CENTRO INTERECLESIAL DE ESTUDIOS TEOLOGICOS Y SOCIALES

MANUAL DE APLICACIN DEL SISTEMA DE DIAGNOSTICO PLANEACION

MONITOREO Y EVALUACIN INSTITUCIONAL

Proceso:

Sistema de Diagnstico, Planeacin, Monitoreo y

Evaluacin.
Procedimiento: Evaluacin del Plan Operativo Anual.
Responsable: Director Ejecutivo.

Referencia
Da
01

Vigencia
Mes
Ao
07
2004

Cdigo
6.8

PROPOSITO:
Aplicar mtodos rigurosos que permitan la recopilacin y anlisis de datos, opiniones e informacin
correspondiente a la ejecucin del plan operativo anual institucional con el fin de verificar si los Resultados
Anuales (efectos) obtenidos se corresponden con los previstos en el plan e incorpora los no previstos para
generar aprendizajes que podemos aplicar en la ejecucin y ajuste del POA del siguiente ao.
POLTICAS:
El CIEETS realiza evaluaciones de sus proyectos y programas o estrategia de manera sistemtica y
objetiva para determinar la pertinencia y logro de los objetivos y efectividad de la institucin.
Los procesos evaluativos desarrollados por el CIEETS se realizan en el marco de la transparencia,
responsabilidad ejecutiva y desempeo coordinados por medio del anlisis de todos los datos
disponibles, usando una variedad de mtodos y mediciones, e incorporando el conocimiento, las
perspectivas y los valores de todos los involucrados.
El proceso de evaluacin debe proporcionar informacin que sea creble y til, que permita la
incorporacin de la experiencia adquirida en el proceso de toma de decisiones tanto de la institucin
como de las organizaciones de cooperacin.
NORMAS:

Las evaluaciones son procesos participativos que involucran a la poblacin meta en sus actividades.
Todas las instancias del CIEETS deben evaluar sus planes al menos una vez al ao al concluir el periodo
de ejecucin del plan operativo.
Todo proyecto o programa debe establecer en el plan operativo desde su inici indicadores que muestre
la situacin inicial.
Las evaluaciones anuales institucionales son coordinadas por la direccin ejecutiva apoyado por los jefe
de divisin.
Las evaluaciones anuales deben realizarse a partir de las instancias comunales y de base, regionales y
de divisiones aplicando la metodologa definida por el CIEETS.
Son criterios de anlisis o variables para el proceso de evaluacin los siguientes:
Pertinencia: anlisis de la adecuacin de las estrategias, los recursos asignados, los resultados y
situaciones finales, a las caractersticas del contexto y a las necesidades a la poblacin meta.
Eficiencia: anlisis de la manera en que se organizan y emplean los recursos (humanos, materiales
y financieros) en la ejecucin de la programacin para el logro de los resultados. Se relaciona con el
anlisis de Beneficio / Costo.

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Eficacia: anlisis del grado o nivel en que se cumplen los Resultados y Situaciones Finales como
consecuencia de las actividades de los planes.
Sostenibilidad: anlisis de la factibilidad de permanencia de los "cambios y procesos" observados
en la poblacin beneficiara, una vez que el POA ha terminado.

La programacin de las evaluaciones se rigen al ciclo del Sistema de DPMEI del CIEETS que es parte de
este mismo manual.

CLIENTES DEL PROCEDIMIENTO:

Consejo Directivo.
Direccin ejecutiva.
Jefes de divisin.
Coordinadores regionales de servicios.
Equipos de facilitadores.
Clientes directos.
DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO:
Plan operativo Anual.
Calendario Acadmico
Calendario de actividades generales de la DFADC.
El marco lgico de los diferentes servicios y proyectos institucionales.
Formatos del procedimiento.

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DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

Num.
1

3
4

FUNCIONARIO
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE /
DEPENDENCIA
Direccin
En conjunto con el comit consultivo programa
Ejecutiva.
la fecha para que los jefes de divisin (3)
coordinen el proceso de evaluacin
institucional.
Jefes de Divisin Realizan talleres evaluativos a las regiones
(3)
respectivas teniendo en cuenta las
evaluaciones de servicios realizadas
anteriormente,
preparando
previamente
documentacin base de acuerdo a las
variables a evaluar que se encuentran
adjuntas. FA 6.6
Jefes de Divisin Elaboran un informe de los hallazgos durante
(3)
el proceso evaluativo de las regiones de
acuerdo a la gua adjunta. FB 6.5
Direccin ejecutiva Realiza taller evaluativo en la que analizan las
variables internas de trabajo que se
encuentran en las normas de este
procedimiento
Director ejecutivo Presenta los resultados del proceso evaluativo
al comit consultivo y facilitan un proceso de
planificacin para la superacin de los
aspectos crticos encontrados en el proceso
evaluativo para ser tenidos en cuenta en la
planificacin operativa del ao subsiguiente.
Equipo de
Utiliza los resultados del proceso evaluativo
redaccin de
para nutrir el informe anual de la institucin.
informe
institucional.

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Duracin en horas
Horas
Horas
30

30

32

32:30

40:30

12

52:30

53:30

61:30

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FA - 6.6

Aspectos a tener en cuenta para la realizacin de la evaluacin anual Regional Institucional.

Aspectos de Eficiencia
1. Administracin de las Actividades del plan
a) Normas y control de calidad
b) Costos y control de costos

costos de administracin
costos de otras actividades

c) Anlisis sobre:

Finanzas.
Programacin y entrega de actividades.
Suministros de insumos.
Problemas y riesgos del plan.

d) Problemas en la Ejecucin del plan

identificacin
anlisis y soluciones propuestas

Aspectos de Eficacia
a) Logro de los Indicadores del Plan
Planificados y reales hasta la fecha.
Repercusiones de deficiencias encontradas
Consecucin de los indicadores de los planes.

b) Resultados esperados, Efectos y Propsito del plan.

Efectos planificados y su contribucin al propsito
Efectos no planificados y su congruencia con el propsito y las prioridades de la institucin.
Aspectos de carcter general.
Continuidad de la justificacin de la propuesta.
Medidas para mejorar el desempeo
Experiencia adquirida y lecciones emergentes
Desempeo Operativo

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ESQUEMA DE INFORME

Tomado de: EVO. EVALUACIN: UNA HERRAMIENTA DE GESTIN PARA MEJORAR EL

DESEMPEO DE LOS PROYECTOS (MARCO LGICO)
Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Washington D.C. Marzo 1997.
En el plan de trabajo tambin se debe incluir un esquema para la presentacin del informe de evaluacin.
Aunque ste invariablemente cambia durante el proceso de evaluacin, el esquema al menos indica lo que se
va a discutir en el informe y da una idea de cmo se van a presentar las cuestiones.
PREPARACIN DEL INFORME DE EVALUACIN
Las evaluaciones satisfactorias informan sobre sus conclusiones de varias maneras. Suelen incorporar
sesiones informativas con los involucrados, oportunidades para confirmar conclusiones y recomendaciones,
distribucin electrnica de conclusiones, recomendaciones y lecciones aprendidas. Sin embargo,
prcticamente todas las evaluaciones profesionales producen un informe de evaluacin escrito. ste se
convierte en el registro oficial de lo que sucedi y en l se hacen constar las decisiones tomadas. El informe
tambin es el principal estmulo oficial para reformular estrategias y planes para mejorar los sistemas de
datos, que colectivamente contribuyen al conocimiento adquirido sobre el desempeo del desarrollo. Por
estas razones, el informe de evaluacin es el producto ms importante del proceso de evaluacin.
Las normas internacionales de una buena prctica de evaluacin sugieren que los informes deben ajustarse a
las normas especificadas a continuacin. Si bien algunas evaluaciones muy buenas quiz no tengan todos los
elementos requeridos, es poco probable que una evaluacin cuyo informe carezca de muchos de estos
elementos sea considerada buena por evaluadores profesionales competentes.
1. Normas de lenguaje y presentacin

Cartula indicando el nombre de la institucin, autores y fecha.

ndice con los nmeros de pginas correspondientes en el informe.
Resumen en el que se esbozan los resultados, conclusiones y recomendaciones principales.
Captulos y/o secciones que guarden relacin con el ndice.
Escrito de manera clara y sucinta y en buen estilo.
El resumen, las recomendaciones y las lecciones emergentes de la experiencia adquirida de la
evaluacin son subcaptulos.
Las cifras, grficos y cuadros se presentan claramente con ttulos y rtulos completos y apropiados
Informacin completa y exacta sobre toda referencia efectuada.

2. Normas tcnicas

Describe el propsito de la evaluacin y anexa la metodologa utilizada.

Contesta las preguntas planteadas.
Describe la metodologa empleada para recopilar y analizar los datos
Indica las limitaciones de la evaluacin o su metodologa
Indica la confiabilidad y validez de los datos utilizados
Describe cualquier muestra tomada por el mtodo de muestreo, nmero de elementos seleccionados
y disponibles.

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Incluye los datos principales, debidamente analizados, en que se basan las conclusiones

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