Sunteți pe pagina 1din 15

Universitatea ,,Alexandru Ioan Cuza Iai

Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor

Specializare: Administraie Public

CAIET DE PRACTIC
Instituia Prefectului
-Judeul Neamt-

Student: Pandichi Florin Robert

2013

CUPRINS
I. Evidenierea specificului instituiei.....................................................................3
II. Baza legal de organizare i funcionare a instituiei prefectului......................4
III. Structur organizatoric. Atribuiile departamentelor........................................5
III.1 Serviciul pentru afaceri europene, dezvoltare economic, monitorizare
servicii publice deconcentrate, strategii guvernamentale, relaii internaionale i
ordine public...................................................................................................... 6
III.2 Serviciul controlul legalitii actelor, contencios administrativ i procese
electorale............................................................................................................ 8
III.3 Serviciul financiar contabilitate, informatic, secretariat i administrativ......9
III.3.1 Compartimentul buget i financiar-contabilitate....................................9
III.3.2 Compartimentul achiziii publice, administrativ, management sntate
i securitate ocupaional..............................................................................10
III.3.3 Compartimentul secretariat i arhiv..................................................11
III.3.4 Compartimentul informatic.................................................................12
III.3.5 Managementul integrat......................................................................12
III.4 Serviciul public comunitar pentru eliberarea i evidena paapoartelor
simple................................................................................................................ 13
III.5 Serviciul public comunitar regim permise conducere i nmatriculare a
autovehiculelor.................................................................................................. 13
IV. Cancelaria Prefectului..................................................................................... 14
V. Colegiul Prefectural........................................................................................... 15

I. Evidenierea specificului instituiei

Principalele activiti cu privire la aplicarea i respecatrea Constituiei, a legilor i a


celorlalte acte normative, la realizarea intereselor naionale, la realizarea n jude, a
obiectivelor cuprinse n Programul de guvernare, structurile de specialitate ale instituiei
prefectului au urmatoarele atribuii:
a) elaboreaz studii i rapoarte cu privire la aplicarea actelor normative n vigoare i
propuneri privind mbuntirea strii de legalitate, pe care le nainteaz prefectului;
b) particip alturi de reprezentani ai serviciilor publice deconcentrate, la aciuni de
verificare, potrivit competenelor, a modului de aplicare i respectare a actelor normative la
nivelul judeului, n cadrul unor comisii mixte constituite prin ordin al prefectului;
c) prezint prefectului propuneri privind prioritile de dezvoltare a judeului, n
concordan cu prevederile planului de dezvoltare regional i cu consultarea autoritilor
administraiei publice locale i a conductorilor serviciilor publice deconcentate;
d) ntocmesc anual planul de aciuni pentru realizarea n jude, a obiectivelor cuprinse n
Programul de guvernare;
e) elaboreaz i prezint prefectului informri periodice cu privire la situaia i evoluia
strii generale economice i sociale, culturale precum i cu privire la stadiul realizrii
obiectivelor cuprinse n Programul de guvernare, n jude;
f) realizeaz documentarea necesar i elaboreaz pe baza acesteia raportul anual privind
starea economico-social a judeului, care se nainteaz, potrivit legii, Guvernului, prin
Ministerul Administraiei i Internelor;
g) monitorizeaz modul de aplicare n jude, a programelor i strategiilor guvernamentale
i ministeriale cu privire la restructurarea sectorial i la alte activiti;

II. Baza legal de organizare i funcionare a instituiei


prefectului
1. Constituia Romniei
Instituia prefectului este tratat n Constituie la Titlul III Autoriti publice,
Capitolul V - Administraia public, Seciunea a 2-a - Administraia public local, Art. 123 Prefectul

3.

2. Legea nr. 340/2004 privind prefectul i instituia prefectului, modificat i


completat cu Ordonana de Urgen nr. 179/2005
Hotrrea nr. 460/2006 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 340/2004
- Instituia prefectului este o instituie public cu personalitate juridic, cu patrimoniu i
buget propriu;
- Prefectul este reprezentantul Guvernului pe plan local;
3

b)

g)
h)

i)

l)

n)

- Prefectul este garantul respectrii legii i a ordinii publice la nivel local;


Prefectul conduce serviciile publice deconcentrate ale ministerelor i ale celorlalte organe ale
administraiei publice centrale din subordinea Guvernului, organizate la nivelul unitilor
administrativ teritoriale;
- Prefectul este ordonator teriar de credite;
- Instituia prefectului poate beneficia de programe cu finanare internaional;
Conductorii serviciilor publice deconcentrate ale ministerelor i ale celorlalte organe ale
administraiei publice centrale din subordinea Guvernului au obligaia s transmit prefectului
proiectul de buget. Dup avizarea acestuia, prefectul nainteaz proiectul de buget
conductorului instituiei ierarhic superioare serviciului public deconcentrat.

n calitate de reprezentant al Guvernului, prefectul ndeplinete urmtoarele atribuii


principale:
a) asigur, la nivelul judeului, aplicarea i respectarea Constituiei, a legilor, a
ordonanelor i a hotrrilor Guvernului, a celorlalte acte normative, precum i a ordinii
publice.
acioneaz pentru realizarea n jude, a obiectivelor cuprinse n Programul de guvernare i
dispune msurile necesare pentru ndeplinirea lor, n conformitate cu competenele i atribuiile
ce i revin, potrivit legii;
c) acioneaz pentru asigurarea climatului de pace social, meninerea unei comunicri
permanente cu toate nivelurile instituionale i sociale, acordnd o atenie constant
prevenirii tensiunilor sociale;
d) stabilete, mpreun cu autoritile administraiei publice locale i judeene, prioritile
de dezvoltare teritorial;
f) verific legalitatea actelor administrative ale consiliului judeean, ale consiliului local
sau ale primarului;
asigur, mpreun cu autoritile i organele abilitate, ducerea la ndeplinire, n condiiile stabilite
prin lege, a msurilor de pregtire pentru situaii de urgen.
dispune, n calitate de preedinte al Comitetului judeean pentru situaii de urgen, msurile care
se impun pentru prevenirea i gestionarea acestora i folosete n acest sens sumele special
prevzute n bugetul propriu cu aceast destinaie;
utilizeaz, n calitate de ef al proteciei civile, fondurile special alocate de la bugetul de stat i
baza logistic de intervenie n situaii de criz, n scopul desfurrii n bune condiii a acestei
activiti;
j) dispune msurile corespunztoare pentru prevenirea infraciunilor i aprarea
drepturilor i a siguranei cetenilor, prin organele legal abilitate;
k) asigur realizarea planului de msuri pentru integrare european;
dispune msuri de aplicare a politicilor naionale hotrte de Guvern i a politicilor de integrare
european;
m) hotrte, n condiiile legii, cooperarea sau asocierea cu instituii similare din ar i
din strintate, n vederea promovrii intereselor comune.
asigur folosirea, n condiiile legii, a limbii materne n raporturile dintre cetenii aparinnd
minoritilor naionale i serviciile publice deconcentrate n unitile administrativ teritoriale n
care acetia au o pondere de peste 20%.
4

o) asigur legtura operativ dintre fiecare ministru, respectiv conductor


al organului administraiei publice centrale din subordinea Guvernului
i conductorul serviciului public deconcentrat din subordinea acestuia.
Prefectul poate verifica msurile ntreprinse de primar sau de preedintele consiliului
judeean n calitatea de reprezentani ai statului n unitatea administrativ teritorial i poate
sesiza organele competente n vederea stabilirii msurilor necesare, n condiiile legii.
n exercitarea atribuiei cu privire la verificarea legalitii actelor administrative ale
autoritilor administraiei publice locale ori judeene, prefectul poate ataca, n faa instanei de
contencios administrativ, aceste acte, dac le consider nelegale, cu excepia actelor de gestiune.
Actul atacat este suspendat de drept. Cu cel puin 10 zile naintea introducerii aciunii, prefectul
va solicita autoritilor care au emis actul, cu motivarea necesar, reanalizarea actului socotit
nelegal, n vederea modificrii sau, dup caz, a revocrii acestuia.

III. Structur organizatoric. Atribuiile departamentelor.


Art. 9. (1) Structura de organizare a Instituiei Prefectului - Judeul Neam este
prevzut n anexa la Ordinul Prefectului nr. 323 din 30.08.2010 privind reorganizarea
activitii prin reducerea posturilor.
(2) Structurile de specialitate, prevzute n anex, sunt organizate n condiiile legii la
nivel de servicii i compartimente, n funcie de specificul fiecrei activiti.
Art. 10. (1) Personalul din cadrul instituiei prefectului este format din funcionari
publici, funcionari publici cu statut special i personal contractual.
(2) Numirea, respectiv ncadrarea, precum i modificarea, suspendarea i ncetarea
raporturilor de serviciu, respectiv a raporturilor de munc ale personalului din
instituia prefectului se fac prin ordin al prefectului, n condiiile legii.
(3) Numrul maxim de posturi i structura posturilor aferente instituiei prefectului se
stabilesc, anual, prin ordin al ministrului administraiei i internelor.

III.1 Serviciul pentru afaceri europene, dezvoltare economic,


monitorizare servicii publice deconcentrate, strategii guvernamentale,
relaii internaionale i ordine public
Atribuiile cu privire la realizarea politicilor naionale, a celor de integrare
european i a planului de msuri pentru integrare european i intensificarea relaiilor
externe sunt:
a) ntocmete anual planul de aciuni pentru realizarea n jude, respectiv n municipiul
Bucureti, a politicilor naionale, a politicilor de integrare european i intensificare a
relaiilor externe, cu consultarea consiliului judeean, respectiv a Consiliului General al
Municipiului Bucureti, i a conductorilor serviciilor publice deconcentrate;
b)
elaboreaz, n colaborare cu reprezentani ai consiliului judeean, ai serviciilor publice
deconcentrate, ai autoritilor administraiei publice locale, precum i ai societii civile,
planul de msuri judeean, n conformitate cu documentele programatice referitoare la
5

integrarea european;
c) acioneaz, cu sprijinul serviciilor publice deconcentrate i al structurilor de integrare
european, pentru cunoaterea documentelor privind integrarea european adoptate la nivel
central;
d) acioneaz pentru atragerea societii civile la activitile care au legtur cu procesul
de integrare european i particip la programele societii civile n domeniul
integrrii europene;
e) desfoar activiti menite s conduc la cunoaterea de ctre autoritile
administraiei publice locale i de ctre ceteni a programelor cu finanare extern
iniiate i susinute de Uniunea European i de alte organisme internaionale;
f) ntocmesc, gestioneaz prin eviden centralizat i monitorizeaz activitatea de relaii i
de colaborri internaionale a instituiei prefectului;
g) elaboreaz evidena centralizat a rapoartelor de activitate ntocmite obligatoriu pentru
orice activitate de relaii internaionale.

c)

f)

i)
m)

Atribuiile cu privire la conducerea activitii serviciilor publice deconcentrate ale


ministerelor i ale celorlalte organe ale administraiei publice centrale din subordinea
Guvernului, organizate la nivelul unitilor administrativ-teritoriale:
a) analizeaz activitatea desfurat de serviciile publice deconcentrate i ntocmete
informri cu privire la aceasta, pe care le nainteaz prefectului;
b) elaboreaz i supune spre aprobare prefectului msuri pentru mbuntira activitii
serviciilor publice deconcentrate organizate la nivelul unitilor administrativteritoriale, n vederea transmiterii acestora ministerelor i celorlalte organe ale
administraiei publice centrale din subordinea Guvernului, potrivit legii;
examineaz, mpreun cu serviciile publice deconcentrate i cu autoritile administraiei
publice locale i judeene, stadiul de execuie a unor lucrri i aciuni care se deruleaz n
comun;
d) asigur consultarea conductorilor serviciilor publice deconcentrate cu privire
la ordinele prefectului prin care se stabilesc msuri cu caracter tehnic sau de
specialitate, potrivit legii;
e) asigur transmiterea ordinelor prefectului, avnd ca obiect stabilirea de msuri
cu caracter tehnic sau de specialitate, ctre conductorul instituiei ierarhic
superioare serviciului public deconcentrat;
examineaz i prezint prefectului proiectele bugetelor, precum i situaiile financiare privind
execuia bugetar ntocmite de serviciile publice deconcentrate, n vederea emiterii avizului
prefectului;
g) elaboreaz, cu consultarea conductorilor serviciilor publice deconcentrate, a
proiectelor ordinelor prefectului avnd ca obiect stabilirea de msuri cu
caracter tehnic sau de specialitate;
h) urmrete i aplic prevederile cuprinse n strategiile i programele pentru
susinerea reformei n administraia reformei;
realizeaz lucrrilor de secretariat pentru colegiul prefectural i prezint propunerile cu privire
la programul de activitate a acestuia subprefectului cu atribuii n domeniu;
asigur conlucrarea cu compartimentele din aparatul propriu al consiliului judeean, n
6

vederea elaborrii proiectelor hotrrilor Guvernului care au ca obiect soluionarea unor


probleme de interes local ori a iniierii, prin Ministerul Administraiei i Internelor, a unor
proiecte de acte normative.
Atribuiile cu privire la buna organizare i desfurare a activitii pentru situaii de
urgen, precum i la pregtirea i ducerea la ndeplinire a msurilor de aprare care nu au
caracter militar:
a) urmrete ndeplinirea msurilor dispuse de ctre prefect, n calitate de preedinte al
comitetului judeean, pentru situaii de urgen;
b) prezint prefectului propuneri privind modul de utilizare, n situaii de criz, a
fondurilor special alocate de la bugetul de stat;
c) propune prefectului, n situaiile prevzute de lege, convocarea consiliilor locale, a
consiliului judeean;
d) ntocmete rapoarte i informri privind evoluia i desfurarea evenimentelor n caz de
dezastru, precum i msurile ntreprinse de autoritile administraiei publice locale n acest
domeniu, pe care le nainteaz prefectului;
e) asigur informarea prefectului cu privire la iminena producerii unor fenomene naturale
periculoase;
c) asigur informarea prefectului, n perioada producerii fenomenelor naturale
periculoase, cu privire la evaluarea preliminar a efectelor i a pagubelor
produse;
g) prezint prefectului propuneri pentru acordarea unor ajutoare umanitare n scopul proteciei
afectate de calamiti naturale, epidemii, epizotii, incendii sau alte fenomene periculoase,
h) verific modul de distribuire att a ajutoarelor umanitare, ct i a sumelor alocate din
Fondul de intervenie la dispoziia Guvernului;

III.2 Serviciul controlul legalitii actelor, contencios administrativ i


procese electorale
Atribuiile serviciului cu privire la verificarea legalitii actelor administrative
adoptate sau emise de autoritile administraiei publice locale i contenciosul administrativ:
a)
in evidena actelor administrative adoptate sau emise de autoritile administraiei
publice locale i transmise prefectului n vederea verificrii legalitii, asigur pstrarea
acestora, precum i evidena aciunilor i dosarelor aflate pe rolul instanelor judectoreti;
b) examineaz sub aspectul legalitii, n termenele prevzute de lege, actele
administrative adoptate sau emise de autoritile administraiei publice locale;
c) verific legalitatea contractelor ncheiate de autoritile administraiei publice locale, asimilate
potrivit actelor administrative, ca urmare a sesizrii prefectului de ctre persoanele care se
consider vtmate ntr-un drept sau interes legitim;
d) propun prefectului sesizarea, dup caz, a autoritilor emitente, n vederea
reanalizrii actului considerat nelegal, sau a instanei de contencios
administrativ, cu motivarea corespunztoare;
e) ntocmesc documentaia, formuleaz aciunea pentru sesizarea
7

f)
g)

i)

j)

k)
l)
m)

instanelor judectoreti i susin n faa acestora aciunea formulat,


precum i cile de atac, atunci cnd este cazul;
avizeaz ordinele prefectului din punct de vedere al legalitii;
ntocmesc documentaia i reprezint prefectul i instituia prefectului n faa instanelor
judectoreti de orice grad, precum i a altor autoriti sau instituii publice;
h) acioneaz n vederea ndeplinirii, n condiiile legii, a atribuiilor ce
revin prefectului n domeniul organizrii i desfurrii alegerilor
locale, parlamentare i prezideniale, precum i a referendumului
naional ori local;
efectueaz, n condiiile legii, verificrile i ntocmete documentaia necesar cu privire la
dizolvarea de drept a unor consilii locale sau judeene, la suspendarea de drept a unor mandate
de consilier sau de primar ori la ncetarea de drept a unor mandate de primar, respectiv la
ncetarea nainte de termen a mandatului preedintelui consiliului judeean;
efectueaz, n condiiile legii, verificri cu privire la msurile ntreprinse de primar sau de
preedintele consiliului judeean, n calitatea lor de reprezentani ai statului n unitatea
administrativ-teritorial, inclusiv la sediul autoritilor administraiei publice locale, i propun
prefectului, dac este cazul, sesizarea organelor competente;
desfoar aciuni de ndrumare privind modul de exercitare de ctre
primari a atribuiilor delegate i executate de ctre acetia n numele statului;
asigur primirea, nregistrarea i soluionarea petiiilor adresate prefectului, precum i a
comunicrii ctre petent a rspunsului, n termen legal;
asigur ndrumarea cetenilor care se adreseaz instituiei prefectului n problemele generale
sau specifice relaiei cu publicul;
n) organizeaz activitatea de primire a cetenilor n audien la prefect i
subprefeci;
o) exercit atribuiile rezultate ca urmare a aplicrii actelor normative cu
caracter reparatoriu.

III.3 Serviciul financiar contabilitate, informatic, secretariat i


administrativ
III.3.1 Compartimentul buget i financiar-contabilitate
a) fundamenteaz bugetul anual al instituiei, pe capitole, subcapitole, articole i alineate,
pentru Autoriti publice i, distinct, Ordine public i siguran naional i
urmrete alimentarea conturilor de disponibil ale instituiei n limita creditelor
bugetare aprobate.
b) asigur derularea finanrilor (cheltuielilor) privind activitatea curent i cea de
investiii, n baza bugetului aprobat pentru Autoriti publice i separat pentru
Ordine public i siguran naional;
c) evideniaz plile de cas i cheltuielile efective, difereniat pe cele dou categorii de
bugete i pe structura clasificaiei bugetare; ntocmete execuia bugetar pentru
fiecare tip de buget n parte;
8

g)

h)

k)

m)
o)

d) organizeaz i ine evidena primar a tuturor operaiunilor economice i ntocmete,


potrivit legii, referate de necesitate, registre de cas, bonuri de consum, etc.;
e) asigur colectarea i depunerea zilnic la trezorerie a sumelor reprezentnd
contravaloarea plcuelor cu numere de nmatriculare valorificate prin intermediul
Serviciului public comunitar regim permise de conducere i nmatriculare a
vehiculelor i virarea zilnic a sumelor ncasate n acest scop n vederea asigurrii
aprovizionrii ritmice i la timp cu aceste plcue;
f) organizeaz contabilitatea de gestiune specific instituiei i efectueaz toate lucrrile
economic-financiare proprii: achiziii publice, deconturile interne i externe n
relaiile cu terii debitori i creditori, etc.;
calculeaz i efectueaz plata drepturilor salariale pentru personalul civil din instituie,
precum i a salariilor i celorlalte drepturi materiale (normele de hran) pentru personalul
militar din Serviciul public comunitar pentru eliberarea i evidena paapoartelor simple i din
Serviciul public comunitar regim permise de conducere i nmatriculare a vehiculelor;
organizeaz i ine evidena contabil sintetic i analitic a tuturor operaiunilor economicofinanciare pentru Autoriti publice i, separat, pentru Ordine public i siguran
naional i efectueaz lunar operaiunile de punctaj ntre nregistrrile din contabilitatea
sintetic i cele din contabilitatea analitic;
i) asigur nregistrarea n contabilitate a tuturor operaiunilor economice separat pe feluri
de activiti i ntocmete lunar balane de verificare distincte pentru cele dou
capitole de buget: Autoriti publice i, separat, pentru Ordine public i siguran
naional;
j) ntocmete lucrrile contabile de sintez, trimestrial i anual, respectiv drile de seam
contabile( bilanul contabil, contul de execuie bugetar i anexele la bilan) i asigur
depunerea lor n termen la Ministerul Internelor i Reformei Administrative;
exercit controlul financiar preventiv conform reglementrilor legale n vigoare;
l) asigur gestionarea materialelor, obiectelor de inventar i mijloacelor fixe ale
instituiei;
organizeaz i efectueaz inventarierea patrimoniului i valorific rezultatele acesteia;
n) ntocmete trimestrial i anual drile de seam statistice;
efectueaz pentru documentele proprii operaiunile ce privesc arhivarea i pstrarea acestora.

III.3.2 Compartimentul achiziii publice, administrativ, management sntate i


securitate ocupaional
Activitatea de achiziii publice
Compartimentul specializat n atribuirea contractelor de achiziie public ndeplinete
urmtoarele atribuii principale :
a) elaboreaz programul anual al achiziiilor publice, pe baza necesitilor i prioritilor
comunicate de celelalte compartimente din cadrul instituiei;
b) elaboreaz sau, dup caz, coordoneaz activitatea de elaborare a documentaiei de
atribuire ori, n cazul organizrii unui concurs de soluii, a documentaiei de concurs;
9

c)

ndeplinete obligaiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevzute de


Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie
public, a contractelor de concensiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii;
d) aplic i finalizeaz procedurile i atribuire;
e) constituie i pstreaz dosarul achiziiei publice;
Activitatea de administrativ
a) stabilete necesarul de aprovizionare, organizeaz achiziionarea, recepia
bunurilor precum i repartiia acestora;
b) organizeaz i conduce evidena mijloacelor fixe, obiectelor de inventar i a
materialelor, n conformitate cu prevederile legale;
c) asigur aprovizionarea cu materiale, obiecte de inventar, carburani i
lubrifiani, mijloace fixe, etc. i urmrete utilizarea lor;
d) verific exactitatea i corectitudinea calculelor privind repartizarea
contravalorii utilitilor aferente spaiilor ocupate de instituie n cadrul
sediului Palatului Administrativ i a celor ocupate de serviciile comunitare n
cadrul sediului ce aparine Inspectoratului Judeean de Poliie;
e) organizeaz activitatea de transport, achiziionarea de autovehicule, nscrierea
acestora n circulaie, efectuarea rodajului i rspunde de controlul zilnic,
reviziile tehnice, reparaiile curente i capitale la autovehicule;
f) asigur executarea la timp i n bune condiii a transporturilor necesare instituiei;
g) rspunde de depozitarea corespunztoare a carburanilor i lubrifianilor,
precum i de utilizarea bonurilor de benzin;
h) asigur, prin personalul din subordine, ntreinerea sediului instituiei precum
i curenia corespunztoare;
i) stabilete documentele de organizare a activitilor de protecia mediului,
propune i urmrete realizarea msurilor concrete pentru protecia mediului;
j) instruiete personalul i completeaz fiele de protecie a muncii pentru
funcionarii publici i personalul contractual din aparatul de specialitate al
prefectului;
k) pstreaz documentaiile cu regim special referitoare la tampilele cu
nsemnele instituiei i la inventariaz conform legislaiei n vigoare;
l) particip la inventarierea imprimatelor folosite i a celor ce se scot din evidena
Serviciului public comunitar pentru eliberarea i evidena paapoartelor
simple;
m) ndeplinete i alte atribuii potrivit legii sau stabilite de conducerea instituiei;

Managementul sntii i securitii ocupaionale


a) ndeplinete responsabilitile privind Sistemul de Management Integrat pentru
Responsabilul cu Managementul Sntii i Securitii Ocupaionale (RMSSO), prin
persoana nominalizat (prin ordin al prefectului) din cadrul compartimentului.
10

III.3.3 Compartimentul secretariat i arhiv

b)

e)

a)

c)
d)

f)

Activitatea de secretariat
a) asigur primirea, nregistrarea, repartizarea i predarea corespondenei pentru
conducere i compartimentele de specialitate, precum i expediia acesteia la
destinatari utiliznd aplicaia DocManager.
aplic i respect legislaiei privind evidena, circulaia i pstrarea documentelor;
c) ntocmete, mpreun cu compartimentele de specialitate, proiectul indicatorului
termenelor de pstrare a documentelor, nomenclatorul dosarelor i registrelor;
d) asigur multiplicarea materialelor necesare conducerii i structurilor organizatorice din
cadrul instituiei;
asigur clasarea i predarea actelor proprii la arhiva instituiei.
Activitatea de arhivare
asigur cunoaterea i respectarea prevederilor legale cu privire la activitatea de
arhivare;
b) ntocmete i actualizeaz Nomenclatorul arhivistic la propunerea efilor de
compartimente;
preia unitile arhivistice de la compartimentele instituiei pe baz de inventar ;
elibereaz dosarele sau efectueaz copii dup documentele arhivate pe baza aprobrii
prealabile a conducerii ;
e) asigur scoaterea definitiv din arhiv a unitilor arhivistice pe baza proceselor
verbale ale Comisiei de selecionare, aprobate de Direcia Judeean a Arhivelor
Naionale ;
ine evidena unitilor arhivistice din depozit ;
g) respect normele de prevenire i stingere a incendiilor.

III.3.4 Compartimentul informatic


a)

d)

implementeaz sistemul informatic integrat pentru gestiunea funcionarilor publici


HRMIS.
b) asigura funcionarea / ntreinerea Reelei LAN din instituie, serverului pentru
aplicaia Doc Manager, swich-uri, imprimante, multifuncionale, scanere.
c) asigur funcionarea la nivel de Software a tuturor calculatoarelor (staiilor de lucru) i
a perifericelor acestora (imprimante, multifuncionale, scanere) din instituie.
la cererea utilizatorilor asigur serviciile de Back-Up a datelor.
e) asigur asisten i Back-Up date (Salvare copii de siguran) la staia ce deservete
Serviciul de Mesagerie Criptat implementat de Serviciul de Telecomunicaii
Speciale Neam. Menine n caz de disfuncii, legtura cu specialitii Serviciului de
Telecomunicaii Speciale Neam.
f) administreaz serverul de E-mail i conturile de E-mail ale utilizatorilor din instituia
prefectului, alocate la numele de domeniu al instituiei (@prefecturaneamt.ro).
11

g) administreaz serverul de FTP al instituiei, asigurnd postarea / actualizarea pe


portalul instituiei a unor informaii.
h) n cadrul Sistemului Informatic de Management al Documentelor i nregistrrilor
Doc Manager asigur: Salvarea Copiilor de Siguran ale nregistrrilor, Consultaii de
specialitate pentru cei 42 de utilizatori ai aplicaiei Doc Manager din instituie; n cadrul
Pachetului Aplicaii Seciunea Dispecerat / Mesaje n operare asigur punerea n circuitul de
documentelor nregistrate ca Petiii sau Cereri de nscriere n audien, ce se fac de ctre
ceteni prin intermediul pagii web a instituiei n manier on-line. Asigur legtura cu
implementatorul aplicaiei. Asigur mentenana sistemului.
i)
asigur consultan de specialitate tuturor utilizatorilor staiilor de lucru din instituie
j)
rspunde de drile de seam statistice privind informatizarea
k)
asigur realizarea obligaiilor instituiei prin Programul naional E-administraie, Estatistic, E-guvernare.

III.3.5 Managementul integrat


a) ndeplinete responsabilitile privind Sistemul de Management Integrat pentru
eful de serviciu i pentru salariaii instituiei, stabilite prin ordin al prefectului.

III.4 Serviciul public comunitar pentru eliberarea i evidena


paapoartelor simple

c)
d)

e)
f)
g)

Atribuiile cu privire la activitatea de eliberare i de eviden a paapoartelor simple:


a) soluioneaz cererile pentru eliberarea paapoartelor simple, n conformitate
cuprevederile legii;
b) colaboreaz cu serviciile publice comunitare locale de eviden a persoanelor pentru
asigurarea eliberrii paapoartelor simple, n sistem de ghieu unic;
administreaz i gestioneaz registrul judeean, de eviden a paapoartelor simple i
valorific datele cuprinse n acesta;
asigur furnizarea permanent, n cadrul Sistemului naional informatic de eviden a
persoanelor, informaiile necesare actualizrii Registrului naional de eviden a paapoartelor
simple;
asigur nscrierea de meniuni n paapoarte, n condiiile legii;
organizeaz la nivelul judeului, gestionarea i controlul eliberrii paapoartelor simple;
asigur soluionarea contestaiilor depuse la serviciul public comunitar pentru eliberarea i
evidena paapoartelor simple;

12

III.5 Serviciul public comunitar regim permise conducere i


nmatriculare a autovehiculelor
Atribuiile cu privire la regimul permiselor de conducere, al certificatelor de
nmatriculare a autovehiculelor i al plcilor cu numere de nmatriculare:
a) constituie i actualizeaz registrul judeean, de eviden a permiselor de conducere i a
autovehiculelor nmatriculate i valorific datele cuprinse n acesta;
b) organizeaz examenele pentru obinerea permiselor de conducere a autovehiculelor, n
condiiile legii;
c) soluioneaz cererile pentru eliberarea permiselor de conducere, a certificatelor de
nmatriculare i a plcilor cu numere de nmatriculare pentru autovehicule rutiere, n condiiile
legii;
d) colaboreaz cu serviciile publice comunitare locale de eviden a persoanelor pentru
asigurarea eliberrii certificatelor de nmatriculare a autovehiculelor i plcilor cu numere de
nmatriculare pentru autovehicule rutiere, n sistem de ghieu unic;
e) asigur eliberarea permiselor de conducere, a certificatelor de nmatriculare a
autovehiculelor i a plcilor cu numere de nmatriculare pentru autovehicule
rutiere;
f) monitorizeaz i controleaz modul de respectare a prevederilor legale referitoare la
asigurarea proteciei datelor cu caracter personal, n domeniul de competen;
g) asigur soluionarea contestaiilor depuse la serviciul public comunitar regim permise
de conducere i nmatriculare a vehiculelor.

IV. Cancelaria Prefectului


Art. 6. (1) Cancelaria prefectului este un compartiment organizatoric distinct.
(2) Personalul din cadrul Cancelariei prefectului este numit sau eliberat din funcie de
ctre prefect, desfurdu-i activitatea pe baza unui contract individual de munc
ncheiat n condiiile legii, pe durata exercitrii funciei publice de ctre naltul
funcionar public.
(3) Activitatea cancelariei prefectului este coordonat de director, care rspunde n faa
prefectului n acest sens.
(4) Cancelaria prefectului are urmtoarele atribuii principale:
a) asigur condiiile necesare desfurrii edinelor de lucru ale prefectului;
b) ntocmete agenda zilnic de lucru a prefectului, prin consultarea acestuia, i o
transmit spre publicare pe site-ul instituiei, sptmnal;
c) ntocmete calendarul de evenimente, cuprinznd invitaiile, convocrile, programrile
i evenimentele protocolare pentru care s-au primit invitaii;
d) ntocmete, dup consultarea prefectului, ordinea de zi a edinelor la care particip
conducerea instituiei i o comunic participanilor;
e) asigur buna desfurare a evenimentelor prin trimiterea invitaiilor i purtarea
corespondenei, pregtirea mapelor i ndeplinirea formalitilor de primire a
13

oaspeilor;
f) asigur primirea i distribuirea corespondenei, conform procedurii interne de lucru i
a ordinului prefectului privind circuitul documentelor, din / i ctre instituie;
g) analizeaz datele oferite de sondaje, statistici, studii i informeaz prefectul i
subprefectul cu privire la principalele probleme i tendine ale mediului social i
economic din jude ;
h) organizeaz ntlnirile prefectului cu reprezentanii locali ai societii civile, ai
sindicatelor, ai patronatelor i ai partidelor politice;
i) elaboreaz sintezele mass-media pentru informarea rapid i corect a prefectului i a
subprefectului;
j) organizeaz, la solicitarea prefectului, evenimentele de natur s informeze opinia
public i mass-media cu privire la aciunile prefectului;
k)
asigur ntreinerea i actualizarea site-ului oficial al instituiei prefectului;
l) asigur punerea la dispoziia mijloacelor de informare n mas a informaiilor
destinate opiniei publice, n vederea cunoaterii exacte a activitii prefectului, prin
informri i conferine de pres organizate lunar sau ori de cte ori este nevoie;
m) realizeaz documentarea necesar n vederea elaborrii raportului semestrial al
prefectului referitor la stadiul ndeplinirii obiectivelor cuprinse n Strategia
guvernamental de mbuntire a situaiei romilor.
n) multiplic i arhiveaz proiectele de hotrre de Guvern iniiate de ctre prefect sau de
ctre preedintele consiliului judeean;
(5)Prefectul poate stabili prin ordin i alte atribuii pentru personalul din cadrul
cancelariei prefectului.

V. Colegiul Prefectural
Are ca scop asigurarea coordonrii activitii serviciilor publice deconcentrate din jude i
este organul consultativ al prefectului n realizarea atribuiilor de conducere a serviciilor
publice deconcentrate ale ministerelor i ale celorlalte organe ale administraiei publice
centrale organizate la nivelul unitilor administrativ-teritoriale.
n cadrul edinelor de lucru, membrii colegiului prefectural raporteaz i analizeaz
stadiul implementrii programelor, politicilor, strategiilor i planurilor de aciune de la nivelul
judeului sau al localitilor acestuia, nevoile i dificultile cu care se confrunt serviciile
publice deconcentrate, propunnd msuri n vederea mbuntirii activitii.
Colegiul prefectural are urmtoarele atribuii principale:
a) analizeaz activitatea serviciilor publice deconcentrate i propune msuri n vederea
mbuntirea acesteia;
b)
stabilete domeniile i sectoarele n care este necesar sau se poate realiza cu eficien
aciunea coordonat a mai multor servicii publice deconcentrate;
c) stabilete msurile necesare implementrii programelor, politicilor, strategiilor i
planurilor de aciune adoptate la nivel naional;
d) organizeaz aciunile comune ale mai multor servicii publice deconcentrate n vederea
soluionrii unor situaii deosebite;
14

e)

analizeaz msurile necesare n vederea reanalizrii unui sistem comun de


management al informaiei, al resurselor materiale, financiare ori umane.

VI. Observaii i Concluzii


n cadrul stagiului de practic am participat la nregistrarea i verificarea plilor
efectuatre de Instituia prefectului judeul Neam conform O.M.A.I. 50/2012, constatnd c
banii publici sunt alocai n urma unor cereri bine motivate.
Am ndrumat , preluat i nregistrat cereri din partea cetenilor care solicitau ajutor
pentru nlturarea aluviunilor de pe proprieti i transmiterea cererilor ctre ISU Neam. n
cadrul activitii din departamentul de registratur am observat o mai bun eficien la
nregistrare datorit tehnologiei computerizate.
Pe parcursul practicii am participat i la activiti ale cancelariei prefectului i
organizarea unei edinte de lucru cu privire la informarea potenialilor beneficiari, organizat
de Organismul Intermediar Regional POS DRU Regiunea Nord-Est .
n urma stagiului de practic am concluzionat c dei aparent activitatea din instituiile
publice este simpl i uor de ndeplinit, etapele de ndeplinire a cerintelor sunt laborioase,
necesitnd numeroase aprobari conform legii.

15