Proyecto: Automatizacin de la

Gestin de bases y Actividades

de Admisin

(Manual de usuario)

Versin 1.0
Julio 2016

Proyecto: Automatizacin de la Gestin de bases y

Actividades de Admisin

NDICE
NDICE................................................................................................................................. 1
MANUAL DEL USUARIO........................................................................................................ 2
OBJETIVO GENERAL......................................................................................................... 2
DESCRIPCIN DEL PRODUCTO........................................................................................2
PERMISOS A LA OPCIN SEGN PERFIL...........................................................................2
CONSIDERACIONES INICIALES (ENTIDADES)...................................................................2
INGRESO AL SISTEMA Y A LA OPCIN.................................................................................3
VISTA BASES Y CARGA........................................................................................................ 4
GENERACIN DE BASES..................................................................................................4
EXPORTACIN DE BASE GENERADA.................................................................................8
CARGA A ACTIVIDAD DE LA BASE GENERADA..................................................................8
APROBACIN DE SOLICITUDES DE BASES.........................................................................10
VISTA EXPORTACIN DE BASES.........................................................................................12
VISTA IMPORTAR DATOS.................................................................................................... 13
EXPORTACIN DE PLANTILLA BASE...............................................................................13
IMPORTAR REGISTROS (EXCEL ADJUNTO) A LAS ACTIVIDADES......................................14
VISOR DE RESULTADO................................................................................................... 15
VISOR DE ERROR........................................................................................................... 15
VISTA LOG DE CARGA........................................................................................................ 16

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Actividades de Admisin

MANUAL DEL USUARIO

AUTOMATIZACIN DE LA GESTIN DE BASES Y ACTIVIDADES DE ADMISIN

OBJETIVO GENERAL

Implementar en el Sistema de Admisin la opcin para la generacin y exportacin

de bases de Informacin de Talleres y Evaluacin, considerando los filtros de
extraccin.
Envo de alerta para la aprobacin de exportacin de Bases que contengan datos
personales.
Implementar opcin web para Aprobar o Rechazar la totalidad de Solicitudes de
Bases o de manera individual.
Envo de alerta al solicitante con la confirmacin o rechazo de la Solicitud
generada.
Implementar en el Sistema de Admisin una opcin para realizar la Cargas y
actualizaciones masivas de las Actividades a travs de bases generadas o por
medio de la importacin de Archivos Excel, permitiendo tener un control de errores
y un Seguimiento de las mismas.

DESCRIPCIN DEL PRODUCTO

El producto consiste en la implementacin de la Generacin de Bases y Actualizacin de
Actividades, esta solucin constar de 4 vistas:

Vista Bases y Carga: Podr realizar la exportacin de Bases de Informacin de

los diversos Talleres, Evaluaciones y Actividades. Estas bases generadas puedes
ser exportadas y tambin pueden ser cargadas a las diversas Actividades. Cabe
mencionar que no considera a los registros marcados en INDECOPI.
Vista Exportacin de Bases: Podr realizar el seguimiento de la exportacin y
estado de las bases.
Vista Importar Datos: Podr realizar las Cargas y actualizaciones masivas de las
Actividades a travs de bases generadas o por medio de la importacin de
Archivos Excel
Vista Log de Carga: Podr realizar el control de errores y un Seguimiento de las
Cargas o Importacin de Datos a las Actividades.

PERMISOS A LA OPCIN SEGN PERFIL

Los usuarios podrn acceder a las diferentes vistas y pginas segn sus perfiles:

Jefe

Coordinador

Vista Bases y Carga

Vista Exportacin de
Bases

Vista Importar Datos

Vista Log de Carga

Pgina de Aprobacin

CONSIDERACIONES INICIALES (ENTIDADES)

Las entidades Principales a Trabajar sern:
2

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Postulante: Personas registradas a las diferentes Evaluaciones.

Taller: Personas registradas a las diferentes Evaluaciones.
Actividad: Personas registradas a las diferentes Actividades.

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INGRESO AL SISTEMA Y A LA OPCIN

Para ingresar deber hacerlo a travs del Sistema de Admisin.

Imagen 01. Pantalla de acceso.

Al ingresar ubicarse en el men correspondiente (Transacciones), considerando los

permisos de acceso que tiene el usuario podr visualizar lo que le corresponde. La opcin
a elegir ser Bases y Actualizacin de Actividades.

Imagen 02. Men Transacciones.

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VISTA BASES Y CARGA

Imagen 03. Opcin de Generacin de Base y Carga de Actividades

Detalle: En la imagen se visualiza la opcin para la generacin de Bases, la cual cuenta

con 4 partes importantes:
1.
2.
3.
4.
5.

Condiciones de extraccin
Grupo de Relacin
Selector de Visualizacin
Botones de Generacin, Exportacin y Carga
Visor de Resultados

GENERACIN DE BASES
1. Condiciones de extraccin
Despus de Ingresar a la
Vista de Bases y Carga,
dirigirse a la Opcin de
Aadir
Miembros
(Condiciones de Extraccin)
a. Seleccionar la Entidad
Principal (Buscar) con la
cual se va a generar la
base.
b. Una
vez
elegida
la
Entidad
Principal,
seleccionar el campo con
el cual se va inicializar el

filtro de la base.

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c. Ya elegida el Campo, seleccionar el filtro segn lo requerido.

Filtros:
Es Igual a: Permite seleccionar e igualar a un solo valor.
No es Igual a: Permite seleccionar y desigualar a un solo valor.
Comienza por: Filtra el inicio por el texto ingresado (Habilitado slo para
algunos campos).
Termina por: Filtra el trmino por el texto ingresado (Habilitado slo para
algunos campos).
Contiene: Permite seleccionar e igualar a varios valores.
No Contiene: Permite seleccionar y desigualar a varios valores.
d. Digitar el valor o valores del campo. Si se va a elegir el valor, dar clic en el botn
de la bsqueda (
valor requerido.

) y se habilitar la siguiente ventana donde se podr elegir el

Imagen 04. Ventana de Bsqueda de Valores

Cabe recalcar que los valores se filtran considerando el Programa Acadmico

Seleccionado.
e. Seleccionar la condicional, funcionar a partir del segundo filtro ingresado.
f.

Luego ir a la opcin Agregar, se mostrar la siguiente ventana, donde se

visualizan los filtros ingresados.

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Imagen 05. Ventana Filtros Ingresados para la Entidad Principal

g. Una vez ingresado el primer filtro, se habilita el botn para generar la base (
)
h. Para ingresar otro filtro hacer clic en Filtros (
desde el paso b.
i.

) y repetir

Si desea Cambiar de entidad principal y existen ya filtros ingresados, se mostrar

un mensaje de Confirmacin e indicando que se eliminar lo ingresado.

Imagen 06. Mensaje de Confirmacin para el cambio de Entidad Principal

2. Grupo de Relacin
Despus de Ingresar los
filtros de la Entidad Principal,
dirigirse a la Opcin de
Relaciones.
a. Seleccionar el tipo de
relacin que existir con
la Entidad Principal (No
Obligatorio). Tipos de
Relacin:
No Considerar.
No Considerar.
b. Luego de elegir el tipo de relacin, seleccionar la entidad Secundaria con la cual
se relacionar la Entidad Primaria.
c. Una vez elegida la Entidad Relacionada, seleccionar el campo con el cual se va
inicializar el filtro de la relacin para la base.
d. Ya elegida el Campo, seleccionar el filtro segn lo requerido.
Filtros:
Es Igual a: Permite seleccionar e igualar a un solo valor.
No es Igual a: Permite seleccionar y desigualar a un solo valor.
Comienza por: Filtra el inicio por el texto ingresado (Habilitado slo para
algunos campos).
Termina por: Filtra el trmino por el texto ingresado (Habilitado slo para
algunos campos).
Contiene: Permite seleccionar e igualar a varios valores.

No Contiene: Permite seleccionar y desigualar a varios valores.

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e. Digitar el valor o valores del campo. Si se va a elegir el valor, dar clic en el botn
de la bsqueda (
) y se habilitar la siguiente ventana donde se podr elegir el
valor requerido.
Cabe recalcar que los valores se filtran considerando el Programa Acadmico
Seleccionado.

Imagen 07. Ventana de Bsqueda de Valores

f.

Seleccionar la condicional, funcionar a partir del segundo filtro ingresado.

g. Luego ir a la opcin Agregar, se mostrar la siguiente ventana, donde se

visualizan los filtros ingresados.

Imagen 08. Ventana Filtros Ingresados para la Relacin

h. Para ingresar otro filtro hacer clic en Relacin (

y repetir desde el paso a.

3. Selector de Visualizacin
Despus de Ingresar los filtros de la Entidad Principal, y Relaciones si fuese necesario,
seleccionar el tipo de campos que se visualizar:
Campos Bsicos: Seleccionado por defecto y son aquellos campos necesarios
(Cod_Persona, Apellidos y Nombres, Apellido Paterno, Apellido Materno,
Nombres, Sexo (F/M), Observacin, Sigla Periodo, Cod_Periodo_Admision,

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Periodo De Admisin, Cod_Evaluacion, Evaluacin, Cod_Carrera1, Carrera1,

Cod_Carrera2, Carrera2, Cod. Carrera Dg, Doble Grado, Grado De Inters, Pos.
Modalidad, Respuesta, Gcondicion, Cod_Educativo, Nombre Del Educativo,
Distrito (Educativo), Provincia (Educativo), Departamento (Educativo),
Clasificacin (Educativo)).

Todos los Campos: Son todos los campos de las Entidades, incluye los campos
bsicos.

A la vez se puede indicar si la base contendr datos personales (Email, Telfono 1,

Telfono 2, Direccin, Urbanizacin, Distrito (Domicilio), Provincia (Domicilio),
Departamento (Domicilio))
Datos Personales (Desactivado): Se mostrar y exportar la base directamente
sin considerar los datos personales de las personas.
Datos Personales (Activado): Se mostrar y exportar la base directamente
considerando los datos personales de las personas. Para ello se debe ingresar
el motivo por el cual se est solicitando los datos personales.

Imagen 09. Opcin de Visualizacin de Bases

4. Botones de Generacin, Exportacin y Carga

a. Generar Base (
): Permite realizar la generacin de la base segn los
filtros ingresados, una vez generada se activarn los botones Exportar Base y
Cargar a Actividad.

EXPORTACIN DE BASE GENERADA

b. Exportar Base (
): Permite exportar la base Generada. Si los datos
personales se encuentra desactivada se puede exportar la base directamente, en
caso contrario se generar una solicitud de aprobacin para el Jefe de Admisin.

Imagen 10. Alerta de Solicitud de Aprobacin de Base.

CARGA A ACTIVIDAD DE LA BASE GENERADA

c. Cargar a Actividad (
): Permite cargar la base generada a una
actividad. Al hacer clic al botn se abrir una ventana para seleccionar la
actividad. Una vez cargada en la actividad, si en el visor de Resultados se pinta en
amarillo se debe a que el registro no fue cargada.

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Imagen 11. Ventana de Bsqueda de Actividad.

5. Visor de Resultados
Muestra la base generada, resultado de los filtros y relaciones ingresados.
Debajo de los botones se muestra la cantidad de registros Ledos.

Imagen 12. Visor de Base Generada

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APROBACIN DE SOLICITUDES DE BASES

Si se gener una base con datos personales y fue exportada, se genera una solicitud de
aprobacin para el Jefe de Admisin, envindole una alerta con el link para acceder al
listado de aprobacin de Bases Pendientes de exportacin.

Imagen 13. Alerta de Solicitud de Aprobacin de Base

Al hacer clic en el link se abrir listado de aprobacin de Bases pendientes de Exportacin

en el cual se podr Aprobar o Rechazar la totalidad de las Solicitudes de Bases o de
manera individual, o dejar algunas sin realizar alguna accin quitando el check de
seleccin.

Imagen 14. Listado de Aprobacin de Base

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Imagen 15. Aviso de Aprobacin de Base

Si la base fue sido aprobada o rechaza, se enviar una alerta al Coordinador que solicit
la exportacin de la base con la respuesta a su solicitud.

Imagen 16. Alerta con la Respuesta a la Solicitud de Aprobacin de Base

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VISTA EXPORTACIN DE BASES

Imagen 17. Opcin de Seguimiento de Solicitudes de Exportacin de Bases Generadas

Cuando una base es exportada se puede hacer el seguimiento del estado o aprobacin.

Base Exportada: Cuando la base fue exportada de manera directa o

luego de ser aprobada.
Falta Aprobacin: Cuando la base contiene datos personales y an su
exportacin no ha sido aprobada.
Botn Exportar (
): Cuando la base que contiene datos
personales fue aprobada para su exportacin.
Base Aprobada: Cuando ha pasado la fecha de vigencia para exportar
una base aprobada.

Luego de 24 horas de haber generado las bases, pasan a la pestaa de Histrico

como registros informativos. Las bases que no fueron aprobadas ni exportadas
dentro de ese plazo tambin pasan a dicha pestaa.

Imagen 18. Pestaas de bases no Vigentes.

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VISTA IMPORTAR DATOS

Imagen 19. Opcin de Importar Datos

Detalle: En la imagen se visualiza la opcin para la Importacin de datos (Archivo Excel),

la cual cuenta con 4 partes importantes:
1.
2.
3.
4.

Exportacin de plantilla base

Importar registros (Excel adjunto) a las actividades
Visor de Resultados
Visor de Errores

EXPORTACIN DE PLANTILLA BASE

Despus de Ingresar a la Vista de
Importar datos; al hacer clic en el
botn Exportar Plantilla (

importacin.

) se exportar un
archivo Excel con todos los
campos
necesarios
para
la

Los campos resaltados en Negro no pueden ser ni eliminados ni cambiados el nombre ya

que si ocurre eso la importacin dar error.
Campos importantes que debe contener el Excel a Importar.

COD_PERSONA: Cdigo de Persona. Este dato no puede ser nulo.

[cpersona]
OBSERVACION: Algn Texto u Observacin. [p_tobservacion]
COD_PERIODO_ADMISION: Cdigo de Admisin o Periodo de Admisin.
[cadmision]
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COD_EVALUACION: Cdigo de Evaluacin. [cevaluacion]

COD_CARRERA1: Cdigo de la Carrera 1. [pos_ccarrera]
COD_CARRERA2: Cdigo de la Carrera 2. [pos_ccarrera2]
COD_EDUCATIVO: Cdigo del Colegio o Ente Educativo. [ep_ceducativo]

Imagen 20. Plantilla Exportada

IMPORTAR REGISTROS (EXCEL ADJUNTO) A LAS ACTIVIDADES

Luego de haber descargado la plantilla
(si fuese necesario), dirigirse a la Opcin
de Actualizacin de Actividades:
a. Para inicializar la importacin de
datos primero debemos buscar la
actividad la cual va a ser cargada
haciendo clic en el botn de
bsqueda (

) y se abrir una ventana para seleccionar la Actividad a cargar.

Imagen 21. Listado de Actividades

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b. Buscar el Archivo Excel que se va a Importar, haciendo clic en el botn

Examinar (
Archivo.

) y se abrir una ventana para realizar la bsqueda del

Imagen 22. Bsqueda de Archivo Excel a Importar

c. Una vez seleccionado la Actividad y el Archivo Excel, hacer clic en el botn Importar Base
(
) y mostrar una alerta de confirmacin. Si se acepta la confirmacin se
importar cada uno de los registro del Archivo en Excel.

VISOR DE RESULTADO
Luego de haber realizado la Importacin
del Archivo Excel, el sistema mostrar el
status de la Carga informando el total de
los Registros y el cuntos fueron correctos
y cuntos tuvieron errores.

VISOR DE ERROR
Despus de haber realizado la Importacin del Archivo Excel, y la Carga tuvo errores, el
sistema mostrar el detalle de cada error que hubo, indicando motivo, columna, valor y
nmero de Fila (del Excel) donde ocurri el error.

Imagen 23. Listado Detallo de los Errores producidos en el Carga

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VISTA LOG DE CARGA

Imagen 24. Opcin de Log de Carga

Detalle: En la imagen se visualiza el Seguimiento de las Cargas y/o Actualizaciones de

las Actividades realizadas desde la Opcin de Generacin de Base y Carga de Actividades
(Imagen 03) y/o desde la Opcin de Importar Datos (Imagen 19) a su vez permite llevar
el control de errores de las dichas cargas.
Para visualizar el detalle del error ocurrido en cada carga, hacer clic en el valor de errores
y se mostrar la ventana de los errores.

Imagen 25. Detalle de los Errores ocurridos en la Carga

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