Proyecto de mejora

Diseo metodolgico
Ing. Pedro E Ruiz Rosales

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Identificar las debilidades (D)

y las fortalezas (F)

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Qu es un Proyecto?
Un proyecto es un conjunto ordenado de recursos
(materiales, humanos y financieros) y acciones para
alcanzar un propsito determinado. Las acciones
corresponden a las actividades que deben realizarse
desde el principio hasta alcanzar el propsito propuesto.
El propsito busca generalmente atender una necesidad.
El propsito expresado en forma de objetivo, se lograr
en un tiempo y a un costo determinado. Igualmente
beneficiar a una poblacin especfica y se desarrollar
en un espacio y localizacin establecida. Objetivo,
tiempo, costo, poblacin y localizacin constituyen las
caractersticas que debe tener todo proyecto
Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Cmo surgen los proyectos?

Los proyectos pueden surgir por la evidencia de una
necesidad, manifiesta a travs de un diagnstico y tambin
por el problema que la origina. La otra forma en que
surgen proyectos es a partir de planes o programas. Ellos
se inician identificando necesidades o problemas y
concluyen en propuestas no solo para atenderlas o
solucionarlas, sino tambin para mejorar la calidad de vida
de la poblacin en el rea a la que se refiere tal plan o
programa.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Caractersticas de un proyecto
Un proyecto debe responder claramente las siguientes
preguntas para ser llamado tal, estas son las siguientes:
Cul es el producto o servicio que pretende brindar? La
respuesta del proyecto corresponde a los resultados del
proyecto.
Cul es la poblacin objetivo del proyecto? Corresponde
al grupo humano con el cual se relacionar directamente
el proyecto una vez ejecutado.

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Cul es la localizacin o ubicacin especfica del

proyecto? La localizacin incluye el rea de actuacin del
proyecto pero el campo de influencia de este puede ser
mayor.
Cul es el tiempo de ejecucin del proyecto? Est
referido al tiempo de implementacin.
Cul es el costo o presupuesto? El monto y recursos
que se asignan al proyecto para ser llevado adelante.

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Las etapas de un proyecto

El recorrido que tiene que hacer un proyecto para
hacerse realidad es lo que se denomina etapas del
proyecto. Las grandes etapas que se distinguen en todo
proyecto son:
Los estudios corresponden a la documentacin de base
que describe y justifica el proyecto. Es importante tomar
en cuenta que una cosa es el proceso de preparacin de
los estudios y otra la elaboracin de los documentos.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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La ejecucin o implementacin, es la etapa en la que el

proyecto se convierte progresivamente en realidad a
travs del uso de los recursos y las actividades
previstas.
La operacin es la etapa de funcionamiento del proyecto
a lo largo de un tiempo que se denomina vida til del
mismo.
La evaluacin de los resultados del proyecto, donde se
verifica si se alcanz el objetivo planificado al inicio de la
intervencin
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El nombre del proyecto

El nombre es como la partida de nacimiento del
proyecto. El nombre debe resumir el contenido y debe
ser descrito en forma sencilla de tal manera que pueda
ser entendido por cualquier persona que acceda al
proyecto. Cmo se puede resumir tanto en un
nombre? Para ello debe contar con las siguientes
caractersticas:
Ser breve

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Contener las siguientes tres partes:

La primera, identificar la funcin del proyecto
La segunda, a que se refiere el producto o
servicios a que est destinado el resultado del
proyecto.
La ltima parte, que identifique la localizacin
Mantenerse invariable a lo largo de la vida del proyecto

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Identificacin y Seleccin del Proyecto de Mejora:

Este aspecto esta referido al camino utilizado para
identificar y seleccionar el proyecto de mejora, con base
en los objetivos institucionales y mediante la aplicacin
de un mtodo sistemtico.

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Anlisis de la Estrategia de la Organizacin y de

Oportunidades de Mejora.
Para la orientacin de los proyectos de mejora el equipo de
gestin debe considerar los principales lineamientos
estratgicos de la organizacin, identificando la relacin
existente entre el proyecto de mejora y la estrategia de la
organizacin en lo relativo a resultados sanitarios, a la
mejora de procesos internos, al desempeo del personal
y/o a los resultados de la satisfaccin del usuario externo o
interno.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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No se busca aqu un plan independiente de calidad

desarrollado por el departamento correspondiente. Un plan
de calidad no debe ser un documento separado que se
prepare aislado. Los objetivos de calidad deben tratarse
con la misma importancia que todo objetivo del plan de la
organizacin. Se espera que el proceso especfico para
desarrollar los objetivos de calidad en una organizacin se
haga a la medida de la organizacin.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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En esta rea se debe explicar la medicin

de los requerimientos del usuario y los
niveles corrientes de desempeo, as
como su empleo para establecer los
objetivos de calidad. Los objetivos deben
ser al mismo tiempo razonables y
relevantes sobre lo que esperan los
usuarios.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Se debe explicar la manera en que el proceso de

planeacin general se integra con la planeacin de calidad
y el establecimiento de objetivos individuales y
departamentales (o por cada servicio). Si bien no es
necesario que todos los trabajadores reciban el plan
completo de la organizacin, s deben conocer las
directrices generales de los objetivos principales de la
organizacin para los prximos aos.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Un aspecto importante es demostrar que la planeacin no

se hace en el vaco, sino que se emplea informacin de
fuentes externas (a las estadsticas de la institucin) en el
proceso de planeacin. Es probable que la informacin
ms importante que se incluya sean las necesidades y
requerimientos del usuario.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Impacto en los Resultados de la Organizacin y

Definicin del Proyecto.

Cuando se selecciona un proyecto de mejora se debe

contar con un mtodo o procedimiento para estimar el
impacto de las alternativas de proyectos de mejora en el
desempeo de la organizacin. Ello incluye analizar por
ejemplo el impacto en calidad, tiempo, costos, clima
laboral, productividad, entre otros y segn corresponda, es
decir la seleccin del proyecto de mejora debe tener un
sustento lgico y coherente del porqu ha sido elegido.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Mtodo de Solucin de Problemas

Esto aspecto esta referido al camino seguido para llevar a cabo el
proyecto de mejora, obteniendo conclusiones basadas en la toma
de datos, el anlisis estadstico y en la aplicacin de un mtodo de
solucin de problemas y el uso de las herramientas de la calidad.

En primer lugar debemos entender que la no satisfaccin de una

necesidad o expectativa es ya una fuente de problemas. Veamos
cada uno de los pasos y notas importantes sobre lo que cada uno
debe contemplar. Debemos recalcar que el nmero de pasos
pueden ser menos o ms.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Paso 1.- Identificacin del problema.

Analizar la situacin e identificar los distintos

problemas o situaciones a mejorar.
Analizar los datos Existentes.
Seleccionar analticamente el problema principal o
especfico.
Definir a los responsables de la mejora.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Paso 2. Observacin y planeamiento.

Cuantificar el mismo y sealar las razones de su
seleccin.
Indicar la relacin existente entre el tema
seleccionado y los objetivos y polticas de la empresa
y/o la satisfaccin de los usuarios (externos o
internos).
Definir una meta numrica (qu quiero, cunto quiero
y en cunto tiempo).
Proponer un programa de trabajo.

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Paso 3.- Anlisis del problema.

Identificar causas potenciales y estratificar hasta
las causas particulares.
Relacionar claramente el problema con sus
causas.
Evaluar cuantitativamente cada causa potencial
comparndola con la descripcin del problema o
efecto.
Experimentar con las distintas hiptesis o posibles
causas.
Seleccionar analticamente las causas reales.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Paso 4.- Anlisis de soluciones.

Investigar las posibles soluciones.
Seleccionar analticamente las alternativas de
solucin.
Presentar un plan y programa de implementacin.
Establecer responsables (personas o por reas) de
llevar a cabo cada accin correctiva y preventiva.
Lograr el compromiso de accin de todos los
miembros del equipo.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Mtodo de Solucin de Problemas:

Para ello se deben tener definidos los siguientes
aspectos:

Definicin de la situacin inicial.

El levantamiento y anlisis de informacin.
El desarrollo de alternativas de solucin.
La definicin y ejecucin de la solucin.
El control y mejora de los resultados.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Recoleccin y Anlisis de la Informacin para la

seleccin de los proyectos de mejora:
Cuando se tienen varios proyectos de mejora se deben
documentar de tal manera que ello facilite su priorizacin,
es as que se deben tener en cuenta aspectos tales
como:
La determinacin del tipo y tamao de informacin a
recolectar.
La seleccin de las fuentes de datos.
La identificacin de posibles errores o limitaciones de
la informacin.
Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Luego ya en la fase de anlisis se debe contemplar, por

ejemplo, la identificacin de tendencias; el anlisis de la
situacin actual frente a las expectativas de usuarios
tanto internos como externos; la ponderacin de la
magnitud de la brecha existente entre la situacin actual
y la situacin deseada; y finalmente la elaboracin de un
listado de posibles proyectos de mejora identificados. Es
conveniente contar para ello con un flujograma o listas de
los pasos realizados para el proceso de evaluacin.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Habilidad para encontrar soluciones de bajo costo

y alto impacto:

El equipo durante el desarrollo de su proyecto de

mejora plantear alternativas de solucin de bajo
costo,
en
oposicin
a
otras
soluciones
convencionales y/o que representen un reducido
porcentaje del beneficio a obtener. Por ejemplo se
pueden mostrar datos del por qu la solucin que se
plantea mediante un proyecto de mejora es la de ms
bajo costo (matriz de Priorizacin) y que ser la ms
efectiva (Grfico de Pareto). Comparar con datos de
otras intervenciones locales similares.
Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Originalidad de la solucin planteada:

Las soluciones que los equipos plantean de preferencia
deben ser soluciones de tipo no convencionales, evitando
caer en los paradigmas dominantes en el tema, y
utilizando un pensamiento abierto y novedoso.
El detalle sobre las diferencias que existan con
experiencias similares en caso de Benchmarking deben
ser bastantes claras. Es necesario mostrar grficos y
resultados que diferencien la experiencia propia de las
que sirvieron como modelo.
Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Continuidad y Mejora de los Resultados:

Se examina el desarrollo e implantacin de un programa de
actividades para asegurar la continuidad y mejora de los
resultados.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Continuidad y Mejora de los Resultados:

El equipo de proyecto desarrolla y ejecuta un conjunto de
actividades orientadas a garantizar que el proyecto
implementado contine trabajando a futuro y permita su
mejora permanente.
Ello incorpora la identificacin de los principales peligros en
el mantenimiento futuro de la mejora alcanzada, un conjunto
de acciones orientadas a evitar dichos peligros. La
integracin y estandarizacin posterior del proceso mejorado
en el sistema de gestin de la organizacin las metas y/o
indicadores de gestin para evaluar el desempeo futuro del
proyecto de mejora
Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Resultados:

Este tem se refiere a los resultados generados por el

proyecto de mejora en el desempeo de la organizacin
en los aspectos especficos de orientacin al usuario
interno/externo, el ahorro y la eficiencia organizacional.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Resultados de
Interno/Externo:

Orientacin

hacia

el

Usuario

El equipo debe tener datos e informacin sobre los

resultados del proyecto de mejora en aspectos como la
orientacin hacia el usuario interno/ externo, incluyendo
su satisfaccin y los resultados de desempeo de los
servicios internos/externos generados por el proyecto, es
decir como la intervencin del proyecto mejoro directa o
indirectamente los indicadores de todas las reas
involucradas con el cambio.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Aqu es donde es preciso reportar los datos de mejoras

en los niveles de satisfaccin del usuario debido a los
esfuerzos de mejora de la calidad, expresados en
tendencias, es decir a travs de mediciones sostenidas
en el tiempo que demuestren los cambios a partir de la
intervencin mediante el proyecto de mejora. Esta parte
deber incluir grficas de los datos de satisfaccin de los
usuarios por ejemplo, para lo cual se har uso de tablas
o cuadros, lo cual permitir asimismo incluir gran
cantidad de datos en un espacio limitado (sin embargo
es preciso asegurarse de que los cuadros y tablas sean
legibles).
Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Se examina el nivel de satisfaccin de los usuarios que

se logr, as como el nivel actual de desempeo en
relacin con los niveles pasados. Se considera muy
positiva una tendencia de mejora consistente durante los
ltimos tres a cinco aos.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Resultados Financieros:
El equipo en esta parte debe contar con datos e
informacin sobre los resultados financieros (beneficios)
alcanzados por la organizacin como consecuencia de la
ejecucin del proyecto de mejora. Este puede ser
producto de una mayor captacin de usuarios de los
servicios por la mejora de la calidad de atencin, o puede
traducirse en ahorros por reduccin de reprocesos. Este
comprende el desarrollo de indicadores relevantes para
aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones
de costos, mejora del margen de beneficios por aos de
vida ahorrados libres de complicaciones entre otros.
Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Resultados de la Eficiencia Organizacional:

En este aspecto el equipo debe contar con datos e
informacin sobre los resultados de la eficiencia
organizacional del proceso, actividad, rea o productos
mejorados, como consecuencia de la ejecucin del
proyecto.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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Los indicadores pueden comprender aspectos como el

incremento de productividad como consecuencia de un
mejor uso de los recursos, la reduccin de reprocesos, la
reduccin de tiempos de proceso, reduccin de tiempos
de espera, reduccin de tasas e indicadores sanitarios
negativos, disminucin de desperdicios, reduccin de
defectos, reduccin de accidentes de trabajo, etc.

Ing. Pedro E. Ruiz Rosales

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GRACIAS
Ing. Pedro E. Ruiz Rosales