GED-P-15-01 Procedimiento para La Gestion Documental

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
Cdigo: GED-P-15-01
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DOCUMENTAL
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1. OBJETIVO
Establecer la manera como se deben elaborar y controlar los documentos (Incluyendo los
registros) del sistema de gestin de la calidad.
2. ALCANCE
Este Procedimiento es de aplicacin en todos los procesos del sistema de gestin de la
calidad del programa de Ingeniera Industrial de la Universidad de Santander UDES, que
necesiten elaborar documentos de manera estandarizada en cuanto a la presentacin de su
cuerpo y el control de documentacin interna y externa y el control de registros.
3. DEFINICIONES
Para efectos de esta norma interna se establecen las siguientes:
Archivo inactivo: Lugar donde se almacenan los registros de todas las reas una vez
transcurrido el tiempo de retencin en archivo activo.
Caracterizacin: Documento que describe las caractersticas generales del proceso.
Copia controlada: Documento en el cual se puede identificar el nivel de aprobacin, distribucin
(localizacin de ejemplares) y estado de revisin este documento se puede tener en diferentes
medios.
Disposicin: Destino o fin que se le da a un registro, una vez terminado el tiempo de retencin
en un archivo.
Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte. El medio de soporte puede
ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin
de stos.
Documento interno: Documentos del programa que pueden modificarse de manera
independiente.
Documento externo: Documentos que rigen al programa que no se puede modificar de manera
independiente. (Leyes, decretos, estatutos, documentos propios de otros programas o
dependencias de la universidad, entre otros).
Documento del Sistema de gestin de Calidad: Todos aquellos documentos relevantes para
el Sistema de Calidad que definen a los servicios que presta el programa y que son
necesarios para el funcionamiento eficaz del Sistema como por ejemplo, el manual de calidad,
los procedimientos, los registros, las normativas gubernamentales, entre otros.
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Elabor: Facilitador de
calidad
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Revis: Coordinador de Calidad
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Aprob: Direccin de Programa
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Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignacin o anotacin de datos.

Instructivo: Es la descripcin detallada del desarrollo de una actividad o tarea especfica
involucrada dentro de un proceso.
Manual: Es un documento que contiene la descripcin de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros del programa y los procedimientos a travs de los cuales esas
actividades son cumplidas.
Manual de calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de Calidad del programa,
es el documento donde se especifican la misin y visin del programa con respecto a la calidad
as como la poltica de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha poltica
de calidad.
Nivel de acceso: Grado de disponibilidad de un documento o registro, para el caso particular del
programa existen dos: Confidencial: Slo cargos responsables y consulta con autorizacin y
General: Sin limitaciones.
Procedimiento: Documento que describe la forma especfica para llevar a cabo una actividad o
un proceso en particular que comunica los mtodos establecidos para el desempeo y
administracin del trabajo e identifica el responsable por el desarrollo de cada etapa.
Los procedimientos en algunos casos referencian los Procedimientos de trabajo.
Proteccin: Actividad tendiente a garantizar el estado de un registro y definir los niveles de
acceso.
Recuperacin: Facilidad para consultar un registro almacenado.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
Reglamento: Conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a fin de establecer parmetros
para realizar una tarea dentro de las actividades previamente establecidas en el programa.
Responsable: Personal dentro del programa encargado del almacenamiento, ubicacin,
recuperacin y estado; ya sea impreso o en medio magntico de los registros.
Retencin: Tiempo durante el cual permanece almacenado un registro.
Sistema de Gestin de Calidad: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactan para establecer la poltica y los objetivos para dirigir y controlar una organizacin
con respecto a la calidad
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calidad
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Ubicacin: Sitio o lugar en donde se encuentra archivados los registros.
4. CONDICIONES GENERALES
El nombre de cada Documento o Procedimiento siempre debe iniciar con la codificacin
seguida del nombre completo, segn el tipo de documento que se est elaborando. La
redaccin de los Documentos o Procedimientos debe ser clara, precisa y coherente de tal
manera que facilite su comprensin y no d lugar a interpretaciones erradas.
El texto debe estar libre de trminos subjetivos como suficientemente, adecuadamente,
apropiadamente o similares y garantizar al mximo no utilizar abreviaturas, sino palabras
completas.
5. INSTRUCCIONES
5.1.
CODIFICACIN
Se escribe el cdigo del documento de acuerdo al tipo de documento asociado con el sistema
de gestin de la calidad, aplicando los siguientes criterios:
Estructura:
AAA - B- CC - DD
AAA: Hace referencia al proceso que gener el documento. Los procesos establecidos
en el programa de Ingeniera Industrial de la Universidad de Santander UDES, son los
siguientes:
Cdigo: GED-P-15-01
calidad
CDIGO
PROCESO
DIR
Direccin
SEC
Seguimiento, Evaluacin y Control
DCA
Docencia
EXT
INV
Extensin
Investigacin
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Cdigo: GED-P-15-01

GEH
GEF
GED
GEI
Versin: 1
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Gestin Humana
Gestin Financiera
Gestin Documental
Gestin de Infraestructura
B: Hace referencia al tipo de documento. Los documentos estn definidos de la

siguiente forma:
CDIGO
DOCUMENTO
C
F
I
M
P
R
Caracterizacin
Formato
Instructivo
Manual
Procedimiento
Reglamento
CC: Cdigo con el que se identifica el programa o dependencia dentro de la Universidad

de Santander UDES
CDIGO
02
04
06
10
11
13
14
15
17
18
19
20
21
26
27
28
29
Cdigo: GED-P-15-01
calidad
PROGRAMA
Instrumentacin Quirrgica
Mercadeo y Publicidad
Administracin Financiera y de Sistemas
Terapia Ocupacional
Fonoaudiologa
Ingeniera de Sistemas
Fisioterapia
Ingeniera Industrial
Bacteriologa y laboratorio clnico
Medicina
Administracin de Negocios internacionales
Ingeniera Civil
Psicologa
Ingeniera Electrnica
Derecho (Nocturno)
Enfermera
Derecho (Diurno)
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Cdigo: GED-P-15-01

5.2.
Versin: 1
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31
Ingeniera Ambiental
33
Microbiologa Industrial
35
Medicina Veterinaria
41
Tecnologa en Gestin Financiera y de Sistemas
42
Tecnologa en Mercadotecnia y Publicidad
43
Tecnologa en Sistemas
44
Tecnologa en Alimentos
45
Tecnologa en Contabilidad e Impuestos
46
Tecnologa en Supervisin de Obras Civiles
47
Tecnologa en Diseo Grfico Publicitario
49
Tecnologa Industrial
DD: Consecutivo dentro del proceso. Nmero asignado al documento independiente del
tipo de documento que este sea.
PARTES DEL DOCUMENTO
Para efectos de presentacin, las partes del documento son: Encabezado, cuerpo del
documento y pie de pgina
Encabezado: Est conformado por: escudo del programa de Ingeniera Industrial,

nombre de la universidad, nombre del programa de Ingeniera Industrial, ttulo, cdigo,
versin y pgina del documento, estos elementos se encuentran ubicados en los
campos que indica la siguiente figura:
NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD
NOMBRE DEL PROGRAMA ACADMICO
TTULO. SE DESCRIBE DE MANERA BREVE
Y CONCISA EL CONTENIDO DEL
DOCUMENTO
Cdigo: AAA-B-CC-DD
Versin:
Pgina X de Y
Versin: Se escribe el estado de revisin vigente del documento, el cual se inicializa

en cero 0 cuando el documento es creado.
Pgina X de Y: En donde X es el nmero de la pgina actual y Y es el nmero de

pginas que contiene el documento.
Pie de pgina: El pie de pgina del documento est conformado por el cdigo,
versin, y pgina del mismo y en la siguiente fila est conformada por: Elabor,
revis y aprob.
Cdigo: GED-P-15-01
calidad
Versin: 0
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Cdigo: GED-P-15-01

Cdigo: AAA-B-CC-DD
Elabor: F
5.3.
Versin:
Revis:
Versin: 1
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Pgina X de Y
Aprob:
CUERPO DEL DOCUMENTO.
El cuerpo del documento est conformado por el objetivo, alcance, definiciones, condiciones
generales, procedimiento o instrucciones e historial de revisin.
Objetivo: Precisa sin ambigedad los aspectos que trata el Proceso o Procedimiento y
ampla la informacin del ttulo. Este captulo es obligatorio y debe aparecer al
comienzo de los mismos.
Alcance: Captulo obligatorio donde se presentan los lmites de aplicabilidad de la
norma, campo de accin o mbito de influencia, cubrimiento. reas o divisiones donde
se aplica el documento o a quienes aplica, hasta donde opera o aplica el documento.
Definiciones: Captulo opcional donde se relacionan los trminos y definiciones
necesarias para la comprensin del Proceso/Procedimiento. Se describe el significado
de los trminos de carcter tcnico y/o no comunes que se empleen en la redaccin
del documento y no sean de amplio conocimiento o que su interpretacin pueda generar
confusin.
Al elegir un trmino para un concepto, es necesario asegurarse de que no se ha
utilizado otro trmino para el mismo concepto en otro Proceso / Procedimiento. En la
presentacin de este captulo los trminos pueden ordenarse alfabticamente o
por jerarqua de conceptos, en cuyo caso el trmino ms general debe aparecer en
primer lugar.
Condiciones Generales: Captulo opcional donde se establecen las actividades,
los requerimientos, las polticas o las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta
para la ejecucin del proceso o actividad.
Procedimiento o Instruccin: Captulo obligatorio donde se relacionan las
actividades que describen el proceso o instruccin que se est normalizando. Contiene
la descripcin del proceso como tal, puede redactarse como un artculo descriptivo,
puede establecerse en una tabla, identificando para cada paso que se hace, como
se hace, quin lo hace y los documentos y registros que se utilizan junto con un
diagrama de flujo del paso a paso.
Control de Cambios: Captulo obligatorio de los documentos donde se explica la
historia del mismo, es decir los cambios realizados desde su creacin. Estos
cambios de deben relacionar en una tabla, en cuyas filas se identifican
cronolgicamente los cambios realizados, la primera columna (VERSIN) describe el
nmero de revisiones hechas, la segunda (FECHA DE APROBACIN) identifica la
fecha en que fue realizado el cambio, esta fecha se anota escribiendo el nmero del da,
luego el nombre del mes y por ltimo el nmero del ao correspondiente, la tercera
(SOLICITUD N) identifica el nmero de la solicitud para el cambio del documento y la
cuarta y ltima (DESCRIPCIN DEL CAMBIO) describe la naturaleza de los cambios
realizados Este control realizado en este captulo debe coincidir con el listado
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calidad
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Versin: 1
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maestro de documentos del sistema de gestin de la calidad de la Entidad, el cual

es administrado por el Coordinador de Calidad.
VERSI
N
5.4.
FECHA DE
APROBACI
N
SOLICITU
D NO.
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
ESTRUCTURA DE LOS MANUALES
Los manuales generados en el Sistema de Gestin de Calidad del programa, como por ejemplo,
el Manual de calidad y el manual de funciones y responsabilidades, tendrn un contenido
diferente y este se elaborar segn las necesidades del programa.
Para la presentacin de los manuales se debe guardar similitud en cuanto a los parmetros
establecidos en los numerales 5.1. Y 5.2.
6. NORMATIVIDAD APLICABLE AL TIPO DE DOCUMENTO.
Toda Norma (Ley, Decreto, Resolucin, Ordenanza, Acuerdo) que regula la ejecucin del
tipo de Documento.
7. CONTROL DE DOCUMENTO Y REGISTROS

7.1.
CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
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calidad
Versin: 0
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DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD
1.
Solicitud
de
creacin,
modificacin o anulacin del
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calidad
RESPONSABLE DE
ACTIVIDAD
Lder del proceso
Versin: 0
Versin: 1
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DOCUMENTO DE
SOPORTE
e-mail interno
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Cdigo: GED-P-15-01
Versin: 1
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documento: Cuando algn lder

de proceso detecta la necesidad
de crear o modificar algn
documento, lo comunica va mail a
la Coordinacin de calidad; dicha
comunicacin debe contener las
nuevas especificaciones.
2. Revisin del documento: El
Coordinador de Calidad realiza la
revisin del documento y lo
adapta
a
los
parmetros
establecidos
para
la
documentacin del sistema. Las
modificaciones
adicionales
al
documento son analizadas con el
lder de proceso correspondiente.
Coordinador de Calidad
Procedimiento para
gestin documental
GED-P-15-01
Lder del proceso
Procedimiento para
gestin documental
GED-P-15-01
Cuando el documento deba ser

utilizado por estudiantes, docentes
o egresados se podr realizar una
prueba piloto para asegurar que
las instrucciones dentro del
documento sean precisas y
oportunas.
Acta de Reunin
SEC-F-15-03
5. Inclusin del documento en
Formato Listado maestro
3. Validacin del documento: El

lder de proceso da el visto bueno
al nuevo documento, de no ser as
este debe ser modificado segn
las
necesidades
establecida
previamente y pasar al numeral 2.
4. Aprobacin del documento:
Debe quedar registrado en acta
de
comit
de
calidad
y
posteriormente
entregado
al
responsable
de
la
gestin
documental.
Cdigo: GED-P-15-01
calidad
Versin: 0
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Cdigo: GED-P-15-01
Versin: 1
el sistema: El Coordinador de
calidad
registra
el
nuevo
documento en el listado maestro
de documentos.
6. Distribucin y divulgacin del
documento: El Coordinador de
calidad se encarga de entregar el
nuevo documento al personal
responsable de su aplicacin para
que estos se encarguen de su
publicacin y entrega.
7. Recoleccin de documentos
obsoletos: Cuando se actualice
un documento y se distribuya su
nueva versin el Coordinador de
calidad debe recuperar la anterior
y destruirla.
7.2.
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de documentos
GED-F-15-03
DCA-F-15-03 Formato
de Asistencia
DCA-F-15-03 Formato
de Asistencia
CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Cdigo: GED-P-15-01
calidad
Versin: 0
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Cdigo: GED-P-15-01

Cdigo: GED-P-15-01
calidad
RESPONSABLE DE
ACTIVIDAD
Versin: 0
Versin: 1
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DOCUMENTO DE
SOPORTE
Pgina 11 de 15
Cdigo: GED-P-15-01
Versin: 1
1. Identificacin de documentos
externos: El lder de cada
proceso
identifica
la
documentacin externa necesaria
para la realizacin de las
actividades cotidianas e informa al
Coordinador de Calidad de su
utilizacin.
2. Registro del documento: El
Coordinador de Calidad registra el
documento externo en el listado
maestro de documentos.
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Lder del proceso

de documentos
GED-F-15-03
3.
Actualizacin
de
documentos
externos:
El
Coordinador de Calidad debe
realizar por lo menos una
inspeccin anual para verificar
que las versiones utilizadas sean
las vigentes.

de documentos
GED-F-15-03
4.
Documentos
externos
obsoletos:
Los
documentos
externos obsoletos se retiran
inmediatamente del sitio de
trabajo y se conserva en el
archivo inactivo de la empresa (si
se considera necesario).
7.3.
CONTROL DE REGISTROS
Cdigo: GED-P-15-01
calidad
Versin: 0
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Cdigo: GED-P-15-01
Versin: 1
1.
Consignacin
Cdigo: GED-P-15-01
calidad
de
los
RESPONSABLE DE
ACTIVIDAD
Versin: 0
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DOCUMENTO DE
SOPORTE
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Cdigo: GED-P-15-01
Versin: 1
registros: Todo registro que

pertenezca al sistema debe ser
consignado en el Listado maestro
de registro.
de Registro
GED-F-15-04
2. Actividades de control:
Determinar el responsable, el nivel
de acceso y el tiempo de
almacenamiento de cada registro.
Lder de proceso
3. Validacin de los registros:

Evaluar si los registros estn
siendo debidamente diligenciados
y en el caso de no ser as
capacitar al personal responsable.
4. Almacenamiento de los
registros: Conservar los registros
durante el tiempo requerido por l
programa, definido en el listado
maestro de registro. Adems se
debe hacer una copia de
seguridad cada seis meses de
toda la documentacin del sistema
de gestin de calidad, esta copia
se archivara en la carpeta del
sistema de gestin de calidad.
5. Disposicin final de los
registros: determinacin de la
disposicin final de los registros
despus de haber cumplido con el
tiempo
de
almacenamiento
estipulado en el listado maestro
de registro.
Cdigo: GED-P-15-01
calidad
Pgina 14 de 15

de Registro
GED-F-15-04
Lder de proceso

de Registro
GED-F-15-04
Lder de proceso

de Registro
GED-F-15-04
Versin: 0
Pgina 14 de 15
Cdigo: GED-P-15-01

Versin: 1
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8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
SOLICITUD
NO.
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
0
1
09/03/2012
14/10/2015
0
1
Emisin Inicial.
Se incluy la creacin de copia de seguridad
Cdigo: GED-P-15-01
calidad
Versin: 0
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Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignacin o anotacin de datos.

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

Ubicacin: Sitio o lugar en donde se encuentra archivados los registros.

Seguimiento, Evaluacin y Control

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

B: Hace referencia al tipo de documento. Los documentos estn definidos de la

CC: Cdigo con el que se identifica el programa o dependencia dentro de la Universidad

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

PARTES DEL DOCUMENTO

Encabezado: Est conformado por: escudo del programa de Ingeniera Industrial,

Versin: Se escribe el estado de revisin vigente del documento, el cual se inicializa

Pgina X de Y: En donde X es el nmero de la pgina actual y Y es el nmero de

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

CUERPO DEL DOCUMENTO.

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

maestro de documentos del sistema de gestin de la calidad de la Entidad, el cual

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

ESTRUCTURA DE LOS MANUALES

7. CONTROL DE DOCUMENTO Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DOCUMENTAL

documento: Cuando algn lder

Lder del proceso

Cuando el documento deba ser

5. Inclusin del documento en

Formato Listado maestro

3. Validacin del documento: El

PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL

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CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

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Lder del proceso

Formato Listado maestro

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registros: Todo registro que

3. Validacin de los registros:

Formato Listado maestro

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