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PROCEDIMIENTO TRMITE COMISIONES
AL EXTERIOR

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1. Objetivo
Establecer las directrices para el trmite de comisiones de servicios y/o estudios al exterior.

2. Alcance
Inicia con la solicitud de comisin de servicios o estudios al exterior, hasta su legalizacin ante la
autoridad competente.
Las presentes directrices estn dirigidas a los empleados y contratistas del Ministerio del Trabajo,
de igual manera, a los servidores pblicos de las entidades adscritas y vinculadas a la entidad sin
perjuicio de los procedimientos internos establecidos por estas, que eventualmente se encuentren
relacionados con el Trmite de Comisiones al Exterior.
3. Definiciones
Autorizacin para aceptar invitacin: Es la autorizacin otorgada a un servidor pblico del
Ministerio para aceptar cargos, mercedes, honores o recompensas de gobiernos extranjeros u
organismos internacionales. Segn la normatividad existente puede ser otorgada por el Presidente
de la Repblica o el Ministro del Trabajo, de acuerdo con la calidad del funcionario comisionado.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal -C.D.P-: es el documento expedido por el jefe de
presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiacin
presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos.
Comisin: Situacin administrativa en la que se encuentra el empleado, cuando ejerce
temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar diferente al de la sede habitual de su
trabajo, realiza estudios, desempea un cargo de libre nombramiento y remocin, o atiende
invitaciones de gobiernos extranjeros para ejercer temporalmente cargos o mercedes, como
tambin, recibir honores o recompensas de organismos internacionales o de gobiernos extranjeros.
Esta se confiere ya sea por Decreto Ejecutivo o Resolucin Ministerial, segn la calidad del
funcionario, indicando la duracin y el objeto de la comisin, la manera en que sern sufragados los
viticos y gastos de viaje y, cuando corresponda, proveer por encargo las funciones del empleado
comisionado.
Comisin de estudios: Se confiere para recibir capacitacin, adiestramiento o perfeccionamiento
en el ejercicio de las funciones propias del empleo o en relacin a los servicios a cargo del
organismo donde se halle vinculado el empleado y slo podr conferirse a aquellos con un servicio
continuo a la entidad no menor de un (1) ao, dentro del cual hayan obtenido calificacin

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satisfactoria de servicios y no hubieren sido sancionados disciplinariamente con suspensin en el

cargo.
Comisin de servicios: Se confiere para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar
diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores; asistir a
reuniones, conferencias, foros, simposios, talleres, seminarios; para realizar visitas tcnicas, de
observacin o reuniones de trabajo, que interesen a la administracin y se relacionen con el ramo
en que el empleado presta sus servicios.
Comisionado: Empleado al que, por disposicin de autoridad competente, le es conferida comisin
mediante acto administrativo.
Desplazamiento. Autorizacin otorgada a un contratista del Ministerio para trasladarse en el
ejercicio de sus obligaciones contractuales a un sitio diferente a su domicilio contractual. Este
traslado puede ser al interior del pas o al exterior.
Encargo: Se designa temporalmente a un servidor pblico para asumir, total o parcialmente, las
funciones del empleo del que es titular el comisionado.
4. Generalidades del procedimiento:
La Subdireccin de Gestin del Talento Humano, tramita las solicitudes de comisin al exterior de los
funcionarios y contratistas al servicio del Ministerio, como las de los servidores pblicos de las entidades
adscritas y vinculadas a este.
Toda comisin al exterior, necesita la aprobacin previa ante el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Repblica.
Recibida la aprobacin por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, se
proyectan los siguientes actos administrativos, de acuerdo a la calidad del solicitante y la manera en que
los gastos de la comisin sean sufragados:

Ministro: Se autoriza aceptar invitacin y/o se confiere comisin mediante Decreto Ejecutivo, por ser
competencia exclusiva del Presidente de la Repblica; asimismo, en el acto administrativo se provee
por encargo las funciones del despacho del Ministro de Trabajo al Viceministro que corresponda.
A travs de Resolucin suscrita por el Secretario General, deber hacerse el respectivo
reconocimiento de viticos y/o gastos de viaje, en caso que estos los asuma el Ministerio parcial o
totalmente.

Viceministro: Se confiere comisin mediante Resolucin Ministerial; por su parte, si es una entidad
internacional quien asume alguno de los gastos para la ejecucin de la comisin, se autoriza aceptar

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invitacin al funcionario mediante Decreto Ejecutivo y cuando sea del caso, en el mismo acto se
provee por encargo las funciones del respectivo despacho.

Secretario General: Se autoriza aceptar invitacin y/o se confiere comisin por Resolucin
Ministerial. A su vez, mediante Decreto Ejecutivo deber proveerse el encargo de las funciones,
mientras la ausencia del titular.

Funcionario del Ministerio del Trabajo: Se autoriza aceptar invitacin y/o se confiere comisin por
Resolucin Ministerial, tratndose de funcionarios del nivel directivo, se provee por encargo las
funciones del respectivo despacho en el mismo acto administrativo.

Mxima autoridad administrativa de entidad adscrita o vinculada: Se confiere comisin por

Resolucin Ministerial, sin embargo, por la calidad del funcionario, mediante Decreto Ejecutivo se
autoriza aceptar invitacin de organismo internacional o gobierno extranjero cuando la comisin se
enmarque en los supuestos de hecho de los artculos 129 y 189-18 de la Constitucin Poltica, y
cuando sea del caso, proveerse por encargo las correspondientes funciones.

Servidor Pblico de entidad adscrita o vinculada: Se confiere comisin mediante acto

administrativo suscrito por el jefe superior de la entidad adscrita o vinculada, segn lo dispuesto por
el artculo 16 del Decreto 26 de 1998. Por su parte, en virtud de lo sealado por el Decreto 310 de
2012, el Ministro es competente para autorizar a dichos funcionarios, a aceptar invitaciones de
gobiernos extranjeros u organismos internacionales.

Contratistas del Ministerio del Trabajo, se les autoriza el desplazamiento a travs de resolucin
suscrita por el Secretario General. De igual manera, para desplazamientos al exterior de los
contratistas, no es necesaria la autorizacin previa ante el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Repblica.

Nota 1: Por instruccin de la Secretara Jurdica de la Presidencia de la Repblica, todo Decreto

Ejecutivo debe radicarse con la firma del Ministro.
Nota 2: En los casos en que ha de proyectarse Decreto Ejecutivo, se debe entregar el proyecto de acto
administrativo con copia de antecedentes dirigida a la Secretara Jurdica de la Presidencia, al momento
de radicar la solicitud de Autorizacin de Comisin al Exterior ante la Secretara General de la
Presidencia de la Repblica, realizando actividades 21 y 22 de las que a continuacin se relacionan.
5. Descripcin de las actividades
No.
1.

Actividad
Recibir solicitud de
desplazamiento
con

Responsable
comisin o Auxiliar asignado de
documentacin Subdireccin de Gestin del

Registro y/o
documento
Planilla entrega
documentos

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2.

soporte y entregar a responsable del

trmite en la Subdireccin de Gestin del
Talento Humano.
Revisar documentos soporte de solicitud y
cuando sea del caso, requerir a quien
solicita lo faltante. Si la documentacin est
completa, diligenciar Formato Autorizacin
Comisiones al Exterior. Si la solicitud
corresponde a un contratista del Ministerio,
ir a la actividad 26.
Revisar
Formato
de
Autorizacin
Comisiones al Exterior diligenciado.

Talento Humano

Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano

Proyecto de
Autorizacin
Comisiones al
Exterior.

Subdirector de Gestin del

Talento Humano

Formato
Autorizacin
Comisiones al
Exterior
Nota interna

Elaborar nota interna remitiendo a la Auxiliar asignado de

Secretara
General
Formato
de Subdireccin de Gestin del
Autorizacin Comisiones.
Talento Humano

Revisar
Formato
de
Autorizacin Asesor Secretaria General
Comisiones al Exterior, para firma del
Ministro.

Formato
Autorizacin
Comisiones al
Exterior

Firmar
Formato
Comisiones.

Formato
Autorizacin
Comisiones al
Exterior
Formato de
Autorizacin
Comisiones y
soportes

10
(9)

de

Autorizacin Ministro
Nota: Si el Ministro es quien
solicita, el formato lo suscribe
Secretario General
Remitir Formato de Autorizacin al Secretara General
Secretario General del DAPRE.

Realizar seguimiento ante el DAPRE a la Profesional Universitario

solicitud de comisin.
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano
Aprobar o negar solicitud de comisin al Departamento Administrativo
exterior.
de la Presidencia de la
Repblica DAPRE
Informar a Gestin Documental (o 472) que Profesional Universitario
hay paquete para recoger en la Secretara Subdireccin de Gestin del
General de la Presidencia de la Repblica. Talento Humano

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Recibir y entregar a responsable del trmite Auxiliar designado de

el Oficio del DAPRE.
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano

Planilla
entrega
documentos

12

Si la solicitud ha sido negada, proyectar Profesional Universitario

oficio informando negativa a dependencia Subdireccin de Gestin del
del Ministerio, o a entidad adscrita o Talento Humano
vinculada.

13

Si la solicitud ha sido aprobada, se

proyectan los actos administrativos de la
directriz 4.2., segn la calidad del
funcionario. Si se trata de servidor pblico
de entidad adscrita o vinculada que no sea
mxima autoridad y estas asumen todos
los gastos, se contina con la actividad No.
24.
Revisar proyecto de acto administrativo.

Oficio
informativo y
anexo oficio
que niega
solicitud
Proyecto acto
administrativo

14

Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano

Subdirector de Gestin del

Talento Humano

15

Remitir proyecto de acto administrativo y Auxiliar designado de

antecedentes a Secretara General.
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano

16

Revisar proyecto de acto administrativo de Asesor Despacho del Ministro

acuerdo a antecedentes para firma del
respectivo funcionario.

17

Suscribir acto administrativo.

18

Dependiendo de la calidad del

solicitante, firma: Presidente
de la Repblica, Ministro o
Secretario General.
Recibir acto administrativo. Si es Profesional Universitario
funcionario del Ministerio, contina Subdireccin de Gestin del
actividad 19. En caso de ser decreto Talento Humano
ejecutivo, contina actividad No. 21; si se
trata de resolucin autorizando aceptar
invitacin a servidor pblico de entidad
adscrita o vinculada, sigue la actividad No.
25. Si se trata de comisin de estudios de
funcionario del Ministerio, comunicar acto
administrativo y seguir con actividad 27.

Proyecto acto
administrativo
Proyecto acto
administrativo
y
antecedentes
Proyecto acto
administrativo
y
antecedentes
Proyecto acto
administrativo
y
antecedentes
Decreto o
Resolucin
suscrita

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20

21

22

23

24

25

26

Si el Ministerio asume alguno o todos los

gastos para la ejecucin de la comisin o
desplazamiento, entregar copia simple a
Subdireccin Administrativa y Financiera
para el registro del caso y/o expedicin de
tiquetes.
Comunicar Resolucin al servidor pblico
comisionado o contratista autorizado para
ejecutar la comisin o el desplazamiento, y
archivar trmite. El trmite ante
presupuesto es el de la actividad 19, lo
haba dejado ah con base en lo dispuesto
por el artculo 12 de la Resolucin 745 de
este ao.
Suscrito por el Ministro el respectivo
decreto, se proyecta oficio remisorio con
antecedentes adjuntos, a Secretara
Jurdica de la Presidencia para firma del
Presidente.
Hacer seguimiento al decreto ejecutivo.

Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano

Copia simple
de acto
administrativo

Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano

Correo
Institucional,
adjuntando
resolucin.

Auxiliar designado de
Secretara General

Oficio
remisorio de
Decreto
Original y
antecedentes

Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano
Recibir copia escaneada de Decreto Profesional Universitario
Ejecutivo, comunicar a destinatarios del Subdireccin de Gestin del
mismo y archivar trmite. Si se hace un Talento Humano
encargo, contina actividad 39 y siguientes.
Si el total de los gastos de la comisin son Profesional Universitario
sufragados por entidad solicitante, no se Subdireccin de Gestin del
proyecta acto administrativo y se comunica Talento Humano
mediante oficio suscrito por Secretario
General a entidad adscrita o vinculada para
lo de su competencia y archivar trmite.

Enviar copia escaneada de Resolucin que

autoriza aceptar invitacin a responsable
del trmite en entidad adscrita o vinculada
y archivar trmite.
Proyectar
Resolucin
autorizando
desplazamiento a contratista, continuando
con actividades 14 a 20, en lo pertinente.

Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano
Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano

Correo
institucional.

Oficio
anexando
originales de
comunicacin
que aprueba
comisin y
formato
autorizacin.
Correo
institucional.

Proyecto acto
administrativo
y
antecedentes.

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5.1.

ACTUACIN POSTERIOR A EJECUCIN DE COMISIN DE FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS DEL MINISTERIO DEL TRABAJO

27

Presentar informe de comisin o Servidor pblico comisionado o

desplazamiento a superior inmediato o contratista autorizado
supervisor del contrato.

Informe de
actividades.

28

Dar visto bueno a informe de comisin o Superior inmediato o

desplazamiento.
supervisor del contrato

Informe de
actividades.

29

Enviar copia de informe actividades de

contratistas a la Subdireccin Administrativa
y Financiera Grupo de Gestin
Contractual.
Archivar informe de actividades de
desplazamiento o comisin.

Auxiliar designado por Jefe de

dependencia solicitante

Nota interna
con copia de
informe

Auxiliar designado por Jefe de

dependencia solicitante

Informe de
actividades.

30

31

5.2.
32

33

5.3.

Legalizar comisin o desplazamiento en los Servidor pblico comisionado o

trminos del artculo 17 de la Resolucin contratista autorizado
745 de 2013, expedida por el Ministerio del
Trabajo.

Informe de
comisin y
pasa bordos o
comprobantes
de gastos de
viaje.

OBLIGAGIN DE GESTORES EN TRMITES ARCHIVADOS

Enviar a Secretara General del Ministerio,
informe bimestral de comisiones de servicio
al exterior otorgadas en entidades adscritas
y vinculadas.
Proyectar informe bimestral consolidado del
sector administrativo, ante el DAPRE, en
cumplimiento de lo dispuesto por el artculo
12 del Decreto 1050 de 1997, modificado
por el Decreto 2140 de 2008.

Responsable del trmite en la

entidad adscrita o vinculada

Informe
bimestral.

Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano

Informe
bimestral de
comisiones al
exterior.

POSESIN DEL CARGO DE DIRECTORES GENERALES, DIRECTORES TCNICOS,

PRESIDENTES Y SUPERINTENDENTES

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35

36

Elaborar actas de posesin para los

Directores
Generales, Directores
Tcnicos,
Presidentes
y
Superintendentes.
Tomar posesin del encargo para los
Directores
Generales, Directores
Tcnicos,
Presidentes
y
Superintendentes.
Remitir de actas de posesin de
entidades adscritas o vinculadas.

Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano
Ministro o Presidente

Profesional Universitario
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano

6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento y puntos de control

Actividad 1:
Toda solicitud debe ir acompaada de los siguientes documentos dependiendo del caso:
a. Documentos soporte solicitud de comisin, cuando se trata de funcionario o contratista del
Ministerio del Trabajo:
Invitacin del organismo o pas extranjero y dems documentos que la soporten.
CDP, cuando el Ministerio asuma los gastos de viticos y/o transporte.
Si el funcionario pertenece al nivel directivo, se requiere informacin relativa al encargo de
funciones (Certificacin de cumplimiento de requisitos mnimos de estudios y experiencia
expedida por autoridad competente para el ejercicio del respectivo cargo).
Formato de Autorizacin Comisin de Servicios, debidamente diligenciado.
Itinerario del vuelo propuesto.
Si se trata de contratista, deber anexar con lo anterior, copia del contrato en el cual se indique
la obligacin del contratista de realizar los desplazamientos que se requieran a nivel
internacional, para el desarrollo de sus obligaciones.
b. Cuando corresponda a comisin de estudios, deber soportarse la solicitud con los
siguientes documentos:
CDP, cuando el Ministerio asuma los gastos de viticos y/o transporte.
Si el funcionario pertenece al nivel directivo, se requiere informacin relativa al encargo de
funciones (Certificacin de cumplimiento de requisitos mnimos de estudios y experiencia
expedida por autoridad competente para el ejercicio del respectivo cargo).
Formato de Autorizacin Comisin de Servicios, debidamente diligenciado.
Itinerario del vuelo propuesto.

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Si se trata de contratista, deber anexar con lo anterior, copia del contrato en el cual se indique
la obligacin del contratista de realizar los desplazamientos que se requieran a nivel
internacional, para el desarrollo de sus obligaciones.
Certificacin laboral del solicitante, donde conste que ha prestado sus servicios al menos durante
un (1) ao contino en la respectiva entidad.
Autorizacin de la Junta, Consejo Directivo o Superior respectivo.
Evaluacin de desempeo definitiva satisfactoria del ao inmediatamente anterior.
Certificacin de antecedentes disciplinarios, expedido por autoridad competente.
En caso de ser educacin formal, inscripcin al programa de educacin de la respectiva
universidad.
Documentos soporte solicitud de comisin, cuando se trata de funcionario proveniente de entidad
adscrita o vinculada:

Invitacin del organismo o pas extranjero y dems documentos que la soporten,

CDP, cuando la correspondiente entidad del sector administrativo asume gastos,
Formato Autorizacin Comisiones al Exterior diligenciado y firmado por Director de entidad,
Justificacin de participacin en el evento,
Certificacin laboral del funcionario que participar en la comisin.
En caso que los costos sean asumidos por convenio, copia del mismo.
Si corresponde a una comisin de estudios, deber anexar adems, certificado de antecedentes
disciplinarios y calificacin de servicios satisfactoria durante el ltimo ao, expedidos por
autoridad competente.

Documentos soporte solicitud de comisin de estudios, cuando se trata de funcionario proveniente

de entidad adscrita o vinculada

Invitacin del organismo o pas extranjero y dems documentos que la soporten,

CDP, cuando la correspondiente entidad del sector administrativo asume gastos,
Formato Autorizacin Comisiones al Exterior diligenciado y firmado por Director de entidad,
Justificacin de participacin en el evento,
Certificacin laboral del funcionario que participar en la comisin.
En caso que los costos sean asumidos por convenio, copia del mismo.
Si corresponde a una comisin de estudios, deber anexar adems, certificado de antecedentes
disciplinarios y calificacin de servicios satisfactoria durante el ltimo ao, expedidos por
autoridad competente.
Certificacin laboral del solicitante, donde conste que ha prestado sus servicios al menos durante
un (1) ao contino en la respectiva entidad.
Autorizacin de la Junta, Consejo Directivo o Superior respectivo.
Evaluacin de desempeo definitiva satisfactoria del ao inmediatamente anterior.
Certificacin de antecedentes disciplinarios, expedido por autoridad competente.

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En caso de ser educacin formal, inscripcin al programa de educacin de la respectiva

universidad.
Si es la mxima autoridad de la entidad adscrita o vinculada quien se comisiona, la solicitud debe
anexar, adems de lo anterior:
Certificacin laboral del funcionario de quien ser encargado,
Certificacin de cumplimiento de requisitos de quien ser encargado,
Agenda del viaje.
Los puntos de control del procedimiento son los siguientes:
Actividad No. 6 - El Ministro firma el formato de autorizacin comisiones, si el Ministro es quien solicita, el

formato lo suscribe Secretario General.

Actividad No. 9 - El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica DAPRE, aprueba o

niega la solicitud de comisin al exterior.

Actividad No. 9 - Dependiendo de la calidad del solicitante, firma: Presidente de la Repblica, Ministro o
Secretario General, se suscribe el acto administrativo.
7. Anexos.