Procedimiento de Atencin de Denuncias

Marzo 2013

Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................... 2
2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO............................................................................... 2
3. LINEAMIENTOS GENERALES ..................................................................................... 2
4. DEFINICIN DE TRMINOS ........................................................................................ 2
5. El COMPROMISO DE ANTAMINA................................................................................ 3
6. TIPOS DE DENUNCIA .................................................................................................. 4
7. LNEA TICA ANTAMINA ............................................................................................. 5
7.1. Quin puede usar la Lnea tica Antamina? ......................................................... 5
7.2. Por qu debo usarlo? ............................................................................................ 5
7.3. Qu debo reportar?............................................................................................... 5
7.4. Qu informacin debo proporcionar?.................................................................... 5
7.5. Qu canales tengo disponibles? ........................................................................... 6
7.6. Cmo se va a utilizar la informacin? ................................................................... 6

1. OBJETIVO
El Procedimiento de Atencin de Denuncias establece los criterios a ser considerados por
los colaboradores de ANTAMINA para comunicar sus denuncias sobre el incumplimiento de
los principios establecidos en el Cdigo de Conducta.
2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es de uso de todos los colaboradores que conforman ANTAMINA.
3. LINEAMIENTOS GENERALES
El Procedimiento de Atencin de Denuncias se basa en los siguientes principios de carcter
general:

ANTAMINA considera que el reportas denuncias sobre posibles incumplimientos del

Cdigo de Conducta es una obligacin de todos y cada uno de sus colaboradores.
Los colaboradores que deseen manifestar una denuncia, en los trminos definidos
en este procedimiento, gozarn de completa inmunidad laboral, respecto al tema
reportado, siempre y cuando no se encuentren involucrados o implicados en el
hecho.
Los reportes de denuncia contarn con la garanta de confidencialidad y si es
necesario y explcitamente solicitado, se resguardar el anonimato del colaborador
informante.
ANTAMINA tiene un Comit de tica que se encargar de revisar las denuncias
reportadas, as como de aplicar los procedimientos internos de verificacin, no
dando lugar a reportes falsos o malintencionados.

4. DEFINICIN DE TRMINOS

Denuncia: Es una situacin que implica una posible infraccin al Cdigo de

Conducta, normas internas, faltas a la tica, conductas ilegales, incumplimientos a
las leyes vigentes y cualquier otra clase de irregularidades cometidas por
colaboradores o ejecutivos de ANTAMINA.

Colaborador Informante: Colaborador que reporta una denuncia.

Cdigo de Conducta: El Cdigo de Conducta es una gua que establece los

estndares de comportamiento y las disposiciones de cmo deben trabajar y
relacionarse los colaboradores con sus compaeros, proveedores y clientes, as
como con miembros de la comunidad y otras personas que tratan con ANTAMINA
Lnea tica Antamina: Medio annimo e independiente a travs del cual los
colaboradores de ANTAMINA reportan denuncias. La Lnea tica Antamina est a
disposicin de todos los colaboradores, 24 horas al da, los 7 das de la semana,
365 das al ao. Es completamente confidencial y protege la identidad de sus
usuarios.

Comit de tica: Organismo encargado de gestionar la cultura tica en ANTAMINA

y analizar las denuncias recibidas a travs de la Lnea tica Antamina.

5. El COMPROMISO DE ANTAMINA
ANTAMINA valora y aprecia positivamente el esfuerzo individual de sus colaboradores en el
cumplimiento de este procedimiento, y tiene el firme compromiso de evitar cualquier tipo de
represalias hacia las personas o colaboradores que reporten sus denuncias.
Todas las denuncias recibidas, que cuenten con elementos vlidos, sern investigadas por
el Comit de tica. Si luego del debido proceso de investigacin se comprobara que se ha
producido una desviacin del Cdigo de Conducta, se adoptarn las medidas pertinentes
de acuerdo a lo estipulado en la normativa laboral vigente y las polticas internas, todo ello
sin perjuicio de las sanciones, multas o penas que impongan los organismos
gubernamentales competentes.

6. TIPOS DE DENUNCIA
Tipo
Conflicto de Intereses

Soborno

Apropiacin o abuso
de los recursos de la Compaa
Informacin
confidencial
Alteracin de registros, reportes o
documentos de la Compaa

Incumplimiento legal
Recursos humanos
Incumplimiento de polticas o
procedimientos
Otras actividades no ticas

Descripcin
Situacin en la que un empleado obtiene un beneficio
personal producto de su posicin o funciones (v.g.
contratacin de familiares, contratacin de empresas
relacionadas con el empleado, entre otros)
Prometer, pagar, aceptar o recibir dinero o cualquier
cosa de valor, directa o indirectamente, para influir
indebidamente en la toma de decisiones u obtener un
beneficio personal indebido (v.g. regalos
inapropiados, coimas)
Robo de activos de la compaa o uso de los mismos
para fines personales, incluyendo bienes muebles o
inmuebles (v.g. equipos, vehculos)
Uso inapropiado de informacin confidencial de la
compaa o incumplimiento de las obligaciones de
confidencialidad (v.g. venta de informacin
confidencial)
Preparacin de reportes que no reflejan la realidad de
la Compaa.
Destruccin o manipulacin indebida de registros o
documentos de la compaa (v.g. manipulacin de
horas extras, falsificacin de documentos)
Incumplimientos de las leyes o regulaciones
aplicables a la compaa para beneficio personal o de
la empresa.
Discriminacin, intimidacin, acoso, hostigamiento u
otras modalidades.
Incumplimiento laboral.
Incumplimiento de polticas o procedimientos
operativos o administrativos que no impliquen otros
tipos de denuncia.
Otras denuncias no mencionadas anteriormente

7. LNEA TICA ANTAMINA

Todos los colaboradores son responsables de actuar de acuerdo con el Cdigo de
Conducta. Por ello, tambin son responsables de reportar sus denuncias acerca de
incumplimientos potenciales y reales a su supervisor o gerente inmediato.
Para aquellas situaciones en las cuales al colaborador no le fuera posible reportar una
denuncia a su supervisor o gerente inmediato, ANTAMINA pone a su disposicin la Lnea
tica Antamina, el cual opera de manera independiente garantizando la confidencialidad y
el anonimato de quien reportar una denuncia.
7.1.

Quin puede usar la Lnea tica Antamina?

Todos los colaboradores que forman parte de ANTAMINA

7.2.

Por qu debo usarlo?

La Lnea tica Antamina ayuda a mejorar y fortalecer la cultura tica de la empresa
permitindole tomar accin oportuna ante posibles irregularidades que afecten la
reputacin de ANTAMINA.

7.3.

No asuma que la gerencia ya sabe del tema

Est atento a seales de situaciones inusuales
Evale los casos con escepticismo profesional

Qu debo reportar?
Se debe reportar cualquier sospecha de conductas no tica o ilegal, violaciones a la
legislacin, regulaciones, polticas y procedimientos corporativos y al Cdigo de
Conducta. Ejemplos como estos incluyen, pero no se limita a:

7.4.

Discriminacin
Acoso
Hostigamiento
Conflicto de intereses
Falsificacin de documentos
Regalos inapropiados
Violaciones de confidencialidad
Uso inapropiado de los activos de la empresa
Uso inapropiado o destruccin de registros de la empresa
Robo
Sobornos y coimas
Facturacin inapropiada
Inapropiado reporte de tiempo y gastos
Qu informacin debo proporcionar?
La denuncia que se reporta a travs de la Lnea tica Antamina, en lo posible, debe
tener la mayor cantidad de informacin, de tal manera que facilite el anlisis y la
revisin de la situacin reportada.
El detalle de la situacin a reportar podr responder a las siguientes preguntas:

Quin es el (los) responsable (s) / involucrado (s)?

Cules son sus cargos o posiciones?
Qu hizo? (Situacin determinada)

7.5.

Qu sucedi?
Dnde ocurri?
Por cunto tiempo sucedi?
Cundo?
Todava est ocurriendo?
Dnde existe evidencio o sustento que puedan ser validados por la empresa?
Quien ms conoce de esta situacin?

Qu canales tengo disponibles?

Los medios disponibles que el colaborador puede utilizar en la Lnea tica Antamina
son los siguientes:
Pgina Web
http://www.lineaetica-antamina.com/
Buzn de voz 0 800 1 8112
(gratuito a nivel nacional)

7.6.

Buzn de correo electrnico

denuncias@lineaetica-antamina.com
Central Telefnica 0 800 1 8112 (gratuito a
nivel nacional)

Cmo se va a utilizar la informacin?

La informacin recibida ser revisada y validada por el Comit de tica segn el tipo
de denuncia y los niveles de involucrados. Las denuncias sern investigadas por las
reas respectivas de la empresa.