LOS SOPORTES CONTABLES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para
cada una de ellas, es por ello que a continuacin se presentan los principales
papeles comerciales y ttulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo
contable, su definicin y sus principales caractersticas.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general:

Nombre o razn social de la empresa que lo emite.

Nombre, nmero y fecha del comprobante.

Descripcin del contenido del documento.

Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los

comprobantes.
FACTURA

RECIB
O

NOTA
DE
CRDIT

Original: respalda la compra de cualquier producto, esta es

para el cliente.
Duplicado: respalda la venta de cualquier producto, esta es
para la empresa.

original: avala los pagos, es para la persona que paga.

Duplicado: avala los cobros, es para la persona que cobra.

Original: es para el comprador, disminuye el valor de la

compra (promociones, descuentos)

Duplicado: es para el vendedor, disminuye el valor de la

venta.

NOTA
DE
DEBITO

Original: es para el comprador, aumenta el valor de compra

(por flete o intereses por mora).

Duplicado: es para el vendedor, aumenta el valor de venta

original: respalda la entrega de mercadera, es para el

vendedor.

duplicado: avala que la mercadera fue recibida, es para el

comprador.

Triplicado: avala que la mercadera fue entregada, es para

el mensajero o trasportador.

Original: es para la persona que hace el deposito.

REMITO

BOLETA
DE
DEPOSITO

SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO:

es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.

RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA:

es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.

COMPROBANTE DE DEPSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS:

Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que
suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar,
o retirar dinero de su cuenta de ahorros.

FACTURA DE VENTA:
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones
de pago.

FACTURA DE VENTA DE MERCANCA AL CONTADO:

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al
por mayor y al por menor, si la mercanca no est gravada; si est gravada se
acredita tambin la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.
FACTURA DE VENTA DE MERCANCA A CRDITO:
El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su
organizacin contable, as: original para cartera, una copia para el cliente, otra
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRDITO:

La tarjeta de crdito (o dinero plstico) es un medio de pago que utiliza la
tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

CHEQUE:
Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada girador, ordena a
un banco llamado girado que pague una determinada suma de dinero a la
orden de un tercero llamado beneficiario.

COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO:

Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque.

LETRA DE CAMBIO:
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago
que da una persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague
a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha
determinada.

PAGAR:
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para
respaldar los crditos bancarios.

NOTA DBITO:
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de
sus obligaciones.
NOTA CRDITO:
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en
la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las

mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota

crdito.

RECIBO DE CAJA MENOR:

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece
un fondo denominado caja menor.

SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin,
ajustes y cierre.

COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta
de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.