Sunteți pe pagina 1din 46

SUPORT CURS

ARHIVAR

NOIEMBRIE 2015
INTOCMIT IONEL SECAREANU

A. SCURT ISTORIC
Arhivele din Romnia au fost nfiinate la 1831 n ara Romneasc i respectiv
1832 n Moldova, fiind una din cele mai vechi instituii de cultur din ara noastr. Unirea
principatelor i n special reformele instituionale moderne care iau urmat au permis
organizarea la Bucureti a unei direcii generale cu competene lrgite (1862).
Furirea statului naional unitar romn n anul 1918 a creat Arhivelor Statului
condiii prielnice extinderii atribuiilor sale pe ntreg teritoriul romnesc, ulterior reeaua
de structuri teritoriale a fost organizat n mod unitar dup principiul teritorial
administrativ. Principala misiune a DGAS constnd n strngerea, pstrarea i
valorificarea n scopuri tiinifice i practice a tezaurului documentar al rii.
Din anul 1924 pregtirea personalului de specialitate se va realiza printr-o coal
de arhivari paleografi care n 1948 se transform n institut de arhivistic i care va
funciona pn n 1967.
Prin decretul nr. 472/1971 se constituie Fondul Arhivistic Naional, iar rolul i
competena DGAS crete foarte mult.
Dup 1990 cadrul legislativ arhivistic impune elaborarea unei noi legi adecvat
schimbrilor intervenite n societatea romneasc sens n care n 1996 a fost promulgat
Legea nr. 16, sens n care denumirea instituiei se pune n aport cu cea de fond arhivistic
naional, instituia de reglementare n domeniu primind titulatura de Arhivele Naionale.
Cu toate noutile aduse noul cadru normativ ignor complet o nou realitate i
caracteristic de baz pentru o societate democratic, respectiv proprietatea privat. Pn
n anul 2013, Legea Arhivelor Naionale a fost modificat i completat dar numai prin
adoptarea Legii nr. 138/2013, cadrul normativ este adaptat la noile realiti sociale,
economice i politice.
Documentele de arhiv reprezint mrturii autentice care stau la baza
reconstituirii istoriei, adic a vieii i activitii oamenilor. n prezent nu exist o definiie
a cuvntului arhiv, universal acceptat, recomandarea european pentru accesul la
arhivele publice definete cuvntul arhiv, scris cu liter minuscul, drept ansamblul
documentelor primite sau create de orice persoan juridic sau fizic n exerciiul
activitii sale. Cnd se scrie cu liter majuscul cuvntul arhiv semnific instituia de
reglementare n domeniu.

Arhivarul reprezint persoana care are prin atribuiile de serviciu administrarea,


prelucrarea i gestionarea documentelor la un creator i/sau deintor de arhiv ce deine
o diplom de bacalaureat i un atestat/certificat specific activitilor pe care le desfoar.
Activitatea arhivarului se desfoar att n depozitul de arhiv dar i la compartimentele,
structurile unei organizaii creatoare de arhive. Fiecare angajator avnd libertatea de a
stabili atribuii i responsabiliti conform domeniului propriu de activitate, dar avnd
ns un cadru comun stabilit prin apartenena la grupa de baz din codul COR. n anul
2013, a fost elaborat standardul ocupaional pentru ocupaia de arhivar precum i
competenele necesare unei persoane care este ncadrat pe un astfel de post, respectiv:
redactarea nomenclatorului arhivistic, gestionarea fondului documentar, prelucrarea
documentelor, utilizarea informaiilor din documente, conservarea arhivei n depozit i
care reprezint uniti de competen specifice pe lng unitile de competen generale
i cheie.
Pentru dobndirea acestor competene persoana interesat trebuie s participe la
programe de formare profesional continu a adulilor organizate de furnizori de formare
profesional autorizai conform legii.

B. NOMENCLATORUL ARHVISTIC. ISTORIC, DEFINIIE, NECESITATEA,


METODOLOGIA NTOCMIRII I APLICRII
Desfurarea activitii arhivistice pe baze tiinifice a impus i impune permanent
ntocmirea unor instrumente de lucru corespunztoare ntre care Nomenclatorul dosarelor
i Indicatorul termenelor de pstrare au ocupat un rol i loc important.
Astfel nc din anul 1831, urmare adoptrii i aplicrii Regulamentului organic n
coninutul acestuia se fceau referiri la nregistrarea actelor, circulaia i rezolvarea lor,
constituirea dosarelor i ordonarea pe probleme a actelor.
Aceste ndrumri ca i cele ulterioare fac dovada preocuprii n vederea aplicrii
msurilor cu privire la repartizarea corect a documentelor n dosare, a modului de
pstrare a acestora precum i la interesul pentru evidena acestora. Toate acestea au servit
la ntocmirea Nomenclatorului arhivistic de mai trziu. Dup 1862 odat cu nfiinarea
Direciei Generale a Arhivelor Statului i ulterior prin HCM nr. 472 din 1951, HCM nr.
1119/1957, Decretul nr. 353/1957 prin care s-a nfiinat Fondul Arhivistic de Stat, s-a
stabilit ca materialele documentare curente ale creatorilor de arhiv se grupeaz pe pri
structurale i nluntrul lor pe probleme sau pe corespondeni cu ajutorul
Nomenclatorului ce trebuie ntocmit de fiecare instituie, organizaie sau de forul tutelar
pentru instituiile sau organizaiile cu activitate de aceiai natur; n nomenclator vor
figura toate categoriile de materiale documentare ce se creeaz n activitatea instituiei
respective. De asemenea, se mai precizeaz c acest instrument de lucru va servi i
registraturilor pentru repartizarea documentelor la structurile componente spre rezolvare
i la constituirea dosarelor.
Pe lng nomenclator pentru stabilirea termenelor de pstrare a documentelor
instituiile i organizaiile vor ntocmi i indicatoare cu termene de pstrare, instrument de
lucru care urma s fie confirmat de ctre DGAS.
Prin Decretul nr. 472/1971 i ale Normelor tehnice elaborate n baza acestuia se
stabilesc noi precizri care contribuie la o mai bun activitate arhivistic i n special la
desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la creatorii i deintorii de documente.
Prin adoptarea Legii nr. 16/1996, se reconfirm obligativitatea ntocmirii
Nomenclatorului arhivistic de ctre fiecare creator i deintor de documente dup un

model prevzut n Anexa 1 la lege. De precizat c noutatea este reprezentat de faptul c


acest instrument de lucru denumit Nomenclator arhivistic include i indicatorul
termenelor de pstrare ntr-un singur instrument de lucru.
Pe lng aspectul precizat n lege c ntocmirea nomenclatorului reprezint o
obligaie se consemneaz la art. 36, lit. a, faptul c nentocmirea Nomenclatorului
arhivistic pentru documentele proprii constituie contravenie, aceasta fiind sancionat cu
amend de la 1000 la 25000 lei i care se aplic conductorului instituiei.
O arhiv fr nomenclator reprezint un conglomerat de documente a crui
reorganizare necesit o reclasare a actelor, respectiv o dublare a muncii. Un nomenclator
bine ntocmit i aplicat corect de la nceputul anului, nseamn un sprijin esenial n
constituirea arhivei curente.
n concluzie Nomenclatorul arhivistic aa cum este definit n OMAI nr. 137/2013,
reprezint un instrument de lucru utilizat la constituirea unitilor arhivistice pe structurii
organizatorice, pe probleme i termene de pstrare.
Metodologia de elaborare este destul de complex i impune pe lng implicarea
conducerii unitii, studierea documentelor de baz privind organizarea i funcionarea
instituiei,

respectiv

actele

normative

de

nfiinare/reorganizare,

organigrama,

Regulamentul de organizare i funcionare, Regulamentul intern, alte documente cu


coninut managerial.
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe
compartimente de munc, categoriile de documente grupate pe probleme i termene de
pstrare.
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de
munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se
numeroteaz cu cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se
numeroteaz cu litere majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie
dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr. 1 la fiecare
compartiment de munc.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului.


Acesta poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab sau numai din cifra arab,
dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni
sau nici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n Registrul de
intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Stabilirea lui
se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea
creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan tiinific a informaiilor pe
care le conin documentele.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul
permanent P, iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint
numrul anilor ct se pstreaz (1, 3, 5,10 etc.). Dac termenul de pstrare al unor grupe
de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului,
sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile
documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se
menioneaz C.S.. La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi
analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau
reinute permanent.
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc
schimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noi compartimente
de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu
dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i
dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial,
nomenclatorul se completeaz cu noile dosare.
eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator
pentru

documentele

specifice

compartimentului

respectiv. Aceste

proiecte

se

centralizeaz de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare,


spre aprobare i confirmare.

Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii creatoare de documente i


se confirm, la nivel central, de Arhivele Naionale i, la nivel local, de direciile judeene
ale Arhivelor Naionale.
Dup confirmare Nomenclatorul arhivistic devine instrument oficial de lucru cu
aplicare obligatorie. Un exemplar se pred la registratura instituiei pentru a servi la
repartizarea documentelor la compartimente pentru rezolvare precum i pentru
menionarea n Registrul de intrare ieire a indicativului dosarului unde se va clasa actul.
De precizat c indicativul dosarului transcris la registratur sub tampila de nregistrare
nu va cuprinde i cifra arab respectiv numrul dosarului din care va face parte
documentul n momentul gruprii i constituirii unitii arhivistice. Fiecare compartiment
de munc va primi pentru aplicare un extras sau eventual un exemplar n ntregime, dup
caz.
Nomenclatorul arhivistic se aplic de la nceputul anului n curs pentru a nu crea
disfuncionaliti n procesul de constituire a unitilor arhivistice. Privitor la termenul de
pstrare facem precizarea c n momentul ntocmirii nomenclatorului arhivistic acesta se
stabilete pe baza unei evaluri anticipative a termenului de pstrare fr a se putea stabili
o valoare arhivistic/istoric. La nivel de estimare prospectiv categoriile de documente
avnd indicaia permanent n Nomenclatorul arhivistic sunt o submulime a Fondului
Arhivistic Naional sub rezerva confirmrii ulterioare la mplinirea termenului de
depunere a documentelor la Arhivele Naionale sau prin procesul de selecionare.
Privitor la termenele de pstrare cuprinse ntr-un nomenclator trebuie avute n
vedere i prevederile altor legi precum Codul civil, Codul penal, legea contabilitii,
legea contenciosului administrativ etc.
Fr ndoial n viitor cu siguran teoria i practica arhivistic va trebui s
gseasc soluii i cu privire la repunerea n discuie a indicatorului termenelor de
pstrare ca instrumente de lucru pe domenii economice, mai ales n situaia n care
creatori i deintori de documente intr n procesul de insolven, faliment i radiere i n
arhiva rmas ca urmare a activitii acestora sau n mapa creatorului de la Arhivele
Naionale nu este identificat sau mai ru nu exist un nomenclator arhivistic.

C. GRUPAREA

DOCUMENTELOR

DOSARE.

CONSTITUIREA

UNITILOR ARHIVISTICE. EVOLUIE ISTORIC. ETAPE


Ca orice produs social i dosarul/unitatea arhivistic i are istoria sa. Putem
defini dosarul drept o grupare de documente referitoare la aceiai problem, de aceiai
valoare, cu acelai termen de pstrare constituit dup un criteriu stabilit, tematic
alfabetic, geografic, dup caz, acesta ocupnd un loc distinct n inventarul unui fond sau
colecie arhivistic creia i aparine. Dosarul poate avea dou sau mai multe volume dac
la aceiai problem s-au acumulat un numr de peste 250 300 de file document.
Termenul de unitate arhivistic (u.a.) a nceput s fie folosit din ce n ce mai mult
ca denumire de specialitate pentru un dosar arhivistic, mai ales n contextul n care un
document de o valoare i coninut important are o poziie distinct ntr-un instrument de
eviden (act normativ, diplom, certificat etc.).
n ansamblul activitii de arhiv un loc important l ocup formarea dosarului, de
modul cum este alctuit acesta depinde organizarea fondului arhivistic sau chiar a unei
arhive, inclusiv folosirea/utilizarea documentelor n multiple scopuri.
Avnd n vedere importana i procesul complex al activitii de gruparea
documentelor n uniti arhivistice, pe baza Nomenclatorului arhivistic sau fr a avea la
dispoziie un astfel de instrument de lucru, actuala legislaie arhivistic rezerv o bun
parte din prevederile sale acestui proces. Ca o dovad n acest sens este reprezentat i de
faptul c neinventarierea i nepredarea documentelor pe baz de inventar la arhiv
constituie contravenie.
Caracterul unitar al modului de constituire a arhivei curente n dosare pe probleme
este asigurat de aplicarea principalului instrument de lucru folosit de ctre
compartimentele organizatorice al unui creator de documente, respectiv Nomenclatorul
arhivistic.
Prima operaiune/etap n procesul de formare a dosarului const n repartizarea
n bibliorafturi sau mape a documentelor primite la compartimente de la diferii
corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns cnd
este cazul ct i cu anexele acestora sau a documentelor ntocmite pentru uz intern, n
funcie de indicativul dup nomenclator nscris pe fiecare document la registratur. Pe
coperta fiecrui biblioraft sau map se va nscrie indicativul dosarului, iar aezarea

documentelor se va face n ordinea nregistrrii lor aa nct ultimul document nregistrat


este deasupra. Ca o excepie de la aceast regul o reprezint conexarea documentelor,
respectiv documentele nregistrate ulterior n cadrul unui an i care se refer la o lucrare
anterioar se aeaz dup lucrarea de baz la care se face referire, n aa fel nct n
situaia n care este necesar o imagine general a modului cum a fost rezolvat o lucrare,
informaiile vor fi grupate n evoluia fireasc a acestora.
Unele structuri din cadrul unitilor, nu aplic Nomenclatorul arhivistic de la
nceputul anului, n sensul precizat mai sus, aa nct gruparea documentelor pe probleme
i termene de pstrare n bibliorafturi sau mape nu se face concomitent cu nregistrarea
documentelor ci la sfritul anului. Aceast practic este total greit, n dezacord cu
legislaia arhivistic, deoarece lsnd documentele negrupate pn la sfritul anului cu
greu i cu for de munc suplimentar acestea vor putea fi ordonate la locul lor pe
problemele stabilite n nomenclator, existnd un risc real, c multe din acestea pot fi
distruse de ctre persoanele care le aveau n responsabilitate.
Constituirea actelor n dosare pe probleme i termene de pstrare nu d un
caracter de unitate arhivistic dosarelor respective, acestea trebuind s fie pregtite n
etapa urmtoare n vederea predrii la arhiv.
n aceast etap documentele astfel pstrate n decursul unui an de zile, se vor
ordona cronologic sau dup alte criterii. Ordonarea cronologic presupune inversarea
documentelor astfel nct primul document cu data cea mai veche de nregistrare s fie
deasupra adic la nceputul dosarului, urmat de celelalte n ordinea crescnd a numerelor
de nregistrare. O atenie deosebit se acord rspunsurilor la actele de baz, anexelor
acestora, a conexrii actelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele de care
aparin i prin aceasta unitatea cuprinsului unui dosar. Practica arhivistic a demonstrat c
ordinea numerelor de nregistrare este cea mai indicat, deoarece corespunde nsui
mersului aciunii.
Criteriul pe probleme sau tematic presupune formarea dosarelor dup teme, adic
gruparea documentelor dintr-un an, care se refer la aceeai tem sau problem. Acest
criteriu este cel mai rspndit ntruct majoritatea creatorilor de documente au
diversificat activitatea pe probleme n cadrul compartimentelor. n practica formrii

dosarelor sunt folosite, n mod excepional, de ctre unii creatori de arhiv, concomitent
cu criteriul tematic i alte criterii.
Criteriul alfabetic const n gruparea dosarelor dup alfabet i se folosete n
special cnd este vorba despre dosarele de personal.
Criteriul geografic const n gruparea unor documente pe anumite arii geografice,
provenite de la uniti sau persoane fizice, care prin natura activitii lor creeaz astfel de
documente, cum sunt institutele de topometrie, geologie, cartografie etc.
Formarea dosarelor pe corespondeni, presupune gruparea ntr-un dosar a
documentelor care se refer la unul i acelai corespondent. Acest sistem este folosit mai
ales la unitile bancare, a cror activitate este strns legat de o serie de corespondeni,
prin creditele acordate, operaiile de debitare-creditare etc.
Alctuirea dosarului dup criteriul nominal const n gruparea actelor dup
denumirea sau genul lor, ceea ce nseamn c ntr-un dosar se concentreaz documente
numai de un singur gen: procese-verbale, ordine, circulare, rapoarte de activitate, situaii
statistice, extrase de cont, balane de verificare etc. i n acest caz gruparea documentelor
n interiorul dosarului trebuie s respecte ordinea nregistrrii lor, inndu-se seama i de
documentele conexate sau anexe.
Sistemele de clasare a actelor pot fi i altele, n funcie de natura lor, de
provenien, de cerinele utilitii lor. n practic, ns, dosarele se formeaz mai frecvent
prin combinarea acestor sisteme. Sunt compartimente de munc, ca de pild cele de la
organizarea muncii, unde vom gsi alturi de dosare formate de persoane (dosare
personale) i dosare pe probleme, ale cror acte sunt clasate n ordine cronologic sau
dosare care grupeaz actele pe criteriul nominal (state de salarii). Datorit acestui fapt, se
d posibilitatea cunoaterii mai bine a coninutului documentelor grupate n dosare,
identificrii lor atunci cnd necesitile o cer.
O dat cu ordonarea documentelor n cadrul dosarului, se nltur acele, clamele,
agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele i nsemnrile personale care
au servit la redactarea referatelor, actele care nu au legtur cu problemele din dosare, fie
c au fost repartizate greit n cursul anului, fie c au fost consultate i nu au mai ost puse
la locul lor. n acest caz, dubletele i ciornele vor fi propuse pentru selecionare, iar

documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin,
supunndu-se operaiunilor de clasare aferente acestuia.
Documentele din fiecare dosar se cos sau se leag n coperte de carton n aa fel
nct s se asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor. Foile ndoite i
mototolite vor fi ndreptate. ntr-un dosar, de regul, intr o grup de documente. Dar sunt
i cazuri cnd dintr-o grup de documente, prevzute n nomenclator, nu se formeaz,
ntr-un an, dect dou sau cel mult trei documente. n aceast situaie pentru a nu se irosi
materialul de protecie i a se economisi spaiul de depozitare, se pot concentra mai multe
grupe de documente ntr-un dosar, desprite printr-o foaie nescris, avnd n vedere ca
ele s fie similare i s aib aceleai termene de pstrare. n nici un caz nu se vor
ndosaria n acelai dosar documente care au termene de pstrare de 10 ani la un loc cu
cele care se pstreaz 5 ai sau permanent etc.
Documentele cu format mare, cum sunt: desenele tehnice, schiele, materialele
ilustrative etc., nu se cos n dosare ci se pstreaz separat n rulouri, n cutii speciale, sau
simplu ndoite. n dosar, n locul lor, se aeaz o not de trimitere n care se indic locul
unde se pstreaz aceste documente.
Dac n dosare se afl obiecte mici (mostre): fotografii i desene tehnice de
format mic, ele se pun n plic i se cos n dosar mpreun cu celelalte documente.
Documentele deosebit de valoroase, nu se cos n dosare, ci se pun n coperte speciale din
hrtie, apoi se aeaz n mape.
Numerotarea filelor este operaiunea care are drept scop s determine locul
documentului n dosar i s asigure astfel integritatea lui. Ea se face fie mecanic, fie cu
creionul negru, n colul din dreapta sus al filei. n cazul dosarelor compuse din mai multe
volume, se numeroteaz fiecare volum separat, ncepnd cu nr. 1.
Dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 de file; n cazul depirii acestui
numr, se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar. Nu se recomand s se lege
ntr-un dosar documente din mai muli ani, indiferent de numrul filelor din dosar.
La sfritul fiecrui an dosarele, pe anul respectiv, se ncheie i ncepnd cu noul
an se formeaz noi dosare.
Pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unitii i a compartimentului creator;
indicativul unitii arhivistice dup nomenclator / anul crerii documentelor; cuprinsul

10

unitii arhivistice; data nceperii (ziua i luna); data ncheierii (ziua i luna); numrul
filelor; numrul volumului (cnd din aceeai problem avem mai multe volume);
termenul de pstrare i numrul din inventar care se va completa odat cu inventarierea
documentelor.
Certificare unitilor arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci) se face pe o
foaie nescris, pus la sfritul dosarului nainte de a fi cusut, sau pe interiorul copertei
din spate n cazul dosarelor -, sau pe prima pagin nescris n cazul registrelor i
condicilor, de ctre personalul de la compartimentul ce le-a creat, prin formula Prezentul
dosar (registru, condic, cartotec) conine file, n cifre i, ntre paranteze, n litere.
La sfritul notei de certificare se trece data, semntura i funcia persoanei care face
aceast operaiune.
Pentru unitile arhivistice secrete, secrete de stat sau nesecrete dar de mare
importan, se alctuiesc opise separate care se aeaz naintea primei file.
nscrierea acestor elemente pe coperta fiecrei uniti arhivistice se impune cu
necesitate deoarece numai cu ajutorul lor se pot identifica unitile arhivistice din cadrul
fondului, se poate asigura integrarea lor operativ la fond, compartiment sau seria unui
compartiment. Aceste elemente stau la baza evidenei administrative i constituie factori
de asigurare a integritii fondului.
Coninutul dosarului i termenul de pstrare sunt elemente corelate care indic
valoarea istoric i tiinific a documentelor. Pentru o cunoatere complet a coninutului
documentelor ce compun dosarul este necesar ca elementele definitorii ale problemelor
trecute pe copert s fie clar i cuprinztor formulate, s nu omit principalele date care
s evidenieze informaiile necesare. Este total neindicat s se copieze pe coperta
unitilor arhivistice i apoi n inventare, denumirile din nomenclator deoarece nu n toate
cazurile grupele de documente din nomenclator reflect n ntregime cuprinsul actelor din
unitile arhivistice. Nomenclatorul nu poate prevedea n detaliu toate problemele ce se
vor crea la compartimente n cursul anului. De aceea este necesar ca atunci cnd se
formuleaz rezumatul pe coperta u.a. s se revad neaprat documentele, n scopul redrii
problemelor principale neprevzute n nomenclator.

11

Cnd coninutul grupelor de documente formulate n nomenclator este complet i


corect formulat i acoper n ntregime cuprinsul unitilor arhivistice, poate fi trecut pe
copertele acestora.
Cu ct coninutul unitilor arhivistice, scris pe copert, este mai complet i corect
formulat, fr prescurtri i formulri echivoce sau generale, cu att inventarul este mai
bun i mai uor de realizat.
Ct privete datele de ncepere i de ncheiere a unitilor arhivistic, ele se nscriu
pe copert n raport de data primului act nregistrat i de data ultimei nregistrri din u.a.,
fr a se lua n considerare datele documentelor anexate, care, n unele cazuri, sunt mai
vechi dect data de nceput a dosarului. n momentul inventarierii documentelor se
completeaz i coperta unitilor arhivistice (jos n stnga) cu numrul din inventar.
Termenul de pstrare al fiecrei u.a. este cel preluat din Nomenclatorul arhivistic i trecut
pe coperta u.a. la data completrii ei.
Toatele datele care se trec pe coperta unitilor arhivistice vor trebui scrise cu
cerneal sau pix i foarte cite.
Copertele registrelor i condicilor vor trebui completate cu aceleai date ca i ale
dosarelor.
Dei formarea dosarelor pare o operaiune simpl, tehnic, care se preteaz prea
puin la teoretizare, ea are un rol foarte important n cadrul activitii arhivistice. O
defectuoas formare a dosarului creeaz reale dificulti n procesul de inventariere,
asigurarea integritii, a selecionrii i folosirii documentelor. Cnd ntr-un dosar
documentele nu sunt ordonate corect, cusute, numerotate i certificate corespunztor, ele
pot fi uor rtcite, dac se dau n cercetare. Un dosar neperfectat corespunztor nu d
posibilitatea citrii elementelor de cot a documentelor care au stat la baza unor lucrri.
Cele mai serioase greuti se ntmpin ns atunci cnd trebuie s se aprecieze
valoarea dosarelor care cuprind documente cu diferite termene de pstrare, inclusiv cu
caracter permanent, formate n acest fel n urma neaplicrii corecte a nomenclatorului.
Tocmai de aceea formarea corect a arhivei curente, prin gruparea documentelor n
dosare, pe probleme i termene de pstrare, prin aplicarea nomenclatorului arhivistic i
perfectarea ei n vederea predrii la arhiva unitii, constituie o obligaie permanent a
compartimentelor de munc.

12

O mare parte din documente care se gsesc astzi n depozitele de arhiv ale unor
creatori au fost ntocmite nainte de aplicarea sau fr aplicarea Nomenclatorului
arhivistic. Astfel multe dosare au fost constituite din documente pur i simplu fr
reflectarea principiilor de baz arhivistice.
De asemenea, datorit unor factori obiectivi sau subiectivi, precum lipsa spaiilor
de depozitare, mutri repetate, condiii necorespunztoare de pstrare, lips personal de
specialitate, o parte din arhive au ajuns astzi fr eviden, unele chiar neordonate, fapt
ce ngreuneaz folosirea lor i mai mult dect att contribuind n mod real la distrugerea,
degradarea, comercializarea ilegal, n concluzie la distrugerea acestora fr posibilitate
de recuperare..
n astfel de situaii documentele identificate n diverse spaii i neconstituite
conform Nomenclatorului arhivistic se prelucreaz arhivistic pe baza unui plan metodic,
ntocmit la nivelul deintorului de documente, persoanei juridice care le-a preluat s-au
gsit.
Planul metodic de lucru reprezint un documentar ntocmit n urma analizrii
documentelor, respectiv stabilirea unor date succinte referitoare la nfiinare, anii extremi,
sfera de activitate, evoluia denumirilor creatorului, date referitoare la cantitatea
documentelor, determinarea apartenenei la un fond arhivistic etc. Pe baza acestui
document care va cuprinde n mod obligatoriu precizarea resurselor umane i materiale
care vor fi utilizate, stabilirea succesiv a operaiunilor arhivistice se vor derula
activitile de prelucrare arhivistic.
Ca o prim activitate se va proceda la ordonarea cronologic a dosarelor n
situaia n care documentele sunt grupate n uniti arhivistice. n aceast situaie se va
proceda la verificarea modului de constituire, numerotarea, certificarea, precum i a
verificrii coninutului documentelor cu nscrisurile de pe copert. n situaia n care
acestea nu exist se va proceda la completarea lor.
n situaia n care documentele sunt sub form de foi volante se va proceda la
ordonarea lor n uniti arhivistice, n ordine cronologic i pe probleme.
Pe parcursul ordonrii documentelor fr eviden se separ documentele de
acelai fel, fr valoare, respectiv boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen,

13

documente care n actualele nomenclatoare arhivistice au termene de pstrare de 1-5 ani,


n vederea unei eliminri globale cu ocazia selecionrii.
n aceast situaie cu totul atipic operaiunea de ordonare este o activitate de
mare rspundere pentru c pe de o parte ordonarea trebuie s redea pe ct posibil
specificul creatorului de documente, s reflecte evoluia i activitatea acestuia, s
rspund n viitor unor cereri cu privire la cercetarea i folosirea documentelor att n
scopuri practice ct i documentare. Aceast activitate trebuie s contribuie la refacerea
fondului arhivistic i s previn o distrugere mai mare a documentelor.
Odat ncheiat ordonarea fondului se trece la inventarierea acestuia, adic la
luarea n eviden a fiecrei uniti arhivistice n parte, dosar, registru, condic etc.
O situaie deosebit este reprezentat de modalitatea de clasare i grupare a
documentelor care conin informaii clasificate i care au astfel de marcaje inscripionate
pe suportul documentelor. Gruparea n dosare a acestui gen de document se face tot pe
baza nomenclatorului arhivistic n situaia n care acesta exist, respectiv pe probleme,
termen de pstrare i clas, nivel de clasificare. Gruparea acestor documente se face
separat de cele nesecrete, numai n situaia n care nu fac corp comun cu documentele
clasificate. Accesul la prelucrarea arhivistic a documentelor clasificate n vederea
prelucrrii acestora se face numai de ctre persoanele care dein autorizaii de acces
eliberate n conformitate cu prevederile legale n domeniul proteciei informaiilor
clasificate. Pstrarea acestor documente trebuie s se fac n aa fel nct s se previn
distrugerea, degradarea, comercializarea n alte scopuri dect cele prevzute de legislaia
n vigoare.
Ca un specific cu totul deosebit l reprezint ordonarea documentelor
aparintoare unui fond personal, fond familial sau a unei colecii arhivistice.
Prin fond arhivistic personal se nelege totalitatea documentelor create n
decursul vieii i activitii unei persoane, iar prin fond familial se nelege totalitatea
documentelor create de membrii unei familii sau de membrii mai multor familii care
provin dintr-un strmo comun sau nrudit.
Ca schem de ordonare se recomand gruparea documentelor n urmtoarea
ordine: documente personale, ca de ex: acte de stare civil, studii, diplome, acte de
numire n diferite funcii, acte de donaie, testamente etc. Documente rezultate din

14

ndeplinirea unor funcii, rezultate din administrarea i exploatarea unor bunuri,


manuscrise i lucrri tiinifice, coresponden etc.
Prin colecia arhivistic se nelege totalitatea documentelor grupate de un creator
sau deintor conform unui anumit criteriu fr a se ine seama de proveniena lor sau de
existena unei legturi organice.

15

D. PRELUCRAREA ARHIVISTIC A DOCUMENTELOR


METODE DE INVENTARIERE
Metodologia activitii de inventariere a arhivei a fost totdeauna o problem mult
discutat de arhiviti i istorici, enunndu-se despre aceasta preri contradictorii. Aa, de
pild, dup unele preri, inventarele ar trebui s rezume foarte sumar problemele mari din
cuprinsul unitilor arhivistice, rmnnd celor interesai ca, prin clasica i anevoioasa
munc de cercetare, s depisteze documentele de care au nevoie. n sprijinul acestor
preri s-a apelat i la argumentul c asemenea practic este aplicat n ri cu mare
tradiie arhivistic.
Cealalt opinie, care rspunde concepiei actuale promovate n cele mai multe ri
ale lumii cu privire la funciile arhivelor n viaa societii, analiznd conceptul de
inventariere, apreciaz aceast activitate ca procesul cheie al muncii arhivistic. Acesta
este i punctul de vedere al arhivisticii actuale romneti care concepe inventarul unui
fond arhivistic, al unei pri de fond, al unei colecii arhivistice etc., ca instrumentul prin
care se realizeaz evidena documentelor constituite n uniti arhivistice i care ofer, n
acelai timp, informaii detaliate asupra coninutului acestora.
O arhiv neinventariat este, de fapt, un depozit de documente moarte,
nefolositoare.
Din pcate, multe uniti dein nc n depozitele lor documente create nainte de
punerea n aplicare a nomenclatoarelor i indicatoarelor, care nu au fost organizate
potrivit normelor arhivistice. Este de la sine neles c se exclude posibilitatea
inventarierii acestor arhive prin asimilarea nomenclatoarelor, care sunt instrumente
aplicabile numai la arhiva curent. Inventarierea fondurilor aflate n aceast situaie
impune o munc migloas de reconstituire a schemei de organizare a unitii creatoare i
de reducerea unitilor arhivistice n ordinea iniial, fireasc, n care au fost create.
n funcie de modul n care a fost ordonat fondul, la inventarierea sa trebuie avute
n vedere prevederile articolului 24 din Normele Tehnice de aplicare a Decretului nr.
472/1971, care dei nu au fost preluate de legislaia arhivistic actual, i gsesc
aplicabilitate permanent. Astfel, dac fondul a fost ordonat pe ani i n cadrul acestora pe
compartimente, numrul curent din inventar se d n continuare n cadrul anului, fr a se
ine seama de compartimente. Cnd fondul cuprinde un numr mic de uniti arhivistice,

16

numrul curent se d n continuare, pe ntreg fondul, fr a se ine seama de ani. Dac


fondul a fost ordonat pe compartimente iar n cadrul acestora pe ani, numrul de ordine se
d n cadrul fiecrui compartiment, fr a se ine seama de ani.
Fiecare unitate arhivistic trebuie inventariat aparte, individual, chiar dac
nevoia practic impune pstrarea mai multora la un loc. Aadar, cnd vorbim de o unitate
arhivistic, trebuie s o privim sub aspectul evidenei prin inventariere, cu toate
consecinele ce decurg din acest fapt i anume, individualizarea prin cot, rspunderea
gestionar, consultarea pentru cercetare etc.
Registrele, condicile i alte documente preconstituite urmeaz n inventar dup
dosare.
Inventarul trebuie s aib i o succint prefa care s cuprind date asupra
fondului, conform planului metodic de lucru. Un scurt istoric al creatorului de fond care
s lmureasc anii de nceput i de sfrit (cnd este cazul) ai activitii, transformrile
ulterioare, cu denumirile sub care a funcionat unitatea, eventualele ntreruperi de
activitate (care se vor reflecta i n documente), profilul activitii etc. i un scurt istoric
al fondului. El privete totalitatea documentelor pstrate, documentele lips i din ce
cauz, date sumare din documente care s evidenieze importana fondului sistemul de
ordonare i inventariere etc.
Inventarierea acestor documente se poate face prin dou metode: metoda direct
i metoda indirect sau fiarea unitilor arhivistice.
Metoda direct se recomand pentru fondurile cu volum mic de documente, sau la
prile din fondurile arhivistice formate din grupe mari de uniti arhivistice de acelai fel
(ex. dosare de personal, dosarele clienilor din fondurile bancare, dosare de judecat etc.)
a cror ordonare definitiv este posibil nainte de inventariere. Inventarierea direct
const n nscrierea elementelor cerute de formular, privind fiecare unitate arhivistic,
direct n inventar. Aplicnd metoda direct, scurtm timpul de lucru. Aceast metod are
i unele inconveniente: necesit mult spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor
dintr-un loc n altul.
n cazul fondurilor de mai mare complexitate, a cror ordonare nu poate fi iniial
executat definitiv, se procedeaz la fiarea unitilor arhivistice, operaiune care const
n nscrierea pe fie a tuturor elementelor cerute n inventar, urmnd ca ordonarea

17

definitiv a fielor i apoi a unitilor arhivistice s se efectueze dup fiarea ntregului


fond, a unei serii de documente, sau a unor pri din fond. Numerele de inventar ale
unitilor arhivistice se nscriu pe copertele acestora i n fiele corespunztoare, n mod
provizoriu (cu creionul), fiind posibile modificri ulterioare, n faza de definitivare a
lucrrii.
Prin clasarea fielor n ordine definitiv, urmat de ordonarea corespunztoare a
unitilor arhivistice, realizm o inventariere indirect, practicat n cele mai multe cazuri
de uniti.
Cu toate c aceast metod este mai anevoioas, necesitnd trecere documentelor
prin mini de cel puin dou ori, considerm c aceast metod este cea mai indicat
pentru cantiti mari de documente. Ea permite nlturarea unor eventuale greeli n
redactarea coninutului, corectarea i completarea acestuia, evit mutarea repetat a
documentelor. Ordonarea definitiv a fielor, cotarea acestora i apoi corelaia dintre fie
i unitile arhivistice, prin trecerea numrului curent nou de pe fie pe fiecare unitate
arhivistic fcndu-se mai uor.
ELEMENTELE INVENTARULUI
Pentru documentele create nainte de aplicarea nomenclatorului, inventarul va
avea aproximativ aceleai elemente din anexa nr. 2 a Legii Arhivelor Naionale nr.
16/1996, republicat.
- Denumirea fondului sus n stnga primei pagini reprezint, de fapt,
denumirea unitii care a creat fondul, ce se stabilete la delimitarea fondurilor.
- Titlul inventarului va fi formulat astfel: Inventar (cu majuscule la mijlocul
paginii) pentru documentele create n anii (se vor trece anii extremi ai fondului pe
rndul urmtor).
Inventarul va avea urmtoarea rubricatur:
- numrul curent, unde se trec numerele unitilor arhivistice, ncepnd cu
numrul 1 pentru fiecare parte structural sau an, respectnd numerele date pe fie.
- numrul vechi al unitilor arhivistice va forma rubrica a doua a inventarului, n
loc de Indicativul dosarelor dup nomenclator. Ea se va completa n cazul fondurilor
reinvetariate, pentru a se putea face concordana vechii cote cu cea nou, a fondurilor de
la instanele de judecat, care au trecut pe dosare numrul din registrul general. Dac pe

18

coperta unitii arhivistice nu este trecut nici un numr vechi, aceast rubric nu se
completeaz.
- cuprinsul pe scurt al unitilor arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci
etc.) reprezint elementul cel mai important al inventarului. Firete, el va fi cel de pe fie
i const n redarea principalelor probleme i date desprinse din documentele unitilor
arhivistice, fie c ne referim la genul actelor (proiecte, memorii, instruciuni, circulare,
rapoarte, ordine, studii, bilanuri etc.), fie c ne referim la problema sau problemele
tratate n unitatea arhivistic.
n cazul cnd destinatarii formeaz grupuri omogene de coresponden, sau atunci
cnd corespondenii sunt diferii dar problema este una singur, acetia se enun n
rezumat sub o form generic. De exemplu, Coresponden cu notariatele privind
legalizarea copiilor de pe acte; Coresponden cu diferite instituii privind
recensmntul populaiei din anul 1948.
Cnd dosarul cuprinde coresponden cu civa destinatari, n rezumat se trec
numai corespondenii cei mai importani, ceilali fiind enunai sub form generic. De
exemplu Coresponden cu Ministerul nvmntului i instituiile de nvmnt
superior cu privire la organizare practicii n producie a studenilor.
n rezumat, coninutul actelor ce formeaz unitatea arhivistic trebuie s fie
formulat pe scurt i n mod concis. De exemplu, Aprovizionarea cu alimente a
Regimentului 30 Muscel n timpul operaiunilor militare din 1917. Vor trebui studiate cu
mare atenie dosarele care cuprind mai multe probleme, de valoare i termene de pstrare
diferite. Pe coperta acestora i n inventar vom reda cteva din problemele mai
importante, care au termenul de pstrare cel mai ndelungat sau permanent.
n cazul cnd avem de inventariat dosare personale, rezumatul acestora ncepe cu
cuvntul dosar, De exemplu, Dosarul personal al lui I. Popescu, lctu-mecanic la
Uzinele, iar cnd dosarele sunt compuse din anumite genuri de documente care indic
i coninutul problemei, rezumatul ncepe cu genul documentului. Exemplu, Regulament
pentru aplicarea legii minelorsau Planuri de aprovizionare anual ale serviciului tehnic
al Prefecturii judeului Ilfov.

19

Denumirile localitilor din Romnia de care se leag probleme ce constituie


obiectul dosarului, se trec cu denumirea actual iar ntre paranteze se d forma din
documente.
Pentru denumirile localitilor strine se trec corespondenele lor n limba romn
(Belgrad, Londra, Moscova i nu Beograd. London, Moskva), iar atunci cnd denumirile
nu au corespondent se reproduc ntocmai ca n act (jud. Saac, jud. Slam-Rmnic).
n rezumat trebuie s se indice, de asemenea i data evenimentelor despre car se
vorbete, atunci cnd acest lucru este necesar pentru precizarea coninutului. De exemplu,
Coresponden cu Prefectura Poliiei Capitalei cu privire la reprimarea grevei
muncitorilor ceferiti de la Atelierele Grivia din 15-16 februarie 1933.
- anul sau anii extremi ai documentelor constituite al element al inventarului. La
stabilirea anului sau anilor extremi ai documentelor se ia ca baz anul primului document
i al ultimului document din unitatea arhivistic respectiv. Spre exemplu, dac avem un
dosar cu documente din anii 1931-1935, el va fi inventariat la anul 1931, iar la rubrica
Anul sau anii extremi se trec anii 1931-1935.
n cazul cnd documentele din aceeai grup sunt constituite n mai multe volume
de dosare, n inventar se trece fiecare volum n parte sub un numr curent distinct, iar n
rubrica Anul sau anii extremi se trec limitele extreme ale fiecrui volum (ex. vol. I
ianuarie-iunie; vol. II iulie-decembrie).
La stabilirea anilor extremi, nu se iau n considerare datele anexelor la
documentele din cadrul dosarului. Acestea vor fi semnalate ns n rezumat. Spre
exemplu, la autentificarea unei vnzri imobiliare efectuat n anul 1934 se afl depuse
acte probatorii din anii 1868-1872. Data de nceput a unitii arhivistice este ns anul
1934.
Pentru registre, condici, roluri, bugete, bilanuri, drile de seam etc. nu se ia
drept baz data ntocmirii, a legalizrii sau sigilrii lor chiar dac aceasta este cert ci
data care rezult din cuprinsul lor. Astfel, la registre sau condici se iau n considerare anii
extremi ai actelor nscrise n ele, iar la celelalte, anii la care se refer i nu anul ncheierii
lucrrilor. De exemplu, bilanul pe anul 1930 al unei uniti ncheiat la 10 februarie 1931,
se trece n inventar la sfritul anului 1930 i nu la anul 1931.

20

- numrul filelor alt element al inventarului se trece pentru fiecare unitate


arhivistic n parte. Att pe gestionarul documentelor ct i pe cercettor l intereseaz
cte file are fiecare unitate arhivistic n parte i nicidecum cte file au toate la un loc, de
pe o pagin, fil, compartiment sau fond.
- rubrica Observaii a formularului din inventar se completeaz cu date privind
ieirea unitilor arhivistice. Astfel, la unitile arhivistice propuse pentru selecionare se
trece poziia din nomenclator i termenul de pstrare (ex. IB9/10). Tot la Observaii se
trec i eventualele noi cote, precizri privind microfilmarea, dac unele uniti arhivistice
au fost scoase din fond i se pstreaz sub alt form etc.
La sfritul fiecrui inventar se face nota de certificare care cuprinde numrul
filelor inventarului, numrul unitilor arhivistice trecute n inventar, n cifre i litere, data
ntocmirii inventarului, numele celui care l-a ntocmit i semntura acestuia.
La fiecare scoatere sau introducere de documente se face o nou certificare,
potrivit noii situaii.
Inventarul se ntocmete (dactilografiaz la un rnd i jumtate) n dou
exemplare i are caracter provizoriu pn la selecionarea unitilor arhivistice (vezi
anexa nr. 1), dup care se ntocmete un inventar definitiv numai pentru unitile
arhivistice care se pstreaz permanent (vezi anexa nr. 2). Acesta se ntocmete n patru
exemplare, din care trei exemplare se depun la Arhivele Naionale respective, odat cu
documentele. Nota de certificare a acestui inventar va avea urmtoarele elemente:
numrul filelor inventarului, numrul unitilor arhivistice din inventar, numerele
unitilor arhivistice ce lipsesc la preluare, data i numrul unitilor arhivistice preluate,
numele i semntura celui care pred, precum i numele i semntura persoanei care preia
documentele.
Cnd n inventar sunt sute de uniti arhivistice, fiind foarte voluminos, el trebuie
s aib i un sumar n care se cuprind compartimentele i anii, cu indicarea paginii din
inventar unde figureaz documentele.
Dac dup ntocmirea inventarului se mai gsesc documente din acelai fond care
n-au fost cuprinse n inventar, se va proceda la inventarierea lor, innd seama de volumul
i cuprinsul acestora. Astfel, dac documentele gsite sunt n cantitate mic, ele vor fi
fiate i intercalate la compartimentele respective sau vor fi trecute la sfritul

21

inventarului. Dac documentele sunt n cantiti mai mari, fr s le depeasc numeric


pe cele inventariate, se ntocmesc inventare anexe, iar dac cantitatea de documente
gsit este mult mai mare dect cea inventariat, va trebui ordonat i inventariat din nou
ntregul fond.
Un inventar bine ntocmit va oglindi complexitatea funciilor unitii creatoare a
documentelor, atribuiile, modul de organizare i funcionare, specificul activitii sau
produciei, realizrile obinute, veniturile, cheltuielile, beneficiile, procesele de nnoire i
perfecionare intervenite de la o perioad la alta, relaiile de cooperare cu alte uniti din
ar i strintate etc.
Inventarul este un instrument de eviden obligatoriu i, n acelai timp, primul
instrument de informare indispensabil. El are, n principal, n cazul creatorilor i
deintorilor de arhive, caracter administrativ, enumernd documentele fondului, fiind
singurul instrument pe baza cruia poate fi verificat existena documentelor, punnd,
totodat, n lumin i eventualele lipsuri.
Inventarul ofer cheia identificrii unitilor arhivistice avnd, n acest sens, i
funcia de informare, funcie ce poate fi inclus n sisteme informaionale generale, pe
baz de computere. Firete, aceasta, nu nseamn c acum vom renuna la inventar acest
instrument de eviden tradiional.
Pentru ca aceste operaiuni de ordonare i inventariere a fondurilor care nu au fost
constituite pe baza nomenclatorului arhivistic, aflate n pstrarea unitilor, s rspund
exigenelor activitii arhivistice i de cercetare se impune, de la nceput, colaborarea
permanent a acestor uniti cu Arhivele Naionale de care aparin.

22

DOCUMENTELE TEHNICE I DE NREGISTRARE TEHNIC


Prin documente tehnice i de nregistrare, n spiritul i litera Legii Arhivelor
Naionale, se nelege: totalitate documentelor purttoare de informaie tehnic (arhive
tehnice) sau cele produse ca urmare a aciunii de nregistrare tehnic pe supori
magnetici, fotosensibili, din hrtie tratat special pentru mecanografie etc. (arhive de
nregistrare).
Modul n care trebuie ordonate, inventariate, selecionate i valorificate
documentele tehnice i de nregistrare tehnic, este prevzut n Instruciunile privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, emise de Arhivele Naionale
n anul 1996 (art. 49-80).
n cadrul arhivelor tehnice se disting mai frecvent dou categorii: arhivele
tiinifice i cele inginereti (de ex. cercetare-dezvoltare) indiferent de domeniul de
cercetare i de aplicaie.
Documentele tehnice sunt constituite din: proiecte, plane, schie, planuri, hri,
msurtori de laborator etc. Gama de documente tehnic variaz de la o unitate la alta,
dup coninut i form.
Majoritatea documentelor tehnice sunt create de institute de cercetare i proiectare
cu profil de ramur, n cele specializate pe genuri de lucrri energetice, ci ferate,
telecomunicaii, miniere, industrie chimic, cu caracter agricol etc., n cele judeene i n
uniti de proiectare, centre, sectoare, ateliere, servicii sau birouri de cercetare i
proiectare din cadrul ministerelor, unitilor industriale, administrative etc.
O categorie de documente tehnice des ntlnit n arhivele specializate, o
constituie proiectele lucrri tehnice ntocmite pe baza unei teme date i care cuprind un
ntreg complex de documente: memoriu general, sau justificativ i memoriile pe
specialiti, devizul general i devize pariale pe obiecte, antemsurtorile, analizele de
preuri, calcule tehnico-economice, instruciuni de folosire sau exploatare, desenele
tehnice sau planurile de ansambluri generale cu subansamblurile respective, planuri
tehnologice de situaii, profile, grafice etc., necesare pentru executarea, construcia,
extinderea, exploatarea i reparaia unui produs, a unui sistem tehnic sau a unei instalaii,
construcii etc., care fac obiectul investiiilor.
Proiectele pot fi individuale, de execuie tehnologic etc.

23

Arhivele de nregistrare sunt formate din: arhive geodezice i geofizice (de ex.
documentele

cartografice,

geologice,

seismologice

etc.),

audio-video

(de

ex.

cinematografice, orale, fotografice), informatice (indiferent de domeniul de aplicaie) i


de laborator (n general fizico-chimice i biologice). Ele sunt produse ca urmare a
aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici (benzi, dischete), fotosensibil (casete
strimer, discuri optice etc.) din hrtie tratat special pentru mecanografie etc.
n arhivele unor instituii mai ntlnim i alte categorii de complexe de documente
cu caracter tehnic, ca cele asupra observaiilor meteorologice, hidrologice .a.
Documentele cu caracter tehnic care de obicei compun diversele proiecte i
complexe de documente geologice sau cartografice, aflndu-se uneori izolate, sunt de mai
multe feluri: memorii generale, devize, instruciuni de folosire sau exploatare, studii
geotehnice, desene tehnice, figuri tehnice, grafice, diagrame, calcul, descrieri tehnice,
normative, avize, planuri, hri .a.
Ct privete luarea n eviden a acestor categorii de documente (nregistrarea), ea
este reglementat de Instruciunile de aplicare a Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996,
care la art. 51-52 precizeaz c: Documentele tehnice i de nregistrare, indiferent de
natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau
ieirea lor, dup caz.
nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe
calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o
registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a
documentelor n circulaia lor de la intrare/creare la ieire/arhivare.
ntreaga activitate desfurat asupra documentelor tehnice i de nregistrare se
realizeaz cu respectarea principiilor generale unitatea fondurilor, respectul fa de
creatorul de fond i sistemul su de organizare i drepturile comunitilor locale asupra
documentelor proprii precum i a celor specifice arhivelor tehnice i de nregistrare:
compatibilitatea sistemelor i prioritatea conservrii asupra tuturor celorlalte principii,
criterii, modaliti.
Pe de alt parte, avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint
n cele mai dese cazuri pe supori de diferite naturi i care din aceast cauz impun
condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor

24

forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic


(principiul compatibilitii sistemelor). Aceste principii sunt prevzute n Instruciunile de
aplicare a Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996 /art. 56).
n articolele 57-58 din aceleai instruciuni se precizeaz c documentele tehnice
i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui
fonduri i colecii integrale.
Documentele tehnice i de nregistrare incidentale pot aprea fie ca ilustraii
cuprinse n text, fie ca anexe, fie ca uniti arhivistice de sine stttoare.
Cnd documentele sunt n text, ca ilustraie sau ca anex, ele se vor ordona,
inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate.
n cazul n care documentele tehnice i de nregistrare formeaz o unitate sau mai
multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat,
ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui,
cronologic).
Cnd documentele tehnice i de nregistrare formeaz uniti arhivistice separate
i au supori fotosensibili sau magnetici, este preferabil s fie ordonate, inventariate la
sfritul fondului i pstrate, n funcie de necesiti.
n cazurile prilor structurale coninnd n majoritate documente tehnice i de
nregistrare, ordonarea i inventarierea se va face, n cazurile n care ele nu s-au realizat
pn acum, potrivit normelor referitoare la fondurile i coleciile formate integral din
documente tehnice i de nregistrare.

25

SELECIONAREA DOCUMENTELOR
DEFINIREA CONCEPTULUI DE SELECIONARE.
CADRUL JURIDIC AL SELECIONRII
Selecionarea documentelor este operaiunea arhivistic cea mai dificil, ntruct
ntotdeauna scrile de valoare, pe baza crora se face aprecierea documentelor, sunt
variabile n timp.
Selecionarea este operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice
sau practice a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie, n vederea pstrrii
permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminarea celor lipsite
de importan.
Prin urmare, aa cum rezult i din definirea conceptului, prin selecionare se
urmrete, n primul rnd, stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric i
pstrarea lor n vederea depunerii la Arhivele Naionale, la termenele stabilite de
legislaia arhivistic. n al doilea rnd, prin selecionare se urmrete eliminarea din
arhiv i introducerea n circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui
numr de ani, nu mai prezint importan, pentru unitatea respectiv, din nici un punct de
vedere, elibernd astfel spaii de depozitare pentru pstrarea documentelor n curs de
elaborare.
Selecionarea este, aadar, una din operaiunile de baz ale activitii arhivistice,
piatra de ncercare a competenei lucrtorului din arhive.
Problema selecionrii arhivelor este n strns legtur cu buna lor organizare, cu
pregtirea personalului i cu respectul pe care acesta l datoreaz cuvntului scris, menit a
deveni documente istoric.
Prin operaiunea de selecionare se hotrte soarta documentelor: pstrarea sau
eliminarea lor definitiv, angajnd astfel, n cel mai nalt grad, responsabilitatea unitilor
creatoare i deintoare de documente ca i a Arhivelor Naionale respective, ca instituie
investit prin lege s coordoneze aceast activitate.
Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 i Instruciunile privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente creeaz cadrul juridic legal de desfurare a
activitilor arhivistice, inclusiv a delicatei probleme a selecionrii documentelor.

26

n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a


documentelor ntocmite i deinute de creatorii la nivel central, iar n cadrul direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a
documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i
deinute de ceilali creatori.
Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alineatul 1 se stabilesc
prin norme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor
Naionale.
n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o
comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii
respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri,
numii din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau de cte ori
este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea
practic sau istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit
potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre
eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se
pstreaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n
cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul
direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de
documente.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza
proceselor-verbale ale comisiilor prevzute la alineatul 2.
n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea
documentelor ce urmeaz a fi arhivate.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente
elaborate de Arhivele Naionale n anul 1996, n Capitolul II referitor la obligaiile
creatorilor i deintorilor de documente, litera D Selecionarea documentelor (art.
29-36) aduc urmtoarele detalii n legtur cu aceast important operaiune arhivistic:

27

- n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte


o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii
respective.
- Comisia de selecionare este compus din preedinte, secretar i un numr impar
de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele
compartimente creatoare de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept
secretarul comisiei de selecionare.
- Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preedintele
convoac comisia de selecionare. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu
termene de pstrare expirate.
n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere
respectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul dosarelor,
acordnd o atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare meniunea CS
(Comisia de selecionare n.n.)
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la
termenele de pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se
trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul
de munc respectiv.
La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul-verbal model anexa nr. 5,
care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii.
- Comisia efectueaz selecionarea att a documentelor create de unitatea
respectiv, ct i a celor create de alte uniti i pstrate n depozitul unitii.
- Inventarele dosarelor propuse de comisa de selecionare spre a fi eliminate,
nsoite de procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul documentelor
permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar)
se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul
unitilor centrale, sau la direciile judeene, n cazul unitilor locale.
- Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor
dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
- Documentele se pstreaz, n ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele
de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.

28

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice
alte materiale, se inventariaz, n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru, dup
modelul prevzut n anexa nr. 7 din instruciuni.
- Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile
de selecionare, pe baz de proces-verbal nsoit de inventar, cu confirmarea Arhivelor
Naionale, ca i pentru celelalte documente.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de
suportul acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente: nsemnele
i nscrisul din cmpul sigilar, valoarea artistic, frecvena .a.
Dac ordonarea i inventarierea pot fi mbuntite, perfecionate i, eventual,
chiar refcute, selecionarea cel puin n ceea ce privete documentele eliminate are
caracter ireversibil.
Avnd n vedere tocmai acest fapt, legislaia arhivistic actual a adus modificri
conceptuale n legtur cu selecionarea documentelor. Astfel, obligaia unitilor de a
prezenta n dosarul selecionrii inventarul sau inventarele documentelor permanente din
perioada pentru care se solicit confirmarea lucrrii de la compartimentele n cauz, ofer
arhivistului care verific lucrarea, posibilitatea s cunoasc criteriile care au stat la baza
aprecierii valorii documentelor.
n stabilirea importanei documentelor i a efecturii activitii de selecionare se
vor avea n vedere urmtoarele criterii:
- valoarea istoric, cuprinznd informaii privind istoria social, economic,
politic, cultural religioas;
- vechimea documentelor, caracteristici de form, suport, ornamentaii, valoare
artistic. Documentele create pn n anul 1920 nu se selecioneaz dect n cazuri cu
totul excepionale;
- frecvena n cadrul fondului arhivistic naional;
- rolul, locul i atribuiile creatorului documentelor n sistemul instituional
romnesc;
- cantitatea documentelor unui fond arhivistic, valoarea practic, starea de
conservare.

29

n cazul fondurilor neordonate i neinventariate, selecionarea se efectueaz n


procesul de ordonare. Unitile arhivistice formate n ntregime din acte lipsite de valoare
istoric sau practic i care se refer la o singur problem se grupeaz pe categorii
stabilite prin planul metodic de lucru spre a fi eliminate global.
Selecionarea documentelor din fondurile judectoreti se face pe baza opisului de
dosar, iar n lista de selecionare vor fi menionate numerele dosarelor eliminate pe ani,
din dosarele eliminate se vor opri de la selecionare sentinele i hotrrile judectoreti,
care vor fi grupate cronologic pe ani i numere, sens n care se vor constitui noi uniti
arhivistice.
Dup confirmarea lucrrilor de selecionare de Comisia Central din cadrul
Arhivelor Naionale, n cazul n care a fost eliminat un numr mare de uniti arhivistice,
cele pstrate se recoteaz, iar inventarele se refac. Fondurile judectoreti selecionate pe
baza opiselor de dosare, dup selecionare, se inventariaz. Inventarele vechi i opisele se
ordoneaz la sfritul fondului i se nscriu n noile inventare.
VERIFICAREA EXISTENTULUI CU INSRUMENTELE DE EVIDEN
Verificarea existentului cu instrumentele de eviden este operaiunea arhivistic
ce se efectueaz asupra fondurilor i coleciilor arhivistice aflate n depozitele proprii, n
vederea stabilirii existenei documentelor cuprinse n instrumentele de eviden, a
stadiului de prelucrare i conservare a documentelor, precum i a msurilor viitoare
adecvate pentru perfecionarea prelucrrii i asigurrii condiiilor de conservare.
n urma acestei operaiuni arhivistice se ntocmete un proces verbal n care sunt
menionate concluziile desprinse precum i propunerile, documentul se supune aprobrii
conducerii.

30

E. UTILIZAREA/FOLOSIREA DOCUMENTELOR DE ARHIV LA


CREATORII I DEINTORII DE DOCUMENTE
Documentul de arhiv reprezint mijlocul cel mai veridic care consemneaz i
fixeaz n timp att evenimentele ct i pe principalii participani la ele. n acest sens
precizm c pstrarea i folosirea informaiilor din documente a constituit o preocupare
veche i constant a oamenilor, determinnd conducerea statelor s elaboreze norme care
s reglementeze activitatea de arhiv.
n anul 1831, respectiv 1832 cu ocazia nfiinrii Arhivelor Statului n ara
Romneasc/Moldova sau stabilit i primele modaliti de folosire a documentelor. n
anul 1925 prin Legea de organizare a Arhivelor Statului s-a stabilit ca DGAS sunt n
drept s dea autoritilor i particularilor copii legalizate att de pe actele aflate n
depozitele proprii. De asemenea, se vor mai putea efectua traduceri legalizate de pe actele
vechi, iar persoanele i instituiile vor plti taxe prevzute n regulamentul adoptat. De
asemenea, se precizeaz c persoanele fizice i instituiile particulare puteau rmne n
continuare proprietare asupra documentelor, ns Arhivele Statului i rezervau dreptul ca
pe baz de convenie s le foloseasc pentru cercetri tiinifice, studii, expoziii etc.
Prin reglementrile introduse dup anul 1951 accesul la unele documente a fost
restricionat considernd c prin folosirea informaiilor cuprinse n documente poate fi
prejudiciat interesul statului.
Dup anul 1990 abordarea problematicii utilizrii documentelor de arhiv a
cunoscut o nou abordare aspect concretizat n Legea nr. 16/1996, care trateaz
problematic folosirii ntr-un capitol aparte, care ntr-un mod transparent a stabilit
modalitile i formele de utilizare precum i genurile de documente care nu se dau n
cercetare.
FORME DE FOLOSIRE A DOCUMENTELOR LA CREATORII I
DEINTORII DE ARHIVE
a) Eliberri de certificate, copii, extrase
Pe baza documentelor aflate n depozitele lor, creatorii i deintorii de documente
elibereaz, la cerere, persoanelor juridice i fizice, certificate, copii i extrase dup

31

documentele care se refer la drepturile petenilor privind vechimea n munc,


patrimoniu, colaritate, atestarea unor date personale i de stare civil, susinerea unor
cauze n faa instanelor de judecat etc.
Pentru ca actele eliberate de pe documentele din depozitele de arhiv s poat fi
folosite scopurilor solicitate este necesar ca ele s rspund i s clarifice datele cerute, s
reflecte temeiul documentar i s poarte elementele de ntrire prevzute de legislaia n
vigoare.
ntocmirea certificatelor i extraselor, prin natura i importana lor pentru diferite
domenii de activitate, implic o mare rspundere din partea celui care le ntocmete,
ntruct cea mai mic greeal n coninutul lor atrage prejudicii materiale i de alt
natur, att pentru instituia care le-a eliberat ct i pentru beneficiar. De aceea, la
rezolvarea cererilor, se cere o cunoatere temeinic a legislaiei aferente, a surselor
documentare, un nalt spirit de responsabilitate spre a se evita interpretrile greite i, mai
cu seam, pentru a se nltura neconcordana ntre datele actelor eliberate i baza lor
documentar.
Certificatul este un document oficial ce include ntr-o form determinat un
ansamblu de elemente, prin care se atest solicitantului o situaie sau se confer anumite
drepturi.
Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelor rezultate din
documente care sunt n direct legtur cu obiectul cercetrii. Se vor indica numai datele
existente, fr s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente.
Perioadele pentru care lipsesc documentele sau nu se gsete nscris numele
solicitantului se vor meniona n adresa de expediere a certificatului. n certificat se vor
indica denumirile documentelor din care s-au extras elemente necesare ntocmirii
certificatului i, apoi datele cuprinse n aceste documente.
n certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizri n legtur cu
coninutul documentelor cercetate.
n certificat datele se expun n ordinea cronologic. Datele privind activitatea unei
persoane fizice, n diferite locuri de munc, din aceeai unitate, se includ ntr-un singur
certificat.

32

Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe dosul cererii, cu


cerneal. Referatul va trebui ntocmit, datat i semnat de ctre persoana care a fcut
cercetarea. El trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat i cotele unitilor
arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).
- n cazul n care, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii
creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate
elibera fie un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul
anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.
- n cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast
situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a
documentelor ce fac obiectul cererii, cererea n original se trimite spre rezolvare
respectivei uniti, comunicndu-i-se i solicitantului acest lucru.
Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra
exactitii datelor comunicate.
La ntocmirea certificatului trebuie s se acorde o atenie deosebit numelui, care
n unele situaii nu corespunde cu cel din documente, datorit schimbrii lui ulterioare,
prin cstorie sau alte mprejurri. Certificatul trebuie s redea numele aa cum rezult
din documente, pentru fiecare perioad atestat. n unele cazuri nepotrivirile de nume se
datoreaz completrii greite de ctre persoanele care au ntocmit documentele la timpul
respectiv. i n aceste cazuri numele va trebui redat ntocmai ca n documente, urmnd ca
solicitantul s-i clarifice situaia prin act notarial.
n cazul n care petentul a lucrat sub mai multe nume, se vor meniona toate aceste
nume, cu perioadele de timp corespunztoare.
Frecvent se ntlnesc cazuri cnd n documentele dup care se elibereaz
certificate (de regul statele de salarii) figureaz mai multe persoane cu acelai nume. n
situaia n care cererile sunt incomplete sau nu se specific toate datele personale i nu se
indic cu exactitate perioadele de lucru, pentru a nu atribui solicitantului perioade ce nu-i
aparin, deci de la alte persoane cu acelai nume, se cer relaii suplimentare, asupra datei
de natere, prenumelui tatlui, funciei i compartimentului unde a lucrat, numelor unor
colegi de munc. n raport cu aceste precizri se stabilete care dintre persoanele nscrise
n documentul respectiv corespund cu numele solicitantului.

33

Copia este o reproducere autentic de pe un document aflat n arhiv. De regul


unitile elibereaz copii dup documentele de mproprietrire, sentine judectoreti,
foile matricole colare sau ale militarilor n termen etc. La eliberarea acestora se ine
seama de anumite reguli, datorit faptului c scrisul unor documente poate fi dintr-o
perioad mai veche, deci cu ortografia vremii respective sau c lipsesc cuvinte, sau nu
apare cu claritate scrisul. Copiile de pe documente se transcriu cu ortografia actual.
Cnd dintr-un document lipsesc cuvinte sau sunt indescifrabile, iar din text nu rezult
nelesul lor, n copie cuvintele respective sunt nlocuite cu puncte de suspensie. n
situaia cnd documentele supuse copierii nu poart anul ntocmirii lor, data este dedus
din contextul celorlalte documente, dac el face parte dintr-un grup de alte documente
legate organic i a cror dat este cunoscut cu certitudine. Dac nu se poate stabili data
documentelor, aceasta se nlocuiete cu puncte de suspensie, iar dup ele, n parantez,
meniunea fr dat.
La copii de pe tabele, cum sunt cele de mproprietrire, militare etc. n care
figureaz mai multe persoane, pentru a nu reda dect numele persoanei n cauz, cnd
acesta nu se afl n prima sau ultima poziie a tabelului, se reproduce cadrul
documentului, urmat de unul sau dou rnduri de puncte de suspensie, apoi poziia i
numele-prenumele solicitantului, urmate de puncte de suspensie i elementele de
ncheiere, inclusiv semnturile. Pentru a se exclude eventualele adugiri, la copiile care
cuprind numai o parte dintr-o pagin, se bareaz partea nescris cu o diagonal, de la
ultimul cuvnt sau cifr spre colul opus al paginii, iar la copiile care se ntind pe mai
multe pagini, la fiecare sfrit de pagin se aplic semnul continurii.
Extrasul este reproducerea autentificat a unei pri dintr-un document, respectiv
partea care intereseaz sau privete pe solicitant. n mod frecvent asemenea acte se
elibereaz de pe sentinele judectoreti, monitoarele oficiale, documente patrimoniale
etc.
Pentru ca extrasul s fie corect ntocmit, cu valoare probatorie, trebuie s cuprind
anumite elemente i anume: unitatea care l-a eliberat, denumirea documentului dup care
s-a fcut extrasul, respectiv sentina judectoreasc, monitorul oficial, tabelul de
mproprietrire etc., unitatea care a creat documentul, textul care intereseaz sau privete

34

pe solicitant i care de fapt reprezint esenialul pentru petiionar, baza legal potrivit
creia a avut urmare aciunea i s-a ncheiat documentul respectiv.
Dup cum rezult din nsi denumirea acestui act, n el, spre deosebire de copie,
se red numai partea din document care se refer la fapta sau situaia persoanei n cauz,
de pild, schimbarea numelui, decorarea, avansarea n serviciu, acordarea de grade,
graiere etc. Prile din document care nu se redau se nlocuiesc nainte i dup extras cu
puncte de suspensie, pe unul sau cel mult dou rnduri.
Copiile i extrasele se certific, sau dup caz, se legalizeaz de unitatea care le
elibereaz, cuprinznd: denumirea unitii care le-a eliberat, documentul dup care s-a
ntocmit, numrul i data nregistrrii cererii, semntura conductorului unitii, nsoite
de tampil.
n textul certificatului, copiei sau extrasului nu sunt admise tersturi sau
completri printre rnduri.
Certificatele, copiile i extrasele se elibereaz personal solicitantului ori
mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot, nsoite de o adres n care se vor
trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau n care nu se gsete nscris numele
solicitantului. Rspunsul se d n maximum 30 de zile.
Toate documentele care privesc drepturile de vechime n munc ca i cele
patrimoniale rmn n pstrarea creatorului i dup expirarea termenului de 30 de ani,
tocmai pentru a se veni n ntmpinarea solicitanilor.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale
personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o
copie certificat de responsabilul arhivei.
Cererile petenilor din strintate pentru obinerea de certificate, copii sau extrase,
trimise direct sau prin intermediul instituiilor din ara noastr, se rezolv de ctre
deintorii documentelor.
Evidena cererilor se ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n
parte. Fia va cuprinde: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de
nregistrare a cererii. Fiele se ordoneaz alfabetic. n cazul n care dotarea permite, s se
creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor
eliberate.

35

Cererile solicitanilor, n original sau n copie, dup caz, mpreun cu exemplarul


al doilea al certificatului eliberat i al adresei de rspuns se vor pstra la compartimentul
care elibereaz aceste documente, n dosare, conform nomenclatorului arhivistic al
unitii.
Taxarea certificatelor, copiilor i extraselor se face conform legislaiei.
Modul cum sunt satisfcute aceste cereri mrete consideraia de care se bucur
arhivele n ochii tuturor cetenilor, mai ales atunci cnd exist solicitudine, competen
i contiin profesional din partea personalului nsrcinat s rezolve cererile.
Se consider refuz nejustificat de rezolvare a cererii referitoare la un drept
recunoscut de lege i faptul de a nu se rspunde n termen de 30 de zile de la nregistrarea
cererii respective, dac prin lege nu se prevede alt termen.
b) Rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri
Documentele aflate n depozitele creatorilor i deintorilor pot fi folosite de ctre
personalul unitilor i pentru rezolvarea unor lucrri administrative, pentru documentare
n vederea ntocmirii unor informri etc. chiar dac nu au trecut 30 de ani de la crearea
lor.
Trebuie inut seama de faptul c, cu ct arhivele sunt mai recente, cu att prezint
mai mult interes practic, dar pe msur ce ele vin din trecut domin interesul cultural.
c) Cercetare tiinific
Multe uniti au creat i creeaz sau dein arhive a cror informaii sunt de mare
valoare documentar-istoric i nc nu au fost preluate de ctre Arhivele Naionale sau de
direciile judeene ale Arhivelor Naionale, din lips de spaiu. Cercetarea lor este, ns,
absolut indispensabil pentru elaborarea unor lucrri tiinifice: monografii ale
localitilor sau ale diferitelor uniti, pentru alte genuri de lucrri de specialitate,
comunicri tiinifice etc., de fapt pentru documentare n vederea scrierii veridice a
istoriei. Ea trebuie s se fac cu respectarea prevederilor legislaiei arhivistice n vigoare.
d) Sprijinirea economiei naionale.
n multe fonduri i colecii documentare de la uniti se pstreaz informaii de
interes practic pentru economica naional. Pe baza lor se fac explorri geologice pentru
identificare i valorificarea unor resurse i zcminte mineralogice, pentru cunoaterea i

36

valorificarea resurselor hidroenergetice etc. Important este ca ele s fie depistate, iar cei
interesai s primeasc informaiile respective.
e) Expoziii documentare
Alt form de folosire, la care se apeleaz mai rar de ctre creatorii i deintorii
de arhive, o constituie organizarea de expoziii documentare, n special, cu prilejul
aniversrii unor evenimente deosebite din viaa unitilor.
Pentru organizarea unor asemenea expoziii, dup stabilirea temei, se va efectua
documentarea, depistarea i selecionarea documentelor, dup care se va ntocmi
inventarul expoziiei. Pe baza inventarului vor trebui fcute reproducerile dup
documentele originale, sub form de facsimile, mulaje, xerocopii color, fotocopii etc.
Sugerm ca asemenea expoziii s fie organizate consultnd i Arhivele Naionale sau
direciile judeene ale Arhivelor Naionale deoarece este bine s fie avute n vedere i
prerile autorizate ale specialitilor acestei instituii.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare (n scopul
folosirii sub multiple forme n.n.) se consemneaz ntr-un registru de depozit ntocmit,
conform anexei nr. 2 al acestui capitol. n locul dosarului scos pentru cercetare se va
introduce n raft o fi de control, ntocmit conform anexei nr. 3; fia se va anula la
rearhivarea dosarului.
Formele de folosire a documentelor de la creatori i deintori sunt infinit mai
multe. Important este ca folosirea lor s se fac cu respectarea legislaiei n vigoare.
Lista termenelor dup care pot fi date n cercetare documentele privind interesele
naionale, drepturile i libertile cetenilor este prevzut n anexa nr. 1, a Legii nr.
16/1996, republicat.
F. DEPUNEREA DOCUMENTELOR PERMANENTE LA ARHIVELE
NAIONALE

Preocupri pentru adunarea i pstrarea documentelor, ntr-un cadru organizat, au


existat cu mult nainte de nfiinarea Arhivelor ca instituie, i anume n perioada formrii
arhivei la destinatar.

37

Nevoia de a avea o baz documentar pentru a dovedi, atunci cnd este cazul,
posesiunea asupra unor bunuri sau privilegii, a determinat pe deintorii de documente,
indiferent c erau destinatari sau emiteni (cancelarii domneti i voievodale, trguri i
orae, bresle, dregtori, persoane particulare etc.), s le adune i s le pstreze cu grij,
organizndu-i, fiecare, propriile arhive.
Cu timpul, pe msura creterii numrului actelor att la vechile instituii ct i la
persoane particulare, s-a simit nevoia crerii unor condiii mai bune i mai sigure de
pstrare a acestora. Astfel, cele mai bune i mai sigure locuri de pstrare a actelor au fost
considerate mitropoliile din Bucureti i Iai, unde s-au nfiinat depozite centrale de
arhiv, care pstrau pe lng arhivele proprii i documente ce priveau interesele generale
ale Principatelor. Restul actelor au rmas, n continuare, la creatori, ct timp aveau nevoie
de ele, sau chiar acas, la marii dregtori.
n Transilvania, locurile de adeverire sau de ncredere, cum au fost conventul de
la Cluj-Mntur i capitlurile de la Alba Iulia i Oradea asigurau pstrarea, mai cu seam
a documentelor personale ale nobililor i breslelor.
nfiinarea instituiei Arhivelor Statului, n anul 1831 la Bucureti i n anul 1832
la Iai, s-a fcut n primul rnd pentru strngerea i pstrarea dup reguli i principii bine
stabilite a marii cantiti de documente provenite, n primul rnd, de la instituiile
desfiinate.
nc la 31 martie 1831 s-au dat dispoziii pentru pregtirea, n termen de o lun, a
dosarelor rmase de la instituiile desfiinate, n vederea depunerii lor la instituia ce urma
s ia fiin Arhiva Statului.
Pentru ca materialul depus s fie gsit cu uurin, n caz de necesitate, subt
arhivarul era dator ca pentru fiecare desprire s in cte dou registre, unul n care s
treac numrul dosarelor primite, cu indicarea depuntorului i a datei depunerii, iar n al
doilea s se indice n rubricile respective numele dregtoriei, a cta depunere este,
numrul opiselor, cte dosare s-au depus pe fiecare an, de la ce numr pn la ce numr
etc.
Se prevedea, de asemenea, ca n cazul cnd s-ar constata unele nereguli sau
greeli la ntocmirea dosarelor, Arhivarul Statului trebuia s cear departamentelor s
trimit amploiai (funcionari n.n.) mputernicii s ndrepte greelile.

38

Dup Unirea Principatelor, la 31 ianuarie 1862, prin ordonana domneasc nr.


949, se promulga primul Regulament pentru organizarea Arhivelor Statului din Romnia.
n el se prevedea printre altele c:
n Arhivele Statului se depun toate actele de interes public, a cror consrvare se
va socoti de folos i care nu mai sunt trebuincioase serviciului ministerelor sau
dregtoriilor centrale i generale dependinte de acestea.
Regulamentele din anii 1869 i 1872, spre deosebire de cel din 1862, prevd c n
Arhivele Statului se depun cu inventar actele de interes public care nu mai sunt
trebuincioase ministerelor sau autoritilor dependinte de ministere.
Documentele depuse la Arhivele Statului pot fi ridicate provizoriu, dup cererea
minitrilor respectivi, trimindu-se de Direcia Arhivelor cu anume inventar. Aceste acte
ns sub nici un cuvnt nu se vor trimite afar din ar.
n anul 1939, la Arhivele Statului erau 743.508 dosare i aproape 850 fonduri,
pentru ca pn n anul 1956 s fie preluate aproape 16.000 de fonduri, fragmente de
fonduri i colecii, din toat ara, cu peste 260.000 ml, dintre care numai la Direcia
Arhivelor Centrale erau peste 60.000 ml.
Legea pentru organizarea Arhivelor Statului din anul 1925 prevede att categoriile
de documente ce trebuiau depuse la Direcia General a Arhivelor Statului sau, dup caz,
la direciile regionale, pentru pstrarea permanent, ct i instituiile de la care trebuie
preluate documentele.
Trecerea Arhivelor Statului sub tutela Ministerului Afacerilor Interne, n anul
1951, ca i ntreaga legislaie arhivistic ce a urmat, ncepnd cu Decretul nr. 353 din 26
iulie 1957 pentru nfiinarea Fondului Arhivistic de Stat, HCM nr. 1119 din 13 august
1957 i mai ales Instruciunile Generale nr. 6720 din 27 noiembrie 1957 pentru
organizarea i funcionare arhivelor, toate au prevzut lrgirea atribuiilor Arhivelor
Statului, ndeosebi n ceea ce privete activitatea de control i ndrumare la creatorii i
deintorii de documente, cu urmri benefice i pentru activitatea de depunere a
documentelor permanente la Arhivele Statului.
Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 acord un spaiu amplu acestei delicate
probleme a depunerii la Arhivele Naionale a documentelor permanente, cu valoare

39

tiinific, care fac parte din Fondul Arhivistic Naional, ntr-un subcapitol intitulat
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale (art. 13-19).
Prin urmare, Legea 16/1996 prevede obligaia tuturor creatorilor i deintorilor
de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional, persoane juridice, de a le
depune pentru pstrare permanent la Arhivele Naionale sau, dup caz, la direciile
judeene ale Arhivelor Naionale la termenele precizate n articolul 13 al legii.
Diferenierea aceasta de termene pentru depunerea documentelor permanente la
Arhivele Naionale sau direciile lor judeene s-a fcut avnd n vedere natura
documentelor i gradul lor de utilitate la creator.
Legiuitorul a prevzut ca pentru documentele care nc mai sunt necesare unitii
ce le-a creat, pe baza aprobrii conducerii Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale, termenul de depunere s poat fi prelungit. Aceast
prelungire se face i n situaia n care Arhivele Naionale sau direciile lor judeene nu
dispun de spaiul necesar prelurii. n ambele cazuri, unitile n cauz sunt obligate s
depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz,
cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea
termenelor de depunere a acestora.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente
din 1996, prevd ca una din principalele atribuii ale personalului compartimentului de
arhiv i pe aceea de a pregti documentele (cu valoare istoric) i inventarele acestora,
n vederea predrii la Arhivele Naionale, conform prevederilor Legii Arhivelor
Naionale.
n subcapitolul intitulat Depunerea documentelor la Arhivele Naionale se
efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Totodat, se face i
verificarea modului de constituire a unitilor arhivistice predate. mpreun cu
documentele se preiau i inventarele acestora, n trei exemplare. Predarea-preluarea se
consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n dou exemplare, conform modelului
prevzut n anexa nr. 6 din Instruciunile de aplicare a legii (sau anexei nr. 1 la prezentul
capitol).
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau
deintoare, numrul procesului-verbal fiind trecut n registrul de eviden curent, n

40

dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele


Naionale.
Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare, cellalt merge la
Arhivele Naionale.
Pentru depunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, unitile arhivistice trebuie s fie constituite corect, iar dup introducerea
nomenclatorului, conform acestuia. Ele trebuie s aib filele numerotate i s fie
certificate.
Documentele care urmeaz s fie depuse pentru pstrare permanent la Arhivele
Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale se stabilesc pe baza
constatrilor din teren, prin planuri de perspectiv, n funcie de importana acestora
pentru activitatea de cercetare tiinific.
Pentru a asigura preluarea n bune condiii a acestor documente, arhivitii de la
Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale urmresc ca ordonarea,
inventarierea i selecionarea acestora s se fac din timp, de ctre personal calificat, iar
inventarul s reflecte n mod fidel cuprinsul fiecrei uniti arhivistice. Un rol important
n aprecierea i pregtirea acestor documente revine comisiilor de selecionare de la
uniti. De felul n care sunt instruite, de modul cum se orienteaz membrii acestora n
aprecierea valorii documentelor, depinde, n ultim instan, cu ce va fi completat baza
documentar a Arhivelor Naionale.
O dat cu documentele se preiau i trei exemplare din inventar, mpreun cu un
exemplar din procesul-verbal de predare-preluare, din cele dou ntocmite. Acesta se
nregistreaz att la unitatea care depune, ct i la registrul de eviden curent ca i n
registrul general de arhiv.
n cazuri excepionale, Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, cu aprobarea conducerii acestora, pot prelua fonduri i colecii neinventariate
sau sub termenul legal, dar numai n urmtoarele situaii:
- cnd documentele sunt scrise n limbi i paleografii strine, iar creatorii i
deintorii nu au specialitii necesari pentru ordonarea, inventarierea i selecionarea
acestor documente;

41

- cnd documentele prezint valoare tiinific deosebit i creatorii sau deintorii


nu dispun de condiii corespunztoare de pstrare i nici nu exist posibiliti pentru
crearea unor asemenea spaii de depozite;
- cnd documentele au fost afectate de calamiti naturale, iar creatorii i
deintorii de arhiv nu au condiii de asigurare a conservrii i pstrrii lor;
- cnd documentele au fost create de organizaii politice sau obteti, instituii i
uniti ce i-au ncetat activitatea, fr a avea un continuator care s asigure securitatea i
conservarea arhivei unitii desfiinate.
n afar de documentele propriu-zise, la Arhivele Naionale sau direciile judeene
ale Arhivelor Naionale, dup caz, se mai depun, aa cum prevede legea i sigiliile i
tampilele din metal, avnd nsemnele legale i denumirea complet a unitii, dup
scoaterea lor din uz. Ele se depun ntr-un exemplar, pe baz de inventar (3 exemplare) i
proces-verbal de predare-preluare, ca i documentele obinuite.
Principalele surse de completare a Fondului Arhivistic Naional i deci a bazei
documentare a Arhivelor Naionale i direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, rmn,
n continuare documentele care s-au creat i se creeaz la instituiile de stat centrale i
locale, la unitile economice de stat, societile comerciale, regiile autonome, fundaii,
asociaii, societi culturale, documentele create i deinute de instituiile de cult;
documentele aflate n pstrarea unor persoane particulare; documentele provenite din
arhive de peste hotare care privesc istoria rii noastre (reproduceri mai ales sub form
de microfilme).
Evenimentele din decembrie 1989 au determinat multiple prefaceri de ordin
politic, social, economic i cultural, cu implicaii i n domeniul arhivistic.
Vechile structuri instituionale au fost nlocuite cu altele noi menite s asigure
cursul rii spre democratizare.
O situaie complicat, cu urmri nefaste pentru Fondul Arhivistic Naional au
generat-o i continu s o mai ntrein unitile care, din diverse motive, au fost
lichidate, sunt n curs de lichidare sau reorganizare.
Arhivele acestora au rmas, n marea lor majoritate, i continu s rmn practic
fr stpn. Asistm, din pcate, neputincioi, la distrugerea unei pri a bazei
documentare necesare scrierii istoriei contemporane.

42

n aceast situaie, Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor


Naionale au fost obligate s fac masive preluri de salvare a documentelor, fr ca
acestea s fie ordonate, inventariate i selecionate.
n ceea ce privete situaia arhivelor unitilor desfiinate, prevederile Legii
Arhivelor Naionale sunt foarte clare i doar neaplicarea lor, din motive diferite, de ctre
prile vizate de lege s o fac, a dus i duce la pierderi de documente.
Din punct de vedere juridic legiuitorul a procedat corect, numai c n mod practic
atta vreme ct nici Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale i
nici Ministerul Muncii i Proteciei Sociale i direciile judeene ale acestuia nu dispun de
spaiu pentru preluarea acestor documente rmase fr stpn, legea nu are aplicabilitate
practic.
Pentru ca aceast prevedere legal s-i gseasc aplicabilitate este imperios
necesar ca att Ministerul de Interne, n virtutea atribuiilor sale cu privire la Arhivele
Naionale i nici Ministerul Muncii s se implice cu toat responsabilitatea n
soluionarea problemelor legate de spaiu, aa nct arhivele unitilor lichidate s-i
urmeze cursul legal. Acest demers al Ministerului de Interne trebuie s fie sprijinit
permanent att la nivel central, ct i pe plan local.
Nu-i mai puin adevrat i faptul c organele chemate, prin lege (Legea 64/1995
privind procedura reorganizrii i lichidrii judiciare), s aplice procedura lichidrii
judiciare: instana judectoreasc, judectorul sindic, administratorul, lichidatorul,
adunarea creditorilor i comitetul creditor, care ar trebui s vegheze din timp ca arhiva s
fie ordonat, inventariat, selecionat, iar documentele permanente s fie pregtite
pentru depunere la Arhivele Naionale sau, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, iar cele cu valoare practic la Ministerul Muncii sau direciile judeene ale
acestuia, nu au avut i nu au n preocuprile lor i arhiva.
Legea nr. 64/1995 prevede, printre atribuiile judectorului sindic i pe acelea
privind aplicarea sigiliilor pe ncperile cu bunuri ca i supravegherea activitii de
inventariere a bunurilor debitorului i luarea msurilor corespunztoare pentru
conservarea lor.

43

Conform legii, lichidatorul, ca ultim responsabil, trebuie s efectueze actele,


operaiunile i procedurile dispuse de judectorul sindic i n mod normal s vegheze la
respectarea legilor n vigoare i n ceea ce privete arhiva.
Din pcate, n realitate, lucrurile nu se petrec n acest fel.
Aa se explic faptul c noul proprietar gsete arhiva prsit prin pivni, pod
sau alte ncperi i avnd nevoie de spaiul respectiv, dorete s scape de ea ct mai
repede. De obicei aceste documente sunt vndute ca maculatur.
Asemenea situaii, care sfideaz legea, nu sunt cazuri singulare.
Arhivele Naionale i direciile lor judeene trebuie s intervin, nainte de a se
produce aceast frdelege, prelund integral documentele, chiar dac, ulterior, vor trebui
prelucrate cu personalul lor calificat.
Cnd Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale nu dispun
deloc de spaiu de depozitare, se poate recurge la preluri selective de fonduri i colecii
care conin informaii de sintez, cu riscul de a depozita, temporar, aceste documente n
bibliotec, birouri, printre rafturi etc.
Pentru prevenirea distrugerilor de documente, Arhivele Naionale i direciile
judeene ale Arhivelor Naionale trebuie s-i intensifice activitatea de control i
ndrumare, pe care le-o confer legea, cu precdere acolo unde urmeaz s se produc
lichidri sau reorganizri, insistnd, n special pe lng judectorul sindic, care, privind:
inventarierea bunurilor debitorului i luarea msurilor corespunztoare pentru
conservarea lor; efectuarea oricror alte activiti cerute de lege, aa nct documentele
s fie pregtite din timp pentru predare-preluare.

44

45