Cmo usar el Seguimiento de fact

Acerca del Seguimiento de facturas

El seguimiento de futuras se dise para mantener un historial de clientes, facturas y detalles de facturacin para que pueda almacenar varias
facturas sin crear varios archivos. Tambin puede utilizar el seguimiento para analizar su informacin anteriormente facturada. Por ejemplo, puede ver
todas las facturas para un cliente, un proyecto especfico o ver todas las facturas del mes pasado, el ao pasado, etc.
Antes de comenzar, observe la informacin de muestra proporcionada. En la hoja Factura seleccione la celda a la derecha del nmero de factura
(celda L8) y la lista desplegable desaparecer. Seleccione la flecha desplegable y seleccione una factura de muestra. Tenga en cuenta cmo la
informacin de facturacin cambia para reflejar la factura seleccionada. Ahora observe las hojas Clientes, Facturas Principaly Detalles de la
factura . Estas hojas suministran informacin a la Factura y cualquier cambio que realiza se actualizar automticamente.

Cmo comienzo?
Modifique la hoja Factura para que refleje la informacin de su empresa con los siguientes pasos:
1.

Vaya a la hoja Factura y en la pestaa Revisar en el grupo Cambios seleccione Desproteger hoja.
Nota: La hoja de Factura est protegida para ayudar a que no realice cambios no intencionales, debido a que, como se mencion
anteriormente, la mayora de los datos en esta hoja se toma del resto de las hojas del libro.

2.

Personalice el encabezado de la factura al escribir el nombre, la direccin, el estado, cdigo postal, la direccin de correo, el sitio web, etc.
de la empresa. En la parte inferior de la factura (fila 43), modifique las instrucciones de pago.
Importante No modifique la informacin de facturacin o de cobro. Todas estas celdas tienen frmulas que actualizarn automticamente
la factura, como se observa en la seccin Acerca del Seguimiento de facturas .

3.

(Opcional) Modifique los colores en todo el libro: en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas, seleccione Colores y otro color
para el tema de la galera de colores.
Sugerencia: Cree un conjunto de colores para temas personalizado para que coincida con la marca de su compaa. Para ello, en la
pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas , seleccione Coloresy luego seleccione Crear nuevos colores del tema. Para ms
informacin sobre cmo crear un conjunto de colores para temas, vea el siguiente tema de la Ayuda:
Personalice un tema de documento.

4.

Despus de realizar los cambios deseados, vuelva a la hoja Factura y en la pestaa Revisar , en el grupo Cambios , seleccione Proteger
hojay luego seleccione Aceptar. Cuando la hoja de facturacin est protegida, la nica celda que puede seleccionar es la celda con el men
desplegable de nmero de facturacin.

Cmo creo una factura?

1.

En la hoja Clientes , ingrese la informacin como el nombre y la direccin de la empresa. Tenga en cuenta que el Nmero de Empresa es
una entrada importante, ya que proporciona un identificar nico para cada empresa que se utiliza mediante el Seguimiento de facturas.
Tambin tenga en cuenta que solo necesitar agregar una empresa una sola vez. Para las siguientes facturas a la misma empresa, este paso
debe omitirse.
Nota: Si asigna el mismo nmero a una o ms empresas, o escribe el nombre de la compaa ms de una vez, las entradas se volvern
rojas para alertarlo de la duplicacin.

2.

En la hoja Facturas - Principal escriba la informacin principal para su factura, como nmero de factura, fecha y descripcin del proyecto.
Como el nmero de compaa, el nmero de factura es una entrada importante, ya que proporciona un identificador nico para cada factura
y se utiliza en el seguimiento de facturas. Otra entrada importante es la Compaa. Cuando selecciona una compaa de la lista desplegable
proporcionada se asocia su factura con esta empresa. Luego selecciona un nmero de factura de la hoja de facturas, esta informacin de la
empresa, como el nombre y la direccin, se completar automticamente en la factura.
Nota: Si asigna el mismo nmero a ms de una Factura, las entradas se pondrn rojas para alertarlo de la duplicacin.

3.

En la hoja Detalles de la factura escriba los detalles de su factura, como la Descripcin del elemento, el nmero de elemento, la cantidad
y el precio unitario. La lista desplegable proporciona una lista de facturas que ingres en la hoja Facturas - Principal para facilitar el ingreso
de datos. De forma similar al nmero de compaa en el paso anterior, el nmero de factura asocia este elemento de detalle con una factura
especfica. Cuando selecciona un nmero de factura en la hoja de factura del men desplegable de nmero de factura, aparecern los
elementos de detalle relacionados para esa la factura.
Nota: Tiene un lmite de 25 detalles de elementos por factura. Si se agregan ms de 25 elementos, todas las entradas correspondientes se
pondrn rojas para alertarlo de este lmite. Si tiene ms de 25 elementos de facturacin, deber crear una segunda factura.

Cmo agrego ms clientes, facturas y detalles de facturas?

La informacin de los Clientes, Facturas y Detalles de facturas se almacenan en tablas de Excel. Cuando agrega una nueva fila a la tabla, la fila
recientemente agregada se formatear automticamente y se copiaran los clculos. Para agregar nuevas tablas, haga algo de lo siguiente:
Si la tabla no tiene una fila Total, empiece a escribir debajo de la tabla y se expandir automticamente cuando presione la tecla ENTRAR o TAB.
Coloque el puntero de celda en la ltima celda de la fila Total, como en la tabla de Facturas para la ltima factura y luego presione Pestaa.
En la hoja Inicio en el grupo Celdas , seleccione Insertar y luego seleccione Filas de la tabla arriba o bien Filas de la tabla abajo.
En la esquina inferior derecha de la tabla, coloque el mouse en el controlador de tamao de la tabla y arrstrelo para aumentar el nmero de
filas de tabla disponibles.

Cmo analizo los detalles de mi factura?

Como se observa en la seccin Acerca del Seguimiento de facturas , despus de haber ingresado varias facturas podr ver una lista de todas las
facturas para un cliente o proyecto especfico, para un intervalo de fechas especificado, y mucho ms. Este tipo de anlisis se consigue con un Filtro
que le permite ajustar rpidamente una lista de informacin. Para acceder a un Filtro en las tablas de Clientes, Facturas o Detalles de facturacin,
seleccione una flecha desplegable junto a un nombre de campo de tabla. Un panel de Filtro le mostrar una variedad de opciones de filtro. Aqu
encontrar varios ejemplos de filtros para ayudarlo a comenzar:
PR ver el monto total facturado a un cliente especfico: en la hoja Facturas - Principal, a la derecha del campo de nmero de compaa,
seleccione la flecha desplegable. En el panel Filtro, haga clic en Seleccionar todo Para desmarcar todas las empresas, seleccione la empresa
deseada y luego seleccione Aceptar.
Sugerencia: En el panel Filtrar tambin puede escribir el nombre del cliente en el cuadro de texto Buscar para buscar rpidamente la lista
disponible.
Para ver todas las facturas de un cliente especfico y de uno o varios proyectos especficos: Comience por filtrar su cliente desea
con los pasos proporcionados en el ejemplo anterior. Luego, a la derecha del nmero de proyecto, seleccione la flecha desplegable. En el panel
Filtrar, seleccione el o los proyectos deseados y seleccione Aceptar.
Para ver todas las facturas para el mes anterior: En la hoja Facturas - Principal, hacia la derecha del campo Fecha de la factura,
seleccione la flecha desplegable, busque Filtros de fecha y seleccione ltimo mes.
Para ver todos los clientes dentro del mismo cdigo de rea: En la hoja Clientes, a la derecha del campo Telfono, seleccione la flecha
desplegable. En el panel Filtrar, haga clic en el cuadro de texto Buscar, escriba el cdigo de rea y seleccione Aceptar.

Sugerencias de filtros
Si una tabla tiene una fila total, como Clientes o Facturas, los totales calculados solo se reflejarn en su lista filtrada.
Use varios filtros en un solo campo o en varios campos para ajustar sus resultados.
Para borrar un solo filtro, seleccione la flecha desplegable de una columna previamente filtrada y seleccione Borrar lista desde <nombre del
campo>.
Para borrar varios filtros simultneamente, coloque el puntero de celda en la tabla, en la pestaa Inicio en el grupo Edicin , seleccione
Clasificar y filtrary luego seleccione Borrar.

Direccin postal

T: Nmero de telfono:

Ciudad, Estado, Cdigo postal

F: Nmero de Fax

Correo electrnico: sponfiq@yahoo.com.co

Facturar a:

Telfono:

Factura #:

Direccin:

Fax:

Fecha de la factura:

Codigo:

Correo electrnico:

Haga clic para seleccionar

un nmero de factura de la
lista desplegable.

Factura para:

ElementoDescripcin

Cantidad

Precio unitari Descuento

Precio

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Err:508

Err:508

Err:508

Err:508
Subtotal de la factura

Extender todos los cheques a nombre de .

El total vence en <#> das. Las cuentas vencidas estn sujetas a un cargo de servicio de <#>% por me

Tasa del impuesto

#N/A

Impuesto a las ventas

#N/A

Otros

#N/A

Depsito recibido

#N/A

TOTAL

#N/A


Clientes
Compaa #

Err:508

Nombre de la compaa

Nombre del contacto

Direccin

Ciudad

Estado

Cdigo postal

Telfono

Correo electrnico

Fax

Err:508


Facturas
Factura #

Compaa

Totales

Err:508

Fecha de la factura Descripcin del proyecto

Tasa del impueOtros

Depsito

Err:508

Err:508

Detalle del Total

Err:508

Total de factura

Err:508

Notas


Detalles de la factura
Descripcin

Factura #

Elemento #

Cantidad

Precio unitario

Descuento

Total

Descripcin

Factura #

Elemento #

Cantidad

Precio unitario

Descuento

Total