Sunteți pe pagina 1din 12

Cum sa scrii email-uri corect

Toata lumea foloseste email-ul in interes de afaceri sau personal, pentru ca este un mijloc
foarte simplu de comunicare. Chiar daca este un lucru usor sa compui un email, exista
anumite reguli de baza care trebuie respectate, in special daca acesta este trimis in interes
de afaceri sau contactezi pentru prima data o persoana. Cand destinatarul deschide email-ul,
este important sa aiba o prima impresie buna, ca va urma o comunicare placuta, fara
dificultati.
Daca folosesti in mod corespunzator aceasta metoda de interactiune la distanta si arati ca
esti un profesionist, nu vei avea probleme in a lega colaborari de succes si de lunga durata.
Ce este esential sa respectam atunci cand trimitem un email?
1. Nu uita sa adaugi un subiect al email-ului care sa spuna clar despre ce este vorba in
acesta. Practic, in subiect rezumi in cateva cuvinte continutul email-ului
2. Incepe email-ul cu o formula de adresare potrivita destinatarului (ex. Draga X, Stimate
X, Salut Y etc.)
3. Daca nu ai comunicat de mult timp cu persoana careia ii trimiti email-ul,prezinta-te din
nou si ofera-i detalii despre subiectele de discutie anterioare sau in ce conditii v-ati cunoscut
4. Redacteaza corect si aranjat continutul unui email astfel incat sa poata fi parcurs fara
dificultate. Daca are mai mult text, adauga paragrafe
5. Nu folosi texte de culori multiple sau care in combinatie cu fundalul deranjeaza ochiul
6. Evita sa folosesti cuvinte scrise in totalitate cu majuscule, deoarece ofera senzatia ca
strigi
7. Verifica sa nu ai greseli de ortografie
8. Evita sa folosesti prescurtari, nu este profesional
9. Foloseste o formula de incheiere conform destinatarului (cu stima, cu respect, toate
cele bune, va multumesc, o zi buna, ganduri bune etc.), care sa se potriveasca cu formula de
adresare de la inceputul email-ului
10. Nu uita de semnatura. Aceasta trebuie sa contina: numele si prenumele, daca este
cazul numele firmei si functia ocupata in cadrul acesteia, date de contact, daca ai un blog
sau website si doresti sa le faci cunoscute adauga adresele acestora. Mai poti adauga
profilele retelelor sociale pentru a oferii mai multe optiuni de contact sau sa iti fie urmarita
activitatea. Evita sa adaugi o imagine in semnatura deoarece pot sa fie probleme cu
afisarea, iar daca nu este de calitate nu arata deloc bine
11. Cand trimiti atasamente mari, nu uita sa le arhivezi
12. Nu trimite niciodata atasamente mari fara sa anunti destinatarul
13. Denumeste atasamentele astfel incat destinatarul sa stie ce contin

14. Nu folosi un limbaj urat in email-uri, nimeni nu este obligat sa il citeasca si mai ales sa
iti raspunda
15. Asigura-te ca adresele destinatarilor sunt corect scrise
16. Daca ai primit un email in care se asteapta un raspuns din partea ta si in discutie sunt
incluse mai multe persoane, foloseste optiunea Reply All, astfel incat toate persoanele
implicate in discutie sa vada raspunsul, nu doar expeditorul (cazul cand folosesti optiunea
Reply). Foloseste Reply All doar in cazurile cand toata lumea e necesar sa primeasca
feedback-ul tau.
17. Nu expune niciodata adresele de email ale prietenilor unor necunoscuti, prin adaugarea
acestora in campul To sau CC. Foloseste BCc (Blind Carbon Copy)!
18. Nu trimite nici un email fara sa il verifici inca o data inainte de a apasa butonul de
Trimitere

Cum se scrie corect un e-mail? 5 sfaturi utile


Chiar dac pare unul dintre cele mai uoare i mai banale lucruri pe care le facem n fiecare zi, scrierea unui email nu este att de simpl pe ct am crede. Un e-mail are i el propriile standarde de scriere, reguli pe care suntem
datori s le cunoatem, mai ales n situaia n care comunicm cu domnii profesori, cu care nu ne permitem un
limbaj colocvial, iar regulile trebuie s fie aplicate cu stricteea prin care ele nse i se definesc. Astfel, avem de-a
face cu cteva norme fundamentale n ceea ce privete scrierea unui e-mail.
Despre ce este vorba n e-mail?
O cunoatere minim a limbii engleze ne spune fr doar i poate c acest cuvnt ,,subject ne arat, de fapt,
despre ce va fi vorba n mesajul pe care noi l vom trimite. Ceea ce vrem s spunem este c el nu ine loc nici de
bun ziua, nici nu este locul unde tu i vei scrie numele. Gndete-te la el ca la un posibil titlu pentru a rezuma ceea
ce vrei s transmii. Spre exemplu, dac vrei s trimii un e-mail unui domn profesor n legtur cu o mrire de not,
n aceast categorie intitulat ,,subject, vei scrie ,,Mrire de not pentru disciplina X sau Y. Acest aspect este
fundamental, ntruct va transmite profesorului sau oricrui alt destinatar natura problemei discutate n e-mail.

i scriem cui?
O alt problem esenial n scrierea unui e-mail este c, de foarte multe ori, uitm s ne adresm. O formul
reverenioas ce nc se folosete este ,,Stimat/ Domn/Doamn X. Dac e-mailul pe care l scriem se adreseaz
unui coleg, un stil mai colocvial ne este permis i putem chiar s ncepem mesajul cu ,,Drag Y. ns neadresarea
niciunui nume la nceputul textului pe care dorim s-l transmitem dovedete o lips de respect fa de posibilul
destinatar. i nu uita nici de virgula indispensabil dup o astfel de formul de adresare.

Politeea nc-i lucru mare


Apoi, nu uita nici de limbajul pe care l foloseti. Nimeni nu e obligat s- i rspund sau s- i ndeplineasc cererile.
Asigur-te c vei fi modest n textul tu mai ales dac ai nevoie de vreo informa ie sau dac e-mailul pe care l scrii
este mai degrab o rugminte fa de destinatar.

F uitate greelile de ortografie!


Dac nu eti sigur, mai bine roag pe cineva s te ajute. Un e-mail plin de greeli ortografice nu va face altceva
dect s ofere destinatarului o enervare profund i, uneori, chiar s-l pun n situa ia deloc plcut de a descifra
ceea ce e scris n mesaj. Nu uita nici de virgule pe care trebuie s le plasezi la locurile potrivite i s le evi i n
locurile neadecvate, precum cele ntre subiect i predicat.

Cine spune ce?


Indubitabil, email-ul va avea la sfrit i o formul de ncheiere ce va depinde, din nou, de rela iile pe care le ai cu
persoana respectiv. Fie c adresezi e-mailul unui posibil angajator sau unui domn profesor, finalul va fi de
genul ,,Cu deosebit consideraie/Cu stim/, Marian Popescu . Nu uita c stim i respect nseamn acela i lucru,
aa c formula absolut perimat ,,Cu stim i respect iese total din discuie.

Succes i spune i Campuscluj.ro i nu uita: profesionalism n tot ceea ce faci dac vrei ca oamenii din jur s te
vad un profesionist!

Cum scriem corect un e-mail


Poate titlul articolului vi se pare puin deplasat innd cont c ne aflm n era internetului i c termenul e-mail a
aprut n anii 70. ns, din pcate, foarte mult lume nu tie nici n zi de azi s trimit corect un e-mail, chiar dac
aceast metod de comunicare este uneori un prim contact cu o persoan nou i reprezint cartea noastr de
vizit.
Pentru un om de comunicare, un e-mail scris corect poate avea rezultate foarte bune pe termen lung. Spre
exemplu, eu am legat prietenii trainice sau colaborri de lung durat cu oameni pe care i-am contactat prin e-mail.
Pe de alt parte, un e-mail scris greit poate nchide ui foarte greu de redeschis. Mai jos, cu cteva subpuncte,
ncerc s subliniez ce este esenial atunci cnd trimitem un e-mail.
1. La fel ca o scrisoare, un e-mail are un destinatar. Este de prost gust s trimitem e-mailuri ctre multe persoane
odat, mai ales dac acele persoane nu se cunosc ntre ele. Atunci cnd n discu ie sunt totu i mai multe persoane
(ex. directorul economic al unei companii, agentul de vnzri care se ocup de un anume cont i persoana
responsabil de marketing) este de bun sim s adresm e-mailul persoanei cu care discutm n mod direct i s
trecem celelalte persoane n cmpul CC.
2. Un e-mail are ntotdeauna un subiect, adic un titlu. Acesta trebuie s fie gndit ca titlul unui articol de pe blog
sau din ziar, adic s transmit ct mai clar despre ce este vorba n e-mail. Dac, spre exemplu, vrem s cerem
cursurile unui coleg, subiectul e-mailului ar putea s fie Cursuri prof. X, Rugminte xerox cursuri sau alte formule
asemntoare. Dac trimitem un CV ctre o companie, nu vom pune titlul e-mailului CV, ci CV Prenume Nume,
pentru a-l face mai uor de gsit n cutri.
! Niciodat nu trimitem mailuri n care nu am completat cmpul pentru titlu. De asemenea, niciodat nu trimitem
mailuri care au ca tiltu o form de salut. Eu recunosc c dau o not foarte prost celor care nu tiu s pun titluri email-urilor i citesc mai mult printre rnduri coninutul lor.
3. ncepem mereu cu un salut, mai ales cnd scriem pentru prima dat unei persoane. Dac lucrm ntr-o companie
i scriem mailuri n numele companiei, nu ncepem cu un salut prietenesc, dect dac situa ia permite. Nu, un prim
e-mail ctre un blogger nu se ncepe cu Servus, drag sau Ceau, te tiu de pe Facebook! Dup formula de salut
punem virgul, ca n scrisorile normale.
4. Coninutul e-mail-ului trebuie s fie coerent i fr greeli gramaticale. mi inspir ncredere o persoan care i
poate structura bine ideile i are grij la detalii, nu una care scrie haotic i uit c i i are un cuvnt sau unde este

locul cratimei. Un e-mail bine scris are mai multe paragrafe (dac este lung) i nu con ine toat informa ia ntr-un
bloc de text fr cap i fr coad.
5. Documentele pe care le atam unui e-mail sunt i ele importante. La fel ca n cazul e-mail-ului, titlul lor trebuie
s fie sugestiv, s rezume subiectul documentului. Dac trimitem poze, acestea trebuie s fie de dimensiuni reduse,
niciodat foarte mari. n cazul n care trebuie s trimitem poze mari, folosim un client de transfer de date, cum ar
fitransfer.ro sau wetransfer.com. n acest mod, evitm ca e-mail-ul pe care l trimitem s fie respins de unii clien i de
mail, dac au anumite restricii. Formatul documentelor din ataament trebuie s fie unul folosit de ct mai mult
lume. Nu trimitem documente n format .docx (din Microsoft Office 2007), ci le adaptm la forma folosit de cea mai
mare parte din populaie, Microsoft Office 2003, adic .doc. Nu riscm astfel ca destinatarul s fie pus n situa ii
inconfortabile, n care nu poate deschide documentul.
6. Ca orice scrisoare, un e-mail trebuie s conin o formul de ncheiere. Dac la nceputul e-mail-ului am folosit
salutul de politee, nu vom ncheia e-mail-ul cu Te pup, xoxo, Ceau, drag!, ci cu o formul adecvat. E
important s avem grij s pstrm, pe tot parcursul mailului, aceeai formul de adesare.
7. Un element foarte important i neglijat de mult lume este semntura. n semntura e-mail-ului trebuie s avem:
nume i prenume, funcia pe care o deinem, compania pentru care lucrm (dac este cazul), datele noastre de
contact, adesa site-ului companiei pe care o reprezentm sau a blogului nostru (dac se preteaz) i re elele de
socializare n care activm. Foarte mult lume folosete setri simple pentru e-mail, deci nu oricine poate accesa
link-uri. Din acest motiv, este bine ca n semntur s scriem link-urile complete ale profilelor de Facebook, Twitter
i altele pe care vrem s le promovm. S nu exagerm totui, nu vom avea o semntur foarte complex, ne vom
rezuma la strictul necesar.
8. nainte de a trimite un e-mail, obligatoriu l citim! Greelile de scriere (typos) pot aprea fr s ne dm seama i
arat urt. De asemenea, atunci cnd recitim este important s urmrim firul logic din e-mail, pentru a ne asigura c
destinatarul nelege exact ceea ce vrem s transmitem.
9. Nu trimitem e-mail-uri ctre colaboratori seara, dup ora 20:00, dimineaa, nainte de ora 8:00, sau n weekend,
dect dac ni se specific acest lucru sau dac deja exist o colaborare pe termen lung i de con inutul e-mail-ului
depinde evoluia unui proiect la care lucreaz mai muli oameni.
10. Marcm cu Urgent, Important, Foarte important doar acele e-mail-uri care sunt ntr-adevr foarte urgente
sau importante i care necesit rspuns imediat. Punei-v n locul destinatarului. Dac e-mail-ul pe care tocmai l-a i
scris prezint un interes real i pentru el, atunci putei s l marcai ca fiind foarte important. Dac nu, rezuma i-v la
a-i oferi un titlu explicativ, destinatarul va nelege despre ce este vorba i l va deschide oricum.
V doresc o rat de rspuns la e-mail de 100% i colaborri i prietenii pe termen lung!

Cum se scrie un e-mail - ghid practic


Ai zice ca in epoca in care discuti pana si cu colegul de birou prin e-mailuri si alte mijloace de comunicare online,
toata lumea stie sa trimita un e-mail. Si daca ai zice asta, ai gresi. Multa lume stie sa scrie la tastatura, dar asta e
altceva. In redactia metropotamului se primesc zilnic atatea mostre care ar merita sa stea intr-un muzeu al emailurilor, in sectiunea ciudatenii, incat am tras concluzia naturala ca oamenii nu stiu inca sa trimita un e-mail unor
destinatari pe care nu ii cunosc.
Ca sa nu ziceti ca tinem teoria chibritului pe uscat, vom lucra pe text. Mostre integrale din corespondenta primita pe
adresa de contact a metropotamului:

Exemplul #1:
Subject: Probleme
Body: Salut... Am.

Exemplul #2:
Subject: fdsaf
Body: va rog mult mai faceti un concurs nou cu premi la fel cum a fost cel trecut
Exemplul #3:
Subject: Subiec
Body: o sa mai fie astfel de concursuri??

Reguli obligatorii:
- adresele de e-mail nu incep cu www. Nu exista adrese de e-mail de tipul www.cutare@provider.com.
- pune in titlu subiectul la care faci referire. Altfel risti sa primesti, cum ar fi meritat mostrele 2 si 3 de mai sus, niste
raspunsuri la fel de seci precum intrebarile.
- ca sa fie si mai clar, descrie putin subiectul si in textul e-mailului. Vezi exemplul de concizie din mostra 1 de mai
sus, care nu ia insa in calcul ca metropotamul nu citeste ganduri. Inca.
- saluta la inceput si/sau semneaza-te la sfarsit daca e primul contact cu oamenii aia straini (care, iarasi, nu citesc in
stele sa iti afle numele).

Cum se trimit documente atasate/anexate:


- ataseaza fisierul (e primul lucru pe care lumea il uita).
- daca ai de trimis documente mari, foloseste transfer.ro, nu incarca degeaba serverele de mail.
- daca ai de trimis imagini, in afara de cazul in care se cere explicit o rezolutie cosmica, din care sa se scoata
bannere de acoperit blocurile, rezuma-te la niste dimensiuni decente, de uz online.
- daca ai de trimis imagini, nu le trimite pdf.

Anti-spam, pro-privacy:
- in cazul e-mailurilor cu multipli destinatari, care nu se cunosc intre ei, folositi cu incredere optiunea BCC.
Aceasta abreviere nu se refera la vreun timp dinainte de era noastra (BC = before Christ), ci la blind carbon copy, o
expresie mostenita de pe vremea copierii documentelor batute la masina cu foaie de indigo, si care azi inseamna ca
nu lasi la vedere adresele de e-mail ale destinatarilor.

De ce sa folosesti BCC:
Daca ai o functie de PR, sa zicem, care iti cere sa trimiti comunicate de presa si alte informatii de interes public, si ai
500 de adrese de e-mail, fara sa iti dai seama faci trafic la liber cu baza de date de adrese de e-mail. Sau, acum
stam sa ne gandim, poate iti dai seama...
In epoca de glorie a spam-ului, adresele de e-mail sunt pretioase ca apa in desert. Bazele de date se vand la
negru pe bani grei. (Nu mai departe decat zilele trecute am primit toti metropotamii pe e-mailurile personale o
oferta de vanzare a unei baze de date de 3 milioane de e-mailuri - da, da, probabil si al tau era acolo). Nu ajuta

industria spamului sa fie si mai prolifica. Ascunde adresele de e-mailuri cu BCC.


Poti evita si transmiterea de virusi si troieni si poti de asemenea preveni situatii de tipul "reply all" in loc de "reply
to sender", in care te apuci sa conversezi direct cu cateva sute de oameni (iarasi, un exemplu real).

Forma si fond:
- alege-ti tonul in functie de destinatar.
Daca - sa zicem - trimiti metropotamului un e-mail cu cerere de angajare, se presupune ca stii cu ce mananca siteul, cum se scrie pe el si care e tonul general. Nu incepe e-mailul cu "Stimata doamna" si nu-l incheia cu platitudini
de lemn de tipul "cu stima" sau "cu respect".
Daca incepi cu "Stimate domnule Metropotam", o sa ne amuzam; daca te adresezi direct redactorilor nostri cu
"Stimata Doamna / Domnule", o sa tragem concluzia ca: 1. nu ne-ai citit, altfel ai sti ca nu suntem nici doamne, nici
domni; 2. ai trimis acelasi text in 'jde mii de locuri si nici macar nu te-ai obosit sa il adaptezi de la protocolar la
relaxat.
- cuvantul ata se refera la cutiuta aia cu o roata care se anexeaza la motocicleta, pe dreapta. Nu se refera la ceea
ce in engleza se cheama "attachment". Nici cuvantul "atasament" nu e tocmai corect dupa canoane, pentru ca el
inca se mai refera in DEX doar la afectiunea puternica, dar inca e preferabil "ataului". Probabil cel mai romanesc
termen ar fi "anexa".
- nu scrie colorat si cu fonturi aiuristice. Daca te chinuie amintirile de la gradinita, ia-ti carioci si joaca-te pe hartie.
- tot apropo de ton, cum spuneam, noua ne place sa vorbim neoficial, de obicei la pertu, pe numele mic. Ceea ce
insa nu ne place este excesul de familiaritate. Daca ne scrii, zi-ne "Buna, cutare", si asa mai departe, chiar daca
nu ne cunosti personal. Nu exagera insa cu familiarismele si mai ales nu incheia cu " poop", "pup iu", "pupici" si alte
derivate pupacioase. Nici la noi, si nici la altii.
Am merge atat de departe incat sa iti recomandam sa nu folosesti niciodata expresiile respective - mai ales prima
varianta este hilara in contextul in care in limba engleza poop este ceea ce strangi de sub coada catelului in parc
sau de pe covor. E ca si cum ti-ai lua la revedere cu un rahatel. Sau kkt, ca sa vorbim in netspeak.
- si apropo de netspeak... Nu. Nu folosi pt, k, dk, sh, tz, in e-mailuri catre persoane pe care nu le cunosti. Merge
intre prieteni si pe "mess", dar hai sa scriem totusi e-mailuri in limba romana (fie ea si fara diacritice, ca stim ca nu
va place faptul ca metropotamul a ales sa le elimine aproape total).

Cum sa scrii un e-mail care sa fie citit


Statisticile spun ca zilnic se trimit aproape 210 miliarde de e-mailuri. Surprinzator? Nu tocmai, tinand
cont de virtualizarea lumii si fenomenul social media din ziua de azi. Un e-mail este o carte de vizita
pentru tine si nu de putine ori ceilalti isi formeaza prima impresie despre tine dintr-un e-mail. Si sa nu
uitam ca nu avem o a doua sansa pentru a face prima impresie: in proportie de 80% aceasta nu se mai
schimba ulterior.

In acest articol vei afla cateva recomandari care te vor ajuta sa scrii un e-mail care sa fie citit si al carui
mesaj sa fie de impact.

Structura unui e-mail


Cu cat este mai clar si logic structurat un e-mail, cu atat va fi mai agreabil si mai usor de citit de catre
destinatar. Un e-mail are 3 sectiuni, si pentru fiecare cateva reguli de urmat.
Subiectul
Subiectul trebuie sa fie clar, concis si sa surprinda esentialul mesajului. Te poti inspira din titlurile de ziar
pentru a formula subiecte de impact pentru e-mail-urile tale.
De folosit: Raport activitate proiect X, deadline 30.04; Sedinta departament, 10.04, ora 14, sala F01
De evitat: Buna ziua; Urgent;Rugaminte
Subiectul trebuie sa il anunte pe destinatar despre continutul e-mail-lui si sa incite la o actiune din partea
acestuia. In plus, folosirea unor cuvinte cheie vor facilita cautarile ulterioare prin casuta de mail.
Continutul
Continutul trebuie sa aiba o structura clara si o lungime care sa se incadreze intr-un ecran de computer.
Organizeaza mesajul astfel:
Formula inceput: alege o formula adecvata destinatarului si contextului si foloseste o abordare
personalizata; va avea un impact mai mare.
Ideea principala: inainte de a intra in detalii, prezinta ideea principala a mesajului pentru ca destinatarul sa
stie la ce sa se astepte de la e-mail-ul tau. Exceptie fac e-mail-urile in care dai o veste proasta sau un
feedback pentru un comportament negativ. Atunci foloseste tehnica sandwich-ului pentru a-ti impacheta
mesajul intr-o forma usor de digerat.
Paragrafe: Foloseste cate un paragraf pentru fiecare idee din e-mail. Astfel, structura va fi mai clara.
Cerine / intrebari (bullet): Daca ai de prezentat agenda unei intalniri sau daca ai o lista de intrebari/cerinte
la adresa destinatarului, foloseste bullet-uri sau numeroteaza-le. Vor fi mai usor de urmarit si
destinatarului ii va fi mai usor sa iti raspunda la solicitari.
Beneficii: In cazul in care soliciti ceva din partea destinatarului, nu ezita sa prezinti si benefiicile pe care
lor vor avea el si/sau echipa in urma indeplinirii sarcinilor.
Timp de raspuns: Nu uita sa precizezi deadline-ul pana cand astepti raspuns sau rezolvarea unor
chestiuni. Ii va oferi o viziune temporala exacta destinatarului si isi poate stabili prioritatile pentru e-mailurile sale.
Incheierea
In incheiere, foloseste o formula adecvata si adauga semnatura, care trebuie sa contina numele,
compania, date de contact.
Pe scurt, aceasta este sinteza structurii unui e-mail.
Stilul
Stilul nostru de comunicare reflecta personalitatea, temperamentul, educatia, atitudinea existentiala.
Acesta isi va pune fara indoiala amprenta si pe e-mail-urile pe care le scriem, in vocabularul ales, modul
de exprimare, modul de construire a frazelor, abordare mai mult sau mai putin directa. Obiectivul tau este
sa fii asertiv in comunicare, deci si atunci cand trimiti e-mail-uri. Prin urmare, pentru a fi diplomat in
mesajele pe care le trasmiti, adopta un stil indirect. Stilul direct, considerat destul de brutal de unii oameni,
este in general apreciat de americani. In cultura europeana insa, stilul indirect este mult mai agreat.

Stil direct: Nu sunt de acord!


Stil indirect: As putea face o recomandare pentru situatia data?
Foloseste formulari la diateza pasiva, pentru a te concentra pe actiune, si nu asupra persoanei. Este
foarte important mai ales atunci cand te referi la o situatie negativa sau cand vrei sa atragi atentia asupra
unei probleme. Scopul tau este sa gasesti solutia cea mai buna, nu sail arati cu degetul pe vinovat.
Activ: Nu l-ai informat pe George ca incidentul nu a fost raportat.
Pasiv: George nu a fost informat ca incidentul nu a fost raportat.
Tonul
Orice e-mail are si un mesaj paraverbal, care se citeste printre randuri. Nu numai vocea are un ton,
acesta se imprima si in mesajele scrise pe care le compui. Asa ca asigura-te ca e-mail-urile tale transmit o
atitudine pozitiva si asertiva.
Transforma negativul in pozitiv. Reactia instinctiva a omului la NU este sa opuna rezistenta. Astfel, prin
formulari pozitive, vei avea un impact constructiv si motivant asupra celorlalti.
Negativ: Nu i poi lua liber pna nu termini proiectul.
Pozitiv: De ndata ce termini proiectul, i poi lua cteva zile libere.
Lasa-l pe destinatar sa fie eroul e-mail-ului. Pune accentul pe persoana si actiunile lui, lasandu-te pe tine
in plan secund.
Accent pe tine: A vrea sa tiu ce credei despre aceasta situaie.
Accent pe destinatar: Ce parere avei despre aceasta situaie?
Exceptie fac situatiile cand vrei sa faci o critica unui comportament. In astfel de situatii, asuma-ti starile si
sentimentele. Spune CUM te simti, CAND care este comportamentul celuilalt care te deranjeaza si DE
CE ce impact are.
Cum?
Ma deranjeaza
Cnd?
Cand intarzii la intalniri
De ce?
Pentru ca ma simt lipsit de importanta
In incheiere, iata cateva recomandari generale:
Inainte de a trimite un e-mail, mai citeste-l o data ca sa te asiguri ca este corect din punct de vedere
gramatical si al ortografiei. Nu te baza pe scuza lipsei de timp; destinatarul va spune ca esti neglijent si ca
nu ii acorzi suficienta importanta daca ii trimiti e-mail-uri cu greseli sau erori de orice fel. Daca scrii un
mesaj cand esti pe fuga, salveaza-l in Draft-uri si reciteste-l putin mai tarziu, inainte de a-l trimite.
Scrie e-mail-uri cand esti calm. La furie, oamenii se controleaza mai greu si e posibil sa spui lucruri pe
care le vei regreta. In plus, mai mult ca sigur tonul mesajului iti va trada sentimentele.
Evita sa folosesti adresa de e-mail profesionala pentru a trimite glume colegilor si prietenilor. Cu atat mai
putin barfe despre colegi sau colaboratori.

Trimite un e-mail doar persoanelor interesate de continutul sau.


Nu uita! Un e-mail care da dovada de profesionalism este un instrument care te poate ajuta in atingerea
cu succes a obiectivelor.
Va doresc tuturor e-mail-uri inspirate!

Cum redactam corect un e-mail?


"Spune-mi cu cine umbli ca sa-ti spun cine esti" spune o vorba din batrani. Adaptata mediului profesional, ea ar suna cam asa: "Aratami cum scrii un e-mail, ca sa-ti spun cine esti". Desi primim si trimitem zeci de mailuri zilnic, reusim tot mai greu sa ne facem intelesi si
sa comunicam eficient unii cu ceilalti.
E-mailul este instrumentul de comunicare electronica cel mai folosit in activitatea noastra profesionala. Auzim cel putin o data pe zi "dami un mail si discutam dupa aceea". Oricat de banal ar suna, oricat de multe mailuri am trimite zilnic, ar trebui sa ne punem intrebarea
daca transmitem mesaje clare celor carora le scriem sau trimitem zeci de mailuri cu clarificari doar ca sa aratam cat de mult muncim?
Din felul in care redactezi e-mailurile, cei care le primesc pot deduce daca esti o persoana profesionista, atenta la detalii, organizata
sau, dimpotriva, daca esti neprofesionista, dezorganizata, cu lacune lingvistice etc.
Pentru a comunica eficient prin intermediul e-mailului si a ne pastra o imagine buna in fata celor cu care comunicam in scris trebuie sa
tinem seama de cateva reguli importante atunci cand redactam un e-mail:
Stabilirea scopului e-mailului: inainte sa scriem un e-mail trebuie sa ne decidem care este scopul acestuia, de ce il trimitem si ce vrem
sa obtinem de la persoana careia ii scriem (vrem un raspuns la o intrebare, un feed-back pe un material, vrem sa stabilim o intalnire, sa
reprogramam o intalnire etc).
Modalitatea de exprimare: in functie de persoana careia i se adreseaza e-mailul stabilim felul in care ne adresam. Intr-un fel te exprimi
cand ii scrii unui colaborator cu care ai o relatie veche si altfel ii scrii unui manager de top pe care l-ai intalnit o singura data. Daca nu
suntem suficient de atenti la modalitatea noastra de exprimare, putem leza anumite persoane sau chiar putem intra in conflicte.

Stabilirea ideilor pe care vrem sa le transmitem: trebuie sa avem foarte clar in minte ceea ce vrem sa spunem si sa o facem folosind
fraze scurte, cuvinte specifice care pot fi intelese foarte usor de receptor. De multe ori, putem chiar numerota ideile abordate astfel
incat interlocutorului nostru sa-i fie mult mai usor sa le urmareasca si sa le inteleaga.
Redactarea e-mailului folosind regulile de gramatica, ortografie si punctuatie corespunzatoare. Trebuie sa tinem cont de faptul ca
oamenii sunt foarte ocupati si nu au timp sa citeasca e-mailuri interminabile sau sa le reciteasca pe cele neclare. De aceea e indicat sa
ne exprimam cat mai concis, astfel incat receptorul sa nu fie nevoit sa citeasca de trei ori e-mailul pentru a da un raspuns. Exprimarea
tipica limbajului oral, cuvintele redundante, inutile, precum si pe cele prea lungi sau cu inteles neclar trebuie evitate.
Nu e indicat sa folosim prescurtari de genul "dvs." atunci cand scriem unei persoane cu o functie importanta sau unei persoane pe care
nu o cunoastem foarte bine, daca vrem sa ne aratam respectul fata de ea. Faptul ca nu alocam 3 secunde in plus din timpul nostru
pentru a scrie "dumneavoastra" in loc de "dvs.", denota putin interes din partea noastra, si, cum spunea un profesor de-al meu din
facultate, "acea persoana e doar o prescurtare pentru voi".
Verificarea continutului e-mailului si a documentelor atasate: dupa redactarea e-mailului, urmeaza recitirea acestuia si corectarea
eventualelor greseli de gramatica sau exprimare, verificarea ortografiei si puctuatiei. E adevarat ca greselile de gramatica sau
ortografie nu-l vor impiedica pe cel care citeste sa inteleaga mesajul, insa vor lasa impresia de lipsa a profesionalismului si a interesului
fata de el. In plus, daca in corpul e-mailului am spus ca am atasat niste documente, trebuie sa ne asiguram ca ele sunt intr-adevar in
atasament.
Cei care se cred prea importanti sau prea ocupati pentru a verifica de doua ori e-mailurile inainte de a le trimite, ar trebui sa inteleaga
ca oamenii cu adevarat profesionisti sunt atenti la imaginea lor si vor sa faca totul ca la carte, indiferent daca e vorba de redactarea
unei strategii sau trimiterea unui banal e-mail.

Cum sa scrii email-uri la locul de munca

Cati dintre voi nu sunteti dependenti de verificarea email-ului de pe telefonul mobil sau desktop
la locul de munca? Fie ca este vorba de un contract sau un task nou, casuta de email de la
serviciu este tot timpul plina. Email-ul este, fara indoiala prima forma de comunicare pentru
mediul afacerilor inca de la inceputul anilor 2000. Iar cum email-ul este element de baza in felul
in care noi comunicam, cu siguranta sunt cateva lucruri pe care le putem face, iar pe altele
trebuie sa le evitam atunci cand trimitem email-uri in interes de serviciu.

Ce AI voie sa faci in email la locul de munca


Personalizeaza
Indiferent ca te adresezi celui mai bun prieten de la serviciu sau compui un email plin de
informatii pentru un client, trebuie sa ai intotdeauna obiceiul de la personaliza email-ul cu
numele celui caruia te adresezi. Fie ca este vorba de prenume sau de o formulare protocolara cu
Dna/Dnul X, cel mai bine este sa folosesti formula pe care ai folosi-o si intr-o conversatie fata in
fata cu persoana respectiva.

Adapteaza
Prin asta ma refer la a a-ti cunoaste interlocutorul. Studiaza istoricul conversatiilor pe email cu
aceasta persoana, recunoaste tonul sau stilul in care ti s-a adresat in trecut si adapteaza-te la
felul lui de a fi. Daca ti-a trimis email-uri scurte si cuprinzatoare, poate insemna ca este o
persoana ocupata, asa ca incearca sa fii concis in email-urile la care ii raspunzi.

Verifica inainte de a trimite


Ar putea fi chiar prima regula de care trebuie sa tii cont cand trimiti email-uri. Cele mai mari
temeri sunt sa nu apesi butonul de trimitere si sa realizezi ca ai uitat ceva, nu ai atasat un
document, ai scris un cuvant gresit (tuturor ni se mai intampla). Regula de aur ar fi sa introduci
email-ul destinatarului abia dupa ce ai facut toate verificarile de mai sus.

Pastreaza mesajul cat mai scurt


Nu are niciun rost sa scrii email-uri cu 10 paragrafe. Ramai scurt si la obiect. Sa citesti un email
lung cat o nuvela nu este deloc eficient nici pentru cel care il primeste si nici pentru cel care il
compune. Si pentru a dovedi asta, ma voi opri aici.

Pastreaza casuta de Inbox tot timpul curata


Sigur ti s-a intamplat sa lasi un email pentru mai tarziu si sa uiti de el si asa s-au adunat zeci
de email-uri necitite. Cand te gandesti sa te apuci sa faci curat in Inbox, tot timpul se gaseste un
task mai urgent de rezolvat. Cel mai bine este sa incerci sa iti organizezi email-urile in foldere
dedicate, pentru fiecare client.

Verifica email-urile in functie de timpul tau disponibil


Nu cadea in capcana verificarii email-ului odata la cateva minute. Oprindu-te din ceea ce faci
pentru a-ti verifica tot timpul email-ul te poate scoate din ritm si sa nu mai fi concentrat asupra a
ceea ce faci. Cel mai bine este sa intri in casuta de email atunci cand nu ai altceva de facut sau
de 3-4 ori pe zi. Astfel poti sa te concentrezi tot timpul asupra lucrurilor importante fara sa te

intrerupi tot timpul din ce faci.

E bine ca unele lucruri sa ramana personale


Ai fost la nunta unui coleg si a iesit o petrecere de pomina. Nu te apuci sa ii ceri pozele de la acel
evenument prin intermediul email-ului de serviciu. Pentru asta exista intotdeauna email-ul
personal.
Unele companii monitorizeaza activitatea angajatilor, asa ca ce este legat de viata personala
este bine sa ramana separat de mediul de business.

Ce NU ai voie sa faci in email la locul de munca


Abrevierile
Trebuia sa te astepti si la asta. Adu-ti aminte ca trimiti email-uri intr-un mediu profesional, asa ca
termeni precum thx, lol, n vdm la 8 sau mai bn k nu am venit nu ar trebui sa-ti treaca
prin minte atunci cand trimiti email-uri la locul de munca.

Prea multe semne de exclamare!!!!!!!!


Alt lucru care ma enerveaza atunci cand il vad este scrisul cu litere mari si folosirea semnelor de
exclamare care ma duc cu gandul la tipete (si nu doar pe mine). Semnele de exclamare pot da
sperante false sau sa starneasca asteptari cand sunt folosite in contexte gresite. Se pot folosi,
dar cu masura si numai acolo unde este cazul.
:) sau :(
Atunci cand se trece la alt nivel al unei conversatii si te cunosti destul de bine cu persoana cu
care iti scrii, este acceptata folosirea din cand in cand a emoticoanelor. Dar daca se compune un
intreg email numai din emoticoane care sa exprime starea de spirit este destul de enervant.
Ramaneti pe linia profesionala cat mai mult posibil si limitati cat mai mult aceasta forma de
exprimare prin emoticoane.

Nu trebuie sa folosesti butonul reply all tot timpul


Daca conversatia ta se rezuma la a dialoga numai cu un singur coleg din toata lista, pentru a nu-i
deranja si pe ceilalti cu ceea ce aveti de discutat, poti sa ii excluzi pe ceilalti din discutie.
Concluzionand, folosirea butonului reply all nu este tot timpul necesara.

Trimite email-ul atunci cand esti pregatit


Ai avut o zi foarte aglomerata, se apropie ora pranzului si ti-e foarte foame. Tocmai ti-ai adus
aminte ca mai trebuie sa trimiti inca 3 email-uri urgente dar care necesita multa cercetare si mai
ales concentrare.
Trage aer in piept, bea un pahar cu apa si mananca ceva si abia dupa ce te mai linistesti putin
apuca-te de compunerea acestora. Vei avea alta stare de spirit si vei fi mult mai concentrat.

Semnatura din email pe telefonul mobil


Am intalnit situatia urmatoare si sincer nu prea am gasit nicio urma de umor in ea: sent from
my iPhone, please excuse any typos (trimis de pe Iphone, scuzati greselile gramaticale). Fie ca
raspunzi de pe telefonul mobil sau de pe un calculator, regulile de mai sus se aplica si in acest

caz. Poti verifica de doua ori inainte de a trimite daca ai scris corect, deoacere lasa impresia ca
acest raspuns este mai putin important fata de altele. Fii constant, seteaza si pe telefonul mobil
aceiasi semnatura business pe care o ai in email-ul de pe computer.

In concluzie
Este greu sa urmezi o anumita eticheta cand trimiti email-uri la locul de munca, desi se intampla
sa mai incalcam cateodata una din regulile de mai sus. Pe de alta parte sunt cateva elemente din
cele enumerate care nu ar trebui niciodata trecute cu vederea intr-un email trimis in interes
profesional, oricare ar fi tonul companiei.

S-ar putea să vă placă și