Fecha

CARACTERIZACIN GESTIN DE RECURSOS

15/11/2013

Versin
1- Suministrar y controlar de manera adecuada las compras que son requeridas por los procesos de la organizacin.
2- Suministrar y mantener una infraestructura adecuada para todos los procesos de la Organizacin.
3- Dirigir y controlar de manera adecuada el almacenamiento de productos, insumos, materiales y los dems que sean requeridos por la organizacin.

OBJETIVO DEL PROCESO

P
L
A

3
P
H
V
A

Este proceso comprende: Gestin de Compras, Gestin de Infraestructura y Gestin de Almacenes

ALCANCE

* Coordinador de Compras
* Coordinador de Proyectos
* Almacenista

RESPONSABLE DEL PROCESO

N
E
A

Fsicos / Tecnolgicos / Infraestructura

NTC ISO 9001/2008 - OSHAS 18001/2007

Legales - Reglamentarios,
Organizacionales, Cliente y
Producto

Personal competente para la

ejecucin del proceso.

NTC ISO 9001 4.1 / 4.2.1 / 4.2.3 / 4.2.4 / 5.3 / 5.4.1 / 6.3 /
6.4 / 7.4.1 / 7.4.2 / 7.4.3 / 7.5.3 / 7.5.5 / 7.6 / 8.2.3 / 8.4 /
8.5.1 / 8.5.2 / 8.5.3
OHSAS 18001 4.1/4.2/4.3/4.4/4.5.1/4.5.2/4.5.3/4.5.4

Ver matriz de requisitos del SGI

Ver matriz de requisitos legales y otros
de S&SO

ETAPAS / ACTIVIDADES

SALIDA

CLIENTE Y/O PARTES INTERESADAS

Financieros

Humanos

RECURSOS

REQUISITOS DEL PROCESO

Papelera, equipos de oficina, software, hardware,
instalaciones, EPP, estantera, cajas, rtulos.

PROVEEDOR

Presupuesto
organizacin

anual

de

la

ENTRADA

1- Directrices del SGI (Matriz de requisitos del SGI, matriz

de requisitos legales y otros, Manual del SGI, Mapa de
Procesos, Panorama de Riesgos, presupuesto asignado a
los procesos, asignacin de Infraestructura fsica,
tecnolgica y humana para el SGI) / Acta de eleccin del
Representante de la Direccin del SGI / Organigrama /
Identificacin, implementacin y control sobre las directrices establecidas para el
Manuales de Cargos y Funciones / Canales de
Sistema de Gestin Integral
Comunicacin Definidos, Divulgados y Controlados.

1- Direccionamiento Estratgico
2- Gestin de HSQ

1- Necesidades de nueva documentacin,

modificaciones o aprobaciones / Registros del Proceso
2- Desempeo del proceso
3- Acciones correctivas, preventivas y de mejora
identificadas y tratadas

Del 1 al 5 - Gestin de HSQ

4- No Conformidades del Proceso

2- Documentacin y registros del S.G.I. en el Mdulo del

Sistema de Gestin Integral de la Organizacin / Listado
maestro de registros / Listado maestro de Documentos
internos y externos / Desempeo de S&SO

5- Nuevas necesidades de S&SO

1- Nuevas Necesidades de Compra. "Requisicin de

Compra" "Orden de servicio"
1- Todos los procesos

H 2- Proveedores externos
A 3- Subproceso Gestin de Almacenes
C
E 4- Subproceso Gestin de Infraestructura
R

Gestin de Compras:
2- Cotizaciones, Propuestas econmicas, Muestras,
Portafolio
de
servicios,
documentos
legales,
* Identificacin de la Necesidad de Compra
reglamentarios u otros / Factura de cobr
* Cotizacin
* Seleccin de Proveedores
3- Desempeo del Proveedor / Reporte de Producto No
* Ejecucin de Compra
Conforme
* Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores

2- Resultados de la Evaluacin y/o reevaluacin del

proveedor - Carta de resultados de la Evaluacin y/o
reevaluacin al proveedor

fsica,

equipos, Gestin de Infraestructura:

1- Planta Fsica, maquinaria, equipos, y tecnologa

segura y adecuada

2- Proveedor Externo

* Plan de Mantenimiento Preventivo

2- Certificados de Calibracin y/o verificacin de equipos * Atencin de solicitudes de Mantenimiento Correctivo
* Control de los Equipos de Seguimiento y Medicin (Calibracin y/o Verificacin de equipos)
de seguimiento y medicin

1- Proveedor Externo

1- Productos, insumos, servicios, materia prima, fichas

tcnicas de seguridad, especificaciones de productos /
Orden de Compra / Factura / Remisin / Producto No
Conforme.

2- Construccin

2- Solicitud de Materiales

1- Personal Competente

1- Todos los procesos

2- Registros de Calibracin y/o verificacin de equipos 2- Subproceso de Gestin de Compras

de seguimiento y medicin

Gestin de Almacenes:
*
*
*
*
*

1- Materia Prima, Productos, Suministros, insumos,

materiales y servicios.

Recepcin de Pedidos
Control de Calidad en la recepcin
Almacenamiento
Control de PNC
Control de Inventarios.

1- Nuevas necesidades de Personal, capacitacin y

desempeo del personal.

* Gestin del Personal del proceso.

1- Construccin
2- Subproceso de Gestin de Compras

2- Reporte de Producto No Conforme

Gestin operativa del proceso

1- Gestin del Talento Humano

1 y 2- Proveedor Externo.

4- Registros de Calibracin y/o verificacin de equipos de

seguimiento y medicin
1- Nuevas necesidades de planta
maquinaria . "Solicitud de Mantenimiento"

1- Todos los procesos

1- Orden de Compra u orden de Pedido

1- Gestin del Talento Humano

ACTIVIDADES DE CONTROL
Qu (Precisin del Control)

Cmo (Descripcin del Control)

Quin (Responsable)

Cumplimiento de las caractersticas tcnicas y funcionales de las compras a realizar

Coordinador de Compras e
Infraestructura

Registro del control

1- Todo proceso que solicite una compra debe legalizar dicha solicitud enviado al responsable de
compras la requisicin de compra con el total de las especificaciones tcnicas y de funcionalidad que
debe cumplir la compra a adquirir. En caso que el Jefe de proceso solicitante no envi la informacin
completa la solicitud no ser procesada.

Requisicin de Compra

2- Una vez recibida la requisicin de compra se procede con la seleccin del proveedor aplicando la
metodologa creada para tal fin. Esta seleccin tiene como fin seleccionar al proveedor que cumpla con
mayor precisin las exigencias establecidas por la organizacin.
1- Semestralmente se realiza evaluacin de desempeo a todos los proveedores a los cuales se les haya
realizado compras durante ese periodo, esta evaluacin tiene como fin poder validar el cumplimiento
que ha tenido el proveedor en la compaa respecto a los productos comprados.

Coordinador de Compras e
Infraestructura

Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores

2- Si el proveedor obtiene en la evaluacin una nota inferior a 3,5, se le deber aplicar una reevaluacin
Evaluacin y/o Reevaluacin de Proveedores
de desempeo 3 meses despus de realizada la evaluacin, esto con el fin de confirmar que el
proveedor ha tomado acciones de mejora para fortalecer aquellos aspectos que hayan sido reportados
Carta a proveedores
como dbiles.
3- El reporte tanto de la evaluacin como de la reevaluacin ser informado en todos los casos al
proveedor, esto con el fin de que el mismo este enterado del control que se esta ejerciendo sobre el
mismo.

V
E
R
I

1- A la llegada de cada pedido requerido al proveedor el almacenista debe hacer una revisin de control
de calidad a lo suministrado por el proveedor, esto con el fin de confirmar de primera mano que los
productos, insumos, suministros y dems hayan sido entregado en buen estado.
Control sobre la calidad de los productos, insumos, materia prima, materiales, servicios y dems compras
adquiridas al proveedor

Almacenista

F
I
C
A
R

Coordinador de Compras e
Infraestructura

Control del mantenimiento correctivo y preventivo

Coordinador de Compras e
Infraestructura

Control de los equipos de seguimiento y medicin

Orden de Compra

2- Si el almacenista detecta PNC al proveedor, deber separarlo del bueno, rotularlo y devolverlo al
Registro y Control de PNC
mismo a fin de evitar que el mismo sea usado por cualquier proceso, y tambin debe reprtalo al
subproceso de compras de tal manera que esta informacin sea tenida en cuenta para la evaluacin y/0
reevaluacin del proveedor.

1- Se proyecta mantenimiento preventivo de manera anual para todos los equipos, y los dems que
1- Plan de Mantenimiento Preventivo
sean necesarios a fin de garantizar que los mismos funciones de manera adecuada. En el caso que la
maquinaria, equipos sean suministradas por un contratista se les pide el registro de mantenimiento
2- Registro de Mantenimientos ejecutados.
efectuado de manera mensual.
3- Soportes entregados por el contratista sobre el
2- Se atienden todas las solicitudes por concepto de mantenimiento correctivo en el menor tiempo
mantenimiento realizado.
posible a fin de no obstaculizar el desempeo del proyecto que requiera el mantenimiento

1- Si los equipos de seguimiento y medicin son propios de la empresa, se contrata un laboratorio para
desarrolle las actividades de verificacin y calibracin. Confirmando que dicho proveedor entregue los
1- Certificados de Calibracin
certificados de calibracin, los certificados de los patrones que fueron tomados como referencia y los
equipos debidamente rotulados con le sello de la calibracin.
2- Certificados de verificacin.
2- Si los equipos de seguimiento y medicin son subcontratados, se le pide a dicho contratista que
3- Certificados de los patrones usados
entregue los certificados de calibracin, los certificados de los patrones que fueron tomados como
referencia y los equipos debidamente rotulados con le sello de la calibracin.

ACTIVIDADES DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO

INDICADOR

FRMULA

FRECUENCIA

Total proveedores evaluados con

calificacin igual o superior a 4
puntos
/
Total
proveedores
Evaluados * 100

% de Proveedores Confiables

META

FUENTE DE DATOS

DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGI

* Ver listado maestro de registros

Anual y/o por obra

>= 90%

Evaluacin de los proveedores

* Ver listado maestro de documentos internos y

externos

A
C

Identificacin, tratamiento y control de las acciones correctivas, preventivas y de mejora

T R
U
A

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN

FECHA

15/03/2011

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Creacin del documento

02/12/2011

Cambio de color en el formato

15/11/2013

Revisin, actualizacin y cambio de logo

Elabor: Luis Horacio Ferrans Posada

Revis: Laura Catalina Gallo

Aprob: Isa Helena Mora

Cargo: Coordinador de Compras e Infraestructura / Almacenista

Cargo: Director de Calidad SGI

Cargo: Gerente General

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