FORMALIZAO DE

PROCESSO/EXPEDIENTE

SISTEMA DE PROTOCOLO

FORMALIZAO DE
PROCESSO/EXPEDIENTE

OBJETIVO - armazenar e fornecer informaes que identifiquem a

existncia e localizao de documentos que envolvam o registro de atos e
fatos de natureza administrativa/jurdica, de interesse da Universidade.
COORDENAO GERAL Sistema de Arquivos da Unicamp (SIARQ)
PROTOCOLO DGA - Setorial
CREDENCIAMENTO - deve ser solicitado pelo Diretor ou responsvel
por aquele servidor. O pedido feito atravs da pgina do CCUEC, que
em seguida envia ao SIARQ para aprovao e retorno ao solicitante.

CONCEITOS BSICOS

CONCEITOS BSICOS

PROCESSO - documento ou conjunto de documentos, protocolado e

autuado, envolvendo o registro de atos e fatos de natureza adm./jurdica,
cuja seqncia de decises e/ou providncias, necessitam ser rigorosamente
documentadas e de fcil acesso para comprovao futura, sendo o trmite
generalizado e fora da Unidade de origem. Um bem legal passvel de
Auditoria pelo Tribunal de Contas do Estado de So Paulo.
EXPEDIENTE - documentos, ou conjuntos protocolados, que envolvam
uma seqncia de decises e/ou providncias restritas a Unidade.

CONCEITOS BSICOS
PROTOCOLAR - registrar Expediente ou Processo no Sistema de
Protocolo, atribuindo-se um cdigo de identificao.
AUTUAO - ato de reunir numa s pasta, para trmite generalizado, a
coleo inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza
administrativa/jurdica relacionados a um mesmo assunto.
ABERTURA DE EXPEDIENTE - ato de reunir numa s pasta, para
trmite generalizado, a coleo inicial de documentos e registros de atos e
fatos de natureza administrativa/jurdica relacionados a um mesmo
assunto e de interesse restrito da Unidade.

CONCEITOS BSICOS

DOCUMENTO BASE - documento que servir como referncia formal

para abertura de um Processo ou de um Expediente.
DESPACHO - registro por escrito de uma deciso ou providncia
relacionada ao assunto do Expediente ou Processo.
JUNTADA DE DOCUMENTO - ato de anexar formalmente um
documento ou folha contendo informaes, despachos, etc. a um
Expediente ou a um Processo, podendo ser providenciado por qualquer
rgo envolvido nas decises.

CONCEITOS BSICOS

CONCEITOS BSICOS

PROCEDNCIA - rgo da Universidade que solicitou a abertura do

processo ou expediente ao nvel de Unidade ou rgo, tendo como base o
tipo de assunto.
INTERESSADO - pessoa fsica, pessoa jurdica, rgo da Universidade,
do Governo ou outra entidade que se caracterizem como diretamente
interessados na conduo do assunto objeto, conforme o tipo (aluno,
diploma, rgo, etc)
ASSUNTO - descrio sumria do assunto a ser objeto de decises e
providncias, atravs da tramitao do processo ou expediente.

ANDAMENTO DE PROCESSO E
EXPEDIENTE

ANDAMENTO DE PROCESSO E
EXPEDIENTE
TRMITE
O trmite do processo ou expediente deve ser feito
atravs do Sistema de Protocolo, com relao de
remessa quando necessrio.

JUNTADA DE DOCUMENTOS

JUNTADA DE DOCUMENTOS
JUNTADA
A juntada de documentos deve obedecer a ordem de data de sua
apresentao, e dever ser efetuada pelos prprios rgos
envolvidos nas decises e providncias atinentes.
Todas as folhas juntadas, inclusive anexos, devero ser numeradas
no anverso, no canto superior direito, anotando-se o nmero do
Processo ou Expediente, seguido de rubrica do funcionrio que
efetuou a juntada, quando tratar-se de processo.
A juntada de novas folhas dever ser objeto de despacho na folha
anterior, mencionando-se os nmeros das folhas juntadas e a data
da juntada.

DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS

DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
DESENTRANHAMENTO
a retirada de documento ou qualquer outra folha do corpo dos
autos de um Processo, far-se- a vista de requerimento,
devidamente despachado por autoridade competente.
O desentranhamento s poder ser executado pelo Protocolo da
Unidade de procedncia ou pelo SIARQ.

ENCERRAMENTO/ARQUIVO DE PROCESSO
E EXPEDIENTE

Entender-se- por encerramento do processo ou expediente o ato

que atesta que as decises e providncias esperadas em relao ao
assunto objeto tenham sido todas tomadas e registradas, luz da
documentao disponvel at o momento.

ENCERRAMENTO/ARQUIVO DE PROCESSO E
EXPEDIENTE

Histrico

Descarte

Arquivo provisrio

Arquivo definitivo

Siarq para

Destinao final

ENDEREOS IMPORTANTES

Instrues DGA
http://www.dga.unicamp.br/paginas/ListaInstrucoes.html

Tabela de rgos
http://www.sistemas.unicamp.br/sipe/pckSipeServlet.Cons
ultaOrgao.ControleConsultarOrgao

CONTROLE DE DOCUMENTAO

cdoc@dga.unicamp.br
Responsvel: Claudenice M. F. Pintor (Nice)
Ramal: 84498

CRDITOS
Coordenadoria da DGA

Assessoria de Desenvolvimento de Pessoal

Diretoria da rea de Servios
Complementares
Cristina (Subrea de Servios Grficos)
Rafael Mercuri Azevedo (tela)

Agradecemos a presena de
todos com a certeza de que
nossa parceria ser um
grande sucesso!