CONSTRUCCIN

FORMULACIN DE ESTADOS DE PAGO

Manual de Procedimiento

NOMBRE

: Fernando A. Pino Torres

CARRERA

: Ingeniera en Construccin

ASIGNATURA : Factibilidad Tcnica y Econmica de Obras

PROFESOR

: Manuel Muoz Guzmn

FECHA

: Julio 13 de 2016

NDICE TEMTICO

NDICE.......................................................................................................................2
1

INTRODUCCIN................................................................................................3

MANUAL DE PROCEDIMIENTO........................................................................6

2.1

Introduccin..................................................................................................6

2.2

Objetivo.........................................................................................................6

2.3

Alcance.........................................................................................................6

2.4

Definiciones Generales................................................................................7

2.5

Grados de Responsabilidad.........................................................................7

2.6

Diagrama de Flujo........................................................................................9

2.7

Descripcin de Procedimiento....................................................................11

2.8

Registros.....................................................................................................13

2.9

Control de Procedimiento...........................................................................13

CONCLUSIN..................................................................................................14

NDICE DE IMGENES
Ilustracin 1 - Organigrama general empresa...........................................................4
Ilustracin 2 - Organigrama Depto. de Administracin y Finanzas...........................4
Ilustracin 3 - Organigrama Depto. Tcnico..............................................................5
NDICE DE TABLAS
Tabla 1 - Procedimiento, parte 1................................................................................9
Tabla 2 - Procedimiento, parte 2..............................................................................10
Tabla 3 - Documentos a registrar en el proceso......................................................13
Tabla 4 - Control: Revisin de planilla Estado de Pago..........................................13
Tabla 5 - Control: Revisin de Factura....................................................................13

INTRODUCCIN

El estudio de la factibilidad de realizacin de una obra, se puede orientar, por lo

menos, de las tres siguientes maneras:
La factibilidad tcnica, depende de que si por experiencia, conocimiento,
capacidad de mano de obra o infraestructura, se est en condiciones de asumir la
realizacin de algn proyecto.
La factibilidad econmica, est relacionada con la capacidad econmica mnima
para asumir la realizacin de un nuevo proyecto, dependiendo de la cantidad de
obras realizadas, el monto comprometido en stas, y el monto libre para asumir la
nueva.
Finalmente, la factibilidad financiera que es la que hace referencia a la capacidad
tangible de cubrir econmicamente un proyecto, ya sea con recursos propios, o
accediendo a crditos, anticipos, etc.
Esta ltima, depende principalmente del programa financiero de la obra, es decir,
se focaliza en mantener la obra con flujo de caja disponible, y por tanto busca
generar las instancias necesarias para financiar la obra.
La principal forma de financiar la obra es a travs de los Estados de Pago,
instancia en la que la empresa pedir la compensacin econmica, respectiva a
las obras ejecutadas, cada un cierto periodo de tiempo.
Sera ideal, lograr que la empresa cuente con una forma de generar los estados
de pago, de manera que siempre se haga de la misma forma, y, por ende, se
gestione de una manera que no impida el normal funcionamiento de la empresa
constructora.
Es por esto, que en el presente informe se busca desarrollar un procedimiento que
asegure el buen funcionamiento de la etapa de formulacin de Estados de Pago.

La problemtica se presenta en base a una empresa que se dedica a la ejecucin

de pavimentos urbanos, cuya estructura organizacional es la siguiente:

Gerencia
general

Departamento
de
Administracin y
Finanzas

Asesorias
Externas

Unidad Gestin
de la Calidad

Departamento
de Estudio de
Propuestas

Departamento
Tcnico

Departamento
Maquinarias y
Servicios

Ilustracin 1 - Organigrama general empresa

Para el procedimiento de formulacin de Estados de Pago se relacionan dos

departamentos de la empresa, los cuales son Departamento Tcnico y
Departamento de Administracin y Finanzas.

Gerencia de
Administracin y
Finanzas

Soporte
Administracin y
Finanzas

Secretara Recepcin

Unidad Gestin y
Finanzas

Unidad
Contabilidad

Unidad RRHH Remuneraciones

Ilustracin 2 - Organigrama Depto. de Administracin y Finanzas

Gerencia Tcnica

Unidad Control de
Obras

Unidad Control de
Obras

Secretara
Departamento
Tcnico

Profesional
Residente

Administrativo de
Obras

Jefe de Obras

Personal de
Obras
Ilustracin 3 - Organigrama Depto. Tcnico

2.1

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Introduccin

El presente documento da cuenta de la necesidad que tiene la empresa de

formalizar el procedimiento de formulacin de estados de pago, debido a la
relevancia que estos presentan, por ser el medio con el cual se solicita la
compensacin econmica por los trabajos realizados en un cierto periodo de
tiempo.
Para el desarrollo de este procedimiento es necesario contar con la informacin
establecida en el presupuesto de obra y en las bases administrativas del proyecto.
Adems, se requiere saber el avance fsico de la obra.
A travs del presente documento se busca implementar una correcta gestin en el
procedimiento Formulacin de Estados de Pago, el cual se detalla a
continuacin.
2.2

Objetivo

Establecer formalmente las acciones a desarrollar para gestionar la formulacin de

estados de pago, detallando responsabilidades y el procedimiento a realizar en la
tramitacin de ste
2.3

Alcance

El procedimiento que a continuacin se detalla se aplica cada vez que se cumpla

el periodo de avance de obra acordado en las Bases Administrativas para la
realizacin del pago por concepto de stas.
Si bien este procedimiento involucra principalmente al departamento de
administracin y finanzas, tambin se vincula al departamento tcnico.

2.4

Definiciones Generales

Procedimiento de Formulacin de Estados de Pago.

-

Estado de Pago: pago en forma parcelada, de manera progresiva, de las

obras contratadas que estn ejecutadas satisfactoriamente y conforme por

el mandante a la fecha de medicin de ste.

Estado de Avance: nivel de avance que poseen las diferentes partidas de

una obra a una fecha especfica.

Anticipos: recurso econmico que otorga el mandante, con el objeto de
que sea utilizado para financiar la obra. Generalmente es un porcentaje del

presupuesto. Se devuelve proporcionalmente por estado de pago.

Devolucin de Anticipos: descuento proporcional realizado en cada

Estado de Pago correspondiente al anticipo, si es que lo hubiere.

Retencin: es una garanta adicional que establece el mandante en las
bases del contrato, la cual por lo general corresponde a un 5% del
presupuesto, descontado como el 10% de cada Estado de Pago hasta
completar la cantidad total.

2.5

Grados de Responsabilidad

Administrador de Obra
(a) Indicar al Jefe de Obras que verifique el estado de avance en cada periodo
correspondiente a Estado de Pago.
(b) Solicitar visita de Inspector Tcnico de Obras (I.T.O.) para verificar estado
de avance, y definir obras a pago.
(c) Enviar informacin a Administrativo de Obra para que genere panilla de
Estado de Pago.
(d) Controlar informacin de planilla de Estado de Pago y pedir correccin si
fuese necesario.
Jefe de Obra

(a) Realizar medicin y registro del estado de avance.

(b) Acompaar a I.T.O. en visita de revisin de estado de avance.
(c) Retroalimentar a Administrador de Obra sobre obras a pago.
Administrativo de Obra
(a) Realizar planilla de Estado de Pago considerando informacin entregada
por Administrador de Obra, retenciones y devolucin de anticipo.
(b) Corregir planilla de Estado de Pago de ser necesario.
(c) Enviar planilla a Unidad de Gestin y Finanzas.
Unidad de Gestin y Finanzas
(a) Realizar facturacin de Estado de Pago.
(b) Enviar Estado de Pago y Facturacin a mandante.

2.6

Diagrama de Flujo

Administrador
de Obras.

Se solicita
evaluacin
estado
avance.

Jefe de Obras.

Se
registran
avances de obra
en registro.

Administrador
de Obras.

la
de
de

Llamada a ITO
para verificacin
obras a pago.
Se
devuelve
informacin
obras a pago a
A.de O.

(I.T.O.)
Jefe de Obras.

Administrador
de Obras.

Se
desarrolla
planilla E. de P.

Administrativo
de Obras.

Tabla 1 - Procedimiento, parte 1

10

Administrador
de Obras.

A.
de
O.
revisa
coherencia de
planilla.

Administrador
de
Obras
/
Administrativo.

Adm. Corrige
errores.

Administrativo
de Obras.

Administrativo
de Finanzas.

Generar
factura virtual
para
su
revisin.

Jefe rea
Gestin
Finanzas

Corroborar
coherencia de
informacin E.
de
P.
y
factura.

de
y

Jefe rea de
Gestin
y
Finanzas
/
Administrativo

Rehacer
factura.

Administrativo
de Finanzas.

Tabla 2 - Procedimiento, parte 2

11

2.7

Descripcin de Procedimiento

Solicitar estado de avance

El Administrador de Obra solicitar al Jefe de Obra que realice una revisin al
estado de avance de la obra, informando una aproximacin de lo que ser el
estado de pago.
Verificar estado de avance
El Jefe de Obra recolectar toda la informacin de avances de cantidad de obra
realizada en el periodo que termina. Este avance se registrar en el formulario de
avances de obra.
Solicitar visita de ITO
El Administrador, en paralelo a que Jefe de Obra revisa avance, solicitar la visita
del Inspector Tcnico de Obra para la aprobacin de obras a pago.
Retroalimentar obras a pago
El Jefe de Obra entrega retroalimentacin de Obras a pago visadas por I.T.O. a
Administrador.
Solicitar confeccin de planilla
El Administrador de la Obra, solicita a su Administrativo que genere la planilla de
Estado de Pago, considerando la informacin entregada, devolucin de anticipos y
retenciones o saldos de stas.
Generar planilla
Administrativo de Obra genera la planilla de Estado de Pago, considerando la
informacin entregada por el Administrador, devolucin de anticipos y retenciones
o saldos de stas. Debe corroborar retenciones o saldos en registro de stos, y
actualizarla.

12

Revisar informacin planilla

El Administrador de Obra debe chequear que la planilla de Estado de Pago, sea
concordante con la informacin correspondiente al tiempo de emisin. De
encontrar algn error, debe solicitar correccin.
Rehacer planilla
El Administrativo de Obra debe corregir los errores cometidos en la planilla inicial,
si es que los hubiere. Debe asegurarse de visar la nueva planilla.
Enviar planilla a Gestin y Finanzas
Luego de visar la planilla de Estado de Pago, esta debe ser enviada al rea de
Administracin y Finanzas.
Realizar facturacin
En Administracin y Finanzas se debe elaborar la factura asociada al Estado de
Pago emitido. El encargado de realizar la factura ser el Administrativo de
Finanzas de Unidad de Gestin y Finanzas.
Revisar facturacin
El Jefe de la Unidad debe dar el visto bueno para emitir la factura, de haber algn
error, debe mandar a rehacer.
Rehacer facturas
El Administrativo de Finanzas rehace la factura de ser necesario.
Enviar factura y Estado de Pago a mandante
Administrativo de Finanzas enva factura correspondiente a Estado de Pago
cursado al mandante.

13

2.8

Registros

IDENTIFICACI RESPONSABL ALMACENAMIENT

ACCESO
MANTENCI
N
E
O
N
Formulario
Jefe de Obra
rea Tcnica
Administrad Plazo de
Avance
or de Obra Obra ms 60
de Obra
Jefe de
das
Obra
Formulario
Jefe de Obra
rea Tcnica
Administrad Plazo de
Obras
or de Obra Obra ms 60
a pago
Jefe de
das
obra
Administrati
vo de Obra
Planilla Estado
Administrador
rea Tcnica
Administrad Plazo de
de pago
de Obra
or y
Obra ms 60
Administrati das
vo de Obra
Factura
Jefe de Unidad rea Finanzas
Administrati Plazo legal,
de Gestin y
vo de
cinco aos.
Finanzas.
Finanzas

CDIGO
Nmero
E. de
pago
Numero
Formular
io I.T.O.

Nmero
E. de
pago
N de
Factura

Tabla 3 - Documentos a registrar en el proceso

2.9

Control de Procedimiento

Nombre del Control:

Revisin informacin de Planilla

Realizado por:

Administrativo de Obras

Controlado por:

Administrador de Obras

Control:

Chequear que la informacin de la planilla Estado de Pago concuerde con

las cantidades de obra visadas por I.T.O., adems de las retenciones y
devoluciones correspondientes.

Accin correctiva:

Rehacer planilla de Estado de Pago.

Tabla 4 - Control: Revisin de planilla Estado de Pago

Nombre del Control:

Realizado por:
Controlado por:
Control:
Accin correctiva:

Revisin de Factura
Administrativo de Finanzas
Jefe de Unidad de Gestin y Finanzas
Comprobar que la facturacin est acorde al estado de pago emitido.
Corregir facturacin, anular factura errnea.
Tabla 5 - Control: Revisin de Factura

14

CONCLUSIN

Cuando se analiza la factibilidad financiera de cualquier obra, es necesario,

siempre, considerar el aporte principal a ste, el que sera el Estado de Pago. De
ah la importancia de formalizar el procedimiento realizado para su generacin.
Es bueno conocer que existen integrantes de la empresa que tomarn cierta
relevancia en el procedimiento, y por tanto, se hace necesario, definir su
funcionalidad al hacerse participes de ste.
Adems, es sano para el organismo involucrado, determinar quines son los
colaboradores ms idneos para desarrollar estas tareas, o bien, capacitar a
quienes les recaiga la responsabilidad, por ocupar un puesto en particular.
Una vez teniendo claro el procedimiento, en quien recaen las responsabilidades
del proceso, y todo lo relacionado con su aplicacin continua, ste se ir
retroalimentando, y, por ende, mejorando el procedimiento, hasta poder llegar al
punto, de que el resultado sea una estrategia clara, lo ms objetiva posible y que
sea totalmente realista respecto al contexto de la obra en ejecucin.

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