de reserva de cierto rango cuando el lugar que debe cubrirse es
demasiado cercano a la presidencia del acto; ya que la presencia de un subordinado en
dicho sitio puede provocar la queja de alguno de los funcionarios de jerarqua mayor.

Por ejemplo, cuando falla uno de varios secretarios de estado, su lugar debe
cubrirse con otro secretario, subsecretario o director, pero nunca con un empleado
administrativo; ya que su presencia entre invitados de tal jerarqua sera notada de
inmediato.

Una vez que ha preparado los cuatro repertorios, el funcionario de Ceremonial

deber reunir a todos los invitados en un listado nico, estableciendo entre ellos una
correlativa ordenacin de precedencias, de acuerdo a su jerarqua poltica, empresaria
o institucional.

Cuando los invitados ya fueron reunidos en una lista nica y de acuerdo a su

orden de precedencia, el funcionario de Ceremonial debe consultar, o en su defecto
decidir de acuerdo a la finalidad o magnitud de la ceremonia, si aqullos deben
concurrir con o sin la compaa de sus cnyuges.

En caso afirmativo, el organizador deber confeccionar paralelamente a la lista

de caballeros invitados, otra lista en la que habrn de consignarse los nombres de todas
las esposas de aqullos, a los efectos de asignarles el orden de precedencia que les
corresponde de acuerdo a la jerarqua de sus maridos.

Finalizado el ordenamiento de damas y caballeros invitados el funcionario de

Ceremonial deber chequear toda la lista a los efectos de detectar lo que nosotros
hemos dado en llamar focos conflictivos .

Llamamos focos conflictivos a aquellos lugares en los que, en virtud de

la aplicacin estricta de un orden de precedencia, nos quedan ubicadas dos o ms
personas con caractersticas polticas, raciales, religiosas o sociales que resultan
antagnicas.

De resultar as, es aconsejable alterar ligeramente el orden de sus precedencias,

a los efectos de distanciarlas en su futura ubicacin.

Asimismo, el funcionario de Ceremonial debe realizar un segundo control de la

lista con el objeto de detectar a aquellos invitados que revisten peculiares caractersticas
culturales, religiosas o gastronmicas.

Entre los mltiples beneficios que produce la deteccin de particularidades

idiosincrsicas, debemos destacar los siguientes:

- Nos permite fijar una fecha para nuestra recepcin o ceremonia que no coincida con
fiestas nacionales o religiosas de alguna personalidad o diplomtico extranjeros.

- Nos evita futuros trastornos al permitirnos eliminar de nuestro programa todos

aquellos actos que resulten ofensivos o lesionen la armona intercultural que debe reinar
entre todos los invitados.

III. FECHA Y HORARIOS.

Si la eleccin de la fecha y del horario definitivos del acto, ceremonia o

recepcin se encuentra dentro de sus facultades, el funcionario de Ceremonial debe
buscar en el calendario el da ms apto para que aqullos se lleven a cabo.

El mtodo para proceder a la eleccin de la fecha de un acto o ceremonia es el

siguiente:

1. El da no debe coincidir con ninguna celebracin religiosa de los invitados,

ya que stos sin duda optarn por cumplir con sus deberes msticos.

2. El da no debe coincidir con ninguna fecha patria extranjera; pues nuestra

experiencia nos dice que los invitados a dos recepciones, terminan decidindose por la
diplomtica.

3. El da no debe coincidir con ninguna fecha patria local, ya que resulta

sumamente difcil solucionar contratiempos en das feriados. En efecto, el organizador
debe tener en cuenta que muchos proveedores no trabajarn ese da, que los hospitales
slo mantienen una guardia mnima, etc.

4. El da no debe coincidir tampoco con vsperas de feriado, ya que muchos de

nuestros invitados optarn por mantener sus planes minitursticos de fin de semana
largo. Si en cambio se encuentran obligados a concurrir al acto o recepcin que
organizamos y, en consecuencia, a deshacer sus proyectos de esparcimiento, nuestra
experiencia nos dice que dichos invitados asisten sumamente contrariados.

5. Por ltimo, el funcionario de Ceremonial debe tratar de ubicar el acto en un

horario que resulte a la totalidad, o al menos a la mayor parte, de sus invitados.

El horario que, por lo general, resulta ms apropiado y exitoso para llevar a

cabo cualquier manifestacin pblica de carcter social, es aqul que corre a partir de
las 17 horas, es decir, la hora en que la mayora de los ejecutivos, funcionarios y
personalidades suelen abandonar sus tareas habituales.

Sin embargo, si el organizador quiere o debe dar a su recepcin una cierta

repercucin y brillantez, debe permitir a sus invitados que vuelvan a sus casas para
asearse y cambiarse la ropa que llevaron durante todo el da, mudndola por algo ms
apropiado a la ocasin.

Un funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que, si estos intermedios

temporales entre actividades son aconsejables para cualquier ceremonia o
recepcin; resultan obligatorios cuandola manifestacin que se organiza se
encuentra conformada por una serie de actos concatenados.

Por ejemplo, si se organiza la clausura de un seminario, no puede programarse

una recepcin luego de una jornada de labor acadmica de seis o siete horas, ms una
sesin plenaria final de una hora u hora y media, seguida de una recepcin de otras dos
horas.

Nuestra experiencia profesional nos dice que, quienes desean conocer las
conclusiones acadmicas finales no concurren luego a la recepcin y por lo contrario,
quienes asisten a esta ltima, no estuvieron presentes en la sesin de clausura para
poder asearse y cambiar sus ropas de diario por otras ms acordes con el horario de la
comida.

En estos casos, conviene reducir el turno acadmico vespertino e incluir en l

una sesin final breve, separada con un intervalo mnimo de dos horas de la recepcin
de clausura.

IV.

SALON ADECUADO.

La eleccin de un saln adecuado para llevar a cabo una reunin, acto o

ceremonia de cualquier tipo, no es una cuestin que se limita a una valoracin de tipo
meramente esttico.

Muchas veces, un mbito es elegido por lo bonito de su decoracin, el lujo de

sus luminarias, el dorado a la hoja de sus molduras o el costo y belleza de sus tapices y
gobelinos.

Nada ms errado que ello. La eleccin de un saln para llevar a cabo cualquier
tipo de reunin debe llevarse a cabo teniendo en cuanta algunas necesidades bsicas de
comodidad fsica, funcionalidad protocolar y facilidad de evacuacin.

Comodidad fsica. Esta caracterstica se refiere a la necesidad de que nuestros

invitados se encuentren cmodos, que no tratemos de reunir a 250 personas en un saln
de actos en el que slo entran 100. Para hacer los clculos de capacidad y comodidad
fsica de un saln, debemos recurrir al auxilio de conocimientos de Arquitectura o bien,
preguntar la cuestin a un arquitecto, quien har buen uso seguramente- de sus
conocimientos de Ergonoma.

Funcionalidad protocolar. Que sea accesible, que no se encuentre plagado de

aberturas que dificulten la obtencin de fotografas, que permita la instalacin del
equipo de reproduccin de sonido, de cabinas de interpretacin, que cuente con varias
entradas (una para el pblico, otra para autoridades, otra para periodistas, etc.) y sobre
todo, que permita a las personas de reas tcnicas de apoyo moverse con comodidad.

Facilidad de evacuacin. No elegir salones de actos o reunin en pisos altos sin

salida rpida al exterior o sin salida de emergencia. Lo ideal es que dichos salones se
encuentren en la planta ms cercana a la planta baja o en la planta baja misma. Adems,

debemos observar que cuente con suficientes aberturas para el caso de evacuacin y
adems- con matafuegos y cualquier otro tipo de elemento necesario para sofocar
incendios. Debemos estudiar las vas de evacuacin, porque seremos los encargados de
la organizacin, quienes llegado el momento- deberemos ser los guas de las personas
que deben abandonar el mbito por va ms segura.

V. INVITACIONES.

Acerca de la confeccin, texto y concepcin grfica de la invitacin habremos

de referirnos ms adelante, en el Captulo correspondiente a la Comunicacin
Ejecutiva y Protocolar .

En ste, en cambio, hemos de consignar algunas consideraciones tcnicas

referentes a los plazos y vas de emisin y contestacin de invitaciones en el mbito
oficial e institucional.

a) PLAZOS DE EMISION Y CONTESTACION. Las invitaciones a

cualquier tipo de ceremonia o recepcin, tanto en el mbito oficial como en el
institucional, deben emitirse con una antelacin ideal de treinta o sesenta das
corridos; ya que funcionarios y ejecutivos suelen completar sus agendas con dicha
anticipacin.

Al cumplir con estos plazos, nuestras invitaciones sern siempre las primeras en
llegar; y por ello, difcilmente rechazadas con motivo de compromisos anteriores

Bajo ningn concepto deben cursarse invitaciones con una anticipacin menor a
los quince das, ya que ello denota improvisacin en la organizacin, o que el
organizador remedia un olvido o invita por relleno o descarte.

En cuanto al plazo de contestacin, diremos que los invitados deben comunicar

su ausencia o confirmar su asistencia al invitante en forma inmediata.

No contestar las invitaciones o hacerlo sobre o en la fecha de la recepcin o

ceremonia, demuestra no slo un absoluto desconocimiento de las reglas ms
elementales de la urbanidad; sino que adems, denota una profunda desconsideracin
hacia la deferencia del invitante y hacia el esfuerzo y tensin que entraa toda
organizacin protocolar.

El funcionario de Ceremonial deber evitar cualquier tipo de invitacin

telefnica. Esta ltima slo se reserva para el mbito social y para reuniones ntimas o
celebradas entre personas de cierta confianza.

De todos modos, si debe invitarse a una reunin o acto organizado con

urgencia, es decir, sin que medie tiempo para invitaciones formales, puede recurrirse a
la invitacin telefnica, aunque luego debe recordarse al invitado la inminencia de la
reunin o acto por medio de un fax, esquela o tarjeta recordatoria enviada en mano.

Dicha tarjeta o esquela recordatoria, que algunos colegas de la vieja escuela

protocolar como invitacin pour mmoire , debe contener todas las especificaciones
de una invitacin formal, aunque sin los telfonos y el ruego de contestacin, que
deben omitirse o tacharse por cuanto la asistencia ha sido convenida de antemano.

b) VIAS DE EMISION Y CONTESTACION. Existen tres vias de emisin

de invitaciones: Correo Oficial, Correo Privado y Personal Dependiente.

El funcionario de Ceremonial deber elegir la va de emisin teniendo en cuenta

los resultados obtenidos en la utilizacin de los sistemas enunciados.

Nuestra experiencia profesional nos hace inclinar por la va que llamamos del
Personal Dependiente . Esta resulta ms segura por cuanto los mensajeros, que
tienen relacin de dependencia laboral directa con la institucin o reparticin invitante,
tienen la responsabilidad de repartir las invitaciones con constancia cierta de recepcin,
so pena de sancin disciplinaria.

En cuanto a la va ms apropiada y veloz para contestar las invitaciones es la

telefnica. Para ello se recurre a consignar en uno de los ngulos inferiores de la
invitacin o esquela, el nmero de telfono de la oficina de Protocolo, Relaciones
Pblicas o Secretara Privada de la institucin o reparticin invitante.

VI. PROGRAMACION DE UN ACTO O REUNION.

El ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tratar de efectuar la

programacin de su acto, ceremonia o recepcin, tratando de malgamar todos
aquellos elementos y secuencias que tiendan a la consecucin del fin pretendido por el
cuerpo directivo de la institucin o reparticin.

Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la mejor forma de

programar cualquier manifestacin protocolar, es la de discernir claramente los
mbitos, funciones, acciones y elementos que habrn de configurarla, de acuerdo a
una planificacin gradual de organizacin, seguimiento y chequeo.

a) PRIMER PASO: El primero de los pasos de dicha planificacin, consiste

en delimitar los distintos mbitos en los que habrn de desarrollarse los diferentes pasos
de una manifestacin protocolar.

Bsicamente, todo acto, recepcin o ceremonia se desarrolla en tres mbitos o

fases claramente diferenciados:

1. Fase Exterior ( o de entrada ) .....Recepcin de Exterior.

2. Fase Interior ( o de permanencia )..Recepcin de Interior.

..Atencin de Interior.
..Despedida de Interior.

3. Fase Exterior ( o de salida )............Despedida de Exterior.

En la primera de las fases exteriores ( FeI ) , el organizador habr de tener en

cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la
formal y correcta atencin de todos los asistentes al acto; es decir, desde el arribo y
estacionamiento de sus automviles, hasta la trasposicin de la puerta de entrada al
edificio donde habr de desarrollarse la manifestacin protocolar que se organiza.

En la Fase Interior ( Fi ) , el organizador habr de tener en cuenta todos

aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la fomal y correcta
recepcin, atencin y despedida de los asistentes al acto. Es decir, que esta fase
abarca desde la recepcin del invitado por parte del personal de recepcin de interior
que solicita y chequea las tarjetas de invitacin, hasta el momento de la devolucin de
los abrigos y la despedida de los asistentes en la puerta del edificio una vez finalizada la
recepcin o ceremonia.

En la segunda Fase Exterior ( FeII ) , el organizador habr de tener en cuenta

todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la formal y
correcta despedida exterior de los asistentes en el acto, recepcin o ceremonia; es
decir, desde que los invitados trasponen la puerta de entrada del edificio hacia el
exterior, hasta la partida de aqullos en sus automviles.

b) SEGUNDO PASO: El segundo de los pasos de la planificacin consiste en

asignar las funciones al personal que habr de actuar en cada una de las fases
anteriormente delimitadas.

Las funciones que deben asignarse en toda manifestacin protocolar son las
siguientes: 1- de Direccin o Conduccin; 2- Operativas; y 3- Auxiliares.

b.1- Funcin de Direccin o Conduccin: Llamamos Funcin de

Direccin o Conduccin a la que desarrolla el funcionario de Ceremonial que
concibe, planifica y organiza el acto, recepcin o ceremonia.

Esta Conduccin o Direccin debe ser nica y centralizada, evitndose en

todo momento la intromisin de otros funcionarios de Ceremonial en la programacin
del acto o la asignacin de tareas o sitios de los asistentes.

Es muy comn, sobre todo en la vida oficial, que un funcionario de

Ceremonial que acompaa a un directivo invitado, apele la ubicacin de este ltimo, y
hasta discuta con los dems funcionarios protocolares presentes, hasta el punto de
modificar en su totalidad los dispositivos protocolares organizados por el funcionario de
Ceremonial de la repaticin anfitriona.

Las intromisiones y discusiones de ltimo momento sobre precedencias y

ubicaciones, no hacen ms que provocar caos y deslucimiento organizativo.

b.2- Funcin Operativa: Llamamos Funcin Operativa a la que desarrolla el

personal que secunda y acompaa habitualmente al funcionario o ejecutivo de
Ceremonial en la organizacin de todos los actos, ceremonias y recepciones que tienen
lugar en su institucin o reparticin.

Los asistentes operativos son, por ejemplo, las secretarias privadas, las
secretarias protocolares, los coordinadores de Protocolo o Relaciones Pblicas, etc.;
que trabajan en el rea de Ceremonial y conocen los criterios y exigencias de su titular.

La funcin de los asistentes operativos consiste en ejercer, por delegacin del

funcionario de Ceremonial, la supervisin de los distintos aspectos de las tareas
organizativas y el seguimiento del personal auxiliar, proveedores y contratistas que
intervienen en la organizacin o desarrollo del acto o recepcin que se programa.

b.3- Funcin Auxiliar: Llamamos funciones auxiliares a las que desarrollan

todas aquellas personas que colaboran en el servicio, acompaamiento, aseo,
alimentacin, sanidad y acomodacin de todos los asistentes al acto, recepcin o
ceremonia.

Cabe sealar que, a los efectos de la organizacin protocolar, incluimos dentro

de esta categora tanto al personal auxiliar dependiente de la reparticin o institucin
organizadora, como al que estas ltimas contratan como proveedores habituales u
ocasionales.

c) TERCER PASO: Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la

mejor forma de programar y amalgamar todos los elementos, es recurriendo a la
confeccin de una planificacin logstica estndar, es decir, una LISTA DE CHEQUEO
Y SEGUIMIENTO DE ACTO, que permita realizar el seguimiento paulatino y el
chequeo final de todos los pasos y requerimientos organizativos.

La Lista de Chequeo y seguimiento de Acto consiste en una relacin

detallada de todos los elementos, actos y personas que son generalmente
necesarios para la organizacin de cualquier acto, recepcin o ceremonia.

En la primera columna se consignan todos los elementos, actos y personas

referidas en el prrafo anterior. En la segunda, se asienta el nombre del asistente
operativo que se har responsable de cada uno de los pasos organizativos. En la
tercera, se deja asentado si la tarea fue derivada a personal auxiliar o contratada a
terceros, y en caso afirmativo, el nombre de la persona o empresa que se har cargo del
servicio, y en lo posible con sus direcciones y telfonos. En la cuarta, se consignar
si la tarea fue concluda en la etapa organizativa. En la quinta, se asentar la
verificacin por parte del funcionario de Ceremonial de cada uno de los elementos que
fueron consignados como realizados o concludos por los asistentes operativos.

No debemos olvidar que el responsable de la organizacin general del acto,

recepcin o ceremonia, ante los invitados y el cuerpo directivo de la institucin o
reparticin, es el funcionario de Ceremonial, por lo que la verificacin o chequeo
final en forma personal se impone como una obligacin ineludible de su funcin.

VII. ORADORES.

El ejecutivo o funcionamiento de Ceremonial debe conocer, o procurar que un

asistente operativo responsable visite y conozca, a cada uno de los oradores que habrn
de conferenciar o pronunciar un discurso en el acto que se organiza.

Ello tiene por objeto :

a) Instruir al orador acerca de la finalidad del acto , recepcin o ceremonia.

b) Instrurse acerca de las ideas del orador y del tema de la conferencia o

disertacin, para verificar que las mismas coincidan con la finalidad del acto o
ceremonia, y que no ofendan la idiosincracia de ninguno de los invitados.

c) Instruir al orador acerca del tiempo con que contar para pronunciar su
conferencia o discurso.

d) Solicitarle una copia de su curriculum vitae, o al menos, una breve

descripcin de su desempeo acadmico y profesional, a los efectos de su correcta
presentacin al auditorio.

Sobre el tema de los oradores debemos realizar algunas consideraciones.

En primer lugar, debemos procurar que el discurso no dure ms de diez

minutos. Los estudiosos de la comunicacin oral aconsejan que ningn discurso exeda
dicha duracin, con el objeto de no fatigar al auditorio. El organizador debe tener en

cuenta aqu que la duracin de los discursos debe regularse en base a la cantidad de
oradores que habrn de hacer uso de la palabra.

Lo mismo habr de tenerse en cuenta cuando en un mismo acto acadmico deba

pronunciarse ms de una conferencia. Aqu tambin los estudiosos de la comunicacin
oral y la didctica coinciden en afirmar que ningn orador o catedrtico consigne captar
la atencin de su auditorio por ms de 45 minutos. Piense el lector que 45 minutos es
la duracin establecida comnmente para la hora ctedra.

Otro de los temas que debemos tratar aqu es el del curriculum vitae del orador.
El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que los intelectuales y acadmicos
son muy celosos de su curriculum, conseguido con mucha dedicacin y esfuerzo, y
muchas veces jalonado con numerosas menciones honorficas internacionales.

En los casos en que debe presentarse a intelectuales o acadmicos a un

auditorio, el encargado del Ceremonial habr de instruir al asistente operativo
encargado de confeccionar las presentaciones, que trate de respetar lo ms fielmente
posible la relacin curricular de los oradores; aunque cuidando que lectura de dichos
antecedentes no sea demasiado larga y tediosa para el pblico.

En los casos en que el encargado del Ceremonial observe disparidad entre el

curriculum de un orador y otro, deber optar por llevar todas las relaciones curriculares
a la expresin o medida de la menor. Esto quiere decir, que los oradores debern ser
presentados dicindose por ejemplo: que son tal cosa, que pertenecen a numerosas
instituciones nacionales y extranjeras, que son autores de numerosos trabajos, etc. ;
sin hacerse la mencin pormenorizada de tales cargos, instituciones, escritos, libros,
etc.

Ello es as, para no herir la susceptibilidad del orador cuyo curriculum es

inferior, y dejndolo en evidencia frente al auditorio y a los dems oradores.

Si por el contrario, deben presentarse personajes pblicos sin curriculum vitae o

con un curriculum nfimo, el funcionario de Ceremonial debe optar por presentar a los
oradores haciendo tan slo la mencin de su nombre y cargo.

En la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto debe consignarse tambin el

telfono de los oradores y el nombre de sus secretarias, con el objeto de comunicar
cualquier cambio en el programa de la manifestacin que organiza o modificaciones de
ltimo momento en los trminos pactados.

Dentro de este rubro colocamos todos aquellos elementos que son necesarios
para adaptar el recinto elegido para el acto o recepcin, cuando este ltimo carece
naturalmente de aquellos.

Consideramos instalaciones especiales, por ejemplo, a las tarimas, estrados,

amplificacin, microfona, iluminacin complementaria, etc.

a) ESTRADOS Y TARIMAS. Respecto de los estrados y tarimas diremos que si el

acto no se lleva a cabo en un auditorio pero incluye la celebracin de una conferencia,
la pronunciacin de discursos, la entrega de premios o algn nmero de carcter
artstico, debe preverse un estrado o entarimado de por lo menos unos 20 o 30
centmetros de altura como mnimo, ya que con ello se logra reforzar la atencin del
auditorio en el foco del acto y permite que todos puedan seguirlo con abstraccin de la
altura corporal de la persona que se encuentra en la primera fila.

En todos los casos, el entarimado o estrado debe estar alfombrado o cubierto

por algn revestimiento. Ello no slo obedece a una razn esttica, sino que adems
coaduva a elevar la jerarqua del foco de atencin y a disimular la vejez, suciedad o
roturas de la madera.

Asimismo, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso muletn o

molleton de pao o terciopelo, con el objeto de evitarle al auditorio la antiesttica
visin de los pies de los conferenciantes; los cuales, humenos al fin, suelen quitarse
el calzado y hasta jugar con l de una manera escandalosa.

b) MICROFONIA: Respecto de la Microfona, diremos que el funcionario de

Ceremonial debe prever al menos dos micrfonos por estrado. Esto es as, ya que debe
evitarse aquello tan comn en muchos de los estrados que nos h tocado ver, y que
consiste en la existencia de un solo micrfono para cuatro, cinco, seis o ms
conferenciantes, con la consiguiente molestia para estos ltimos, que deben pasarse
contnuamente el micrfono, tratando de que el cable del mismo no tire las copas,

tarjetas, anteojos y lapiceras, o que no se enganche en el arreglo floral que suele

ornamentar el centro de la mesa.

En consecuencia, aconsejamos la utilizacin de al menos dos micrfonos, para

que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado, y el otro vaya al centro desde
la izquierda.

Por la misma razn, cuando el acto incluye preguntas de los asistentes, nuestra
experiencia nos aconseja prever al menos dos micrfonos ambulantes por auditorio,
uno que deber correr de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Con
ello se evitan las tpicas molestias que acarrean los cables de los micrfonos pasando
sobre las cabezas o enroscndose en el cuello de los asistentes.

De hecho, si el auditorio cuenta adems con un pasillo central, lo ideal es que

sean utilizados cuatro micrfonos, es decir, dos para cada ala: de izquierda, derecha
y centro a medio de la sillera.

Por ltimo, diremos que, si el presupuesto lo permite o si ste slo alcanza para
dos micrfonos ambulantes, debe tenderse a utilizar instalaciones microfnicas
inalmbricas.

c) ILUMINACION: En cuanto a la iluminacin del mbito del acto, diremos

que debe procurarse que este ltimo se encuentre perfectamente alumbrado, sin zonas
de oscuridad o penumbra. Ello facilita, no slo la visin del acto por el pblico, sino
adems el trabajo de camargrafos y reporteros grficos, que no debern conectar sus
equipos complementarios, evitndose as la consiguiente molestia para el pblico, la
conexin de cableados extras, y la sobrecarga de la instalacin elctrica que ha llegado
a provocar algunos apagones en ms de una recepcin o conferencia

De todos modos, habr de tenerse en cuenta que, si bien el mbito del acto debe
hallarse perfectamente iluminado, el organizador debe procurar que las luces no se
encuentren dirigidas a los asistentes o a los conferenciantes en forma directa, al estilo
de los reflectores teatrales.

El funcionario de Ceremonial debe reparar muy especialmente respecto de este

asunto, ya que la exposicin prolongada de los ojos a la luz directa, acarrea una
sensacin de ceguera, dolor de cabeza y nuseas, que terminan generalmente por
perturbar el carcter tanto de los oradores como del pblico, con el consiguiente peligro
para el xito final del acto.

Asimismo, deber preverse un equipo generador de emergencia en caso de que

se corte la electricidad, o que la ceremonia organizada sea victima de un boicot o de un
atentado. Este equipo generador de emergencia, no slo permite continuar con el acto
si es preciso, sino que adems facilita el retiro de los invitados del recinto en caso de
alguna eventualidad que requiera su urgente evacuacn.

d) AMPLIFICACION: Otro de los aspectos que debe prever el funcionario

de Ceremonial, es el correcto funcionamiento de los equipos de amplificacin de
sonido.

Lo ideal es que previo a iniciarse el acto, el funcionario de Ceremonial o uno de

sus auxiliares, se asegure en forma personal de la emisin del sonido proveniente de los
micrfonos o de los equipos de reproduccin musical.

De esta manera, se evita el tan difundido 1, 2, 3 ; probando que suele

decirse al momento de iniciarse muchas ceremonias, y que no slo provoca la hilaridad
de los asistentes, sino que adems denota una manifiesta imprevisin por parte de los
organizadores.

e) PODIOS: El Podio es una instalacin especial de uso comn en

grandes banquetes, seminarios, actos acadmicos y polticos, discursos, etc.

El funcionario de Ceremonial deber elegir el modelo de podio, de acuerdo al

tipo de acto que organiza, a su programa y a la jerarqua de los personajes que habrn
de utilizarlo.

Bsicamente hay tres tipos de podios: 1) Independiente; 2) Incorporado;

3) Mvil.

1) Podio Independiente. Este es el tipo de podio ms difundido. Se coloca,

como ya hemos dicho cuando estudiamos los auditoros, a la derecha del estrado o de la
mesa presidencial del acto, recepcin o ceremonia. Puede colocarse al ras del piso o
bien sobreelevarlo algunos centmetros sobre una tarima.

Por cuanto el podio tiene la funcin de apoyo del conferenciante, habr de tenerse en
cuenta que sea lo suficientemente ancho como para que aqul no slo pueda ubicar las
pginas del discurso, sino adems un vaso de agua, o un par de anteojos.

No debe colocarse jams el podio del orador detrs de la mesa principal de un

acto o comida, como tan comnmente sucede en nuestro medio. Esta disposicin del
podio provoca que los comensales o invitados de la mesa principal den
permanentemente la espalda al disertante.

2) Podio Incorporado. Este tipo de podio es muy corriente en los grandes

banquetes empresarios que se celebran en los Estados Unidos de Norteamrica.

Se trata de un podio fijo que se coloca en el centro mtrico de la mesa principal.

En este tipo de mesa, el anfitrin se coloca a la derecha del podio, dndole a su vez la
derecha a su primer invitado de honor ( I1 ). De haber un segundo invitado de honor
( I2 ), ste toma asiento a la izquierda del podio.

El podio fijo tiene un inconveniente: si bien presenta ciertas ventajas en

aquellos actos que requieren intervenciones sucesivas de los asistentes con mnimos
desplazamientos de estos ltimos; sin embargo establecen una especie de gran muralla
que divide en dos la mesa presidencial, e impide el contacto entre las autoridades que
se encuentran a uno y a otro lado de la mesa.

Un tipo especial de podio incorporado es el que podemos observar en algunos

parlamentos extranjeros, y sobre todo en el gran saln de la Asamblea General de la
Organizacin de las Naciones Unidas, en Nueva York

Es el tipo de podio que se encuentra en el centro mtrico del estrado

presidencial, pero en un nivel inferior al que se encuentra el sitio del presidente.

De esta manera, el presidente de la reunin no slo ve lo que ocurre en el

auditorio, sino que adems puede controlar la conducta y los tiempos en la intervencin
de los oradores.

3) Podio Mvil. Este tipo de podio se utiliza cuando la jerarqua de los

invitados es tal, que no puede exigrseles que se desplacen hasta un podio fijo.

Es el caso de los monarcas, a quienes se les alcanza el micrfono

donde se encuentren sentados.

Tambin se utiliza cuando se reunen a comer en una recepcin de gala varios

jefes de estado, y a los postres todos deben pronunciar discursos. De esta manera,
no se hace desplazar a los comensales, sino que lo que va trasladndose es el podio, de
un jefe de estado al otro.

VIII. TARJETEO.

Acerca de la confeccin, texto y concepcin grfica de la tarjeta de ubicacin,

habremos de referirnos ms adelante, en el captulo correspondiente a
la
Cominucacin Ejecutiva y Protocolar .

En ste, en cambio, hemos de formular algunas reglas de carcter tcnico referentes al

modo de colocar y controlar las tarjetas de ubicacin de una mesa, palco o estrado; y
a la forma ms eficaz de disimular una ausencia en una sillera tarjeteada.

En primer, lugar diremos que el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que,
la organizacin de todo acto protocolar, conlleva inevitablemente el tarjeteo del estrado
y de todos los sitios del auditorio que deben ser ocupados por aquellos asistentes que
han sido especialmente invitados.

Nuestra experiencia nos dice que jams debe librarse la ocupacin de los
asientos al azar, a la buena educacin o al sentido comn de los asistentes. De no
tarjetear, habrn de producirse desagradables incidentes entre funcionarios por disputas
protocolares, o entre los invitados comunes por la posesin de una mejor ubicacin.

Por ello, el funcionario de Ceremonial no slo debe prever la confeccin y

colocacin de tarjetas, sino adems su permanente control una vez que aqullas han
sido ubicadas en su sitio. Esto se aconseja por cuanto no resulta extrao que alguno de
los comensales o invitados cambie de lugar su tarjeta para conseguir una mejor
ubicacin.

El tarjeteo de estrados, mesas y auditorios conlleva la necesaria disposicin de

asistentes operativos o auxiliares dentro del mbito en el que se desarrolle el acto,
recepcin o ceremonia. Cada uno de dichos asistentes deber tener en su poder una
copia del plano general del dispositivo de ubicacin de los invitados, con el objeto de
que puedan acompaar a estos ltimos hasta su sitio, o bien, orientarlos si han olvidado
o no se encuentran seguros del nmero de su asiento, o del rea donde este ltimo se
localiza.

Por el mismo motivo, el funcionario de Ceremonial debe destacar un asistente

operativo en el estrado o mesa principal del recinto, el cual habr de encargarse, en
forma exclusiva, de acompaar a las autoridades presidenciales del acto hasta el
estrado. Este asistente ser tambin el encargado de ubicar a dichas autoridades de
manera indubitable, y de asistirlas y complacerlas ante cualquier tipo de requerimiento
especial.

En todos los casos, el asistente protocolar de estrado debe ser un agente

operativo de cortesa y cultura sobresalientes, y que debe dominar uno o ms idiomas
extranjeros. Tales requisitos son necesarios, ya que aqul debe estar en contacto
permanente con personalidades y altas autoridades nacionales y extranjeras; y por lo
tanto, debe encargarse dicha misin a la persona ms afable, servicial y cultivada que
forme parte del equipo protocolar de la reparticin o institucin anfitriona.

Otro de los temas referentes al tarjeteo que debemos mencionar, es el modo en

que debe solucionarse y disimularse la ausencia imprevista de un funcionario que
deba tomar asiento en un estrado.

De acuerdo a las rgidas normas del Protocolo clsico, ante la ausencia de un

invitado en un estrado, deben retirarse todas las tarjetas, quitar la tarjeta y la silla del
ausente, y volver a retarjetear la totalidad de los asientos, de acuerdo a las reglas de
derecha y proximidad.

Sin embargo, nuestra experiencia nos dice que este sistema puede utilizarse
siempre y cuando tengamos aviso de la inasistencia del funcionario con cierto tiempo de
anticipacin.

De lo contrario, si el funcionario confirm previamente su asistencia y a ltimo

momento avisa que no puede llegar al acto que se organiza, el retarjeteo debe realizarse
a la vista del pblico que ya ha comenzado a ocupar sus asientos.

Retarjetear a la vista del pblico ya sentado, no slo denota la imprevisin de

los organizadores, sino que los asistentes pueden pensar que aquel alto funcionario
ausente ha quitado su respaldo a la reparticin organizadora o a su titular; o bien que el
acto no es tan importante como para merecer su presencia.

Qu hacer entonces ?.

Nuestra experiencia profesional nos dice que debemos tarjetear el estrado de la

forma clsica ( Derecha y Proximidad ) ; pero que ante la ausencia imprevista de un

funcionario, debemos quitar la tarjeta de ste, y correr luego toda el ala de tarjetas un
lugar, hasta cubrir el sitio del ausente.

Es decir, que si tenemos tarjeteado un estrado de la siguiente forma:

------------------------ x ----------------------cm

cm: centro mtrico

y el funcionario nro. 1 avisa que no puede llegar al acto, debemos sacar su

tarjeta y correr las restantes de tal modo y con tal rapidez, que el pblico no alcance a
notar la ausencia de aqul.

Por ejemplo:

---------------------- x --------------------cm

cm: centro mtrico

Como vemos, el Anfitrin ( A ) se ha desplazado, pero recibe la derecha del

invitado nro. 2, con el que comparte el centro mtrico.

De este modo, el Anfitrin conserva su derecha, comparte por cortesa y por

emergencia el centro mtrico con su primer subalterno; y adems se logra una
disposicin armnica de todas las personalidades del estrado.

IX. SEGURIDAD.

La Seguridad es uno de los ingredientes ms importantes de un acto

protocolar; sobre todo, de aqullos que se organizan en el mbito oficial.

En efecto, el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que siempre que

organice un acto, recepcin o ceremonia, a los que deban concurrir autoridades
pblicas nacionales o extranjeras, debe ofrecer a sus invitados las mximas garantas
de seguridad.

Para ello debe contar con el auxilio de efectivos de seguridad, que pueden ser
tanto de la Polica de su zona, como de empresa privada o de la propia reparticin.

Por lo general, cualquier acto al que asisten altas autoridades nacionales, recibe
proteccin de la seccional o destacamento policial de la zona en la que aqul tenga
lugar. Por ello, el funcionario de Ceremonial debe incluir este tema en su Lista de
Chequeo, por cuanto debe comunicar a la autoridad policial el motivo, el lugar, la
fecha y el horario del acto que se organiza.

No obstante, cuando los invitados al acto revisten una jerarqua menor, y su

presencia no justifica el desplazamiento de efectivos policiales, el funcionario de
Ceremonial debe contratar los servicios de una empresa privada de seguridad; ya que,
pese a no pertenecer al mbito oficial, los asistentes - grandes empresarios, por
ejemplo - no pueden quedar expuestos a atentados, asaltos, secuestros o sus
automviles o enseres personales a su sustraccin o deterioro.

Ahora bien, sea oficial o privada, la seguridad especialmente requerida para el

acontecimiento debe ser puesta en contacto con el personal de seguridad permanente de
la reparticin si lo hay -, o bien, con el mayordomo del edificio, con el objeto de
estudiar todas las entradas, salidas y caminos que permitan el control absoluto del
mbito del acto, y la ms rpida evacuacin del recinto en caso de producirse alguna
emergencia.

De todo ello, el funcionario de Ceremonial debe estar al corriente, y por lo

tanto, debe exigir ser impuesto del plan general de seguridad y evacuacin. De este
modo, l podr instruir a sus asistentes operativos y auxiliares acerca de los
procedimientos que prevee dicho plan para los casos de emergencia.

Desde el punto de vista protocolar, los lugares que deben ser obligatoriamente
cubiertos por personal de seguridad son los siguientes: el recinto del acto, el
guardarropas y el estacionamiento.

X. VEHICULOS.

Otros de los tems que debe consignar el funcionario de Ceremonial en su

Lista de Chequeo y Seguimiento es el referido al estacionamiento, cuidado y
desplazamiento de los vehculos con que llegan y se retiran los invitados al acto,
recepcin o ceremonia.

Como regla general diremos que el organizador debe asegurar el establecimiento

vehicular para la totalidad de los automviles de los funcionarios y personalidades de
primer nivel que hayan sido invitados.

La mejor forma de lograrlo, es organizando dicho estacionamiento de la

siguiente forma:

1) Al igual que se disponen asientos para los funcionarios y personalidades,

debe reservarse un lugar en el estacionamiento para todos los automviles de cada uno
de ellos.

La reserva se realiza mediante la asignacin de un sitio para el automvil, el

que habr de ser visiblemente demarcado.

El estacionamiento puede ser dispuesto, sobre la explanada de acceso, dentro

del parking de la reparticin, en espacios reservados de la va pblica, o en
estacionamientos o garages privados cercanos especialmente contratados para la
ocasin.

El sitio de cada vehculo se seala con nmeros o letras, y debe ser asignado de
acuerdo a la jerarqua de su propietario; tenindose siempre en cuenta que los lugares
ms cercanos a la entrada y salida del garage, deben ser asignados a los invitados de
rango protocolar mayor.

Esto debe hacerse de ese modo, por cuanto el funcionario de mayor jerarqua no
puede permanecer en la puerta del edificio donde acaba de asistir a un acto, a merced
de cualquier eventualidad, mientras espera su vehculo que se encuentra encajonado
entre los automviles de los invitados que llegaron retrasados a la ceremonia.

2) El dispositivo de ubicacin de automviles debe ser puesto en conocimiento

de los asistentes. Para ello, puede remitirse al funcionario invitado un tarjetn en el que
se encuentre graficada la ubicacin del estacionamiento, sus accesos ( uno directo y
otro alternativo ), su entrada, su salida y el lugar que ha sido asignado a su
automvil.

Asimismo, debe remitirse un tarjetn en el que se encuentre visiblemente

impreso el nmero o letra de ubicacin, con el objeto de ser colocado en el parabrisas
delantero y facilitar, por ejemplo, el rpido armado de cortejos o desplazamientos de
los vehculos, de acuerdo al rango protocolar de sus ocupantes.

Si por falta de garage propio o cercano, el establecimiento debe llevarse a cabo

en la va pblica, deben gestionarse y remitirse a los invitados los correspondientes
permisos de libre trnsito y estacionamiento.

3) El garage o zona de establecimiento de los invitados debe hallarse

necesariamente bajo custodia policial, sea sta privada u oficial, con el objeto de
evitar la sustraccin o deterioro de los vehculos.

4) Asimismo, tanto la explanada como el garage o zona de estacionamiento,

deben contar con personal auxiliar de playa. Las tareas de dicho personal consisten en

llevar y traer los automviles hacia o desde su lugar de estacionamiento, sobre todo en
aquellos casos en que los invitados arriban conduciendo.

5) El desplazamiento de los automviles de los invitados, tanto dentro del

garage como frente al edificio anfitrin, debe realizarse de manera veloz, y por lo
tanto, sus vas de entrada, salida y circulacin deben hallarse en todo momento libres
de obstculos y embotellamientos.

6) De ser posible, no debe preverse uno sino varios garages o zonas de

estacionamiento. Dicha multiplicidad permite dividir la lista de los invitados, formar
grupos por identidad jerrquica, y luego asignar cada rango protocolar a un garage
distinto.

7) El funcionario de Ceremonial debe procurar que el personal auxiliar de

garage, de la explanada, de la puerta de acceso a la reparticin y del recinto del acto,
se encuentren en permanente comunicacin ( p. Ej. con transmisores ).

Por intermedio de sus aparatos de intercomunicacin, el personal auxiliar de

playa comunica a los asistentes operativos que se encuentran dentro del edificio, el
momento en que arriban las principales autoridades del acto, permitindole al
funcionario de Ceremonial acudir al encuentro de las mismas en forma personal.

De todos modos, por ms sincronizado, complejo o sostificado que sea el

dispositivo de estacionamiento, siempre ser mejor restringir a su mnima expresin la
cantidad de vehculos que deben ir hacia la puerta de la reparticin en busca de sus
pasajeros; reservndose tal beneficio slo para los funcionarios de mayor jerarqua.

Los restantes invitados deben desplazarse hacia los garages correspondientes, o

bien, aborda sus automviles en puntos de desconcetracin alternativos.

8) El tema del estacionamiento requiere un minucioso estudio previo por parte

del funcionario de Ceremonial, su equipo y los funcionarios de seguridad
involucrados; sobre todo, cuando se organizan concurrencias oficiales de varios
centenares de invitados. En estos casos, ms que en ningn ptro, deben preverse
itinerarios de arribo y partida generales y alternativos, horarios escalonados de llegada

de los automviles, y contratacin de microbuses que lleven y traigan a los invitados

hacia y desde las zonas de estacionamiento.

9)Por ltimo, diremos que en la organizacin del estacionamiento, el

funcionario de Ceremonial debe trabajar en estrecha colaboracin con los agentes de
seguridad y con las autoridades municipales de trnsito; ya que sin el concurso
armnico y permanente de estas ltimas, resulta imposible estacionar y movilizar
centenares de vehculos que convergen hacia ( o parten desde ) un mismo punto y al
mismo tiempo.

XI. ASEO.

En lo personal, creemos que la limpieza es una de las expresiones ms

exquisitas de la cortesa; y por lo tanto, uno de los requisitos indispensables de todo
acto protocolar.

De all, que nosotros consideramos el aseo de los mbitos protocolares, como

una responsabilidad ineludible del funcionario de Ceremonial.

No pocos colegas consideran que ocuparse de la limpieza del mbito y servicios

de una ceremonia es una actividad menor; y en consecuencia, la derivan al mayordomo
de la reparticin o se confan en los servicio habituales de maestranza.

Por el contrario, entendemos que el funcionario de Ceremonial debe supervisar

en forma personal o delegada la limpieza de todos los recintos y elementos que habrn
de ser utilizados en el acto, recepcin o ceremonia que se organiza.

En ms de una oportunidad, una recepcin se ha visto malograda por falta de

aseo. En lo personal, ha ocurrido que hemos sido invitados a ceremonias de muy alto
nivel protocolar, ornamental y gastronmico, pero los baos y pasillos cercanos al
saln en las que aqullas tenan lugar, se encontraban en un estado de abandono y
suciedad francamente lamentables.

De nada sirve, pues, que el recinto del acto se encuentre impecable, si los baos
estn inundados, las escaleras de honor no estn enceradas o las alfombras de los
pasillos de acceso se encuentran sembradas de colillas de cigarrilos. De tanta suciedad,
no hay sino un solo responsable: el funcionario de Ceremonial.

Respecto de los baos, diremos que, no slo deben estar limpios, con todos
sus servicios en perfecto estado de funcionamiento.

Adems, deben contar con aquellos elementos de tocador, de costura y de

lustrado que puedan llegar a necesitar los invitados ante cualquier contingencia.

En efecto, en el bao de hombres debe destacarse un seor y en el de mujeres

una seora, quienes, en una mesa y prolijamente dispuestos, habrn de tener todos y
cada uno de aquellos elementos: analgsicos, antidiarreicos, algodn, gasa hidrfila,
papel higinico, jabones, toallas, talco, quitamanchas, agujas, hilo de varios colores,
pomada para zapatos, cepillos, peines, y un largo etctera.

XII. ASCENSORES.

Cuando el recinto en el que debe llevarse a cabo una ceremonia se

encuentra en uno de los pisos superiores de la reparticin, el funcionario de
Ceremonial debe prever que uno de los ascensores sea destinado
exclusivamente al ascenso y descenso de las principales personalidades
invitadas.

La necesidad de reservar un ascensor es fundamental en dos premisas

protocolares bsicas:

1) Las principales autoridades no deben aguardar el ascensor en la fila comn de

los asistentes, por cuanto no pueden ser expuestas al asedio de sus admiradores, ni a
las agresiones de sus detractores.

2) En segundo lugar, tampoco deben ser invitadas a colarse por el

funcionario de Ceremonial, ya que ello las expone a los agravios de quienes van a
abordar el ascensor mansamente enfilados.

Del mismo modo, el funcionario de Ceremonial debe procurar que una vez que
las principales autoridades se encuentren en el piso del saln de actos, el ascensor
permanezca en este ltimo. Ello obedece a dos razones, una de orden prctico y otra de
seguridad.

La razn de orden prctico es que el ascensor debe encontrarse preparado por si

alguna de las personalidades presidenciales debe abandonar intempestivamente la
ceremonia.

La de seguridad radica en que, de producirse algn motivo de alarma, el

ascensor debe hallarse listo para permitir el urgente descenso de las autoridades.

XIII. ORNAMENTACION.

Dentro de este rubro, colocamos todos aquellos elementos que son necesarios
para adornar o decorar el recinto en que va a desarrollarse cualquier manifestacin
protocolar; como asimismo, todos aquellos elementos que pueden utilizarse para atraer
la atencin de un auditorio hacia el rea presidencial de un acto, recepcin o
ceremonia.

Por lo general, los principales elementos de ornamentacin protocolar son los

siguientes: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras,
tapices y piezas de arte.

a) ARREGLOS FLORALES: El funcionario de Ceremonial debe tener en

cuenta que en el mbito protocolar los arreglos florales deben ser sencillos y
moderados, y sobre todo armnicos; es decir, que no sean tan pequeos que
parezcan salpicaduras de colores, ni tan grandes que confieran al recinto el
aspecto de un funeral de ministro. Debe pensarse, como antes lo decamos
de las luces, en que el exceso de flores - por su aroma y por su polen - suele
acarrear a los invitados alrgicos no pocos trastornos; y que ello acaba por
malograr toda la brillantez protocolar pretendida por los organizadores. Lo ideal
es que se recurra a los arreglos florales con extremada moderacin, y slo en
aquellos casos en que, por la opacidad del recinto, se hagan absolutamente
necesarios. De todos modos, sean de la medida y en la cantidad que sean,
debe procurarse que tales arreglos sean confeccionados con flores
absolutamente inodoras, o al menos- tratadas qumicamente para
neutralizar su perfume. Otra de las premisas que debe tenerse en cuenta es
que los arreglos deben ser naturales, evitndose la utilizacin de flores
artificiales. Sobre el particular hemos de destacar que la utilizacin de flores
artificiales, tanto de plstico como papel o similar, se encuntra especialmente
vedada, no slo por las reglas organizativas del Protocolo oficial, sino
adems, por los principios ms elementales del buen tono social. Tampoco
deben utilizarse flores teidas de una tonalidad original, y menos an de los
colores nacionales del pas del que proviene nuestro invitado de honor.
Debemos tener en cuenta que las flores teidas no slo adquieren un
sospechoso aspecto de artificialidad, sino que adems, por haber sido
intoxicadas, duran mucho menos que las flores conservadas en su estado
natural. Por ltimo, diremos que en ningn caso debe recurrirse a la
ornamentacin con guas, cataratas o guirnaldas de flores; ya que ello no
slo no es correcto desde el punto de vista protocolar, sino que adems
denota en el organizador ena excentricidad y una cursilera francamente
lamentables.

b) CENTROS DE MESA: Sobre las caractersticas de los centros florales en

las recepciones, habremos de tratar ms adelante, cuando estudiemos el
servicio y el arreglo de las mesas protocolares. En este punto, en cambio,
diremos algunas palabras acerca de los centros florales de los estrados y las
mesas de trabajo. En primer lugar diremos que, como regla general, no es
protocolarmente correcto colocar centros florales sobre los estrados, las
mesas de trabajo y los escritorios de juramentos o firma de documentos. En
estos casos, debe ornamentarse con elementos ms acordes con la ocasin y

que son adorno habitual de los escritorios. Alguno de los elementos a los que
puede recurrirse son : los tinteros antiguos, los pequeos bustos, las
escribanas completas en plata o bronce y otros objetos similares. Los
estrados, las mesas de trabajo y los escritorios de juramento o firma, no
deben ser decorados con candelabros. Recordamos aqu que en caso de
tratarse de estrados, la mesa presidencial del mismo debe ser recubierta por
un pao o tela similar, con el objeto de ocultar las piernas y los pies de los
disertantes. Por ltimo, y aunque nosotros en particular no lo aconsejamos,
pueden colocarse sobre tales mesas o estrados las banderas representativas
de cada firmante o disertante en tamao de escritorio. Decimos que no somos
partidarios de ellas, pues no slo consideramos que privan a las mesas y
estrados de trabajo de toda elegancia; sino que adems, adscribimos a la
teora que prohbe ornamentar con smbolos nacionales de cualquier tipo. Sin
embargo, no podemos dejar de reconocer que el uso de las banderas de
escritorio es bastante comn en congresos, reuniones, simposios o
encuentros de carcter internacional. En estos casos, y haciendo abstraccin
de su contextura simbolgica, tales banderitas resultan de cierta utilidad, ya
que permiten identificar la ubicacin de las diferentes delegaciones en un
estrado o conjunto de mesas.

c) ARBOLES Y PLANTAS ORNAMENTALES: Los rboles y plantas

resultan de gran utilidad para la ornamnetacin de cualquier tipo de acto,
recepcin o ceremonia de carcter protocolar. En efecto, algn detalle de
decoracin verde permite aminorar la adultez de la que comnmente
adolecen los salones auditorios de las reparticiones pblicas.
Al igual
que los arreglos y centros florales, tambin los rboles y plantas ornamentales
deben ser armnicamente concebidos son sencillez y moderacin.
En lo
posible, estos arreglos deben ser naturales; aunque hoy en da pueden
adquirirse o alquilarse excelentes conjuntos ornamentales de vegetacin
artificial.
Sean naturales o artificiales, debe tenerse en cuenta que los
arreglos vegetales ornamentales para uso protocolar, deben ser muy sencillos
y moderados, de proporciones armnicas, y ubicados en aquellos lugares del
mbito en los que no entorpezcan el paso o asientos de los invitados.
Tambin pueden ser ubicados enmarcando el estrado presidencial o
jalonando los peldaos de una escalera de honor. En todos los casos, se
desaconsejan especficamente las cataratas vegetales que suelen pender
algunas veces de las galeras superiores de algunos salones de fiesta, como
as tambin las plantas colgantes de cualquier tipo; ya que, tal como suele
decir un colega nuestro, dichos arreglos confieren a los recintos protocolares el
aspecto de un invernadero tropical alergnicos y chabacano.

d) ALFOMBRAS: Como primera regla general, diremos que existen tres

maneras de ornamentar con alfombras un acto protocolar. 1) Disposicin de
camino exterior ( o perpendicular ) : En este caso, la alfombra se coloca
desde el punto de desembarco del avin o descenso del automvil hasta la
puerta de la aeroestacin o de la reparticin. 2) Disposicin de camino
interior: En este otro caso, la alfombra se coloca desde la puerta de la
reparticin hasta la entrada del saln donde se realice el acto, recepcin o
ceremonia. 3) Disposicin de fachada o estrado: En este ltimo caso, la
alfombra se coloca: 3.1.) En disposicin paralela a la fachada del edificio de
la reparticin, con el objeto de que sobre ella esperen las autoridades para
entrar todas juntas a la ceremonia o bien, 3.2.) Cubriendo toda la superficie
de un estrado, palco o tarima, con el objeto de que sobre ella sean
dispuestos los asientos de las autoridades presidenciales del acto. Como
segunda regla general, diremos que las alfombras protocolares deben ser
perfectamente de color rojo, ya que este ltimo ha sido siempre representativo
de la autoridad. En efecto, ya los antiguos emperadores romanos solan
cubrirse con mantos teidos de color prpura, sustancia sta que se obtena
costosamente de un rarsimo molusco bivalvo del Mar Rojo. Desde
entonces, el prpura primero, y el rojo despus, fueron los colores
caractersticos de los mantos y tocados de emperadores, reyes y cardenales.
Recordemos aqu a la llamada prpura cardenalcia . De todos modos, el
alfombrado protocolar debe reservarse para aquellas manifestaciones
ceremoniales a las que asistan nicamente el Presidente de la Nacin o
los Gobernadores de provincia. Debe tenerse en cuenta que el camino
alfombrado tena por objeto que el monarca no pisara el suelo, tal como lo
hacan los simples sbditos. De all, que carece de todo objeto protocolar el
alfombrar caminos o recintos de reparticiones menores en las que presiden sus
titulares, funcionarios de jerarqua sumamente lejana a la de la jefatura del
estado.

e) TAPICES: Los tapices son los elementos ornamentales por excelencia de

todo acto protocolar del ms alto nivel; ya que confiere a la decoracin una
terminacin de gran elegancia y sobriedad. Suelen ser utilizados de dos
maneras: 1) Colgados sobre el centro mtrico de la pares principal del
saln, detrs de las autoridades presidenciales del acto. 2) Colgados de la
varanda del balcn desde donde ha de presidir una manifestacin protocolar
el Presidente de la Nacin o el gobernador de una Provincia. Este uso,
todava poco comn en nuestro pas, ya ha sido practicamente adoptado por
casi todos los pases europeos, tanto republicanos como monrquicos. En
ambos casos, los tapices pueden representar un motivo artstico o bien el
escudo nacional del pas anfitrin o cualquier otro diseo herldico. Este
ltimo tipo de tapiz el que comnmente se conoce como tapiz repostero .

f) PIEZAS DE ARTE: Tambin las piezas de arte pueden ser utilizadas

para ornamentar el recinto de una ceremonia protocolar. Como regla general,
diremos que deben ser de tamao moderado y de motivos que no resulten
ofensivos al auditorio, o lesivos a la jerarqua o solemnidad del acto. Las
piezas de arte resultan de gran utilidad para realzar la presidencia de una
ceremonia. Por ejemplo, el sitio de la autoridad presidencial puede ser
dispuesto entre dos columnas, dos estatuas, dos nforas, o debajo de un
gran leo o de un busto alegrico.

XIV. SANIDAD. Otro de los aspectos organizativos que no debe descuidar

jams el funcionario de Ceremonial, es la cobertura sanitaria del acto,
recepcin o ceremonia que organiza.

El hacinamiento, el cansancio, las esperas y las tensiones que conlleva toda

manifestacin protocolar, suelen acarrear a algunos asistentes una serie de
malestares tpicos de las concurrencias pblicas, destacndose entre ellos las
lipotimias y los ahoguos, por ser los ms comunes.

En consecuencia, todo acto protocolar debe contar con la presencia de un

mdico, cuya funcin ser la de asistir cualquier percance de salud que pueda sufrir
alguno de los invitados o de las autoridades presidenciales. Algunos colegas suelen
sostener que para ellos resulta suficiente contar con la presencia de una enfermera, ya
que stas poseen todos los conocimientos profesionales para encarar una rpida
asistencia de primeros auxilios.

Por el contrario, nosotros somos partidarios de la contratacin de un mdico,

ya que hay malestares que pueden ir ms all de una lipotimia o de un ahoguo, y por
lo tanto, la primera atencin mdica de aqullos puede exceder los conocimientos de
una enfermera.

Pensemos que, si cualquier fallecimiento o infarto, por ejemplo, es

lamentable; el fallecimiento o infarto de un alto funcionario nacional resulta - adems
de lamentable - polticamente comprometedor.

El ejecutivo o funcionario de Ceremonial - nico responsable de la

organizacin general de un acto - no puede ser culpable de la falta de atencin mdica
de uno de tales personajes. No existe otra manera de eludir dicha responsabilidad que no

sea contando en el mbito de la ceremonia con la presencia permanente de un mdico;

ya que ser este ltimo quien - llegado el momento - habr de hacerse
profesionalmente responsable de la asistencia, traslado o defuncin del funcionario.

Asimismo, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe contar en su poder

con una nmina de direcciones y telfonos de los hospitales ms cercanos y de los
centros de urgencia especializados ( quemados, intoxicaciones, etc. ). En dicho
listado, no deben faltar tampoco los nmeros telefnicos de empresas de ambulancias
que cuenten con unidades coronarias y con unidades de asistencia intensiva compleja.

Por ltimo, tal como ya lo hemos dicho al referirnos al equipamiento de los

baos, el funcionario de Ceremonial debe procurarse todos aquellos medicamentos
de venta libre y de uso corriente para el tratamiento de malestares y accidentes
menores, tales como analgsicos, antidiarreicos, gasas hidrfila, etc.

XV. INCENDIOS Y EXPLOSIVOS. Una de las primeras actitudes que debe

adoptar el funcionario de Ceremonial ni bien se hace cargo de sus funciones,
es la de recorrer personalmente la reparticn con el objeto de estudiar todas
las vas de entrada, salida y evacuacin de su edificio.

Tal recorrida tiene por objeto el trazar los distintos tipos de itenerarios que
deben ser previstos en todo acto protocolar para llevar a cabo la evacuacin inmediata
de su mbito ante cualquier principio de incendio o ante la amenaza de detonacin de un
artefacto explosivo.

Para tener controlado este tipo de contingencias, es preciso afectar a la

realizacin del acto no una, sino varias entradas , destinando cada una de ellas a un
espectro jerrquico en particular.

Por ejemplo, el funcionario de Ceremonial puede dividir la lista de invitados

en segmentos de cantidades iguales de personas. Luego asignar a cada uno de
dichos segmentos una letra en particular; de manera tal que la personas del
segmento A evacen el saln por la puerta A, los del B por la puerta B ,
y as sucesivamente.

Lo dicho, tiene por objeto evitar los peligrosos amontonamientos que suelen
producirse en las manifestaciones pblicas al declararse un incendio o al anunciarse la
inminencia de la detonacin de un artefacto explosivo.

Lo ideal, es que el funcionario de Ceremonial se sesore previamente por

personal de bomberos y explosivos, con el objeto de que pueda estudiar los recorridos
desde una perspectiva tcnica; ya que ello permitir que, de producirse una
emergencia, sus criterios de evacuacin resulten compatibes y complementarios con
los aplicados por los bomberos y los agentes de la brigada de explosivos. Asimismo, el
funcionario de Ceremonial debe efectuar la peridica supervisin de los extinguidores
y dems elementos con que cuenta la reparticin para combatir las llamas, ya que
aqullos pueden tener distintas fechas de vencimientos, o necesidad de efectuarles
algn recambio o recarga.

Tambin resulta conveniente que tanto el funcionario de Ceremonial como los

miembros de su equipo, realicen algn tipo de curso, o al menos se asesoren, acerca
de las tcnicas de control y evacuacin de auditorios para los casos de incendio y
explosin. Por ltimo, diremos que el funcionario de Ceremonial no debe olvidar de
incluir en su direccionario de urgencia, los nmeros telefnicos del departamento de
bomberos de su zona y de la brigada de explosivos ms cercana a la reparticin.

XVI. PRENSA Por lo general, la Prensa suele ser uno de los ingredientes
ms conflictivos de cualquier manifestacin protocolar.
En efecto. Ms
pendientes de las posibles primicias que de las cuestiones protocolares, los
periodistas y fotgrafos suelen no respetar ni los vallados ni los sitios que
especialmente se les reserva.
Por el contrario, se desbandan, se cuelgan
de los palcos, se suben a los estrados, invaden los alfombrados, se
escabullen a los salones V. I. P., obtaculizan el desplazamiento de
caravanas y cortejos; y sobre todo - e invariablemente - acusan de
autoritario y antidemocrtico al funcionario de Ceremonial que intenta - en
vano - reencausarlo hacia su vallado o tarima reservada.

Cmo solucionar este problema?. Por el momento, en nuestro pas resulta

imposible trabajar con cronista o fotgrafo oficial, tal como lo hacen los Protocolos
ms antiguos y afianzados. En muchos pases slo se permite la entrada a los actos
protocolares de cronistas y fotgrafos de los departamentos de Prensa o
Comunicacin de sus gobiernos.

Con ello, los funcionarios de Ceremonial se aseguran el orden dentro de los

recintos, la obediencia funcional de fotgrafos y cronistas, as como tambin el
acatamiento de estos ltimos a las normas vestimentarias dispuestas para la ceremonia.
Recordemos aqu que en muchas naciones del mundo se conserva todava la
vestimenta de gran gala para los actos protocolares, y no se permite la entrada de
ningn periodista que asista vestido de sport.

De acuerdo a este sistema, los cronistas y fotgrafos oficiales hacen su

trabajo durante toda la ceremonia, lo procesan o revelan, y luego el departamento
de Prensa o Cominucaciones reparte el material a los medios y agencias noticiosas.
Esto tiene excelente resultado en aquellos pases, porque el periodismo entiende que
la noche de la ceremonia o de la gala no es para las primicias, sino para agasajar o
celebrar a alguna personalidad o fasto nacional desde una perspectiva
absolutamente formal y protocolar.

Gracias al sistema de cronistas y fotgrafos oficiales, pases como Espaa

o Francia organizan actos protocolares pulqurrimos, en los que las autoridades no
son agredidas a golpe de micrfono, o asediadas a preguntas en aquellos momentos
en los que slo deben pensar en las secuencias protocolares que deben cumplir, y
las que trataron de memorizar concienzudamente durante varias de las horas previas a
la ceremonia. Quienes se manifiestan contrarios a este sistema, sostienen que ste
atenta contra la libertad de trabajo de la prensa, y se coarta la posibilidad de obtener
alguna primicia periodstica.

Pero a aqullos les decimos lo siguiente: Qu primicia periodstica puede

descubrirse en una funcin pblica estatal que se celebra de la misma manera, todos los
aos, desde la poca de los virreyes?.

Ninguna, ciertamente; ya que las mismas autoridades salen del mismo sitio,
caminan por la misma calle, realizando las mismas acciones, y llegando al mismo
lugar, tal como lo vienen haciendo desde doscientos aos.

Ahora bien. Si no puede trabajarse en nuestro medio con cronistas y fotgrafos

oficiales, de qu manera puede encausarse a la prensa sin padecer sus ineluctables
acusaciones de autoritarismo?.

Desde el punto de vista de nuestra experiencia, hemos llegado a formular una

suerte de hexlogo, a travs de cuyo respeto, hemos alcanzado algunos logros en el
plano del mejoramiento de las difciles relaciones entre el Protocolo y prensa.

1) RELACIONES PERMANENTES CON LA PRENSA. El funcionario de

Ceremonial debe comprender que no debe recurrir a la prensa slo cuando
necesita de ella. Muchos de nuestros colegas se acuerdan de aquel periodista
que conocieron alguna vez en alguna ceremonia, y comienzan a fingirle
aprecio y a molestarlo telefnicamente o a enviarle gacetillas desde el
mismo momento en que principian la organizacin de una ceremonia. Este
ardid, tan comn por desgracia, es siempre descubierto y por lo general la
cobertura periodstica no se logra. Otras veces, cuando el acto que se
organiza tiene - de suyo ingredientes sumamente atractivos para la prensa,
el funcionario de Ceremonial consigue la concurrencia masiva de periodistas y
fotgrafos, pero al no conocerlos ni entenderlos, no les brinda ni siquiera las
mismas facilidades para que puedan trabajar con comodidad.

De all, que nuestra primera norma sea la siguiente: El departamento de

Ceremonial debe mantener relaciones constantes con la prensa. Antes, durante y
despus de cada acto, y an en el tiempo inactivo que corre entre ceremonia y
ceremonia. Tanto como el periodista debe entender que no existe primicia en el
protocolo; el funcionario de Ceremonial debe comprender que ninguna ceremonia
consigue la debida difusin y brillantez sin el concurso de la prensa.

Ceremonial, seguridad y prensa son los tres ingredientes inescindibles de toda

manifestacin protocolar en el seno de la Administracn Pblica. Antes de cada acto,
mucho tiempo antes, y an en el tiempo entre- actos, el funcionario de Ceremonial
debe reunirse con el departamento de prensa de la reparticin -si existe-, o bien con
los periodistas o medios acreditados en la misma con el objeto de comunicarles los
lineamientos generales de trabajo de su departamento de Protocolo, de las
caractersticas y secuencias de los actos oficiales consuetudinarios y de las normas
bsicas del Protocolo oficial y del respeto formal debido a las mximas autoridades
estatales que presiden o asisten a una ceremonia.

Nadie es necio de por s, ni irremediablemente necio. Quienes sostienen que la

prensa no entiende razones, y que encara su labor con prepotencia, se equivocan.
Nosotros creemos que cuando la prensa se desbanda y arremete contra custodios,
vallados y cortejos, es porque no han sido debidamente impuestos de sus lmites, o

bien no han tenido las suficientes instrucciones previas como para asegurarse de que tal
o cual funcionario no har declaraciones en un acto protocolar, ni an amenazado a
punta de micrfono.

Repetimos: la solucin es mantener relaciones permanentes con la prensa,

especializando a algn miembro del equipo protocolar en tales relaciones. Qu debe
entenderse por especializar?. Puede hacerle estudiar redaccin informativa, tcnicas
de acreditacin y de organizacin de salas, conferencias y visitas de prensa, entre
otras tcnicas aplicadas a las relaciones periodstico protocolares.

El encargado de prensa del rea protocolar debe examinar diarios y

semanarios, as como reunirse permanentemente con los medios y con los periodistas a
ttulo personal; todo ello, con el objeto de conocer la impresin que causa en tales
medios y profesionales el accionar tcnico que lleva adelante el departamento de
Ceremonial. Con ello, podrn descubrirse errores, desprolijidades, desbordes y faltas
de coordinacin entre las distintas reas que interactan en toda ceremonia protocolar.

Tambin resultan necesarias las peridicas reuniones de trabajo con fotgrafos y

tcnicos televisivos, con el objeto de conocer sus necesidades profesionales y
requisitos tcnicos que requiere su labor.

De estas charlas deben salir precisiones acerca de cules son los mejores
ngulos de fotografa o filmacin de una ceremonia, sobre todo aqullas que se repiten
peridicamente en la Administracin. De esta manera, ubicados en el lugar que les
resulta ms cmodo para trabajar, difcilmente los fotgrafos y camargrafos
entorpecern una ceremonia.

Por el contrario, si el funcionario de Ceremonial reserva para los reporteros y

camargrafos un lugar distante del foco presidencial del acto, o ubicado detrs del
pblico, o dispuesto frente a la luz directa del sol, no puede quejarse luego si aquellos
camargrafos o fotgrafos no respetan el lugar asignado y se desplazan por todo el
mbito de la ceremonia, hormigueando desordenadamente entre los funcionarios o el
pblico asistente.

La prensa acreditada en una ceremonia debe ser provista inevitablemente del

programa de la misma, de planos de ubicacin y de orientacin, en los que figuren los
sitios y vas de desplazamiento reservados a cronistas y fotgrafos por el
departamento de Ceremonial.

Si es necesario, el departamento de Protocolo debe distribuir entre la prensa

acreditada alguna suerte de folleto que contenga un repertorio elemental de normas
protocolares y de tratamientos con todo tipo de autoridades nacionales y extranjeras.
Este pequeo folleto ahorrara no pocos dolores de cabeza a los funcionarios de
Ceremonial, quienes por lo general se violentan cuando un periodista se dirige a un
funcionario de manera impropia, sin comprender o no queriendo asumir que es su
propio departamento de protocolo el que ha descuidado sus relaciones con la prensa.

El Protocolo es imagen, y el funcionario de Ceremonial debe entender que

no existe otro modo de proyectar esa imagen a la opinin pblica que no sea a travs
de los medios masivos de comunicacin.

2) GACETILLA DE PRENSA. El segundo de los tema que contiene

nuestro hexlogo es el referido a las gacetillas de prensa.

El funcionario de Ceremonial debe tener muy en claro que la gacetilla es,

especficamente, un informe objetivo, claro y escueto en el que se participa del
objeto y programa de una ceremonia, ni ms ni menos que eso.

Quienes redactan gacetillas de prensa de varias pginas, relatando de

manera pormenorizada todos los detalles del acto que organizan, no pueden
quejarse luego si la misma aparece en los peridicos ostensiblemente mutilada, o
lo que es peor, si lisa y llanamente no resulta publicada.

El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que una gacetilla de

prensa se publica sin cargo, y gracias a la buena voluntad o amistad de un
periodista, en aquellos espacios que quedan libres de publicidad o que el diario o
revista destinan a las miscelneas locales.

El funcionario de Ceremonial, pues, no puede pretender que la gacetilla de

cualquier acto menor sea respetada ntegramente, como si se tratase de una publicidad
paga o de algn fasto de alcance nacional.

Para que una gacetilla no fracase, entonces, debe radactrsela respetndose

las siguientes caractersticas:

a) Como ya hemos dicho al introducir el tema, una gacetilla de prensa debe

ser escrita con precisin y exactitud, utilizndose un lenguaje llano y
sencillo sin giros literarios ni tecnicismo.

b) Debe ser visualmente atractiva, es decir, que su presentacin debe ser

prolija, bien mecanografiada y plasmada sobre un papel de excelente calidad.

c) La gacetilla de prensa debe contener respuesta clara y directa a cinco

interrogantes bsico: quin?, qu?, por qu?, dnde? y cundo?.

d) Como su texto es escueto, debe ser escrita en una sola carilla, a dos
espacios y dejando un margen lo bastante ancho como para que un jefe de
redaccin pueda mecanografiar las instrucciones de publicacin al impresor.

e) En cuanto al modo de hacer llegar las gacetillas a semanarios y

peridicos, diremos que nunca ser por correo, siendo lo ideal apersonarse
en las redacciones, para entregarla en mano de una persona perfectamente
individualizada y con la que podamos efectuar las posteriores confirmaciones
de publicacin.

Por ltimo, y acerca de la mejor manera de redactar y presentar las

gacetillas, diremos que sera conveniente que el encargado de prensa del equipo
protocolar tome clases de redaccin informativa. En su defecto, un buen
entrenamiento para que una persona del staff protocolar aprenda a escribir para la
prensa, es leer las coberturas que hacen los peridicos y semanarios de los
distintos actos que se celebran en nuestro medio, con el objeto de analizar el modo
en que fueron escritas dichas noticias, y las caractersticas de aquellos actos que
suelen ser remarcadas por resultar de mayor inters para los lectores.

3) CONFERENCIA DE PRENSA. Si bien una conferencia de prensa no es

un asunto propio del Ceremonial, el concurso en ella del departamento de
Protocolo resulta siempre de un valor inestimable.

Ello quiere decir que el funcionario de Ceremonial no decide acerca

de la necesidad u oportunidad de una conferencia de prensa, ni delimita su
temario, ni establece los mecanismos de preguntas y respuestas.

La funcin del Ceremonial en estos casos, consiste en procurar que las

autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarqua, y
que los cronistas y fotgrafos cuenten con todos aquellos elementos suplementarios
que les permitan desarrollar su labor con absoluta comodidad.

El departamento de Protocolo interviene, por ejemplo, en los siguientes

aspectos organizativos de una conferencia de prensa:

a) INVITACIONES. Supervisa la redaccin y se encarga del envo y posterior

chequeo de las invitaciones que el departamento de prensa desee cursar a los medios
de comunicacin.

b) SALON ADECUADO. El departamento de Protocolo debe procurar que la

conferencia de prensa se lleve a cabo en el saln ms cmodo, amplio, claro y
acogedor de la reparticin; ya que es de suponer que dicho departamento tiene
estudiada y debedamente fichada la capacidad y la posibilidad de cada uno de los
salones pblicos del edificio. Recordemos que la eleccin del saln adecuado de
cualquier acto, recepcin o ceremonia es responsabilidad y tarea exclusiva del
funcionario de Ceremonial.

c) ELEMENTOS SUPLEMENTARIOS. El departamento de Protocolo debe

procurar que el saln elegido cuente con el debido acondicionamiento acstico,
amplificadores, altavoces, micrfonos, asientos confortables para los cronistas,
podio para los conferencistas, interpretacin, telfonos, fax, etc.

d) LUNCH. Tambin compete al departamento de Protocolo la organizacin y

servicio de lunch que aconsejamos siempre ofrecer luego de toda conferencia de
prensa. Recordemos que los periodistas son personajes muy ocupados, que salen de
sus casas a la madrugada, y que no suelen volver a ellas hasta bien entrada la noche,
luego de entregar el material del da en sus redacciones. Ello hace que a veces no
coman nada en toda la jornada.

Si servimos un lunch luego de una conferencia de prensa,

demostraremos hacia esos atareados y siempre apurados personajes, un
respeto y comprensin que siempre habr de ser bien recordado y
apreciado.

De este modo, cronistas y fotgrafos sabrn que siempre que nuestra

reparticin ofrezca una conferencia de prensa, podrn sentarse tranquila y
confortablemente a reponer fuerzas.

e) ENTREGA DEL MATERIAL. El departamento de Protocolo tambin puede

participar en la entrega de material informativo complementario a los medios de
prensa.

Por material informativo complementario entendemos por ejemplo: folletos

explicativos, planos, croquis, resmenes de los temas que habrn de tocarse,
curriculum del conferenciante, material fotogrfico, desgrabacin de la conferencia,
etc.

Para finalizar, diremos una palabras acerca del horario ms conveniente para
ofrecer una conferencia de prensa.

El funcionario de Ceremonial debe concertar con el de prensa la realizacin

de la conferencia en un horario que no coincida con la hora de cierre que tengan la
mayora de los medios invitados.

De esta manera la conferencia de prensa habr de contar con la presencia de -si no

todos- al menos de la mayor parte de los cronistas y fotgrafos que han sido
convocados.

4) VISITAS DE PRENSA.

Otra de las formas de estrechar las relaciones de la reparticin con los medios de
comunicacin es a travs de una visita de prensa.

Por ejemplo, una institucin u organismo inaugura instalaciones, o alguna obra de

inters pblico, y desea participar de ello a la comunidad por medio de la prensa.

En este caso, quiza ms que en ningn otro, el concurso del departamento de

Protocolo resulta imprescindible.

En la organizacin, desarrollo y atencin de una visita de prensa, el funcionario

de Ceremonial debe ser consultado ineludiblemente en los siguientes temas:

a) ELECCION DE LA FECHA. Ya hemos visto que este es un

asunto que atae especficamente al Ceremonial. En este caso debe
chequearse que el da o serie de das elegidos para la visita no coincidan con
un hecho periodstico que resulte de mayor inters para la prensa que el
organizado por nuestra reparticin.

Asimismo, debe tenerse en cuenta el flujo y reflujo de las tareas en las

redacciones de revistas semanales o mensuales para no invitar a los periodistas en
aquellos das cercanos al cierre de una edicin.

b) LUGAR DE REUNION. En este tipo de desplazamiento, sobre todo si

la visita tiene lugar en algn sitio lejano a las ciudades donde los medios tienen sus
sedes, es conveniente que los cronistas y fotgrafos sean convocados en un punto de
reunin comn, en el que el servicio de Protocolo habr de chequear sus
credenciales, entregarle el material que haya sido publicado para circulacin y del
nmero de asiento que le corresponde a cada pasajero en el autocar que sea dispuesto
para un posible transporte conjunto.

c) INVITADOS. El servicio de Protocolo tambin participa en la confeccin

de las listas de invitados, de las invitaciones, y del posterior envo y chequeo de estas
ltimas. El departamento de Protocolo debe procurar que en la invitacin figuren
algunos detalles sobre la visita de prensa que se organiza, con el objeto de despertar el
inters del invitado y asegurarse gracias a ello, la asistencia de la mayor cantidad
posible de medios.

Resulta ideal que al recibir la confirmacin de las asistencias, el departamento

de Protocolo remita al invitado un programa completo de la jornada o jornadas de la
visita de prensa, las reservas de asientos, las cartulinas de libre trnsito y de
identificacin para el automvil, y cualquier otro dato preciso que pueda resultar de
utilidad para los asistentes.

d) DISCURSOS, CONFERENCIAS Y CHARLAS. Como ya hemos

dicho, compete al funcionario de Ceremonial el asesorar a los conferenciantes acerca
del temario, duracin, orientacin, etc, de su conferencia o discurso.

Debe tenerse en cuenta que una visita de prensa se organiza para causar la
mejor de las impresiones a los asistentes. Por ello, el funcionario de
Ceremonial
encargado de la imagen formal de la reparticin- debe orientar al
conferencista para que al preparar su conferencia o discurso trate de imaginar las
preguntas que pueden surgir en el auditorio, con el objeto de que se encuentre
preparado para contestarlas sin titubeos y con absoluta solvencia, ya que de lo
contrario se malogra el objetivo pensado por el departamento de prensa para la visita, y
lo que es peor, la imagen general de la organizacin de la visita y de la reparticin
misma.

e) TRANSPORTE. Cuando la visita de prensa debe llevarse a cabo fuera de la

ciudad en la que se encuentra la sede de la reparticin, compete al departamento de
Protocolo la reserva de pasajes y la posterior asignacin de lugares para cada uno de los
invitados, siempre y cuando no se haya contratado un microbs para efectuar el
traslado.

Tambin compete al departamento de Protocolo el chequeo del

aprovisionamiento del refrigerio que debe servirse en viaje, sobre todo si este
ltimo es de larga o media distancia; como as tambin el estudio de las vas ms
rpidas de desplazamiento, con el objeto de que puedan cumplirse los horarios
fijados para cada una de las actividades de la visita.

Diremos que tambin sera conveniente contar en el transporte a utilizarse con

un gua que pueda sealar los lugares ms notables del trayecto; sobre todo si se
atraviesan lugares de gran inters histrico, cultural o econmico, ya que tales
precisiones pueden servir a los cronistas invitados para armar una o varias crnicas
complementarias, que sirvan para dar mayor realce o contorno a la cobertura
periodstica de la visita que se organiza.

f) DISTINTIVOS Y CREDENCIALES. Tambin compete al departamento

de Protocolo la confeccin y distribucin tanto de las credenciales para cronistas y
fotgrafos, como de los distintivos para el personal de la reparticin que habr de
colaborar en la atencin de los invitados.

Debe tenerse en cuenta, que siempre es conveniente que las credenciales de los
invitados sean diferentes a las de los asistentes operativos y auxiliares de la reparticin.
Esto tiene por objeto que los invitados puedan distinguir facil y rpidamente a los
miembros de la organizacin, y dirigirse a ellos cuando necesiten alguna cosa o deseen
expresar alguna inquietud particular.

Asimismo, debe tenerse en cuenta que tanto las credenciales como los
distintivos tienen que ser de tamao razonable, para que los nombres de invitados y
asistentes puedan leerse con absoluta comodidad.

g) ALOJAMIENTO. Cuando una visita se organiza lejos de la ciudad donde la

reparticin tiene su sede y los invitados deben pasar una o varias noches en la localidad
de la reunin, la eleccin, reserva y supervisin del alojamiento corresponde al
departamento de Protocolo.

En estos casos, debe tenerse especialmente en cuenta no slo la cantidad de

habitaciones que sern necesarias, sino adems los servicios extraordinarios que
requiere el tipo especial de husped que sern nuestros invitados. Por ejemplo, resulta
indispensable que el alojamiento cuente con telfono en cada uno de los cuartos, y por
lo menos con un servicio de fax en conserjera, para que los cronistas y fotgrafos se
encuentren permanentemente comunicados con sus redacciones.

h) OBSEQUIOS. Tambin compete al departamento de Protocolo la eleccin

y entrega de obsequios para los invitados. El obsequio puede consistir -por ejemploen algn producto o elemento tpico de la regin en la que se celebra la visita. Resulta
siempre de buen gusto obsequiar algo para que los invitados puedan llevar a sus
esposas.

5) ACREDITACION.

En los actos protocolares deben actuar tan slo aquellos cronistas y fotgrafos
que hayan sido previamente acreditados ante el departamento de Protocolo.

En efecto, no cualquier individuo que exhiba una credencial de prensa puede

acceder al mbito de una ceremonia, o a un palco reservado a los medios.

Muchas veces sucede que el personal de seguridad, al serle exhibida una

credencial de prensa, y por temor a ocasionar fricciones con los medios de
comunicacin, dejan pasar a sus portadores con el consiguiente perjuicio para la
organizacin general del acto.

Debido a ello, resulta que en un lugar en el que cabe, y en el que slo puede
trabajar con comodidad, una cantidad limitada de periodistas, termina hacindolo un
nmero incalculable e incontrolable de cronistas y fotgrafos que acaban por
diseminarse anmicamente por todo el mbito de la ceremonia, entorpeciendo su
desarrollo e importunando a sus invitados y autoridades.

Debe hacerse entender al personal de seguridad y de Protocolo que no es lo

mismo la credencial de prensa que la credencial de acreditacin.

La primera es la constancia de la pertenencia de un periodista a un medio de

comunicacin determinado. La segunda, es decir de la de acreditacin, es el
comprobante de que dicho periodista ha sido destacado por el medio de comunicacin
en el que presta tareas para realizar la cobertura periodstica especfica del acto
protocolar que organiza la reparticin.

La credencial de acreditacin de prensa puede ser entregada a su beneficiario de

dos maneras:

a) La credencial puede hacerse llegar con anticipacin, una vez que el medio de
comunicacin ha hecho saber el nombre de la persona que ha decidido destacar en el
acto que se organiza. En este caso, la credencial puede enviarse acompaada de
material informativo sobre los motivos, caractersticas y programa de la ceremonia.

b) O bien, la credencial puede ser entregada minutos antes de comenzar el

acto, en una oficina especialmente destinada al efecto, y contra exhibicin de la
correspondiente credencial de prensa del periodista que ha sido acreditado. Debe
tenerse en cuenta aqu que la nota de acreditacin ya fue recibida por el departamento
de prensa o Protocolo con anticipacin. En este caso en particular, los organizadores
deben cuidarse de que el apuro y los nervios previos a toda ceremonia no les lleve a
extender credenciales de acreditacin contra la sola exhibicin del carnet de periodista.

6) SALA DE PRENSA.

Otra de las maneras de encausar y mejorar las relaciones protocolares de la

reparticin con los medios de comunicacin, es a travs del arreglo de una sala de
prensa dentro del edificio de aqulla.

Ello permite el contacto cotidiano del departamento de Protocolo con los

cronistas y fotgrafos acreditados en la reparticin, pudiendo instruir a aqullos sobre
las modalidades de trabajo del departamento de Protocolo, y manteniendo ese tipo de
reuniones permanentes de la que hablbamos al referirnos a las relaciones con la prensa.

Debe tenerse especialmente en cuenta que la sala de periodistas cuente con una
sala de conferencia de prensa perfectamente equipada, y en la que los funcionarios
puedan ser interrogados en forma ordenada.

Desde el punto de vista protocolar, una sala de conferencias de prensa debe ser
dispuesta de la siguiente forma:

a) El foco de atencin, es decir, el sitio en el que habr de tomar asiento el

funcionario entrevistado, debe disponerse sobreelevado. La sobreelevacin se
aconseja para que dicho foco pueda ser visualizado con comodidad por todos los
periodistas presentes, sin importar el sitio del saln en el que se encuentren.

b) Debemos recordar aqu que el foco de atencin debe situarse siempre

contrapuesto a las entradas de luz natural del saln. Ello debe ser as, para que los
fotgrafos puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el foco de atencin
quede naturalmente iluminado sin efectos de contraluz.

Si tenemos en cuenta esta sencilla prescripcin al organizar una sala de

conferencia de prensa, los fotgrafos habrn de mantener el sitio asignado por el
Protocolo, sin dispersarse por todo el saln, so pretexto de la molestia del sol sobre
las lentes de sus cmaras.

c) El estrado del entrevistado debe situarse a una cierta distancia de la primera

hilera de asientos del auditorio, con el objeto de que ningn periodista ni fotgrafo se
acerque demasiado al funcionario. Debemos destacar que la reserva de dicha distancia

nada tiene que ver con una supuesta frialdad, lejana, altanera o menosprecio del
funcionario respecto de los hombres de prensa.

Por el contrario, la distancia entre el funcionario y los periodistas no slo

confiere mayor realce a la conferencia de prensa, sino que adems, permite un
desarrollo ms organizado de la misma y un cuidado mayor de la imagen del
funcionario.

No puede ser que hasta las ms altas autoridades nacionales sean golpeadas por
micrfonos, grabadores o telfonos celulares, ni asfixiadas, ni interrumpidas
permanentemente por los hombres de prensa. No slo va en ello una cuestin de
esttica o de organizacin protocolar sino que en estos casos debe tenerse especialmente
en cuenta el factor seguridad.

La confusin que trae aparejada la excesiva cercana entre el funcionario y el

pblico -sean o no periodistas- facilita la agresin directa de detractores y
magnicidas. Muchos son los ejemplos que nos da la Historia de grandes dignatarios
que fueron asesinados por haberse conducido descuidadamente ante los tumultos.
Desde Bruto al asesino de Indra Gandhi, pasando por Ravaillac y Gavrilo
Prinzip, se observa el mismo fenmeno: la excesiva y confusa cercana entre el
agredido y el agresor.

d) En toda sala de conferencia deben preverse dos tipos de podio: uno

individual y uno colectivo.

El podio individual debe utilizarse siempre. El funcionario debe hablar a la

prensa desde atrs de un podio. El podio tiene por objeto que el funcionario pueda
contar con un apoyo tanto para sus manos y brazos, como para el ayudamemoria y
dems papeles de los que pueda hacer uso en una conferencia de prensa.

Tambin debe contarse con un podio colectivo, es decir una especie de estrado,
para aquellos casos en que el funcionario debe enfrentarse al interrogatorio de la prensa
asistido por sus colaboradores.

Los estrados de los funcionarios pblicos deben llevar al frente de los mismos el
escudo nacional, provincial o municipal, o bien el logo o escudo de la institucin o
reparticin anfitriona o el de aqulla a la cual pertenecen.

Nunca, absolutamente nunca, un funcionario pblico debe ofrecer una

conferencia o pronunciar un discurso desde un podio que lleva a su frente el logotipo
de una empresa o del hotel en el que se lleva a cabo la ceremonia.

Cuando un funcionario se dirige a un auditorio desde un podio que ostenta un

logotipo empresario u hotelero, no hace ms que comprometer su imagen con la del
hotel o empresa, y a su vez, facilita la publicidad institucional de los mismos a travs
de todos los medios de prensa oficiales y privados que se ven obligados a efectuar la
cobertura grfica del acontecimiento.

El departamento de Protocolo debe transportar el podio oficial del

funcionario, all donde este ltimo deba conferenciar o pronunciar su discurso.

e) Una sala de conferencias de prensa debe contar con elementos de proyeccin

y reproduccin para la ilustracin de las conferencias con videotapes o pelculas.

f) Asimismo, debe contarse con un podio para el locutor de la conferencia y

otro para el jefe del departamento de prensa que la conduce.

g) El entrevistado debe hallarse preferentemente solo, en el centro y los

restantes podios en uno de los costados del saln. El entrevistado no debe compartir
el foco de atencin con un funcionario de rango menor. Slo se admite la posibilidad
de disponer podios contiguos en aquellos casos en que presiden la conferencia de
prensa dos funcionarios de rango similar. Por ejemplo, el Presidente de la Nacin
ofrece una conferencia de prensa junto a un jefe de estado visitante.

h) Por ltimo, diremos que una sala de conferencia de prensa debe contar con
los elementos de grabacin necesarios para poder luego desgrabar y publicar la versin
completa del interrogatorio y sus respuestas.

XVII. PERSONAL AUXILIAR.

Cuando hablamos del primero de los pasos que deban cumplirse al comenzar la
organizacin de cualquier tipo de acto, decamos que aqul consista en delimitar los
distintos mbitos en los que habrn de desarrollarse los diferentes pasos de una
manifestacin protocolar. Y decamos entonces que, bsicamente, todo acto,
recepcin o ceremonia se desarrolla en tres mbitos o fases claramente diferenciados.

Tales mbitos o fases eran los siguientes:

Una primera fase, que llambamos de exterior o de entrada, en la que se

desarrollan todas las acciones propias de la recepcin de exterior.

Una segunda fase, que llambamos de interior permanencia, en la que tienen

lugar las acciones propias de la recepcin, la atencin y la despedida de interior.

Y por ltimo, una tercera fase, que llambamos segunda exterior o de salida,
en la que se desarrollan todas las acciones propias de la despedida de exterior.

Luego decamos que el segundo de los pasos organizativos de toda

manifestacin protocolar consista en asignar funciones al personal que debe actuar en
cada una de las fases anteriormente delimitadas. Y decamos tambin -por ltimoque los tres tipos de funciones que deban asignarse en la organizacin y desarrollo de
toda manifestacin protocolar eran las siguientes: de direccin ( o conduccin ),
operativas y auxiliares.

Ahora bien, teniendo en cuenta la discriminacin de fases y funciones que

hemos hecho, vamos a analizar en este punto en particular, los requerimientos
especficos de personal que son necesarios en cada una de las fases del desarrollo de
cualquier tipo de manifestacin protocolar; como as tambin, las mltiples y
necesarias relaciones de colaboracin y subordinacin del personal auxiliar respecto
de los asistentes operativos del funcionario de Ceremonial.

En primer lugar, habremos de recordar al lector que consideramos como

personal auxiliar a todas aquellas personas que colaboran en el servicio,
acompaamiento, aseo, alimentacin, sanidad y acomodacin de todos los
asistentes a un acto, recepcin o ceremonia.

En segundo lugar, habremos de aclarar que el tipo y cantidades de auxiliares

necesarios en cada fase responde a los cnone que nosotros llamamos de mxima.
Es decir, que segn el tipo de acto que se organiza y los recursos econmicos de los
organizadores, podrn reducirse o eliminarse aquellas categoras que resulten
superfluas o demasiado costosas.

1- PRIMERA FASE EXTERIOR O RECEPCION.

Para nosotros, la Primera Fase Exterior (P. F. E. ) de un acto protocolar bien

organizado, debe asemejarse al dispositivo de recepcin de un hotel de gran
categora.

En efecto, cuando el funcionario de Ceremonial deba organizar un dispositivo de

recepcin eficiente, debe pararse frente a la puerta de un gran hotel internacional y
observar de qu manera se dispone la recepcin y atencin de explanada de un
pasajero.

Recomendamos basarse en un dispositivo de recepcin de este tipo, porque es

precisamente en los grandes hoteles donde ms y mejor se tiende a atender y a
agasajar al visitante, con el objeto de causarle una buena impresin y de que aqul
regrese al mismo hotel en su prximo viaje.

El lector habr observado que, al momento de ingresar en la explanada el

automvil que trae un nuevo hesped, el auxiliar que se encuentra en la puerta de
entrada ( portero ) abandona lentamente el umbral y se encamina hacia el cordn de
la vereda de la explanada.

Una vez que el automvil se detiene frente a l, y sin esperar que descienda el
chofer, el portero abre la puerta trasera derecha del vehculo dando la bienvenida al
pasajero.

Mientras el portero hace esto, el chofer ( que ha sido relevado de la obligacin de

correr a abrir la puerta ) se dirige al bal del automvil, lo abre, y saca de l el
equipaje para colocarlo en la vereda de la explanada. Finalizado el descenso del pasaje
y del equipaje, el portero toma este ltimo y lo lleva hacia el lado de adentro de la
puerta de entrada, donde se lo pasa a un auxiliar de interior del hotel, al que
comnmente se lo denomina botones.

Las ventajas de este dispositivo se advierten con mayor claridad an, cuando en la
explanada del hotel se reciben varios huspedes en forma simultnea, por ejemplo,
cuando arriba la caravana de una delegacin.

Como puede observarse, en este tipo de dispositivo de recepcin de exterior, se

verifican dos caractersticas esenciales de toda recepcin protocolar bien organizada: la
celeridad y la coordinacin. Y lo que es mejor an, la celeridad por la coordinacin.

Tal como vemos, el pasajero llega a la puerta del hotel y , en cuestin de

segundos, se encuentra frente al conserje efectivizando su registracin.

Cunto ms necesaria resulta, pues, la implementacin de este tipo de dispositivo

en el mbito protocolar oficial e institucional, donde se hallan en juego valores tanto
ms trascendentes que los beneficios puramente dinerarios que justifican la cortesa
hotelera.

Teniendo como base el llamado dispositivo de hotel , el dispositivo de recepcin

tipo de un acto protocolar debe ser organizado de la siguiente manera:

a) SEGURIDAD Y RECONOCIMIENTO DE EXPLANADA:

En el ingreso de la explanada de descenso deben ser cubiertas dos tipos de

funciones: seguridad y reconocimiento.

La tarea especfica de dichas funciones consiste en chequear el ingreso de los

automviles a la explanada, cuidando que ingresen a la misma slo aqullos que se
encuentren especialmente autorizados a ello. Para que el personal de seguridad y
reconocimiento de explanada pueda cumplir con su cometido con toda eficiencia, el
funcionario de Ceremonial debe cumplir con el requisito organizativo protocolar de
enviar a cada uno de los invitados que tengan acceso a la explanada, un tarjetn de
dimensin y color especial que deber ir dispuesto en un lugar visible del parabrisas
delantero del vehculo. De este modo, el reconocimiento del automvil se realiza con
absoluta claridad y rapidez.

El personal de seguridad y reconocimiento de esplanada debe contar no slo con

un listado de los automviles autorizados, sino que adems deben tener en su poder
un listado con los estacionamientos asignados a todos los invitados, ya que tambin
deben servir para orientar a los funcionarios que no traigan en su vehculo el tarjetn
indicativo.

b) PERSONAL AUXILIAR DE ORIENTACION DE EXPLANADA.

Cuando entre las puertas de ingreso a la explanada y la de ingreso al edificio en

el que tiene lugar el acto protocolar media demasiada distancia, y los automviles
de los invitados tienen que recorrer un largo camino sin que pueda visualizarse
claramente la fachada de dicho edificio o cuando en el predio existen varios
pabellones similares, debe destacarse Personal Auxiliar de Orientacin ( P. A. O. ),
cuya funcin consiste en indicar a los choferes la va correcta hacia el ingreso a la
reparticin o institucin.

Debe tomarse la precaucin de disponerse tambin el Personal Auxiliar de

Orientacin en los cruces y bifurcaciones del camino y en la va que corre de la puerta
de la reparticin o institucin hasta el estacionamiento, para evitar cualquier
confusin en los choferes.

c) PERSONAL DE ORIENTACION Y SEGURIDAD DE ESTACIONAMIENTO

En el estacionamiento V. I. P. del predio de la reparticin debe destacarse

tambin Personal Auxiliar de Orientacin ( P. A. O. ) .

La funcin del Personal de Orientacin de Estacionamiento en particular, consiste

en indicar a los choferes el lugar en que deben ubicar sus automviles. Debe tenerse
en cuenta que dichos lugares deben ser protocolarmente asignados de acuerdo a la
jerarqua del pasajero del vehculo, observando que los sitios de mayor jerarqua sean
los ma cercanos a la salida del estacionamiento.

La funcin del Personal de Seguridad de Estacionamiento, consiste en preservar

los automviles estacionados de posibles daos, atentados o robos.

d) PERSONAL DE PUERTA.

En la puerta del edificio en el que se lleva a cabo el acto protocolar, deben

cubrirse cuatro funciones: apertura de puertas, recepcin y chequeo, seguridad y
acompaamiento de interior.

La funcin de abrir las puertas de los vehculos para evitarle al chofer la tarea
de hacerlo, y lograr as una mayor agilidad en los descensos, debe confiarse al personal
auxiliar habitual de portera.

Una vez que el invitado desciende del automvil, debe ser recibido en la puerta
del edificio por personal de recepcin y chequeo protocolar. La funcin de dicho
personal consiste en dar la bienvenida al invitado en nombre del departamento de
Protocolo y recibir o chequear la tarjeta de intacin -si no lo hace otro personal
distinto adentro del edificio-, para evitar que alguien que haya podido sortear el control
de explanada pueda penetrar al edificio sin haber sido invitado.

El Personal de Recepcin y Chequeo Protocolar ( P. R. C. P. ) debe hallarse

asistido por personal auxiliar de seguridad, ya que este ltimo es el encargado de
despachar a quien no fuere invitado, mientras el agente de recepcin se dedica a dar la
bienvenida a quien desciende del prximo automvil.

Por ltimo, debe destacarse en la puerta del edificio a Personal Auxiliar de

Acompaamiento de Interior ( P. A. D. A. I. ) . Su funcin consiste en acompaar a
los invitados hasta el saln de actos, sobre todo en aquellos casos en que entre dicho
saln y la puerta de entrada media una cierta distancia o varios pisos por ascensor o
escalera.

Debemos aclarar aqu que la funcin de acompaamiento de interior debe ser

desarrollada por varios auxiliares. En efecto, esta funcin -cuando sea necesaria- no
debe ser llevada a cabo por un solo auxiliar sino por varios, para lograr de este modo
que vayan y vengan en forma contnua, evitandose as colas o aglomeraciones de
invitados que esperan en la puerta ser acompaados.

2. FASE INTERIOR O DE ATENCION.

Las funciones operativas u auxiliares de atencin que deben ser cubiertas en la

Fase de Interior o Atencin de todo acto protocolar son las siguientes:

Acompaamiento de Interior.

Orientacin de Interior.

Acomodadores de Estrado.

Auxiliares de Micrfonos.

Auxiliares de Guardarropas.

Traductores.

Intrpretes.

Taqugrafos.

Dactilgrafos.

Ordenanzas y Mucamas.

Mozos.

Calgrafos.

Locutores.

a) PERSONAL DE ACOMPAAMIENTO DE INTERIOR.

Ya nos hemos referido a l cuando tratamos acerca de las funciones conjuntas

del Personal de Puerta.

b) PERSONAL DE ORIENTACION DE INTERIOR.

La funcin del Personal de Orientacin de Interior (P. O. D. I. ) consiste en

recibir las invitaciones de los invitados y canjearlas -cuando corresponda- por las
tarjetas de ubicacin en mesas o auditorios. Esta funcin tiene mayor importancia
an, cuando no se cuenta con Personal de Acompaamiento de Interior, ya que el
Personal de Orientacin debe indicar las vas de acceso al saln de actos y evacuar
cualquier consulta sobre horarios, programas, instalaciones, etc.

c) ACOMODADORES DE AUDITORIO.

La funcin de este tipo de personal consiste en orientar o ubicar dentro del

saln de actos a los invitados acerca del lugar o asiento que deben ocupar en el
auditorio. Para cumplir con esta tarea, los acomodadores de auditorio deben contar
en su poder y en forma permanente con un plano del saln y las ubicaciones de
todos los invitados en el auditorio o, si se trata de una recepcin formal, de los
nmeros de mesa y asiento que les corresponden.

d) ACOMODADORES DE ESTRADO.

La funcin de este personal consiste en acompaar y ubicar en el estrado a las

autoridades presidenciales del acto. Asimismo, deben quedarse siempre cerca del
estrado para evacuar cualquier consulta o necesidad de dichas personalidades, las
cuales deben ser satisfechas de inmediato y en cualquier momento.

e) AUXILIARES DE MICROFONOS

En los actos que conlleven repreguntas del auditorio -por ejemplo

conferencias de prensa, simposios, etc.- deben ser destacados auxiliares de auditorio
especialmente encargados de alcanzar el micrfono a los asistentes que deseen
formular preguntas a los conferenciantes u oradores.

Lo ideal es que sean dispuestos uno o dos auxiliares por cada una de las alas del
auditorio, para evitar las consecuentes molestias que suele ocasionar el desplazamiento
de los cables sobre las cabezas del pblico.

f) AUXILIARES DE GUARDARROPAS.

En todo acto protocolar debe disponerse necesariamente un guardarropas, y en

este ltimo, una cantidad suficiente de auxiliares, con el objeto de que la recepcin y
entrega de las prendas se realice con la mayor agilidad posible.

El funcionario de Ceremonial debe prever la disposicin de un guardarropas

especial para las autoridades presidenciales del acto. Esto se aconseja as, porque
dichas personalidades deben poder entregar y retirar su abrigo sin espera alguna, a la
vez que deben tener la seguridad de que sus abrigos sean especialmente cuidados.

De todos modos, tanto en el guardarropas comn como en el V. I. P. debe

destacarse personal de seguridad; sobre todo en poca invernal cuando en dichos
guardarropas se deposita una fortuna en tapados de piel.

g) TRADUCTORES.

En todo acto, recepcin o ceremonia con una presencia importante de

invitados extranjeros, es necesario traducir previamente todos los programas,
conferencias y discursos al idioma de dichos invitados, o al menos a un idioma que
hable la mayora de ellos. Esto debe hacerse de tal modo ya que no puede someterse a
ningn invitado a presenciar una o dos horas de acciones y discursos que no
comprende, o a una sucesin de actos que no conoce de antemano.

h) INTERPRETES.

Cuando no se ha podido traducir previamente los programas, conferencias o

discursos, debe recurrirse a la utilizacin de los servicios de Personal Auxiliar de
Interpretacin ( P. A. D. I. ) .

Cuando debe interpretarse una conferencia o discurso de una de las

autoridades presidenciales del acto que no habla el idioma del auditorio, puede
utilizarse cualquiera de los sistemas de interpretacin siguiente:

h.1.) Interpretacin simultnea. Es la que se realiza a travs de unos aparatos

de recepcin cuyos audfonos se colocan los asistentes en forma permanente, y a
travs de los intrpretes transmiten lo que el orador va diciendo en forma simultnea.

Este sistema tiene la ventaja de que no prolonga el acto con las sucesivas
interrupciones de otros sistemas de interpretacin, pero tiene el inconveniente de que
suele resultar muy costoso, debido a las instalaciones especiales que requiere.

h.2.) Interpretacin diferida. Este sistema consiste en destacar un intrprete

que va traduciendo lo que dice el orador de manera diferida; es decir, cada vez que el
orador pronuncia algunos prrafos de su discurso o conferencia, hace silencio y espera
que el intrprete traduzca dichos prrafos al auditorio.

Este sistema tiene la ventaja que es ms econmico, pero tiene el inconveniente

de que hace durar el discurso o conferencia el doble del tiempo previsto. En efecto,
este tipo de interpretcin hace, por ejemplo, que si un discurso o conferencia dura
una hora, debido a las interrupciones sucesivas del intrprete que traduce el mismo
texto al idioma del auditorio, dicho discurso o conferencia termina durando ya no
una, sino dos horas, con el consecuente retraso en los horarios inicialmente previstos.

h.3.) Interpretacin a prrafos . Este sistema consiste en traducir

previamente el discurso o conferencia a pronunciarse, y reunirse luego con el orador
extranjero con el objeto de dividir el texto en prrafos, separando estos ltimos con
marca en los puntos aparte. Luego, ya en el acto protocolar, el orador leer su texto
descansando en los puntos aparte, mientras que un auxiliar que tiene la copia de dichos
texto tambin marcada, leer el prrafo previamente traducido que corresponda,
luego de cada punto aparte en el que descansa el orador.

Para que quede ms claro an, daremos a continuacin un ejemplo prctico de

este sistema:

ORADOR: lee su texto original.

En cada punto aparte lee la traduccin al

AUXILIAR DE INTERPRETACION:
auditorio

The legend tells us that a

Chirstian stonecutter, a certain
Marino had escaped in the 4 th.
Century A.D. from the Dalmation
Island Arbe to flee the persecutions
By the Emperor Diocletian, and had
Chosen Mt. Titano as hiding place.
La leyenda nos cuenta que en el
siglo IV d.c. un tallador de piedras
cristiano de nombre Marino, venido de la isla dalmtica de Arbe, se estableci sobre
el Monte Titano, para escapar de las persecuciones del Emperador Diocleciano.

Shortly after, attracted by

the fame of the Holy Man,
other monks came to Mount
Titano creating there a first
Christian Community.

Poco tiempo despus, atrados

por la fama del Santo, otros monjes se reunieron con l en el Monte Titano,
creando all la primera comunidad cristiana.

-----etc...------------------------------/

/-----etc...------------------------------/

Este sistema tiene ventajas: es el ms econmico de todos, ya que

consiguiendo una traduccin del discurso o conferencia y dividiendo previamente su
texto en prrafos, cualquier auxiliar puede traducir al pblico cualquier idioma.

Sin embargo, tiene un inconveniente ineludible: este sistema no sirve cuando

en el acto que se organiza puede darse lugar a repreguntas del auditorio. Recordemos
que este sistema no requiere que el auxiliar de interpretacin conozca el idioma del
disertante, ya que la traduccin fue realizada de antemano.

i) TAQUIGRAFOS Y DACTILOGRAFOS.

Cuando por el tenor de lo que pueda decirse en un acto protocolar pueda

necesitarse dejar constancia de cada una de las intervenciones de los disertantes, el
funcionario de Ceremonial debe prever la disposicin en el saln de uno o varios
taqugrafos que dejen constancia de todos los discursos o intervenciones que se estn
produciendo en el saln. Sobre todo, los taqugrafos son necesarios en aquellos actos
en los que no se cuenta con un equipo de grabacin en sala.

Debemos tener en cuenta, sobre todo en mbitos protocolares oficiales, que

algn funcionario que se siente injuriado o calumniado por las palabras de otro puede
llegar a solicitarnos una trascripcin de todo lo dicho para querellarlo ante la Justicia.

Del mismo modo, todas las desgrabaciones y los apuntes que se toman en una
reunin protocolarmente organizada, deben pasarse luego en limpio, por lo que se
hace necesario que el funcionario de Ceremonial cuente con una serie de dactilgrafos
a su disposicin, una vez finalizado cada acto.

j)

ORDENANZAS Y MUCAMAS.

Todo acto protocolar necesita indefectiblemente de Ordenanzas y Mucamas,

ya que existen una serie de actividades que deben ser desarrolladas por ellos, tales
como la atencin de la limpieza del saln, provisin de ceniceros, colocacin de la
ornamentacin y de los Smbolos Nacionales, arreglo general de la sillera, provisin
del agua del estrado, y un largo etc.

Por lo general, se minimiza la importancia de este tipo especfico de personal

auxiliar, y se derivan sus tareas al personal operativo del departamento de
Ceremonial. Esto es incorrecto, ya que un acto protocolar requiere del concurso de la
mayor cantidad de personal disponible, y los asistentes operativos no deben subsumir
tareas que bien puede llevar a cabo el personal de maestranza bien capacitado.

Por experiencia propia, nos consta que un auxiliar de maestranza bien

capacitado, lega a ser uno de los ms eficientes colaboradores del funcionario de
Ceremonial. Si por el contrario, el personal de maestranza no es capacitado y slo
recibe encargos menores, que no pasan de preparar mal y pronto el caf de la
reparticin, esto no hace ms que hablar del abandono en que el funcionario de
Ceremonial tiene a este tipo de personal y de su falta de vocacin por la capacitacin y
la coordinacin general de su rea.

k) MOZOS.

Sobre este tipo especfico de personal auxiliar hablaremos ms adelante,

cuando tratemos acerca del servicio de las recepciones y comidas protocolares.

L) CALIGRAFOS.

Cuando en el acto protocolar que se organiza deban entregarse invitaciones,

diplomas o certificados, el funcionario de Ceremonial debe prever el servicio de
calgrafos, o al menos, de auxiliares de su rea con buena caligrafa. Ello debe ser
as, ya que las invitaciones, diplomas y certificados en el mbito protocolar no
deben ser llenados a mquina sino a mano.

Cuntas veces hemos recibido invitaciones escritas a mano y en las que no

entendamos ni nuestro nombre, ni el acto al que nos invitaban, ni el lugar al que
debamos concurrir, ni el da o la hora en que debamos hacerlo. Lo mismo suele
suceder con los diplomas, en los que muchas veces el nombre del graduado o del
participante, o el del encuentro al que stos han concurrido resultan ilegibles.

M) LOCUTORES.

Por ltimo, diremos que todo acto protocolar bien organizado debe contar con la
presencia de un locutor o, al menos, con la de un agente de la reparticin o institucin
que tenga dotes para hacerlo.

La presencia de un locutor profesional tiene la ventaja de que el mismo ha

estudiado, en primer lugar, todas las tcnicas para serlo. Es decir, conoce
pronunciacin, modulacin, impostacin, etc. Adems, ha aprendido fontica y
trasliteracin de idiomas extranjeros an sin conocerlos, es decir, que un locutor
profesional que ha estudiado como se pronuncian los fonemas de varios idiomas, al
presentar a Shakespeare nunca dir Chaquespeare, sino Shcspiia.

Asimismo, un locutor profesional sabe como sortear imprevistos, presentar

correctamente autoridades, anunciar la presencia de funcionarios que han llegado
tarde sin que tal retraso sea evidente, eliminar a los ausentes de los listados de
autoridades, etc.

3. SEGUNDA ETAPA EXTERIOR O DE DESPEDIDA.

En esta etapa se requieren los mismos servicios de personal auxiliar que hemos
estudiado en la Primera Etapa Exterior o de Recepcin, ya que las acciones no son
ms que las mismas que tienen lugar en esta ltima, pero en sentido inverso.

XVIII. DESGRABACION DE DISCURSOS Y CONFERENCIAS.

El funcionario de Ceremonial debe procurar la grabacin de todos los

discursos y conferencias que se ofrezcan en cualquier acto, recepcin o ceremonia
que organice.

Las manifestaciones protocolares suelen contar con la presencia de numerosas

personalidades de los ms diversos mbitos, religiones e ideologas polticas. Por
ello, no resulta extrao que alguna de aquellas personalidades se sienta agraviada por
los trminos de la conferencia o discurso que pronuncia alguno de los disertantes; y un
da o dos despus de la ceremonia se comunique con el departamento de Protocolo para
pedir una copia de la grabacin del discurso o conferencia que le resulta agraviante.

De all que si nuestra recomendacin resulta de utilidad para cualquier tipo de

acto, adquiere una relevancia vital en todas aquellas manifestaciones protocolares que
se desarrollan en el mbito de una administracin pblica, debido a la trascendencia
jurdica y poltica que revisten los agravios.

Previendo tales pedidos, y no pudiendo saberse de antemano cundo una

disertacin habr de resultar agraviante para algn invitado en particular, el funcionario
de Ceremonial debe tomarse la costumbre de hacer grabar, y luego desgrabar, todas
las conferencias y discursos que sean pronunciados en cualquier acto que organice.

Tales desgrabaciones deben ser prolijamente transcriptas en papel y luego

multicopiadas, con el objeto de tenerlas listas para ser entregadas a quien las solicite.

XIX. MUSICALIZACION.

Hay dos maneras de musicalizar un acto protocolar: ambiental o

complementariamente.

a) MUSICA AMBIENTAL . Este tipo de musicalizacin es el generalmente

empleado en recepciones y banquetes. Su funcin es precisamente, la de crear un
ambiente acogedor, y de cubrir ligeramente los pequeos golpeteos de los
cubiertos y la vajilla sobre la mesa.

La msica ambiental no debe entorpecer la conversacin de los comensales,

por lo que su volumen debe ser muy suave y los temas a escucharse deben ser
absolutamente pacficos e instrumentales.

Deben ser pacficos por cuanto no debe perturbarse con innecesarias

estridencias el sosiego y la serenidad que deben reinar en toda manifestacin
protocolar. Y deben ser instrumentales, por cuanto la interrelacin de los
comensales no puede ser afectada por la necesidad de prestar atencin a la letra de
cancin alguna.

La msica ambiental puede ser de dos tipos: grabada o presencial. Como su

nombre lo indica, llamamos msica ambiental grabada a aquella que proviene de una
consola musical operada por un discjockey desde una cabina de transmisin. Por otra
parte, llamamos msica ambiental presencial, a aquella que proviene de un pianista,
cuarteto, sexteto u orquesta de cmara dispuestos en uno de los ngulos del saln y
que tocan en forma permanente durante todo el tiempo de la recepcin.

El tipo de msica ambiental que aconsejamos para las recepciones protocolares

es la grabada.

Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la presencia de msicos

en el mismo mbito en el que se realiza el banquete perturba el normal desarrollo del
mismo, ya que los comensales por no faltar el respeto a aqullos descuidan la
conversacin para dirigir la vista hacia la tarima en donde se encuentran los
ejecutantes.

Absoluta y especialmente desaconsejado queda el disponer un pianista

tocando tristes melodas en alguno de los rincones del saln comedor. Este sistema,
muy utilizado en hoteles y restaurantes, no slo no inspira la conversacin, sino que
adems confiere a la recepcin un aspecto de pobreza y melancola que atenta contra
la brillantez y el alborozo que deben reinar en toda manifestacin protocolar bien
organizada.

b) MUSICA COMPLEMENTARIA. Llamamos msica complementaria

aquel tipo de musicalizacin que se instrumenta disponiendo un concierto o espectculo
artstico como complementarios del programa de un acto, recepcin o ceremonia
protocolar.

En primer lugar diemos que, por las mismas razones que tornan
desaconsejable la msica ambiental presencial, la msica complementaria no
debe ser simultnea.

Por el contrario, siempre decimos que en las recepciones y banquetes la msica

debe ser como un aperitivo o un digestivo, es decir que debe ofrecerse antes o
despus, pero jams durante.

Todos sabemos que no importa la calidad, ni el inters, ni la melomana de

los comensales. Ante la diyuntiva de disfrutar de la comida o disfrutar del espectculo,
aqullos eligen inevitablemente el primero de los placeres, y los msicos y bailarines
terminan ejecutando o bailando para s mismos, ya que el auditorio se encuentra
enfrascado y reconcentrado sobre sus platos.

Tampoco debe ofrecerse un concierto o espectculo en el perodo entre-platos,

ya que torna muy prolongado el espacio que media entre comida y comida, y ello
atenta en particular contra la temperatura o punto justo de los manjares, y en general
contra la imagen total de la organizacin, que parecer demasiado lenta a los
comensales.

El concierto o espectculo complementarios deben ofrecerse antes o despus

de la recepcin o banquete. Ahora bien, dnde debe ofrecerse?.

El tablado, escenario o tarima puede disponerse de dos formas: dentro o

fuera del saln comedor.

b.1) DENTRO DEL SALON COMEDOR. Nada obsta a que el

tablado, tarima o escenario se disponga dentro del saln comedor, ya que
de todos modos no habr ni concierto ni espectculo alguno durante la
comida. Cuando hablamos de espectculo, inclumos tambin las entregas
de premios, plaquetas, medallas, etc., que generalmente suelen llevarse a
cabo durante una comida. Cuando ello ocurre, los comensales no saben si
deben aplaudir al premiado, mirar hacia el escenario, hablar con su vecino
de mesa o dar cuenta del manjar que tienen frente a s para que no se enfre.

Si el espectculo ha de ofrecerse dentro del saln comedor, debe tenerse en

cuenta que la disposicin de las mesas debe ser radial e intercaladas; es decir, que
deben situarse alrededor del escenario, en hileras intercaladas para que los
comensales de una mesa anterior no entorpezcan la visin de los de una mesa
posterior.

b.2.) FUERA DEL SALON COMEDOR. Cuando el espectculo se

ofrece en un saln contiguo, los comensales pueden ser ubicados en sillas
(tipo auditorio) o en mesas.

Disponer a los comensales en pequeas mesas redondas, facilita ofrecerles un

champagne ( si el espectculo es pre-banquete), o un caf y licores ( si el
espectculo es post-banquete). Pero atencin: en estos casos los mozos deben servir
el champagne o el caf antes de comenzar el espectculo o concierto, jams
durante, para no desviar la atencin ni entorpecer la visin de los comensales.

Por ltimo hemos de decir que la calidad el espectculo o concierto debe ser
acorde con la calidad de la ceremonia o del banquete, porque de lo contrario estos
ltimos resultan malogrados por aqullos. Ello quiere decir que si ofrece un
espectculo de bodevil, bailantero o protagonizado por un grupo de cantantes o
bailarines que, ligeros de ropa, intentan una mala mmica sobre una cinta de
playback. Siempre es preferible un buen concierto de cmara, un tenor o soprano
solista, una orquesta, o bien un ensemble folclrico de gran renombre.

De todos modos, sea cual fuere el tipo de espectculo elegido, lo cierto es

que no debe tener una duracin mayor a los treinta minutos; ya que de lo contrario
hemos visto que termina por aburrir al auditorio, no siempre mayoritariamente afecto
a las ms brillantes y delicadas expresiones artsticas.

XX. TRASLADOS.

Lo habitual es que cada una de las autoridades invitadas asista al acto

que organizamos en un automvil de su propia reparticin. Pero si alguna de
ellas no cuenta con movilidad propia, es obligacin protocolar de la
institucin o reparticin anfitriona el enviar un vehculo para procurar su
traslado.

Asimismo, es obligacin protocolar de la instutucin o reparticin anfitriona

contar con uno o varios automviles de reserva, afectados especialmente a la
recepcin que se organiza. Tales automviles deben preverse para la eventualidad de
que el vehculo de alguno de los invitados sufra algn percance mecnico o no asista
con puntualidad a retirar a su pasajero cuando finalice la ceremonia. El funcionario de
Ceremonial no puede permitir que un alto funcionario estatal invitado permanezca en
el hall de entrada de la reparticin esperando que pasen a buscarlo, tal como si se
tratase de un escolar olvidado por sus padres a la salida del colegio.

Otro de los traslados que corren por cuenta de la institucin o reparticin

invitante es el del invitado desde y hacia el aeropuerto ( o terminal de transportes ) por
el que aqul llegue o se vaya de la ciudad en la que se desarrolle el acto protocolar que
se organiza.

Ello debe ser as, por cuanto no puede librarse al invitado a merced de ladrones
de equipaje o de transportistas o remiseros inescrupulosos; ms an cuando nuestro
husped es extranjero o proviene de ciudades muy alejadas. Tengamos en cuenta que
si nuestro invitado sufre el hurto de su equipaje o la estafa de un remisero al llegar a
nuestra ciudad, queda mal predispuesto para concurrir al acto para el cual ha viajado; y
si por el contrario, tales percances suceden a su partida, stos habrn de convertirse
en el recuerdo ms importante de su viaje, a despecho de la brillantez o la perfeccin
organizativa de nuestro acto.

El funcionario de Ceremonial debe programar el traslado de su husped de

manera tal, que al menos un directivo intermedio de la reparticin o institucin
concurra a la terminal o aeropuerto para acompaar al invitado. Si la jerarqua
protocolar del invitado no justifica el desplazamiento de uno de sus directivos, la
reparticin o institucin anfritiona debe -al menos- procurar que el invitado sea
acompaado por un asistente operativo del rea protocolar.

Cuando la jerarqua poltica o el nivel econmico del pasajero de honor lo

justifiquen, el funcionario de Ceremonial debe destacar un agente de seguridad en el
automvil del traslado.

Tambin por razones de seguridad debe instruirse a los choferes de la institucin

anfitriona para que lleven siempre en todos los automviles afectados al rea protocolar
el correspondiente botiqun de primeros auxilios.

Por ltimo, debe insistirse a los choferes en que traten por todos los medios de
lograr que el invitado de honor ocupe el lugar que efectivamente le corresponde, es
decir el asiento trasero junto a la ventanilla derecha. Insistimos en este punto, por
cuanto es comn que los funcionarios y altas personalidades se obstienen en viajar en el
asiento delantero junto al chofer.

Cuando el pasajero de honor llega a la explanada de nuestra institucin o

reparticin en el lugar incorrecto, no hace ms que malograr el dispositivo de descenso
preparado por el departamento de Ceremonial, con los consiguientes trastornos en el
avance de la caravana de vehculos que traen a los restantes invitados.

La personalidad invitada, el chofer y el funcionario de Ceremonial deben tener

en cuenta que el personal auxiliar de explanada no tiene obligacin de conocer
fisonmicamente a todos los invitados; y que por ello mismo, si no respetan las reglas
internacionales de ubicacin de pasajeros en un automvil, el personal de explanada
puede incurrir en la desgraciada gaffe protocolar de abrir la puerta trasera del vehculo,
saludar y dar la bienvenida en nombre del departamento de Protocolo, a una secretaria
o asistente del invitado de honor, que venan sentados incorrectamente en el lugar de
honor.

Aquellos funcionarios y altas personalidades que acostumbran a viajar junto al

chofer suelen hacerlo generalmente motivados por un mal entendido espritu
democrtico, ya que piensan que es ofensivo, demasiado rancio y hasta fuera de moda
el viajar en el asiento trasero.

Pero a despecho de esa muy generalizada creencia, el funcionario que viaja

junto al chofer no es ms democrtico que aqul que lo hace donde le corresponde.

Por el contrario, el funcionario desubicado no slo descoloca e incomoda al

chofer bien educado y conocedor de su profesin, sino que adems no hace sino
demostrar un profundo desconocimiento de las reglas protocolares ms elementales y un
desdn lamentable por el esfuerzo organizativo del departamento de Ceremonial.

Tambin existen funcionarios y altas personalidades que dicen viajar junto al

chofer por razones de seguridad. Tampoco sirve esta excusa.

En efecto, los magnicidas actuales tienen dos caractersticas comunes

indiscutibles: Estudio de la vctima y efectividad.

Qu queremos decir con ello?.

Tras haber estudiado numerosos atentados desde el punto de vista protocolar,

hemos llegado a distinguir esas dos caractersticas en todos ellos.

En todos los atentados se ha comprobado que los magnicidas han hecho un

estudio previo de su vctima, tanto fotogrfico como en sus hbitos y gustos. De alli
que, jams han confundido al chofer con el funcionario que deseaban eliminar.

Y en segundo lugar, hoy en da los atentados son sumamente efectivos. Es

decir que los magnicidas, procurando asegurar el xito de su accin, ultiman por igual
a todos los ocupantes del vehculo sin excepcin, sin tener en cuenta el sitio en el que
se encuentran sentados.

XXI. SIMBOLOS LAICOS Y RELIGIOSOS NACIONALES Y EXTRANJEROS

.

Dentro de este rubro de la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto el

funcionario de Ceremonial debe consignar -entre otros- los siguientes smbolos:
Banderas, Escudos, Himnos, Bendicin, Crucifijos y Biblias.

a) BANDERAS Y ESCUDOS. Deben colocarse siempre que se realice

un acto protocolar en mbitos oficiales nacionales, provinciales y
municipales, y en toda ceremonia multinacional de carcter oficial.

Si la empresa, reparticin o institucin anfitriona no cuenta con ellos,

el funcionario de Ceremonial debe ponerse en contacto con las reparticiones,
instituciones o embajadas involucradas para que proporcionen sus escudos o
banderas. Respecto de este tema el funcionario de Ceremonial debe tener en
cuenta lo siguiente: cuando organiza una manifestacin protocolar que
demanda la disposicin de ms de una bandera o escudo nacionales, u uno
de estos smbolos no llega a tiempo o no puede ser proporcionado por la
embajada que los haba prometido debido a que no les fueron devueltos luego
de un acto anterior, es obligacin protocolar del organizador el retirar todos
los smbolos del saln dejando nicamente los del anfitrin, es decir los de
nuestro pas.

Si por el contario, el funcionario de Ceremonial pasa por alto la ausencia del

smbolo no enviado y deja los escudos o banderas de aquellas instituciones o
embajadas que han cumplido en tiempo y forma su solicitud, no habr ms que dejar
innecesariamente en evidencia al incumplidor, y dicha actitud, por ser en un todo
descorts, repugna los principios protocolares ms elementales. Despus de todo, el
embajador, funcionario o personalidad presente en el acto no tiene la culpa de un
incumplimiento de un tercero, y no puede ser ofendido y castigado haciendo notar la
ausencia de su escudo o bandera.

En definitiva se colocan las banderas y escudos de TODOS los pases

extranjeros, o provincias o instituciones participantes, o se colocan solamente los
nacionales o los de la institucin o reparticin anfitriona.

b) HIMNOS. El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que

en el mbito protocolar existen dos tipos de himnos: los Nacionales y los
institucionales y patriticos.

b.1.) Himnos Nacionales. Estos himnos son los simblicos

propiamente dichos, es decir, la representacin musical de un pas. Su
orden de ejecucin es el siguiente:

Si deben ejecutarse dos himnos, el Nacional se toca en primer lugar y luego

el extranjero.

Si los himnos nacionales que deben ejecutarse son ms de dos, en primer

lugar habr de escucharse el nacional anfitrin, y el orden de los restantes habr de ser
dispuesto de acuerdo al orden alfabtico del nombre del pas que aqullos representan.

Ahora bien, en qu momento de la ceremonia deben ser ejecutados los

himnos?.

Por lo general los himnos suelen ejecutarse al comienzo de los actos

protocolares.

Sin embargo debemos sealar aqu que muchos pases monrquicos no tienen
un himno nacional propiamente dicho sino un himno regio o una marcha real.

En estos casos el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que tales

himnos o marchas tienen internacionalmente reconocida la calidad de cancin
nacional, y por lo tanto, deben recibir los mismos honores de los himnos nacionales
propiamente dichos, es decir, ponerse de pie, llevar las banderas de ceremonia a la
cuja y aplaudir al final de la ejecucin.

Asimismo, debe tenerse en cuenta que tales himnos regios o marchas a veces se
ejecutan al principio y al final de las ceremonias protocolares, ya que se utilizan para
indicar el arribo y la partida del monarca.

En lo que respecta a nuestro Himno Nacional, y en virtud de la regla de la

analoga, sus honores deben rendirse de acuerdo a lo prescripto en el Ceremonial
educativo.

En efecto las disposiciones a tener en cuenta son las siguientes:

- Slo debe entonarse el Himno Nacional en aquellos actos que sean presididos
por la Bandera Nacional.

- El Himno Nacional debe ser entonado por la totalidad de los asistentes e

invitados especiales al acto, sin excepcin alguna. Salvedad hecha de los
extranjeros, claro est.

- Durante la ejecucin del Himno Nacional todos los asistentes deben

permanecer de pie y en posicin de firmes. Es decir, con las manos a los costados del
cuerpo. Las manos no deben colocarse tomadas por delante del cuerpo a la altura de la
ingle, ni tampoco deben tomarse por atrs del cuerpo.

- Al trmino de la ejecucin del Himno Nacional todos los asistentes

debern aplaudir, con la excepcin del abanderado y los escoltas.

- Durante la ejecucin del Himno Nacional la Bandera Nacional debe ser

llevada y mantenida en la cuja del tahal.

- Slo deben entonarse Himnos de pases extranjeros en aquellos actos que

sean presididos por la Bandera Nacional de ceremonia y por la del pas al que
pertenezca el himno.

- Del ceremonial educativo se desprenden las normas nacionales de

homenaje y ejecucin de los himnos extranjeros:

Durante la ejecucin del himno nacional extranjero todos los asistentes al

acto deben permanecer de pie y en posicin de firmes. Asimismo, durante su
ejecucin la Bandera Nacional y la extranjera deben ser levadas y mantenidas en la
cuja. Tambin los himnos extranjeros deben ser aplaudidos al terminar su ejecucin.

b.2.) Himnos Institucionales y patriticos. Llamamos himnos

institucionales a aquellos que representan a una institucin poltica, militar,
acadmica o religiosa determinada. Son himnos institucionales, por
ejemplo, los de los partidos polticos, los de las fuerzas armadas y de
seguridad, los de las universidades, los de los colegios, etc.

Llamamos himnos patriticos a aqullos que han sido compuesto en

homenaje de un procer determinado. Son himnos patriticos, por ejemplo, los
dedicados a D. Jos de San Martn, a D. Domingo Faustino Sarmiento, a D.
Jos M. Estrada, etc.

Los himnos institucionales y patriticos son de rango protocolar menor

respecto de los himnos nacionales propiamente dichos, en consecuencia, debemos
tener en cuenta que al ser entonados la bandera de ceremonia no debe ser llevada a la
cuja, sino que debe ser mantenida por el abanderado apoyada en el piso.

c) SIMBOLOS RELIGIOSOS. Dentro de este rubro ubicamos a la

Bendicin, el Crucufijo y la Santa Biblia o todo Libro Sagrado de cualquier
Religin, que suelen ser necesarios - sobre todo - en inauguraciones de
obras y asunciones de funcionarios y magistrados.
Salvo que alguno de los directivos de la reparticin o institucin tengan
cierta amistad o parentesco con algn sacerdote en particular, es obligacin
protocolar del funcionario de Ceremonial el cursar por escrito la invitacin al
prelado zonal o elegido para que concurra a efectuarse la Bendicin.

Si dicho prelado reviste una alta jerarqua eclesistica, corresponder

entonces solicitar una audiencia con el mismo para formularle personalmente la
invitacin, entregndole la correspondiente nota formal.

Tanto en la nota como en la entravista, debe explicarse al prelado el tipo de

obra a bendecir, el mbito en que se desarrollar la Bendicin, el ambiente
poltico o social que habr de hallarse presente, etc, con el objeto de que el
dignatario eclesistico pueda confirmar su presencia con toda seguridad, y a
sabiendas de que su alto servicio es sinceramente requerido y que ser
piadosamente valorado al menos por la mayora de los invitados presentes.

Del mismo modo, y con el mismo sentido, debe estudiarse la necesidad de

disponer de un Crucifijo o una Biblia -o cualquier Libro Sagrado- sobre el estrado o
escritorio de jura en la ceremonia de asuncin de un funcionario o de un magistrado.

Por lo general, el Estrado - al ser laico- ha dejado de proveer de Crucifijos a

sus funcionarios, y por lo tanto, si el funcionario entrante desea uno, seguramente
deber comprrselo en una santera. Debe tenerse en cuenta aqu que, para el
caso especfico de las juras, debe recurrirse al clsico Crucifijo de escritorio, es
decir, aqul que se dispone perpendicularmente apoyando la base de la Cruz sobre
un pie de metal, madera o mrmol.

En cuanto a los Evangelios -o cualquier otro Libro Sagrado-, diremos que son
siempre necesarios cuando la frmula de juramento del funcionario entrante los
invoca.

Es decir, que slo habrn de diponerse los Santos Evangelios -o cualquier

otro Libro Sagrado- cuando dicho funcionario elige la frmula por la que presta
juramento sobre aqullos. Esta distincin debe hacerse, puesto que en la actualidad
ya no se exige jurar sobre los Evangelios -o cualquier otro Libro Sagrado-, y se deja
librada la eleccin de la frmula del juramento a la libre conciencia del
funcionario.

Repetimos: si el funcionario manifiesta jurar sobre estos Santos

Evangelios... , es responsabilidad del funcionario de Ceremonial el conseguirlos
y disponerlos puntualmente sobre el estrado al momento de comenzar la ceremonia.

El inters en que dicho concepto quede absolutamente en claro, se debe a que

recordamos que en cierta oportunidad nos ha tocado presenciar un juramento en el
que el funcionario o magistrado invocaba los Santos Evangelios en la frmula de su
jura, y luego lanzaba su estertreo SI, JURO con la mano extendida sobre el
escritorio, ya que alguien no haba chequeado el envo de la Biblia.

Por ltimo diremos que cuando deben recibirse varios juramentos, y uno de
los funcionarios entrantes no jura sobre los Santos Evangelios, estos ltimos deben
ser retirados del escritorio o al menos, alejados de aqul.

XXII.

OBSERVACIONES.

En este rubro de la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto habr de

escribirse todos aquellos requerimientos especiales que demande la ceremonia que se
organiza o los de algn invitado en particular.

Por ejemplo, en el rubro Observaciones puede consignarse que tal o cual

invitado es diabtico o celaco, o de una religin en particular, o de alguna ideologa
muy extremista, o que proviene de un pas que se encuentra en guerra con el de otro
invitado que debe ser sentado muy cerca de aqul, etc.

Asimismo, en este rubro deben consignarse los requerimientos especiales de la

ceremonia que se organiza: por ejemplo, un toldo de tal medida y de tales
caractersticas, o un tipo determinado de flores, o resaltar que habr de necesitarse un
intrprete de un idioma sumamente extico, o que la decoracin del saln debe ser de
un color determinado, o que debe controlarse o acompaarse a tal invitado en
particular, o que debe preverse una rampa para que pueda sortear las escaleras un
invitado que se movilice en silla de ruedas, etc.