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MS-EXCEL 2013
Expositor: Ing. Luis Enrique Vilca Siguas
Lima Per
PERSONALIZACIN DEL WINDOWS 7.
CONFIGURAR Y PERSONALIZAR EL WINDOWS ANTES DE UTILIZAR EL MS-EXCEL 2013
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Pasos:
1. Clic en inicio.
2. Clic en Panel de Control.
3. Doble clic en Configuracin Regional y de
Idioma.
. (Punto)
Separacin de Miles:
, (Coma)
. (Punto)
Separacin de Miles:
, (Coma)
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Observar:
De acuerdo a la leyenda:
h: es para que aparezca en 12 horas
(Ejm: 08:00 a.m. a 01:00 p.m.)
H: es para que aparezca en 24 horas
(Ejm: 8 a 13)
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2. Luego, en la casilla Abrir: Escribir EXCEL y presionar < Enter > o clic en Aceptar
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A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel 2013 observars la pantalla Inicio la cual
nos permite realizar diferentes acciones como abrir los libros de Excel que hayan sido
utilizados recientemente o crear un nuevo libro ya sea en blanco o basado en alguna
plantilla.
Libro en
blanco
Bsqueda de
plantillas
Bienvenido
a Excel
Archivos
recientes
Abrir otros
Libros
Plantillas
Qu es Excel?
Excel 2013 es una aplicacin del tipo hoja de clculo que forma parte del paquete Microsoft
Office 2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A travs de ella, podemos
realizar diversas operaciones, desde las ms sencillas, como sumar y restar, hasta otras
complejas, por medio de funciones y frmulas.
Proporciona herramientas y funciones ecaces destinadas a analizar, compartir y
administrar datos con facilidad. Las funciones, los ltros y las tablas dinmicas nos
brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar
decisiones. Con las macros es posible optimizar los procesos rutinarios.
INICIAR EL PROGRAMA
Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos acceder a l desde el botn
Iniciar. Al abrir el programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio rpido, a
travs de la cual debemos elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir de un
libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con contenido predeterminado para
facilitarnos algunas tareas como la creacin de presupuestos, informes, listados, etc.
OTRA FORMA DE INGRESAR AL MS-EXCEL
Pulsar las teclas < Windows > + < R > simultneamente.
Escribir
Clic
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PANTALLA DE EXCEL 2013
Barra de
Acceso Rpido
Cinta de
Opciones
Barra de
Frmulas
rea de
Trabajo
Barra
de de clculo (tambin llamada hoja de clculo) es bsicamente una tabla de doble
La
planilla
Estadoen la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, est formada
entrada
por las y columnas. Las columnas se identican por letras simples, dobles o triples, que van
desde A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16,384 columnas. Las las se identican por un
nmero, desde 1 hasta 1048,576. La interseccin de una la y una columna forma una celda,
y un conjunto de celdas se denomina rango.
Hacemos referencia a una celda por su direccin (coordenada), que se encuentra definida por
la letra de la columna seguida por el nmero de la a la que pertenece; por ejemplo, la celda
B7 corresponde a la interseccin de la columna B y la la 7 y la celda D15, a la interseccin de
la columna D y la la 15. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos (texto,
nmeros, fechas o frmulas y funciones) que usen valores existentes en otras celdas para
efectuar un clculo determinado.
LA CINTA DE OPCIONES
Cinta de Opciones de la
Pestaa Inicio
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1. PESTAAS: Hay ocho pestaas bsicas en la parte superior. Cada una representa un
rea de actividad. ARCHIVO, INICIO, INSERTAR, DISEO DE PGINA, FRMULAS,
DATOS, REVISAR y VISTA.
2. GRUPOS: Cada pestaa contiene varios grupos que contienen elementos relacionados.
Por ejemplo la Pestaa INICIO presenta 7 grupos: Portapapeles, Fuente, Alineacin,
Numero, Estilos, Celdas y Modificar.
3. COMANDOS: Un comando puede ser un botn, un cuadro en el que se escribe
informacin, o un men.
LA PESTAA DE INICIO Y SUS COMANDOS MS IMPORTANTES
Fuente
Letra Cursiva
Tamao de Fuente
Color de Fuente
Estilo Subrayado
LIBROS
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Un archivo de Excel est compuesto por un conjunto de hojas de clculo; por eso estos
archivos se denominan libros. En la versin 2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo,
de manera preestablecida lo hace con una sola hoja de clculo, pero podemos aadir la
cantidad de hojas que queramos, luego tambin eliminar las que no sean necesarias. Adems,
es posible vincular una hoja de clculo a otras para realizar diferentes tipos de clculos. En la
parte inferior de la ventana veremos la etiqueta Hoja1 que representa a la hoja actual.
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO
La Barra de herramientas de acceso rpido est ubicada, de manera predeterminada, en la
parte superior izquierda de la ventana de la aplicacin, y contiene las herramientas que
usamos con mayor frecuencia, como, por ejemplo, Guardar, Deshacer, Rehacer. Es
posible personalizar esta barra de acuerdo con nuestras necesidades, quitando o agregando
diferentes comandos.
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1
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5
1 Guardar:
Permite guardar un archivo. Si no se lo guard previamente, se abrir el cuadro de
dilogo Guardar como.
2 Deshacer:
Da la posibilidad de revertir una accin que acabamos de realizar. Podemos deshacer
varias acciones presionando el botn tantas veces como sean necesarias.
3 Rehacer:
Es la contracara del botn anterior, ya que permite rehacer acciones. Solo podemos
rehacer algo que se ha deshecho previamente; por eso, en algunas ocasiones esta
opcin est desactivada.
4 Nuevo:
Abre un nuevo libro de trabajo. No viene por defecto en la barra de herramientas, sino
que lo hemos agregado al personalizar la barra.
5 Impresin rpida:
Imprime la hoja de clculo directamente, sin mostrar el cuadro de dilogo de impresin,
que nos da la opcin de congurar distintos parmetros. Este botn tambin fue
agregado a la barra de herramientas mediante la opcin de personalizacin.
6 Personalizar barra de herramientas de acceso rpido:
Despliega el men que nos permite aadir ms comandos a la lista inicial. Mediante la
opcin Ms comandos..., tendremos acceso a todos los comandos que puede utilizar
el programa, desde los ms habituales y de uso comn, hasta los ms especcos.
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Alt (Alternativa).
Modifica el funcionamiento de las teclas alfanumricas y de funcin, permitiendo obtener
caracteres y acciones alternativas diferentes de las que se consiguen con las restantes teclas
modificadoras (Mays y Ctrl).
Ejemplo: si se pulsa la combinacin de teclas [Alt + F4], se cierra la ventana activa.
Enter (Entrar).
Esta tecla permite introducir datos en una aplicacin, indicando que se ha terminado de
escribir; activar una de las opciones de un men, despus de seleccionarla; poner en marcha la
ejecucin de un programa, si est seleccionado el icono correspondiente; pasar de una lnea
del escrito a la siguiente, etc. En general, se utiliza para trasladar el control del usuario al
ordenador.
Retroceso.
Borra el carcter situado a la izquierda del punto de insercin, que retrocede a la posicin
ocupada por el carcter borrado.
Bloq Mays.
Acta en combinacin con una de las seales luminosas de la parte superior derecha del
teclado, encendindola o apagndola cada vez que se pulsa. Si la seal est apagada, las
teclas alfabticas generan letras minsculas en modo normal, y maysculas si se pulsan
simultneamente con la tecla especfica de maysculas; as, si la seal est encendida, se
produce el efecto contrario.
Bloq Num.
Es una tecla cuya misin es bloquear o desbloquear las funciones de las teclas numricas
situadas en la zona derecha del teclado expandido.
Mays (Maysculas).
Existen dos teclas. Modifican la accin de las teclas alfanumricas cuando se teclean al mismo
tiempo. En el caso de las letras, pulsando esta tecla se puede escribir en maysculas o
minsculas (excepto si estn bloqueadas las maysculas). En el caso de los nmeros y signos
de puntuacin, si se presiona esta tecla, aparecen los signos dibujados en la parte superior de
cada tecla. Tambin modifican la accin de las teclas de funcin.
Alt Gr (Alternativa grfica).
Modifica el funcionamiento de algunas teclas alfanumricas, permitiendo obtener los caracteres
especiales marcados en la parte inferior derecha de algunas teclas.
Ctrl o control.
Existen dos teclas que permiten obtener caracteres adicionales cuando se pulsan
simultneamente con ciertas teclas alfanumricas. Tambin producen acciones especiales en
combinacin con las teclas de funcin.
ALGUNOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE EXCEL:
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HOJA:
CELDA:
Cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los
datos.
COLUMNA:
FILA:
LIBRO DE
TRABAJO:
RANGO:
Rango A1:A5
TIPOS DE DATOS
La hoja de clculo de Excel puede aceptar cualquier tipo de dato en sus celdas.
TIPO: Determina la naturaleza del dominio de valores que puede tomar una celda, las
operaciones en que puede participar y el espacio de memoria que necesita.
CLASIFICACIN:
DATOS
NMERO
ENTERO ->
INTEGER
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N
EJEMPLOS
TIPO DE DATO
El sueldo de un trabajador
La poblacin nacional
NUMRICO
TEXTO
FECHA Y HORA
LGICO
ERROR
I. EN UNA CELDA
Pasos:
1.- Hacer clic dentro de una celda.
2.- Escribir dato.
3.- Presionar ENTER.
LUIS
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LUIS
2.- Arrastrar (mantener presionado el botn del Mouse).
3.- Ubicar el puntero del Mouse en la celda deseada.
4.- Soltar el botn del Mouse.
II. MOVER EL CONTENIDO DE UN RANGO CELDAS
LUIS
Pasos:
MARIA
JOSE
ROSA
1.- Seleccionar el rango (realizar un arrastre).
2.- Sealar el rango por cualquier borde de la seleccin.
3.- Arrastrar el Mouse hasta la posicin de la celda a mover.
4.- Soltar el botn del Mouse.
III. COPIAR UNA SELECCIN DE RANGO CELDAS
LUIS
Elaborado por: Ing. Luis Enrique Vilca Siguas
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MARIA
JOSElvs220@hotmail.com
ROSA
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Pasos:
1.- Seleccionar el rango (realizar un arrastre).
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A
ENERO
FEBRERO
ENERO
MARZO
ABRIL
MAYO
II. CREACIN DE SERIES NUMRICAS
Pasos:
1990
1991
1992
1993
1990
1994
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III. CREACIN DE SERIES CON INCREMENTOS DEFINIDOS
Pasos:
1.- Ingresar los dos primeros datos numricos consecutivos de la serie.
2.- Seleccionar las dos celdas.
3.- Ubicar el puntero en el Cuadro de Relleno.
4.- Arrastre el Mouse seleccionando rango de la serie.
1960
1960
1970
1970
1980
1990
2000
NOTA:
La Generacin de series no son aplicables a bloques rectangulares. Slo se generan en
bloques Horizontales o Verticales.
OPERADORES
Operadores de clculo en las frmulas
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una
frmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico,
comparacin, texto(&) y referencia(: ,).
OPERADOR
+
*
/
^
%
=
>
<
>=
<=
Elaborado por: Ing. Luis Enrique Vilca Siguas
DESCRIPCIN
Adicin
Sustraccin
Multiplicacin
Divisin
Potencia
Porcentaje
Igual a
Mayor que
Menor que
Mayor o igual que
Menor o igual que
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<>
&
Distinto de
Y comercial
USO DE PARNTESIS
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se
calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel
calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin,
suma 5, con lo que se obtiene 11.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a
continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a
Excel que calcule B4+B5 primero y despus divide el resultado por la suma de los valores de
las celdas D5 hasta F5.
=(B4+B5)/SUMA(D5:F5)
FUNCIONES BSICAS
Excel posee una gran cantidad de funciones para diferentes usos. Conocer algunas de ellas
con profundidad nos permitir resolver tareas complejas con sencillez.
Una de las caractersticas que hacen de Excel una herramienta tan potente (y fascinante) es la
interminable variedad de formas en que podemos combinar las funciones en nuestras frmulas,
creando soluciones eficaces que nos permitirn resolver problemas complejos con rapidez.
Qu es una funcin?
Las funciones son frmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden
especfico para realizar clculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de
argumentos, y el orden o estructura es la sintaxis de la funcin.
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, referencias a celdas, valores constantes, frmulas
u otras funciones.
Una funcin es una frmula predefinida que ayuda a ejecutar operaciones matemticas
comunes.
Las funciones ahorrarn el tiempo de escribir largas frmulas.
Cada funcin tiene un cierto orden, llamado sintaxis, que es necesario respetar para que la
funcin produzca los resultados deseados.
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SINTAXIS:
Ejemplo:
=SUMA(RANGO)
He aqu un ejemplo de una funcin con un solo argumento, que suma el rango de celdas
B3 a B10:
(Rango)
OBSERVACIN:
Los argumentos (nmeros, texto o rango de celdas) deben figurar entre parntesis.
Si hay ms de un argumento, stos deben estar separados por comas.
FUNCIONES ARITMTICAS
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Excel devuelve 0.45648368 (nmero al azar)
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Excel Devuelve el valor mnimo de los nmeros en el rango A1:A5
CONTAR: Cuenta solamente las celdas que contengan nmeros pasando por alto las
celdas vacas o que contengan textos en un rango de celdas.
Sintaxis:
=CONTAR(Rango)
Ejm.
=CONTAR(A1:A5)
Excel Devuelve el nmero de celdas numricas en el rango A1:A5
CONTAR.SI: Cuenta las celdas dentro del rango que no estn en blanco y que cumplen
con el criterio (condicin) establecido por el usuario.
Sintaxis:
=CONTAR.SI(Rango,Criterio)
Ejm.
=CONTAR.SI(A1:A5,>=10.5)
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Ejm. Escribir en cualquier celda.
=HOY()
Excel Devuelve la fecha del sistema.
DIA: Devuelve el n del da del mes que corresponde a una fecha. El resultado est entre
1 y 31.
Sintaxis:
=DIA(Nmero de Serie)
Ejm.
=DIA(Fecha)
Excel Devuelve el da de la fecha actual.
AO: Devuelve el ao que corresponde a una fecha. El resultado est entre 1900 y 9999.
Sintaxis:
=AO(Nmero de Serie)
Ejm.
=AO(Fecha)
Excel Devuelve el ao de la fecha actual.
FECHA: Devuelve el n de serie que corresponde a una fecha. El resultado est entre 1 y
2958465.
Sintaxis:
=FECHA(Nmero de Serie)
Ejm.
=FECHA(Ao,Mes,Da)
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Excel Devuelve el Da, Mes, Ao de la fecha.
FUNCIONES DE TEXTO
LARGO: Tiene un argumento que es una cadena de texto y como resultado nos devuelve
el nmero de caracteres de dicha cadena.
Sintaxis:
=LARGO(Texto)
Ejm.
= LARGO(universidad privada)
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Excel Devuelve 19, porque cada carcter se cuenta como 1.
El argumento texto puede tener cualquiera de los formatos de nmero constante, fecha u
hora reconocidos por Microsoft Excel. Si no tiene uno de estos formatos, VALOR devuelve
el valor de error #VALOR!
Por lo general, no es necesario utilizar la funcin VALOR en las frmulas, ya que Excel
convierte el texto en nmeros automticamente. Esta funcin se proporciona por su
compatibilidad con otros programas para hojas de clculo.
Ejm 1.
=VALOR(11/11/2012)
Excel Devuelve 41224.
Ejm 2.
=VALOR(S/. 1,000.00)
Excel Devuelve 1000.
Ejm 3.
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si se escribe como texto (anteponindole una comilla simple) quedar alineado a la
izquierda. Ejemplo: '54
Sintaxis:
=TEXTO(Valor,Formato)
OBSERVACIONES:
Valor: es el nmero que queremos convertir a texto.
Formato: es el formato que queremos darle. Es un argumento optativo.
Ejm 1.
Celda C1= 2007
=TEXTO(C1,0.00 $)
Excel Devuelve 2007.00 $
Ejm 2:
Celda C2= 0.2
=TEXTO(C2,0%)
Excel Devuelve 20%
Ejm 3:
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