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Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de Computacin en Accin, S.A. de C.V.; Copyright 20052006 Derechos Reservados 2005-2006 Computacin en Accin, S.A. de C.V., Pablo Villaseor No. 435, Col.
Ladrn de Guevara, Guadalajara, Jalisco, Mxico. C.P. 44600. Los Derechos de este Manual se encuentran
reconocidos por la Ley Federal del Derecho de Autor. Se prohbe su produccin, reproduccin, publicacin, edicin o
fijacin material en copias o ejemplares, por cualquier medio, importacin, almacenamiento, transporte, distribucin,
comercializacin, venta o arrendamiento, as como su comunicacin y transmisin pblica por cualquier medio, su
divulgacin en cualquier modalidad, su traduccin, adaptacin, parfrasis, arreglos, transformaciones u otras
similares, sin previa autorizacin por escrito de su titular. La violacin de esta prohibicin constituyen un delito y una
infraccin administrativa que estn sancionados conforme a los artculos 424 fraccin III, 424 bis fraccin I y 424 ter,
del Cdigo Penal Federal; as como los artculos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley
Federal del Derecho de Autor y dems normas aplicables vigentes.
Las marcas COMPUTACIN EN ACCIN , EN ACCIN , PAQ y sus respectivos diseos; la marca y nombre
comercial COMPAC y su diseo; las marcas ES TIEMPO DE PODER , LA CONEXIN DE TU NEGOCIO , TU
NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA , SOAR. PODER. CRECER. ; los avisos comerciales Bien Pensado ,
Respuesta Oportuna , y La Forma ms Amigable de Controlar tu Negocio ; as como la Imagen del
Foquito y del Diseo de la Portada , son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de
Computacin en Accin, S.A. de C.V.
AdminPAQ , MegaPAQ , Exin , ContPAQ , CONTPAQ i , CheqPAQ , NomiPAQ ,
WinPAQ , Solucin Contable PAQ , ProduPAQ y VentPAQ , tambin son marcas registradas y
protegidas propiedad de Computacin en Accin, S.A. de C.V., la que ostenta de igual forma los derechos
patrimoniales de autor; con excepcin del programa de cmputo que ostenta la marca VentPAQ, cuyos derechos
patrimoniales pertenecen a Pacific Soft, Sistemas de Informacin, S.A. de C.V.
Microsoft , MS-D.O.S. , WINDOWS y Excel , son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation.
Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente
propsitos informativos y no constituye aprobacin y/o recomendacin. Computacin en Accin, no se responsabiliza
de la ejecucin o uso de estos productos.
50020120109
Estructura de
este manual
Sealtica
Pgina
1
ndice
ndice
1 IMPORTACIN DE EMPRESAS
Tema
VISIN GENERAL
CMO IMPORTO UNA EMPRESA DE CONTPAQ W INDOWS
QU INFORMACIN ADICIONAL DEBO CONOCER AL IMPORTAR UNA EMPRESA
QU PASA SI
Pgina
1-1
1-2
1-6
1-7
2 CONFIGURACIN DE USUARIOS
Tema
VISIN GENERAL
INFORMACIN GENERAL SOBRE CONFIGURACIN DE USUARIOS
CMO CREO PERFILES DE USUARIO
CMO REGISTRO UN USUARIO
QU OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR
Pgina
2-1
2-2
2-3
2-5
2-10
3 INFORMACIN TCNICA
Tema
VISIN GENERAL
CMO SE MANEJAN LAS BASES DE DATOS
CMO UTILIZO EL SERVIDOR DE APLICACIONES CONTPAQ I
CMO UTILIZO LA CONFIGURACIN DE APLICACIONES CONTPAQ I
CULES SON LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA
CMO MODIFICO UN ESQUEMA DE DATOS
QU ES LA BITCORA DE OPERACIONES
Pgina
3-1
3-2
3-4
3-6
3-7
3-9
3-14
4 HOJA ELECTRNICA
Tema
Pgina
4-1
4-2
4-4
4-8
Tema
Pgina
5-1
5-5
VISIN GENERAL
CMO UTILIZO LA HOJA ELECTRNICA
CMO CREO UN MODELO ELECTRNICO
QU PASA SI
5 UTILERAS
VISIN GENERAL
QU DEBO CONSIDERAR ANTES DE EJECUTAR CADA UTILERA
ndice
Pgina
2
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Captulo 1
Importacin de empresas
Visin general
Introduccin
Objetivo
En este captulo
Pgina
1-1
Pgina
1-2
1-6
1-7
Captulo
Captulo 11
Importacin
Para empezar
de aempresas
trabajar
Cmo ingreso
Para importar los datos de una empresa de ContPAQ Windows ingresa a CONTPAQ i
CONTABILIDAD, ve al men Empresa y selecciona la opcin Importar empresa de
ContPAQ 2005.
Una vez que hayas seleccionado los parmetros para la conversin, realiza cualquiera de las
siguientes acciones para iniciar el proceso:
Requisitos para
importar
Formas de
importar
Si tienes
CONTPAQ i
BANCOS
Creando una empresa nueva: Se crea una nueva base de datos para la empresa en
CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Utilizando una empresa de CONTPAQ i BANCOS: Se importa la informacin de
ContPAQ a una empresa ya existente en el sistema bancario. Esta es la nica forma
que la empresa lleve informacin contable y bancaria en una misma empresa.
Captulo 1
Importacin de empresas
Pgina
1-2
Qu necesito
para importar
Para que puedas importar una empresa, debes indicar los siguientes datos:
Pgina
1-3
Captulo 1
Importacin de empresas
Nueva forma de
guardar datos
Monedas
Tipo de plizas
Restricciones
Bitcora
del proceso
Para qu sirve
Captulo 1
Importacin de empresas
Pgina
1-4
Ejercicio
Ingresa a CONTPAQ i CONTABILIDAD y del men Empresa selecciona la
opcin Importar Empresa de ContPAQ 2005.
Resultado: Aparecer la ventana Importar empresa de ContPAQ 2005.
5
6
Captura o Selecciona
La Empresa Windows, S.A.
Desmarca las casillas Causacin y
asignacin de periodo de causacin
de IVA y Asociacin de movimientos
con Proveedores para control de IVA
Catlogo de cuentas.
Balanza de comprobacin.
Pgina
1-5
Captulo 1
Importacin de empresas
Cuando en tu equipo de cmputo tengas instalado Windows Vista o Windows 7 ser necesario
ejecutar el proceso Reconstruccin de ndices en ContPAQ, para evitar inconsistencias en la
informacin a convertir as como evitar que el proceso se quede colgado sin hacer nada.
La versin recomendada para realizar la importacin de las empresas es ContPAQ 2005, sin embargo es
posible convertir empresas a partir de la versin 2004.
Si la empresa donde se quiere importar la informacin de ContPAQ, por alguna razn, contiene
informacin de CONTPAQ i CONTABILIDAD (ya sea porque se haba abierto la empresa en CONTPAQ
i CONTABILIDAD o se crearon registros), dicha informacin ser borrada para asegurar la integridad de
los datos que sern trados de ContPAQ.
Recuerda que ContPAQ hace la afectacin del saldo en bancos con base en la fecha de aplicacin. Y
CONTPAQ i CONTABILIDAD realiza la afectacin en bancos cuando el documento se concilie.
El convertidor nunca realiza un rollback de la base datos en caso que ocurran inconsistencias durante el
proceso. (Regresar a la base de datos a algn estado previo).
Nota: Durante la conversin no se borra la base datos y en caso que la misma quede en un estado
inconsistente, es recomendable ejecutar el proceso Restaurar empresa.
Cuando una empresa contenga demasiados errores, al realizar la conversin se enviar el siguiente
mensaje: Out of memory exception.
Nota: Si ocurre la excepcin es necesario ejecutar nuevamente el proceso.
Despus de una conversin, automticamente, se reconstruyen los saldos. Este proceso genera una
bitcora que puede llegar a empalmarse con la bitcora del convertidor marcando un nmero de errores
considerable. Es importante que identifique que dichos errores no estn relacionados con la conversin,
sino con la reconstruccin de saldos.
Captulo 1
Importacin de empresas
Pgina
1-6
Qu pasa si
Convierto una
empresa de
ContPAQ
Windows sobre
una de BANCOS
Cuando conviertes una empresa de ContPAQ Windows sobre una base de datos de
CONTPAQ i BANCOS automticamente antes de iniciar la conversin se crear un
respaldo de dicha empresa con el sufijo CONVERT.
Ejemplo: ctEl_Perla_Azul_CONVERT-20100512-1231.bak.
Importante: No podrs volver a utilizar la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD para
hacer una nueva importacin de ContPAQ Windows ya que automticamente desaparecer
de la lista de empresas.
Si requieres utilizar esa misma empresa es necesario restaurar el respaldo que efectu el
sistema previo a la importacin.
Convierto una
empresa de
ContPAQ
Windows sobre
una BDD nueva
Al seleccionar una empresa nueva para importar los datos de ContPAQ Windows debes
especificar el nombre de la base de datos.
Ejemplo: ctAzul.
Importante. No es posible utilizar el nombre de una base de datos ya existente.
Pgina
1-7
Captulo 1
Importacin de empresas
Pgina
2-1
Captulo 2
Configurar usuarios
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Captulo 2
Configuracin de usuarios
Visin general
Introduccin
Objetivo
En este captulo
Pgina
2-1
Pgina
2-2
2-3
2-5
2-10
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Al crear
contraseas
Ventajas de crear
usuarios
Permisos
Generar plantillas con accesos especficos que despus podrs asignar a los
usuarios.
Controlar el registro de informacin por medio de perfiles y contraseas asignados al
usuario.
Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.
Entre las acciones que se podrn permitir o restringir a los usuarios est: Ejecutar, Crear,
Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema.
Cuando la casilla est marcada significa que podr realizarse la accin. Cuando est
desmarcada estarn restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del
sistema.
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Pgina
2-2
Un perfil funciona como una plantilla en la cual indicas los permisos que tendr un grupo de
usuarios para trabajar con CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Perfil Supervisor
Cmo ingreso
Qu necesito
para registrar
Para crear estas plantillas asigna un cdigo y nombre al perfil. Adems, desmarca las casillas
en las cuales deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de
personas.
Cmo guardar
Una vez que hayas especificado los permisos para cada opcin realiza cualquiera de las
siguientes acciones:
Pgina
2-3
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Crear los perfiles permite agilizar la configuracin de permisos de nuevos usuarios que
utilizarn CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Esta opcin resulta prctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios.
En estos casos, primero creas el perfil y despus lo asignas a cada uno de los usuarios.
Registro de perfiles
Ejercicio
Ejercicio
5
6
Contina asignando los derechos para este perfil segn se indica en la siguiente
tabla:
Pestaa
3. Catlogos
4. Configuracin
5. Procesos y
utileras
7
8
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Columna
Borrar
Cambiar
Crear
Ejecutar
Desmarca
Todas las opciones de la columna
Todas las opciones de la columna
Catlogos Perfiles de usuarios
Catlogos Tabla de procesos
Usuarios
Todas las opciones que inicien con
Utileras
Pgina
2-4
Cmo ingreso
Para crear un nuevo usuario ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin
Catlogo.
Qu necesito
para registrar
Formas
de asignar
permisos
Para asignar los permisos a un usuario puedes utilizar alguna de las siguientes formas:
1.
2.
Pgina
2-5
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Puedes indicar que un usuario tenga acceso slo a una o algunas empresas o bien a todas
las que estn disponibles.
Cmo ingreso
Para especificar a qu empresas tendr acceso realiza lo siguiente:
1.
2.
3.
Qu necesito
Utiliza el botn Agregar para desplazar las empresas disponibles al apartado de
empresas permitidas.
Asegrate de dejar
en el apartado
Empresas
permitidas slo
aquellas empresas
con las que podr
trabajar el usuario.
Cmo guardar
Una vez que especificaste las empresas a las que tendr derechos para trabajar el usuario
realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Guarda los cambios de la configuracin del usuario realizando las mismas acciones indicadas
para guardar la seleccin de empresas.
Guardar como
perfil
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Pgina
2-6
Para qu sirve
Registro de usuarios
Ejercicio 1
Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarn con el sistema
tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar slo las opciones que les
corresponden.
Realiza los siguientes pasos para registrar un usuario:
Paso
1
Ejercicio
Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Catlogo.
Resultado: Aparecer la ventana Usuarios.
Pgina
2-7
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Ejercicio
Haz clic en el botn
del campo Perfil para desplegar el listado de perfiles
disponibles y agilizar la configuracin de los permisos que aplicarn al usuario.
Ejemplo: Selecciona el perfil Auxiliar.
Captura
Pestaa
Cdigo
OAGUILAR
1.Documentos
Nombre
Oscar Aguilar
Clave
arCONTA09
3. Catlogos
4.
Configuracin
Perfil
Auxiliar
5. Procesos y
utileras
Desmarca
De columna Crear, todas las
opciones de Preplizas.
Presupuestos de la columna Ver.
Todas las columnas de
Segmentos de negocio.
De la columna Ejecutar, la opcin
Empresa-Importar empresa
desde ContPAQ Windows.
Importante:
Ejercicio 2
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Pgina
2-8
Ejercicio
Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Catlogo.
Resultado: Aparecer la ventana Usuarios.
4
5
6
Ejercicio 3
Para verificar que los permisos otorgados a cada usuario son correctos utiliza la funcin
Cambiar de usuario para ingresar al sistema y visualizar nicamente los mdulo que debe
tener acceso dicho usuario.
Realiza los siguientes pasos para cambiar la sesin del usuario:
Paso
1
Ejercicio
Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Cambiar de
usuario.
Resultado: Aparecer la ventana Ingreso a CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Pgina
2-9
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Usuarios
conectados
Cuando te encuentras trabajando con una versin en Red y deseas verificar qu usuarios se
encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opcin Usuarios
conectados; y si la versin que adquiriste es Monousuario, podrs ver el usuario con el que
se abri la sesin.
Para hacerlo del men Empresa, submen Usuarios selecciona la opcin Usuarios
conectados.
Cambiar de
usuario
Al trabajar con CONTPAQ i CONTABILIDAD puedes cambiar el usuario que utilizaste para
ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicacin. Esta opcin permitir a cada
persona que ingrese al sistema tenga acceso nicamente a las tareas que le fueron
asignadas.
Para ello, del men Empresa, submen Usuarios selecciona la opcin Cambiar de usuario.
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Pgina
2-10
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Captulo 3
Informacin tcnica
Visin general
Introduccin
Objetivo
En este captulo
Pgina
3-1
Pgina
3-2
3-4
3-6
3-7
3-9
3-14
Captulo 3
Informacin tcnica
.mdf
.ldf
El archivo con extensin .mdf es la base de datos primaria que contiene toda la informacin
de la empresa. El archivo con extensin .ldf (log) es el archivo de transaccin.
El archivo log se encarga de revisar que todas las transacciones se registren de forma
completa en la base de datos; si por alguna razn una transaccin no est completa, rechaza
la misma protegiendo la integridad de la base de datos.
Importante: Si el sistema est en red, las bases de datos se crearn en el disco duro del
Servidor.
Dnde se
guardan
Tablas que se
comparten
Lista de empresas
Perfiles y permisos de Usuarios
Procesos
Las tablas que son de CONTPAQ i CONTABILIDAD y que usa CONTPAQ i BANCOS
son:
Causacin de IVA
Conceptos
Control de IVA
Monedas
Parmetros
Cuentas contables
Plizas
Preplizas
Proveedores
Tipos de cambio
DevolucionesIVA
Captulo 3
Informacin tcnica
Pgina
3-2
Diarios especiales
Segmentos de negocio
Tipos de pliza
Conceptos de IETU
Versiones
compatibles
SDK
Pgina
3-3
Captulo 3
Informacin tcnica
Monousuario
Cliente-Servidor
Cmo ingreso al
Servidor de
Aplicaciones
CONTPAQ i
Consola
Pgina
3-4
Qu necesito
para configurar
Para qu sirve
A travs del Servidor de Aplicaciones podrs llevar un monitoreo de los procesos que estn
ejecutndose en CONTPAQ i CONTABILIDAD. Adems, puedes utilizarlo para conectarte
a las diferentes instancias de SQL, en caso de que requieras tener el sistema en varias
instancias.
Archivos
Properties
Ruta
<C:\Archivos de Programa\Compac\Contabilidad>
<C:\Archivos de Programa\Compac\SDK>
<C:\Archivos de Programa\Compac\Servidor>
Pgina
3-5
Captulo 3
Informacin tcnica
Instancia
Usuario
Para abrir esta configuracin ve al men Inicio, opcin Todos los programas, grupo de
programa CONTPAQ i, opcin Conexin Configuracin de BDD.
Captulo 3
Informacin tcnica
Pgina
3-6
Los archivos del sistema son aquellos que se generan al instalar CONTPAQ i
CONTABILIDAD.
Estos archivos se utilizan para ejecutar la aplicacin, los diferentes mdulos, reportes y
realizar la importacin y exportacin de datos.
En este tema, se explicarn los archivos para:
Reportes
Bajar y cargar informacin (Configuracin de datos)
Ejecucin de la Hoja electrnica
Para que sea fcil de ubicar el archivo fuente de los reportes de CONTPAQ i
CONTABILIDAD, el nombre del archivo fuente es el mismo que se muestra en el sistema.
Ejemplo: El reporte Anexos del Catlogo tiene el archivo fuente AnexosDelCatalogo.rpt, el
reporte Balanza de Comprobacin tiene el archivo fuente BalanzaDeComprobacion.rpt.
Los archivos fuente tienen la extensin .rpt. Si necesitas modificarlos utiliza el Editor de
reportes.
Importante: Si modificas un reporte, gurdalo con otro nombre, para que conserves el reporte
original como respaldo. Si no lo haces, al reinstalar el sistema, ste actualizar el reporte, por
lo que se eliminarn las modificaciones que realizaste.
Si quieres saber cmo hacer reportes personalizados, solicita el Manual de Reporteador de
CONTPAQ i.
Los reportes de CONTPAQ i CONTABILIDAD estn almacenados en la siguiente ruta:
<Compac\Empresas\Reportes\Contpaq>.
Y los reportes que son creados por el usuario se guardan en la siguiente ruta:
<Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>.
Pgina
3-7
Captulo 3
Informacin tcnica
La Hoja Electrnica se ejecuta con el archivo Hoja financiera NG.xls el cual se instala en la
ruta <\Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>.
Adems, cuenta con un complemento denominado Hoja_Financiera_AddIn.xla cuya funcin
es almacenar todas las funciones de la hoja financiera y guardar las macros.
Este archivo tambin se encuentra en la ruta <\Compac\Empresas\Reportes\ Contpaq\Mis
Reportes>.
Nota: La Hoja Electrnica utiliza macros, por lo que debers asegurarte que la seguridad de
las macros en Excel sea Media o Baja.
Para cambiar la seguridad en Excel 2003, ve al men Herramientas, submen Macro y
selecciona la opcin Seguridad.
Para cambiar la seguridad en Excel 2007, realiza lo siguiente:
En la Advertencia de seguridad, haz clic en el botn Opciones y Habilita el contenido.
Modelos
electrnicos
La Hoja Electrnica cuenta con modelos instalados de forma automtica. Los archivos
fuentes de estos modelos son:
Captulo 3
Informacin tcnica
Pgina
3-8
Cmo ingreso
Dnde se utilizan
los esquemas
Esquemas de
datos para bajar
y cargar
informacin
Los esquemas de datos que bajan y cargan catlogos y documentos se utilizan para pasar la
informacin hacia CONTPAQ i CONTABILIDAD proveniente de un sistema externo y
viceversa.
Existen varios esquemas de datos para realizar este proceso; dependiendo de lo que quieras
exportar o importar, es el archivo que debers seleccionar.
Estos esquemas se encuentran en <\Compac\Empresas\Esquemas\Contpaq>.
Todos los esquemas de datos tienen dos modalidades:
WIN Se utilizan cuando los datos son originarios de ContPAQ Windows, PAQs o
algn otro sistema externo.
Los archivos se pueden identificar fcilmente ya que el nombre es bastante descriptivo; sin
embargo, existen algunas excepciones las cuales se indican a continuacin:
Archivo de configuracin
Descripcin
CT_EST_Proveedor_NG
CT_EST_Proveedor_NG_
hasta_v11
CT_EST_Proveedor_WIN_
RefIVA
Pgina
3-9
Captulo 3
Informacin tcnica
Estructura del
esquema de
datos
Descripcin
Guarda la configuracin del Catlogo de proveedores
proveniente de la versin 12.0.0va o anterior de ContPAQ
Windows siempre y cuando se maneje, en dicho sistema, el
Control de IVA.
CT_EST_Pliza_WIN_
TIPOPOL_1
CT_EST_Pliza_WIN_
TIPOPOL_1_RefIVA
CT_EST_Poliza_WIN_
TIPOPOL_3
CT_EST_Poliza_WIN_
TIPOPOL_3_RefIVA
Tipo
Nombre
Longitud
Formato
Alineacin
Tipo
Identificador
Descripcin
Entidad
Representa el inicio de una entidad en el esquema, como puede
ser el encabezado, cuerpo, detalle o pie de pgina.
Atributo
Es el campo perteneciente a una tabla.
Debe ponerse textual el nombre del campo.
Separador
Es un campo fijo con longitud mayor a cero. El valor debe tener
la longitud especificada.
En la columna Formato se indicar el valor que debe tener en
el archivo de texto.
Ejemplo: Si en Formato se pone 114, al abrir el archivo texto,
como separador debe mostrarse 114.
Calculado
Es un campo que se recupera de alguna tabla que no es la
principal o que se procesa al momento de generar el archivo
como el IVA.
Captulo 3
Informacin tcnica
Pgina
3-10
Longitud
Entonces, la longitud
Se rellena siempre con espacios hasta alcanzar el tamao definido por este
campo de longitud.
No se rellena, ya que debe especificarse un formato que tenga la longitud
especificada para el campo (ver informacin de la columna formato).
No se rellena, ya que debe especificarse un formato que tenga la longitud
especificada para el campo (ver informacin de la columna formato).
Formato
Entero
Pgina
3-11
Captulo 3
Informacin tcnica
Entero
Decimal
Alineacin
Estructura
ddMMyyyy
ddMM
yyyyMMdd
MMyy
00000
#0000
Dato en txt
10092010
1009
20100910
0910
00180
0180
##000
#####
180
180
00000
#0000
##000
00009
0009
009
#####
000.00
000|00
009.18
00918
Descripcin
10 de Septiembre de 2010
10 de Septiembre
2010-09-10
Septiembre de 2010
Un espacio vaco y luego un cero antes del
180
Dos espacios vacos antes del 180
Dos espacios vacos antes del 180.
Este formato, con un nmero menor a 3
dgitos, muestra ms espacios vacos,
mientras que el formato anterior respeta
poner al menos 3 ceros a la derecha.
Rellena los espacios con ceros.
Un espacio y el resto se rellena con ceros.
Dos espacios y el resto se rellena con
ceros.
Todos los valores con espacios
Rellena con ceros y pone punto decimal.
Rellena con ceros y los ltimos dos dgitos
se debern considerar como decimales
aunque no se pondr punto decimal.
Captulo 3
Informacin tcnica
Pgina
3-12
Este campo sirve para bajar, al archivo de texto, el IVA registrado en CONTPAQ i
CONTABILIDAD, dependiendo de qu IVA maneje (Devolucin de IVA o Causacin de IVA).
Si no se maneja IVA, se baja cero.
Importante: Si un documento de egreso que se baja no est contabilizado, este campo
nunca devolver un valor mayor a cero.
El campo iva.calculado desglosa el IVA, haciendo un clculo usando el importe del egreso y
desglosando el IVA utilizando la tasa asumida del proveedor.
Entidades
vlidas
Las entidades vlidas para los esquemas de bajado de transacciones electrnicas son las
siguientes:
EN (Encabezado):
Representa un registro de encabezado que se coloca antes del grupo de transacciones
que se bajan.
Tipo
E
Nombre
Encabezado
Longitud
0
Formato
EN
Alineacin
PE (Pie):
Representa un registro de pie que se coloca despus del grupo de transacciones que se
bajan.
Tipo
E
Nombre
Pie
Longitud
0
Formato
PE
Alineacin
Es necesario respetar las claves que estn definidas en la columna Formato para que el
proceso las identifique adecuadamente. La longitud cero impide que las cadenas EN y PE se
muestren en el archivo de bajado.
Despus de definir la fila de tipo E se puede definir cualquier cantidad de campos de tipo
A, S o C, con sus correspondientes longitudes y formatos, segn aplique.
El final de una entidad se determina por el inicio de otra, o bien porque se terminan los
campos definidos en el esquema.
Pgina
3-13
Captulo 3
Informacin tcnica
Qu es la bitcora de operaciones
Qu es
Antes de
configurar
Cmo ingreso
Qu necesito
para configurar
Pgina
3-14
Una vez que la bitcora ha sido configurada se registrarn en ella todas las operaciones
realizadas en el sistema, incluyendo:
Nota: En las operaciones que realices con los catlogos, adicionalmente se guarda el cdigo
y nombre del registro, siempre y cuando estos datos apliquen para el catlogo en cuestin.
As mismo se guardar informacin adicional lo que te ayudar a identificar el registro sobre
el que se realiz la operacin.
En el caso de las plizas, la bitcora guardar adicionalmente lo siguiente:
Ejercicio
Periodo
Tipo de pliza
Nmero
Para documentos bancarios, se guarda informacin sobre el documento correspondiente:
Cuenta bancaria
Modelo
Folio
Mantenimiento a
la bitcora
Con esta herramienta puedes borrar de la bitcora los datos de las operaciones realizadas,
para lograrlo, especifica la fecha a partir de la cual deseas conservar los registros.
Para ejecutarla ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin
Mantenimiento a la bitcora de operaciones.
Pgina
3-15
Captulo 3
Informacin tcnica
Qu necesito
para dar
mantenimiento
Reporte Bitcora
de operaciones
Cmo ejecuto el
reporte
de la barra de herramientas de
Captulo 3
Informacin tcnica
Pgina
3-16
Pgina
3-17
Captulo 3
Informacin tcnica
Ejercicio
3
4
5
6
7
Alimentando la bitcora
Activa la empresa indicada por el instructor y realiza las siguientes operaciones:
Captulo 3
Informacin tcnica
Pgina
3-18
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Captulo 4
Hoja Electrnica
Visin general
Introduccin
Para una empresa es importante obtener reportes que muestren la informacin requerida en
el momento ya que, con base en eso, se realiza la toma de decisiones de la empresa.
CONTPAQ i CONTABILIDAD incluye los reportes ms utilizados en el rea de tesorera
para conocer el flujo de efectivo de tu empresa tanto de forma general como de manera
detallada, sin embargo, es posible que estos reportes no cumplan con todos los datos que
necesitas para tu negocio.
Con el mdulo Hoja Electrnica podrs obtener los reportes necesarios que cubran
totalmente las necesidades especficas de tu empresa.
Objetivo
En este captulo
Pgina
4-1
Pgina
4-2
4-4
4-8
Captulo 4
Hoja Electrnica
Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic que implementa funciones que
extraen informacin de la base de datos de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Mediante la Hoja Electrnica se pueden ejecutar varios modelos ya que estn predefinidos
por el sistema, pero tambin se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un
directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente.
Debido a que esta herramienta est hecha en Microsoft Excel es posible generar reportes
de acuerdo a las necesidades de informacin de tu empresa de manera fcil y rpida.
Cmo ingreso
a la Hoja
Electrnica
Para que ingreses a la Hoja Electrnica puedes realizar cualquiera de las siguientes
acciones:
Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrnica, podrs ejecutar un modelo electrnico
utilizando cualquiera de las acciones:
Qu necesito
para ejecutar un
modelo
Para ejecutar un modelo de la Hoja Electrnica, slo necesitas abrir una empresa en
CONTPAQ i CONTABILIDAD, ya que esta opcin slo est disponible cuando ests dentro
de una empresa.
Pgina
4-2
Caractersticas
Para qu sirve
Pgina
4-3
Captulo 4
Hoja Electrnica
Qu necesito
para registrar
y captura:
Por omisin, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta
<\Compac\Empresas\Contpaq\Mis Reportes\>.
Recuerda que para ingresar a la Hoja Electrnica tienes dos opciones:
de la ventana principal.
El botn
La opcin Hoja Electrnica del men Reportes.
Captulo 4
Hoja Electrnica
Pgina
4-4
Importante: Estos son modelos base para generar reportes especficos que estn adecuados
a las necesidades de la empresa, si vas a modificarlos, es recomendable que primero los
guardes con otro nombre, as, el modelo base no sufrir cambios y podr utilizarse para otra
empresa.
Hojas
predefinidas
Todos los modelos electrnicos estn conformados por las siguientes hojas:
Hoja
Hojas 1 y 2
Pliza
Estructura
de la funcin
Descripcin
Aqu agregars las funciones necesarias para crear un modelo
electrnico. Puedes insertar las hojas que necesites.
Aqu podrs crear plizas desde Excel y enviarlas a CONTPAQ i
CONTABILIDAD.
Parmetros
Funciones
Contables
Funciones
Bancarias
Para que conozcas y puedas utilizar correctamente la estructura de las funciones, necesitas
saber cmo debe estar estructurada la funcin. Todas las funciones tienen una nomenclatura
Apyate en las columnas Descripcin y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para
que utilices la ms conveniente.
La Descripcin indica para qu sirve la funcin, la Nomenclatura indica los datos que
necesita la funcin.
Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, si no lo haces,
los valores que captures no los reconocer como vlidos.
Ejemplo: =EJEACTUAL(5) indica que mostrar el ejercicio actual de la empresa nmero 5.
Para conocer cul es el nombre de esa empresa consulta la hoja Parmetros.
Pgina
4-5
Captulo 4
Hoja Electrnica
Ejercicio
Captulo 4
Hoja Electrnica
Pgina
4-6
Ejercicio
Captura los siguientes textos en la Hoja1 del modelo que acabas de abrir:
Celda
Texto
B4
C4
B7
C7
Ejercicio:
Actual
Enero
Febrero
2
3
Repite el paso 6 en todos los periodos de las cuentas que acabas de insertar.
Grafica los datos que acabas de insertar para que tengas una mejor
presentacin de los resultados obtenidos.
Guarda los datos y cierra Excel.
10
Solucin:
Las funciones que debieron capturarse son:
Celda
B8
C8
D8
E8
F8
G8
B9
Texto
=SFP(A8,$C$4,1,1)
=SFP(A8,$C$4,2,1)
=SFP(A8,$C$4,3,1)
=SFP(A8,$C$4,4,1)
=SFP(A8,$C$4,5,1)
=SFP(A8,$C$4,6,1)
=SFP(A9,$C$4,1,1)
Pgina
4-7
Celda
H8
I8
J8
K8
L8
M8
Texto
=SFP(A8,$C$4,7,1)
=SFP(A8,$C$4,8,1)
=SFP(A8,$C$4,9,1)
=SFP(A8,$C$4,10,1)
=SFP(A8,$C$4,11,1)
=SFP(A8,$C$4,12,1)
Captulo 4
Hoja Electrnica
Qu pasa si
Tengo Office
2010
Cuando en la mquina con la que ests trabajando tiene instalado Office 2010 y quieres
ejecutar los modelos de la Hoja Electrnica de CONTPAQ i CONTABLIDAD podrs hacer
que dichas hojas funcionen en Office 2010 a 64 bits. Para lograrlo, debes realizar lo siguiente
Paso
Accin
Abre el modelo electrnico origen y haz clic derecho sobre la hoja deseada.
Resultado: Se desplegar el men flotante.
Importante: Una vez que copies la informacin al nuevo libro y guardes los cambios el
modelo electrnico tambin funcionar a 32 bits.
Captulo 4
Hoja Electrnica
Pgina
4-8
dd
50020111215
Captulo 5
Utileras
Visin general
Introduccin
Las utileras son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones
especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas,
ya que una vez que afectan la informacin de la empresa el proceso es irreversible.
Dichas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la informacin
registrada en el sistema, lo que ayudar a tener una base de datos en correcto
funcionamiento.
Objetivo
Requisitos
previos
En este captulo
Pgina
5-1
Pgina
5-2
5-5
Captulo 5
Utileras
Son funciones especiales del sistema que regeneran la consistencia de registros perdidos o
daados por factores externos, auxilian a localizar registros errneos o bien, permiten
cambiar parmetros de la empresa afectando a mltiples tablas relacionadas y de manera
simultnea.
Estas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la informacin
registrada en el sistema, lo que ayudar a tener una base de datos en correcto
funcionamiento.
Las utileras deben ser utilizadas bajo condiciones ya que el proceso que realizan es
irreversible.
Cmo ingreso
Empresa
Cierre
Utileras
Verificar cuentas
Verificar plizas
Reconstruir
saldos
Verificar IVA
Mantenimiento
base de datos
Saldo cero
Eliminar periodos
anteriores
Generar pliza
saldos iniciales
Borrar plizas
y saldos
parcialmente
Captulo 5
Utileras
Pgina
5-2
Apyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utileras que maneja el
sistema y en qu momento utilizarlas.
Importante:
Las utileras son procesos exclusivos, por lo tanto, es necesario verificar que ningn
usuario est dentro de la empresa, slo aquel que ejecute la utilera en cuestin.
La utilera
Verificar cuentas
Verificar IVA
Sirve para
Revisar el rbol de cuentas verificando si
hay ms de una cuenta de ttulo, subttulo o
mayor en una misma rama.
sala cuando
El reporte Balanza de comprobacin
muestra descuadre en saldos y el
Balance general se muestra cuadrado.
Verificar plizas
Reconstruir saldos
de cuentas
Pgina
5-3
Captulo 5
Utileras
Sirve para
Eliminar la historia completa de la empresa
en lo relacionado con los movimientos,
como: plizas, saldos de cuentas,
segmentos de negocio, causacin y
devolucin de IVA.
sala cuando
Deseas hacer una copia de una
empresa que usar los mismos
catlogos de la empresa original, pero
que su registro comience en un nuevo
ejercicio.
Eliminar periodos
anteriores
Una vez que hayas especificado el nuevo dgito realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Para qu sirven
Las utileras sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por
situaciones como:
Captulo 5
Utileras
Pgina
5-4
Debido a que el manejo de las utileras es delicado, existen algunas consideraciones que
debes tomar en cuenta antes de ejecutarlas.
Verificar cuentas
e IVA
Debido a que estas utileras son reportes, se ejecutan especificando ciertos filtros requeridos.
La ejecucin de estos reportes se realiza presionando la tecla <F10> o bien, haciendo clic en
el botn Ejecutar Reporte <F10>.
Verificar plizas
Esta utilera tiene dos modalidades para la ejecucin del proceso y son:
La primer opcin slo mostrar un reporte con los problemas encontrados en las plizas, sin
embargo, no realizar modificacin alguna.
La segunda opcin realizar las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la
empresa para solucionar los problemas encontrados.
Adems, existen algunas situaciones que esta utilera puede encontrar. A continuacin se te
indicarn estas situaciones y cmo solucionarlas.
Localiza
Descuadres en plizas
Reconstruir
saldos de
cuentas
Cmo se soluciona
Esta utilera tiene dos modalidades para la ejecucin del proceso y son:
La primer opcin slo mostrar un reporte con los problemas encontrados en los saldos, sin
embargo, no realizar modificacin alguna.
La segunda opcin realizar las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la
empresa para solucionar los problemas encontrados.
Pgina
5-5
Captulo 5
Utileras
Borrar plizas
y saldos
parcialmente
Plizas
Causacin y Devolucin de IVA
Saldos de cuentas
Saldos de segmentos de negocio
Mantenimiento
Esta utilera automticamente realizar un respaldo de la empresa antes de que inicie el
a la base de datos proceso de mantenimiento.
Generar pliza
La utilera crear una pliza con la fecha de fin del periodo anterior al seleccionado.
de apertura
Ejemplo: Si seleccionas febrero del 2009, la fecha de la pliza ser del 31 de enero del 2009.
de saldos iniciales
El proceso guardar la pliza en un archivo texto, dentro del directorio de la empresa origen,
con el nombre Pliza_de_apertura_de_saldos_iniciales.txt.
Este archivo deber cargarse en la empresa nueva mediante la opcin Cargar plizas.
Eliminar
periodos
anteriores
Captulo 5
Utileras
Pgina
5-6