DOCUMENTE CONTABILE

1. Documentele contabile - suportul fundamentrii i justificrii datelor contabile

Una din condiiile fundamentale pentru inerea unei contabiliti corecte este
documentarea operaiunilor, adic efectuarea nregistrrilor n contabilitate numai pe
baza unor documente justificative. n acest fel, contabilitatea consemneaz o informaie
pe care o putem considera ca fiind obiectiv, prin faptul c este reflectat ntr-un nscris
verificabil i care este emis, de cele mai multe ori, de persoane din afara
compartimentului contabil, crendu-se astfel i posibilitatea unui control suplimentar.
Contabilul constat realitatea perimetrului contabil prin mijlocirea acestor documente,
n lumina regulilor proprii, mai mult sau mai puin rigide i uneori contestabile, i dup
trecerea prin filtrul judecii sale. Obligativitatea justificrii fiecrei nregistrri contabile
cu documente este prevzut n legea contabilitii.
Documentaia const n faptul c orice operaie economic sau financiar cu privire
la existena i micarea elementelor patrimoniale, pentru a putea fi nregistrat n conturi
trebuie consemnat ntr-un document care atest nfptuirea ei.

Definiia, funciile i clasificarea documentelor contabile

Documentele contabile sunt acte scrise n care se consemneaz tranzaciile,
evenimentele i alte operaii economice, n momentul i de regul la locul efecturii lor,
cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii lor i ca suport de nregistrare n
contabilitate.
Elementele principale pe care trebuie s le conin un document justificativ sunt1:
denumirea documentului;
numrul documentului i data ntocmirii acestuia;
denumirea i sediul unitii care l ntocmete, la care se pot aduga i date privind
subunitatea, serviciul, biroul, compartimentul emitent;
menionarea prilor care particip la derularea operaiunii pentru care este
ntocmit (dac este cazul);
coninutul operaiunii i, dac este cazul, temeiul legal al nfptuirii acesteia;
datele cantitative i valorice aferente operaiunii efectuate;
numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de
efectuarea operaiunii, ale persoanelor cu atribuii de control financiar-preventiv i
ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz;
coduri pentru prelucrarea automat a datelor;
alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate.
nscrisurile care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de
document justificativ numai n cazul n care furnizeaz toate informaiile prevzute n
normele legale n vigoare.
Personale nsrcinate cu ntocmirea, verificarea, avizarea, contabilizarea
documentelor (inclusiv cele care se ocup de contabilitate) trebuie s asigure completarea
1

documentelor cu toate elementele necesare. Altfel, cu ocazia diverselor controale la care

este supus ntreprinderea (ndeosebi cele fiscale), exist riscul ca operaiunea s fie
considerat fr documente legale; consecina acestui fapt este c operaiunea nu mai este
recunoscut.
Contabilitatea se caracterizeaz prin fundamentarea i justificarea datelor ei pe baz
de acte scrise. Nici o operaie economic nu se poate nregistra n contabilitate unei
ntreprinderi fr un act scris.
Plecnd de la coninutul i destinaia lor, documentele contabile ndeplinesc
urmtoarele funcii:
a. Funcia de consemnare - potrivit creia orice operaie economic, efectuat n
cadrul ntreprinderii, se consemneaz n documente letric i cifric, cantitativ i valoric.
b. Funcia de acte justificative - potrivit creia documentele justific nregistrarea n
contabilitate a operaiilor economice consemnate n ele.
c. Funcia de verificare a activitilor desfurate - potrivit creia documentele
asigur urmrirea activitii economico-financiare a ntreprinderii n cele mai mici detalii
i efectuarea controlului, privind respectarea disciplinei financiare i fiscale de ctre
organele cu atribuiuni n acest sens (organe de control financiar intern, cenzori,
inspectori fiscali etc).
d. Funcia de asigurare a integritii patrimoniului - potrivit creia documentele
angajeaz drepturi, rspunderi i obligaii n sarcina persoanelor care le-au ntocmit, cu
privire la micrile de valori produse n averea ntreprinderii.
e. Funcia de calculaie - potrivit creia documentele referitoare la cheltuielile de
producie stau la baza calculrii costului produselor obinute, lucrrilor executate i
serviciilor prestate.
f. Funcia juridic - potrivit creia documentele asigur stabilirea drepturilor i
obligaiilor bneti ale ntreprinderilor. n cazul unor litigii, lipsuri, fraude etc.,
documentele contabile stau la baza efecturii eventualelor expertize i cercetri ale
organelor judiciare.
Documentele contabile se clasific n funcie de mai multe criterii i anume:
a. Dup modul de prezentare, documentele contabile pot fi:
a1. Formularele tipizate - sunt suporturi de informaii, n care coninutul, forma i
formatul sunt prestabilite i imprimate.
a2. Formularele netipizate - sunt suporturi de informaii n care coninutul, forma i
formatul nu sunt prestabilite i imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea oricrei
ntreprinderi, aa cum este cazul documentelor cumulative.
b. Dup rolul lor n cadrul sistemului informaional, documentele contabile se
clasific n:
- Documente justificative asigur datele de intrare n sistemul informaionalcontabil;
- Registre contabile realizeaz nregistrarea i stocarea datelor n structura
proprie contului;
- Documente contabile de sintez i raportare asigur centralizarea i
transmiterea informaiilor ctre utilizatori.
c. Dup locul ntocmirii avem: documente interne i documente externe
d. Dup destinaie putem avea: documente de dispoziie, documente de execuie,
documente combinate i documente contabile;

e. Dup momentul ntocmirii se identific: documente primare i documente

centralizatoare/secundare;
f. Dup regimul de tiprire i folosire: documente cu regim special, documente fr
regim special sau cu regim uzual i documente cu reglementri exprese;
g. Dup natura sau coninutul operaiilor consemnate, pot fi: documente pentru
operaiuni bneti, documente pentru operaiile cu active fixe, documente pentru
operaiile cu stocuri i documente pentru inventariere.
Documentele justificative - noiune, coninut, ntocmire, prelucrare, verificare i
arhivare
Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat definete documentul justificativ astfel:
orice operaiune economico-financiar efectuat, se consemneaz n momentul efecturii
ei ntr-un document, care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel
calitatea de document justificativ.
Coninutul documentelor justificative variaz n funcie de caracterul operaiilor
consemnate. n vederea reflectrii clare i complete a operaiilor economice pentru care
se ntocmesc, documentele au anumite elemente obligatorii, dintre care unele sunt
comune tuturor categoriilor de documente, iar altele sunt specifice.
Documentele justificative se ntocmesc, de regul la locul de munc n cadrul cruia
se produce operaia economic. ntocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate,
dup caz, iar completarea se face manual sau cu tehnic de calcul.
Pentru ntocmirea corect, complet i la timp a documentelor, sunt stabilite reguli de
ntocmire i utilizare, aprobate fie prin acte normative, fie prin regulamentele interne de
organizare i funcionare a ntreprinderilor. La ntocmirea documentelor justificative nu
se admit tersturi sau alte operaiuni de acest gen.
Rectificarea greelilor n documente se face prin tierea textului sau sumei greite cu
o linie, n aa fel nct s se poat citi ceea ce a fost greit, apoi se scrie alturat textul sau
suma corect. Corecia fcut se confirm prin semnturile acelorai persoane, care au
semnat iniial documentul.
n documentele de cas i de banc (cecuri, chitane, ordine de plat etc.) nu se admit
corecturi. Dac s-au fcut greeli n aceste documente, ele se anuleaz, pstrndu-se n
carnetele respective, fr s se detaeze i se ntocmesc apoi alte documente corecte.
Prelucrarea documentelor este operaia urmtoare, dup ntocmirea i transmiterea
lor la compartimentul de contabilitate i const n sortarea documentelor pe categorii de
operaii (cumprri de bunuri, livrri de produse i mrfuri, consumuri de materiale etc),
exprimarea n etalon monetar a mrimii naturale, cantitative a operaiilor economice i
dac este cazul, centralizarea mai multor documente justificative n documente
cumulative pentru operaii din aceeai categorie, n vederea nregistrrii n conturi.
Verificarea documentelor are scopul s descopere eventualele erori, aciunile ilegale
sau incorecte, asigurndu-se astfel exactitatea i realitatea datelor nregistrate n
contabilitate.
Arhivarea documentelor trebuie s asigure depozitarea i conservarea acestora n
siguran, deoarece servesc la controlul operaiilor economice efectuate. Dup
nregistrarea n evidena contabil i rezolvarea complet i definitiv a documentelor,
acestea se claseaz (aranjeaz) ntr-o anumit ordine strict determinat pentru a fi uor
gsite, n vederea obinerii informaiilor necesare i pentru a fi pstrate n bune condiii.

Pstrarea documentelor se realizeaz:

pentru anul curent n arhiva curent a fiecrui sector sau compartiment din
ntreprindere;
pentru anii precedeni n arhiva general a unitii.
Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal
sau la sediile secundare, dupa caz.
Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte
de prestari de servicii, cu titlul oneros, de catre alte persoane juridice romane, care dispun
de conditii corespunzatoare. si in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor
financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane
care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.
Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va
instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la
cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Finantelor Publice pot interzice arhivarea registrelor,
a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la
sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.
Termenul de pstrare a documentelor contabile i a celor justificative este de 10 ani, cu
ncepere de la data nchiderii exerciiului n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia
statelor de salarii care se pstreaz timp de 50 de ani. . In caz de incetare a activitatii,
persoanele predau documentele la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale
in materie.
Reconstituirea documentelor Atunci cnd se constat lipsa sau distrugerea unui document,
este necesar s se ntocmeasc un dosar de reconstituire n care s apar toate lucrrile
efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea documentului disprut: sesizarea
persoanei care a constatat lipsa, procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau
distrugerii documentului, dispoziia conductorului unitii pentru reconstituirea
documentului, o copie a documentului reconstituit i alte elemente, n msura n care sunt
necesare. Dac documentul disprut a fost emis de o alt unitate, atunci reconstituirea se
face de ctre unitatea emitent. Documentele reconstituite vor purta o meniune n acest
sens. Nu se pot reconstitui documente de cheltuieli nenominale pierdute, sustrase sau
distruse nainte de nregistrarea lor n contabilitate.

Registrele contabile
Regisrele contabile reprezint documente cu ajutorul crora se realizeaz
nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor economice i financiare n
contabilitate, furnizand informatii privind situaia i micarea patrimoniului.
Principalele registre care se folosesc n contabilitate sunt:
1. REGISTRUL-JURNAL este document contabil obligatoriu care servete pentru
nregistrarea operaiilor economice i financiare n ordine cronologic, zi de zi, pe msura
efecturii lor n timp, reprezentnd memoria contabil a ntreprinderii.
2. REGISTRUL CARTEA-MARE este documentul contabil obligatoriu, n care se
nregistreaz, lunar, operaiile contabile nscrise n registrul jurnal, direct sau prin
regrupare pe conturi corespondente, stabilindu-se la sfritul lunii situaia fiecrui cont,
respectiv soldul iniial, rulajele debitoare i creditoare i soldurile finale.
Altfel spus, fiecare operaiune este nregistrat n dou registre distincte: mai nti n
ordine cronologic, zi de zi, n registrul jurnal, pentru ca lunar s fie preluat n ordine
sistematic, prin intermediul contului care o reflect, n registrul cartea mare, care
grupeaz totalitatea conturilor utilizate de ntreprindere.
Cartea mare servete la ntocmirea balanei de verificare.
3. REGISTRUL-INVENTAR este document contabil obligatoriu, n care se
nregistreaz, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele verbale de
inventariere, toate elementele patrimoniale de activ i pasiv, centralizate pe conturi i
grupe de conturi, pn la nivelul posturilor din bilanul contabil.

Documentele contabile de sintez

n vederea utilizrii datelor contabile n procesul decizional privind activitatea
ntreprinderii, se impune centralizarea i sintetizarea periodic a acestora, pentru
asigurarea informaiilor necesare utilizatorilor. Aceast operaiune se realizeaz cu
ajutorul documentelor contabile de sintez, denumite situaii financiare anuale.
Potrivit Reglementrilor contabile armonizate cu directivele europene i Standardele
Internaionale de Contabilitate, prin intermediul situaiilor financiare anuale, datele
nregistrate n sistemul de conturi, sunt centralizate i prezentate sub forma indicatorilor
economico-financiari de sintez, care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei
financiare, performanei, modificrilor capitalului propriu i fluxurilor de trezorerie ale
ntreprinderii pentru exerciiul financiar respectiv.
Pentru realizarea acestor obiective, situaiile financiare anuale trebuie s cuprind:
bilanul; contul de profit i pierdere; situaia modificrilor capitalului propriu; situaia
fluxurilor de trezorerie; politici contabile i note explicative. Politicile contabile i notele
explicative sunt concretizate ntr-o serie de formulare, prin care se prezint ansamblul de
principii, convenii, reguli i practici utilizate la ntocmirea i prezentarea situaiilor
financiare anuale, precum i informaii suplimentare, relevante, referitoare la anumite
elemente semnificative din bilanul contabil i contul de profit i pierdere.

Sistemele de organizare a nregistrrilor n contabilitate

Sistemul de nregistrare contabil reprezint modul de organizare i de
prelucrare a datelor n scopul obinerii informaiilor, n expresie valoric, privind starea
i micarea elementelor patrimoniale.
Concret, formele de nregistrare n contabilitate reprezint un sistem de registre,
formulare i documente, corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea cronologic i
sistematic, dup anumite reguli, a operaiilor economice i financiare care au loc ntr-o
ntreprindere pe parcursul exerciiului financiar.
n evoluia contabilitii, att sub aspectul realizrii practice, ct i sub aspect
teoretic, s-au conturat dou sisteme de organizare a nregistrrilor contabile, respectiv:
1. SISTEMUL CLASIC - sistem simplu, nu implic divizarea muncii contabile, este
utilizat n ntreprinderile mici;
2. SISTEMUL CENTRALIZATOR - este un sistem evoluat, utilizat de ntreprinderile
cu activitate complex, care genereaz numeroase operaiuni economico-financiare, fapt
care impune diviziunea muncii n activitatea contabil.
n cadrul aceluiai sistem, principalele forme de nregistrare n contabilitate a
operaiunilor economice i financiare, n cazul ntreprinderilor care conduc contabilitatea
n partid dubl sunt:
a. Forma de nregistrare contabil pe jurnale - se bazeaz pe un sistem de
jurnale i cri-mari, care s satisfac cerinele diviziunii muncii contabile, n condiiile
creterii i repetabilitii volumului de operaii.
b. Forma de nregistrare contabil maestru-ah sau pe conturi corespondente se caracterizeaz prin dezvoltarea pe conturi corespondente att a rulajelor debitoare, ct
i a celor creditoare ale conturilor sintetice.
c. Forma de nregistrare contabil informatic sau automatizat- reprezint
adaptarea diferitelor forme de nregistrare contabil i conducerea acestora, utiliznd
tehnica electronic de calcul.

AVIZ DE NSOIRE A MRFII

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al avizului de nsoire a mrfii este

urmtorul:
- seria i numrul intern de identificare a formularului;
- data emiterii formularului;
- datele de identificare ale furnizorului (denumire, adres, cod de identificare fiscal);
- datele de identificare ale cumprtorului (denumire, adres, cod de identificare
fiscal);
- denumirea i cantitatea bunurilor livrate;
- date privind expediia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numr),
numrul mijlocului de transport, ora livrrii, semntura delegatului;
- semntura expeditorului.
Este formular cu regim intern de tiprire i numerotare.
1. Servete ca:
- document de nsoire a mrfii pe timpul transportului, dup caz;
- document ce st la baza ntocmirii facturii, dup caz;
- dispoziie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate
teritorial, ale aceleiai uniti;
- document de primire n gestiune, dup caz.
2. Se ntocmete, n dou sau mai multe exemplare, de ctre unitile care nu au
posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori
materiale, precum i n alte situaii stabilite prin procedurile proprii ale societii.
n cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti, dispersate teritorial,
avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea "Fr factur".
Pe avizul de nsoire a mrfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la
teri se face meniunea "Pentru prelucrare la teri".
n celelalte situaii dect cele prevzute mai sus se face meniunea cauzei pentru care sa ntocmit avizul de nsoire a mrfii i nu factura.
3. Circul, dup caz:
- la furnizor:
- la delegatul unitii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de
primire;
- la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele
acestuia i pentru ntocmirea facturii;
- la compartimentul financiar-contabil;

- la cumprtor:
- la magazie, pentru ncrcarea n gestiune a produselor, mrfurilor sau altor valori
materiale primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup
consemnarea rezultatelor;
- la compartimentul aprovizionare, pentru nregistrarea cantitilor aprovizionate n
evidena acestuia;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic
i analitic.
4. Se arhiveaz, dup caz:
- la furnizor:
- la compartimentul desfacere;
- la compartimentul financiar-contabil;
- la cumprtor:
- la compartimentul financiar-contabil.
Normele de ntocmire i utilizare a facturii
Formular cu regim intern de tiprire i numerotare.
1. Servete ca:
- document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a bunurilor livrate
i a serviciilor prestate;
- document de nsoire a mrfii pe timpul transportului, dup caz;
- document de ncrcare n gestiunea cumprtorului;
- document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i a cumprtorului;
- alte situaii prevzute expres de lege
2. Se ntocmete, n dou sau mai multe exemplare pentru livrri de bunuri i/sau
prestri de servicii.
n situaia n care factura nu se ntocmete n momentul livrrii, bunurile livrate sunt
nsoite pe timpul transportului de avizul de nsoire a mrfii. n vederea corelrii
documentelor de livrare, numrul i data avizului de nsoire a mrfii se nscriu n
formularul de factur.
3. Circul, dup caz:
- la furnizor:
- la compartimentul desfacere, n vederea nregistrrii n evidenele operative i
pentru eventualele reclamaii ale clienilor;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate;
- la cumprtor:
- la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plii, precum i pentru
nregistrarea n contabilitate.
4. Se arhiveaz, dup caz:
- la furnizor:
- la compartimentul desfacere;
- la compartimentul financiar-contabil;
- la cumprtor;
- la compartimentul financiar-contabil.

CHITAN
Formular cu regim special de tiprire, nseriere i numerotare.
Tiprit n carnete cu cte 100 de file.
1. Servete ca:
-document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria unitii;
-document justificativ de nregistrare n registrul de cas (cu respectarea
Regulamentului operaiunilor de cas) i n contabilitate.
2. Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casierul
unitii i se semneaz de acesta pentru primirea sumei.
3. Circul la depuntor (exemplarul 1, cu tampila unitii). Exemplarul 2 rmne n
carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaiunilor efectuate n registrul de
cas.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a
carnetului (exemplarul 2).

Norme privind regimul intern de numerotare a facturii

1. Persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna,
prin decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii
privind alocarea i gestionarea numerelor aferente facturilor, avizelor chitantelor,emise de
societate.
2. Factura va avea un numr de ordine, n baza uneia sau mai multor serii, numr ce
trebuie s fie secvenial, stabilit de societate, astfel nct s se asigure necesarul n funcie
de numrul de facturi emis.
Anual, se stabilete numrul de la care se va emite prima factur.
n alocarea numerelor se va ine cont de structura organizatoric, respectiv gestiuni,
puncte de lucru, sucursale etc.
3. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, vor
emite proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere prin care se va meniona,
pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul de la care se emite prima factur.

BORDEROUL DE ACHIZITIE
Este document justificativ " - document de nregistrare n gestiune a produselor cumprate;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate a valorii produselor cumprate;
- document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziii sau pentru
decontarea sumelor pltite pentru achiziii.
2. Se ntocmete n dou exemplare de ctre delegatul nsrcinat s aprovizioneze unitatea cu
produse de pe piaa rneasc, de la productorii individuali sau de la alte persoane fizice, n
momentul achiziiei.
Se semneaz de delegatul care face achiziiile respective i de gestionarul care primete marfa".

ORDIN DE DEPLASARE
Servete ca:
- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
2. Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaz a efectua
deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de valori
materiale n numerar.
3. Circul:
- la persoana mputernicit s dispun deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaz deplasarea;
- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea s confirme sosirea i
plecarea persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative
anexate la acesta de ctre titular la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii materialelor,
stabilind diferena de primit sau de restituit, avndu-se n vedere eventualele penalizri i
semnnd pentru verificare.
n cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect avansul
primit, pentru diferena de primit de titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre
casierie
n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect avansul
primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de dispoziie
de ncasare
- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz;
- la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea i numrul formularului;
- numele, prenumele i funcia persoanei delegate; scopul, destinaia i durata deplasrii; tampila
unitii; semntura conductorului unitii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii i plecrii n/din delegaie; tampila unitii; semntura
conductorului unitii;
- ziua i ora plecrii; ziua i ora sosirii; data depunerii decontului; penalizri calculate; avans spre
decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului i emitentul, numrul i data actului, suma;
- numrul i data chitanei pentru restituirea diferenei; diferena de primit/restituit;
- semnturi: conductorul unitii, controlul financiar preventiv, persoana care verific decontul,
eful de compartiment, titularul de avans.

DISPOZIIE DE PLAT/NCASARE CTRE CASIERIE

1. Servete ca:
- dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit
dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum
i a diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai
mari dect avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
- dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu
reprezint venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale;
- document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate, n cazul
plilor n numerar efectuate fr alt document justificativ.
2. Se ntocmete ntr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:
- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat, cnd nu exist alte documente prin care se
dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,
procurare de materiale etc.;
- n cazul utilizrii ca dispoziie de ncasare, cnd nu exist alte documente prin care se
dispune ncasarea (avize de plat, somaii de plat etc.).
Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil.
3. Circul:
- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz n cazurile
prevzute de lege;
- la persoanele autorizate s aprobe ncasarea sau plata sumelor respective;
- la casierie, pentru efectuarea operaiunii de ncasare sau plat, dup caz, i se semneaz
de casier; n cazul plilor se semneaz i de persoana care a primit suma;
- la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas, pentru efectuarea
nregistrrilor n contabilitate.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas.
5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;
- numele i prenumele, precum i funcia (calitatea) persoanei care ncaseaz/restituie
suma;
- suma ncasat/restituit (n cifre i n litere); scopul ncasrii/plii;
- semnturi: conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartimentul
financiar-contabil;
- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primit, data i
semntura;
- casier; suma pltit/ncasat; data i semntura.

BON DE CONSUM
Servete ca:
- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;
- document justificativ de scdere din gestiune;
- document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate.
Se ntocmete n dou exemplare, pe msura lansrii, respectiv eliberrii materialelor din magazie
pentru consum, de compartimentul care efectueaz lansarea, pe baza programului de producie i
a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitii, care solicit materiale pentru a fi
consumate.
Bonul de consum se poate ntocmi ntr-un exemplar n condiiile utilizrii tehnicii de calcul.
Bonul de consum (colectiv), n principiu, se ntocmete pe formulare separate pentru materialele
din cadrul aceluiai cont de materiale, loc de depozitare i loc de consum.
n situaia cnd materialul solicitat lipsete din depozit, se procedeaz n felul urmtor:
- n cazul bonului de consum se completeaz rubrica cu denumirea materialului nlocuitor, dup
ce, n prealabil, pe verso formularului se obin semnturile persoanelor autorizate s aprobe
folosirea altor materiale dect cele prevzute n consumurile normate;
- n cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului nlocuit i se
semneaz de aprobare a nlocuirii, n dreptul rndului respectiv. Dup nscrierea denumirii
materialului nlocuitor se ntocmete un bon de consum separat, aplicndu-se un semn distinctiv
sau materialul nlocuitor se nscrie pe un rnd liber n cadrul aceluiai bon de consum.
n bonul de consum, coloanele "Unitatea de msur" i "Cantitatea necesar" de pe rndul 2 se
completeaz n cazul cnd se solicit i se elibereaz din magazie materiale cu dou uniti de
msur.
Dac operaiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate n timpul inventarierii
magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie s nscrie pe documentul respectiv
meniunea "predat n timpul inventarierii".
Circul:
- la persoanele autorizate s semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
- la persoanele autorizate s aprobe folosirea altor materiale, n cazul materialelor nlocuitoare;
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitilor prevzute, semnndu-se de predare de
ctre gestionar i de primire de ctre delegatul care primete materialele (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic
i analitic (ambele exemplare).
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea unitii;
- denumirea formularului;
- produs/lucrare (comanda); norma; buci lansate;
- numrul documentului; data eliberrii (ziua, luna, anul); numrul comenzii;
- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea necesar;
U/M; cantitatea eliberat; preul unitar; valoarea;
- data i semntura gestionarului i a primitorului.

Bon de predare, transfer, restituire

Formular tipizat fara regim special, tiparit pe ambele fete, in blocuri a 100 de file.
1. In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor finite la depozit.
Serveste ca:
- document de predare la magazie a produselor finite;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;
- sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;
- sursa de date pentru calculul si plata salariilor.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor, de catre sectie,
atelier etc.
Daca operatiile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate in timpul inventarierii
magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie sa inscrie pe documentul respectiv
mentiunea "primit in timpul inventarierii".
Circula:
- la inginerul-sef, directorul tehnic sau conducatorul societatii respective, pentru certificarea
executarii efective a produselor de natura masinilor, utilajelor, instalatiilor sau altor mijloace fixe
de aceeasi natura, semnandu-se pentru realitate in caseta "Vizat C.T.C.";
- la magazia de produse finite, semnandu-se de predare de catre sectie (atelier) si de primire in
gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnandu-se pentru
certificarea acestui control (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica
si analitica (exemplarul 1);
- la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).
Se arhiveaza:
- la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenta (exemplarul 1);
- la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).
2. In cazul utilizarii ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazie
Serveste ca:
- document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din sectiile de fabricatie
principale si auxiliare;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a materialelor refolosibile de
catre sectii, ateliere etc. si se semneaza de seful sectiei care dispune predarea.
Circula:
- la magazia de materiale refolosibile, semnandu-se de predare de catre delegatul sectiei,
atelierului etc. si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenta, pentru efectuarea
inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1 pentru evidenta materialelor si
exemplarul 2 pentru evidenta costurilor).

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

3. In cazul utilizarii ca bon de predare a semifabricatelor la magazie
Serveste ca:
- document de predare la magazie sau intre sectii a semifabricatelor rezultate din productie;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;
- sursa de date pentru calculul si plata salariilor.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a semifabricatelor de catre
sectie, atelier etc.
Daca operatiile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate in timpul inventarierii
magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie sa inscrie pe documentul respectiv
mentiunea "primit in timpul inventarierii".
Circula:
- la magazia de semifabricate pentru predarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de
catre delegatul sectiei care face predarea si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele
exemplare);
- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnandu-se pentru
certificarea acestui control (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica
si analitica (exemplarul 1, direct de la magazie);
- la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
4. In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta unitatii
Serveste ca:
- dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii;
- document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in gestiunea
primitorului.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri, de catre organul care
dispune transferul, care semneaza la rubrica corespunzatoare. Transferul se efectueaza numai
intre gestiuni din incinta aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste
Aviz de insotire a marfii.
Circula:
- la magazia predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre
gestionar (ambele exemplare);
- la delegatul magaziei primitoare care semneaza de primire pe exemplarul 1 si retine exemplarul
2;
- la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, dupa confruntarea lor, stau la
baza efectuarii inregistrarilor in evidenta magaziilor.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
5. In cazul utilizarii ca bon de restituire
Serveste ca:
- dispozitie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale si semifabricate) de

sectiile de fabricatie principale si auxiliare;

- document justificativ de incarcare in gestiunea primitorului;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura restituirii la magazie a valorilor materiale, de
organul care efectueaza restituirea (sectii, ateliere etc.) si care semneaza la rubrica
corespunzatoare.
Nu se completeaza rubrica "Unitatea".
Circula:
- la magazie, pentru primirea cantitatilor restituite, semnandu-se de predare de catre delegatul
sectiei (atelierului etc.) care face restituirea si de primire de catre gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica
si analitica (exemplarul 1 pentru evidenta materialelor, exemplarul 2 pentru evidenta costurilor).
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

FI DE MAGAZIE
1. Servete ca:
- document de eviden la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor i stocurilor bunurilor,
cu una sau cu dou uniti de msur, dup caz;
- document de contabilitate analitic n cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri);
- surs de informaii pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor de valori
materiale.
2. Se ntocmete ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material i se completeaz
de ctre:
- compartimentul financiar-contabil la deschiderea fiei (datele din antet) i la verificarea
nregistrrilor (data i semntura de control), n coloana "Data i semntura de control"
semneaz i organul de control financiar cu ocazia verificrii gestiunii.
- gestionar sau persoana desemnat, care completeaz coloanele privitoare la intrri, ieiri
i stoc.
Fiele de magazie se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de
materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine alfabetic.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la teri sau n custodie se ntocmesc fie
distincte care se in separat de cele ale valorilor materiale proprii.
n scopul inerii corecte a evidenei la magazie, persoanele desemnate de la
compartimentul financiar-contabil verific inopinat, cel puin o dat pe lun, modul cum
se fac nregistrrile n fiele de magazie.

nregistrrile n fiele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili

dup fiecare operaiune nregistrat i obligatoriu zilnic.
3. Nu circul, fiind document de nregistrare.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:
- denumirea formularului; numrul paginii;
- denumirea unitii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca,
profilul, dimensiunea;
- U/M; preul unitar;
- data (ziua, luna, anul), numrul i felul documentului; intrri; ieiri; stoc; data i
semntura de control;
FISA MIJLOCULUI FIX
1. Serveste ca document pentru evidenta analitica a mijloacelor fixe.
2. Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix
sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare care au aceleasi cote de
amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna.
Se pastreaza pe grupe de mijloace fixe, in ordinea codurilor din clasificarea imobilizarile
corporale conform legislatiei in vigoare, iar in cadrul acestora, fisele mijloacelor fixe se grupeaza
pe locuri de folosinta.
Cand formularul este folosit ca fisa colectiva, nu se sorteaza pe locuri de folosinta.
Fisele mijloacelor fixe scoase din functiune sau transferate se scot din cartoteca si se pastreaza
separat.
Se completeaza pe baza documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe sau
modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completarii, imbunatatirii, modernizarii
sau reevaluarii lor (bon de miscare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din functiune
etc.).
Cand formularul este folosit ca fisa colectiva, mijloacele fixe se inscriu pe un singur rand,
specificandu-se in prima coloana numerele de inventar atribuite. in acest caz, valoarea unitara de
inventar se poate inscrie in coloana a treia a formularului.
In coloana "Bucati", intrarile se inscriu "in negru", iar iesirile "in rosu".
Inregistrarile in coloanele "Debit", "Credit" si "Sold" se fac la valoarea de inventar a mijloacelor
fixe.
In rubrica destinata datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, in afara de datele privind
marca, numarul de fabricatie, seria, se inscriu si partile componente ale mijlocului fix. De
exemplu, la o cladire se completeaza instalatiile de incalzire centrala, sanitare, electrice etc.
Data amortizarii complete si cota de amortizare se inscriu in spatiile rezervate.
3. Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea formularului;

- numarul de inventar;
- felul, seria, numarul si data documentului de provenienta;
- valoarea de inventar;
- amortizarea lunara;
- denumirea mijlocului fix si caracteristici tehnice;
- accesorii;
- grupa; codul de clasificare; data darii in folosinta (anul, luna); data amortizarii complete (anul,
luna); durata normala de functionare; cota de amortizare (%);
- numarul de inventar (de la numar la numar); documentul (felul, numarul, data); operatiunile care
privesc miscarea, cresterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit; sold