Sunteți pe pagina 1din 10

Cotarea documentelor de bibliotec operaiune tehnic de mare

precizie. Aezarea documentelor la raftul cu acces liber


Operaiunea de cotare
Preocuprile de aezare ntr-o anumit ordine a documentelor de
bibliotec s-au manifestat nc de la nceputurile fiinrii acestora, modelele
Antichitii reprezentate de Biblioteca din Alexandria sau de cele din Pergam,
Ninive .a. stnd mrturie n acest sens, dar cotarea, operaiune tehnic, exact,
s-a realizat ca atare mult mai trziu. Atunci, ca i acum, a primat nevoia regsirii
rapide a informaiei la raft cu eforturi financiare i fizice minime, n aceeai idee
a sistematizrii coleciilor. n contemporaneitate, necesitatea eficientizrii i
modernizrii serviciilor de bibliotec a determinat opiunea categoric pentru
unul din sistemele de cotare a documentelor. Operaiunea propriu-zis de cotare
se refer strictu sensu la fixarea locului fiecrui document n rafturile bibliotecii,
n depozitul sau n slile cu acces ale acestora i, n acelai timp, n catalogul
coleciei creia-i aparine, printr-o formul unic i irepetabil prin care
documentul poate fi rapid identificat i regsit. Funcia aceasta a cotei s-a
conturat clar n timp ca operaiune diferit de atribuirea numrului de inventar i
stabilirea indicelui de clasificare zecimal i a evoluat paralel cu dezvoltarea
metodelor de prelucrare i organizare a coleciilor de bibliotec. Nevoia
conservrii coleciilor a impus un anume tip de cot, aa cum necesitatea
comunicrii lor prin slile cu acces a determinat, mai ales n bibliotecile publice,
un alt tip de cot chiar n interiorul aceleiai instituii bibliotecare. n principal,
s-au fundamentat n ani de experien biblioteconomic dou sisteme de cotare a
documentelor valabile pentru toate categoriile de documente i indiferent de
sistemul creia aparine biblioteca:
- cotarea sistematico-alfabetic;
- cotarea pe formate.
nainte de toate ns este necesar de stabilit ce reprezint propriu-zis cota.
Cota documentului de bibliotec funcii, tipuri i norme
S-a tot afirmat n literatura de specialitate, pe bun dreptate, c buletinul
de identitate al documentului de bibliotec l reprezint cota. Ea este n fapt o
formul tehnic prin care este stabilit locul documentului n bibliotec, adresa
strada-bulevardul lui, fiind, de aceea, un instrument unic de aezare i regsire
a acestuia. Funciile sale pun n lumin tocmai acest rol al su, ntre ele
numrndu-se:
asigurarea conservrii i securitii coleciilor;
eliminarea riscurilor de rtcire a unui document;
fluidizarea continu a circulaiei documentelor graie preciziei i
rapiditii identificrii i regsirii documentelor de bibliotec;
pstrarea ordinii n depozite ca i n slile de acces;
1

nlesnirea verificrii gestionare a coleciilor de bibliotec prin


transformarea catalogului gestionar n catalog topografic i
corespondena cu Registrul-inventar al instituiei.
Cota este cea care face ca un document de bibliotec s se poat constitui
ca unitate de eviden, s fie reflectat n cataloagele bibliotecii, s se evalueze ca
valoare lansat n circulaie. De aceea, n stabilirea cotei este nevoie de o mare
atenie i responsabilitate, notarea ei efectundu-se att pe documentul propriuzis, ct i n Registrul-inventar (n format clasic sau electronic modulul ........),
pe fia de catalog (fia descriere bibliografic n sistem electronic), n orice tip
de lucrri bibliografice i, evident, n toate borderourile care privesc intrarea sau
ieirea documentelor de bibliotec.
Din punct de vedere al modului ei de alctuire, pot fi deosebite mai multe
tipuri de cote1, stabilite de literatura de specialitate: simpl (format din cifre.
Ex: II 3250); compus (realizat din cifre i litere. Ex: 316/B64); individual
(referitoare la un singur document. Ex: I 1500 Sadoveanu, Mihail. Baltagul); de
grup (nsumnd o categorie de publicaii. Ex: IV Teze de doctorat); fix
(indicnd locul exact al documentului n depozit. Ex: C II 8 raftul C, polia 2,
cartea nr. 8); relativ (trimind spre alte publicaii cu indice de clasificare
identic. Ex: 800/P95).
Pentru stabilirea cotei alfabetico-sistematic este nevoie, n prealabil, de
fixarea unei liste a cotelor utilizate n biblioteca respectiv, care nu poate fi
confundat cu indicele de clasificare zecimal i trebuie respectat cu strictee
pentru a asigura uniformitate n operaiunea tehnic propriu-zis. Pentru aceasta,
ea trebuie s ndeplineasc cteva condiii, ntre care:
precizia (exact, fr echivoc, cu trimitere la un anumit document de
bibliotec);
logica (gndirea ei, nu execuia automat);
uurina notrii ei (un minimum de semne grafice);
rapiditatea receptrii de ctre utilizatori (ct mai concis);
convertibilitatea n fia de descriere bibliografic din catalogul
electronic, modulul...
n ceea ce privete momentul cel mai indicat n care se realizeaz cotarea,
acesta difer n funcie de sistemul utilizat i de practica din fiecare bibliotec.
Astfel, cotarea pe formate pentru exemplarele (primul din fiecare titlu n parte)
repartizate pentru colecia de baz a bibliotecii se stabilete, de regul, de
persoana specializat n acest scop, nainte de redactarea descrierii bibliografice
principale (fia-matc) i fixarea indicelui de clasificare, dar, practic, aceast
operaiune se realizeaz mult mai uor dup. n ceea ce privete cotarea
sistematico-alfabetic a exemplarelor repartizate pentru mprumutul la
domiciliu, lucrurile se petrec, de regul, cam n acelai timp, dar, practic, este
realizat de persoana specializat n acest scop dup ce s-a ncheiat descrierea
1

Marcel Ciorcan. Organizarea coleciilor de bibliotec. Bazele biblioteconomiei, Cluj, Casa Crii de tiin,
2001, p. 28

bibliografic principal a documentului i s-au stabilit indicii de clasificare, n


sistem automatizat sau clasic.
Operaiunea de cotare nu se face dup liberul arbitru, ci prin respectarea
strict a unor norme standardizate n plan naional i internaional, ntre care se
nscriu:
cot unic, irepetabil, pentru fiecare titlu nou de document;
cote diferite pentru ediii diferite ale aceluiai document;
cot identic pentru exemplare identice i, ca atare, aezare la raft n
acelai loc;
aceeai cot pentru volume diferite (aprute la distan de timp) ale
aceluiai titlu, unificarea lor astfel i aezarea la raft n ordinea
cresctoare a volumelor (valabil i pentru documentele care cuprind
fascicule, pri .a.);
cote diferite, normale, pentru volume cu titluri diferite aprute ntr-o
colecie de carte, fie ea i celebr;
cot trecut obligatoriu pe fiecare volum de bibliotec, constituit ca
unitate de inventar;
cot transcris pe fa/verso paginii de titlu, pe eticheta de pe
coperta/cotorul documentului, aplicat n colul din stnga sus sau,
respectiv, la o distan de 1-1,5 cm de marginea de jos, cu mare grij
pentru a nu impiementa estetica acestuia;
cot atribuit avnd n fa aezarea dinspre stnga spre dreapta i de
sus n jos a documentelor la raftul liber;
Pentru a nelege mai bine sistemele de cotare, se impun detalierile
necesare.
Cotarea sistematico-alfabetic Cotarea pe formate
A. Cotarea sistematico-alfabetic este, cum s-a artat deja, practicat n
toate bibliotecile publice i este cea care asigur aezarea sistematico-alfabetic
a documentelor din slile cu acces liber la raft. niruite astfel pe polie, n
ordinea curgtoare a diviziunilor i subdiviziunilor clasificrii zecimale, iar, n
cadrul acestora, alfabetic, dup numele de autori i titluri de anonime, ele ofer
publicului o oglind foarte clar a sistemului de aezare la raft n spaiul cruia
cota reprezint doar un instrument de identificare i regsire a informaiei. Cum
arat i termenii din care este compus, cota sistematico-alfabetic cuprinde
dou pri, scrise sub form de fracie, cu sau fr liniu ntre ele:
- indicele de cot indicele CZU prescurtat la numrtor;
- semnul de autor, la numitor.
Indicele de cot este format din cel mult 3-4 semne grafice selectate din
Tabela indicilor CZU prescurtai i selectai special n acest scop n funcie de
schema structurii rafturilor (Ex. Anexa nr. 1). Este contraindicat i deloc
productiv trecerea n cot a indicilor CZU ntregi, fapt care denot o grav lips
de profesionalism, n sensul confundrii raftului cu clasicul catalog sistematic,
ceea ce duce, n cele din urm, la frmiarea aezrii la raft i, n consecin, la
3

regsirea cu dificultate a informaiei. De aceea s-a subliniat anterior faptul c


trebuie respectat o list a cotelor prestabilit i nici vorb crearea de noi i noi
cote tot mai amnunite. Nu este indicat i e de dorit s nu se ntmple stabilirea
unor indici de cot pentru literatura beletristic care s includ i indici auxiliari
analitici (genurile literare ex: 821.135.1-31 roman romnesc), dar acolo unde
exist o astfel de situaie motenit, aceasta trebuie respectat (ex: BJGA Iai).
Altfel, opera aceluiai scriitor trebuie s se regseasc la raftul cu acces liber
ntr-un singur loc (ex: 821.135.1/E48) toate scrierile lui Eminescu) n ordinea
numelui de autori i titluri omonime (?!) urmate, toate acestea, de opere semnate
de Eminescu, Roxana .a.
Este contraindicat utilizarea unor indici de cot obinui prin folosirea
ntre ei a barei de extensie ex: 820/899 literatur universal ntruct pentru
aceasta exist indicele CZU 82-literatur n general. Respectnd practica
instituit n instituia respectiv, aranjarea la raftul cu acces liber a crii
beletristice ncepe cu 82 Literatur n general i continu cu 821.135.1,
821.135.1(.) i apoi cu 821.111, 821.111(93), 821.111(.) .a.m.d. Indicii de cot
nu trebuie s redea n amnunt indicii de clasificare zecimal pentru c astfel l
dezorienteaz pe utilizator, pe cnd scopul care trebuie atins este lrgirea sferei
de interes.
Semnul de autor (vezi Anexa nr. 2) este, n fapt, o prescurtare
convenional a numelui autorului, a primului dintre trei autori posibili sau a
celui dinti cuvnt din titlul lucrrilor anonime, prin care este fixat locul
alfabetic al documentului n interiorul indicelui CZU prescurtat utilizat drept
indice de cot. El este compus la rndu-i dintr-o majuscul simboliznd prima
liter din numele autorului/titlului respectiv al vedetei principale i un numr
corespunztor primelor trei litere ale acestora, extras din Tabela de autori sau
Tabela lui Cutter, de unde i denumirea operaiunii drept cutterizare (ex: C14
Clinescu George vedet principal. O lucrare care are mai mult de trei
autori este cutterizat obligatoriu la primul cuvnt din titlul acesteia (ex:
821.111(73)/P74 Poezie american contemporan, antologie realizat de
1,2,3,4 autori). Renumitul bibliolog Getta Elena Rally este cea care a adaptat
cifrele din aceast tabel (cu cifre de la 2 la 90) specificului alfabetului latin al
limbii romne.
Recapitulnd, aadar, att n stabilirea indicelui de cot ct i a semnului
de autor este obligatorie utilizarea Tabelelorcu indici CZU prescurtai sau a
celei de autori. n stabilirea semnului de autor se ntlnesc cteva situaii
speciale:
vedet identic pentru autori cu nume identice, caz n care este
recomandabil2 ca la semnul de autor s se adauge iniiala prenumelui
scris cu majuscule (ex: C22 I.L. Caragiale; C22M Mateiu
Caragiale) sau aceasta urmat nc de o liter (ex: P57Ca Camil
Petrescu; P57Ce Cezar Petrescu)

Marcel Ciorcan, op. cit, p. 37

nume compuse cu sau fr cratim, caz n care semnul de autor este


dat dup prima parte a numelui (ex: P68 Popescu-Argeel, Ion; P68
Popescu Dmbovia, Ion)
vedete complementare pentru al doilea, al treilea sau pentru prefaator
etc., caz n care semnul de autor rmne cel stabilit la vedeta
principal. n realitate, n bibliotecile din Romnia acest sistem este
utilizat foarte rar sau deloc.
scrierile n volum ale unui autor, caz n care este recomandabil
adugarea dup semnul de autor al primelor litere din titlul acestora
(ex: S14b Sadoveanu, Mihail-Baltagul) pentru a uura aranjarea la
raftul cu acces liber
operele i operele alese ale unui scriitor, caz n care, la fel, este
recomandabil adugarea dup semnul de autor a primelor iniiale ale
acestora (ex: E48o Eminescu, Mihai Opere; E48oa Eminescu,
Mihai Opere alese), iar n cazul operelor complete se adaug i
numrul volumului acestora (ex: E48o3 Eminescu, Mihai. Opere
complete, vol. 3)
numele scriitorilor strini, caz n care semnul de autor este stabilit
dup Dicionarul Enciclopedic Romn.
lucrrile monografice (biografii, lucrri despre...), caz n care semnul
de autor este stabilit la numele persoanei sau geografiei despre care
este vorba (ar, jude, localitate etc.) dup care se adaug iniiala
autorului acelei lucrri (ex: C48C Clinescu, George. Viaa i opera
lui Ion Creang; I30M Mandache, Bogdan. Iai. Ghid turistic)
lucrri anonime (autor neidentificat sau mai mult de trei autori) cu
primul cuvnt din titlu identic, caz n care este recomandabil
adugarea dup semnul de autor a iniialei urmtorului cuvnt (ex: I48
Iaii n literatur; I48l Iaul literar i...)
lucrri anonime al cror titlu ncepe cu un numeral, caz n care iniiala
semnului de autor este stabilit n funcie de pronunia acestuia (ex:
O52 1907 n literatur)
lucrri anonime al cror titlu ncepe cu un cuvnt monosilabicm cu
articolul posesiv (a, al, ale), nehotrt (un, o), caz n care semnul de
autor este stabilit dup acestea (conform normelor ISBD fiind
considerate cuvinte de sine stttoare) dup care este recomandabil s
se adauge iniiala urmtorului cuvnt (ex: O10r O revoluie trit n
direct) sau cnd titlul are n fa articolele hotrte la, le, les (limba
francez), the (limba englez), der, die, das (limba german), caz n
care iniiala semnului de autor este dat de cuvntul urmtor (ex: A48
Der Arumunen).
n operaiunea de cotare sunt cteva aspecte de care trebuie s se in
cont:
n ortografierea cotei sistematico-alfabetice se utilizeaz sau nu linia
despritoare a fraciei din care este compus; ea se trece,
5

nemodificat, pe fia de catalog tradiional sus n stnga sau n cmpul


respectiv pe fia electronic a documentului, ea rmne aceeai n
cazul n care se scoate n vedet complementar un prefaator,
traductor etc., chiar dac n catalogul alfabetic tradiional aceasta se
intercaleaz la litera numelio acestora;
n stabilirea indicilor de cot nu trebuie de uitat alctuirea, n prealabil,
a unei tabele, liste, fiier cu indici de cot avnd n vedere att volumul
documentelor existente dintr-un domeniu anume, ct i perspectiva de
cretere a acestuia;
semnul de autor se fixeaz dup stabilirea vedetei uniforme, prin
consultarea Dicionarului Enciclopedic Romn, al DEXI; cele dou
pri componente ale sale nu se separ ntre ele cu excepia vocalelor I
i O dup care se folosete cratima (ex. O-45); literele specifice
alfabetului limbii romne (, , , , ) se claseaz (devenind, respectiv,
a, i, s, t), la fel ca i cele din alte limbi (-e, -u etc.)
Aezarea documentelor dup cota sistematico-alfabetic
n funcie de aceast cotare sistematico-alfabetic sunt aezate
documentele n slile cu acces liber la raft, pentru care se impune respectarea
unor norme, ntre acestea figurnd:
aranjarea obligatorie de la stnga la dreapta i de sus n jos;
aranjarea n interiorul aceluiai indice CZU prescurtat dup succesiune
alfabetic a iniialelor vedetelor principale, iar n cadrul aceleiai litere
n ordinea cresctoare a numerelor extrase din Tabel (ex:
821.135.1/E48 Eminescu, Mihai, 821.135.1/E48r Eminescu,
Roxana, 821.135.1/E55 Enescu, Radu, 821.135.1/E93 Everac, Paul
.a.
aranjarea ntr-un singur loc a ntregii opere a unui scriitor, urmnd
schema: Opere (ex: 821.135.1/A76 Arghezi, Tudor. Opere), Opere
alese (ex: 821.135.1/A76Oa Arghezi, Tudor. Opere alese), Opere
separate de la A la Z (ex: 821.135.1/A76 Arghezi, Tudor. Cntare
omului; 821.135.1/A76 Arghezi, Tudor. Prisaca etc.), scrieri despre
viaa i opera acestuia dup iniiala numelui autorului adugat la
semnul de autor, de la A la Z (ex. 821.135.1/E48C; 821.135.1/E48D;
821.135.1/E48M .a.m.d.) ceea ce duce la eliminarea dispersrii operei
unui autor prin aranjarea acesteia pe genuri literare.
Secretele aranjrii crilor la raft trebuie s prevad i:
aezarea dubletelor aceluiai titlu, n cazul unui spaiu insuficient, n
depozitul anex;
lsarea, pe fiecare poli, a unui spaiu liber de 25% din lungimea
acesteia;
mutarea unor diviziuni atunci cnd polia sau raftul sunt pline pe cele
urmtoare
6

schema de aezare a crilor la raftul cu acces liber propus de


Corneliu Dima Drgan trebuie s nceap cu clasa 1 filosofie i se
ncheie cu clasa 0 Generaliti. n faa tuturor documentelor de
bibliotec dintr-un anumit spaiu se aeaz lucrrile de referin despre
care s-a vorbit n capitolele anterioare (Cataloage. Bibliografii;
Enciclopedii; Dicionare; Istorii pe domenii; Tratate; Atlase; Coduri;
Ghiduri; Culegeri tematice; Localia lucrri despre localitatea
respectiv etc.).
A.1. Accesul liber la raft (vezi i capitolul Relaii cu publicul)
Aceast modalitate de punere n valoare a coleciilor din bibliotecile
publice a avut, nc de la lansare, un impact deosebit, ducnd la tergerea
barierelor dintre utilizator i bibliotec existente pn nu demult (1962). Sistem
deosebit de complex, el se desfoar pe mai multe paliere:
accesul direct al utilizatorilor la coleciile uzuale destinate
mprumutului la domiciliu;
accesul direct la fondul sau serviciul de referin organizat n fiecare
sal cu acces sau ntr-o sal special amenajat n continuitatea
acestora;
expoziii i microexpoziii de documente de bibliotec.
El trebuie s respecte anumite criterii i forme care vizeaz:
oferirea libertii depline de opiune a utilizatorilor n selectarea i
regsirea documentelor printr-o adevrat pedagogie de dezvluire a
coleciilor bibliotecii, cu asisten de specialitate sau aproape fr
ghidaj;
nlesnirea accesului rapid i facil la documentele solicitate printr-o
adevrat art a aezrii la raft, care trebuie s fie foarte bine gndit,
clar, simpl, n acelai timp, echilibrat, adaptat la categoriile de
utilizatori reali i virtuali i poteniali, la cele mai solicitate domenii
grupe CZU, literaturi, titluri, colecii de ctre utilizatori, bineneles,
la oferta posibil a nsei coleciei bibliotecii.
n aranjarea documentelor de bibliotec destinate accesului liber la raft
trebuie s fie respectate anumite metode de aezare avnd n vedere faptul c
metoda de cotare este cea sistematico-alfabetic.
Cum s-a menionat deja, aceasta se produce prin respectarea unei
scheme stabilite (care ncepe cu clasa 1 i se ncheie cu clasa 0), dar n cadrul
creia se pot face asociaiuni de cote aflate la distan dar aduse n acelai loc n
raft, ntruct se refer la acelai mare domeniu (ex: 913 Geografie; 555
Geografie economic; 339 Comer; 658.6 Tehnica comerului; 338.43
Agricultura ca ramur a economiei; 63 Agricultur; 619 Medicin veterinar
.a.m.d.).
Documentele de bibliotec pot fi aezate pe sli cu intrare din una n
alta ntr-o anumit structur: Sala de referine; Sala de lucrri socio-umane
(clasele 1, 2, 3, 94, 913); Sala de lucrri tiinifico-tehnice (clasele 5, 6, 0
7

calculatoare); Sala de lucrri de art (clasele 8, 0, putnd fi asociate aici alte


clase ca: 39, 64 etc.); Sala cu literatur beletristic (clasa 8); Slile cu literatur
pentru copii de diferite vrste.
O alt modalitate de punere n valoare a coleciei slilor cu acces o
constituie utilizarea indicatoarelor de raft i indicatoarelor de polie, primele
fiind aezate deasupra fiecrui raft n parte i cuprinznd indicele mare CZU i
denumirea domeniului (ex: 1 Filosofie, 2 Religie, 3 tiine sociale i economice,
34 Drept. Jurispruden, 37 nvmnt. Educaie etc.), urmtoarele transcriind
pe ambele pri diviziunea CZU utilizat n indicele de cot din cadrul fiecrei
grupe mari n parte (ex: 14 Sisteme filosofice; 159.9 Psihologie; 16 Logic; 17
Moral. Etic .a.m.d.).
Schema de aezare la raftul liber este adaptat fiecrei biblioteci n
parte i ea asigur uniformitatea i consecvena serviciilor de mprumut la
domiciliu i pe loc.
Accesul liber la raft poate fi organizat i pe centre de interes ale
utilizatorilor metod descris de Brigitte Richter 3 - numite n bibliotecile din
Romnia rafturi tematice.
n cadrul schemei stabilite de aezare a documentelor la raftul cu acces
liber pot fi introduse aa numitele rafturi tematice n cadrul crora sunt utilizate
divizionare corespunztoare.
Astfel de rafturi centre de interes se pot organiza n funcie de
cerinele utilizatorilor, ca: Iaii de ieri i de azi, Memoria locului, Laureai ai
Premiului Nobel .a.m.d. Pentru aceasta un rol important l joac stabilirea a ct
mai multe subiecte, sens n care trebuie stabilit mai nti tezaurul (vocabularul)
cuvintelor i sintagmelor-cheie utilizate subordonate unor divizionare care
codific diviziunile i subdiviziunile CZU pentru a putea fi mai uor selectate i
regsite modalitate foarte mult utilizat n SUA.
Raftul cu acces liber este mai atractiv i recomandat dac n cadrul lui
sunt organizate polie sau microexpoziii dedicate aniversrii, comemorrii unei
personaliti, locuri speciale de anunare a programelor culturale din sptmna
n curs .a.
Sistemul accesului liber la raft cuprinde, bineneles, i instrumente de
informare bibliografic indispensabile accesului la coleciile i serviciile
bibliotecii. ntre acestea figureaz:
cataloagele tradiionale: catalogul alfabetic i sistematic;
catalogul electronic OPAC;
baze de date: locale (catalogul electronic al bibliotecii, CIC .a.);
surse de referin: bibliografii informative, de recomandare,
bibliografii colare, universitare, la cerere etc. , Enciclopedii,
dicionare;
Internet catalogul on-line.
Important de menionat este statuarea caracterului de mare expoziie
permanent de documente al sistemului accesului liber la raft, prin reluarea
3

Brigitte Richter. Ghid de biblioteconomie, Bucureti, 1995, p. 68-71

primenirea continu introducerea de cri noi i eliminarea sau transferarea n


depozite a crilor cu un coninut depit, a celor deteriorate fizic i intelectual,
acordarea unor spaii mai mari domeniilor, subdomeniilor literaturii intens
solicitate de utilizatori i punerea lor n valoare prin fluturai etc., crearea
cadrului ambiental i informaional propice deplinei liberti intelectuale n
selectarea i consultarea/mprumutul de documente.
Dubletele, lucrrile nvechite, grupele tematice ieite din sfera de interes a
utilizatorilor, o vreme, se mut i se pstreaz n depozitele anex ale slilor cu
acces liber la raft. Aici se pstreaz, de asemenea, sau expuse n vitrine, lucrrile
de valoare, albumele, coleciile de periodice cu rol exact, solicitant fizic,
profesional i intelectual n sistemul accesului liber la raft cel mai adesea nu se
vede, pentru c el trebuie s fac ca totul s fie att de plcut ochiului i
sufletului utilizatorului, nct acesta s triasc sentimentul unui acas mbiat
n estetic. Dar, la pupitru, la masa de lucru, n faa rafturilor, printre ele, n faa
calculatorului, mereu, discret, printre i lng utilizatori, el vegheaz.
B. Cotarea pe formate
Aceast operaiune are la baz dou principii:
Aranjarea documentelor la raft n funcie de mrime;
Aranjarea pe rnduri nchise complet.
Avantajele acestui sistem au fost menionate deja i ele se refer, n
principal, la: spaii de depozitare economicos (integral) utilizate, publicaii
conservate cu mare grij.
Pentru stabilirea formatului s-a utilizat un ablon de carton care
fixeaz talia documentului. S-a menionat deja, n capitolele anterioare, c exist
cinci asemenea cote de format format 1 (pn la 20 cm); format 2 (ntre 2125 cm); format 3 (ntre 26-30 cm); format 4 (ntre 31-38 cm), format 5 (dup
38 cm).
Cota de format cuprinde dou pri:
O cifr roman (I-V) care semnific dimensiunea documentului;
Un grup de cifre arabe care formeaz numrul de ordine al titlului n
cadrul formatului (de la 1 la ...; ex: I 159; I 4159; II 111; II 3184; III
5559; IV 6619; V 1590).
Pentru coleciile speciale se adaug cte o iniial a denumirii acestora
naintea cotei de format astfel:
P pentru periodice (ex: P IV 1159)
M pentru note muzicale (ex: M V 1009)
H pentru hri (ex: H 911)
S pentru stampe (Ex: S 515)
EL pentru ex-libris
Numrul de ordine se d, cel mai adesea, pentru fiecare format n parte de
la 1 la infinit i, mai rar, prin numerotare continu indiferent de format (care
prezint multe dezavantaje). Numrul de cot este stabilit printr-un alt
9

instrument de lucru (adugat ablonului de carton) registrul de cote. Acesta


este mprit n cinci compartimente, reprezentnd cele 5 formate, cu un numr
de pagini care variaz de la un format la altul tiut fiind c cele mai numeroase
sunt crile de format II i III. Numerotarea din cadrul fiecrui capitol ncepe cu
cifra 1 atribuit ca numr de ordine primului titlu din fiecare format n parte i
continu la infinit.
Cota de format se stabilete n funcie de cteva reguli, ntre care
figureaz:
Cota de format este atribuit pentru fiecare titlu n parte i nu pentru
volumul de bibliotec unitatea de inventar;
Exemplarele cu acelai titlu primesc aceeai cot;
Toate volumele aceluiai titlu primesc aceeai cot, menionnd (ntre
paranteze rotunde), dup cot, numrul volumului (ex: II 4196(1)
Drimba, Ovidiu. O istorie..., vol.1; II 4196 (2) Drimba, Ovidiu. O
istorie..., vol. 2).
Volumele aceluiai titlu, care apar la distan de timp, primesc aceeai
cot, drept pentru care trebuie prevzut spaiu de cretere, dei exist
tot mai multe voci n ultima vreme care solicit acordarea unei noi
cote, cu att mai mult cu ct toate cele 17 volume de Opere Eminescu,
spre exemplu, sunt considerate, n primul caz, statistic vorbind, un
singur titlu.
Aceeai cot de format pentru periodicele, coleciile pe ani a acestora,
chiar dac i-au schimbat formatul;
Eliminarea unor goluri existente n sistemul de cotare pentru coleciile
speciale (standarde, partituri) care sunt predate depozitului central
dup completarea biblioraftului etc.
Evitarea schimbrilor de cot, iar dac acest lucru se ntmpl, ele
trebuie operate i n catalog, n Registrul-inventar;
Atribuirea cotelor rmase libere prin eliminarea unor uniti de
bibliotec altor documente;
Eficientizarea utilizrii spaiului din depozite prin utilizarea rafturilor
cu polie mobile.
i pentru documentele cotate pe formate din depozitul bibliotecii se
ntrebuineaz inscripii i indicatoare, astfel c la captul fiecrui grup de rafturi
se amplaseaz un indicator de raft care cuprinde cotele de format existente n
acel tronson. Se utilizeaz, obligatoriu, nlocuitoare de cri pe care se anexeaz
o parte a buletinului de cerere n baza cruia s-a efectuat mprumutul dinspre
depozitul bibliotecii spre sli. Paralel cu stabilirea cotei pe formate se realizeaz
i fiele topografice pentru catalogul topografic, care constituie, dimpreun cu
registrul de cote, instrumente ale aezrii pe formate a documentelor din
depozitul bibliotecii.

10