Aide-mmoire

Ajout d'un contrat du SAS dans un dossier existant

Saisie des donnes d'emploi (notions de base)
Groupe
d'employ
spcifique :

tape
Description

Tout le personnel contractuel du SAS

Ajouter une range pour un nouveau contrat dans un dossier existant

La premire range du dossier, la range d'embauche, est cre dans le composant Ajout instance emploi .
Toutes les autres ranges lies au mme numro de dossier d'emploi doivent tre saisies dans le composant
Emploi actuel . Toutefois, dans le composant Emploi actuel , vous ne pouvez accder qu' la range courante
et aux ranges futures, s'il y a lieu. Pour consulter (sans possibilit de correction) l'ensemble du dossier, vous devez
accder aux composants Donnes emploi ou Sommaire emplois par la navigation suivante :
Gestion effectif > Donnes emploi > Donnes emploi
Gestion effectif > Donnes emploi > Vrification emplois > Sommaire emplois
Dans cette procdure, c'est le composant Emploi actuel qui doit tre utilis puisqu'il faut ajouter une range pour
un nouveau contrat dans un dossier existant.

Navigation :
Page
Recherche

Gestion effectif > Donnes personnelles > Recherche/correspondance

Action
IMPORTANT : Assurez-vous d'abord d'avoir le bon numro d'employ en suivant la procdure Recherche d'une
personne dans PS RH . Assurez-vous galement que ses donnes personnelles et ses donnes sur la citoyennet,
s'il y a lieu, sont jour en suivant la procdure Modifications aux donnes personnelles .
Peu importe le composant que vous utilisez, vous accdez toujours la page de recherche du composant.
Entrer le numro d'employ et autres renseignements si ncessaire dans le ou les champs appropris.
Cliquer sur le bouton Rechercher .
Note : S'il y a lieu, slectionner le dossier recherch en cliquant sur le nom de l'employ dans la liste.

RETENIR : Si vous ne trouvez aucun dossier d'emploi dans votre unit pour la personne OU si vous ne trouvez

aucun dossier correspondant l'emploi que la personne doit occuper dans votre unit, vous ne devez pas utiliser le
composant Emploi actuel pour saisir les donnes d'emploi. Rfrez-vous plutt la procdure d'embauche
spcifique l'emploi qu'elle doit occuper pour faire la saisie de ses donnes d'embauche.
Tableau des
donnes demploi

Lieux travail

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L'hyperlien de gauche vous permet d'accder au Tableau des donnes d'emploi personnel du SAS qui contient
toutes les donnes qui doivent tre entres dans chacune des pages, pour chacun des emplois de personnel
contractuel du SAS. Vous pouvez l'utiliser pour valider les donnes qui doivent tre saisies lorsque la procdure y fait
rfrence.
C'est partir de la page Lieux travail du composant Emploi actuel que vous pouvez crer une nouvelle
range pour entrer les donnes d'emploi.
Cliquer sur le bouton Ajout (+) pour ajouter une nouvelle range.

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Lieux travail (suite)

Note : Il y a maintenant au moins deux ranges et la range affiche est celle que vous venez d'ajouter. Les
deux ranges sont identiques puisque la nouvelle range est une copie de la prcdente. Toutefois, la date
d'effet de la nouvelle range est la date du jour. Vous devez modifier la range affiche; l'autre range
devrait maintenant tre la moins rcente.
Date effet : inscrire la date de la premire journe de travail.
RETENIR sur la date deffet et le statut de la range
Selon la date d'effet de la range, son statut peut tre Courant , Futur ou Historique .
Lorsquil y a plusieurs ranges dans le dossier, il y a ncessairement une range courante tandis que les autres
ranges sont soit historiques, soit futures.
La range dont le statut est Courant correspond au dernier vnement survenu dans le dossier de lemploy par
rapport la date du jour.
Une range dont le statut est Futur a une date postrieure celle de la date du jour et dcrit un vnement venir.
Une range future devient courante au moment o sa date deffet correspond la date du jour.
Une range dont le statut est Historique est associe un vnement pass. Sa date deffet est antrieure celle
de la range courante.

Squence : 0 par dfaut.

RETENIR
Si la date de la premire journe de travail est plus grande que la date de l'autre range, laisser la squence 0.
Si la date de la premire journe de travail est gale la date de l'autre range, changer la squence pour 1.
Si la date de la premire journe de travail est plus petite que la date de l'autre range, laisser la squence 0.
IMPORTANT : Dans le dernier cas, c'est la range la moins rcente que vous devez modifier. Notez la date d'effet de
cette range puisque vous devrez l'inscrire dans l'autre range.
Tableau des
actions/motifs

L'hyperlien de gauche vous permet d'accder au Tableau des Actions/Motifs qui contient la liste des actions/motifs
qui doivent tre utilises dans chacune des situations. Vous pouvez l'utiliser pour valider la valeur qui doit tre
slectionne dans les champs Action et Motif lorsque la procdure y fait rfrence.

Lieux travail (suite)

Action : slectionner l'action approprie selon le Tableau des actions/motifs (hyperlien).

Motif : slectionner le motif appropri selon le Tableau des actions/motifs (hyperlien).
Note : Le statut Paie de la range devrait tre Actif . Si le statut Paie est Cong , vous pouvez terminer
la saisie des donnes d'emploi, mais vous devrez ensuite communiquer avec la personne responsable des
congs aux Ressources humaines; celle-ci devra s'assurer que l'employ est toujours en cong et corrigera le
dossier, si ncessaire.
No poste : le numro de poste devrait dj tre entr.
Note : Si le numro de poste n'a pas chang, les autres champs de la page pour lesquels une donne est
obligatoire (*) sont dj chargs. Assurez-vous que les donnes sont exactes; elles pourraient tre modifies
bien que, en gnral, les valeurs entres ne devraient pas tre modifies.
Si les champs sont ferms, le bouton sous le champ Numro poste s'affiche sous le nom Remplacer
donnes poste . Si le ou les champs dj chargs par le poste, dans cette page ou dans les suivantes, doivent
tre modifis et que les champs sont ferms, cliquer le bouton Remplacer donnes poste et faire les
modifications ncessaires.
Si les champs sont ouverts, le bouton sous le champ Numro poste s'affiche sous le nom Utiliser
donnes poste . En tout temps, si vous faites des modifications aux valeurs charges par le poste, vous pouvez
revenir aux valeurs initiales en cliquant le bouton Utiliser donnes poste .
ATTENTION : Tous les champs chargs par le poste reviendront leurs valeurs initiales et le champ chelon
redeviendra blanc. Lorsque vous dcidez d'utiliser le bouton Utiliser donnes poste , vous devez vrifier toutes
les pages pour vous assurer que les donnes sont exactes et les modifier au besoin.

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Donnes emploi

Les champs de la page chargs par le poste ne doivent pas tre modifis l'exception des champs Heures
normales et Numro contrat .
Note : Si les champs sont ferms et que le nombre d'heures doit tre corrig, le bouton 'Remplacer donnes
poste' doit avoir t cliqu dans la page Lieux travail .
Catgorie : laisser blanc.
Pr. Travail : W (hebdomadaire).
Heures normales : si ncessaire, modifier le nombre d'heures (le nombre d'heures normales du dernier contrat
devrait dj tre entr).
IMPORTANT : Le nombre d'heures de travail par semaine doit tre un nombre entier ou un nombre avec une
portion d'une demi-heure (ex. : 25,5 pour 25 heures et demie de travail par semaine).
quivalent temps plein : Le % du champ est charg automatiquement en fonction du nombre d'heures normales
inscrit.
Numro contrat : cliquer le bouton Numro contrat suivant .

Dossier syndical

Puisque le numro du poste n'a pas chang, les champs de la page sont dj entrs.
Convention : ASMPUL ou CONADM (selon le cas)
Catgorie employ : GEN.
Sous-catgorie employ : SO (si convention ASMPUL) ou CONTR (si convention CONADM).

Paie

Puisque le numro du poste n'a pas chang, les champs de la page sont dj entrs et le groupe de paie est B01. La
valeur du champ Type employ pourrait devoir tre corrige.
Note : Si les champs sont ferms et que le Type employ doit tre corrig, le bouton Remplacer
donnes poste doit avoir t cliqu dans la page Lieux travail .
Type employ : slectionner E (pay heures fixes) OU H (pay heures variables)
RETENIR concernant les types E et H
Slectionner E :
si l'employ doit habituellement travailler le nombre d'heures par semaine que vous avez inscrit dans le champ
Heures normales de la page Donnes emploi
ET si la dure du contrat est suprieure 7 jours (calendrier).
Lorsque le type employ est E, un horaire selon le nombre d'heures normales qui a t entr sera gnr
automatiquement pour la gestion du temps et l'employ sera rmunr en consquence; seules les exceptions
cet horaire devront tre dclares par l'employ.
Slectionner H :
si le nombre d'heures par semaine inscrit dans le champ Heures normales de la page Donne emploi est
approximatif et que vous dsirez que l'employ dclare systmatiquement les heures travailles
OU si la dure du contrat est infrieure 7 jours (calendrier)
OU si vous saisissez les donnes d'emploi en retard pour un contrat qui a pris fin au cours des deux priodes de
paie prcdentes.
Lorsque le type employ est H, aucun horaire ne sera gnr pour l'employ pour la gestion du temps et l'employ
sera rmunr uniquement lorsque les heures travailles seront dclares dans la gestion du temps et approuves
par le suprieur de l'employ ou la personne dlgue pour l'approbation de la gestion du temps de votre unit.
IMPORTANT : Si les donnes d'emploi ont t saisies en retard pour un contrat qui a pris fin au cours des deux
priodes de paie prcdentes, l'employ devra dclarer les heures travailles pour tre rmunr. Si le contrat a pris
fin avant ces deux priodes de paie, lorsque le dossier sera valide et approuv, vous devrez communiquer avec un
responsable de la gestion du temps aux Ressources humaines pour dclarer les heures travailles par l'employ.

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Paie (suite)

RETENIR concernant le groupe de paie

- Le champ Groupe paie est non accessible aux utilisateurs dcentraliss qui ont le rle Responsable contrats
unit ; c'est le systme qui l'assigne automatiquement.
- Le groupe de paie est B01 lors de la cration de la range et le demeure tant que cette range n'est pas
valide.
- Aprs l'excution du programme Validation dcentralise si le dossier contient des erreurs, le groupe de paie
reste B01, et ce, jusqu' ce que le dossier soit corrig. Dans ce cas, un courriel indiquant les erreurs est transmis
la personne qui a saisi les donnes ainsi qu' toutes les personnes qui saisissent les donnes pour la mme
unit afin que le dossier soit corrig.
- Lorsque le dossier est valide, le bon groupe de paie (R01) est assign directement par le systme; un courriel est
transmis aux personnes concernes indiquant que le dossier est valide et approuv (voir le bon groupe de paie
dans le Tableau des donnes d'emploi (hyperlien)).
Aucune paie ne sera verse l'employ pour ce contrat tant que le groupe de paie est B01.

Rgime salarial

Les champs de la page chargs par le poste ou automatiquement par le systme ne doivent habituellement pas tre
modifis. Seul l'chelon doit tre valid et corrig si ncessaire.
Rgime salarial : valider la valeur l'aide du Tableau des donnes d'emploi (hyperlien).
Classe : 001.
Date accession (de la classe) : ne pas modifier.
chelon : si emploi de lASMPUL, chelon du dernier contrat dj inscrit (modifier si ncessaire).
Date accession (de l'chelon) : date du dernier avancement d'chelon (ne pas modifier).

Rmunration

Le montant inscrit dans le champ Taux salaire est calcul automatiquement par le systme. Il s'agit du salaire de
base verser l'employ chaque priode de paie.
Frquence : frquence de rmunration dj inscrite (ne pas modifier).
B ( la quinzaine) : base de rmunration pour les emplois dont le Type employ est E ou H. Dans ce cas,
le salaire de lemploy est tabli en multipliant le taux horaire par le nombre d'heures normales, puis par le
nombre de semaines par an (52) et, finalement, divis par le nombre de quinzaines par an (26).
Le salaire du contrat prcdent est dj affich, mais, sil sagit dun emploi de lASMPUL, la classification pourrait
avoir chang ou le rgime salaire pourrait avoir t index.
Cliquer sur le bouton Composants paie dfaut , sil sagit dun emploi de lASMPUL, pour extraire le taux
horaire automatiquement et charger toutes les donnes de rmunration.
onglet Montants

Tx. : NAHRLY (taux l'heure)

Tx salaire : inscrire le taux horaire, si ncessaire.
Devise : CAD (ne pas modifier).
Frquence (du Tx salaire) : H ( l'heure).

ATTENTION: Il ne doit y avoir qu'une seule range NAHRLY ou NAANNL ou NACONT ou NACONV; s'il y en a deux
suite l'extraction automatique, cliquer le bouton Suppression (-) vis--vis l'ancienne range pour la supprimer.
Cliquer sur le bouton Calculer salaire lorsque toutes les donnes de rmunration sont entres.
Note : Le champ Taux salaire se charge automatiquement ; il s'agit du salaire brut estim pour l'employ
pour une priode de paie.
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la range et passer l'tape suivante pour crer la range
de fin d'emploi de l'employ (cessation).
IMPORTANT : Cliquer sur le bouton OK sur le message qui demande si vous dsirez mettre jour
automatiquement la date de dbut du contrat.
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* Ne pas oublier *

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Si au dbut de la procdure vous avez d changer de range parce que la date du renouvellement de contrat est plus
petite que la date de l'autre range qui est accessible, ne pas oublier de retourner sur cette autre range pour corriger
la date d'effet (date du jour) pour la remplacer par la date que vous avez note.
Revenir la page Lieux travail' .
Cliquer le bouton Suivante pour avancer la range qui doit tre corrige.
Corriger la date d'effet de cette range.
Accder aux autres pages et s'assurer que le nombre d'heures normales, l'chelon et les donnes de rmunration
sont les mmes que dans la range que vous venez de crer.
Cliquer le bouton Enregistrer .

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Description

Crer la range de fin d'emploi (cessation)

Cessation avec paie
Une range dont l'action est Cessation avec paie doit tre insre aprs chaque range de dbut d'emploi pour
indiquer la fin du contrat.
Note : Lorsque la dernire paie de l'employ sera verse, le systme changera automatiquement l'action de la
range par cessation .

Navigation :
Page

Gestion effectif > Donnes emploi > Emploi actuel

Action

Recherche

Si vous n'tes pas dj dans le dossier d'emploi, suivre la navigation indique plus haut pour accder la page de
recherche du composant Emploi actuel .
Entrer le numro d'employ puis cliquer le bouton Rechercher pour accder aux pages de donnes d'emploi.

Lieux travail

Cliquer le bouton dinsertion (+) pour ajouter une nouvelle range.

Date effet : inscrire la date du lendemain de la dernire journe de travail.
Action : slectionner Cessation avec paie .
Motif : slectionner Fin de contrat .
Les autres champs de la page ne doivent pas tre modifis.

Donnes emploi

Seul le champ Numro contrat doit tre modifi dans cette page et aucun autre champ ne doit tre modifi dans
les pages suivantes.
Numro contrat : retirer le numro et laisser le champ blanc
Note : Aucun numro de contrat ne doit tre affich dans la range de cessation.
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la range de cessation.
IMPORTANT : Cliquer le bouton OK sur le message qui demande si vous dsirez mettre jour automatiquement
la date de fin du contrat.

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tape
Description

Consulter le budget services (combinaison comptable) du poste

Combinaison comptable
Un budget services pour indiquer sur quelle combinaison comptable le salaire doit tre dpens est dj cr
directement dans le poste-banquette que vous avez slectionn, et ce, dans le but de vous viter de saisir
systmatiquement la mme combinaison comptable chaque embauche. Pour chacune des units et pour chacun
des emplois, la combinaison comptable la plus frquemment utilise a t choisie.
Note : Si une autre combinaison est maintenant plus frquemment utilise, les responsables de votre unit
peuvent demander une modification de la combinaison dans le poste-banquette. Il suffit de communiquer avec
la personne responsable des postes aux Ressources humaines.
Si toutefois le salaire de la personne que vous embauchez doit tre dpens sur une autre combinaison comptable
que celle inscrite dans le poste-banquette, un budget services doit obligatoirement tre cr pour l'employ
(affectation) pour indiquer sur quelle combinaison comptable son salaire doit tre dpens.

Navigation :

Gestion effectif > Donnes emploi > Budgets services (CAN)

Action

Page
Recherche

Suite la navigation indique plus haut, vous accdez la page de recherche du composant Budgets services
(CAN) .
Complter les champs suivants :
Cl table : slectionner PARTG.
Service : inscrire le numro de votre unit (service).
Exercice : inscrire l'anne de l'exercice budgtaire en cours
(ex. : 2012 pour l'exercice du 1er mai 2011 au 30 avril 2012)
Niveau budget : slectionner Poste .
Poste : inscrire le numro du poste que vous avez entr dans les donnes d'emploi.
Cliquer le bouton Rechercher .
Note : Le groupe de pages du composant Budgets services (CAN) s'ouvre et vous pouvez consulter le
budget services et la combinaison comptable du poste.
IMPORTANT : Le niveau budget 'Poste' est rserv uniquement aux Ressources humaines. Vous pouvez le consulter,
mais il ne faut jamais le modifier. Une modification de la combinaison comptable du poste aurait pour effet que le
salaire de tous les employs qui occupent ce poste serait dornavant pay et engag sur cette combinaison
comptable.

Revenus

Date effet : date dbut d'anne budgtaire ou date cration du poste si celle-ci est plus grande que la premire.
Revenu : blanc.
Sq. : 1.
% rpart. : 100.
Cliquer l'hyperlien Dtails champs structure pour ouvrir la page d'affichage de la combinaison comptable.
Vrifier la combinaison comptable.
Ne pas modifier la combinaison, ni cliquer sur OK , ni cliquer sur le bouton Enregistrer .
Cliquer sur le bouton Retour la recherche pour revenir la page de recherche.

IMPORTANT : Si le salaire de l'employ que vous embauchez doit tre dpens en partie ou en totalit sur une autre
combinaison comptable que celle inscrite dans le poste, passer l'tape suivante pour crer un budget services par
affectation pour l'employ. Sinon, passer l'tape tablir et complter le contrat pour signatures .

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tape
Navigation :

Crer le budget services par affectation

Gestion effectif > Donnes emploi > Budgets services (CAN)
Action

Page
Recherche

Si vous n'tes pas dj dans le composant Budgets service , suivez la navigation indique plus haut pour accder
la page de recherche du composant Budgets services (CAN) .
Complter les champs suivants :
Cl table : PARTG.
Service : inscrire le numro de votre unit (service).
Exercice : inscrire l'anne de l'exercice budgtaire en cours.
(ex. : 2012 pour l'exercice du 1er mai 2011 au 30 avril 2012)
Niveau budget : slectionnez Affectation .
IMPORTANT : La mise jour du niveau budget Poste est rserve uniquement aux Ressources humaines.
Employ : inscrire le numro de l'employ.
No dossier : inscrire le numro du dossier d'emploi.
Cliquer sur le bouton Rechercher .
Si la recherche donne un rsultat, passer directement la page Revenus .
Si le rsultat de la recherche est Aucune valeur trouve , cliquer sur l'onglet Ajout valeur .
Note : La page Ajout valeur s'ouvre et tous les champs sont dj complts.
Cliquer sur le bouton Ajouter .

Revenus

Si le budget services est dj cr :

Accder la page Revenus et vrifier le statut. :

si le contrat prcdent est termin, le statut devrait tre Inactif.
si le contrat prcdent n'est pas termin, le statut devrait tre Actif.
Accder la page Dtails champs structure et vrifier si la combinaison comptable est exacte :
Si la combinaison comptable est exacte, cliquer sur le bouton Retour pour revenir la page Revenus ,
changer le statut pour Actif , si ncessaire, et cliquer sur le bouton Enregistrer .
Si la combinaison comptable n'est pas la bonne, cliquer sur le bouton Retour pour revenir la page
Revenus , ajouter une range en cliquant sur le bouton Ajout (+) dans l'encadr Niveau et poursuivre la
procdure l'tape suivante (Si le budget services n'est pas cr).

Si le budget services n'est pas cr :

encadr Niveau
Date effet : inscrire la date d'embauche.
encadr Rpartition revenus
L'onglet Code de combinaison est affich.
Revenu : laisser blanc
Sq. : inscrire 1.
Note : Le champ % rpartition s'ouvre lorsque le numro de squence est inscrit.
% rpart. : le % au total doit tre de 100%.
Si le salaire doit tre pay partir d'une seule combinaison comptable, inscrire 100%.
Si le salaire doit tre pay partir de plus d'une combinaison comptable, inscrire le % qui doit tre pay sur la
premire combinaison dans cette range-ci.
o Cliquer sur le bouton Ajout (+) , droite de l'onglet Code de combinaison , pour ajouter la ou les
ranges pour les autres combinaisons comptables.
o Sq. : inscrire 1 pour chacune des ranges.

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Revenus (suite)

Rpter les tapes suivantes pour chacune des ranges :

Cliquer sur l'onglet Description du code de combinaison .
Cliquer l'hyperlien Dtails champs structure pour ouvrir la page de recherche de la combinaison comptable et
entrer la combinaison.
Note : Le numro du service est dj inscrit.

Si vous ne connaissez pas la combinaison comptable, inscrire au minimum le compte de salaire avec le
service afin d'effectuer une recherche dont le rsultat contient le moins de combinaisons comptables possible.
Compte salaire : entrer le numro du compte voir Tableau des comptes de salaire (hyperlien).
Note : Dans la liste des comptes de salaire, tous les comptes sont affichs et peuvent tre slectionns, mais
si un compte incompatible avec l'emploi est slectionn, une erreur surviendra lors de l'enregistrement.
Cliquer sur le bouton Rechercher .
Note : Une liste de toutes les combinaisons valides contenant le service et le compte salaire entrs en
paramtres s'affiche.
Cliquer sur le bouton Slectionner vis--vis la combinaison comptable recherche.

Si vous connaissez la combinaison comptable, compltez tous les champs de la combinaison, y compris le
numro du projet.
Cliquer sur le bouton OK .
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour enregistrer le budget services pour l'employ et passer l'tape
suivante pour tablir et complter le contrat pour signatures.
Note : Aprs l'enregistrement, vous revenez automatiquement la page Revenus . Le contenu des pages
Retenues et Impts se cre automatiquement suite l'enregistrement.
RETENIR : Il est possible de modifier la combinaison comptable tant que la rmunration de l'employ n'a pas

commenc tre verse. Par la suite, pour modifier la combinaison comptable, il faut crer dans la page Revenus
une nouvelle range dont la date d'effet est gale ou plus grande que la date de dbut de la priode de paie en cours
et slectionner la nouvelle combinaison comptable puis enregistrer. Pour la partie antrieure cette date, il faut
remplir un formulaire de redistribution rtroactive pour le Service des finances.

Fin de la procdure
Note : N'oubliez pas de valider que les donnes personnelles de l'employ ainsi que ses donnes sur la citoyennet sont jour en suivant les
procdures Modifications aux donnes personnelles et Cration ou modification aux donnes personnelles sur la citoyennet .

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