DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIN DOCUMENTAL EN LAS

EMPRESAS AFILIADAS A FENALCO SAN GIL

BRINDAR ASESORA EN LA IMPLEMENTACIN Y DIVULGACIN DE LA
GESTIN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS
DEL MUNICIPIO DE SAN GIL

GRUPO TECNOLOGA EN GESTIN DOCUMENTAL

SENA CENTRO AGROTURSTICO

TECNOLOGA EN GESTIN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: PROCESAR LA INFORMACIN DE ACUERDO CON LAS
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN
SAN GIL
2011
DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIN DOCUMENTAL EN LAS
EMPRESAS AFILIADAS A FENALCO SAN GIL
BRINDAR ASESORA EN LA IMPLEMENTACIN Y DIVULGACIN DE LA
GESTIN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS
DEL MUNICIPIO DE SAN GIL

GRUPO TECNOLOGA EN GESTIN DOCUMENTAL

Rosa Milena Arenas Martnez

Instructora

11

46

SENA CENTRO AGROTURSTICO

TECNOLOGA EN GESTIN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: PROCESAR LA INFORMACIN DE ACUERDO CON LAS
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN
SAN GIL
2011
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
1.

GLOSARIO....
5

JUSTIFICACIN...
.6
3. OBJETIVOS.... 7
3.1 OBJETIVO GENERAL 7
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS.. 7
4. HIPTESIS. 8
5. MARCO TERICO.... 9
5.1 GESTIN DOCUMENTAL. 9
5.1.1 La importancia de la Gestin Documental.....10
5.1.2 Objetivos de la gestin documental....11
5.1.3 Caractersticas de la Gestin Documental.....11
5.1.4 Campo de aplicacin de la Gestin Documental.....11
5.2 AGREMIACIONES.12
5.2.1 Agremiacin empresarial12
5.3 FENALCO...14
5.3.1 Objetivos..15
5.3.2 Seccionales.15
5.3.3 Actividades que realiza FENALCO San Gil.17
5.3.4 Junta directiva FENALCO San Gil 2011-2013........18
5.4 LA ENCUESTA..............20
5.4.1 Tipos de encuesta.20
5.4.2 Caracterstica de la encuesta.21
5.4.3 Pasos para realizacin de la encuesta....21
6. TRABAJO DE CAMPO23
7. CONCLUSIONES.35
2.

11

46

8. ANEXOS.36
8.1 LISTADO DE EMPRESAS ENCUESTADAS....36
8.2 MODELO DE ENCUESTA....39
8.3 MODELO DE TABLA DE RETENCIN.....43
9. BIBLIOGRAFA....44

1.

GLOSARIO

1.

Afiliar: Incorporar o inscribir a alguien en una organizacin o en un

grupo.

2.

Diagnosticar: Recoger y analizar datos para evaluar problemas de

diversa naturaleza.

3.

FENALCO: Federacin Nacional de Comerciantes. Entidad gremial, de

carcter permanente, civil y privado, sin nimo de lucro, encargada de
fomentar el desarrollo del comercio y de orientar, representar y proteger
sus intereses, dentro de un criterio de bienestar y progreso del pas.

4.

Gremio: Es una organizacin sin nimo de lucro que rene a

empresas, personas naturales y entidades jurdicas del orden nacional,
pertenecientes algn sector econmico especfico.

5.

Hiptesis: Es la suposicin que se formula provisionalmente para guiar

la investigacin, la cual debe demostrarla o negarla.

6.

Tabla de retencin: Es un documento en el cual se registra el listado

de series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se
asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
11

46

7.

Tabulacin: Consiste en determinar grupos, subgrupos, clases o

categoras en los que puedan ser clasificadas las respuestas de la
encuesta aplicada en la investigacin, resumiendo los datos en tablas
estadsticas.

1.

JUSTIFICACIN

En este proyecto de investigacin, se busca dar inicio al desarrollo de

nuestro proyecto formativo : Brindar asesora en la implementacin y
divulgacin de la Gestin Documental dirigida a empresas asociadas en
gremios del municipio de San Gil a travs del diagnstico sobre el manejo
de la gestin documental en las empresas afiliadas a FENALCO San Gil,
con el fin de apropiar nuestros conocimientos en la metodologa de la
investigacin, dar a conocer nuestro perfil ocupacional como tecnlogos en
Gestin Documental, tener contacto empresarial y posteriormente lograr
desempear nuestros conocimientos de manera armnica teniendo en
cuenta las polticas, planes, programas, proyectos y realidades del tema y
naturaleza del ente empresarial, buscando as el mejoramiento continuo de
esta gestin.

2.

OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Conocer e identificar los procesos archivsticos de las empresas afiliadas a
FENALCO San Gil. (Proyecto formativo: Brindar asesora en la implementacin y
divulgacin de la gestin documental dirigido a empresas asociadas en gremios
del municipio de San Gil).
11

46

1.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Documentar e investigar sobre los diferentes contenidos: gestin

documental, normatividad, agremiaciones, fuentes y tipos de investigacin.
Determinar la muestra de las empresas, las cuales se van a investigar a
travs de los diferentes mtodos: encuesta, cuestionario y/o entrevista.
Diseo del instrumento de investigacin: Encuesta, cuestionario y/o
entrevista.
Aplicacin del instrumento de investigacin (Trabajo de campo).
Organizar y tabular la informacin obtenida de los instrumentos de
investigacin.
Elaborar el informe de la investigacin realizada.

3.

HIPTESIS

Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, no tienen conocimiento de las

normas relacionadas con la gestin documental, por tal motivo sus archivos no
son manejados adecuadamente.

11

46

5. MARCO TERICO
5.1 GESTIN DOCUMENTAL
El manejo documental es una actividad que se viene realizando desde el inicio
de la escritura, que naci debido a la necesidad de documentar o fijar actos
administrativos, transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de
los hechos.
La mejor manera de llevar los documentos es archivndolos ordenadamente,
aplicando las normas tcnicas y prcticas necesarias para el manejo de un
archivo, el cual permitir clasificar y conservar los documentos tiles para la
empresa y/o entidad.
Los cambios tecnolgicos han permitido la modificacin y la utilizacin de
nuevas herramientas brindando mayor facilidad a la hora de archivar los
documentos: archivos digitales, microfilmacin, tabla de retencin, muebles y/o
estantes especiales para archivo con tecnologa, seguridad y material
apropiado.
Segn la ley 594 del 2000,1 se define la gestin documental como el conjunto
de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
As mismo la ley 594 del 2000 define el archivo como:
Un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuente
de la historia.

Institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la

1 LEY 594 DEL 2000: Ley general de archivo.

11

46

informacin, la investigacin y la cultura.

Adems, dentro de nuestro proceso de investigacin, para desarrollar el marco
terico se realiz una entrevista en el Centro agro-turstico SENA San Gil, con
la funcionaria Grezia Zambrano Pallares2:
El Manejo documental es un proceso que permite gestionar de una forma
tcnica la organizacin de los documentos de las entidades basndose en las
normas legales vigentes, permitiendo que los archivos estn de alguna forma
controlados y conservados a partir de la herramienta fundamental que son las
tablas de retencin documental, las cuales son la gua para el manejo
adecuado de los archivos.
Adems, manifest: el SENA maneja procesos y procedimientos, cada uno de
ellos con una documentacin que se produce diario o mensualmente. Se debe
organizar con las tablas de Retencin Documental. Esta informacin se
conserva en el caso que sea requerida por alguna de las dependencias
(presupuesto, planeacin, coordinacin acadmica, etc). Cada proceso tiene
un color que lo identifica para su fcil bsqueda. El archivo se mantiene
durante un tiempo determinado, se elabora un inventario documental y
posteriormente es transferido a la regional de Bucaramanga.
5.1.1 La importancia de la Gestin Documental
Algunos de los beneficios que brinda el manejar correctamente el archivo es:
Permite obtener fcilmente la informacin solicitada en su debido momento.
Facilita la acreditacin y certificacin por parte de las normas de calidad.
Minimiza el tiempo y el costo en la consulta de un documento.
Mejora la atencin a los clientes3.
Reduce los costos legales4.
Aumenta la satisfaccin de los clientes.
Los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones.
2 .Grecia Zambrano Pallares: lder procesos documentales
3 http://www.sociedadelainformacin.com/12/Gestin%20Documental.pdf
4 http://www.sociedadelainformacin.com/12/Gestin%20Documental.pdf
11

46

5.1.2 Objetivos de la Gestin Documental

Los objetivos de una correcta gestin y planificacin del archivo son:
Mejorar la utilizacin de los recursos humanos y materiales.
Facilitar la localizacin de documentos.
Saber aprovechar el espacio.
Incremento en la productividad de las personas.
Visualizar un mejor aspecto al lugar.
Prever a la empresa de problemas legales.

5.1.3 Caractersticas de la Gestin Documental

Las principales caractersticas de un archivo son:
Tener fcil acceso a las personas capacitadas en cualquier momento.
Se deben establecer prcticas de control y sencillez en el manejo de la
informacin.
Poseer suficiente capacidad de almacenamiento que permita la adecuada
organizacin.
Marcar los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicacin
por trminos semejantes y para su posterior localizacin.

5.1.4 Campo de aplicacin de la gestin documental

Aprovechando nuestro perfil acadmico- laboral, y en bsqueda del desarrollo

de nuestro proyecto formativo: brindar asesora en la implementacin y
divulgacin de la Gestin Documental dirigido a empresas asociadas en
gremios del municipio de San Gil, decidimos realizar el diagnstico de la
gestin documental con la agremiacin empresarial: FENALCO San Gil
Por ello desarrollamos algunas investigaciones como:
11

46

1.

AGREMIACIONES

Las agremiaciones son entidades formadas por un conjunto de socios para la

persecucin de un fin comn, generalmente sin nimo lucro con una gestin
democrtica que agrupa a personas naturales y/o jurdicas.

5.2.1 Agremiacin Empresarial

La evolucin y globalizacin del mercado ha exigido la creacin de agremiaciones

empresariales las cuales ofrecen representacin y apoyan el fortalecimiento de
las cadenas productivas ofreciendo un mejor desarrollo econmico dentro y fuera
del pas, a travs de capacitaciones, seminarios, simposios ,festivales, convenios
educativos, conferencias y asesoras relacionadas con el tema empresarial,
satisfaciendo las necesidades y expectativas de los empresarios.
Para crear una agremiacin se debe tener en cuenta:

Reconocimiento institucional slo cuando hay eminente inters pblico que

beneficia el bien comn.

No haber discriminacin de las personas de la misma comunidad.
Debe de ser democrtica5.

5http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
11

46

11

46

En Colombia se reconocen agremiaciones empresariales como 6:

Asociaci
n
Colombia
na de
Administr
adoras
de
Fondos
de
Pensione
s y de
Cesanta
s
Asociaci
n
Nacional
de
Industria
s
Financier
as
Asociaci
n
Nacional
de
Empresa
rio de
Colombia

6 http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/

11

46

Cmara
Colombia
na de la
Construc
cin
Federaci
n
Nacional
de
Comerci
ante

5.3 FENALCO

La Federacin Nacional de Comerciantes, FENALCO, es una entidad gremial, de

carcter permanente, sin nimo de lucro, encargada de fomentar el desarrollo del
comercio y de orientar, representar y proteger sus intereses, dentro de un criterio
de bienestar y progreso del pas. Acta de acuerdo con las leyes Colombianas,
siendo su finalidad la de promover el desarrollo del comercio privado de bienes y
servicios, y velar porque la actividad comercial contine desempeando en el
futuro la funcin social, poltica y econmica que corresponde. Aglutina a los
comerciantes particulares que realizan actividades mercantiles ajustadas a las
leyes y a los principios de la moral y la tica comercial 7.
Esta entidad busca mantener la buena imagen que se compone principalmente del
prestigio, reconocimiento y buenas relaciones personales y empresariales.
Misin
FENALCO trabaja por el bien de la Nacin y el desarrollo del comercio. Para esto
7 http://www.cali.gov.co
11

46

busca la justicia social, lucha por afianzar las instituciones democrticas y

promueve la solidaridad gremial, eficiencia y modernizacin de los empresarios
colombianos. Impulsa el desarrollo intelectual, econmico y social, de todas las
personas vinculadas al Gremio, y es un foro de discusin sobre los problemas del
pas8.
Visin
El gremio continuar siendo reconocido como el principal vocero del comercio,
defensor de la iniciativa privada y de la libertad de empresa. La organizacin, con
una estructura sectorial eficiente, agrupar al mayor nmero de empresarios
posible con el fin de promover su desarrollo y productividad.
Dispondremos de excelentes comunicaciones, y una estructura administrativa y
financiera regida por principios de eficiencia y mejoramiento continuo. El portafolio
de productos y servicios estar fortalecido mediante una coordinacin central que
velar por el progreso de toda la Federacin.
Seguiremos colaborando con la modernizacin de nuestros afiliados, con especial
atencin a los tenderos, a los pequeos y a los medianos comerciantes. Este
proceso estar acorde con la internacionalizacin de la economa colombiana 9.

5.3.1 Objetivos
Trabajan buscando la eficacia de las actividades y procesos, a
travs del desarrollo de una cultura de mejora continua.

Satisfacen las necesidades y expectativas de sus clientes a

travs de una adecuada representacin gremial, suministro de informacin
oportuna y veraz, y apoyo en el desarrollo competitivo.

Logran la conservacin de los afiliados actuales y aumentan

los afiliados a la federacin, mediante la gestin de actividades de
mercadeo.

Desarrollan una estructura administrativa y financiera que

8 http://www.fenalcosantander.com.co
9 http://www.fenalcosantander.com.co
11

46

permita obtener una adecuada rentabilidad y que garantice la supervivencia

de la Federacin.

Promueven la solidaridad gremial, la eficiencia y

modernizacin de los empresarios santandereanos, impulsando su
desarrollo intelectual, econmico y social, sirviendo como foro de discusin
de los problemas de la regin.

Mantienen relaciones mutuamente beneficiosas con los

proveedores para contar con talento humano externo, recursos tcnicos,
administrativos y financieros de ptima calidad que garanticen la prestacin
de los servicios.

Apoya el desarrollo de las competencias del recurso humano

como base para el logro de un adecuado funcionamiento de la organizacin
y el desarrollo del sentido de pertenencia Fenalquista.
5.3.2 Seccionales

Principio del formulario

FENALCO VALLE
www.fenalcovalle.com.co
fenalcovalle@fenalco.com.co
FENALCO SANTANDER
www.fenalcosantander.com.co
fenalcosantander@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

11

46

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO TOLIMA
www.fenalcotolima.com.co
fenalcotolima@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO META
www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm
fenalcometa@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO CUNDINAMARCA
www.fenalcobogota.com.co
fenalcobogota@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO VALLE
11

46

www.fenalcovalle.com.co
fenalcovalle@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO SANTANDER
www.fenalcosantander.com.co
fenalcosantander@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO TOLIMA
www.fenalcotolima.com.co
fenalcotolima@fenalco.com.co

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO META
www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_met
a/index.htm
fenalcometa@fenalco.com.co

11

46

Final del formulario

Principio del formulario

FENALCO CUNDINAMARCA
www.fenalcobogota.com.co
fenalcobogota@fenalco.com.co
Final del formulario
FENALCO SECCIONAL SAN GIL.
Director (a): Johana Lucia Miranda Moreno
Direccin: Cra. 10 No. 12-37 Of. 209
Email: fenalcosangil@fenalco.com.co
Telfono: 7245818
5.3.3 Algunas actividades que realiza FENALCO San Gil
FENALCO organiz en el parque el Gallineral de San Gil una actividad para
las mujeres con el fin de celebrar su da, en el ao 2009.
El junio del 2009 se firm un convenio entre SENA Centro Agroturstico y
FENALCO con la finalidad de dar inicio a la TECNOLOGA EN
ADMINISTRACIN EMPRESARIAL para sus afiliados. A la fecha tenemos
dos tecnologas en proceso de formacin
FENALCO realiz en el 2011 un foro de movilidad para descongestionar las
vas.
FENALCO Santander lider una jornada nacional con el fin de no permitir la
explotacin de oro en el pramo de Santurbn, para cuidar el medio
ambiente a su alrededores, el da 24 de marzo 201110.

FENALCO San Gil realiz una actividad donde los aprendices de

FENALCO - SENA de la tecnologa
administracin empresarial se
encontraron realizando la competencia de talento humano el da 18 de abril
10 http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109
11

46

del 201111.
En San Gil se llev a cabo la asamblea de socios nmero 18 el da 3 de
mayo 2011, con el fin de rendir cuentas de la agremiacin, aprobar las
nuevas proyecciones para el futuro y homenajear a los comerciantes
comprometidos con el comercio12.
FENALCO apoya al afiliado ofrecindole asesora jurdica, comercial y
laboral con el fin de que l pueda cumplir a cabalidad sus obligaciones.
FENALCO lider una capacitacin de manipulacin de alimentos.
FENALCO dispone de una revista llamada Noti-FENALCO, la cual tiene
como objetivo informar a sus asociados acerca de los eventos prximos, la
cual es producida trimestralmente.
En el ltimo ao FENALCO ha venido gestionando diversos proyectos
como lo es la puesta en marcha del aeropuerto Los Pozos y el anillo vial
que de San Gil conduce al Socorro en gestin con la Aeronutica Civil, la
Gobernacin de Santander, Diputados y Senadores del Departamento.
Algunos eventos exitosos que FENALCO realiz en la provincia, se llevaron
a cabo durante las ferias y fiesta y en los encuentros empresariales
dirigidos a un pblico especfico, como lo fueron los seminarios, las
conferencias, las actividades de fortalecimiento y las capacitaciones en
alianza con el SENA y la Cmara de Comercio seccional San Gil, uno de
los encuentros con mayor concurrencia fue la primer rueda de negocios
entre empresarios de la regin, teniendo como fin un ao ms exitoso en
las actividades del gremio.
Algunos de los servicios que presta FENALCO a sus afiliados son las
Asesoras Jurdicas, Fenal Cobra, Club de Amigos y Pro Crdito, para un
mejor desempeo y resultado en sus actividades comerciales, as mismo
para lograr un mejor acercamiento hacia las empresas de FENALCO San
Gil obtendremos ayuda.
5.3.4 Junta Directiva FENALCO San Gil 2011- 2013 13
11 http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicez-fenalco-y-direccion-del.html
12 Revista Noti-Fenalco San Gil
13 http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16
11

46

Luis Humberto Porras Rueda (Casa Del Comercio)

Luis Francisco Ruiz Cediel (Coohilados Del Fonce)
Fabio Corzo Ortiz (Rivano Cueros al Vegetal)
Jimmy Archila Silva (Cala asociados)
Antonio Ramrez Bernal (Ladrillera Versalles)
Luis Fernando Reyes (Asoparsa)
Gerardo Norato Hernndez (San Gil Travel)
Edgar Lesmes Rodrguez (Sura Rodrguez- Lesmes)
Mauricio Berardlnelli Gonzales (Deposito el Nogal)
Martha Gema Nez Martnez (Hotel Bella Isla)
Deysi Snchez Castro (Casitas Soluciones)
Roci Del Pilar Garca Blanco (Corpocides)
Oscar Fernando Rodrguez Ortega (Financiera Comultrasan)
Johana Lucia Miranda Moreno (Directora Ejecutiva).

Para el desarrollo de nuestra investigacin seleccionamos como instrumento de

recoleccin de informacin LA ENCUESTA por la facilidad de tabulacin e
11

46

interpretacin de los resultados, bajos costos y facilidad al desarrollarla con los

empresarios por permitir pregunta y respuesta cerrada a diferencia de la
entrevista.
5.4 LA ENCUESTA
Es un estudio en el cual el investigador no modifica el entorno. La informacin es
recolectada por medio de una serie de preguntas dirigidas a una muestra
representativa o al total de la poblacin estadstica en estudio, conformada por
personas, empresas u organizaciones con el fin de obtener datos precisos,
opiniones, caractersticas o hechos especficos El investigador debe seleccionar
las preguntas ms convenientes, de acuerdo con la naturaleza de la investigacin.
1.

Tipos de encuesta

Encuesta personales:
Son aquellas en las que el entrevistador se dirige al lugar de trabajo, hogares,
empresas, oficinas, etc.y realiza una serie de preguntas claras y concisas con
las que pretende recolectar de manera rpida la informacin necesaria de su
proyecto investigativo.
Encuestas por correo:
Permite obtener gran cantidad de informacin disminuyendo sus costos, el
entrevistado se siente tranquilo y puede ser ms sincero a la hora de dar
respuestas pues no siente la presin del investigador. Entre las desventajas
encontradas podemos resaltar que la encuesta por correo no es flexible y lleva
un poco ms de tiempo en su realizacin y posee poca acogida en el pblico.
Encuestas telefnicas:
Son las de mayor uso por que facilitan al investigador una mayor interaccin con
el encuestado y, as mismo l puede obtener respuestas claras. Requieren un
elevado costo para su desarrollo en comparacin con las encuestas por correo.
5.4.2 Caractersticas de la encuesta
La encuesta es objetiva.
Las preguntas de una encuesta son cerradas por lo tanto no permite que el
encuestado de su opinin.
La encuesta busca poder tabular las repuestas.
11

46

 La encuesta no toma como tal una poblacin completa, solo selecciona

una muestra y esta responde por el total de la poblacin.
Evala peridicamente los resultados.
Distingue variables demogrficas, econmicas y sociales.
2.

Pasos para la realizacin de la encuesta

Determinar los objetivos de la encuesta justificando de manera clara el fin

de la investigacin.
Determinar la informacin requerida investigando los datos ajustados a la
misma con el objeto de llevar a cabo los objetivos propuestos.
Diseo de las preguntas correspondientes las cuales nos sealaran los
resultados.
Asignar la poblacin a la cual ir dirigida la encuesta .En este caso
Empresas afiliadas a FENALCO San Gil.
Establecer el nmero de encuestas que se realizaran. Para ello se necesita
efectuar la frmula para determinar la muestra la cual nos permite obtener
un nmero representativo del total de la poblacin que vamos a estudiar 14:
n = (ZpqN) / (Ne + Zpq)
Donde:
n: muestra: es el nmero representativo del grupo de personas que queremos
estudiar (poblacin) y, por tanto, el nmero de encuetas que debemos realizar, o el
nmero de personas que debemos encuestar.
N: poblacin: es el grupo de personas que vamos a estudiar, las cuales podran
estar conformadas, por ejemplo, por nuestro pblico objetivo.
z: nivel de confianza: mide la confiabilidad de los resultados. Lo usual es utilizar un
nivel de confianza de 95% (1.96) o de 90% (1.65). Mientras mayor sea el nivel de
confianza, mayor confiabilidad tendrn los resultados, pero, por otro lado, mayor
ser el nmero de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que
realizar.
e: grado de error: mide el porcentaje de error que puede haber en los resultados.
Lo usual es utilizar un grado de error de 5% o de 10%. Mientras menor margen de
error, mayor validez tendrn los resultados, pero, por otro lado, mayor ser el
nmero de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que realizar.
p: probabilidad de ocurrencia: probabilidad de que ocurra el evento. Lo usual es
14 http://www.crecenegocios.com/como-hacer-una-encuesta/
11

46

utilizar una probabilidad de ocurrencia del 50%.

q: probabilidad de no ocurrencia: probabilidad de que no ocurra el evento. Lo
usual es utilizar una probabilidad de no ocurrencia del 50%. La suma de p ms
q siempre debe dar 100%.
Aplicacin de la encuesta a la muestra capturada.
Organizacin y seleccin de la informacin.
Conteo y codificacin de resultados. Tabulacin (Tabla o cuadro con los
resultados obtenidos.) de la informacin a travs de mtodos estadsticos.
De acuerdo con los resultados adquiridos se efecta un anlisis de los
mismos para extraer las conclusiones de la tabulacin realizada.
Toma de decisiones.

1.

TRABAJO DE CAMPO

Para el desarrollo de nuestra investigacin utilizamos una muestra de 56

empresas de una poblacin de 152 empresas, determinadas por la directora de
FENALCO San Gil al azar por ser las empresas ms grandes y representativas del
gremio empresarial de la provincia Guanentina y Comunera. (Anexo n. 8.1)
Las preguntas desarrolladas en la encuesta con sus respectivos resultados son:
(Anexo n. 8.2)
11

46

1.

Cree usted que es importante el manejo adecuado y la gestin documental

para los procesos de gestin de calidad, imagen, prestigio, organizacin y
evidencia para la empresa?

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas el 100% consideran que es importante el
manejo adecuado y la gestin documental para los procesos de gestin de
calidad, imagen, prestigio, organizacin y evidencia para la empresa.

2.

Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y
responsable del archivo?

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas, el 75% consideran que debe haber un
funcionario encargado exclusivamente del archivo, el 25% de las empresas
manifiesta que no es importante, pues su tamao no lo amerita, cada
funcionario se hace responsable del archivo de su dependencia por tanto
sus empleados deben ser multifuncionales, debido a que la contratacin de
una persona exclusivamente para esta labor genera costos de salario,
prestaciones y espacio fsico.
3.

Quin administra el archivo en la empresa?

11

46

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas en un 43% el archivo es administrado
por la secretaria, en un 21% las empresas dejan esta funcin a otro
personal, entre estos se encuentran en un 65% por todos los funcionarios
de la empresa y en 35%, como servicios generales, recepcionista, aprendiz
SENA, asesoras comerciales y particulares. En un 20% el archivo es
organizado por los funcionarios directivos, y en un 16% por la asistente de
la empresa.
4.

Considera que es importante la capacitacin y formacin del personal en el

tema de la gestin documental?

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas el 100% consideran que es necesaria la
capacitacin y formacin de una persona en gestin documental, para el
manejo del archivo en cada empresa.
5.

En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestin

documental?

11

46

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas el 50% de ellas conocen y aplican alguna
norma respecto al manejo del archivo, entre estas: el Cdigo de Comercio,
la Norma 6001, la Norma 594 del 2000, la ISO 2001-2008 y la ms utilizada
es la ISO 9000. El otro 50% de las empresas encuestadas no conocen
ninguna de estas normas de organizacin e identificacin para su archivo,
por tanto no las aplican.
6.

El sistema y organizacin e identificacin del material en archivo es:

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas el 45% utiliza el sistema alfabtico, para
la organizacin del archivo. El 20% de las empresas encuestadas hacen
uso del sistema temtico, en la organizacin de sus archivos. Un 14% de
las empresas encuestadas tienen otros sistemas para su organizacin
documental, en la mayora de los casos las empresas hacen uso del
sistema cronolgico y en una menor proporcin no utilizan ningn sistema
de organizacin en sus archivos. El 13% de las empresas encuestadas
utilizan el sistema numrico y un 9% hacen uso del sistema alfanumrico.
7.

En la empresa, cules de estos elementos y/o tecnologas se utilizan para

la conservacin de los documentos?

11

46

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas el 46% utiliza otros mtodos o tecnologas
para la conservacin de los documentos, combinando varios de estos, entre
los cuales sobresale el uso de carpetas y az, claro est, que tambin se
utilizan archivos digitales, microfilmacin, cajas especiales y fotos en menor
proporcin combinados entre si. El 34% de las empresas encuestadas
hacen uso slo de carpetas, el 18% de las empresas hacen uso de az y el
2% slo archivos digitales.
8. La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la organizacin
y conservacin de los documentos permitiendo su adecuado manejo?

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas, un 80% cuenta con un espacio
establecido y suficiente para la organizacin y conservacin del archivo de
la empresa, en un 20% de las empresas encuestadas no cuentan con un
espacio determinado para la ubicacin de su archivo.

9.

Los documentos estn expuestos a:

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas, el 45% considera que sus archivos estn
expuestos a otros factores como animales y polvo, pero la mayora este
11

46

porcentaje aseguran que sus archivos no estn expuestos a ningn factor

que perjudique sus documentos. El 27% de las empresas encuestadas
tienen sus archivos expuestos a la luz, el 21% a ventilacin y el 7% a
humedad.
10.

A qu tipos de riesgos est expuesto el archivo?

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas, el 50% considera que sus archivos estn
expuestos a riesgos naturales, dentro 25% de las empresas encuestadas
en su mayora consideran que estn expuestas a todos los riesgos
mencionados y en menor proporcin considera que no est expuesto a
ningn riesgo. El 14% de las empresas encuestadas considera que sus
archivos estn expuestos a incendio y el 11% a robo.

11.

Qu procedimientos aplican para controlar el riesgo al que est expuesto el

archivo?

Interpretacin
De las 56 empresas encuestas, el procedimiento que aplican para controlar
el riesgo al que est expuesto el archivo es el siguiente, el 59% utilizan
extinguidores, el 20% extintores, termostato y control de humedad, el 13%
control de plagas, el 5% control de humedad y un 4% termostato.
12.

En qu material estn elaboradas las unidades de depsito de los

archivos?

Interpretacin
De las 56 de las empresas encuestadas, el material del que estn
11

46

elaboradas las unidades de depsito de los archivos son en un 36%

madera, un 29% utilizan metlico y el 36% corresponde a otros los cuales
abarcan los anteriores mencionados mas el cartn , el piso y cajas.

13.

La entidad cuenta con tablas de retencin documental?

Interpretacin:
De las 56 empresas encuestadas un 70% no cuentan con tablas de
retencin para la organizacin documental, mientras que el 30% de las
empresas si la utiliza para este fin, es decir para ordenar su informacin.

14. Existe un plan de prevencin de desastres?

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas un 55% no tienen un plan de prevencin
de desastres y un 45% si cuenta con un plan de prevencin de desastres.
15.

Cul es el tiempo de duracin de los archivos fsicos y digitales dentro de la

empresa?
Interpretacin
De las 56 de las empresas encuestadas, el tiempo de duracin de los
archivos fsicos y digitales es en un 5% de 13 a 24 meses, 9% de 1 a 12
meses, 25% de 25 a 36 meses y un 61% superior a los 36 meses.

16.

Qu tipo de conservacin maneja con los documentos de la empresa?

11

46

Interpretacin
De las 56 empresas encuestadas, el tipo de conservacin que manejan con
los documentos de la empresa es en un 41% conservacin total, 34%
seleccin, 14% eliminacin, 7% utiliza los 4 tipos conservacin y un 4%
microfilmacin, solo una empresa no utiliza ningn tipo de conservacin.

8.

CONCLUSIONES

1.

Basndonos en el conocimiento adquirido acerca de la metodologa y las

fuentes de investigacin, se pudo llevar a cabo satisfactoriamente, el
trabajo de campo propuesto en las empresas afiliadas a FENALCO San
Gil, con el fin de desarrollar nuestra idea de investigacin.

2.

Por medio del desarrollo de la idea de investigacin, se logr conocer parte

del manejo archivstico que llevan las empresas al momento de identificar y
conservar sus documentos.

3.

Aplicando uno de los instrumentos de investigacin como es la encuesta,

se pudo recolectar la informacin necesaria ofrecida por las empresas, para
poder realizar el diagnostico acerca del manejo documental que llevan.

4.

Al momento de aplicar la encuesta en las empresas afiliadas a FENALCO

San Gil, adems de la informacin registrada en cada una de estas, se
pudo visualizar algunos de los archivos que las empresas conservan en sus
instalaciones, lo cual nos permite darnos cuenta de la realidad respecto al
manejo de su documentacin.

5.

Partiendo de la informacin recopilada en las encuestas, se realiz la

debida organizacin y tabulacin, lo cual permiti conocer estadstica y
11

46

grficamente los resultados de la investigacin.

6.

Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, en su gran mayora no

conocen los procesos archivsticos establecidos en la norma, pero si estn
interesadas en apoyar la evolucin de la gestin documental, con el fin de
ofrecer mayor calidad a sus clientes en el suministro de la informacin,
cumplir con los requerimientos que determine la norma de certificacin y
administrar la informacin como patrimonio institucional para manejo
administrativo, legal, econmico y de gestin.
9.

ANEXOS

9.1LISTADO DE LAS EMPRESAS ENCUESTADAS

NOMBRE DE LA EMPRESA
AGROPECUARIA LA SABANA
ASOPARSA TELESANGIL
AUTOTRAMITES
CAJASAN SUPERMERCADO
CALA ASOCIADOS LTDA
CASA DEL COMERCIO
CASITAS SOLUCIONES INMOBILIARIAS
CENTRO OFTANM. DE S/GIL GALVIS RUEDA
CONTACTO SEGURO
COOHILADOS DEL FONCE LTDA
COOP. MULTIACTIVA COMULTRASAN
COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE
STDER
COOTRAGUANENTA
CORPOCIDES
CORVIAS Y EMCOVIAS LTDA
COTRASANGIL LTDA
DEPOSITO DE MATERIALES EL NOGAL
DISPRO - ALPINA
ESTACION DE SERVICIO LA PALOBLANCA
11

46

REPRESENTANTE LEGAL
Heriberto Sequeda Martnez
Luis Fernando Reyes
Jorge Alonso Rodriguez
Luz Estella Mantilla Tapias
Jimmy Archila Silva
Luis Humberto Porras R.
Daisy Snchez Castro
Ivan Villamil Garca
Alejandro Silva Rodriguez
Luis Francisco Ruiz Cediel
Fredy Hernndez Martnez
Alvaro Cancino Gutirrez
Nestor Pereira
Rocio del Pilar Garca Blanco
Vctor Manuel Buitrago
Fabian Andrs Vargas Porras
Mauricio Berardinelli
Gonzlez
Olga Gmez Palomino
Fabio Bueno Duran

FERRETERIA CONSTRUMART
FERROMAQUINAS SAN GIL
FINANCIERA COMULTRASAN
FUNDACION EDISOCIAL
HOTEL ABRIL
HOTEL POSADA CAMPESTRE
HOTEL PUERTO BAHIA
INDUSTRIAS FIMAR
INFORTEC SAN GIL
SOL Y LUNA AGENCIA DE VIAJES
LADRILLERA VERSALLES DE RAMIREZ
LTDA
MOTOS VILLAREAL
NORGAS
OPTICA AMERICANA
OTONIEL SOLANO DIAZ
PAPELERIA Y JUGUETERIA BOLIVAR
PLASTIFONCE
PONQUE GRANADOS
PROCESOS PSS
PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES
PUNTO EXCLUSIVO Y ALGO MAS
RECARCOMPUTO
REST. MESON DEL CUCHICUTE Y RODEO
RETRATOS FOTOGRAFIA DIGITAL
RINCON Y RINCON CIA LTDA
RIVANO CUEROS AL VEGETAL
RODRIGUEZ LESMES Y CIA LTDA
SAN GIL SONREIR S.A.
SAN GIL.COM.CO
SEGUROS MAPFRE
11

46

Faustino Tapias Tapias

Euclides Salazar Rueda
Oscar Fernando Rodriguez
Ortega
Olga Lucia Gualdron Diaz
Elizabeth Abril
Oscar Ardila
Leidy Patricia Gamboa
Parada
Jaime Rueda Balaguera
Edithsson Roman Martnez
Roa
Javier Ribero Garca
Antonio Ramrez Bernal
Jess Alberto Villareal
Crdenas
Manuel Monsalve
Fabian Caceres Garca
Otoniel Solano Diaz
Luis Modesto Lineros
Alirio Aparicio Lpez
Helber Granados Nuez
Nancy galindo Collazos
Martha Gema Nuez
Martnez
Marcelino Lizcano Africano
Martha Elena Gmez Rangel
Luz Marina Gmez Neira
Jorge Luis Pealoza Snchez
Gustavo Rincn Gmez
Fabio Enrique Corzo Ortiz
Edgar Orlando Lesmes
Rodriguez
Edgar Rodriguez Gonzlez
Gerardo Alberto Norato H.
Angela Mara Calderon

Aparicio
Samuel Galvis Meneses
Milton E. San Miguel M.
Gustavo Villareal Len
Mariluz Salamanca
Nelson Gonzlez Perez
Jos Alberto Bastilla
Hernndez
Blanca Georgina Corzo de V.
Carlos Enrique Millan
Martnez
Jos Fernando Santos
Nieves
Jairo Castillo Ortiz

SERVITECA FULL LLANTAS

T.V. CABLE SAN GIL
VILLA TIENDA DE MARCAS ( san Gil)
YAMAHA
MOLINOS GUANENTA
SUPERIOR DE PINTURAS
TIENDA DE MODAS SCORPION
ELECTRICOS EL CHURCO
ELECTROBENSA
ELECTRODOMESTICOS EL HOGAR

8.2 MODELO DE ENCUESTA

APLICADA POR: Grupo de Tecnologa en

Gestin
Documental SENA San Gil
APLICADA A: Muestra empresas afiliadas
a
FENALCO San Gil
OBJETIVO: Diagnstico de proceso de la gestin documental en las empresas
afiliadas a FENALCO San Gil
PROYECTO FORMATIVO: BRINDAR ASESORIA EN LA IMPLEMENTACION Y
DIVULGACION DE LA GESTION DOCUMENTAL DIRIGIDO A EMPRESAS
ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL.
INDICACIONES:
Preguntas cerradas
Leer o escuchar cada pregunta, para dar una respuesta acertada que
facilite la investigacin
NOMBRE DE LA EMPRESA:
_______________________________________________________
RESPONDIDA POR:
_____________________________________________________________
CARGO: _____________________________________________
11

46

APLICADA POR: ____________________________________________

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Cree usted que es importante el manejo adecuado y la gestin documental

para los procesos de gestin de calidad, imagen, prestigio, organizacin y
evidencia para la empresa?
a. SI______
b. NO_____
Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y
responsable del archivo?
a. SI_______
b. NO______
Quin administra el archivo en la empresa?
a. Secretaria______
b. Asistente ______
c. Funcionarios directivos______
d. Otro ______ cul?____________
Considera que es importante la capacitacin y formacin del personal en el
tema de la gestin documental?
a. SI_______
b. NO______
En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestin
documental:
a.
SI_______ cul? ________
b.
NO______
El sistema y organizacin e identificacin del material en archivo es:
a. Alfabtico _______
b. Numrico_______
c. Alfanumrico_______
d. Temtico_____
e. Otro? ______ Cul?___________
En la empresa, cules de estos elementos y/o tecnologas se utilizan para
la conservacin de los documentos?
a. Carpetas _____
b. AZ _____
c. Archivos digitales ______
d. Microfilmacin________
e. Otro? ______ Cul?_____________
La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la
organizacin y conservacin de los documentos permitiendo su adecuado
manejo?
11

46

SI _____
Cul?_________
NO ____
Los documentos estn expuestos a:
Luz _______
Humedad ______
Ventilacin ______
Otro? ______ cul?_______
A qu tipos de riesgos est expuesto el archivo?
Natural
Incendio
Robo
Otro? _______ Cul? ______
Qu procedimientos aplican para controlar el riesgo al que expuesto el
archivo?
Extinguidores__________
Termostato - control de temperatura __________
Control de plagas _______
Control de humedad________
Otro?_______ cul?_______
En qu material estn elaboradas las unidades de depsito de los
archivos?
Madera
Metlico
Otro?_______ cul?_______
La entidad cuenta con tablas de retencin documental?
a. SI ________
b. NO ________
Existe un plan de prevencin de desastres?
a. SI ________
b. NO _______
Cul es el tiempo de duracin de los archivos fsicos y digitales dentro de la
empresa?
a. 1 a 12 meses
b. 13 a 24 meses
c. 25 a 36 meses
d. otro _____ Cul?______
Qu tipo de conservacin maneja con los documentos de la empresa?
a. Microfilmacin ________
b. Eliminacin __________
c. Conservacin total ______
a.
b.

9.
a.
b.
c.
d.
10.
a.
b.
c.
d.
11.
a.
b.
c.
d.
e.
12.
a.
b.
c.
13.

14.

15.

16.

11

46

d.
e.

Seleccin _______
Otro?________ Cul?_______

FIRMA DEL ENCUESTADOR:

________________________________________
FIRMA DEL ENCUESTADO:
_________________________________________

1.

MODELO DE TABLA DE RETENCIN

TABLAS DE
RETENCIN
DOCUMENTA

Cdigo: GDP-01-F-01
11

46

L - TRD
Versin: 02
Fecha:
01/10/2009
OFICIN
A
PRODU
CTORA:

CDIGO
SERIE

SERIES
DOCUMENTALE
S
Sub series y
Tipos
Documentales

D
I
S
P
O
S
I
C
I

N
F
I
N
A
L

TIEMPO
RETENCI
ON
ARCHIVO
GESTIN

11

46

ARCHIVO
CENTRA
L

PROCEDIMIENTOS

C.T. M E

CONVE
NCIONE
S:
S
C.T.

Fecha Aprobacin
SELECCIONAR,
DEPURAR
CONSERVACIN
TOTAL

MICROFILM,
SCANEAR, ETC.

ELIMINACIN

Presidente Comit
Archivo

10.

Jefe
Depende
ncia

Jefe de Archivo
Entidad

BIBLIOGRAFA

http://www.sociedadelainformacin.com/12/Gestin%20Documental.pdf
http://www.sociedadelainformacin.com/12/Gestin%20Documental.pdf
http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
http://www.cali.gov.co
http://www.fenalcosantander.com.co
http://www.fenalcosantander.com.co
http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109
http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicez-fenalco-y-direcciondel.html
http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16
http://www.crecenegocios.com/como-hacer-una-encuesta/
LEY 594 DEL 2000.Ley general de archivo.
NOTI-FENALCO. Revista. San Gil.
ZAMBRANO PALLARES, Grezia. Lder en procesos documentales .SENA. San Gil

11

46