Sunteți pe pagina 1din 30

Sustentación V Programa de actualización Profesional de Ingeniería Civil

Programa de actualización Profesional de Ingeniería Civil Propuesta integral de mejora de la gestión de horas

Propuesta integral de mejora de la gestión de horas hombre

mediante la aplicación de

tecnología de la información en obras de la empresa GyM S.A.

Integrantes:

Natalia Lainez Santiago Alvarado

Índice

1.

Presentación de la Empresa y Aplicación de Conceptos de TI

2.

Diagnóstico de la Situación Actual

3.

Determinación de la Problemática

4.

Planteamiento de Propuesta de Mejora «Tareo Virtual»

5.

Comparativo de Costos Entre el Sistema de «Tareo Convencional» y la Propuesta de Mejora o Sistema «Tareo Virtual»

6.

Beneficios Cualitativos de la Propuesta de Mejora o Sistema de «Tareo

Virtual»

1. Presentación de la Empresa y

Aplicación de Conceptos de TI

Presentación de la Empresa

80 años en el mercado

GyM pertenece al Grupo

Graña y Montero

División DOC, DEM y DED

Gerencia General Comercial Legal Gerencia Gerencia de Propuestas y Contratos Técnica Gerencia de Gerencia de
Gerencia General
Comercial
Legal
Gerencia
Gerencia de Propuestas y
Contratos
Técnica
Gerencia de
Gerencia de Equipos y
Logística
Administración y
Finanzas
Gerencia de Recursos
Gerencia de
Humanos
Integración
Administrativa
Ranking de las 7 constructoras con mayor volumen de ventas en el Perú (US$ MM)
División
División Obras
División
Electromecánica
Civiles
Edificaciones

Venta de GyM S.A. al cerrar el 2013

US$ 1,652 millones

Ventas de DOC y DEM US$ 1,057

Ventas de DED US$ 324

Proyección de Obreros en Planilla

 

Proyección de Obreros en Planilla de GyM S.A. (2008 – 2017)

 

Año

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

N° Obreros

6,195

7,185

8,385

9,954

11,659

13,488

18,900

24,800

30,700

36,600

Inc. Anual

-

990

1,200

1,569

1,705

1,829

5,412

5,900

5,900

5,900

40,000 35,000 30,000 25,000 20,000 N° Obreros 15,000 Inc. Anual 10,000 5,000 - 2008 2009
40,000
35,000
30,000
25,000
20,000
N° Obreros
15,000
Inc. Anual
10,000
5,000
-
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
Año
GyM S.A. enfrenta un crecimiento sin precedentes de requerimientos de mano
de obra  Necesidad de sistema claro, oportuno y confiable de gestión de HH
N° Obreros

Importancia de la Gestión de HH

«Los proyectos a los que nos enfrentamos hoy en día son cada vez más complejos. Sin embargo, la gestión de horas hombre, siendo un elemento con gran impacto sobre los resultados de los proyectos, se sigue manejando de una manera artesanal

un elemento con gran impacto sobre los resultados de los proyectos, se sigue manejando de una

?

un elemento con gran impacto sobre los resultados de los proyectos, se sigue manejando de una
un elemento con gran impacto sobre los resultados de los proyectos, se sigue manejando de una

Aplicación Conceptos de TI

Definición según ITAA Estudio, diseño, desarrollo, implementación y gestión de sistemas de información computarizados para convertir, almacenar, proteger, transmitir y recuperar información

Meroño 2010 Los beneficios de las TI son claros en ambientes de

trabajo bien estructurados. Si el flujo de trabajo, incluyendo personas, tareas y herramientas, puede ser

predefinido, la automatización es la

mejor opción.”

ser predefinido, la automatización es la mejor opción .” Maneras en que las TI agregan valor

Maneras en que las TI agregan valor a un proceso:

La aplicación de TI para

1.

Automatizando todo o parte del proceso informativo, anteriormente llevado de forma manual.

optimizar un proceso debe diseñarse específicamente para

2.

Eliminando algunas de las transferencias de información.

este, debido a que cada proceso y las relaciones entre

3.

Eliminando o reduciendo los re-trabajos que no agregan valor.

sus componentes son únicos.

4.

Acelerando el proceso de trabajo mismo y así

haciendo posibles economías de velocidad.

2. Diagnóstico de la Situación Actual

Descripción del Proceso

Descripción del Proceso Proceso de gestión de horas hombre con Tareo Convencional

Proceso de gestión de horas hombre con Tareo Convencional

Procesos Principales

PROCESO

INPUT

PROCESO APLICADO

OUTPUT

PR01 Ingreso/Salida a

Trabajador ingresa/sale de obra y entrega DNI a vigilante

Trabajador coloca información (nombre y hora de ingreso/salida) en formato impreso

Al final del día se entrega el formato a Administración de Obra

Obra

para su archivo

PR02 Asignación

Reunión diaria de cuadrilla y

Jefe de cuadrilla asigna

Trabajadores se dirigen a sus

de Actividades

plan diario de trabajo

actividades a cada trabajador

frentes y partidas de trabajo

PR03 – Recopilación y consolidación de información

PR03 Recopilación

y consolidación de

información

Información de asignación de

Al final del día, jefe de cuadrilla traspasa la información al formato de tareo

Ing. de Campo recibe tareos de

partidas en libreta de jefe de

todos los jefes de cuadrilla por

cuadrilla

toda la jornada

PR04 Control y Validación de Hojas de tareo

Hojas de tareo validadas y revisadas por el Ing. de campo

Administración escanea y envía hojas de tareo a Digitación

Digitación recibe hojas de tareo escaneadas

PR05 – Digitación de Hojas de tareo

PR05 Digitación de

Hojas de tareo

 

Digitadores ingresan información de hojas de tareo a Software SISPO

Información de tareo registrada en

Hojas de tareo escaneadas

base de datos de software SISPO

PR06 - Pago de planillas

Información de tareo

Administración genera boletas

Trabajadores reciben boletas de pago

 

registrada en base de datos de software SISPO

de pago y entrega a cada trabajador

PR07 Generación

Información de tareo registrada en base de datos de software SISPO

Oficina Técnica y Producción generan reportes sobre la información registrada

Reportes de Control

de Reportes de Obra

(Productividad, Avance, Costo, etc.)

3. Determinación de la Problemática

Descripción de la Problemática

Los tareos se elaboran al final de la jornada

Se asignan HH a partidas y frentes incorrectos o no vigentes, lo cual provoca una posterior reclasificación de HH y controles poco confiables

No se tiene información en tiempo real ni disponible para las áreas interesadas

OT y Producción no esperan los reportes de Digitación para ingresar las HH en sus controles e indicadores; digitan su propia información

No se verifica los tareos contra el registro de entradas y salidas de personal de obra

Se utilizan talonarios físicos y el llenado es manual

Es común el extravío de hojas de tareo lo cual conlleva a reintegros para el pago de

planillas y controles poco confiables

El personal del área de Digitación está altamente desmotivado

Costo Actual de la Gestión de HH

Costos Mensuales Sistema Convencional (S/.) - julio/2013

Costo Empresa Sueldos Área de Digitación

Costos Corporativos

Costo Digitación en Obra para Generar IP

57,069.00

22,050.00

28,050.00

Costo Total Mensual 107,169.00
Costo Total Mensual 107,169.00
Costo Total Mensual 107,169.00
Costo Total Mensual
107,169.00

Costo Mensual (US$)

Costo Anual (US$)

N° de obreros a julio de 2013

Costo mensual por obrero (US$)

Costo anual por obrero (US$)

38,274.64

459,295.71

13,488

2.84

34.05

38,274.64 459,295.71 13,488 2.84 34.05
Costo mensual por obrero (US$) Costo anual por obrero (US$) 38,274.64 459,295.71 13,488 2.84 34.05
Costo mensual por obrero (US$) Costo anual por obrero (US$) 38,274.64 459,295.71 13,488 2.84 34.05
Proyección de Costos en US$ (2013 -2017) Año 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Proyección de Costos en US$ (2013 -2017)
Año
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
N° Obreros
6,195
7,185
8,385
9,954
11,659
13,488
18,900
24,800
30,700
36,600
Sueldos
144,529.79
172,655.35
207,536.06
253,761.28
306,144.35
364,795.71
526,503.42
711,587.48
907,302.73
1,114,120.47
Resto de Costos
43,403.58
50,339.75
58,747.22
69,739.99
81,685.61
94,500.00
132,417.70
173,754.45
215,091.19
256,427.94
Costo Total Anual
187,933.37
222,995.10
266,283.28
323,501.27
387,829.96
459,295.71
658,921.13
885,341.93
1,122,393.93
1,370,548.41
Costo Unitario
30.34
31.04
31.76
32.50
33.26
34.05
34.86
35.70
36.56
37.45

Tasa dscto.

10%

VPN (US$)

$ 3,244,887.86

Costo Actual de la Gestión de HH

Costo Anual del Sistema Tradicional por N° de Obreros en Planilla

1,600 1,400 1,200 1,000 800 600 400 200 - 5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000
1,600
1,400
1,200
1,000
800
600
400
200
-
5,000
10,000
15,000
20,000
25,000
30,000
35,000
40,000
MilesAnualCosto
(US$)en

N° Obreros en Planilla

4. Planteamiento de Propuesta de

Mejora «Tareo Virtual»

Descripción del Proceso Propuesto

Descripción del Proceso Propuesto Proceso de gestión de horas hombre con Tareo Virtual

Proceso de gestión de horas hombre con Tareo Virtual

Esquematización Sistema «Tareo Virtual»

de ObraFrente

Trabajador usa lector de

F2

F1

F3

huella digital.
huella digital.
1. Ingreso a Obra
1.
Ingreso
a Obra
Sistema Integrado de GHH
Sistema
Integrado de
GHH
digital. 1. Ingreso a Obra Sistema Integrado de GHH Fotocheck con QR contiene info sobre trabajador

Fotocheck con QR contiene info sobre trabajador (Nombre, Especialidad, Status)

9. Indicadores de Gestión

Especialidad, Status) 9. Indi cadores de G estión 10. Registro de Salida 2. Reunión Diaria 3.

10. Registro de Salida

9. Indi cadores de G estión 10. Registro de Salida 2. Reunión Diaria 3. Obrero ingresa
9. Indi cadores de G estión 10. Registro de Salida 2. Reunión Diaria 3. Obrero ingresa

2. Reunión

Diaria

de G estión 10. Registro de Salida 2. Reunión Diaria 3. Obrero ingresa a Frente asignado

3. Obrero ingresa a

Frente asignado

2. Reunión Diaria 3. Obrero ingresa a Frente asignado 4. Capataz escanea QR y asigna Frente

4. Capataz escanea

QR y asigna Frente y

Partida en App «Tareo Virtual»

Producción
Producción
OT
OT

Software Gestión de HH

App «Tareo Virtual» Producción OT Software Gestión de HH 7. Entregables de Gestión. 8. Pago planillas
App «Tareo Virtual» Producción OT Software Gestión de HH 7. Entregables de Gestión. 8. Pago planillas

7. Entregables de Gestión.

8. Pago planillas

6. Producción y OT descargan reportes de HH

5. Se carga automáticamente información actualizada al servidor del sistema

6. Producción y OT descargan reportes de HH 5. Se carga automáticamente información actualizada al servidor

Procesos Principales

Software Gestión de HH ( Integrador de Información)

PROCESO

INPUT

PROCESO APLICADO

OUTPUT

PR01 Ingreso/salida

de trabajador a obra

registrado en el sistema

PR02 Asignación y reasignaciones de frentes y partidas en

tiempo real

PR03 Validación de

horas hombre en el

sistema

PR04 Pago de planillas

PR05 Descarga de reportes de Horas hombre por interesados

Trabajador ingresa/sale de obra y coloca su dedo en el lector de huella digital

Sistema registra los datos del trabajador y hora de ingreso/salida

Base de datos con horas de ingreso/salidas de todos los trabajadores

Jefe de cuadrilla usa celular para asignar frente y partida a los trabajadores escaneando

el QR en su fotocheck

Se almacena HH por

trabajador y por frente y partida en el servidor

Reporte preliminar de HH

por trabajador por frente

y partida

Validación Reporte preliminar de HH por trabajador por frente y partida el sistema
Validación
Reporte preliminar de HH por
trabajador por frente y partida
el sistema

de la

información cargada en

Reporte aprobado de HH

por trabajador por frente

y partida en tiempo real

Reporte de HH por trabajador por frente y partida

Interface entre sistema de tareo virtual y el SISPO

Boletas de pago a

trabajadores

Reporte de HH por trabajador por frente y partida

Ingreso de HH en controles de gestión

Controles generados y Entregable para envío a Oficina Principal

Costo Estimado de la Propuesta de Mejora

Costos Mensuales Sistema Tareo Virtual (S/.) - julio/2013

Costo Empresa Sueldos GMD

59,190.75

Costos Help Desk

1,500.00

Costos Corporativos

7,350.00

Costos Plataforma Tecnológica

1,745.00

Costos Equipos Móvil

59,190.75

Reducción Equipos Móvil Existente

-39615.75

Costo de Código QR

505.80

Costo de lector de Huella Digital

1,120.00

Costo de Capacitaciones a Jefes de Cuadrilla

3,465.00

Costo de Viajes de Coordinadores de Oper.

3,300.00

Costo Total Mensual

97,751.55

97,751.55

Costo Mensual (US$)

Costo Anual (US$)

N° de obreros a julio de 2013

Costo mensual por obrero (US$)

Costo anual por obrero (US$)

34,917.70

419,012.36

13,488

2.59

31.07

34,917.70 419,012.36 13,488 2.59 31.07
Costo mensual por obrero (US$) Costo anual por obrero (US$) 34,917.70 419,012.36 13,488 2.59 31.07
Costo mensual por obrero (US$) Costo anual por obrero (US$) 34,917.70 419,012.36 13,488 2.59 31.07
 

Proyección de costos en US$ (2008 -2017)

 

Año

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

N° Obreros

6,195.00

7,185.00

8,385.00

9,954.00

11,659.00

13,488.00

18,900.00

24,800.00

30,700.00

36,600.00

Total Costos Fijos

114,316.50

116,878.78

119,517.93

122,236.26

125,036.13

127,920.00

130,890.39

133,949.88

137,101.17

140,346.99

Sueldos

85,409.36

87,971.64

90,610.79

93,329.11

96,128.99

99,012.86

101,983.24

105,042.74

108,194.02

111,439.84

Resto de Costos Fijos

28,907.14

28,907.14

28,907.14

28,907.14

28,907.14

28,907.14

28,907.14

28,907.14

28,907.14

28,907.14

Total Costos Variables

129,363.04

150,985.19

177,342.78

211,922.10

249,904.72

291,113.74

410,816.11

542,972.00

677,134.38

813,392.19

Sueldos

27,277.94

32,586.24

39,169.48

47,893.83

57,780.39

68,850.00

99,370.03

134,302.01

171,240.48

210,274.39

Resto de Costos Variables

102,085.10

118,398.95

138,173.30

164,028.27

192,124.33

222,263.74

311,446.08

408,669.99

505,893.90

603,117.81

Costo Total Anual

243,679.55

267,863.97

296,860.71

334,158.36

374,940.85

419,033.74

541,706.50

676,921.88

814,235.54

953,739.18

Costo Unitario

39.33

37.28

35.40

33.57

32.16

31.07

28.66

27.30

26.52

26.06

Tasadscto.

 

10%

VPN(US$)

$

2,485,543.34

Costo Estimado de la Propuesta de Mejora

Gráfico N°4 - Costo Anual por N° de Obreros en Planilla

1,200 1,000 800 600 400 200 - 5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000 40,000
1,200
1,000
800
600
400
200
-
5,000
10,000
15,000
20,000
25,000
30,000
35,000
40,000
Anual en Miles (US$)Costo

N° Obreros en Planilla

5. Comparativo de Costos entre el

Sistema de «Tareo Convencional» y la

Propuesta de Mejora o Sistema «Tareo Virtual»

Comparativo de Alternativas

Comparativo de Alternativas a julio de 2013

ITM Tareo Convencional Tareo Virtual Diferencia
ITM
Tareo Convencional
Tareo Virtual
Diferencia

Costo Mensual (US$)

38,274.64

 

34,917.70

3,356.95

Costo Anual (US$)

459,295.71

419,012.36

40,283.36

N° de obreros a julio de 2013

13,488

13,488

-

Costo mensual por obrero (US$)

2.84

2.59

0.25

Costo anual por obrero (US$) 34.05 31.07 2.99

Costo anual por obrero (US$)

34.05

31.07

2.99

Comparativo de VPN de Alternativas para el periodo 2013 - 2017

Tasa dscto.

 

10%

VPN Tareo Convencional (US$)

$

3,244,887.86

VPN Tareo Virtual (US$)

$

2,485,543.34

Diferencia

$

759,344.52

Comparativo de Alternativas

Comparativo de Proyección de Costos Anuales

1,600 1,400 y = 11.422x 1.1132 1,200 1,000 y = 287.05x 0.7685 800 600 400
1,600
1,400
y = 11.422x 1.1132
1,200
1,000
y = 287.05x 0.7685
800
600
400
Tareo Virtual
Tareo Convencional
200
-
5,000
10,000
15,000
20,000
25,000
30,000
35,000
40,000
N° Obreros en Planilla
Anual en Miles (US$)Costo

Igualando y resolviendo las ecuaciones se determina el punto de cruce 11,538 Obreros

Comparativo de Alternativas

Comparativo de Proyección de Costos Unitarios

45.00 40.00 y = 11.422x 0.1132 35.00 30.00 25.00 y = 287.05x -0.232 20.00 Tareo
45.00
40.00
y = 11.422x 0.1132
35.00
30.00
25.00
y = 287.05x -0.232
20.00
Tareo Virtual
Tareo Convencional
15.00
10.00
5,000
10,000
15,000
20,000
25,000
30,000
35,000
40,000
Anual (US$)Costo

N° Obreros en Planilla

6. Beneficios Cualitativos

Beneficios Cualitativos

BENEFICIO

CONSECUENCIA

• Capataz y obreros pierden menos tiempo en las reuniones de programación diarias y se
• Capataz y obreros pierden menos tiempo en las
reuniones de programación diarias y se elimina la
transcripción a formato tareo
• Ingenieros de Producción y OT no pierden tiempo en validar información debido a que
• Ingenieros de Producción y OT no pierden tiempo en
validar información debido a que el software las detecta.

Optimización de HH en obra

Menor inversión de tiempo y recursos en la validación de la información

Mayor confiabilidad de la data de input al sistema

• Tareo se realiza en el momento, no se pierden los formatos de tareo, solo
• Tareo se realiza en el momento, no se pierden los
formatos de tareo, solo existen frentes vigentes
• Una vez ingresada la data al sistema, no existe posibilidad de que se ingrese
• Una vez ingresada la data al sistema, no existe posibilidad
de que se ingrese error en la información.

Confiabilidad total de la información

durante el proceso

• Se cuenta con back-ups de toda la información generada en un lugar seguro
• Se cuenta con back-ups de toda la información generada
en un lugar seguro

Seguridad de la información durante la vida de los proyectos

Beneficios Cualitativos

BENEFICIO

CONSECUENCIA

• Se cuenta con toda la información actualizada, en el formato requerido y en cualquier
• Se cuenta con toda la información actualizada, en el
formato requerido y en cualquier momento, segundos
después de que esta se genera en campo.
• Se cuenta con reportes más claros, oportunos y confiables. • Acceso a reportes en
• Se cuenta con reportes más claros, oportunos y
confiables.
• Acceso a reportes en tiempo real desde cualquier
ubicación.

Información en tiempo real

Reportes más potentes

• Al contar con reportes e indicadores en tiempo real, los ingenieros y gerentes pueden
• Al contar con reportes e indicadores en tiempo real, los
ingenieros y gerentes pueden actuar con anticipación y
de manera sustentada.

Optimización de la gestión de los

proyectos

Mejora del Clima laboral

• Se elimina el área de digitación, la cual representa una fuente de desmotivación para
• Se elimina el área de digitación, la cual representa una
fuente de desmotivación para el personal involucrado

7. Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones y Recomendaciones

1.

El sistema de «Tareo Virtual» tiene un costo anual menor al Sistema Convencional para el 2013.

2.

Para el periodo 2013-2017, conviene en términos de costo implementar el sistema de «Tareo

Virtual» sobre el sistema Convencional.

3.

El punto de cruce en que el sistema de «Tareo Virtual» es más económico que el Sistema Tradicional es cuando la empresa cuenta con 11,538 obreros en planilla GyM S.A. se encuentra sobre ese número de obreros en planilla y la proyección es ascendente.

4.

El sistema de «Tareo Virtual» es más eficiente en términos de costo a medida que se incrementa

el número de obreros en planilla y el sistema de Tareo Convencional pierde eficiencia.

5.

El sistema de «Tareo Virtual» conlleva un proceso más eficiente y confiable con repercusiones directas sobre las herramientas de gestión de los proyectos.

Conclusiones y Recomendaciones

7. Al aplicar el sistema de «Tareo Virtual» se logran informes de productividad y costos más

confiables y en tiempo real.

8. El sistema de Tareo Virtual permite llevar un control exhaustivo y confiable de las horas hombre fácil sustento ante clientes.

9. El sistema de «Tareo Virtual» vuelve accesible la información en tiempo real a toda la

organización útil para áreas de soporte (i.e. seguridad, finanzas, RRHH).

10. Reportes más precisos retroalimentan al área de presupuestos estimación de costos más certera para futuros proyectos.