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Gerncia de Atendimento ao Cliente (e-mail:apoio@turing.unicamp.br)

Sumrio
Conceitos Microsoft Access 97 ...........................................................................................................
Inicializao do Access .......................................................................................................................
Convertendo um Banco de Dados.......................................................................................................
Criando uma Tabela............................................................................................................................
Estrutura da Tabela...................................................................................................................
Propriedades do Campo............................................................................................................
Chave Primria..........................................................................................................................
ndice.........................................................................................................................................
Importar Dados..........................................................................................................................
Exportar Dados..........................................................................................................................
Relacionamento entre Tabelas..................................................................................................
Localizando um valor.................................................................................................................

01
02
03
06
07
08
10
11
13
15
16
18

Criando uma Consulta.........................................................................................................................


Tela de Estrutura da Consulta...................................................................................................
Consultas com critrios.............................................................................................................
Consulta classificando registros e fornecendo parmetros.......................................................
Consulta calculando Totais........................................................................................................
Consulta criar Tabela.................................................................................................................
Consulta acrscimo...................................................................................................................
Consulta excluso.....................................................................................................................
Consulta atualizao.................................................................................................................
Filtrar registros..........................................................................................................................

19
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31

Criando um Formulrio........................................................................................................................

33

Visualizando registros...............................................................................................................

36

Trabalhando na estrutura do seu Formulrio.............................................................................


Conhecendo alguns controles da caixa ferramentas.................................................................
Utilizando o controle Caixa de Listagem ou Caixa de Combinao...........................................
Alterando a aparncia do seu Formulrio..................................................................................
Trabalhando com as propriedades dos controles, sees ou Formulrios................................
Criando um Formulrio com um Subformulrio........................................................................
Construindo um Formulrio baseado em uma consulta (campo de vrias tabelas)...................

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44
45
46
48

Criando um relatrio.............................................................................................................................
Visualizando o Relatrio.............................................................................................................
Trabalhando na estrutura do Relatrio.......................................................................................
Conhecendo a tela classificar e agrupar....................................................................................
Crie e imprima etiquetas de endereamento..............................................................................

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55
56

Criando uma macro.............................................................................................................................


Anexando uma macro a um formulrio......................................................................................
Como abrir registros correspondentes.......................................................................................
Como utilizar o construtor de expresso....................................................................................

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61

Introduo ao Access 97

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Quem sou?

Notas:

Eu sou o assistente do office!


O Assistente do Office pode responder s suas perguntas,
oferecer dicas e fornecer Ajuda para uma variedade de
recursos especficos para o programa do Office em que
voc estiver.
Para utiliz-lo, clique sobre o cone Assistente do Office ou
no menu Ajuda, selecione a opo Ajuda do Microsoft
Access ou ainda clique F1. Escreva o que gostaria de fazer
e ele o ajudar.
Boa sorte!

Introduo ao Access 97

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Conceitos
Microsoft Access 97

Notas:

O que o Access?
O Access um Sistema de Gerncia de Banco de Dados
Relacional Interativo (SGBD) para o Microsoft Windows. Sua
utilizao muito simples, no sendo necessrio programar
para criar um banco de dados.
O que um SGBD?
O Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados um
sistema capaz de armazenar e recuperar informaes em
banco de dados.
O que um Banco de Dados?
Um Banco de Dados um recurso para a manipulao
eficiente de um grande conjunto de informaes
estruturadas e armazenadas de forma organizada e
integrada.
O que um Objeto?
Um objeto uma unidade que pode ser selecionada e
manipulada. No Access existem alguns objetos que podem
ser criados e utilizados, tais como: tabelas, formulrios,
relatrios, macros e mdulos. Outros recursos que tambm
so considerados objetos so: figuras, grficos, caixas de
dilogos,etc.

Introduo ao Access 97
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Assistente de Banco de Dados - Criar um banco de


dados utilizando o assistente de banco de dados. Ao exibir
a caixa de dilogo Novo, voc ter as guias:
Geral - apresentar um cone de Banco de Dados
Vazio (idem a primeira opo).
Banco de Dados - apresentar vrios cones de
banco de dados pr-definidos, voc dever clicar duas
vezes no banco que mais lhe convm, ir exibir a caixa
de dilogo Novo Arquivo de Banco de Dados (seguir
os passos da caixa de dilogo Novo Arquivo de Banco
de Dados que esto descritos na primeira opo).
Aps ter clicado no boto CRIAR automaticamente
ser aberto o assistente de Banco de Dados, com as
tabelas pr-definidas para este banco.

Caixa de dilogo apresentada na


inicializao do Access

Ao inicializar o Access ser apresentada esta caixa de


dilogo, voc dever escolher uma das opes a seguir:
Banco de Dados Vazio Criar um banco de dados
vazio. Ao exibir a caixa de dilogo Novo Arquivo de
Banco de Dados, na caixa de texto Salvar em voc
dever procurar o caminho, em Nome do Arquivo
preencher o nome do novo banco de dados e em Salvar
como tipo escolher Banco de Dados Microsoft Access e
clique no boto CRIAR.

Abrir Banco de Dados Existente - Abrir um banco de


dados j criado. Ao escolher esta opo voc poder
selecionar Mais Arquivos..., ir exibir a caixa de dilogo
Abrir, na caixa de texto Examinar voc dever procurar
o caminho, em Nome do Arquivo preencher o nome do
arquivo de banco de dados e em Arquivos do tipo
escolher Banco de Dados Microsoft Access, ou voc
poder selecionar um dos ltimos arquivos de banco de
dados acessados.

Notas:

Introduo ao Access 97
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convertido, experimente o mtodo de importao, com a


finalidade de passar a ser proprietrio dos objetos do
banco de dados.
Abrir Banco de Dados - Voc poder abrir e utilizar um
arquivo .mdb de verses anteriores, porm, existe algumas
limitaes como: no possvel alterar a estrutura,
modificar propriedades e permisses de um objeto. Ao
escolher esta opo, a primeira vez ir abrir e compilar seu
arquivo, nas prximas exibir uma mensagem avisando
que no ser possvel fazer alteraes nos objetos.

Convertendo um Banco de Dados

Observao: Ao abrir um Banco criado no Access 2.0 para o


Access (verso 7.0 ou superior), pode ocorrer as seguintes
limitaes: aes de macros que lidam com menus podem ter
resultados inesperados devido a alteraes na estrutura de
menus; instrues em VBA (Visual Basic para Aplicativos)
que utilizam o separador ponto (.) podem falhar em sua
execuo, tornando o cdigo dos mdulos Access Basic
compatvel com o VBA do Access (verso 7.0 ou superior).
Se voc estiver abrindo um banco de dados existente e este
banco de dados foi confeccionado em verses anteriores
ser exibida uma caixa de dilogo Converter/Abrir Banco
de Dados, com as seguintes opes:
Converter Banco de Dados - Ir converter o banco de
dados para a verso 8.0 (Access 97), voc dever salvar
com outro nome o arquivo .mdb que ser convertido ou
se quiser o mesmo nome o diretrio dever ser diferente,
mantendo desta forma a verso existente intacta, pois
uma vez convertido no tem como voltar para a verso
anterior.
Observao: Se encontrar problemas com permisses de
arquivos para modificar objetos no seu banco de dados

Notas:

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Para criar um novo banco de dados:


A partir do menu Arquivo, escolha a opo Novo Banco de

Iniciando um Banco de Dados


1

Acionar Ajuda

Abrir Banco de Dados

Novo Banco de Dados

Esta a tela inicial do Access, a partir dela voc poder


criar, abrir, converter, compactar ou reparar um banco de
dados . Poder atribuir segurana ao definir contas de
usurios e grupos e/ou criptografar um Banco de Dados
(codificar um banco de dados que s poder ser lido pelo
Access).
A janela inicial constituda por:
1. Barra de Ttulo: Ttulo de apresentao do Microsoft
Access.
2. Barra de Menu :
Menu que contm funes
desempenhadas pelo Access.
3. Barra de Ferramentas : Botes com as funes mais
utilizadas no Access.

Dados ou clique sobre o cone Novo banco de Dados


na barra de ferramentas. O Access exibir a caixa de dilogo
Novo, voc ter as guias:
A guia Geral apresentar um cone de Banco de Dados
Vazio, ao clicar duas vezes com o mouse ir exibir a caixa
de dilogo Novo Arquivo de Banco de Dados, na caixa
de texto Salvar em voc dever procurar o caminho, em
Nome do Arquivo preencher o nome do novo banco de
dados e em Salvar como tipo escolher Banco de Dados
Microsoft Access e clique no boto "CRIAR".
A guia Banco de Dados apresentar vrios cones de
banco de dados pr-definidos, voc dever clicar duas
vezes no banco que mais lhe convm, ir exibir a caixa de
dilogo Novo Arquivo de Banco de Dados (seguir os
passos da caixa de dilogo Novo Arquivo de Banco de
Dados que esto descritos na primeira guia), aps ter
clicado no boto CRIAR automaticamente ser aberto o
assistente de Banco de Dados, com as tabelas prdefinidas para este banco.

Notas:

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Para trabalhar com os objetos nesta janela preciso:


Clique sobre a guia do objeto desejado.
Clique sobre o boto Novo ou selecione o objeto e
clique sobre o boto Abrir ou Estrutura.

Janela Banco de Dados


1

Notas:
3
4

A janela principal de banco de dados aparece assim que


criado um novo banco de dados ou carregado para a
memria um banco de dados j existente, nesta janela voc
ir trabalhar com os objetos do seu banco de dados.
Esta janela constituda:
1. Nome do Banco de Dados.
2. Boto Novo: Para criar um novo objeto.
3. Boto Abrir: Para executar um objeto j existente.
4. Boto Estrutura: Para entrar na estrutura do objeto.
5. Guias de Objetos: Tabelas, Consultas, Formulrios,
Relatrios, Macros e Mdulos (Uma srie de
procedimentos programados na linguagem VBA - Visual
Basic para Aplicativos).
6. Lista dos objetos existentes no seu banco de dados.

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Modo Estrutura - Voc primeiramente criar a estrutura de


sua tabela, como nome, tipo de dados e caractersticas de
cada campo, para depois cadastrar os dados.
Assistente de Tabela - O assistente ajudar na criao de
sua tabela, porm, limitado em tabelas pr-definidas.
Importao de Tabela - O assistente ajudar na
importao de dados (veja em "Importar Dados").
Assistente de Vinculao de Tabela - O assistente criar
tabelas no banco de dados atual que esto vinculadas a
um arquivo externo, voc poder utilizar o arquivo como se
fosse uma tabela do seu banco de dados atual, porm,
no poder modificar a estrutura de uma tabela vinculada.

Criando uma Tabela

Notas:
Uma tabela um objeto do Access que armazena dados em
linhas (registros) e colunas (campos). Os dados
normalmente descrevem um assunto como por exemplo,
empregados ou vendas.
Para criar uma nova tabela, siga os passos abaixo:
Com a janela de banco de dados ativa, clique sobre o
objeto Tabela.
Clique sobre o boto Novo.
O Access exibir a caixa de dilogo Nova Tabela, onde
voc possui as alternativas:
Modo Folha de Dados - Voc ir cadastrar diretamente
os dados e a estrutura ser criada baseada no contedo
dos dados cadastrados, como por exemplo, se voc
cadastrar uma data (15/07/97), na estrutura o tipo do
campo ser data/hora.

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Estrutura da Tabela

Nome
Nomecom
com
at
at64
64
caracteres
caracteres

Uma
Umapequena
pequenadescrio
descrioajuda
ajudaaa
lembrar
o
propsito
do
campo
lembrar o propsito do campoeeser
ser
exibida
exibidana
nabarra
barrade
destatus
status

Tipo
Tipodo
do
valor
valor

Caractersticas
Caractersticas

O Access apresenta esta janela para voc definir a estrutura


da tabela que ser criada.
Para criar uma tabela, voc precisa:
Criar os campos que a compem (nome campo).
Definir o tipo de dados dos campos (texto, memorando,
nmero, data/hora, ...).
Definir as propriedades dos campos (tamanho, formato,
regras, ...).
Definir que campos so indexados e o tipo de ndice.
Definir qual campo ou conjunto de campos ser chave
primria da tabela.

Tipo de Dados: onde voc define o tipo dos campos (nesta


coluna, clique em cima da seta para baixo para visualizar
a lista dos tipos de campos disponveis).
Descrio: Digite uma descrio que informe sobre o
contedo do campo (no obrigatrio).
Propriedades: aqui voc deve definir as propriedades
(caractersticas) dos campos e da tabela. Todos os objetos
do Microsoft Access possuem propriedades, que so
definidas para determinar a sua aparncia e o seu
funcionamento.
Para criar um campo na estrutura da Tabela:
Clique na primeira linha da coluna Nome do Campo.
Depois de digitar o nome do campo aperte a tecla <TAB>
para mover o cursor para as prximas colunas.

Notas:

A Janela de Estrutura da Tabela constituda por:


Nome do Campo: nesta coluna voc deve definir os
campos para a tabela (os nomes podem ter at 64
caracteres, espaos, andescor, acento).

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Propriedades do Campo

Para cada campo que criado na tabela, o Access atribui


um conjunto de propriedades de acordo com o tipo de
dados escolhido. Veja a seguir a descrio dessas
propriedades:
Tamanho - Define o tamanho do campo na tabela (tipo
texto, nmero e autonumerao).
Casa Decimal - Define o nmero de casas decimais dos
campos numricos (tipo nmero e moeda).
Formato - Define o layout que o campo assume (todos os
tipos, exceto o objeto OLE).
Mscara de Entrada - Define o padro para entrada de
dados num campo (tipo texto, nmero, data/hora e
moeda).
Legenda - um ttulo para o campo (todos os tipos).

Valor Padro - Define o mesmo contedo para um campo


(todos os tipos exceto autonumerao e objeto OLE).
Regra de Validao - uma condio de validade para a
informao ser aceita (todos os tipos, exceto
autonumerao e objeto OLE).
Texto de Validao - A mensagem que o usurio recebe
quando afeta a regra de validao (todos os tipos, exceto
autonumerao e objeto OLE).
Requerido - Define se um campo deve ou no ser
preenchido (todos os tipos, exceto autonumerao).
Permitir Comprimento Zero - Indica se uma sequncia
vazia vlida como informao para um campo (tipo texto,
memorando e hyperlink).
Indexado - Ajuda na pesquisa e classificao dos campos
de maneira rpida e eficiente (todos os tipos, exceto
memorando, objeto OLE e hyperlink).
Novos Valores - Como novos valores devem ser gerados
(tipo autonumerao): incremento ou aleatrio.

Notas:

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Definindo as Propriedades do Campo


Clique
Cliqueaqui
aquipara
paraselecionar
selecionar
aalinha
do
campo
linha do campodesejado
desejado

Notas:

eeclique
cliqueaqui
aqui
para
paradefinir
definiraa
propriedade
propriedade
tamanho
tamanho

Para definir qualquer propriedade de um campo:


Clique no seletor de linhas do campo desejado.
Clique na linha da propriedade que deseja alterar.
Na propriedade Tamanho do campo procure usar
sempre o menor tipo de dados, pois exige menos memria e
o processamento fica mais rpido. Um campo definido como
tipo de dados igual a Nmero, pode ter os seguintes
tamanhos: Byte (ocupa 1 byte); Inteiro (ocupa 2 bytes);
Inteiro Longo (ocupa 4 bytes); Simples (ocupa 4 bytes);
Duplo (ocupa 8 bytes); Cdigo de Replicao (ocupa 16
bytes).

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Chave Primria

clique no seletor de linha do


campo desejado

e pressione o cone
Chave Primria

Se ao gravar sua tabela, o Access no encontrar um campo


como chave primria, ele pergunta se voc deseja ou no
que ela seja criada. Caso responda Sim, o Access criar na
tabela um campo com o nome Cdigo, do tipo
AutoNumerao e o definir como chave primria da tabela,
se a tabela j possuir um campo do tipo AutoNumerao, o
Access o designar como chave primria da tabela.

Notas:

A Chave Primria permite a identificao nica de cada


registro de uma tabela. Considerada como ndice principal
para a tabela, ela utilizada para associar dados entre as
tabelas.
Voc pode selecionar mais de um campo (at dez campos)
para Chave Primria, ou seja, a concatenao dos campos
passa a ser uma Chave Primria. Os campos do tipo
memorando, objeto OLE e hyperlink no podero compor
sua chave primria.
Para definir a chave primria :
Clique no seletor de linhas do campo que ser chave
primria.
Para selecionar mais de um campo:
Clique no seletor do primeiro campo, aperte a tecla
<SHIFT> e clique nos outros campos que deseja
marcar.
na barra de
Clique sobre o cone Chave Primria
ferramentas ou a partir do menu Editar, escolha a
opo Chave Primria.

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ndice
Pode ser definido nas Propriedades do Campo

Um ndice auxilia o Access a encontrar registros especficos e


a ordenar registros mais rapidamente. interessante indexar
os campos que so usados frequentemente para procurar
informaes.
Para definir ndices de um nico campo:
Nas propriedades do campo o item Indexado, assume os
seguintes valores:
No - No indexa ou desindexa os campos.
Sim (Duplicao Autorizada) - Indexa o campo de forma
no distinta, permitindo duplicao.
Sim (Duplicao No Autorizada) - Indexa o campo de
forma distinta, no permitindo duplicao (o contedo do
campo tem que ser nico, sem repetio).
Para definir ndices nicos e compostos:

ou na Janela de ndices

Na estrutura da tabela clique no cone ndices


da barra
de ferramentas ou em Exibir da barra de menu e selecione a
opo ndices, ser aberta uma janela com o ttulo ndices,
nesta janela aparecem as colunas nome do ndice, nome do
campo e ordem de classificao, alm das propriedades do
ndice. Podemos definir ndices simples ou compostos, cada
ndice pode ser composto por no mximo 10 campos.

Notas:

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Clique com o mouse no seletor de linha do registro


desejado e pressione a tecla <DEL> ou clique sobre o

Modo Folha de Dados - Incluir e


Excluir registros

cone

Notas:

Atravs da folha de dados voc pode incluir e excluir


registros em uma tabela.
Se a janela de Banco de Dados estiver ativa, selecione a
Tabela desejada e clique o boto Abrir.
Se a Estrutura da Tabela estiver ativa, clique o cone
Folha de Dados

na barra de ferramentas.

Para incluir um registro na tabela:


Digitar as informaes campo a campo, registro a
registro, utilize o mouse ou a tecla <TAB> para mudar de
campo. Cada registro digitado automaticamente
inserido na tabela ativa.
Para excluir um registro da tabela:

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Voc pode importar dados para o Access de arquivos do tipo:


Bancos de Dados: - Microsoft Access; Banco de Dados
ODBC; Dbase e FoxPro.
Planilha Eletrnica: - Microsoft Excel .
Texto:
Delimitado - Os campos so delimitados por um
separador que pode ser um , ou tabulao.
Largura Fixa - Os campos so alinhados em
colunas com espaos entre cada campo.

Importar dados

Na caixa de dilogo Importar, siga os passos a seguir:


Na caixa de combinao Arquivos do Tipo:, selecione o
tipo de arquivo;
Na caixa de combinao Examinar: , voc deve procurar
o caminho do arquivo a ser importado. Ao visualizar o
arquivo selecione-o com o mouse ou digite seu nome na
caixa de combinao Nome do Arquivo;
Clique sobre o boto Importar.
O Access permite que voc importe dados de vrios
aplicativos como exemplo: arquivos textos, planilhas
eletrnicas, outros bancos de dados, etc.
Para importar esses dados, abra o banco de dados
desejado, clique na barra de ferramentas sobre o cone

Notas:

ou em Arquivo na barra de menu selecione a


opo Obter Dados Externos e ento selecione Importar.
Depois de escolher a opo de Importao, o Access exibir
a caixa de dilogo Importar onde voc deve selecionar o
arquivo e o tipo de arquivo a ser importado.

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Onde armazenar os Dados Importados?

Inverso dos campos na tabela;


Dados inconsistentes devido a valores atribudos nas
regras de validao;
Incompatibilidade de Tipo de Dados;
Duplicao no autorizada;
Formatos diferentes de dados entre a Tabela e o arquivo.

Notas:

Se o tipo de arquivo a ser importado for um arquivo texto,


ser apresentada a caixa de dilogo Assistente de
Importao de Texto, onde voc deve escolher o formato
que descreve melhor os seus dados: delimitado ou largura
fixa e seguir respondendo o assistente. Em uma das
janelas do assistente, voc ter que definir onde ir
armazenar seus dados: em uma nova tabela ou em uma
tabela existente.
Erros mais freqentes que podem ocorrer durante a
importao:

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Exportar Dados

O Access permite que voc exporte dados de um objeto


(tabela, consulta, formulrio, relatrio, macro ou mdulo)
existente em seu Banco de Dados para outros aplicativos.
Para exportar um objeto, selecione o objeto desejado na
janela banco de dados, clique na barra de ferramentas o
ou em Arquivo, na barra de menu
cone
selecione a opo Salvar Como/Exportar.
O Access exibir a caixa de dilogo Salvar Como..., onde
voc ter as seguintes opes:
No Banco de Dados Atual Como - nesta opo o prprio
Access sugere um novo nome (Cpia de objeto
selecionado), criando uma cpia do objeto selecionado
no seu banco de dados atual.
Para um Arquivo ou Banco de Dados Externo - se voc
escolher esta opo, o Access exibir a caixa de dilogo
Salvar objeto objeto selecionado Em... onde voc deve
selecionar o tipo de arquivo destino para os dados. O
destino dos dados depender do objeto origem.
tabela ou consulta - voc poder exportar para
Bancos de Dados Microsoft Access; Banco de Dados

ODBC; Dbase e FoxPro; Planilha Eletrnica Microsoft


Excel; Texto (Delimitado ou Largura Fixa); Formato Rich
Text e Mala Direta do Microsoft Word.
formulrio ou relatrio - voc poder exportar para
Banco de Dados Microsoft Access; Planilha Eletrnica
do Microsoft Excel; Texto (Delimitado ou Largura Fixa) e
Formato Rich Text.
macro - Banco de Dados Microsoft Access.
mdulo - Banco de Dados Microsoft Access e Texto
(Delimitado ou Largura Fixa)
Na caixa de dilogo Salvar objeto objeto selecionado
Em..., siga os passos a seguir:
Na caixa de combinao Salvar como Tipo:,
selecione o tipo de arquivo destino;
Na caixa de combinao Salvar em:, voc deve
procurar o caminho onde o arquivo destino ficar
gravado;
Na caixa de combinao em Nome do Arquivo:,
digite um nome para o arquivo;
Clique sobre o boto Exportar.
Salvar como mdulo do Visual Basic - esta opo somente
aparece se o objeto selecionado for uma macro, se voc
selecionar esta opo o access converte a macro para cdigo
em VBA.

Notas:

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Mostrar Tabela ou clique na barra de ferramentas sobre o

Relacionamento entre Tabelas

cone Mostrar Tabela


, ser exibida a caixa de
dilogo Mostrar Tabela, selecionar a tabela desejada e
clique sobre o boto Adicionar, repetir para as tabelas
que iro compor o relacionamento.
Clique no campo a ser relacionado na tabela principal e
arraste-o at o campo correspondente na outra tabela.
Para que esse relacionamento tenha sucesso, os campos
relacionados devem ter o mesmo tipo de dados e conter o
mesmo tipo de informaes.

Jogadores

Telefone

Sabendo que o Access um sistema de gerenciamento de


banco de dados relacional, depois de definir tabelas
diferentes para cada assunto, voc precisa de uma maneira
de dizer ao Access como agrupar novamente aquelas
informaes. O primeiro passo nesse processo definir
relacionamentos entre suas tabelas. Para definir um
relacionamento, siga os passos a seguir:
A janela de Banco de Dados deve estar ativa e suas
Tabelas fechadas, a partir do menu Ferramentas,
escolha a opo Relacionamentos ou clique na barra de

Notas:

.
ferramentas sobre o cone
O Access abrir a janela Relacionamentos, onde sero
exibidos os relacionamentos existentes no seu banco de
dados, para adicionar ou criar novos relacionamentos, a
partir do menu Relacionamentos, escolha a opo

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Observao: Essa regra no ser vlida se voc


selecionar a caixa de verificao Propagar Excluso dos
Registros Relacionados e Propagar Atualizao dos
Campos Relacionados, ao selecionar essas opes
quando voc exclui registros ou altera valores da chave
primria em uma tabela primria, o Access faz as
alteraes necessrias para as tabelas relacionadas
preservando a integridade referencial.

Integridade Referencial

Um recurso importante do Access no relacionamento a


capacidade de impor automaticamente a integridade
referencial, poucos gerenciadores de Banco de Dados
relacionais para PC incluem esse recurso. Para impor a
integridade referencial clique com o mouse na caixa de
verificao "Impor Integridade Referencial".
O que Integridade Referencial?
um sistema de regras que o Access possui, assegurando
que o relacionamento entre os registros sejam vlidos e que
voc no exclua ou altere acidentalmente dados
relacionados, veja a seguir essas regras:
Os dados de uma tabela relacionada s sero aceitos se
estes existirem na tabela principal.
Os dados de uma tabela principal s podero ser
apagados ou modificados, se no existirem dados
relacionados a esse registro na tabela relacionada.

O Access oferece esses tipos de relacionamentos:


Um Para Um: Um registro em uma tabela A somente
poder ter um registro coincidente na tabela B e vice-versa,
esse tipo de relacionamento no comum.
Um Para Muitos: Esse relacionamento o mais comum, um
registro em uma tabela A pode ter vrios registros
coincidentes na tabela B, mas um registro em uma tabela
B possui somente um registro coincidente na tabela A.
Muitos Para Muitos: Um registro em uma tabela A pode ter
vrios registros coincidentes na tabela B e vice-versa.
Neste tipo de relacionamento voc ter que ter uma terceira
tabela que contm as chaves primrias da tabela A e da
tabela B.
Tipo de Associao:
Ao estabelecer este tipo de associao, voc ir informar ao
Access como os registros sero apresentados no resultado
de uma consulta.

Notas:

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Coincidir Maiscula/minscula: para distinguir o caracter


maisculo e minsculo.
Pesquisar Campos Como Formatados: para encontrar
dados baseados em seu formato de exibio.
Pesquisar Somente o Campo Atual: para localizar em
todos os registros somente o campo atual.

Localizando um valor

Quando voc precisa localizar valores especficos em uma


tabela com grande quantidade de registros, voc pode
utilizar o comando Localizar. Siga os passos a seguir:
- No objeto Tabela, selecione a tabela desejada e clique
no boto Abrir (para abrir no modo folha de dados).
- Selecione ou clique na coluna que contm os valores
desejados.

Clique no boto Localizar Primeira se voc quiser que o


Access procure o primeiro campo com o valor ou clique
em Localizar prxima para encontrar o prximo campo
com o mesmo valor.

Notas:

- Clique o cone
Ser apresentada uma caixa de dilogo Localizar no
Campo: 'campo escolhido' onde voc deve especificar os
valores a serem procurados e como eles devem ser
procurados.
No campo Localizar, digite o valor a ser procurado.
Na campo Pesquisar voc indica se a procura vai de
baixo para cima (Acima) ou de cima para baixo (Abaixo)
ou Tudo.
No campo Coincidir, voc vai dizer ao Access onde
procurar este valor, se no campo inteiro, em qualquer
parte do campo ou no incio do campo.
Nas caixas de verificao, selecione se necessrio:

Introduo ao Access 97
Pg.:

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- Consulta acrscimo - utilize este tipo de consulta para copiar


todos os registros ou um conjunto de registro especificados,
de uma tabela para outra atravs de condies.

Criando uma Consulta


Tipos de Consulta:

- Consulta excluso - esta consulta permite que voc exclua


um conjunto de registro especificados atravs de uma
condio.
- Para terminar a execuo de uma consulta, tecle
CRTL+BREAK.

Notas:
Uma consulta um objeto onde voc pode fazer perguntas
ao Access sobre determinados dados armazenados em
sua(s) tabela(s).
O Access permite que voc crie vrios tipos de consultas:
- Consulta seleo - So as mais usadas. Voc pode
selecionar os dados de uma ou mais tabela(s)/consulta(s)
para visualizao.
- Consulta de tabela de referncia cruzada - apresenta seus
dados na forma de uma planilha eletrnica. til para
melhor visualizao de grande quantidade de informaes.
- Consulta criar tabela - atravs desta consulta voc poder
criar uma nova tabela.
- Consulta atualizao - utilizada para alteraes em um
conjunto de dados que voc possa selecionar atravs de
condies.

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Criando uma nova consulta

Assistente de Consulta Localizar no Coincidentes:


encontra os registros em uma tabela que no possuem
registros relacionados em outra.

Notas:

Com a Janela de Banco de Dados ativa, siga os passos


abaixo para criar uma consulta:
-

Clique sobre o objeto Consulta.


Clique sobre o boto Novo.
O Access exibir a caixa de texto Nova Consulta, com
as seguintes opes:

Modo Estrutura: cria uma nova consulta sem utilizar


assistente.
Assistente de Consulta Simples: cria uma consulta
de seleo a partir de campos que voc escolheu.
Assistente de Consulta de Tabela de Referncia
Cruzada: exibe os dados no formato de uma planilha
eletrnica.
Assistente de Consulta Localizar Duplicatas: localiza
registros com valores de campos duplicados na
tabela.

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Escolhendo as tabelas/consultas para


compor a sua consulta

Se a janela Mostrar Tabela no for apresentada ou se voc


precisar apenas inserir uma nova tabela/consulta em uma
consulta j existente, na barra de ferramentas, clique sobre o
cone

Notas:

Ao escolher o modo estrutura ser apresentada a tela


Mostrar Tabela onde voc deve selecionar uma tabela ou
consulta para compor sua nova consulta.
Para selecionar o objeto:
- Clique sobre a consulta ou tabela desejada.
- Clique sobre o boto Adicionar.

Para fechar a janela:


Clique sobre o boto Fechar.

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Tela de Estrutura da Consulta

Mostrar: Assinalar somente o campo que ser


apresentado na Consulta.
Critrio: Conjunto de informaes que definiro as
caractersticas da sua Consulta.
Ou: Faz parte do critrio.

Notas:
Relacionamento

Especifica campos e condies


para a consulta

Ao escolher o modo estrutura e ter adicionado as tabelas


desejadas para sua consulta voc poder especificar os
campos desejados e condies para executar a consulta.
Nesta tela de estrutura, mostrado o relacionamento
existente entre as tabelas, se no existir esse
relacionamento, voc ter que cri-lo em sua consulta,
ligando os campos que possuem o mesmo propsito.
Na grade de consulta, voc dever preencher as linhas da
seguinte forma:
- Campos: Preencher o nome dos campos que desejar
para a Consulta.
- Tabela: Tabela que o campo faz parte.
- Classificao: Para classificar um campo voc dever
escolher se o campo ser apresentado na ordem
crescente ou decrescente.

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Como montar uma consulta, executar e


gravar

Para executar uma consulta:


-

clique sobre o cone Executar


ferramentas.

na barra de

Conhecendo os modos da consulta, na barra de ferramentas


clique na seta do cone "Exibir", aparecer as opes:

Modo estrutura - Para alterar a consulta.


Modo folha de dados - Para visualizar o resultado da
consulta.
Modo SQL - Para consultar o cdigo em SQL.

Para gravar sua consulta:


- Clique o cone Salvar
na barra de ferramentas ou no
menu Arquivo, escolha a opo Salvar.
Para incluir um campo em sua Consulta:
- Selecione o campo a ser adicionado na Consulta.
- Arraste-o at a linha Campo.

Notas:

Para incluir TODOS os campos:


- Clique no asterisco (*) existente no topo de cada lista
de campos e depois arraste-o para a linha de campo.
Nesta linha ser apresentado um campo assim:
tabela3.* - o que significa que todos os campos da
tabela3 foram selecionados para consulta.

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Criando consultas com critrios

Notas:

Consulta utilizando Critrios:


Critrio a condio utilizada para limitar o conjunto de
registros desejados para o resultado da consulta. Como o
exemplo acima, onde voc consulta apenas o jogador
Eduardo. Para isso, com o modo estrutura da Consulta
ativo:
- Na linha Critrio, do campo "nome do jogador" digite
Eduardo* (o asterisco *, quando no sei o nome completo)
e execute a consulta.
Voc pode especificar os critrios de vrios outros modos,
por exemplo:
Na linha Critrio, do campo "num do jogador", digite:
- Entre 2 e 3 e execute, depois digite: > 1 e < 4 e execute.
Na linha Critrio, do campo "nome do jogador", digite:
- c* (o resultado desta consulta ser os registros com os
nomes dos jogadores que comeam com c).

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Criando consultas classificando


registros e fornecendo parmetros

Notas:

Consulta classificando registros:


Para especificar a ordem de classificao dos registros, faa
o seguinte:
- Na linha de Classificao do campo desejado, especifique
Crescente ( 0-9 e A-Z) ou Decrescente (9-0 e Z-A).

Consulta de parmetros solicitando critrio:


Estabelea parmetros para que a consulta faa uma
pergunta ao usurio.
- Na linha Critrio, do campo desejado, digite a pergunta
entre colchetes, como a seguir:
[Entre com o nmero do jogador]
Ao executar a consulta, o Access exibir uma caixa de
dilogo onde o usurio dever digitar o nmero do jogador
que deseja pesquisar.

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Consulta calculando Totais

Execute a consulta.

Notas:

Uma consulta no Access pode conter uma mdia ou algum


tipo de operao aritmtica de um conjunto de registros.
Para isso, iremos calcular totais:
Primeiramente voc dever estar na estrutura da consulta,
na barra de ferramentas, clique o cone Totais
. O
Access exibir a linha Total na sua consulta (Figura acima).
Esta linha vem preenchida automaticamente com Agrupar
por", voc poder mudar de acordo com o que deseja em
sua consulta. Para isto:
- Clique com o mouse na linha Total.
- Abra o conjunto de opes clicando na seta para
clculo de totais e escolha outra opo como por
exemplo, Contar ou "Soma".

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Como criar uma tabela utilizando


tabelas/consultas existentes?

O Access exibe uma mensagem perguntando se voc deseja


colar os registros em uma nova tabela. Para efetivar a
consulta voc deve responder "sim".
Cada vez que voc executar uma consulta criar Tabela, o
Access verifica se a tabela a ser criada existe, se existir ela
ser excluda e criada novamente.
Aps executar a consulta, salve-a e feche-a. Abra a tabela que
voc criou e verifique que os dados sero iguais aos da
Tabela que voc fez a consulta.

Notas:

A consulta criar tabela uma consulta de ao, pois ao


mesmo tempo faz uma consulta em uma ou mais tabela(s)
gerando uma nova tabela com o resultado desta consulta.
Para construir uma Consulta Criar Tabela, voc dever:
- Primeiramente estar na estrutura da Consulta, adicionar
a(s) tabela(s) que deseja consultar e selecionar os
campos que desejar para a prxima tabela.
- Clique na barra de ferramentas o cone "Tipo de
consulta", escolhendo a opo de Consulta criar
tabela. O Access exibir a tela Criar Tabela, onde
voc deve informar o seguinte:
Nome da tabela que ser criada.
Selecionar o banco de dados que voc ir
armazenar a nova tabela.
- Execute a consulta.

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Como acrescentar registros de uma


tabela em uma outra tabela?

A consulta acrscimo uma consulta de ao, pois ao


mesmo tempo faz uma consulta em uma ou mais tabela(s) e
acrescenta registros em uma outra tabela com o resultado
desta consulta.
Para a criao de uma consulta acrscimo, siga os seguintes
passos:
- Primeiramente estar na estrutura da Consulta, adicionar
a(s) tabela(s) que deseja consultar e selecionar os
campos que deseja acrescentar na outra tabela.
- Clique na barra de ferramentas o cone "Tipo de
consulta", escolhendo a opo de Consulta acrscimo.
O Access exibir a tela Acrescentar, onde voc deve
informar o seguinte:
Nome da tabela onde ir acrescentar os dados.
Selecionar o banco de dados que contm esta
tabela.

A linha Acrescentar a ser exibida quando voc clicar o


cone de Acrscimo, nesta linha voc escolher quais
campos recebero o contedo dos dados.
Preste ateno na escolha dos campos pois seus tipos
devem ser iguais. O Access no consegue converter tipos
de dados diferentes, ento a consulta no conseguiria
acrescentar os dados tabela.
Execute a consulta

Toda vez que voc executar esta consulta, os dados sero


acrescentados tabela, independente destes dados j
existirem ou no na tabela que recebe os dados.
Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que recebeu os
dados. Veja que ela contm os dados da tabela que voc
consultou e se voc executou a consulta mais de uma vez, os
dados estaro repetidos na tabela que recebeu os dados.

Notas:

Introduo ao Access 97
Pg.:

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Como excluir um grande nmero de


registros ao mesmo tempo?
-

-Onde - o campo que voc escolhe para a condio de


excluso
-De - os campos de onde voc ir excluir os dados.
Execute a consulta.
Ao executar a consulta veja que o Access exibir uma
mensagem dizendo quantas linhas sero excludas e
pedir confirmao.

Nesta consulta ir excluir apenas os registros com "data


preferida" menor que "13/08/97". Salve e feche sua consulta.
Abra a tabela que voc excluiu os dados, veja que ela contm
somente os dados com data maior que 13/08/97.
A Consulta excluso uma consulta de ao, pois ao
mesmo tempo faz uma consulta na tabela e o resultado
desta consulta ser excludo. Esta consulta excluir registros
inteiros e no somente os campos selecionados.

Notas:

Para a criao de uma consulta excluso, siga os seguintes


passos:
-

Primeiramente estar na estrutura da Consulta, adicionar


a(s) tabela(s) e selecionar os campos que deseja para a
consulta. No possvel excluir de duas tabelas ao
mesmo tempo em um relacionamento um-para-muitos,
somente ser possvel excluir registros de uma tabela
de cada vez.
Estipule o critrio para esta consulta, caso contrrio
excluir todos os registros.
Clique na barra de ferramentas o cone "Tipo de
consulta", escolhendo a opo Consulta excluso. A
linha Excluir ser exibida, se voc clicar nesta linha,
voc ter duas opes:

Introduo ao Access 97
Pg.:

29

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Como atualizar um grande nmero de


registros ao mesmo tempo?

Nesta consulta ir atualizar os salrios dos jogadores em10


por cento, nos registros com "data preferida" igual a "10/07/97"
e "nvel de habilidade" igual a "2". Salve e feche sua consulta.
Abra a tabela que voc alterou os dados, veja que ela contm
os salrios de determinados jogadores aumentados em 10 por
cento.

Notas:

A Consulta atualizao uma consulta de ao, pois ao


mesmo tempo faz uma consulta na tabela e o resultado
desta consulta ser atualizado, desta forma voc pode
modificar uma grande quantidade de registros, sem atualizar
registro a registro.
Para a criao de uma consulta atualizao, siga os
seguintes passos:
-

Primeiramente estar na estrutura da Consulta, adicionar


a(s) tabela(s) e selecionar os campos que deseja para a
consulta. Estipule o critrio para esta consulta.
Clique na barra de ferramentas o cone "Tipo de
consulta", escolhendo a opo de Consulta atualizao.
A linha Atualizar para ser exibida, onde voc dever
preencher nesta linha, na coluna do campo desejado, um
contedo novo.
Execute a consulta.
O Access exibir uma mensagem dizendo quantas linhas
sero atualizadas e pedir confirmao.

Introduo ao Access 97
Pg.:

30

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O que um filtro? Quais os mtodos


usados para filtrar registros?

somente registros que contenham ou que no contenham


esse valor.

Filtrar Por Formulrio - Utiliza uma verso da folha de dados


com campos vazios, voc poder digitar os valores que deseja
que os registros filtrados contenham.

Filtro uma consulta rpida feita diretamente na tabela.


Ambos recuperam um subconjunto de registros de uma
tabela/consulta.
Quando usar o filtro?
Voc dever usar o filtro para visualizar temporariamente ou
editar um subconjunto de registros enquanto estiver dentro
de uma tabela.
Quando usar a consulta de seleo?
Voc dever usar a consulta de seleo se desejar:
- Visualizar um subconjunto de registros sem abrir uma
tabela.
- Consultar registros de mais de uma tabela ao mesmo
tempo.
- Escolher os campos que exibiro o resultado.
- Efetuar clculos na consulta.

Filtrar Para Entrada - Utiliza um valor ou expresso que voc


digita na caixa "Filtro para:", para localizar somente registros
que contm o valor ou satisfazem a expresso que voc
especificar. (para localizar a caixa "Filtro para:", clicar com o
boto direito em um campo no modo folha de dados de uma
tabela/consulta)
Como criar um filtro:
- No objeto Tabela, selecione a tabela desejada e clique
no boto Abrir (para abrir no modo folha de dados).
- Escolher o mtodo desejado para filtrar registros na
barra de ferramentas ou na barra de menu no item
Registros .
- Para executar esse filtro, clique o cone Aplicar Filtro na
barra de ferramentas.

Notas:

Quais os mtodos usados para filtrar registros?


Filtrar Por Seleo - Utiliza um valor ou parte de um valor
selecionado em um campo da folha de dados, para localizar

Introduo ao Access 97
Pg.:

31

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Para salvar um filtro como consulta, faa o seguinte:


- Primeiramente voc deve estar na estrutura do filtro.
- Na barra de ferramentas, clique o cone Salvar como
Consulta.

Como criar um filtro avanado ?

Voc pode criar tambm um Filtro Avanado.


Para criar um filtro avanado:
- No objeto Tabela, selecione a tabela desejada e clique
no boto Abrir (para abrir no modo folha de dados).
- Na barra de menu no item Registros, escolha a opo
"Filtrar" e "Filtrar/classificar avanado". O Access exibir
uma tela parecida com uma estrutura de Consulta.
- Selecione o(s) campo(s) desejados para o filtro do
mesmo modo como voc fez na consulta.
- Digite a condio na linha do critrio da coluna do
campo desejado.
- Para executar esse filtro, clique o cone Aplicar Filtro
na barra de ferramentas.

Notas:

O Access, aps a execuo do filtro, exibir os registros de


acordo com o critrio estipulado.
Para mostrar todos os registros novamente:
- Na barra de ferramentas ou na barra de menu no item
Registros, escolha a opo "Remover Filtro".
Para voltar na estrutura do filtro:
- Na barra de menu no item Registros, escolha a opo
Filtrar" e "Filtrar/classificar avanado"

Introduo ao Access 97
Pg.:

32

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Voc dever escolher uma das seguintes opes que lhe


ajudaro a criar um formulrio automaticamente (exceto
modo estrutura que ser manual):
Modo de Estrutura: cria um formulrio sem utilizar um
assistente, os campos so selecionados manualmente.

Criando um Formulrio

Um formulrio um objeto do banco de dados que permite


a visualizao e manipulao (incluso /alterao /excluso
das informaes contidas em uma tabela ou consulta
atravs de um Layout mais agradvel.
Criando um novo Formulrio:
Para criar um formulrio, voc deve estar com a Janela de
Banco de Dados ativa:
Clique sobre o objeto Formulrio.
Clique sobre o boto Novo
A caixa de dilogo Novo Formulrio ser apresentada.
nesta caixa que voc definir em qual consulta ou tabela o
seu formulrio ser baseado.

Assistente de Formulrio - cria o seu formulrio


automaticamente baseado nos campos que voc
selecionou.

AutoFormulrio: Colunar - exibe as informaes em uma


nica coluna, um campo embaixo do outro.

AutoFormulrio: Tabular - exibe as informaes como em


uma planilha, ou seja, linhas e colunas onde cada linha
equivale a um registro e cada coluna um campo.

AutoFormulrio: Folha de Dados cria automaticamente


um formulrio de Folha de Dados (formato tabela).

Assistente de grfico - exibe as informaes na forma de


grficos.

Assistente de tabela dinmica cria formulrio como uma


Tabela Dinmica do Microsoft Excel.

No nosso caso, clique em Assistente Formulrio


Clique sobre o boto OK.

Notas:

Introduo ao Access 97
Pg.:33

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Assistente de Formulrio

Clique sobre o boto Avanar.

Agora, voc deve escolher o Layout do Formulrio e


clique em Avanar.

Notas:

Esta a janela do Assistente de formulrio, que ir ajudlo, nesta primeira etapa voc deve escolher os campos que
iro compor o seu formulrio.
Para selecionar apenas um campo, clique no cone
se voc quiser todos, clique no cone

; ou

Os cones
e
vo permitir que voc remova da
lista dos campos que iro compor seu formulrio os campos
que voc no deseja.
Siga os passos do assistente respondendo as perguntas:
Selecione todos os campos que deseja para o
formulrio.

Introduo ao Access 97
Pg.:34

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Escolhendo estilo e ttulo para seu


formulrio

Notas:

Selecione o Estilo do seu formulrio e depois, clique


sobre o boto Avanar.
Na prxima tela escolha um ttulo para o seu formulrio,
escolha a opo Abrir o formulrio para iniciar as
alteraes ou entrar na Estrutura do Formulrio para
modific-la e clique sobre o boto Concluir.

Introduo ao Access 97
Pg.:35

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Visualizando registros em um
formulrio

Caixa de Texto: neste controle so mostrados as


informaes contidas nas suas tabelas ou consultas, so
utilizados tambm para incluso, excluso e alterao dos
dados.

Para movimentao dos registros, voc pode utilizar a barra


de navegao como mostra a figura abaixo:

Notas:

Os objetos que existem dentro de um formulrio so


chamados de Controles. Esses controles so usados para
visualizar, modificar e incluir seus dados nas tabelas, so
utilizados tambm para exibir resultados de um clculo,
ttulos ou mensagens, grficos, imagens e outros objetos.
Access possui vrios controles que voc pode adicionar ao
seu formulrio, veja alguns exemplos:
Rtulos: so controles utilizados para incluir uma
legenda, um ttulo ou uma mensagem.

Introduo ao Access 97
Pg.:36

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Trabalhando na Estrutura do seu


formulrio

Utilizar o Modo Estrutura

Voc pode perceber que, quando estamos no modo


Estrutura, o nosso formulrio est dividido entre trs parte
(chamadas sees): Cabealho, Detalhe e Rodap.
Cabealho: nesta seo, geralmente, est o ttulo do
Formulrio. Um cabealho pode conter outros objetos,
como por exemplo uma caixa de texto indicando a data do
dia, mas isso no muito comum.
Detalhe: nesta seo encontra-se todo o corpo do
formulrio, isto , as informaes contidas em uma tabela
ou consulta.
Rodap: a seo Rodap usada normalmente para
exibir nmero de pginas por exemplo, em um formulrio
impresso.

Notas:

Agora que voc j criou seu formulrio, vamos aprender


como alterar sua aparncia. Para isso, na barra de
ferramentas, clique no cone de Estrutura.
Sees dentro de um formulrio:

Introduo ao Access 97
Pg.:37

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Posicione o mouse em um
gerenciador de
redimensionamento. Ele deve assumir as seguintes
mscaras: (veja exemplo na figura.)

Obs.: Toda vez que o mouse assumir a mscara:


voc poder selecionar ou digitar um texto.

Notas:
Um controle formado por um rtulo e uma caixa de texto.
Para selecionar:
clique no controle desejado.
Para mover um controle:
Posicione o cursor em um gerenciador de
movimentao, o cursor do mouse deve aparecer como
uma mo aberta
(para mover a etiqueta e a caixa de
texto juntos) ou apenas com o dedo indicador (para
mover ou a caixa de texto ou a etiqueta
separadamente).
Para redimencionar um controle:

Introduo ao Access 97
Pg.:38

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Adicione um Rtulo e um Campo

Para inserir uma Caixa de Texto no Formulrio:

Clique sobre o cone Caixa de Texto


na caixa de
ferramentas e solte.
Na estrutura do formulrio, clique no local onde voc
deseja incluir a caixa de texto. O Access criar uma caixa
de texto No Acoplado. Isso significa que no existe
nenhum campo de sua tabela ou consulta vinculado
essa caixa de texto. O que voc deve fazer o seguinte:
Clique dentro da Caixa de Texto onde est escrito No
Acoplado
e digite o nome do campo da
tabela/consulta desejado para esta Caixa. O mesmo
vale para o Rtulo que acompanha a Caixa de Texto.

Notas:
Para adicionar novos controles em um formulrio
utilizaremos a Caixa de Ferramentas. Para isso, verifique se
ela est ativa, se no estiver, ento na barra de
ferramentas, clique o cone Caixa de Ferramentas
para acion-la.
Para inserir um texto no seu formulrio:
Clique sobre o cone Rtulo
e solte.

Na estrutura do formulrio, clique no local onde voc


deseja incluir o texto. No nosso caso, digitar o texto:
(Para uso Interno). O Access mesmo j dimensiona o
rtulo conforme sua necessidade.

Introduo ao Access 97
Pg.:39

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Conhecendo alguns controles da caixa


de ferramentas
Apontador
formulrio.

Notas:

permite que voc selecione objetos do

esta ferramenta permite a criao de


Grupo de Opes
um conjunto de opes atravs de um assistente.
Boto Alternar
, Boto de Opo
e Caixa de
Seleo
indicam se determinada condio falsa ou
verdadeira.
SubFormulrio/SubRelatrio
cria
um
formulrio/relatrio secundrio dentro de um formulrio
principal.
exibe uma figura que voc no
Controle de Imagem
precisa atualizar, no ser armazenada numa tabela.
Exemplo: logotipo.

Introduo ao Access 97
Pg.:40

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Conhecendo alguns controles da caixa


de ferramentas

Notas:

Moldura de Objeto no Acoplado


exibe uma figura que
voc espera atualizar freqentemente, no ser
armazenada numa tabela.
Moldura de Objeto Acoplado
exibe uma figura que ser
armazenada numa tabela. Exemplo: foto.

Quebra de Pgina
pginas num formulrio.

permite a criao de vrias

Boto de Comando
esta ferramenta permite a criao
de botes em um formulrio que execute macros ou
procedimentos em linguagem VBA.

Controle de Guia
esta ferramenta
criao de um formulrio de vrias pginas.

permite a

Introduo ao Access 97
Pg.:41

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Utilizando o controle Caixa de


Listagem ou Caixa de Combinao

Conhecendo algumas propriedades da caixa de Listagem:


Origem da Linha - preencha esta propriedade com o
nome da tabela que contm os dados a fazerem parte da
Caixa de Listagem.
Nmero de Colunas - aqui voc deve definir o nmero de
colunas a serem mostradas na tela para o usurio.
Coluna Vinculada - aqui devemos vincular apenas uma
coluna, com o campo que possui o valor a ser
armazenado na sua tabela.
Para ver essas propriedades, selecione a caixa de listagem
na estrutura do formulrio e clique o cone propriedades.

Notas:
O que uma caixa de listagem ou caixa de combinao?
Em muitos casos, mais rpido e fcil selecionar um valor
em uma lista do que lembrar de um valor a ser digitado.
Uma lista de opes tambm ajuda a garantir que o valor
que inserido em um campo esteja correto.
A lista de uma caixa de listagem
consiste em linhas
de dados. As linhas podem ter
uma
ou
mais
colunas, que podem aparecer com ou sem cabealhos.
Com uma caixa de combinao, o controle utiliza menos
espao no formulrio, . Uma caixa de combinao como
uma caixa de texto e uma caixa de listagem combinadas.

Introduo ao Access 97
Pg.:42

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Criando uma caixa de listagem ou uma


caixa de combinao

Para adicionar um controle de caixa de listagem utilizando o


Assistente, siga os seguintes passos:
Certifique que o cone Assistente
esteja
ativo na caixa de Ferramentas.
Na Estrutura do seu formulrio,
clique
o
cone Caixa de Listagem ,
localizado
na caixa de ferramentas.

Selecione qual a coluna que contm os valores a serem


armazenados na tabela.
Para armazenar esses dados, escolha o campo j
existente na sua tabela.
Terceira opo, encontra um registro no formulrio
baseado no valor que eu selecionar na caixa de listagem.

Notas:

Quando o access apresentar a tela acima, voc dever


definir qual a fonte de seus dados.
Para a primeira opo, voc iria escolher uma tabela ou
consulta, j existente em seu banco de dados, onde
estariam localizados os dados a serem mostrados pela
caixa de listagem.
Segunda opo, voc digitar os valores que deseja.
Voc definir o nmero
de colunas que deseja e
os valores que as
colunas devam conter

Introduo ao Access 97
Pg.:43

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Alterando a aparncia do seu


formulrio

Estilo negrito,
itlico e
sublinhado

Objeto

Fonte

Tamanho
da Fonte

Altere o estilo e largura das bordas, clicando sobre o


cone

Notas:

Alinhamento

Para alterar a aparncia do seu formulrio voc deve estar


no modo estrutura, utilizar a barra de ferramentas
formatao (figura acima) ou clicar com o boto direito do
mouse sobre o objeto desejado.
Usando a barra de ferramentas de formatao:
Primeiramente devo selecionar o objeto desejado ,
clicando sobre o objeto ou escolhendo o objeto na caixa
de combinao objeto.
Altere o tipo da fonte escolhendo na caixa de
combinao Fonte
e seu tamanho na caixa de
combinao Tamanho da Fonte.
Altere o estilo para negrito N, itlico I ou sublinhado S,
clicando sobre o cone desejado.
Altere o alinhamento para alinhar esquerda ou
centralizar ou alinhar direita, clicando sobre o cone

Altere a cor de fundo, cor da fonte ou cor da borda,


clicando sobre o cone

Introduo ao Access 97
Pg.:44

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Trabalhando com as propriedades dos


controles, sees ou formulrios

No Access, um formulrio, cada uma de suas sees e


controle possui o seu conjunto de propriedades que
determinam a sua aparncia e o seu comportamento.
Algumas propriedades dos controles, assumem as mesmas
caractersticas definidas em uma tabela.
Para visualizar as propriedades de um controle, um
formulrio ou uma seo, faa o seguinte:
Selecione o objeto que voc deseja alterar ou visualizar
suas propriedades.

Clique,

na

barra

de

ferramentas,

cone

Propriedades
ou na barra de menu, o item Exibir e
escolha Propriedades.
Definindo algumas propriedades de um controle:
Nome um nome de identificao para seu controle.
Origem do Controle Voc determinar a origem de seu
controle, ou seja, o valor que este controle ir assumir
estar acoplado a uma tabela ou consulta.
Comportamentos da Tecla ENTER - nesta propriedade
voc pode definir qual o efeito da tecla ENTER no seu
formulrio.
Visvel - definir se o seu controle deve ou no ser exibido
no Formulrio.
Exibir Quando - definir quando um controle pode ser
exibido, se somente em um formulrio, ou impresso ou
impresso e formulrio.
Bloqueado - se seu controle permitir a alterao de seus
dados no modo formulrio.
Ativado - permite que o campo tenha o foco no modo
Formulrio.
Parada de Tabulao - permite que voc mude de campo
apertando a tecla <TAB>.

Notas:

Introduo ao Access 97
Pg.:45

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Criando um formulrio com um


subformulrio

Notas:

Voc utilizar o formulrio com um subformulrio quando


precisar visualizar dados relacionados de mais de um tabela
em seus formulrios. Por exemplo, voc quer que o
formulrio mostre o telefone de um certo jogador (como
mostra o caso acima). O Subformulrio nada mais que um
formulrio secundrio dentro de um formulrio principal.
Antes de criar um formulrio/subformulrio, vamos criar dois
formulrios utilizando o assistente: Formulrio Cadastro de
Jogadores baseado na Tabela Cadastro de Jogadores e
Formulrio Telefones baseado na tabela Telefones/Fax
jogadores.

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Pg.:46

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Como juntar ,alterar e vincular


formulrio e subformulrio?

Como juntar o formulrio com um subformulrio?


Abra o formulrio que ser o principal no modo
estrutura e tecle F11 para visualizar a janela de Banco
de Dados.
Selecione o formulrio que ser o subformulrio e
arraste-o at a estrutura do formulrio principal.

Como definir as propriedades para vincular o formulrio e o


subformulrio?
No Modo Estrutura do formulrio principal, clique com o
mouse no subformulrio e abra suas propriedades.
Na propriedade Vincular campos mestre, entre com o
nome do campo do formulrio a ser vinculado ao
subformulrio. Para entrar com diversos campos
vinculados, separe os nomes de campo com um ponto e
vrgula.
Na propriedade Vincular campos filho, entre com o
nome do campo do subformulrio a ser vinculado ao
formulrio.
Se o relacionamento j existe entre os campos, eles so
vinculados automaticamente. No exemplo mostrado
acima, o Access assumir os campos num do jogador
(tabela Cadastro de Jogadores) e no do jogador (tabela
Telefone/Fax Jogadores) como campos vinculados.

Notas:

Como alterar o subformulrio?


No Modo Estrutura do Formulrio principal, clique com
o mouse em qualquer parte do formulrio principal e
clique duas vezes dentro da rea do subformulrio, o
Access exibe a estrutura do subformulrio.
Faa as alteraes necessrias, salve as alteraes
antes de voltar para o formulrio principal.

Introduo ao Access 97
Pg.:47

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Construindo um formulrio baseado


em uma consulta

Selecione o Assistente AutoFormulrio: Colunar,


pois iremos incluir todos os campos da consulta no
formulrio.

Verifique:
Se voc for nas propriedades do Formulrio, verifique
que na propriedade Origem do registro, ser
mostrada o nome de uma consulta e no de uma
tabela.

Notas:

Quando voc quer construir um formulrio com campos de


vrias
tabelas
e
no
deseja
criar
um
formulrio/subformulrio, voc pode fazer uma consulta
baseada em duas ou mais tabelas.
Para criar uma consulta:
Crie uma nova consulta a partir da janela de Banco
de Dados.
Adicione as tabelas desejadas.
Selecione os campos das tabelas.
Salve e feche a consulta.
Para criar o formulrio:
Crie um novo formulrio baseado na consulta que
voc criou.

Introduo ao Access 97
Pg.:48

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Criando um relatrio

A caixa de dilogo Novo Relatrio ser apresentada.


nesta caixa que voc definir em qual consulta ou tabela o
seu relatrio ser baseado.
Voc dever escolher uma das seguintes opes que lhe
ajudaro a criar o relatrio automaticamente (exceto modo
estrutura que ser manual):
Modo de estrutura: cria um relatrio sem utilizar um
assistente,
os
campos
so
selecionados
manualmente.

O relatrio um objeto do banco de dados com a finalidade


de imprimir registros em um Layout personalizado, alm de
permitir a utilizao de agrupamento de registros em vrios
nveis, clculos de somatria, mdias e outros, obtendo
totais e subtotais. O relatrio muito parecido com o
formulrio, porm possui maior controle sobre a exibio
dos dados quando impressos.
Para criar um relatrio, voc deve:
Estar com a janela de Banco de Dados ativa.
Clique sobre o objeto Relatrios
Clique sobre o boto Novo

Assistente de relatrio ir ajud-lo a criar o seu


relatrio baseado nas respostas que voc fornecer
para o assistente.

AutoRelatrio: Colunar - exibe as informaes em


uma nica coluna, um campo embaixo do outro.

AutoRelatrio: Tabular - exibe as informaes como


em uma planilha, ou seja, linhas e colunas onde cada
linha equivale a um registro e cada coluna um campo.

Assistente de grfico - exibe as informaes na forma


de grficos.

Assistente de etiqueta - relatrio para emisso de


Etiquetas. Por exemplo, etiquetas de endereamento
para Mala Direta.

Notas:

Introduo ao Access 97

Pg.:

49

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Assistente de relatrio

Notas:

Selecionando a opo Assistente de relatrio, escolha a


tabela/consulta desejada e clique no boto OK. Siga
respondendo o assistente.

voc deve escolher os campos que faro parte do seu


Relatrio, para isso utilize as flechas > (move campo a
campo), >> (move todos os campos) e clique sobre o
boto Avanar.

Introduo ao Access 97

Pg.:

50

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Agrupando Dados no Assistente

clique em Opes
de resumo

Se desejar incluir um resumo de valores (subtotal) para cada


grupo, clique no boto Opes de resumo .

Nesta tela voc definir os nveis de grupo que deseja,


basta selecionar o campo que ser agrupado e clicar no
cone >. Se desejar mais de um agrupamento, voc
poder definir a prioridade, o relatrio exibir os dados
classificados por grupos. Por exemplo, este relatrio estar
agrupado por cidade. Dentro de opes de agrupamento,
voc poder definir o intervalo de agrupamento do campo.
Siga no assistente clicando no boto Avanar.

Notas:

Especifique a ordem de classificao para seus campos na


tela abaixo.

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Pg.:

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Escolhendo o Layout, Orientao


e Estilo

como paisagem ou forma vertical definir como retrato.


clicar em Avanar .
Escolher na segunda tela o estilo do seu relatrio e clicar em
Avanar.
Na prxima tela digite um ttulo para o seu Relatrio e clicar
no boto Concluir.

Notas:

Na primeira tela voc dever escolher:


layout forma mais agradvel de apresentao de seus
dados, depender do tipo de relatrio que voc escolher
se agrupado ou no.
orientao forma de apresentao horizontal definir

Introduo ao Access 97

Pg.:

52

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Para imprimir um relatrio:


Na barra de menu no item Arquivo, escolha imprimir
ou na barra de ferramentas, clique o cone Imprimir

Visualizando o relatrio

Notas:

Visualizar Impresso: neste modo o Access exibe seu


relatrio como ele seria impresso.
Para alternar para o Modo de Visualizao:
Clique sobre o cone Visualizar Impresso
barra de ferramentas.

, na

Para mudar de pgina em um Relatrio, siga os passos a


seguir:
Primeira pgina

Pgina Anterior

ltima pgina

Prxima pgina

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Pg.:

53

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Trabalhando na Estrutura do
relatrio

um conjunto de registros.
Detalhes - aqui ficaro os dados que variam, como o
campo nmero do telefone.
Rodap - funciona como um cabealho, s que
exibido no final da pgina.

Para inserir, deletar ou modificar qualquer objeto do relatrio


siga as mesmas instrues dos formulrios.

Notas:

No Modo Estrutura, voc pode alterar a aparncia do seu


Relatrio. Para isso:

, na barra de
Clique sobre o cone Estrutura
ferramentas . Ser apresentada a tela da estrutura,
como mostra a figura acima.

Um relatrio divido basicamente em trs partes:


Cabealhos, Detalhes e Rodaps.
Cabealhos - aqui ficaro os dados constantes. Por
exemplo um ttulo ou uma data. Os dados do
cabealho do relatrio s sero exibidos na primeira
pgina do relatrio e os dados do cabealho da
pgina sero exibidos a cada nova pgina.
Poderemos ter tambm cabealho de campo ao
escolhermos agrupar por um determinado campo,
neste caso a cada agrupamento ser apresentado

Introduo ao Access 97

Pg.:

54

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Conhecendo a tela de Classificar


e agrupar

Selecione o campo e preencha as propriedades do


grupo:
Cabealho e Rodap de grupo: Em um
agrupamento necessrio que o campo a ser
agrupado fique em um cabealho de grupo,
separado dos demais campos.
Reagrupar: define como os valores so agrupados.
Nmero de caracteres: determina um intervalo
vlido para os valores no campo.
Manter junto: define como um grupo ser impresso.

cabealho
de grupo

Para adicionar um novo grupo ao relatrio, excluir um grupo


ou alterar suas propriedades voc deve:

Visualizar o relatrio no modo estrutura.


Clique no cone Classificar e agrupar
no menu Editar nesta mesma opo.

ou

Notas:

Trabalhando na tela Classificar e agrupar:


Campo/Expresso: Nesta coluna
voc dever
selecionar o campo para o agrupamento ou
classificao. O primeiro campo indica o primeiro
nvel.
Ordem de classificao: determina se os dados
sero classificados em ordem crescente ou
decrescente.

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Pg.:

55

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Crie e imprima etiquetas de


endereamento

Clique no boto Avanar, siga respondendo o


assistente.

Notas:

Para criar etiquetas de endereamento no Access:


Na Janela Banco de Dados selecione o objeto
relatrio e clique no boto Novo.
Na tela Novo relatrio selecione a opo
Assistente de etiqueta, escolha a tabela/consulta
desejada e clique no boto OK.
Na prxima tela voc definir o tamanho da etiqueta
desejado.

Introduo ao Access 97

Pg.:

56

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Montando sua etiqueta

Na prxima tela voc poder classificar por um ou


mais campos.

Clique no boto Avanar, escolha um nome para o


seu relatrio de etiquetas e clique no boto Concluir.
Na barra de menu no item Arquivo, escolha imprimir
ou na barra de ferramentas, clique o cone Imprimir

Na primeira tela voc ir determinar a aparncia do


texto (fonte, cor) e clique no boto Avanar.
Na segunda tela voc desenhar o prottipo da
etiqueta, movendo os campos desejados com o
cone > e clique em Avanar.

Notas:

Exemplo de etiqueta

Introduo ao Access 97

Pg.:

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Nome do Formulrio: selecione o formulrio a ser


aberto.
Exibir: modo de exibio para abrir o formulrio
(estrutura, folha de dados, formulrio).
Nome do Filtro: voc pode definir uma consulta ou
filtro para restringir os registros do formulrio.
Condio Onde: condies que voc pode impor
para os registros.
Modo de Dados: modo de entrada de dados do
formulrio (editar, adicionar, somente leitura).
Modo da Janela: como voc quer visualizar a janela
do formulrio (normal, oculta).

Criando uma macro

selecione a ao
nome do
formulrio

Uma macro um conjunto de aes onde cada uma efetua


uma determinada operao, agilizando as tarefas rotineiras
e cansativas como imprimir relatrios, abrir consultas ou
formulrios, etc
Como criar uma macro que abra um formulrio?
- Estar com a janela de Banco de Dados ativa.
- Clique sobre o objeto Macros
- Clique sobre o boto Novo
Ser exibida a tela da estrutura da macro (tela acima), esta
tela voc preenchera da seguinte forma:
- Na coluna Ao: selecione a ao da macro, como
por exemplo Abrir formulrio, ao escolher a ao ser
apresentado os Argumentos da ao.
- Argumentos so informaes adicionais sobre como
executar a ao, que objetos ou dados usar na ao.
Veja os argumentos da ao Abrir formulrio :

Para testar uma macro, voc pode execut-la no modo


estrutura, atravs do menu Executar, opo Executar ou
clique no cone Executar
na barra de ferramentas.
Depois voc pode anexar
a macro a um formulrio,
relatrio ou controle de modo que ela seja executada em
resposta a um evento.
O que um evento?
Um evento uma ao especfica do usurio que ocorre
sobre ou com um determinado objeto, como cliques de
mouse, alteraes em dados, abertura ou fechamento de
formulrios e muitos outros.

Notas:

Introduo ao Access 97

Pg.:

58

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Anexando uma macro a um


formulrio

Para anexar uma macro a um formulrio, como um boto de


comando, siga os passos abaixo:
- Entre no modo estrutura, do formulrio onde voc ir
anexar a macro.
- Clique o cone Janela Banco de Dados
ou
tecle F11 para exibir a janela Banco de Dados.
- Selecione o objeto Macro para visualizar a lista de
macros.
- Clique na macro desejada e arraste-a para a estrutura
do formulrio, como na tela acima.
- Para executar a macro, entre no modo formulrio e
clique sobre o boto.
O boto de comando tambm considerado um controle,
no aceita dados, mas executa uma ao quando voc clica
sobre o boto no modo formulrio.
Voc poder visualizar as propriedades deste boto no
modo estrutura do formulrio, clique duas vezes sobre o
boto.

Nesta tela de propriedades, voc pode verificar que o evento


Ao clicar, o boto de comando ir executar a macro
telefone, que por sua vez executar a ao Abrir
formulrio.

Notas:

Introduo ao Access 97

Pg.:

59

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Como abrir somente registros


correspondentes?

Selecione o objeto Macro na janela Banco de Dados.


Entre no modo estrutura, voc visualizar o conjunto
de argumentos.
Para sincronizar os formulrios, voc deve alterar o
argumento Condio Onde que funciona como um filtro,
trazendo somente os registros desejados.
Clique com o mouse na linha do argumento Condio
Onde, aparecer o cone Construir, clique neste
cone, voc entrar no construtor de expresso (veja
como trabalhar no construtor na pgina seguinte) e ir
montar a seguinte expresso:
[no do jogador]=[Formulrios]![Form Cadastro de Jogadores]![num do jogador]

Voc j anexou o boto de comando em um formulrio que


abre um outro formulrio, mas voc gostaria que o registro
do segundo formulrio fosse correspondente ao registro do
primeiro formulrio.
Na tela acima temos dois formulrios, um baseado na
Tabela Cadastro de Jogadores e o outro na Tabela
Telefone/Fax
Jogadores, para abrir o registro
correspondente,
o nmero do telefone exibido ser
somente do jogador consultado, portanto, o nmero do
jogador de uma tabela deve ser igual ao nmero do jogador
da outra.
A macro telefone executa somente uma ao Abrir
formulrio . No conjunto de argumentos desta ao posso
atribuir uma condio a esta ao, de tal forma que
somente traga os registros correspondentes.
Faa o
seguinte:

Formulrio Telefone

Formulrio Jogadores

Fechar e salvar a macro Telefone.


Para executar a macro, selecione o objeto
Formulrio e abra o formulrio que contm o boto
da macro telefone, clique sobre o boto, desta vez
voc
visualizar
somente
os
registros
correspondentes.

Notas:

Introduo ao Access 97

Pg.:

60

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Como utilizar o construtor de


expresso?

operadores e expresses comuns.


2. Caixa do meio, lista elementos ou categorias de
elementos da pasta selecionada.
3. Caixa da direita, lista os valores dos elementos
selecionados.
Achando o que deseja, clique o boto Colar, para colar na
caixa de expresso.
Se necessitar de ajuda, clique o boto Ajuda.
Aps terminar a expresso clique o boto OK para confirmar
ou Cancelar para no aceitar a expresso.

Notas:

Voc poder utilizar o construtor de expresses para criar


uma expresso, uma funo (data, financeira, matemtica),
uma expresso comum (pgina, data) e outras.
Para utilizar o construtor voc tem trs sees:
A seo superior, chamamos de caixa de expresso,
onde voc construir sua expresso, podendo ser
parte digitada e outra parte colada da seo inferior.
Na seo do meio, existem botes para as
operaes que voc criar.
Na seo inferior, existe trs caixas:
1. Caixa da esquerda, pastas que listam os objetos
do banco de dados, funes internas, constantes

Introduo ao Access 97

Pg.:

61

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