Aide-mmoire

Cration dun dossier demploi pour lembauche dun non syndiqu rmunr contrat (abrg)
Important : Cette procdure contient uniquement les tapes faire. Les autres informations indiques dans les pages de PS-RH et qui ne sont pas
mentionnes ici ne doivent pas tre modifies ni enleves. Une telle modification peut provoquer une erreur dans la rmunration de lemploy.
Groupe
d'employ
spcifique :

tape 1

Personnel associ rmunr sur une base contractuelle - membre d'aucun syndicat
charg de responsabilits administratives (001459)
charg de sessions cliniques (001447)
confrencier (002513)
consultant (prof. rgulier) (001227)
professeur invit (002180)
professeur retrait (001229)
professeur associ (002190)
enseignant membre du personnel administratif (001202)

Crer la range d'embauche

Navigation :

Gestion effectif > Donnes emploi > Ajout instance emploi

Ajout instance
emploi

Avant de faire un ajout d'emploi un individu, assurez-vous d'avoir le bon numro d'employ et que ses donnes
personnelles ainsi que ses donnes sur la citoyennet sont jour.
Employ : entrer le numro d'employ de la personne.
Doss. employ : ne pas modifier
Cliquer sur le bouton Ajout lien .
Important : Seules les donnes de la range dont l'action est Embauche peuvent tre saisies dans le composant
Ajout instance emploi .

Lieux travail

Date effet : date de la premire journe de travail

Action : Embauche
Motif : Embauche
No poste : ouvrir la loupe et slectionner le poste-banquette correspondant lemploi dans votre unit.
Si les champs sont ferms : le bouton sous le champ Numro poste s'affiche sous le nom Remplacer donnes
poste . Si le ou les champs dj chargs par le poste, dans cette page ou dans les suivantes, doivent tre modifis et
que les champs sont ferms, cliquer sur le bouton Remplacer donnes poste et faire les modifications ncessaires.
Si les champs sont ouverts : le bouton sous le champ Numro poste s'affiche sous le nom Utiliser donnes
poste . En tout temps, si vous faites des modifications aux valeurs charges par le poste, vous pouvez revenir aux
valeurs initiales en cliquant le bouton Utiliser donnes poste .
Attention : Tous les champs chargs par le poste reviendront leurs valeurs initiales et le champ chelon
redeviendra blanc. Lorsque vous dcidez d'utiliser le bouton Utiliser donnes poste , vous devez vrifier toutes les
pages pour vous assurer que les donnes sont exactes et les modifier au besoin.

Donnes emploi

mj 2016/04/08

No poste (sous superviseur) : entrer le numro du poste du suprieur qui doit accder au dossier de lemploy (directeur
de dpartement par dfaut).
Heures normales : nombre dheures de cours ou de prestation au total pour toute la dure du contrat
Cliquer sur le bouton Numro contrat suivant .

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Dossier syndical

Convention : CONENS si prof. invit OU prof. retrait OU prof. associ OU charg sessions cliniques OU charg de
responsabilits administratives
sinon laisser blanc.
Catgorie employ : FONCT si convention CONENS
sinon, laisser blanc.
Sous-catgorie employ : CONTIV si prof. invit OU prof. retrait
SESCLI si charg de sessions cliniques
CHREAD si charg de responsabilits administratives
sinon, laisser blanc.

Paie

Type employ : S (salari)

Rmunration

encadr Composants paie/ onglet Montants

Tx : NACONV
Tx salaire : inscrire le salaire total payer pour le contrat
Cliquer sur le bouton Calculer salaire .
Note : Le champ Taux salaire se charge automatiquement.
Si la fentre Options de rpartition des modifications du contrat souvre, laisser Aucun prorata et cliquer sur le
bouton OK.
Cliquer sur le bouton Enregistrer .
Important : Cliquer sur le bouton OK du message qui demande si vous dsirez mettre jour automatiquement la date de
dbut du contrat imprimer pour signatures; vous complterez le contrat l'une des tapes suivantes.

tape 2
Navigation :

Crer la range de cessation

Gestion effectif > Donnes emploi > Emploi actuel

Recherche

Employ : entrer le numro d'employ de la personne.

Cliquer sur le bouton Rechercher .

Lieux travail

Donnes emploi

Numro contrat : retirer le numro et laisser le champ blanc.

Cliquer sur le bouton Enregistrer .
Important : Cliquer sur le bouton OK du message qui demande si vous dsirez mettre jour automatiquement la date
de fin du contrat imprimer pour signatures.

mj 2016/04/08

Cliquer sur le bouton Ajout (+) pour ajouter une nouvelle range.
Date effet : inscrire la date du lendemain de la dernire journe de travail.
Action : Cessation avec paie
Motif : Fin de contrat

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tape 3
Navigation :

tablir le paiement du contrat

Gestion effectif > Donnes emploi > Gestion contrats > Paiement contrats A.N.

Recherche

Paiement contrats

Cliquer sur l'onglet Ajout valeur .

Employ : numro de lemploy
Doss. employ : numro du dossier pour lequel le paiement de contrat doit tre tabli
Cliquer sur le bouton Ajouter .

Date effet : date du premier jour de travail

Type paiement contrat : Paiement de contrat
Modalits paiement : chelonn selon contrat par dfaut, ne pas modifier
Dbut contrat : date du premier jour de travail
Fin contrat : date du dernier jour de travail
Lorsque des dates sont entres dans ces deux champs, les autres champs de dates sont chargs
automatiquement avec les mmes dates.
Dbut paiement : date du premier jour de travail par dfaut, ne pas modifier
Proratiser hres priode part. : bote coche par dfaut, ne pas modifier
Cliquer sur le bouton Enregistrer .
Le nombre de jours du contrat est calcul automatiquement et s'affiche dans le champ Jours travail
contrat . Si le nombre de jours est 1, la bote du champ Proratiser hres priode part. se dcoche
automatiquement.
retenir : Lorsque le dossier devient valide et approuv par le BAPPER, aucune modification ne peut plus tre faite
par les personnes responsables de la saisie des donnes dans les units, ni dans le composant Paiement contrats
(A.N.) , ni dans le dossier demploi. Les demandes de corrections doivent tre transmises aux Ressources
humaines.

mj 2016/04/08

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tape 4
Navigation :

tablir et complter le contrat pour signatures

Gestion effectif > Donnes emploi > Gestion contrats > Mise jour contrats

Recherche

Le contrat n'a pas tre tabli et complt pour ces emplois. Si toutefois vous devez le faire, un modle a t prvu cet
effet.
Employ : entrer le numro d'employ de la personne.
Cliquer sur le bouton Rechercher .
Si une liste saffiche, rechercher le bon numro de contrat ou les bonnes dates et cliquer sur lun des lments de la
ligne dsire.

Statut / contenu
contrats

Dbut contrat : date du premier jour de travail

Fin contrat : date du dernier jour de travail
Correspond la veille de la date de mise pied entre dans les donnes d'emploi.
Modle contrat : AUTREENS
Cliquer sur le bouton tablir contrat .
Cliquer sur le bouton Enregistrer .
Cliquer sur le bouton Correction historique pour pouvoir corriger la page suivante.

Type / clauses
contrat

Type contrat : slectionner le type de contrat correspondant lemploi

104 si enseignant membre pers. administratif 503 pour les autres emplois indiqus au dbut de la procdure
Clauses contrat
Cliquer sur le bouton Suppression (-) vis--vis une clause pour la supprimer (voir plus bas).
Cliquer sur le bouton Ajout (+) dans une clause ou au bas de la liste pour ajouter une nouvelle clause.
Clause
Dtaille : Les informations entres dans ce champ seront inscrites sur le contrat lors de limpression.
Commentaire : Les informations de ce champ ne seront pas inscrites sur le contrat.

Type / clauses
contrat (suite)

Date signature /
essai

mj 2016/04/08

054 (Tches accomplir) : Inscrire la description des tches accomplir dans le champ dtaille et, pour les
enseignants membre du pers. administratif, ajouter le numro du cours.
034 (Commentaire) : Inscrire un commentaire dans le champ dtaille , si ncessaire, ou supprimer la clause.
Pour tout autre lment indiquer sur le contrat, ajouter la clause 034 et complter le champ dtaille .

Date signature : le systme inscrira la date d'impression du contrat original lorsque celui-ci sera imprim.
Responsable : nom de la personne qui doit signer le contrat en tant quemployeur (inscrire le numro d'employ du
directeur du dpartement ou slectionner son nom dans la liste).
Cliquer sur le bouton Enregistrer .

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tape 5
Navigation :
Recherche

Consulter le budget services (combinaison comptable) du poste

Gestion effectif > Donnes emploi > Budgets services (CAN)
Il y a un budget services par poste pour tous les postes banquettes de personnel enseignant non syndiqu.
Poste : entrer le numro du poste banquette qui a t entr dans les donnes d'emploi.
Cliquer sur le bouton Rechercher .
Important : Le niveau budget Poste est rserv uniquement aux Ressources humaines. Vous pouvez le consulter,
mais il ne faut jamais le modifier. Une modification de la combinaison comptable du poste aurait pour effet que le salaire
de tous les employs qui occupent ce poste serait dornavant pay et engag sur cette combinaison comptable.

Revenus

Cliquer l'hyperlien Dtails champs structure pour ouvrir la page d'affichage de la combinaison comptable.
Vrifier la combinaison comptable.
Ne pas modifier la combinaison, ni cliquer sur OK , ni cliquer sur le bouton Enregistrer .
Cliquer sur le bouton Retour la recherche pour revenir la page de recherche.

Important : Si le salaire de l'employ que vous embauchez doit tre dpens en partie ou en totalit sur une autre
combinaison comptable que celle inscrite dans le poste, il doit y avoir un budget services par affectation pour l'employ. Si
la combinaison comptable du poste doit tre change, la direction de lunit doit en faire la demande la personne
responsable de la mise jour des postes aux Ressources humaines.

tape 6
Navigation :
Recherche valeur

Crer ou modifier un budget services par affectation

Gestion effectif > Donnes emploi > Budgets services (CAN)
Pour modifier le budget par affectation de lemploy (sil existe dj) :
Cl table : PARTG
Service : numro de votre unit (service)
Exercice : anne de l'exercice budgtaire en cours (ex. : 2013 pour l'exercice du 1er mai 2012 au 30 avril 2013)
Niveau budget : Affectation
Important : La mise jour du niveau budget Poste est rserve uniquement aux Ressources humaines.
Employ : numro de l'employ
No dossier : numro du dossier d'emploi
Cliquer sur le bouton Rechercher .
Note : Si le rsultat de la recherche est Aucune valeur trouve , aucun budget nest cr pour lemploy et vous devez
en crer un, si ncessaire.
Pour crer un budget par affectation pour lemploy :
Cliquer sur longlet Ajout valeur .
Complter les champs tel quindiqu plus haut.
Cliquer sur le bouton Ajouter.

mj 2016/04/08

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Revenus

encadr Niveau
Date effet : date d'embauche
Note : Si le budget services existait dj, ajouter une range pour le nouveau contrat laide du bouton Ajout (+) .
encadr Rpartition revenus
L'onglet Code de combinaison est affich.
Sq. : 1
% rpart. : le % au total doit tre de 100% :
Si le salaire doit tre pay partir d'une seule combinaison comptable, inscrire 100%.
Si le salaire doit tre pay partir de plus d'une combinaison comptable :
Inscrire le % qui doit tre pay pour une des combinaisons dans la premire range.
Cliquer sur le bouton Ajout (+) , droite de l'onglet Code de combinaison , pour ajouter la ou
les ranges pour les autres combinaisons comptables.
Sq. : inscrire 1 pour chacune des ranges.

Revenus (suite)

Rpter les tapes suivantes pour chacune des ranges :

Cliquer sur l'onglet Description du code de combinaison .

Cliquer sur l'hyperlien Dtails champs structure .
Entrer la combinaison comptable :
Compte salaire : 041100 si charg de sessions cliniques OU enseignant membre du personnel administratif
031100 si confrencier
021100 pour tous les autres emplois indiqus au dbut de la procdure
Cliquer sur le bouton OK .
Cliquer sur le bouton Enregistrer .
retenir : Il est possible de modifier la combinaison comptable tant que la rmunration de l'employ n'a pas commenc
tre verse. Par la suite, pour modifier la combinaison comptable, il faut crer dans la page Revenus une nouvelle
range dont la date d'effet est gale ou plus grande que la date de dbut de la priode de paie en cours et slectionner la
nouvelle combinaison comptable puis enregistrer. Pour la partie antrieure cette date, il faut remplir un formulaire de
redistribution rtroactive pour le Service des finances.

Fin de la procdure
Note : N'oubliez pas de valider que les donnes personnelles de l'employ ainsi que ses donnes sur la citoyennet sont jour en suivant les
procdures Modifications aux donnes personnelles et Cration ou modification aux donnes personnelles sur la citoyennet .
Pour imprimer une copie de travail du contrat, suivre la procdure suivante :
http://www.rh.ulaval.ca/webdav/site/rh/shared/projet_msighr/documents_msigrh/procedures_formation_contrats/Impression_contrat.pdf

mj 2016/04/08

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