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I
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN:
Como objetivos especficos de este estudio se propone cumplir los siguientes
objetivos
1. Realizar evaluaciones, auditoras, monitoreos y en general hacer control, tanto interno
como externo, al Sistema de Control Interno en la empresa, incluyendo todas sus
actividades, operaciones, tareas y procedimientos que se realizan individual e
integralmente en cada una de las reas de la empresa, para determinar si se estn
aplicando las normas, en que condiciones o que problemas se pueden plantear, para
buscar sus soluciones, en procura de lograr un mejoramiento correctivo y continuo y as
lograr la calidad de toda la organizacin.
2. Propiciar la autoevaluacin en toda la empresa, individualmente y en sus unidades y
calificar sus resultados.
la corrupcin la
Mediante esta Metodologa se podrn examinar los objetivos, los elementos, las
caractersticas del sistema de Control Interno, adems de evaluar los registros, los
estados financieros, los informes de cada una de las unidades, adems de sus
respectivos procedimientos, las normas, funciones, reglamentos, tcnicas, teoras y
dems aspectos organizativos, aplicables en la empresa, tanto a niveles individuales
como colectivos de todas las unidades, como en todo su conjunto.
Consiste en la evaluacin con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por
parte de los responsables de las distintas reas bajo examen.
Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr una evidencia que deber
constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si los
controles operan tal como fueron diseados.
La aplicacin de cuestionarios ayuda a determinar las reas criticas de una manera
uniforme.
METODO NARRATIVO O DEPROSA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO:
Consiste en la descripcin hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas,
encuestas, tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos ms importantes y
las caractersticas del sistema de control interno y sus elementos, para las distintas reas
de la entidad, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
METODO GRAFICO PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
QUE CONFORMAN
LA PLANILLA DE
Nmero de la pregunta
Codificacin
Columna B--
Principios Bsicos
Cuestionarios
preguntas
o
o
Columna C--
Columna D--
Calificacin/Promedio,
Individual y/o promedio
as:
Promedio General de
toda la Empresa, base
del
informe
final,
resumido.
Columna E--
Columna F--
Columna G--
10. Se harn planillas individuales por funcionario para llegar a una Planilla Integral o de
toda la empresa.
11. Una vez terminada la evaluacin, las calificaciones y porcentajes, se procedern a
interpretar los resultados, que sern la base para el Informe correspondiente,
incluyendo las recomendaciones con los siguientes criterios:
Mayor de 93%
10
11
PREGUNTAS ADECUDAS
LAS PREGUNTAS
SON:
IDEAS
PROBLEMAS
INQUIETUDES
DEBEN SER
ACTIVAS
- SON ORIGINADAS
EN LA
CREATIVIDAD DE
LA PERSONA
PRODUCEN
RESULTADOS
POSITIVOS
INTERROGANT
DEBEN
CON
E
ESTIMULAR EL
PROCESO
MENTAL
ESTIMULOS AL
PENSAMIENTO
REFLEXIVO Y
CREADOR
DEBEN DESARROLLAR EL
ENTENDIMIENTO PARA:
NUEVOS CONCEPTOS
APLICAN INFORMES
ACTIVIDADES APRECIATIVAS
EVALUACION DE RESULTADOS
MODIFICAN CREENCIAS
ATENCION HACIA CAUSA -EFECTO
ESTUDIAR COSTO/BENEFICIO.
COMPRUEBA OBJETIVOS
METAS O
REALIZACIONES ES DECIR
APLICA EL CONTROL.
CMO HACE QUE UNA PREGUNTA SEA OPTIMA PARA LAS TAREAS DE
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO?
QUE SEA BREVE:
Palabras precisas para evaluar el objetivo
QUE SEA CLARA:
Preguntar solo una cosa transparente y definida
QUE SEA PRECISA: Preguntas sencillas y precisas
QUE SEA ORIGINAL:
Preguntas relacionadas con el tema que se est evaluando y
que originen inters
DE TODA FORMA AL HACERLAS HAY QUE PENSAR
MUY BIEN PARA NO CAER EN ERRORES Y APOYADO
POR INCENTIVOS PARA:
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Relacionar
Comparar
Organizar
Evaluar
Sacar conclusiones
Sacar aplicaciones
ADOPTAR:
MODIFICAR:
Qu pasa si se modifica?
Qu otros cambios se pueden hacer?
AUMENTAR:
Qu se puede agregar?
Qu se puede exceder?
REDUCIR:
Qu se puede reducir?
Qu se puede quitar?
SUBSISTIR:
REORDENAR:
Sera mejor despus?
COMBINAR:
13
DE INFORMACION:
DE COMPARACION:
DE ANALISIS:
DE INTERPRETACION:
procedimientos?
Qu hace que los informes sean aplicables?
Qu es ms importante, el Control externo o la
Auditora interna.
Qu hace complicados los controles?
Qu quiere decir manual?
14
15
16
17
comparativo, histrico, actualizando los valores, etc., apoyado con informacin de tipo
econmica y estadstica.
13. Elaborar Planes de Trabajo o Programas de Auto Evaluacin o de Auditora en toda
el Estado y sus Entidades para realizar las valoraciones, anlisis y determinar los
correctivos, respaldados con crongramas, pruebas, papeles de trabajo etc., con
suficiente publicidad previa, por intermedio de las oficinas de Control Interno y
Gestin.
14. Disear y propiciar en el Estado y sus Entidades mtodos o mecanismos de
participacin ciudadana para que apliquen el control de gestin y evalen a sus
autoridades y sus resultados.
15. Fomentar, apoyar y patrocinar permanentemente, en el Estado y sus Entidades una
nueva cultura hacia el Control y la Modernizacin, tanto a niveles interno como
externo, propiciando la auto-evalucin o el auto-control para lograr el mejoramiento
continuo y lograr la calidad total, mediante una habitual capacitacin.
Estos temas no son desconocidos para las autoridades del Estado y sus Entidades, los
especialistas y estudiosos de la materia los han venido difundiendo a travs de la ciencia
administrativa, para que todo responsable de un organismo tanto pblico, como privado,
logre el desarrollo, triunfo y xito de su institucin.
S adicionalmente se cumplen a cabalidad los principios Constitucionales de: igualdad,
moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, como parte de este
mismo Sistema de Control Interno, se podr asegurar y ratificar que estos elementos
seran contundentes armas para acabar con el desorden e incluso con la corrupcin y la
inmoralidad, ya que entre los objetivos del sistema esta salvaguardar o proteger los
bienes de la entidad, de prdidas, desperdicios, malas utilizaciones y otras actividades
que afecten sus recursos y el presupuesto.
As mismo se deber promover la eficiencia operacional, fomentado mecanismos de
informacin, anlisis y evaluacin, incluyendo el auto-control, para procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones de sus recursos, tanto humanos, como fsicos y
financieros, se realicen en pro de lograr la prosperidad, el perfeccionamiento y el
crecimiento del Estado y sus Entidades.
Es por estas razones tcnicas, que este sistema es de primer orden en el Estado y sus
Entidades, al interior de sus unidades y de todos sus funcionarios, como un bsico
instrumento de direccin, que garantizar la permaneca y el futuro de la misma y sus
entidades asociadas, por lo tanto es una necesidad urgente y un compromiso de todos y
para todos.
Como reconocimiento a la gran importancia que tiene el sistema de control Interno y como
un elemento de carcter administrativo, organizativo y de control, las instancias
correspondientes, tanto del orden legislativo como ejecutivo, en cabeza del Congreso y
del Gobierno Nacional, ampli la normatividad, destacando entre otras la Ley 489 de
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1988 y el decreto ley 2145 de 1999, que cre y reglament el Sistema Nacional de Control
Interno en Colombia, con su respectiva estructura organiztiva para propiciar su
permanente aplicabilidad en pro del pas y como uno, entre otros,
herramientas
anticorupcin que con tanta urgencia requiere nuestras instituciones.
Ya que por su naturaleza este sistema es de carcter preventivo y no correctivo como
generalmente sucede en el pas, que se espera que suceda el hecho o el delito para
despus tomar el correctivo, y esta cultura tiene que cambiar en nuestras empresas o hay
que cambiar a los dirigentes o administradores.
19
Mes
Ao
20
4.
5.
21
22
6.1
6.2.
Jefes de rea
para
la
Evaluacin
del
Sistema
de
Control Interno.
Se elabora el Programa de
Trabajo por reas.
Se disea el cronograma de
trabajo teniendo en cuenta:
a) Anlisis DOFA.
b) Encuestas.
c) Entrevistas.
d) Sesiones de Lluvia de
Ideas.
e) Cuestionarios.
f) Matriz causa-efecto.
Plan de trabajo
de
trabajo
definitivo
por
reas.
Formato
de
encuesta.
Cuestionarios.
24 horas.
6.3.
7.
8.
8.1.
8.2.
8.3.
9.
23
4 horas
120 horas
3 horas.
10.
11.
Jefes de rea
para
la
Evaluacin
del
Sistema
de
Control Interno.
24
Planillas
de
evaluacin
de
control interno.
Informe
preliminar.
6 horas
12.
Jefes de rea
para
la
Evaluacin
del
Sistema
de
Control Interno.
12.
Director General,
Coordinador
General y Jefes
de rea para la
Evaluacin
del
Sistema
de
Control Interno.
14.
25
Informe
preliminar.
Memorandos de
observaciones,
sugerencias
e
ideas.
Proyecto
de
recomendacione
s.
Proyecto
de
informe final.
40 horas.
Informe
Resumen de la
evaluacin.
Informe final.
40 horas
Plan
Monitoreo.
TOTAL
de
Por definir.
120'
P.C.=PUNTODECONTROL
2 HORAS
26