Sistemas de Informacin Hugo V.

Rosales Garca

CAPTULO I

Los Sistemas de Informacin en las Organizaciones

Cualquier organizacin en la actualidad no puede ser competitiva sin aprovechar las

aparentes ventajas que le otorga el uso de sistemas de informacin a diferentes niveles y
para diversos propsitos en su desenvolvimiento cotidiano. Por esta razn en este primer
captulo se va a tratar de la asociacin que existe entre los procesos y la estructura
organizacional y los sistemas de informacin desde un punto de vista genrico.
Sin embargo, no hay que caer en el error comn de pensar que la tecnologa
soluciona los problemas dentro de una organizacin con su sola implantacin. La
tecnologa, uno de cuyos componentes es un sistema de informacin habilita a una
organizacin para ser competitiva. Morgan1 afirma que la administracin de la
informacin empresarial ser errnea a menos que est asociada con las estrategias del
negocio. Esta afirmacin ya delinea como debe encararse el anlisis, diseo e
implantacin de un sistema de informacin dentro de cualquier organizacin, teniendo en
cuenta que contribuye a la administracin adecuada de la informacin consecuentemente
con las estrategias del negocio.
1. Sistema de Informacin
Un sistema, lo define Turban2 como un conjunto de objetos como personas, recursos,
conceptos y procedimientos orientados a realizar una funcin que se identifica o a
conseguir un fin. A partir de ella y otras que se dan para los sistemas de informacin se
tratar de dar una definicin para este texto.
Segn Stair y Reynolds3 un sistema de informacin es un conjunto de componentes
interrelacionados para recolectar, manipular y diseminar datos e informacin y para
disponer de un mecanismo de retroalimentacin til en el cumplimiento de un
objetivo; con la que se trata de evidenciar el propsito de ofrecer datos e informacin
como parte de un proceso de consecucin de un objetivo especfico. Ntese que es una
definicin genrica y en la que no se hace mencin alguna a computadores o tecnologa
de informacin.
Para Langefors4, Sistema de Informacin es un sistema includo en otro sistema ms
grande, que recibe, almacena, procesa y distribuye informacin. Los principales
elementos de un SI son datos y procesos de informacin.

Morgan Tony. Business Rules and Information Systems: Aligning IT with Business Goals. Cap. 1.
Turban Efrain & Otros. Decision Support Systems and Intelligent Systems. Cap. 2. Acpite 2.2
3
Stair Ralph y Reynolds George. Principios de Sistemas de Informacin. Cap. 1. pg. 4.
4
LANGEFORS, Borja. Teora de los sistemas de informacin. Ed. El Alene-ro.
1973.pg.27.
2

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Para Teichroew5, el Sistema de Informacin puede ser definido como una coleccin de
personas, procedimientos y equipos diseados, construidos, operados y mantenidos para
recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar informacin.
Consolidando estas definiciones y otras enunciadas por diversos autores defino el
sistema de informacin como un conjunto de procesos, procedimientos, recursos
materiales, recursos humanos, equipos y software que operan coordinadamente para
ofrecer informacin que apoye la consecucin de objetivos especficos.
Para lograr que un sistema de informacin (SI) efectivamente produzca informacin que
se oriente a logro de objetivos, es necesario que exista alrededor de l determinadas
condiciones, pues el SI no es un ente aislado que funciona por si mismo con vida propia.
As, es necesario que sea alimentado con datos e informacin diversa, usualmente
procedente de los procesos que implementa o automatiza; para garantizar la validez de
los datos e informacin que se constituyen en la materia prima del SI existen un
conjunto de procedimientos como sucede con cada operacin que realiza; para la
operacin y mantenimiento es necesaria la participacin de recursos humanos en
diversos roles as como el uso de recursos materiales diversos; para el funcionamiento
de un SI de manera efectiva y competitiva se requiere equipos (hardware) y software.
En esta definicin se menciona datos e informacin, es adecuado que se diferencie cada
una para ser coherente en el uso de los trminos. Un dato es un valor numrico o
alfanumrico recogido directamente de las transacciones que han automatizado los SI,
la informacin se genera a partir de la transformacin de estos datos atendiendo a los
procesos de negocio propios de cada organizacin y que han sido implementados en el
SI.
Tampoco hay que olvidar que el SI debe ser entendido desde mi punto de vista como un
instrumento, o una herramienta y no como una entidad que por s misma funciona,
evoluciona y declina en determinado momento. En este sentido hay que entender que
es necesario un esfuerzo para el funcionamiento coordinado de todos los componentes y
sobre todo que es necesario el cumplimiento de las condiciones previas establecidas en
el desarrollo, como una forma de garantizar la operacin adecuada del SI. Un abuso en
las excepciones a reglas establecidas no permitira un funcionamiento propio y obligara
a manipulaciones desde fuera del SI, esto definitivamente no es apropiado.
Adems, cabe precisar que las organizaciones de hoy no estn aisladas y dependen no
solamente de la informacin interna producto de sus propias operaciones sino de
informacin externa, de ah la necesidad de que los SI de informacin se extiendan
hacia las organizaciones que de manera estratgicamente se relacionan entre s para
compartir datos e informacin y aprovechar las ventajas que la tecnologa de la
informacin podra brindarles.
Senn6, hace ms de una dcada haca referencia, en su libro, del papel preponderante
de los SI en la gestin de las organizaciones y pona sobre el tapete la necesidad de
polticas y procedimientos para el tratamiento de la informacin no solo al interior de
las organizaciones sino tambin como marco de funcionamiento a nivel administrativo
estatal.

TEICHROEW, D. Information Systems. Encyclopedie of Computer science. 1976.

SENN, James. Sistemas de Informacin para la administracin. Editorial Iberoamrica. Mxico 1970.

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2. Evolucin de los sistemas de informacin

Los SI basados en computadores han ido desarrollndose conforme la tecnologa del
hardware ha ido ofreciendo mayores prestaciones y tambin de acuerdo a las exigencias
de las organizaciones para su desempeo dentro de un giro de negocio a lo largo de la
historia.
La evolucin de la tecnologa ha significado en determinados momentos de la historia
hitos importantes para la humanidad, pues ha cambiado la vida de las personas de
forma individual y colectiva. Desde la aparicin del computador personal hasta nuestros
das en que su uso se ha difundido y generalizado hasta ingresar en nuestros hogares,
muchas transformaciones se han dado y se esperan otras no menos importantes que
seguirn impactando en la vida del hombre.
En las dcada del sesenta la mayora de las grandes organizaciones haban
implementado sus SI iniciales habiendo superado para ello grandes dificultades,
principalmente por la gran cantidad de datos e informacin acumulados que no estaban
preparados para su uso en un sistema basado en computadoras.
En estos albores de los SI, se trataba de convertir las formas de trabajo existentes a una
forma computarizada, por ello la mayora de autores concuerdan en denominar a esta
etapa como exclusivamente de procesamiento electrnico de datos. El rea de la
organizacin sobre la que se aplicaba este procesamiento era la de contabilidad. En esta
etapa inicial los SI que se implantan se denominan transaccionales.
En la dcada del setenta Richard Nolan, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard,
enuncia un modelo por el que se puede diagnosticar el estado de los SI en una
organizacin. El modelo define la evolucin de los SI o de la TI dentro de una
organizacin, mediante fases o etapas con caractersticas especficas para cada una. Las
fases de este Modelo de Nolan son:
1. Inicio o de SI o TI emergentes
En esta fase se implantan generalmente los SI transaccionales como planillas y
contabilidad, que se justifican por la reduccin de tiempo y personal y por tanto por
el ahorro que ello produce a la organizacin. El usuario no interviene. Todava los
beneficios de la implantacin de los SI no son claros y hay resistencia al cambio por
aquellos que directa o indirectamente resultan afectados con ellos. El rea funcional
de sistemas es pequea y depende de otra rea funcional, habitualmente
contabilidad.
2. Contagio o expansin
En esta fase se ha concluido con la implantacin exitosa de un primer SI, como
consecuencia del xito de los primeros usuarios se van haciendo evidentes los
beneficios de los SI en diversos aspectos del trabajo de la organizacin. Nuevas reas
funcionales lideradas por sus ejecutivos van implantando SI, que siguen siendo
transaccionales principalmente. Esto hace que la demanda de SI dentro de la
organizacin crezca de manera rpida y a veces desordenada, requiriendo ms
recursos materiales, econmicos y humanos en el rea funcional de informtica que
puede verse desbordada por las exigencias de SI por parte de los usuarios.
3. Etapa de control o formalizacin
El crecimiento de los SI ha sido tal que obliga a que el rea funcional de informtica
5

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centre sus esfuerzos en el uso ptimo de los recursos de cmputo y humanos en

trminos de los servicios que se prestan a todas las reas funcionales de la
organizacin. Para poder establecer polticas, normas, estndares y estructuras
homogneas de trminos el rea funcional de informtica debe situarse adjunta a la
gerencia y actuar con el aval de sta.
4. Integracin
El orden que se implanta a travs de la fase de control o formalizacin, permite en
esta fase que los sistemas dispersos en cada rea funcional de la organizacin se
integren en una aplicacin nica que comparte datos e informacin a travs de un
manejador de base de datos. Los usuarios participan ms activamente en la
definicin de los requerimientos de los SI y en el control de calidad de las interfaces
que se ponen a su disposicin. Se pasa de los sistemas transaccionales a los sistemas
que apoyan las decisiones, inicialmente en las reas funcionales de media gerencia
como planificacin, presupuesto, logstica, produccin y comercializacin.
5. Administracin de datos
La conclusin de la fase anterior da como resultado una aplicacin a nivel
organizacional centrada en una base de datos nica, que es alimentada por datos e
informacin de los propios procesos y que provee informacin a diversos niveles de la
organizacin. En esta fase se reconoce la relevancia de la informacin para la
organizacin y por tanto la importancia que tiene el manejo adecuado de los datos e
informacin. El rea funcional de informtica debe garantizar la disponibilidad y
actualizacin de los datos e informacin con la debida oportunidad para cada usuario
del SI. El usuario, por su parte, asume el compromiso del manejo responsable de los
datos e informacin que se pone a su disposicin de acuerdo a los niveles de acceso
que maneja.
6. Madurez
En esta fase, el rea funcional de informtica est bien definida y con objetivos
claros respecto de los SI para la organizacin. Las aplicaciones que se desarrollan
ahora estn orientadas al nivel estratgico de la organizacin, es decir SI de
informacin que apoyan la toma de decisiones de la alta direccin. Las aplicaciones
que se desarrollan hacen uso de toda la TI disponible como sistemas expertos,
inteligencia artificial, bases de datos de conocimiento, redes de rea local y
extendida entre otras.
Con el paso del tiempo y al adquirir experiencia mediante prueba y error, se van
afinando metodologas y se hace patente el ciclo de vida de un sistema y las fases de un
desarrollo de SI. Esta evolucin repercute en las aplicaciones, que van ganando en
calidad y en utilidad para una organizacin. Aparece entonces un SI para gestin (MIS:
Management Information System) que incluye prestaciones que van ms all de lo
transaccional, incorporando funcionalidades de utilidad para el nivel tctico7,
aparecern luego todo un conjunto de SI denominados de manera diversa en el que cada
uno incorporar funcionalidades especficas por rea de organizacin, en algunos casos
tratando de integrarlas en una sola aplicacin, de esta manera se llega a los SI de apoyo
a la toma de decisiones cuya principal funcionalidad como su nombre lo indica es
ofrecer informacin til para el nivel estratgico, en esta evolucin se llega a los SI
expertos y aquellos basados en inteligencia artificial y los basados en el conocimiento,
se incorporan adems nuevas herramientas como el Data Warehouse y el Data Mining.
7

Segn los niveles organizacionales del modelo de Anthony

6

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El uso masivo del computador personal en las organizaciones formando redes y

permitiendo la interconexin con otras organizaciones, o en el hogar permitiendo el
enlace de personas de manera remota a sus trabajos o como medio de entretenimiento
a travs de lo que ofrece internet, ha marcado sin duda un hito la historia de la
humanidad, transformando las organizaciones de diversas maneras y tambin la vida de
las personas. Este cambio es similar al que en su momento se produjo con la revolucin
agraria y luego con la revolucin industrial.
Todas estas transformaciones no se producen inmediatamente sino, como afirma
Drucker8, que son paulatinas y pueden significar unas dos o tres dcadas y quizs hoy
cuando estas transformaciones lleguen a pases que son exclusivamente usuarios de
tecnologa, ya en pases desarrollados existir una nueva ola tecnolgica que producira
otro conjunto de transformaciones importantes. Poe9 habla ya de la Ola 4 con el
network marketing en el siglo XXI y as suceder generndose una vorgine de cambios
que dependiendo de factores polticos, econmicos y sociales afectar en mayor o
menor medida a nuestras sociedades.
En que momento se detendr esta evolucin es algo que difcilmente se puede
responder, mientras exista ingenio en el hombre, medios que financien, intereses
econmicos o polticos, naciones que de una u otra manera dominen a otras, este
fenmeno se seguir dando. Estos son los grandes impulsores de los descubrimientos e
invenciones que sern aprovechados para ocupar espacios econmicos y poder poltico.
Quizs el SI perfecto podra estar en el cerebro humano, el cuerpo humano tiene los
sentidos que captan la informacin del medio de manera continua, de manera casi
simultnea el cerebro humano procesa los datos recibidos de los sentidos y produce
respuestas adecuadas que se transforme en movimiento, sonidos, transpiraciones o
compensaciones trmicas, etc.; todo esto realizado a velocidades realmente tan
grandes que las respuestas se perciben como instantneas (actos reflejos).
Cualquier SI que se pueda desarrollar con estas caractersticas de capacidad de
procesamiento a velocidades muy grandes, con paralelismo y multiprocesamiento es una
plida emulacin de lo que el SI que est instalado en cada persona puede hacer.
3. Caractersticas deseables de los sistemas de informacin
Cualquier organizacin que hoy desee ser competitiva debe basar su funcionamiento en
los SI que utilicen computadoras, de esta manera se habilita para aprovechar al mximo
las potencialidades que posee y aumenta su capacidad de responder al entorno en el
que se desenvuelve.
Desde esta perspectiva, un SI que sirva de instrumento o herramienta para el logro de
estas ventajas debera tener un conjunto de caractersticas mnimas que le distingan.
Estas caractersticas se pueden deducir de los objetivos que una organizacin le fija a
sus SI, cuando los objetivos sean ms exigentes las caractersticas implicarn una mayor
exigencia en cuanto a funcionalidades de sistemas y a los servicios que proveen.
Para toda organizacin se puede identificar de manera genrica dos objetivos bsicos,
que pueden parecer muy amplios, pero que obligan a pensar en funcionalidades de
sistemas muy exigentes. Estos objetivos son:
8

Peter Drucker, Gerencia en la Sociedad Futura

Poe, OLA 4: Network Marketing, 2005

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Estar alineado con los objetivos del negocio

Toda organizacin empresarial ha sido creada para obtener beneficios a travs de la
prestacin de un servicio, la comercializacin y/o distribucin de un bien o la
produccin a escala artesanal o industrial de ese bien, por tanto todos los
componentes de la misma deben estar orientados a esa finalidad primordial. Un SI
como componente de la organizacin no puede excluirse de aportar al logro de los
objetivos comunes.
Para quien gestiona los SI de la organizacin debe ser claro que los objetivos del
mismo deben estar correctamente orientados a que el resultado de la operacin de
los mismos produzca un aporte inequvoco al logro de los objetivos del negocio en
todo momento y no cuando fueron inicialmente implementados y puestos en marcha.
Este es un objetivo que no es fcil de lograr y que no depende exclusivamente del
rea funcional de informtica pues requiere la participacin de todos, desde los
usuarios de los niveles operativos hasta los usuarios de los niveles estratgicos, en lo
que respecta a los aportes asociados con procesos y funcionalidades. Adems
requiere de un genuino compromiso de la alta direccin que debe estar convencida
de la relacin de los SI bien concebidos con los beneficios a obtener.

Apoyar las estrategias del negocio

Los SI, una vez implantados, deben ser herramientas de la organizacin que se
puedan orientar en funcin de las estrategias del negocio, no deben convertirse en
una camisa de fuerza que impida a la organizacin responder con celeridad a los
cambios del entorno en el que se desenvuelve.
En este contexto, es importante que los SI tengan un grado de flexibilidad y
adaptabilidad que permitan hacer modificaciones para cumplir con este objetivo sin
comprometer lo esencial del mismo. Sin embargo, dotar a un SI de flexibilidad y
adaptabilidad puede significar comprometer de alguna manera sus funcionalidades.
Como llegar a un acuerdo o a un equilibrio entre flexibilidad y cumplimiento de
requerimientos.
Segn Porter10 existen tres estrategias genricas: el liderazgo en costos, la
diferenciacin y la segmentacin de mercado; que de manera individual o combinada
o con matices propios de organizacin permiten acciones ofensivas o defensivas para
crear o mantener una posicin dentro de un sector o giro de negocio.
Las preguntas a responder son:
Cmo un SI dentro de una organizacin contribuye a la ejecucin de estas
estrategias ?.
Qu procesos estn asociados a las estrategias ?, Es posible independizar
parte del cdigo de la estrategia ?.
Si la estrategia cambia, a que punto debe retornar el SI en cuanto a
funcionalidades ?.

Para lograr estos objetivos es necesario que el sistema:

Ofrezca informacin a todos los niveles de la organizacin.

Cada usuario autorizado para usar el SI, debe encontrar en l los datos e

10

Michael Porter, Competitive Strategy, 1980

8

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informacin que requiere para el desarrollo de su trabajo cotidiano. De manera

ideal, debera proveer, adems, a cada uno las herramientas que necesite para
trabajar esos datos e informacin de manera especfica, de tal manera que no
deba recurrir a software adicional externo al sistema.

Brinde servicios de informacin oportunos, veraces y selectivos.

Los datos e informacin se deben proveer en el momento que se necesiten, con
la garanta de que son completos y correctos y, dirigidos a los usuarios que los
requieren en concordancia con la funcin que ostentan en la organizacin.

Sea flexible, permitiendo a la organizacin responder rpidamente a cambios en

el entorno.
La competencia que impera en la mayora de los giros de negocio hace necesario
que una organizacin est continuamente innovando en busca de ventajas
competitivas. Estas innovaciones requieren la mayora de veces apoyarse en los
SI que la organizacin para monitorearlas y reajustarlas.

Evolucione con la organizacin, como parte de las estrategias de desarrollo

institucional.
Una organizacin que no derive su plan estratgico informtico de su plan
estratgico institucional no podr contar con SI que le apoyen en su crecimiento.
Si la planificacin de sistemas se hace de acuerdo a las necesidades de corto
plazo entonces los SI se convierten en determinado momento en un freno para el
desarrollo institucional.

4. La Alta Direccin y los SI

Se ha definido que es un SI, cules son sus objetivos genricos y sus caractersticas
principales; y de estas definiciones generales se puede deducir que la gerencia y la alta
direccin de una organizacin deben cumplir un rol importante para lograr una
implantacin exitosa del SI.
El desempeo del rol de la alta direccin est asociado al entendimiento que se tenga
sobre los SI y como pueden contribuir al negocio que se dirige. Este entendimiento
supone de una manera ideal:
Conocimiento de la tecnologa informtica y de comunicaciones a nivel de usuario
informado, lo que le posibilita saber las limitaciones y las posibilidades de la misma.
Manejo de las herramientas de ofimtica y aplicaciones empresariales, desde el nivel
de usuario hasta el nivel de alta direccin, que le permitira conocer las fortalezas y
debilidades de las aplicaciones en funcionamiento. Este conocimiento slo sera
posible si se ha desempeado varias funciones previamente o a travs de usuarios.
Conocimiento de la tecnologa informtica y de comunicaciones existente en el
mercado.
Conocimiento de la tecnologa informtica y de comunicaciones que utilizan los
competidores.

Con esta preparacin la gerencia o la alta direccin de una organizacin puede:

Asegurar que el dinero invertido en tecnologa informtica y de comunicaciones y por
tanto en los SI genera valor para el negocio.
Comparar el desempeo de los SI con los mejores en el mercado (benchmarking),

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para determinar las mejores prcticas.

Establecer prioridades para la implantacin de los SI, en funcin de los planes de
desarrollo institucional.
Establecer los lineamientos bsicos para construir una arquitectura de informacin y
una infraestructura de tecnologa informtica que apoye las metas del negocio.

El rol de la gerencia o la alta direccin no es pues de jerarqua y por tanto autoridad

sino de compromiso real con el cambio organizacional basado en la tecnologa
informtica y de comunicaciones. Es un compromiso que va ms all de aprobar los
presupuestos y los calendarios para los proyectos; es un compromiso que exige
involucrarse en los procesos de desarrollo participando de manera activa con ideas, con
cuestionamientos, con expedicin de polticas y normas.

10

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CAPTULO II

El Sistema de Informacin de la Organizacin

En el primer captulo se han dado algunos lineamientos generales respecto de los SI, cmo
se definen, cules son sus objetivos y sus caractersticas, en este captulo de profundizar
en estos aspectos y se desarrollarn otros relacionados con el funcionamiento de los SI
dentro de una organizacin.
Se habla de SI de la organizacin, entendido como una aplicacin nica que engloba toda
la organizacin, desde el punto de vista de tecnologa informtica de manera ideal, o como
un conjunto de aplicaciones con algn grado de integracin que es lo que habitualmente se
encuentra.

Entorno

Marco
Legal

Competidor
es

Mercado

Organizacin
Alta Direccin

Contabilidad

Produccin

Clientes

Logstica

Finanzas

Comercializacin

Recursos
Humanos

Proveedores

Fig. 1: Interacciones en una organizacin y su entorno

Como se puede apreciar, de forma interna la organizacin tiene un conjunto de reas
funcionales (en la Fig. 1 slo se han representado las ms comunes) que interactan entre
si produciendo flujos de datos e informacin. El SI de la organizacin toma estos datos de

11

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las fuentes primarias y mediante los procesos que tiene implementados los transforma en
informacin que distribuye entre las diversas reas funcionales, de manera simultnea va
consolidando esta informacin para hacerla llegar hacia los niveles gerenciales, donde con
el apoyo de otras herramientas se reviste de importancia para el apoyo a la toma de
decisiones.
Se puede apreciar tambin que la organizacin no se considera un ente aislado sino que
para su desempeo adecuado y competitivo requiere de informacin de su entorno. Por
ello se considera el marco legal que es igual para todos, el mercado y la informacin de la
competencia. Esta informacin es utilizada en la alta direccin de una organizacin para la
toma de decisiones estratgicas. La mayora de veces los SI difcilmente llegan a estos
niveles para apoyar este tipo de toma de decisiones.
1. Componentes de un SI
1.1 Hardware
Es el conjunto de dispositivos que permite capturar datos, procesarlos y
almacenarlos. Permiten tambin almacenar y distribuir la informacin producida. A
continuacin se har una descripcin muy sucinta de estos dispositivos para tener
una idea de su utilidad.
a) Computadores
Un computador es un equipo diseado para realizar procesos sobre la base de
clculos estructurados por medio de un lenguaje. Por si mismo no es capaz de
realizar nada.
Los computadores se pueden clasificar en dos grandes categoras: servidores y
los computadores personales (PC) que habitualmente se utilizan como
estaciones de trabajo por los usuarios finales de los SI. An cuando los
componentes de ambas categoras son similares la diferencia se da en las
prestaciones que cada uno ofrece. Mientras un servidor ofrece mayor robustez
y capacidad para realizar clculos complejos, mayor velocidad de
procesamiento, unidades de almacenamiento mayores que aseguran la
integridad de los datos, multiprocesamiento, atencin a gran cantidad de
usuarios de manera concurrente entre las principales; los PC estn diseadas
para atender de manera eficiente y adecuada un usuario con sus aplicaciones.
Es conveniente conocer los principales componente de un computador, los
trminos que maneja y cul es su significado.
Procesador: propiamente llamado microprocesador es un componente
electrnico que es el centro del computador. La velocidad que posee se
expresa en MHz. (Megahercios) y no necesariamente significa que a mayor
velocidad mayor rapidez en los clculos, pues para alcanzar esa velocidad
nominal que el fabricante expresa se debe cumplir una serie de condiciones. La
mayora de veces el usuario comn no conoce esas condiciones de
funcionamiento para lograr el mximo de velocidad.
Dentro del procesador se encuentra la memoria cach que es una memoria
interna que contribuye a aumentar la velocidad de procesamiento pues impide
que se acuda a la memoria externa RAM.
La Placa Base (Mainboard): Tambin llamada Placa Madre (motherboard) es un
componente esencial de todo computador, en el se coloca el procesador y los
12

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dems dispositivos como discos duros, lectores y/o grabadores de CD y DVD,

floppy disk, mouse, teclado, impresora, memorias y tarjetas de expansin.
Utilizando para ello los diversos conectores que provee o los slots (ranuras para
expansin).
A continuacin alguna explicacin
caractersticos elementos:

muy

breve

de

sus

principales

Socket: es la parte de la placa base en la que se inserta el procesador. En

los modelos actuales que corresponden a Intel se utiliza mPGA de 478 pines
(contactos).
Chipset: es el conjunto de circuitos integrados encapsulados en un chip que
se encargan de controlar determinadas funciones del computador como la
interaccin procesador memoria cach, el control de los diversos puertos
de entrada y salida entre otras.
Bios: es un programa que se encarga de manejar ciertos dispositivos
denominados de entrada salida. Conserva, adems, en una memoria de
tipo CMOS ciertos parmetros de configuracin como los que corresponden a
los discos duros, la fecha y hora del sistema, los dispositivos reconocidos, las
interrupciones asignadas entre otros.
Slots para tarjetas de expansin: son ranuras sobre la placa base que
permiten la insercin de tarjetas para adicionar funcionalidades a nuestro
computador. Los estndares actuales en este tipo de slots son PCI y AGP,
aunque este ltimo es exclusivo para video 3D.
La memoria: Es un componente con capacidad de almacenar informacin. Su
unidad de almacenamiento es el BYTE. Un byte permite almacenar un carcter:
un nmero, una letra, o un smbolo. Existen dos tipos de memoria:
ROM (Read Only Memory): Es una memoria de lectura, no se puede escribir
en ella. Contiene el programa de inicio del computador, colocado en fbrica.
RAM (Random Access Memory): Es una memoria de lectura y escritura, pero
es voltil, esto significa que su contenido es temporal, mientras el
computador est funcionando. Cuando el computador se apaga se pierde el
contenido de este tipo de memoria. Actualmente se encuentran disponibles
en el mercado los siguientes mdulos de memoria:
DIMM SDRAM (Dual In-Line Memory Module): Tine 168 pines
(contactos) y se encuentra en velocidades de 66, 100 y 133 MHz.
DIMM DDR SDRAM (Double Data Rate): A diferencia de las
anteriores puede realizar dos operaciones de lectura o escritura
por cada ciclo de reloj, por tanto trabaja a una doble tasa de
transferencia de datos. Sus velocidades varan entre 200 y 400MHz.
RIMM, RDRAM o RAMBUS: Su uso es especfico para computadores
con procesadores Pentium IV, tiene 184 pines y trabaja a
velocidades entre 800 y 1066 MHz.

Al elegir cualquiera de los tipos de memoria, se sebe tener en cuenta la placa

13

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base, en su manual se encuentra que tipo de memoria admite y a que

velocidades.
Algunos usuarios no entienden la velocidad de acceso en MHz. y prefieren
utilizar los nanosegundos. Para hacer esa conversin se debe tener en cuenta
las siguientes equivalencias:
1 Mhz. = 1.000.000 de ciclos de reloj
1 segundo = 1000.000.000 de ns (nanosegundos)
La velocidad de acceso de una memoria de 66MHz. se obtendra as:
1000.000.000 / 66.000.000 = 15 ns
b) Perifricos
La connotacin de perifrico ha ido evolucionando conforme la
microelectrnica ha logrado que en volmenes ms pequeos se concentren
varios dispositivos que antes se consideraban externos al computador.
Independientemente de esa ubicacin externa del case o no se podran
clasificar de la siguiente manera:
Unidades de Almacenamiento: Son dispositivos de entrada y salida para el
computador. Pueden almacenar datos e informacin, generada por los
procesos, de manera temporal o permanente (acta en este caso como un
dispositivo de salida, un destino al que enviar los datos e informacin). Pueden
proveer datos e informacin para ser utilizados en los procesos actuando como
dispositivos de entrada.

Medios Magnticos: Deben su nombre a la tecnologa que se utiliza para

almacenar la informacin. Habitualmente conocidos como discos duros por
no ser portables y ser uno de los componentes generalmente instalados en el
case de un computador. Hoy, cuando la tecnologa ha avanzado mucho, se
comercializan discos duros removibles de capacidades iguales o superiores a
los internos. Lo ms importante de sus caractersticas es su capacidad de
almacenamiento expresado ahora en Gigabytes y la velocidad de acceso,
quiere decir el tiempo empleado en una operacin de lectura o escritura. El
mayor riesgo que se afronta con estos medios est referido a la prdida de
datos por interrupciones sbitas del suministro elctrico. De mayor uso
hasta hace poco tiempo fueron los disketes de 3 1/2 que permitan
almacenar datos e informacin y trasladarla hacia otros computadores. La
poca capacidad, le existencia de redes, el uso del correo electrnico y de
las memorias USB (utilizadas como pequeos discos porttiles) han
contribuido a su casi desaparicin.

Medios pticos: Un sistema ptico con el enfoque de una luz lser hace
posible que se almacenen datos e informacin al variar las propiedades
ptico-reflectivas de un material, principio por el cual es posible luego leer
el dato o informacin almacenado. Hay tecnologas diversas que se han ido
consolidando y que son las comnmente aceptadas: por moldeado durante la
fabricacin, CD-ROM y DVD-ROM; por la accin de un haz lser, CD-R y CDRW. Este tipo de dispositivos ha ido sustituyendo conforme ha bajado en
precio a los disketes, pues permite transportar una gran cantidad de datos e
14

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informacin en con comparacin con stos. Su principal ventaja es que

ofrece una mayor seguridad en el almacenamiento de datos al no ser
afectado por los campos magnticos ni a las condiciones ambientales
consideradas normales.

Dispositivos de entrada: Son todos aquellos que permiten ingresar datos e

informacin al computador para su procesamiento inmediato o posterior. Se
puede enumerar el teclado, el mouse, las tabletas digitalizadoras, los
lectores de cdigos de barras, los lectores de banda magntica, los escner
de uso general, dispositivos de reconocimiento de caractersticas
antropomrficas, cmaras digitales, lpiz ptico, joystick, pantalla tctil
(touch screen), dispositivos de captura de audio, dispositivos de captura de
vdeo en diferentes formatos, entre otros.

Dispositivos de salida: Son todos aquellos que proveen un medio para que los
SI ofrezcan informacin a los usuarios en los formatos ms diversos. Los
dispositivos de salida habituales son el monitor, la impresora y los medios
magnticos porttiles (discos duros y dispositivos de memoria en tarjeta o
USB) que permiten trasladar informacin.

c) Dispositivos y medios de comunicacin

Ningn SI de hoy se concibe en un contexto nico o singular, sino como una
herramienta compartida que integra las reas funcionales de una organizacin.
Desde esta perspectiva, todo SI es multiusuario y est soportado en una
estructura de comunicacin interna (red de rea local) o vincula a la
organizacin con otras organizaciones externas a travs de redes de rea
extendida (WAN), o redes privadas virtuales (VPN).
Entre los dispositivos ms utilizados se pueden mencionar:
Concentrador o hub: Es un dispositivo que conecta varios equipos entre si,
retrasmitiendo los paquetes que emite cualquiera de ellos hacia todos los
dems.
Conmutador o switch: Es un dispositivo que permite interconectar dos o ms
redes haciendo que parezcan una sola. A diferencia del concentrador ofrece
mayor un mejor rendimiento en el manejo del ancho de banda y mayor
seguridad.
Puente o bridge: Es un dispositivo de interconexin de redes. De manera
inicial permita segmentar redes, reduciendo de esta manera el trfico estril
en la red.
Enrutador o router: Es un dispositivo de hardware o software que
interconecta redes (segmentos o redes completas). A diferencia de los
dispositivos anteriores, un enrutador selecciona la ruta ms adecuada para el
envo de datos a travs de la red.
Corta fuegos o firewall: Es un dispositivo de hardware o software que
permite administrar la entrada y salida del trfico de red, otorgando privilegios
o restricciones para las comunicaciones. Sin embargo, no se debe considerar
que el uso de este dispositivo sea seguridad suficiente.
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d) Otros dispositivos
Muchos otros dispositivos de entrada y salida se utilizan con propsitos
especficos. Dispositivos para deteccin de sonidos, con cmaras de video, o
con sensores para detectar seales analgicas diversas se desarrollan para
servir a sistemas de informacin que facilitan el desarrollo de actividades de
personas con discapacidad leve o severa o con alguna minusvala.
Adems muchos de estos dispositivos se desarrollan para satisfacer las
necesidades de desarrollo industrial y comercial, utilizndose con los sistemas
de informacin empresariales.
1.2 Software
Existe una dependencia entre hardware y software, ninguno de los dos puede
funcionar sin la existencia del otro. Los SI son el software que se instala sobre el
hardware combinando sus funcionalidades con las prestaciones de ste, lo que se
refleja en el tiempo de respuesta y el tiempo medio entre fallas. En algunos casos
los SI estn vinculados con software instalado en los equipos de los usuarios finales,
como por ejemplo procesadores de texto y hojas de clculo.
Segn Reynolds & Stair (2000), el software se clasifica en dos grandes grupos: de
sistemas y aplicaciones.
Software de sistemas: son aquellos que se han diseado para coordinar las
actividades y funciones del hardware. El software que corresponde a este grupo es
el sistema operativo, los softwares utilitarios que permiten a los usuarios
desarrollar tareas apoyadas sobre funciones del hardware.
Software de aplicaciones: son aquellos que se han diseado de manera especfica
para atender las funciones organizativas. Lo aconsejable, es contar con una nica
aplicacin que integre todas las funciones organizativas, sin embargo, llegar a una
solucin de este tipo es un proceso gradual.
1.3 Datos
El diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola11 consigna la siguiente
definicin para dato: informacin dispuesta de manera adecuada para su
tratamiento por un ordenador. En realidad el concepto de dato est asociado al
contexto en que se usa, en trminos de SI se refiere a un elemento primario que
tiene unidades y que expresa el valor de un atributo simple.
Los datos son el alimento que nutre al SI para que pueda producir informacin
que se entregar a los diferentes niveles de la organizacin, en este sentido es
necesario que tengan atributos mnimos que garanticen confiabilidad en la salida
del SI, asumiendo que ste es 100% confiable.
Estos atributos mnimos para los datos son:
a) Confiabilidad: La certeza de que el dato es correcto en cuanto a su valor y a su
naturaleza o tipo.
b) Consistencia: La coherencia de un dato con un conjunto de la misma naturaleza,
o de un conjunto de datos con respecto de otro conjunto.
11

http://www.rae.es
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A pesar de ello es necesario tambin que existan como parte del SI, procesos de
verificacin y depuracin de errores de los datos que se ingresan, as como rutinas
tendientes a minimizar los errores que los usuarios del SI puedan cometer al
momento de su interaccin para desarrollar las operaciones de la organizacin,
principalmente en los niveles intensivos en transacciones como puede ser el rea de
ventas.
1.4 Procedimientos
Un procedimiento es el mtodo de ejecutar algunas cosas segn la definicin del
Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola. La implantacin de SI
requiere estar acompaada de procedimientos que indiquen como se combinan las
tareas manuales con aquellas que estn automatizadas, as como los requerimientos
de documentacin que sustenten lo registrado en el SI y como se resuelven los
conflictos o las situaciones que los SI no contemplan parcial o totalmente.
A menudo estos procedimientos se definen en concordancia con las normas en las
que se sustenta el SI, siendo indispensables para garantizar una correcta operacin
del mismo, lo que redundara en beneficios para la organizacin.
1.5 Personas
La existencia de SI dentro de la organizacin no produce efectos por su existencia
misma, se requiere de la participacin de personas en todos los niveles de la
organizacin quines haciendo uso del mismo generan beneficios tangibles.
La intervencin de personas con respecto de los SI se produce en diversos
momentos y desde diferentes perspectivas. En la fase de desarrollo e
implementacin de los SI las personas intervienen como clientes internos asumiendo
un rol colaborador en el momento inicial y luego un rol crtico.
Cuando los SI se encuentran ya en plena operacin dentro de la organizacin, se
pueden identificar los siguientes tipos de personas:
a) Usuarios operativos: Son aquellas personas que utilizan los SI para registrar las
transacciones propias del giro de negocio de la organizacin. Este tipo de
usuarios no requieren mayores conocimientos para trabajar con el SI y obtienen
de l la informacin necesaria para cumplir las funciones que le son asignadas.
Ejemplo de este tipo de usuarios son: las personas que operan puntos de venta
en supermercados, farmacias, tiendas por departamentos o los cajeros en las
entidades financieras.
En algunos casos se puede encontrar usuarios que simplemente operan los
sistemas en procesos masivos de recoleccin de informacin, siendo por lo tanto
eventuales o temporales. Este tipo de usuarios est familiarizado slo con
algunos procesos especficos del SI.
b) Usuarios tcticos: Son aquellas personas que por el puesto que ostentan dentro
de una organizacin estn vinculados a procesos propios del nivel tctico, como
logstica, recursos humanos, marketing y ventas, produccin entre otros.
Para este tipo de usuarios el SI provee funcionalidades que son soporte para el
trabajo de las mismos. El trabajo de tipo operativo con el sistema disminuye,
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aumentando el uso de consultas y reportes consolidando o filtrando la

informacin, partiendo de los datos que ya se encuentran en la base de datos.
De esta manera este tipo de usuario sustenta las decisiones cotidianas que toma
en la informacin provista por el SI.
c) Usuarios estratgicos: Son aquellas personas que pertenecen a la gerencia y a la
alta direccin de una organizacin. Las decisiones a este nivel requieren de
informacin interna (propia de la organizacin) en menor proporcin que de
informacin externa (propia del entorno). Un SI, que llega a estos niveles de
direccin debe ofrecer funcionalidades no slo de consulta, filtrado y
consolidado de informacin sino de anlisis de informacin.
Convencionalmente, los SI de pequeas y medianas organizaciones no integran
funcionalidades como las descritas y en las grandes organizaciones, algunas
utilizan software especfico para simulacin, anlisis de sensibilidad o anlisis
de escenarios.
d) Administrador de SI: Es aquella persona que forma parte del rea de sistemas o
informtica, que se encarga de establecer en el SI los privilegios y restricciones
de acuerdo al rol de cada usuario, adems de programar los tiempos de los
procesos, y ejecutar procesos masivos.
e) Equipo de mantenimiento y mejora del SI: Es el conjunto de personas
pertenecientes al rea de sistemas e informtica que se encarga de ejecutar
procesos masivos que garanticen la operatividad del SI, as como de recibir las
sugerencias de los usuarios respecto del funcionamiento del SI analizando su
implementacin.
2. Subsistemas del SI
a) Transaccional
Los subsistemas que automatizan el registro de todas las operaciones que
cotidianamente realizan las organizaciones y que brindan la posibilidad de realizar
consultas sobre ellas u obtener algn reporte de forma consolidada o clasificada por
determinados criterios, se denominan transaccionales.
Estos susbsistemas son los primeros en la implementacin de un SI que pretenda
integrar toda la organizacin. La informacin que ofrecen, se limita a
consolidaciones de datos y a clasificaciones simples o anidadas por criterios
conocidos.
Estos subsistemas son propios del nivel operativo de una organizacin.
b) Toma de Decisiones
En el nivel tctico de una organizacin, ya se requiere informacin que permita
tomar algunas decisiones, aunque stas se puedan calificar de rutinarias. La
consolidacin de datos o la clasificacin por criterios conocidos ya no basta, ahora
es necesario informacin que provea algunos lineamientos para anlisis a partir de
los cuales se ejecuten algunas acciones.
A este nivel, se deben tomar decisiones sobre planificacin, logstica, recursos
humanos y contabilidad, de manera genrica. Un SI, va a desarrollar subsistemas
que apoyen la toma de decisiones en estas reas, la alta direccin es quien
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determinar la prioridad de implementacin por cada rea.

En el nivel estratgico de la organizacin, se requiere informacin para tomar
decisiones importantes que estn relacionadas con el futuro de la misma. Sin
embargo, la mayor parte de la informacin requerida para este tipo de decisiones es
externa y en mnimo porcentaje es interna, esto significa que los SI convencionales
pueden aportar poco. Aqu es donde aparecen mdulos especficos, que preparados
con informacin interna y externa ofrecen pronsticos, tendencias, anlisis de
escenarios, anlisis de tendencias, etc.
3. Relaciones del SI con el entorno
a) Clientes
La competencia ha hecho necesario que las organizaciones se vean obligadas a
conocer ms a sus clientes y a investigar sobre sus clientes potenciales. En este
sentido, la pregunta a responder es: cmo los SI pueden apoyar en registrar y
analizar la informacin referente a los clientes e incluso del mercado?.
Sistemas con esta orientacin se comenzaron a disear en la dcada de los 90 para
gestionar, sobre todo la informacin de clientes para la toma de decisiones de los
responsables de ventas y marketing en las grandes y medianas empresas
especialmente en el mercado de consumo (VILCHES).
Para (LAUDON, 2004, pg. 355), los SI para la administracin de la relacin con
clientes emplean la extraccin de datos para guiar las decisiones sobre fijacin de
precios, retencin de clientes, participacin en el mercado y nuevos flujos de
ingresos.
Habitualmente estos sistemas se basan en grandes repositorios de datos,
alimentados por los propios sistemas de la organizacin y por informacin
proveniente de fuentes primarias y secundarias externas.
b) Proveedores
Del mismo modo que sucede con los clientes, la competencia ha impulsado la
bsqueda de soluciones compartidas con criterios de optimizacin, buscando reducir
costos y maximizar beneficios, sin descuidar el servicio al cliente.
Cuando (LAUDON, 2004, pg. 7) se refiere a los SI propios de lo que denomina la
empresa digital, menciona un sistema de administracin de la cadena de
abastecimiento que tiene por objetivo automatizar la relacin entre proveedores y
la organizacin, optimizando la planeacin, contratacin de servicios externos,
manufactura y suministro de productos y servicios.
Una administracin eficaz de la cadena de suministro precisa que la empresa
mantenga una comunicacin slida con los proveedores. La tecnologa, sobretodo
internet, ahora ofrece otros caminos para conseguirlo. Las adquisiciones
electrnicas (e-procurement), es decir, el proceso de adquisicin de suministros y
materiales en lnea, estn en pleno auge (GITMAN, GITMAN, Mc DANIEL, &
MASCAR SACRISTAN, 2007, pg. 393).
c) Competencia
La revolucin de la tecnologa de informacin transforma la conduccin empresarial
e incluso las bases para la competencia.
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La informacin es convertida en conocimiento una vez que es procesada en la

mente de los individuos y el conocimiento se vuelve informacin una vez que es
articulado y presentado en forma de texto, grficos y palabras u otras formas
simblicas, segn Alavi y Leider(Valls Pasola & Escorsa Castells, 2003, pg. 46).
Surge a partir de esta concepcin y otras similares la gestin del conocimiento que
sintetizando las diversas definiciones enunciadas por diversos autores consiste en
adquirir, almacenar, organizar, transmitir y difundir el conocimiento de una
organizacin entre sus miembros y grupos de trabajo. Definitivamente, el punto de
partida para esta gestin son los sistemas de informacin existentes en la
organizacin.
A niveles ms especficos, los gerentes de hoy, cuenta con sistemas de
administracin financiera que les permite monitorear en tiempo real los indicadores
financieros, o con sistemas integrados de gestin que les permiten un control de
gestin en tiempo real basado en indicadores financieros y no financieros.
d) Marco legal
Existen varios aspectos legales relacionados con los SI, sus componentes, sus usos, su
disponibilidad y la afectacin de derechos individuales y colectivos al utilizar y
procesar datos e informacin de terceros.
En este captulo, que define el SI en una organizacin, el aspecto legal que interesa
es el que se refiere a el soporte en normas legales (de pas) y normas internas de los
procesos que se desarrollan en el SI y los procedimientos que se disean para apoyar
su funcionamiento y operatividad. Desde esta perspectiva, el punto de partida para
el anlisis, diseo y desarrollo del SI de la organizacin es la normativa interna que
se ha desarrollado a partir del marco legal que es comn a todas las organizaciones
del mismo tipo.
En este proceso de definicin del SI, es comn encontrar procesos o procedimientos
sin ningn soporte normativo, parte de la norma sin aplicacin, trasgresin de la
norma por desconocimiento, vacos que producen conflicto o entrampamientos.
4. Algunos mitos y verdades respecto del uso de SI
a) Soluciona todos los problemas organizacionales
No es posible afirmar de manera categrica que un SI, an con un grado de
integracin muy alto de funciones organizacionales, sea la solucin a todos los
problemas de la organizacin. El SI es slo una herramienta que contribuye a que
una organizacin logre sus objetivos, su desempeo excelente depende del
excelente desempeo combinado de sus componentes, en el momento que uno de
esos componentes falle la excelencia termina y podran surgir problemas.
El aprovechamiento de un SI en el mbito organizacional depende del grado de
conocimiento de los que interacten con l, logrado a travs de una participacin
activa en el proceso de desarrollo y en la capacitacin para su uso.
b) Reduce personal
Esta es una verdad a medias.
Cuando el SI automatiza la parte transaccional de una organizacin, que es intensiva
en tareas manuales, existe una alta probabilidad de que algn personal ya no tenga
tareas que realizar. As mismo, cuando se automatizan la toma de decisiones
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consideradas rutinarias o semi estructuradas en los niveles inferiores y medios de la

organizacin, la posibilidad de que funcionarios en esos niveles vean recortadas sus
tareas aumenta.
Cualquiera que sea el caso, la implantacin de SI produce un desplazamiento de
personal por la tecnologa. Este desplazamiento se refiere al cese de tareas o a
asignacin de nuevas tareas, que la mayora de veces no son concordantes con la
especialidad o el trabajo desarrollado hasta ese momento.
c) Aumenta la productividad individual
Es una verdad a medias. El aumento de la productividad individual directamente
atribuible al uso de SI, est directamente relacionada con la capacidad del usuario
de aprovechar al 100% en las actividades de su trabajo cotidiano lo que tiene a
disposicin a travs del mismo.
Un segundo factor, a tomar en cuenta, para evaluar este aumento de productividad
individual es en qu medida los SI han implementado los procesos que sustentan la
generacin de informacin a ser utilizada por los usuarios en la realizacin de sus
actividades diarias. Este factor est asociado directamente con la participacin e
involucramiento de los usuarios en el proceso de desarrollo e implantacin.
d) Contribuye al orden
Es verdad. Desde el momento en que el proceso de desarrollo e implantacin se
sustenta en el marco legal y la normativa interna en ese orden, y que obliga a un
proceso de reingeniera, el producto final que es un SI implantado y operativo
apoyado por procedimientos y manuales que debern cumplirse. En este sentido, el
resultado es un mayor orden en las transacciones y los procesos que se derivan de
cada una de ellas.
e) Aumenta el control
Es una verdad a medias. El uso de SI para ejecutar control sobre las actividades de
los usuarios, as como sobre la ejecucin de transacciones y los resultados de las
mismas, slo ser posible si esta posibilidad ha sido considerada durante la fase de
anlisis y diseo de los SI. Una consideracin de control implica haber definido
indicadores y patrones de referencia para que el SI ofrezca a los usuarios de los
diversos niveles autorizados la consulta de estos indicadores y el estado que reflejan
respecto de los patrones de referencia.
En este punto, cabe recordar que un SI no puede ofrecer aquello que no ha sido
considerado en la fase de anlisis y diseo de sistemas.
f) Apoya la toma de decisiones
Es una verdad a medias. En realidad, un SI produce informacin de una organizacin
que apoya la labor cotidiana y parte de esa labor es la toma de decisiones a diversos
niveles y con diversa complejidad.
En este punto, es esencial el involucramiento de los usuarios en el proceso de
anlisis y diseo de los SI, de tal manera que contribuyan a que la informacin que
se genera sea til, relevante y oportuna.

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