PETI

Biblioteca da Universidade X
Este documento visa documentar o Planejamento Estratgico da Tecnologia da Informao (PETI) das
bibliotecas da universidade X para os prximos 3 anos. Antes de descrever as diretrizes gerais do PETI
necessrio a descrio da organizao das bibliotecas e dos pontos relativos ao Planejamento Estratgico
Organizacional (PEO) que afetam direta ou indiretamente a elaborao do PETI. Assim, as duas prximas sees
sero dedicadas a esse fim.
1 - Organizao das Bibliotecas
A universidade X possui 3 bibliotecas, sendo divididas em uma biblioteca central e duas bibliotecas
setoriais. Cada biblioteca est situada em um campus diferente da universidade X. A diretora da biblioteca
responde diretamente ao vice-reitor da universidade. Portanto, as solicitaes da biblioteca devem ser
encaminhadas para o vice-reitor. As bibliotecas setoriais possuem gerentes que, hierarquicamente, esto
subordinadas a diretora, que acumula o cargo de gerente da biblioteca central. Cada gerente possui chefes para os
setores ou departamento presentes na biblioteca. A Figura 1 ilustra essa hierarquia.

Gerente
Biblioteca
Central

Chefe
SECAT

Chefe
SEINF

Gerente
Biblioteca
Setorial 1

Chefe
SEMUT

Chefe
SECIR

Chefe
SEREST

Chefe
SEAQUI

Gerente
Biblioteca
Setorial 2

Chefe
SEPER

Chefe
SEMUT

Chefe
SECIR

Chefe
SEPER

Figura 1: Organizao das Bibliotecas da Universidade X

Chefe
SEMUT

Chefe
SECIR

Chefe
SEPER

A seguir descrita a principal funo de cada setor para que as atividades desenvolvidas pela biblioteca seja
melhor entendida:
SEMUT: Setor responsvel pelo gerenciamento do acervo de multi-meios (CD, DVD, VHS, Disquetes,
Partituras) da biblioteca.
SECIR: Setor responsvel pelo gerenciamento dos emprstimos, renovao e devoluo de livros, teses e
dissertaes da biblioteca.
SEPER: Setor responsvel pelo gerenciamento dos emprstimos, renovao e devoluo de peridicos da
biblioteca. O SEPER da biblioteca central tambm responsvel pela renovao e aquisio de novas
assinaturas.
SEAQUI: Setor responsvel pela avaliao de doaes, aquisio de livros solicitados pelos professores e
acompanhamento de todo o processo de compra.
SEREST: Setor responsvel pela restaurao de livros.
SEINF: Setor responsvel pelo desenvolvimento, manuteno e gerenciamento dos sistemas de informtica
das bibliotecas.
SECAT: Setor de Catalogao de Livros.
1.1 Hardware

As bibliotecas possuem, hoje, 83 mquinas distribudas da seguinte forma:

3 servidores;
38 mquinas para a rea administrativa; e
42 mquinas destinadas utilizao pelo usurio da biblioteca (consulta ao acervo).
De forma geral, os computadores destinados a consulta no possuem uma padronizao com relao
configurao. Os computadores da rea administrativa esto todos padronizados, com exceo dos
utilizados pelo setor de informtica que possuem capacidade de processamento e armazenamento melhores
que os demais. Os servidores necessitam ser avaliados para verificar o aumento de futuras demandas de
servios.
1.2 Software

O principal software da biblioteca o VIRTUA que atende as funcionalidades de:

Consulta
Emprstimo
Renovao
Relatrios estatsticos e gerenciais
Catalogao
Alm do VIRTUA existe Aquisio responsvel pelo cadastro dos livros solicitados para compra. O
software Perest responsvel pelo cadastro dos peridicos da biblioteca. O software CABAS que auxiliam as
funcionrias do setor de catalogao com padronizaes e siglas para a catalogao de livros. O software GerPer
responsvel por controlar a permuta de material entre as bibliotecas da Universidade X com bibliotecas de outras
universidades.
Uma vez descrita organizao e as principais funcionalidades das bibliotecas da universidade X, a
prxima seo apresenta as diretrizes do PEO da universidade X que afetam direta ou indiretamente o
planejamento de informtica das bibliotecas.

1.3 Estrutura do Setor de Informtica

O setor de informtica das bibliotecas da universidade X possui a seguinte hierarquia:
Chefe
SEINF

Analistas de
Sistema

DBA

Analista de Rede

Manuteno

Figura 2: Hierarquia do Setor de Informtica

O Chefe do SEINF responsvel por elaborar projetos e gerenciar a sua execuo. Alm disso, o
responsvel pela comunicao das necessidades do SEINF para a diretora da biblioteca.
Existem 3 analistas de sistemas que tambm so programadores. Eles so responsveis por toda parte de
desenvolvimento de sistemas.
Existe um BDA responsvel por cuidar dos bancos de dados da biblioteca e por cuidar tambm de
configurao e instalao de sistemas operacionais.
A funo de Analista de redes desempenhada por uma pessoa que tambm configura e instala sistemas
operacionais e o responsvel por projetar e executar as atividades de rede.
A manuteno e feita por 5 estagirios sobre a superviso do analista de redes. A manuteno compreende
em principalmente: instalao de software, hardware, configurao, enfim identificar e se possvel corrigir os
problemas enfrentados pelos funcionrios da biblioteca com relao informtica.
2 Diretrizes Planejamento Organizacional
Aps a explanao do PEO da universidade X pela diretora da biblioteca para os chefes de setores foram
destacadas os seguintes objetivos:
Abrir mais quatro novos cursos de graduao nos prximos 3 anos;
Abrir 3 cursos de ps-graduao (2 mestrado e 1 doutorado);
Aumentar a quantidade de alunos matriculados em 50%;
Diminuir a evaso em 65%;
Atender de forma eficiente a comunidade universitria;
Os objetivos expostos acima influenciam o PETI da biblioteca para os prximos 3 anos. A seguir segue uma
anlise feita pela diretora das bibliotecas da Universidade X e seus chefes de setores sobre estas influncias:
Abrir mais quatro novos cursos de graduao nos prximos 3 anos
Para ser alcanado esse objetivo a biblioteca dever fazer grandes processos de compras de livros para
atender aos novos cursos. Alm disso, novos cursos implicam em visitas de avaliadores do MEC que dentre outras
coisas avaliam as condies oferecidas pela biblioteca da universidade com relao ao acervo (quantidade e
qualidade) estrutura e servios prestados.
Novos cursos tambm implicam em um reflexo direto sobre a capacidade do software VIRTUA de atender a
essa demanda. Assim como a quantidade de estaes disponveis para consulta.

Abrir 3 cursos de ps-graduao

Para esse objetivo ser alcanado, assim como na abertura de novos cursos, a biblioteca dever adquirir
novos ttulos para atender a essa demanda e tambm ser avaliada pelo MEC. Alm disso, uma demanda
importante que surge pela pesquisa. Sendo assim, a biblioteca pode oferecer o servio de biblioteca digital de
teses e dissertaes para facilitar a pesquisa dos trabalhos cientficos dentro da prpria instituio e o intercambio
desses trabalhos com outras instituies.
Aumentar a quantidade de alunos matriculados em 50%
Os dois itens anteriores juntamente com este afetaro diretamente a capacidade da biblioteca atender a esse
aumento de pblico com relao quantidade de mquinas de consulta e com relao ao software VIRTUA.
Diminuir a evaso em 65%
A biblioteca pode contribuir com esse objetivo comprando mais exemplares dos principais livros utilizados
nas disciplinas e fornecer meios para que os alunos com menor poder aquisitivo possa ter acesso a esses livros de
forma diferenciada. Assim, um dos fatores identificados como motivo para a evaso: no poder comprar ou ter
acesso ao livro didtico da disciplina, poder ser amenizado.
Atender de forma eficiente a comunidade universitria
Apara atender de forma mais eficiente necessrio que a biblioteca reorganize alguns de seus processos.
Alm disso, todos os processos devem ser informatizados. Assim, o atendimento tende a ser mais eficiente.
Tendo como base esse conjunto de informao segue abaixo o Planejamento Estratgico da Tecnologia da
Informao (PETI) para as bibliotecas da universidade X.

Planejamento Estratgico da Tecnologia da Informao (PETI)

Este PETI tem o horizonte de planejamento de trs anos e est em conformidade com o PEO da
Universidade X. A misso das bibliotecas da universidade X est descrito abaixo:
Misso: Ser referncia em servios e tecnologia para as bibliotecas universitrias e ser reconhecida pela
sua qualidade e eficincia.
Segue abaixo as metas do PETI extradas das necessidades das bibliotecas e do PEO:
Meta 1: Informatizar o processo de compra de livros.
Meta 2: Informatizar o processo de solicitao de livros pelos professores.
Meta 3: Implantao da biblioteca digital de teses e dissertaes.
Meta 4: Implantao do Mdulo de renovao de livros pela Internet pelo VIRTUA.
Meta 5: Integrao entre o software existe nas bibliotecas para evitar informao redundante.
Meta 6: Compra e padronizao de todos os micros destinados a consulta e futuramente a renovao de livros.

Meta 7: Avaliao de todos os servidores que eles possam atender a demanda de crescimento da universidade para
os prximos trs anos.
Meta 8: Avaliao e troca, se necessrio, das mquinas da parte administrativa das bibliotecas como o objetivo de
oferecer ao funcionrio condies de trabalhos ideais para suas atividades.
Meta 9: Informatizar o processo de compra e renovao de peridicos.
Meta 10: Estudar e programar uma poltica de backup para todos os sistemas da biblioteca.
Meta 11: Escolha e treinamento dos funcionrios de informtica em uma linguagem de programao voltada para a
Internet.
Meta 12: Avaliar outras solues de gerenciamento de biblioteca com um custo benefcio melhor que o VIRTUA.
META 1
1 Avaliao dos sistemas existentes
O processo de compras conta apenas com um cadastro de livros solicitados pelo professor. Esse cadastro
alimentado por um funcionrio da biblioteca atravs de uma ficha em papel preenchida pelo professor. Aps esse
cadastro feita uma pesquisa pelas bibliotecrias para verificar se o pedido do professor processe e se os dados do
livro esto corretos. Uma vez feitas estas conferncias e confirmada a necessidade de compra esses dados so
passados para o departamento de compras da universidade. O controle ps compra feito manualmente pela
biblioteca.
2 Novo Sistema
O novo sistema dever prover funcionalidades para, alm de cadastrar, auxiliar na avaliao do pedido feito
pelo professor. Alm disso, estar integrado com o sistema do departamento de compras da universidade e
possibilitar um controle automatizado de todo o processo de compra, desde o pedido do livro at a chegada do livro
para a catalogao. Para o desenvolvimento desse software no ser necessrio a aquisio de hardware e nem
software. A nica exigncia tecnolgica que o acesso ao software seja pela web.
3 - Avaliar Recursos Humanos
A equipe de informtica no est capacitada para o desenvolvimento de software para a web. Portanto, ela
dever ser treinada para esse fim.

META 2
1 Avaliao dos sistemas existentes
Os professores solicitam livros atravs do preenchimento de uma ficha em papel que entregue no
SEAQUI. Portanto, hoje no h sistemas que atendam a esse processo.
2 Novo Sistema
O sistema a ser desenvolvido dever estar disponvel em todos os departamentos da universidade para evitar
que o professo se desloque at a biblioteca. Alm disso, deve-se implementar mecanismos de segurana para evitar
que outras pessoas, que no so professores faam essa solicitao. Este novo sistema dever interagir com o
sistema de compras descrito na meta 1, pois a solicitao do professor o incio do processo de compra. O sistema
dever tambm informar, por e-mail, ao professor o andamento de sua solicitao, por exemplo: se foi recusada,
aceita, se j comprou, se est aguardando verba, etc. Este sistema deve possibilitar tambm a solicitao de
peridicos.

3 Avaliar Recursos Humanos

A equipe de informtica no est capacitada para o desenvolvimento de software para a web. Portanto, ela
dever ser treinada para esse fim.
4 Infra-estrutura
Dever ser disponibilizado um ponto de rede e uma mquina em cada departamento onde os professores
no tenham uma mquina prpria conectada a Internet.
META 3
1 Avaliao dos sistemas existentes
As bibliotecas da universidade X no possuem software para a disponibilizao e gerenciamento de teses e
dissertaes. Todos os programas de ps-graduao so obrigados a entregar uma verso em papel das teses e
dissertaes que podem ser consultadas na biblioteca.
2 Novo Sistema
O novo sistema de biblioteca digital de teses e dissertaes dever possibilitar a comunicao com o IBICT
para se integrar a rede nacional de bibliotecas digitais de teses e dissertaes. A equipe de informtica dever
avaliar se a possibilidade de desenvolvimento e de aquisio de um software j pronto.
3 Avaliar Recursos Humanos
Se necessrio poder ser contratada uma consultoria para indicar a melhor soluo de biblioteca digital para
a universidade X. No caso de desenvolvimento prprio a equipe dever ser treinada, se for o caso, nas tecnologias
necessrias a esse desenvolvimento. A escolha dessas tecnologias dever constar no projeto para o
desenvolvimento. O cronograma e custos devem ser avaliados quando a deciso for efetuada.
4 Infra-estrutura
A consultoria ou a equipe de desenvolvimento da biblioteca fica responsvel por indicar as necessidades de
mudana ou adequao da infra-estrutura existente para soluo escolhida. As avaliaes dos custos devem ser
feitas por uma comisso a ser constituda pela diretora da biblioteca.
5 Hardware e Software
A especificao de novos hardware e software deve ser feita pela consultoria ou pela equipe de
desenvolvimento da biblioteca. Esta especificao deve ser parte integrante da proposta de desenvolvimento ou
aquisio de um software pronto.
META 4
1 Avaliao dos sistemas existentes
A renovao feita pelo guich de atendimento juntamente com o emprstimo. A implantao do mdulo
de renovao pela Internet tem o objetivo de diminuir as filas nos guichs. O VIRTUA possui esse mdulo,
entretanto, ele ainda no foi disponibilizado para a comunidade universitria em virtude de problemas tcnicos e
operacionais apresentados.
2 Avaliar Recursos Humanos
Dever ser solicitada junto distribuidora do software uma pessoa ou equipe para treinamento da equipe de
informtica (para a implantao do mdulo de renovao).

META 5
1 Avaliao dos sistemas existentes
Dever ser feito um estudo dos softwares existentes e apresentada uma metodologia para efetivar essa
integrao. Alm disso, deve ser apresentado um cronograma com as atividades detalhas a serem realizadas.
META 6
1 Infra-estrutura
Implantao de novos pontos de rede para atender aos novos micros comprados. Elaborao de uma
configurao que suporte a demanda de capacidade de processamento e armazenamento para os prximos 3 anos.
Apresentar uma proposta de padronizao de instalao para as estaes com o objetivo de que todas as mquinas
sejam iguais. Avaliar a necessidade de aquisio de novos equipamento para a expanso da rede interna das
bibliotecas para atender a demanda prevista par aos prximos 3 anos.
META 7
1 Infra-estrutura
Avaliar e propor a compra ou a atualizao dos servidores para tender a demanda prevista de crescimento
para os prximos 3 anos. Caso a equipe de informtica julgar necessrio dever ser contratada um consultoria para
esta atividade.
META 8
1 Infra-estrutura
Avaliar e propor a compra ou a atualizao das mquinas usadas no setor administrativo da biblioteca. Estas
mquinas devem ser avaliadas conforme os sistemas que devem ser executados e a capacidade de resposta desejada
para os prximos 3 anos.
META 9
1 Avaliao dos sistemas existentes
O controle de aquisio e renovao de peridicos feito manualmente. Atualmente existe apenas um
programa chamado de PEREST onde se encontram as informaes dos peridicos existentes na biblioteca e sua
periodicidade. Existem problemas graves gerados por esse controle, tais como: pagamento de assinaturas cujas
revistas no esto sendo entregues, no renovao de assinaturas, etc.
2 Novo sistema
O novo sistema dever propiciar a biblioteca um melhor controle de renovao e aquisio de peridicos.
Alm disso, deve estar integrado com o setor de compras da universidade e com o software de solicitao de livros.
Estas informaes de controle devem ser disponibilizadas on-line para o SEPER.
3 Avaliar Recursos Humanos
A equipe de informtica no est capacitada para o desenvolvimento de software para a web. Portanto, ela
dever ser treinada para esse fim.

META 10
1 Avaliar sistemas existentes
As bibliotecas de da universidade X no possuem solues de backup.
2 Novo sistema
Em virtude de no possuir uma soluo de backup e da gravidade desse fato dever ser contratada uma
empresa para elaborar e implementar uma soluo a curtssimo prazo e posteriormente elaborar e implantar uma
soluo definitiva.
3 Avaliar Recursos Humanos
A equipe de informtica dever ser treinada para operacionalizar os sistemas de backup implantados.
4 Avaliar infra-estrutura
Equipamentos e software necessrios para a implantao dos sistemas de backup devem ser apresentados
pela empresa contratada. Est proposta dever conter pelo menos trs solues diferentes com todas as
especificaes tcnicas e tambm de custo e tempo de implantao.
META 11
3 Avaliar Recursos Humanos
Aps escolha das tecnologias, contratar uma empresa para ministrar o treinamento necessrio.

Meta 12
1 Avaliar sistema atual
O VIRTUA um sistema adquirido junto empresa norte americana VTLS Americans que possui um
representante no Brasil com escritrio no Rio de Janeiro. A renovao de utilizao da licena do software vence
2012, portanto, ser adotada a poltica de neste perodo estudar e avaliar novas solues para as bibliotecas da
universidade X se proporcionem os mesmos servios (ou mais eficientes) com uma melhor relao curso benefcio
se comparado ao VIRTUA. Este estudo deve ser contnuo e completo, levando em considerao: custo de licena,
migrao de dados, mudana de equipamentos, treinamento, servios oferecidos, atendimento, se existe outras
bibliotecas que utilizam etc.