5 Linformation et ses sources

Nous analyserons successivement les caractristiques de linformation, les types de

documents sur lesquels celle-ci est consigne et les sources o trouver ces documents et ces
informations.

1 Linformation
1.1 Dfinition : une information est une donne qui a t traite afin dtre utile (en latin,
informare signifie "mettre en forme"). Linformation apporte son destinataire ou utilisateur
une connaissance nouvelle ou amliore sa connaissance et elle rduit son incertitude en se
diffrenciant de ce qui est dj connu.
1.2 - Les trois dimensions de l'information :
- dimension technique : le signe, les symboles qui sont mis, transmis et ventuellement
stocks ; ils doivent tre correctement crits, transmis et lus ;
- dimension smantique : c'est la signification vhicule par l'information ; les symboles et
signes doivent tre comprhensibles et apporter la signification dsire avec la prcision
dsire ;
- dimension utilitaire : cela correspond ce qu'apporte l'information en termes de savoir et
de connaissances, de transformation de la reprsentation d'une connaissance et de rduction
de l'incertitude ; aussi l'information traite et stocke doit tre adapte aux besoins prsents
et/ou futurs des utilisateurs.
Pour chaque dimension, des problmes particuliers peuvent se poser : problmes techniques
(mauvaise impression d'un document), problmes smantiques (message mal rdig donc
incomprhensible), problmes d'utilit (le message est lisible, comprhensible mais n'apporte
aucune information nouvelle utile). La dimension utilitaire de l'information est fondamentale
et dpend souvent de sa qualit smantique, ce qui ncessite souvent une "traduction"
destination des diffrents utilisateurs.
1.3 La diversit des informations
Les informations peuvent tre diffrencies :
- par leur nature : informations commerciales, financires, comptables etc. ;
- par leur objet : portant sur un sujet prcis ; par exemple : une information portant sur les
parits des monnaies (c'est l'objet de l'information) aura, selon la forme donnes, une nature
commerciale (impact sur le chiffre d'affaires), une nature financire (ncessit d'une
couverture financire), une nature comptable (cart de conversion, provision) ;
- par leur forme : crite, orale, chiffre, graphique, photographique etc. ;
- par leur support : papier, CD-Rom, affiche etc.
1.4 Les qualits de l'information
Une information doit satisfaire le besoin de l'utilisateur et conditionne largement la qualit de
la dcision. Ainsi, les qualits de l'information sont :
- l'objectivit : elle dcrit la situation observe et non le sentiment de l'observateur,
- la prcision : le degr de prcision doit tre en rapport avec les besoins de l'utilisateur,
- la fiabilit : la probabilit que l'information ne soit pas errone,
- la traabilit : justification de l'information en donnant sa source ou son mode de calcul,
- l'actualit : la qualit de l'information diminue avec son ge,
- la pertinence : adapte aux besoins de l'utilisateur,
- la disponibilit : l'information doit tre d'un accs ais pour les diffrents utilisateurs,
- la matrise de son cot, dans une optique cot/utilit.
P. Lecocq

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1.5 Le besoin d'information

Le besoin d'informations d'une organisation a trois sources principales :
- les obligations lgales : il est ncessaire de produire certaines informations dans une
certaine forme, une certaine date, pour le fisc, les actionnaires, les organismes sociaux
- le besoin de coordination de l'organisation : plus le travail est divis et, aussi, plus les
situations sont complexes, plus il est ncessaire d'changer des informations pour raliser la
coordination ;
- la prparation des dcisions : l'information est la matire premire essentielle la
dcision.

2 - Les types de documents contenant linformation

Linformation ou les informations recherches sont consignes (crites ou enregistres) sur
des documents.
2.1 Typologie des documents selon la nature du document :
- texte crit,
- enregistrement sonore,
- image fixe ou image anime,
- enregistrement audiovisuel,
- enregistrement lectronique :
o crit,
o multimdia qui intgre simultanment l'crit, le son et l'image sur le mme
support.
2.2 Typologie des documents selon le support utilis :
- le papier (texte crit, estampe, photographie, etc.),
- les supports analogiques :
o film (image fixe, image anime sonorise ou non),
o bande magntique (sonore ou audiovisuelle).
- les supports lectroniques :
o supports magntiques (disques durs),
o supports optiques (cdrom) pouvant contenir simultanment toutes les natures
de messages (textes crits, images fixes et animes, son, audiovisuel) ds lors
qu'ils sont numriss.
2.3 - Typologie relative au traitement documentaire :
- les documents primaires qui contiennent linformation recherche :
o ouvrages de rfrence (encyclopdies, dictionnaires, rpertoires ou annuaires),
o monographies (car documents uniques) ; il sagit des livres, actes de colloques,
thses et mmoires, rapports de recherche et rapports techniques, programmes
informatiques, bases de donnes informatiques,
o publications : revues, journaux, actes de manifestations scientifiques (colloques,
congrs), bulletins d'information officiels,
o documents graphiques (cartes, plans, images fixes ou animes),
o documents sonores.
- les documents secondaires qui facilitent l'accs aux documents primaires ou
l'information :
o catalogues,
o bibliographies,
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o notices bibliographiques (une notice bibliographique dcrit un ouvrage).

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3 Les sources de l'information

3.1 - Les sources dinformation internes
Lorganisation dispose de nombreuses informations manant de ses diffrents services :
- informations chiffres (production, chiffre d'affaires ralis, taux d'absentisme du
personnel...) ;
- informations commerciales : fichier clients, rapports de la force de vente, rclamations et
suggestions des clients (service consommateur) ;
- informations sociales (climat de l'entreprise l'annonce d'une restructuration, raction face
l'acquisition de nouveaux matriels...) ;
- informations juridiques communiques par le service juridique ou autres services ;
- informations techniques ou scientifiques.
Dans les organisations de taille plus importante, la bibliothque ou le centre de documentation
tient une place prpondrante d'informations. La gestion de l'information en interne consiste
mettre en place une base de donnes qui pourra tre consulte par tout public et qui variera en
fonction de l'importance du fonds documentaire, de la prcision de la recherche et de
l'investissement.
3.2 Les sources dinformation externes secondaires
Elles sont nombreuses et trs diverses quant leur origine. Elles regroupent toutes les
informations que l'entreprise va collecter auprs de la presse et d'organismes divers, publics
ou privs.
La collecte et lanalyse de l'information ont dj t effectues par une personne ou un
organisme pour d'autres motifs que ceux de l'entreprise. Ces informations sont contenues dans
des documents crits et de plus en plus dans des documents numriss (cdroms) et/ou
accessibles en ligne par Internet.
Ces sources sont essentiellement :
- la presse, les rapports dtude, les actes de colloques,
- les dpts de marques ou de brevets,
- les organismes publics : INSEE, Documentation Franaise, AFNOR, CNRS, INC, les
chambres de commerce et dindustrie,
- les organismes privs : cabinets de conseils et banques de donnes (ensemble d'informations
appartenant un mme domaine de connaissances, organises en un fichier informatis,
exploitable distance via internet ou bien au sein de l'entreprise par l'achat de cdroms),
- les bibliothques et centres de documentation gnralistes ou spcialiss.
3.3 - Les sources dinformation externes primaires
Si linformation nest pas prsente dans les sources dinformations secondaires ou que cellesci ne sont pas accessibles ou incompltes, ltude primaire est alors ncessaire. Lorganisation
peut, selon son besoin d'information, choisir entre deux modes de collecte :
- l'enqute, permettant de mesurer une opinion, une frquence d'utilisation ... ;
- les tudes qualitatives (par exemple runions de consommateurs), permettant de comprendre
les raisons ou les motivations d'un achat, d'une utilisation d'un produit ou d'un service

P. Lecocq

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