BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 1 din 15

MODULUL nr. 5
Aspecte privind pstrarea documentelor
la organizaiile creatoare de documente

Obiective:
nelegerea importanei condiiilor de pstrare pentru managementul
documentelor

nelegerea legturii ntre condiii/tehnici de pstrare i managementul

documentelor propriu-zis

nsuirea tehnicilor de baz pentru prezervarea documentelor

nelegerea mecanismelor de organizare a unui depozit de arhiv

Protejarea documentelor n situaii de transport sau calamiti.

Cuprins:
1. Prezervare/conservare; importan
2. Supori i mijloace de sortare/protecie a documentelor
3. Depozitul de arhiv, aspecte fundamentale
4. ncrcarea depozitelor i mutarea unei arhive
5. Planuri de urgen

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 2 din 15

1. Prezervare/conservare
Aa cum s-a prezenta n primul curs, documentul este definit indiferent dac se
discut despre documentul de arhiv istoric sau de arhiv a organizaiei creatoare de
documente drept o informaie plasat pe suport. Din aceast perspectiv, a naturii
duale a conceptului de document, rezult i importana deosebit ce trebuie acordat
msurilor de prezervare/pstrare i conservare a documentelor. Dei este clar c pentru a
cataloga/inventaria documente trebuie n primul rnd ca acele documente s existe din
punct de vedere fizic, deci s existe un suport de informaie sntos, aspectele ce in de
arhiveconomie sunt, mai ales n practica arhivistic romneasc, relativ neglijate1.
Terminologic vorbind, exist civa termeni caracteristici care se refer la
aciunile de arhiveconomie. Doi dintre ei prezervarea/pstrarea i conservarea sunt
pentru muli destul de neclari, un exemplu fiind chiar definiiile din Dicionarul de tiine
auxiliare ale istoriei, dar i alte lucrri de specialitate, cu mul mai renumite2. Remarcm
mai ales incidena tot mai mare a conceptului de prezervare n literatura arhivistic
romneasc, mai ales n textele traduse din engleza american. Dup definiiile
arhivitilor americani, prezervarea este un set de activiti care asigur prelungirea vieii
utilizabile a unui document. Activitile de prezervare sunt proiectate s minimizeze
deteriorarea fizic i chimic a documentului i s previn pierderea coninutului de
informaie. Dicionarele traduc ns n limba romn n mod constant preservation cu
pstrare; ar rezulta c de fapt preservation este un barbarism. (Remarcm n acelai
timp c n limba romn arhivistic, termenul de pstrare semnific i durata de
reinere a unui anumit document, deci poate crea confuzii.) Pe de alt parte, conservarea
este setul de aciuni care ncearc prezervarea documentelor n formatul lor original,
dup examinarea materialelor care stau la baza documentului, i stabilirea msurilor ce se
impun3. Mai exist i un al treilea termen, restaurare, care, evident, semnific aciunea de
refacere a unui document degradat. Ar putea rezulta aadar urmtoarea schem:
Tabelul 1
Stare normal

Degradare

Stare normal

Prezervare (evitarea degradrii)

Conservare (oprirea degradrii i

meninerea n starea existent)

Restaurare (repararea degradrii)

n realitate ns, utilizarea termenilor nu este att de clar delimitat, definiiile

depinznd de limba din care s-a tradus un anumit text de specialitate, precum i de
tradiiile specifice fiecrei zone culturale. De altfel, reputatul specialist Oprea Florea
consider c este preferabil s utilizm conceptele de conservare i restaurare i
s socotim conceptul de prezervare ca fiind sinonim cu conservarea4.
1 In prezentul suport de curs ne vom referi la arhiva convenional, n program fiind prevzut i un curs
special de arhive digitale, pentru anul II de studiu.
2 Vezi o analiz mai larg la Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de
pstrare,conservare i restaurare a arhivelor, n ,,Arhiva romneasc, fasc. 2/1995, p. 3033.
3 http://www.archives.gov/preservation/index.html
4 Oprea Florea, op. cit., p. 33.

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 3 din 15

Activitatea de conservare-restaurare este, n bun msur, una care solicit studii

de specialitate; e aceea, aspectele care urmeaz nu se vor implica n aspecte analitice
asupra proceselor biologice, de degradare etc. de specialitate, ci vor atrage atenia asupra
unor msuri i proceduri elementare, care ar intra n sfera de prezervare a
documentelor, aa cum este definit de arhivitii americani.
2. Supori i mijloace de protecie a documentelor
Un prim aspect care trebuie relevat este cel al calitii suportului de informaie i
al mecanismului de nregistrare al respectivei informaii pe suport. Este de natura
intuitivului faptul c, pentru a asigura o continuitate n timp a informaiei la nivelul unei
organizaii, nregistrarea unei informaii pe suport i calitatea suportului trebuie s fie ct
mai bun. La nivelul ISO a fost elaborat un standard n 1994, referitor la calitatea hrtiei5;
cu remarcabil promptitudine, n Romnia, s-a impus o msur legislativ similar (HG
401/1995)6. Dei ntotdeauna astfel de solicitri, pentru materiale de calitate superioar,
vor fi ntmpinate cu rezerv datorit costurilor impuse, i, mai mult, n condiiile n care
o parte important a documentelor dintr-o organizaie provin de la alte organizaii (care ar
putea s nu respecte nivelul dorit de calitate), este important s se rein o serie de
parametri tehnici pentru suportul informaiei.

Citii textul HG 401/1995

A Newsletter of the IFLA Core Programme for Preservation and Conservation August 1997 la
http://www.ifla.org/index.htm
Hrtia permanent este tipul de hrtie care, n condiiile unei depozitri pe termen lung n biblioteci i
arhive, este estimat s dureze 700 de ani, fr nglbenire sau fragilizare, n urma folosirii sau copierii.
Prin contrast, hrtia folosit n cri, ziare i documente de la mijlocul secolului al XIX-lea se deterioreaz
semnificativ, chiar de-a lungul unei viei medii de om. [Ca structur chimic] trebuie observat c hrtia
permanent este mai degrab alcalin dect acid, i c hrtia alcalin n general, dureaz mai mult dect
cea acid, dar cerine suplimentare au fost stabilite pentru hrtia permanent, care permit o ai mare
prelungire a vieii. Carbonatul de calciu ca material de umplutur este criteriul de permanen, deoarece el
evit acidificarea hrtiei. Se poate folosi doar dac operaiile se desfoar n mediu neutru sau alcalin. n
continuare, trebuie specificat diferena dintre hrtia neacid i hrtia permanent, pentru c ele sunt
adeseori confundate i folosite ca i cum ar fi acelai lucru. Principala diferen este c prezena a cel puin
2% carbonat de calciu i absena sau prezena minim a lignnei. Hrtia permanent trebuie s se
conformeze acesor cerine, n timp ce hrtia neacid nu.

TEM DE CONTROL
Dai exemple de materiale (care ar trebui) confecionate din hrtie acid, neutr i permanent.

5 ISO 9706/1994.
6 Pn n prezent, din constrile noastre, msura este o form fr fond.

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 4 din 15

Un alt aspect l reprezint suporii tradiionali, dar cu caracteristici speciale.

Astfel, hrtia termic, utilizat pn la un moment dat pentru aparatele de transmisie fax,
au o capacitate limitat de a reine nscrisul. De aceea, n msura n care exist o
informaie semnificativ pstrat pe acest tip de suport, este recomandat transferul
acesteia pe un suport mai rezistent. n prezent, acest tip de suport este tot mai rar utilizat,
dispozitivele funcionnd pe principiul imprimantelor (jet cerneal sau laser).
De o situaie asemntoare se poate vorbi i n cazul copiatoarelor tip xerox.
Mecanismul de transcriere a informaiilor se bazeaz pe principii electrostatice i termice:
pulberea de plastic (toner) este magnetizat i plasat pe o foaie de hrtie, electrizat cu
polaritate opus; depunerea plasticului este fixat termic, avnd drept consecin
topirea plasticului i impregnarea pulberii n hrtie. Dac aparatul funcioneaz
corespunztor, hrtia i tonerul sunt de calitate, durabilitatea documentului poate atinge
civa zeci de ani, n funcie i de frecven de folosire a copiei. n cazul n care
materialele nu sunt de calitate, perioada de rezisten a copiei se reduce dramatic.
Dup cum este cunoscut, dup integrarea lor n sistemul de documente i
rezolvarea imediat a problemelor pentru care documentele au fost create, ele sunt
clasate7 pe diferite criterii. Desigur, n cazul organizaiilor creatoare de documente
clasarea se face n principal dup criteriul utilitii practice i al vitezei de regsire a
informaiilor. Fascicolele de documente pot fi depozitate intermediar n diverse
dispozitive de sortare (sorter) (tvie, cutii decupate). Unele forme de sortere rmn cu
caracter permanent, devenind astfel mijloace de protecie a documentelor8.

Florea Oprea, Arhiveconomie (note de curs), Facultatea de arhivistic, 1996

Caracteristicile mijloacelor de protecie
s fie uor de mnuit, att n poziie nchis, ct i n cea deschis
interiorul i exteriorul ambalajului s fie suficient de neted pentru a permite micare lejer a
documentelor n ea, respectiv s permit lipirea etichetelor
s reziste la murdrire i praf
durabilitate sporit
s fie ignifuge
s fie neutre din punct de vedere chimic
costuri de producie ct mai reduse
greutate redus a ambalajului
s poat fi marcate cu informaii legate de controlul materialului documentar adpostit
Avantajele folosirii mijloacelor de protecie
asigur ocuparea mai eficient a unui depozit de arhiv, prin mprirea spaiului n structuri mai
mici, intercalabile
asigur integritatea gruprilor mai mici de documente, dezmembrate sau degradate
protecie sporit fa de factorii de degradare (praf, lumin, poluare, ap, foc etc.)
faciliteaz activitile de recuperare a materialelor documentare n caz de dezastre
protecia materialelor documentare n faa uzurii mecanice
protecia documentelor n timpul transportului
asigur meninerea evidenei prin divizarea cantitii mari de documente n grupe mai mici
uniformizeaz aspectul depozitelor, asigurnd efecte estetice

7 Operaiune de grupare a documentelor, n funcie de interesele utilizatorilor.

8 Categorie special de ambalaje destinat proteciei individuale sau de grup a materialelor documentare.

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 5 din 15

Tipurile de sortere i de mijloace de protecie sunt numeroase, acoperind forme

diverse (dosare plic, dosare cu burduf, dosare suspendate, cutii decupate, cutii cu
deschidere lateral sau superioar etc.), culori diverse, fiind constituite din materiale
diverse (hrtie, diverse forme de plastic etc.). Selectarea acestor materiale este o
operaiune importan, de ea depinznd direct activitatea eficient de gestionare a
documentelor.
Astfel, codurile de culoare pot servi la stabilirea importanei gruprilor de
documente, a formelor de acces, dar i la termenele de pstrare.

Margit Gatjens-Reuter, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial,

Bucureti, Edit. Tehnic, 2001, p. 93
Alocai cte o culoare specific fiecrei trepte definibile de registratur, de exemplu: verde acces
frecvent/birou; albastru acces mediu/registratur intermediar; rouacces rar/arhiv; negru
distrugere.

Julie Morgenstern, Tehnica organizrii lucrurilor, Bucureti, Edit. Almatea, p. 103.

n locul dosarelor simple, din carton maro, investete n dosare colorate atractiv i atribuie fiecrei categorii
din sistemul tu o culoare, care s reflecte coninutul su. De exemplu, dosarele financiare ar putea fi verzi
(culoarea banilor), dosarele de personal ar putea fi mov (culoarea inimii), dosarele de marketing ar putea fi
roii (pentru a atrage atenia).

Un alt element de luat n seam n alegerea materialului de sortare/protecie este

reprezentat de viteza de acces la documente. Dac sunt, de pild, documentele care pot
fi uor substructurate i de care este des nevoie, se consider c este mai eficient
arhivarea fil cu fil, n dosare suspendate, de maxim 60 file.

Margit Gatjens-Reuter, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial,

Bucureti, Edit. Tehnic, 2001, p. 95
Tehnicile cu file nendosariate economisesc mai ales timpul. Trecerea in revist, prezentat n
continuare, v lmurete rapid de ce lucrurile stau aa indicndu-v numrul de etape de lucru necesare
pentru a introduce o fil de hrtie ntr-un dosar, respectiv pentru a depune fila n mapa suspendat.
Dup cum vedei, n cazul bibliorafturilor avei nevoie de un numr dublu de etape de lucru pentru
arhivare, n comparaie cu mapa de arhivare a filelor nendosariate.
Tehnicile de arhivare i etapele de lucru necesare
Bibliorafturi / arhivare ndosariata
Map suspendat / fila nendosariat
1. Sortarea hrtiilor
1, Sortarea hrtiilor
2. Perforarea hrtiilor
2. Deschiderea fisetului
3. Scoaterea biblioraftului din fiet.
3. Ridicarea mapei
4. Deschiderea biblioraftului
4. Introducerea hrtiei
5. Deschiderea dispozitivului de blocare
5. Eliberarea mapei
6. Cutarea locului de arhivare
6. nchiderea fietulu

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 6 din 15
8. Deschiderea mecanismului
9. Introducerea hrtiei
10. nchiderea mecanismului
11. Reaezarea hrtiilor
12- nchiderea dispozitivului de blocare
13. nchiderea biblioraftului
14. Aezarea biblioraftului in fiet
Dac v gndii c n medie 90% din cheltuielile registraturii sunt costuri de personal, v putei
desigur imagina c trecerea la registratura cu suspendare vertical poate nsemna reducerea
cheltuielilor cu cel puin 30% pn la 40%.

Pe de alt parte, n cazul documentelor de acelai fel, care intr n ordine

cronologic i au volum mare (documente contabile)se recomand bibliorafturile. Ele
permit gruparea n cadrul unei probleme mari a mai multor sub-probleme de mai mare
amploare (prin sistemul dosarelor ce pot fi grupate n biblioraft), favoriznd de o manier
eficient adunarea i regsirea documentelor.
Un alt tip de dosare este cel al dosarelor suspendate. Ele au n latura de deschidere
dou sine care susin dosarul, fiind grupate funcional n sertare speciale, iar depozitate n
cutii speciale. Sunt extrem de folosite mai ales n cazuri de dosare ordonate secvenial
(dosare de clieni, la bnci, de pild). Avantajul este un acces foarte rapid la informaie,
prin etichetele vizibile ataate, dar au dezavantajul unei slabe rezisten a coperilor. Nu
este recomandat pentru arhivare de lung durat. i exemplele pot continua.
Oricum, esenial pentru arhivarea documentelor rmne, alturi de eficien, i
economisirea resurselor.

Margit Gatjens-Reuter, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial,

Bucureti, Edit. Tehnic, 2001, p. 100
Cheltuieli
Personal
Echipament
Costuri spaiu
Total

Registratur
pendular
97,2%
2,1%
0,7%
100%

Biblioraft

Casete

80,1%
2,5%
0,7%
83,3%

65,7%
2,9%
0,7%
69,3%

Map
suspendat
51,9%
8,6%
1,4%
61,9%

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 7 din 15

n cazul mijloacelor de protecie de mai mari dimensiuni, opiunile trebuie s in

de asemenea cont de nevoile concrete. Astfel, exist cutii de arhivare decupate, care
sunt folositoare pentru arhivri rutiniere, dar clar nerecomandabile pentru arhivri
permanente. Apoi, cutiile de arhivare pot fi realizate din carton acid, afectnd astfel
documentele din interiorul lor. Consistena cartonului poate fi diferit, unele cutii fiind
proiectate pentru a adposti dosare mai puin voluminoase, deci sunt complet
nerecomandabile n cazul arhivrii de registre. Consistena cutiilor este extrem de
important n cazul n care se preconizeaz mutri de arhiv. Exist de asemenea cutii de
plastic, destinate special arhivrii dosarelor de tip suspendat. Unele modele nu permit
ns suprapunerea acestor cutii, i oblig la pstrarea lor pe un singur rnd, ceea ce poate
semnifica o risip de spaiu.
Exist de asemenea i materiale de agregare a cutiilor de arhivare containere.
Materialele din care sunt confecionate pot varia: metal sau carton rezistent, pentru 1 ml
de arhiv. Legat de acest din urm element, trebuie precizat c exist cel puin dou
sisteme de msurare a cantitii de documente, sisteme aflate n legtur cu tipul de cutie
folosit. Astfel, n multe ri pe continentul european, msurarea arhivei se realizeaz n
metri liniari; cutiile pentru documentele clasice se prezint standardizate, cuprinznd cam
79 cutii pe m.l. n zona de influen nord-american, acest sistem este caracterizat ca
fiind specific bibliotecilor; n arhive se folosete msurarea volumului (picioare cubice)9.
Msurarea este cel puin la fel de simplu de fcut, deoarece o cutie de arhivare obinuit
are aproximativ 1 picior cubic (15*10*12). Dei exist o serie ntreag de dezbateri
asupra celei mai eficiente metode, remarcm faptul c forma de calcul prin volum pare
mai eficient, lund n considerare o cantitate de documente indiferent de formatul
acesteia.
n prezent, exist o mare varietate de mijloace de protecie a documentelor. Ideea
de baza este c alegerea acestor materiale nu este deloc o activitate banal i
neimportant. Ea poate avea un impact deosebit asupra activitii organizaiei, raportat
la eficiena regsirii informaiilor, i, pe termen lung, aceste elemente i au importana
lor n arhivarea eficient a documentelor.
9 http://listserv.muohio.edu/scripts/wa.exe?A2=ind9408D&L=ARCHIVES&P=R14&I=-3;
http://listserv.muohio.edu/scripts/wa.exe?A2=ind9408C&L=ARCHIVES&P=R2345&I=-3

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 8 din 15

TEM DE CONTROL
Cutai pe Internet, pres etc. firme pentru material de protecie pentru arhive i identificai tipuri
de dosare, cutii, pachete etc. Dai cutare dup termenii filing system; vertical filing; open
shelf filing. Accesai http://www.officemuseum.com

3. Depozitul de arhiv, aspecte fundamentale

Depozitul de arhiv reprezint locul de baz pentru documentele considerate
inactive. Din pcate, se observ o tendin de a considera depozitul de arhiv drept un
spaiu al resturilor, deoarece foarte multe documente semnificative nu sunt predate la
arhiva organizaiei, ci rmn n birouri sau chiar n fietele diverilor responsabili, care, la
rndul lor, uit s le mai predea la plecare, prsind organizaia cu documente. n plus,
cu ct este mai important o organizaie, cu att are un sediu mai central, cu att spaiul
este mai scump, i cu att mai mare este probabilitatea ca depozitul de arhiv s fie la
subsol sau n zone defavorabile, unde nu exist un interes oneros imediat.
Nu vom insista asupra caracteristicilor depozitelor, deoarece ele fac obiectul unor
studii tehnice; n schimb, vom aborda o serie de aspecte pe care le considerm eseniale i
operative.
Astfel, se consider un standard ca suprafaa maxim a unui singur depozit s fie
de 200 m2. Un spaiu mai mare confer riscuri sporite n caz de incendiu sau dezastre10.
Ca o remarc personal, este de preferat ca planeul s aib o uoar nclinaie n direcia
de evacuare, care s permit scurgerea gravitaional a apei n caz de inundaie. Se
recomand de asemenea ca suprafaa cu lumin natural s fie limitat la 10% din
suprafaa pereilor. Nu se recomand depozite fr lumin natural11. Depozitele trebuie
echipate cu dispozitive de avertizare i, pe ct posibil, de intervenie automatizate n caz
de incendii, efracie etc. Ca i calcul de capacitate, se consider c 1000 m.l. ncap n
170 m2.
Elemente principale ale mobilierului unui depozit de arhiv, rafturile se prezint
astzi ntr-o gam variat, cele mai noi mergnd pe linia unor construcii metalice,

10 M. Duchein, Archive Buildings and Equipment, ICA Handbooks, Paris, 1988, p. 47.
11 Ibidem, p. 138.

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 9 din 15

modulare, multifuncionale, care s rspund unor cerine ct mai variate, n funcie de

materialul arhivat. Astfel, n prezent, intre cei 4 stlpi de susinere, se pot desfura polie
clasice pentru cutii de documente, sertrae pentru role microfilm, polie circulare pentru
suluri, sertare-clasoare pentru materiale de mari dimensiuni, orizontal-plane.
Se recomand ca rafturile s nu depeasc 1.8 m nlime, pentru a evita
utilizarea de dispozitive suplimentare pentru accesul la polie. Poliele variaz ca
dimensiuni, pe spaiul european ele stabilindu-se la 30 cm lime (lungimea unei cutii de
arhiv), respectiv 60 cm pentru poliele duble (remarcm c pentru materialele nguste o
lime de 25 cm este suficient, n timp ce pentru materiale de gabarit ridicat se
recomand polie de 40 cm). Considernd eficiena de lucru, distana dintre rafturi este
calculat ca fiind ceva mai mare dect cea a dou cutii scoase n acelai timp de pe polie
opuse, deci cam la 7080 cm; n practic, aceasta nseamn c spaiul funcional dintre
dou rafturi vecine este egal cu limea unui raft cu poli dubl (aezare un raft da, un
raft nu). Lungimea maxim a unui raft este recomandat la 10 m, avnd la ambele
capete culoare de ieire. n cazul existenei unui culoar central, el are dimensiunea
aproximativ dublul unui culoar obinuit dintre rafturi. O poli de raft are, n general, n
spaiul european, dimensiunea de 1m lungime i trebuie s poat suporta 100 kg sarcin
(120 kg pentru polie de 1.2 m; vezi mai jos tabelul 2). Toate rafturile se aez
perpendicular pe sursa de lumin, pentru a evita afectarea nscrisurilor de pe cutii12.
Tabelul 2. Grila de transformare a unitilor de msur pentru arhiv

m.l.

kg

m3

(minin/mediu/maxim)

(minin/mediu/maxim)

(minin/mediu/maxim)

1
0.01/0.025/0.041
8/12/16

35/50/80
1
400/600/800

0.06/0.0012/0.120
0.0008/0.0016/0.003
1

Rmne nc valabil diferenierea clasic ce se opereaz ntre rafturi compacte i

rafturi statice. Rafturile statice, recomandabile ca pre i maniabilitate, sunt cele mai
rspndite i asigur o utilizare intuitiv, natural. Aezarea acestui tip de raft presupune
o rezisten a planeului depozitului de 1200 kg/m2. Obligatoriu, rafturile trebuie ancorate
ntre ele i fixate de pereii depozitului. Rafturile compacte/mobile sunt mai scumpe, mai
12

Ibidem, p. 45 sqq; 137 sqq.

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 10 din 15

grele (solicit o rezisten a planeului de 2400 kg/m2, i mai eficiente. Ele se bazeaz pe
ideea restrngerii spaiului necesar accesului la raft, prin mutarea mecanic sau electric a
rafturilor nsei. Teoretic, aadar, sporul de spaiu util este de 100% (dublarea capacitii
unui depozit), practic, ceva mai puin.

M. Duchein, Archive Buildings and Equipment, ICA Handbooks, Paris, 1988, p. 53.
Rafturile compacte sunt foarte folositoare pentru a obine un maximum de folos din spaiile de depozitare
ce nu pot fi extinse. Este n mod special situaia arhivelor de la centrele administrative din mijlocul
oraelor, unde nu este spaiu de extindere. Cu toate acestea, cldirea trebuie s fie suficient de rezistent
pentru a suporta sarcina suplimentar deosebit pe care o implic acest tip de rafturi. Nu are nici un rost s
fie folosit sistemul unde este un spaiu suficient pentru construcia unui depozit. Nu este recomandat n
rile n care personalul serviciului de arhiv nu are dect o slab pregtire profesional i nu este familiar
cu tehnica modern. Trebuie de asemenea s fie eliminat pentru depozitele cu documente care trebuie s fie
consultate sau manipulate frecvent.
Tabelul 3. Tipuri de rafturi compacte (dup M. Duchein)

Plan

Descriere

Spaiu
ocupat

Rafturi statice

50%

Rafturi compacte cu
micare transversal

100%

Rafturi compacte cu
micare lateral

75%

Rafturi compacte, cu
micare lateral, n
grup (a static, b mobil)

75%

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 11 din 15

Rafturi compacte cu
pivotare, a fix, b mobil

60-65%

TEM DE CONTROL
Identificai cel mai potrivit sistem de rafturi pentru locul Dvs. de munc. Argumentai.

4. ncrcarea depozitelor i mutarea unei arhive

i n cazul organizaiilor, ncrcarea depozitelor respect regulile naturale de
ncrcare a depozitelor, n sensul scrisului: din fa n spate, de sus n jos i de la stnga la
dreapta. Acestei reguli generale i se adaug un set de alte reguli. Acestea au fost
dezvoltate de ctre Florea Oprea pentru arhivele istorice, dar ele se aplic n egal msur
pentru arhivele organizaiilor, n condiiile n care conceptului de fonduri din depozit i se
substituie conceptul de parte structural a unui fond.

Florea Oprea, Arhiveconomie (note de curs), Facultatea de arhivistic, 1996

Reguli pentru aezarea arhivei n depozit.
1. asigurarea integritii fondului (ca regul, ntreg fondul de documente al organizaiei trebuie s fie
situat n acelai perimetru, n.m., BFP)
2. []
3. asigurarea rezervei de depozit pentru viitoare preluri
4. asigurarea corespondenei ntre mrimea fondului i mrimea depozitului
5. compatibilitatea suporilor (n acelai depozit trebuie s se gseasc documente cu suport
asemntor, pentru asigurarea condiiilor corespunztoare de prezervare, n.m., BFP)
6. asigurarea unei distane corespunztoare ntre depozite i spaiile de folosire
7. asigurarea unei corespondene directe ntre importana fondului i calitatea depozitului
8. []
9. aezarea documentelor pe rafturi i n cutii n poziii detensionate i uor manevrabile
10. regula ncrcrii depozitelor = regula scrierii
11. realizarea i meninerea unei gestiuni pe depozite

La ncrcarea polielor cu documente trebuie s se in cont i de dimensiunile

acestora. De altfel, la formarea grupelor de documente trebuie s se aib n vedere i
modalitatea de pstrare a acestora, astfel nct s se poat depozita fr ca structura lor
fizic s fie afectat. De pild, dosarele nu trebuie s aib mai mult de 300 de file sau,
mai precis, s nu depeasc 1.5-2 cm n grosime; la depunerea documentelor n cutii, se

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 12 din 15

recomand un spaiu de 1-2 cm n cutie, pentru ca documentele s nu trebuiasc forate

etc.

Lynn Ritzenthaler, Guidelines for Shelving Bound Volumes, NARA Preservation Programs, 1990.
Aceste linii directoare trebuie s fie urmate atunci cnd sunt puse pe raft volume legate. Cerinele pentru documentele legate sunt
aceleai, n ciuda diferenelor n materie de mobilier.
I. Orientare vertical
A. Volumele trebuie puse vertical dac:
1. nlimea este 50 cm sau mai mic
2. grosimea este de 10 cm sau mai mic, ori, dac este mai mare de 10 cm, poziia vertical nu determin
volumul s alunece sau ca blocul de file s cad dintre coperte
3. starea de pstrare este bun i volumul este capabil s stea cu sprijinul volumelor alturate i/sau al
opritorilor.
B. Volumele puse pe raft n poziie vertical trebuie s fie orientate cu partea de jos sau cu marginile inferioare rezemate pe
poli. Volumele nu trebuie s se rezeme pe cotor sau pe muchiile din fa.
C. Volumele nu trebuie plasate orizontal pe vrful unui grup de documente aezate pe raft n poziie vertical
D. Volumele cu o nlime similar care se pot sprijini unul pe cellalt trebuie aezate pe raft n poziie vertical ca un grup.
Aezarea amestecat a volumelor mai mici i mai mari ntr-un grup vertical trebuie evitat, de vreme ce volumele mai
nalte au nevoie de sprijinul vecinilor pentru a evita curbarea.
1. Pentru a evita amestecul volumelor mici i mari, volumele mici trebuie aezate n cutii de arhiv standard,
dac este posibil. Aceasta va permite de asemenea evitarea problemei ca micile volume s fie mpinse spre
spatele poliei.
2. O alt abordare este separarea fizic a grupurilor de cri mici de cele nalte pe poli, folosind multiplii
opritori pentru a separa i sprijini grupurile.
E. Toate poliele coninnd volume aezate vertical trebuie s fie echipate cu opritori care atrn de partea de sus a poliei.
1. Opritorii trebuie s fie poziionai la sfritul unui grup de volume pentru a le ine efectiv ntr-o poziie
vertical
2. Trebuie lsat un spaiu liber suficient la captul fiecrei polie pentru a permite accesul la opritori astfel nct
acetia s poat fi ajustai cnd volumele sunt scoase de pe poli i cnd sunt intercalate.
II. Orientare orizontal
A. Volumele trebuie s fie aezate orizontal dac:
1. nlimea depete 50 cm i/sau
2. grosimea depete 10 cm i/sau
3. volumul este ntr-o stare proasta de conservare i este evident deteriorat (exemple: coperile sunt smulse sau
slbite, blocul de file czut etc.)
4. volumul este un clasor, album sau cu o structur similar compozit cu elemente adugate care se pot
deteriora sau pierde dac alunec la baza volumului n timpul depozitrii verticale
B. Volumele aezate orizontal trebuie s nu fie puse n teancuri mai nalte de 15 cm sau mai mult dect 3 volume. Astfel
grosimea volumelor va determina dac una, dou sau 3 volume pot fi puse ntr-un teanc.
C. Volumele de format mare nu trebuie s fie puse n teancuri peste volumele mici. Doar volume de format asemntor
trebuie s fie stivuite unul peste cellalt, astfel nct volumele s fie complet sprijinite i s se previn curbarea lor.
D. Volumele nu trebuie s ias n afara poliei.

Un alt aspecte deosebit de important este reprezentat de condiiile de pstrare.

Dei exist mai multe recomandri i standarde regionale, conform unor recomandri ale
CIA, situaia se prezint n felul urmtor:
Tip suport
Hrtie, pergament
Fotografii alb negru
Fotografii color
Suport magnetic

Temperatur
18oC (1oC)
12oC (1oC)
5oC (1oC)
18oC (1oC)

Umiditate relativ
55% (5%)
35% (5%)
35% (5%)
40% (5%)

Citii Florea Oprea, Apariia efectului de camer umed n spaiile de depozitare i expunere a
bunurilor de patrimoniu, n Cercetri de conservare i restaurare, nr. 2, Bucureti, Muzeul de istorie al
Romniei, 1982, p. 247252

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 13 din 15

REINEI!
Umiditatea relativ a aerului exprim raportul dintre cantitatea de ap existen n aer la un moment dat i
la o temperatur dat i cantitatea total de ap pe care ar putea s o conin aerul saturat cu ap.
Umiditatea relativ se modific n raport cu temperatura, deoarece aerul, cu ct este mai cald, cu att poate
s primeasc o cantitate mai mare de ap de saturaie. Din acest motiv, pentru depozitele de arhiv, se
recomand ca aerisirea s se produc n condiiile n care temperatura interioar a depozitului este cu
cel puin 5oC mai mare dect temperatura exterioar.

Bogdan-Florin Popovici, Consideraii asupra activitii de mutare a unei arhive, n BIDA, 2004,
Bucureti, 2005, p. 89-101.

5. Planuri de urgen
ntr-un sistem de gestiune eficient a documentelor, o organizaie trebuie s i
stabileasc planuri pentru situaii de urgen (evacuare, dezastre naturale, situaii de
conflict etc.). Aceste planuri trebuie s fie realizate din timp i au anumite metodologii
specifice.
Metodologia elaborrii planului
a). repartizarea responsabilitii
b). instruirea membrilor echipelor de intervenie
c). stabilirea limitelor de aplicabilitate ale planului
d). fixarea unui calendar de elaborare
e). fixarea termenelor i a raportrii asupra stadiului de dezvoltare a planului
f). stabilirea arhivelor vitale n vederea proteciei speciale
g). stabilirea riscurilor generabile de ctre situaiile de urgen
h). evaluarea necesarului logistic de protecie
i). redactarea planului
j). implementarea i trainingul asupra desfurrii lui.
Planul pentru situaii de urgen trebuie s cuprind
- responsabliti clar desemnate i obiective precise, cu parametrii de
realizare
- msurile de prevenire i protecie
- msuri de intervenie rapid
- msuri de recuperare a arhivelor afectate
- resurse de sprijin
- anexe13

13 Florea Oprea, Arhiveconomie (note de curs), Facultatea de arhivistic, 1996

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 14 din 15

Bibliografie:
Buchanan, Sally A., Disaster Planning, Preparedness and Recovery for Libraries and
Archives: A RAMP Study with Guidelines (PGI-88/WS/6). Paris, UNESCO, 1988
Duchein M., Archive Buildings and Equipment, ICA Handbooks, Paris, 1988
Gatjens-Reuter Margit, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial,
Bucureti, Edit. Tehnic, 2001,
Morgenstern Julie, Tehnica organizrii lucrurilor, Bucureti, Edit. Almatea, p. 103.
Oprea Florea, Arhiveconomie (note de curs), Facultatea de arhivistic, 1996
Oprea Florea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare,conservare i
restaurare a arhivelor, n ,,Arhiva romneasc, fasc. 2/1995, p. 3033.
Popovici Bogdan-Florin, Consideraii asupra activitii de mutare a unei arhive, n
BIDA, 2004, Bucureti, 2005, p. 89-101.

BFP modul 5 IDD I1/UB FI/2005-6

Pagina 15 din 15

Activiti de autoevaluare i consolidare

1. Exist vreo diferen semnificativ ntre conceptele de prezervare, conservare i
restaurare?
2. Exist vreo implicaie a condiiilor de pstrare asupra gestionrii documentelor?
3. Facei aplicaii practice cu grila de transformare a unitilor de msur pentru
arhiv; construii un depozit imaginar, calculai cantitatea de arhiv existent i
stabilii ce capacitate de transport este necesar pentru a muta arhiva
4. Schiai liniile generale ale unui plan de urgen pentru instituia n care lucrai.