UNIVERSIDAD

SAN IGNACIO
DE LOYOLA

ESCUELA DE POSTGRADO
MAESTRIA EN CIENCIAS EMPRESARIALES
NEGOCIACIN Y MANEJO DE CONFLICTOS
Profesor: Boris Darmont
Tema: Planeacin y monitoreo, su importancia en la negociacin

Integrantes:
Catherin Mendoza Casas
Lizzet Pacheco Saavedra
Diana Len

2014
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INDICE
1. OBJETIVOS
2. MARCO TEORICO
2.1 QU ES NEGOCIACIN
2.2 PLANEACIN DE LA NEGOCIACIN
2.2.1 BENEFICIOS QUE APORTA LA PLANEACIN
2.3 MONITOREO DE LA NEGOCIACIN
2.3.1 IMPORTANCIA Y FUNCIONES DEL MONITOREO
2.3.2 ELEMENTOS DEL PLAN DE MONITOREO
2.3.3 PROCESO CCLICO
2.3.4 INDICADORES
2.4 EJEMPLO DE LA PLANEACIN DE UNA NEGOCIACIN
CON LA EMPRESA CHRISTMAS THREE
3. CONCLUSIONES
4. BIBLIOGRAFIA

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1. OBJETIVOS

Dar a conocer en qu consiste el proceso de planeacin y monitoreo en

una negociacin.

Exponer, a travs de un ejemplo, la aplicacin de las etapas para la

planeacin de una negociacin.

2. MARCO TEORICO
2.1 QU ES NEGOCIACIN
La mayora de personas en la vida cotidiana, estamos envueltos en
negociaciones de diferentes tipos. Como ejemplo: cuando se renen para
establecer un contrato, comprar o vender cualquier producto o servicio,
acordar planes de trabajo, etc.
Por eso es importante negociar bien, para poder lograr mejores relaciones
en la vida y slidas posiciones.
Definimos conceptualmente a la Negociacin como todo proceso en el cual
intervienen por lo menos dos Partes Interesadas, persiguiendo como
principal finalidad la Resolucin de un Conflicto, buscando cada una de
ellas una cierta Ventaja Individual, que tambin puede resultar en una
positiva Ventaja Colectiva, buscando siempre obtener resultados que mejor
se ajuste a sus intereses.

2.2 PLANEACIN DE LA NEGOCIACIN

La planeacin es la primera etapa a seguir para lograr con xito el cierre de
una negociacin efectiva. Son todas las acciones que se llevan a cabo
antes del encuentro con la otra parte. Por lo tanto incluira todo lo que nos
va a afectar en el curso del encuentro:

Nuestras convicciones y prejuicios

Nuestras seguridades y temores
Nuestras expectativas y metas
Nuestras conductas
Nuestros conocimientos de nuestros propios intereses y de los
ajenos.

La planeacin es donde el negociador debe dedicar todo el tiempo que

pueda a la bsqueda de informacin del oponente, y en funcin de los
4

hallazgos determinar los objetivos concretos y precisos que se pretenden

conseguir.
La planeacin para la negociacin est formado por una serie de pasos
coherentes a seguir, que permiten articular un conjunto de elementos
enfocados a planear adecuadamente la estrategia de negociacin. A
continuacin se detallan los pasos a seguir dentro de la etapa de
planeacin:

Paso 1: Planteamiento
Lo primero que se determinar en una negociacin es su planteamiento, es
decir:

Identificar cada una de las partes involucradas.

Ubicar los lmites o marco referencial de la negociacin.
El tiempo para realizarla.
Los episodios en los que se realizar.
Los antecedentes de la negociacin.
Los objetivos comunes y la aproximacin previa (si la hay).

Paso 2: Anlisis
El segundo paso es analizar la informacin generada en el planteamiento.
Es importante diferenciar entre la informacin propia y la informacin sobre
5

el oponente. En lo que se refiere a informacin propia deber cubrir

aspectos tales como:

Necesidad a satisfacer con la negociacin y los objetivos de la

misma.
Participantes, roles y autorizaciones.
Riesgos asumibles.
Impactos de cada una de las alternativas previsibles como final de la
negociacin, incluyendo la falta de acuerdo.
Definicin de los mnimos, mximos y puntos de ruptura.
Lugar y agenda deseados.
Cualquier otro aspecto o circunstancia que no parezca significativa.

De igual modo que hemos preparado nuestra informacin, es necesario

conocer aquella informacin sobre nuestro oponente y sus intenciones en la
negociacin que nos permita definir la mejor estrategia posible. Esta
informacin contendr aspectos como los siguientes:

Objetivo principal
Tctica a seguir
Mnimos, mximos y puntos de ruptura de la negociacin
Nivel de relacin y de dependencia, con nuestra empresa, de la otra
parte.

Se est en condiciones de empezar a conversar cuando al menos,

mnimamente, obtenemos informacin sobre algunos de los aspectos
mencionados, as usted puede partir sabiendo qu es lo que lo diferencia de
la otra parte.
Adems de una buena dosis de convencimiento de que se necesitan
mutuamente.
Hay posibilidad de negociar si se crean condiciones para que
ambos acepten que tienen algo para ganar con un acuerdo.
Entonces se puede averiguar cules son las diferencias.

Paso 3: Objetivos
El tercer paso es identificar el o los objetivos, los resultados que se
proponen alcanzar los negociadores en los diferentes objetos de
negociacin. En las negociaciones son denominados tambin posiciones.
Los objetivos son la parte ms importante de la negociacin y consiste en
reconocer:
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Qu es lo que se quiere lograr con la negociacin?

Qu fin se persigue?, o cul es el resultado final deseable o al que
se quiere llegar?
El objetivo puede ser nico o mltiple, en caso de haber ms de un
objetivo, tambin se deben establecer las prioridades entre los
mismos, a fin de tener un orden de importancia y preferencia en
cuanto a los objetivos a lograr.

Toda negociacin es una transaccin. Usted recibe algo porque da

algo como contrapartida. La esencia de la negociacin es el
intercambio.

Paso 4: Estrategias
El cuarto paso consiste en la definicin de la estrategia a seguir, la
estrategia de la negociacin debe centrarse en la anticipacin de las
respuestas de la otra parte ante propuestas y sugerencias, as como en la
capacidad y disposicin de sta para obtener sus objetivos.
La estrategia comienza con el conocimiento de la situacin crtica
negociable, es decir, aquellas situaciones donde es importante que las
partes involucradas deban quedar satisfechas con los acuerdos que se
logren, por la importancia de mantener o crear una relacin a largo plazo o
donde se requiere la necesidad de compromiso de una o ambas partes.
Paso 5: Evaluacin
El quinto paso es la evaluacin de los temas en discusin, es decir
elaborar el marco de referencia del problema a resolver o la negociacin
para llevarla a cabo.
Esta evaluacin se relaciona con darle una dimensin realista al mundo a
nuestro alrededor, pues es que evidente que cada persona puede ver las
situaciones de distinta manera y la objetividad de dicha visin, es slo la
consecuencia de la propia subjetividad de cada persona, quien analice la
situacin.
Paso 6: Metodologa
Finalmente, el sexto paso sera el procedimiento en s de la negociacin,
pues a pesar del plan estructurado con base en los cinco pasos anteriores,
siempre existir un elemento de transformacin durante el proceso mismo
7

de la negociacin. Al interactuar e intercambiarse la informacin de las

partes negociantes, la mutua influencia provocar variaciones en la
estructura previa elaborada por cada una de ellas. Asimismo, la influencia
de la informacin presentada por la contraparte, puede modificar el plan
original que se haba planteado.
2.2.1 BENEFICIOS QUE APORTA LA PLANEACIN
a) Nos dar confianza: Ya que tendremos muy claro los objetivos
que queremos conseguir y de qu forma hacerlo.
b) Nos permitir pensar con precisin: Puesto que
conoceremos las lneas de nuestro plan estratgico, lo cual nos
permitir concentrarnos en escuchar activamente al contrario,
adems de no tener preocupacin por las posibles objeciones,
ya que habremos previsto y preparado argumentos defensivos.
c) Podremos hablar de forma positiva: Ya que todos nuestros
dilogos de comunicacin y forma de exponer los argumentos,
estarn adaptados al estilo de negociar del otro, intentando
comprender sus puntos de vista (empata).
d) Optimizamos el tiempo de la entrevista: Puesto que al haber
explorado las necesidades y aspiraciones nuestras y las que
intuimos en la otra parte, habremos preparado la estrategia,
tcticas y argumentos, consiguiendo de esa forma no divagar e
ir directamente al grano.
2.3 MONITOREO DE LA NEGOCIACIN
Una vez puestos de acuerdo, las partes debern identificar el
procedimiento que seguirn para establecer en la prctica la serie
de pasos operativos que les permitirn ejecutar el acuerdo, es decir,
quin har qu, cmo y cundo. Establecern un sistema de
monitoreo, para asegurarse que el acuerdo est teniendo
verificativo conforme a lo acordado. Y slo resta, el que las partes
ejecuten en esta etapa de
monitoreo el acuerdo a los
procedimientos que hayan establecido.
El monitoreo es un proceso continuo y sistemtico durante toda la
vida de un proyecto donde se busca obtener y analizar informacin
sobre su avance, y si este est siendo ejecutado de manera
correcta. Este de un proceso integral del proyecto, es decir que se
lleva de manera paralela a las actividades de la organizacin. Su
finalidad es identificar de manera rpida las fortalezas,
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oportunidades, debilidades y amenazas, y con ello tomar acciones

que llevarn al logro de los objetivos.
2.3.1 IMPORTANCIA Y FUNCIONES DEL MONITOREO
-

Mejorar el desempeo: Permite detectar un problema en

su etapa de implementacin, de esta manera de reducen
las posibilidades de fracaso y ahorran recursos y tiempo al
posibilitar la adopcin oportuna de medidas correctivas.

Fortalecer la toma de decisiones y la planeacin:

permiten aprender de los logros y las dificultades pasadas;
contribuyen con la toma de decisiones y al diseo de
iniciativas presentes o futuras.
Asimismo, permiten
aproximar los proyectos a la realidad y a los resultados
alcanzables.

Contribuir al aprendizaje: permiten a la organizacin y a

los involucrados en el proceso aprender de la experiencia,
con lo cual no slo se mejoran las acciones posteriores sino
que se contribuye al aprendizaje institucional y al
aprendizaje social.

Avanzar hacia el empoderamiento: el monitoreo y la

evaluacin permiten fortalecer las capacidades de las
personas involucradas ya que favorece el conocimiento de
la problemtica, de los procesos y de las estrategias.

Mejorar la rendicin de cuentas: permiten a las

organizaciones responsables informar a los donantes y a
los beneficiarios sobre el uso de los recursos y el impacto
de los proyectos.

Contribuir al conocimiento general: el anlisis de la

evaluacin permite compartir con otros, difundir los
aprendizajes y las mejores prcticas, contribuyendo al
conocimiento general de los procesos y proyectos de
desarrollo.

2.3.2 ELEMENTOS DEL PLAN DE MONITOREO

Acciones para la medicin y anlisis del desempeo:

Plan o enunciado: Describe el racionalidad de lo que se

espera modificar

Esquema de indicadores: Cada objetivo es medido por

diversos indicadores
Esquema de metas: Identifica el comportamiento de los
indicadores en un periodo determinado.

2.3.3 PROCESO CCLICO

4.
Implementaci
n de las
acciones
correctivas y/o
de
retroalimentaci
n

1. Captacin de
nivel de
desempeo

3. Decisin
respecto a las
acciones
correctivas y/o
de
retroalimentaci
n necesarias

2. Comparacin
de los datos
con el nivel
esperado de
cumplimiento

2.3.4 INDICADORES
Es la informacin utilizada para hacer seguimiento y ajustar las
acciones de un proceso, al ser en indicador una unidad de medida,
permite el monitoreo y evaluacin de las diversas variables clave en
dicho sistema.
Las funciones bsicas de los indicadores son las siguientes:
-

Descriptiva: detalla el estado actual de la situacin

Valorativa: aade un juicio de valor objetivo sobre si el
desempeo est siendo adecuado o no para una
posterior toma de decisiones.

Caractersticas atribuibles a los indicadores:

-

Medible: en trminos cuantitativos o cualitativos.

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Preciso: no permite interpretaciones o dudas sobre el

tipo de dato.
Consistente: cambios en las condiciones ms no en el
indicador a travs del tiempo.
Sensible: Cambia proporcionalmente a la condicin o
concepto que se est midiendo.

2.4 EJEMPLO DE LA PLANEACIN DE UNA NEGOCIACIN CON

LA EMPRESA CHRISTMAS THREE
1. PLANTEAMIENTO
La empresa Happy Hour est interesada en obtener un
contrato de distribucin para Mxico de artculos navideos
fabricados en China por la empresa Christmas Three, la cual
cuenta con ms de 1,000 empleados y factura alrededor de 5.7
millones de dlares al ao. No realiza ventas actualmente en
Mxico y no han hecho contacto alguno con ellos, pero saben
que tienen inters en extender su mercado a Mxico. Creen que
pueden iniciar una negociacin con ellos y en aproximadamente
3 meses distribuir en Mxico entre el 40 y el 70% de sus
productos.
2. ANALISIS
Christmas Three, es mucho ms grande que la empresa
Happy Hour, que cuentan con 35 empleados incluyendo
vendedores, facturan alrededor de 150,000 dlares al ao y
slo han hecho negocios internacionales con empresas
norteamericanas. Les interesa mucho un contrato de
distribucin exclusivo y un margen de ganancia atractivo a
cambio de abrirles un nuevo mercado, asimismo les gustara un
contrato por 5 aos renovable a otros 5 por lo menos.
3. OBJETIVOS
El objetivo principal de la empresa Happy Hour, es obtener el
contrato de distribucin exclusivo, en los trminos que les
convienen, como objetivo secundario, quieren asegurar la
calidad del producto y bajo precio, pues ambos sern sus
armas competitivas, as como el oportuno envo de las
mercancas, pues los retrasos en los envos por barco son
comunes, sus agentes de ventas son muy activos y no cuentan

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con capital suficiente, por lo que no pueden darse el lujo de

tener demasiado inventario almacenado.
4. ESTRATEGIAS
Happy Hour har una llamada telefnica a Christmas Three
para concertar una cita y enviarn al Lic. Adalberto Santos a
Shanghi, donde se encuentran las oficinas de Christmas
Three a negociar con ellos un contrato.
5. EVALUACIN
Happy Hour sabe que Christmas Three puede tratar de
abusar de su posicin dominante en la negociacin, es posible
que contacten otros distribuidores para tener varias opciones y
presionarlos y Happy Hour por su parte tiene muy poco
inters en contratar con otra empresa, saben que el margen de
utilidad en otros pases es del 40% y que usualmente el
distribuidor y el fabricante comparten los gastos del flete y el
riesgo, cosas que no estn en posibilidad de aceptar, aunque
podran aceptar un margen de ganancia menor.
6. METODOLOGA
Happy hour sabe que estos son los lineamientos generales,
para efectos prcticos, el contrato exclusivo de distribucin no
es negociable, el margen de ganancia puede ser de un 30% y
aceptaran hasta un mnimo de 15% si las otras condiciones
nos son favorables. Pueden pagar algo o todo el flete terrestre
en Mxico, pero no el martimo y podran recibir la mercanca
una vez al mes, en Veracruz o Mazatln, suponen por razones
geogrficas que Christmas Three preferir Mazatln, a ellos
les da igual, pero no lo dirn al principio. Es importante que el
riesgo de transporte de la mercanca y/o el seguro lo absorba
Christmas Three y que les cambien toda la mercanca daada
a juicio de Happy Hour, por nueva, en el siguiente embarque.
Todo lo dems, fuera de estos aspectos, es ampliamente
negociable.

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3. CONCLUSIONES

La planeacin de la negociacin se basa en seis pasos bsicos a

seguir, donde el planteamiento es lo primero que se determina en una
negociacin; seguido por el anlisis donde se examina la informacin
generada en el planteamiento; siendo el tercer paso el objetivo que es
la parte ms importante de la negociacin.
Posteriormente vienen las estrategias o plan maestro de accin, las
cuales estn dirigidas a obtener los objetivos deseados; el quinto paso
es la evaluacin de temas, donde se elabora un marco de referencia
del problema a resolver o la negociacin para llevarla a cabo; y,
finalmente, est la metodologa que es donde se trazan los
procedimientos de la negociacin.

Para el monitoreo, es necesario que las partes identifiquen el

procedimiento a seguir, para establecer en la prctica la serie de
pasos operativos que permitan ejecutar el acuerdo.

4. BIBLIOGRAFIA
Fernando de Manuel Das, Tcnicas de negociacin 10 edicin, Madrid 2013.
http://ftp.ruv.itesm.mx/pub/portal/cap/docent/materiales_habdirectivas/modulo5/HD
163.pdf
http://esip.cl/intertraining/wp-content/uploads/2012/04/MODULO-51.pdf
http://www.gerardomuzquiz.com/wp-content/uploads/2011/06/COMUNICACION-YNEGOCIACION-EFECTIVA.pdf

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