TEMA:

APLICACIN DE LA SISTEMATIZACIN EN REAS ESPECFICAS

EN LA DEFINICION DE ESPACIO

INTRODUCCIN
Con este trabajo pretendemos dar una visin general de lo que es la
Sistematizacin en la seleccin del equipo de oficinas hoy en da y cules son
sus aspectos ms relevantes.
Muchas veces dentro de una empresa, especialmente las de tipo industrial, se
considera que las oficinas son un espacio aislado que no tiene mucho que ver
con los objetivos de la empresa, pero cada vez cobran mayor importancia
conceptos tales como empresas de servicios, grupos de trabajo, gerencia de
proyectos, etc.; los cuales requieren una renovacin de los ambientes de oficina
tradicionales para su ptimo desarrollo.
Es por esto que a nivel mundial se fija la atencin en la influencia que ejerce el
ambiente de trabajo en el desempeo de los trabajadores y esto incluye por
supuesto a aquellos que realizan sus labores en las oficinas.
As, el diseo de oficinas abarca desde la distribucin del espacio hasta la
eleccin de los muebles, el equipo y suministros adecuados para hacer el
trabajo ms eficiente.
Hay empresas dedicadas a facilitar las tareas de quienes desarrollan labores de
oficina y suministran soluciones especficas para sus necesidades. El solo
hecho de facilitar tareas repetitivas o ubicar de una mejor forma los elementos
de trabajo puede constituir la diferencia.

INDICE
Contenido

Pg.

Aplicacin de la Sistematizacin en reas especficas.................................6

1.
1.1.

EN LA DEFINICION DE ESPACIO.................................................7
CATEGORAS DE ESPACIO:...................................................7

Espacio Fijo antropolgico,............................................................7

Espacio semifijo determinado por el agrupamiento de las personas,..........7
Espacio informal,........................................................................7
1.2. TIPOS DE ESPACIOS:..............................................................7
Espacio Interno...........................................................................7
Espacio Externo..........................................................................7
Espacio Prximo o prefijado o limitado..............................................7
Espacio Total o lejano o distante o ilimitado........................................8
1.3. OFICINA SISTEMATIZADA......................................................8
1.4. ESPACIO DE TRABAJO..........................................................8
1.5. AMBIENTE.................................................................................9
1.5.1. La Iluminacin:.........................................................................9
1.6. LOS COLORES......................................................................9
1.7. RUIDO...............................................................................10
1.8. DECORACION.....................................................................10
1.9. DISPOSICIONES DE LA OFICINA....................................................10
1.9.1. Algunos muebles de oficina son los siguientes...........................11
1.10. TIPOS DE OFICINA...................................................................12
La oficina cerrada:.....................................................................12
La Oficina Abierta:.....................................................................12
La Oficina Integrada:..................................................................12
1.11. ZONAS COMUNES DE LA OFICINA................................................12
Zonas Pblicas:........................................................................12
Zonas Comunitarias...................................................................13

1.12. EJEMPLO DE ESPACIOS DE OFICINA POR ORDEN FUNCIONAL

...............................................................................................13
1.13. EJEMPLO DEL CALCULO DE SUPERFICIES:...........................14
CONCLUSIONES............................................................................20
RECOMENDACINES......................................................................21
BIBLIOGRAFA Y EGRAFA................................................................22

Aplicacin de la Sistematizacin en reas especficas

1. EN LA DEFINICION DE ESPACIO

1.1.

CATEGORAS DE ESPACIO:
Espacio Fijo antropolgico,

Dimensin oculta, visible no determinado por el medio social, satisface

necesidades como dormir, comer, disposicin de las ciudades.
Espacio semifijo determinado por el agrupamiento de las personas,
Favorece la conversacin, por ejemplo: salas de espera, salas de clases,
asientos, metro, bus, salas con movilidad de sillas.
Espacio informal,
Este comprende las distancias con los dems, es inconsciente y regula la
interaccin.
1.2. TIPOS DE ESPACIOS:
Espacio Interno
Es el que se produce de la piel hacia el interior; espacio lleno de volmenes,
lneas, formas, etc.
Espacio Externo
Es el que se produce de la piel hacia fuera del cuerpo, puede ser prximo o
lejano; es el que nos comunica con otros seres y con el medio.
Espacio Prximo o prefijado o limitado
Es el que rodea inmediatamente al cuerpo, es fijo sin desplazamiento, sus
lmites se definen como la extensin mxima del alargamiento de los

segmentos del cuerpo el cual considera como el lugar ptimo de movilidad que
tiene cada persona.
Espacio Total o lejano o distante o ilimitado
Es el cual donde nos desplazamos en distintas direcciones, niveles,
velocidades etc. Este espacio comprende el espacio escnico, que es el
volumen disponible para el movimiento el cual depende del reas o lugar de
evolucionan los bailarines, ya sea este un escenario, plaza, sala, calle, gimnasio
etc.

1.3. OFICINA SISTEMATIZADA

Las empresas disponen hoy de mltiples recursos tecnolgicos que buscan

facilitar sus tareas cotidianas y hacerlas ms eficientes, por ejemplos oficinas
con recursos tecnolgicos como computadoras y diversos programas de
procesamiento de datos. No obstante la oficina actual no son solo las
computadoras y los equipos de sistemas, sino que hay que considerar la
optimizacin de los espacios de trabajo y ambientacin empresarial.
1.4.

ESPACIO DE TRABAJO

El espacio de trabajo es muy importante para determinar la ubicacin y el

espacio requerido para cada oficina y debe tomarse en cuenta los siguientes
aspectos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

El Organigrama General
Forma, ubicacin, dimensiones de los espacios
Clase de trabajo a desempearse
Categoras del personal
Relaciones entre departamentos
Flujo de trabajo
Sistemas de comunicacin
7

8. Cantidad de personas que trabajan en la empresa

9. Tipos de equipo y su tamao
10. Condiciones ambientales necesarias
11. Posibilidad de un expansin
1.5. AMBIENTE
1.5.1. La Iluminacin:
La iluminacin deficiente causa dolor de cabeza, fatiga, errores cansancio que
se traducen en la disminucin de la productividad. Algunos requisitos para la
buena iluminacin son:
Evitar el deslumbramiento: Evitar el uso de vidrios y utilizar colores mates.
Direccin de la luz: Esta debe estar dirigida de derecha a izquierda e inclinada
hacia delante.
La luz blanca es recomendada para la iluminacin de las oficinas
La luz debe estar uniformemente repartida

1.6. LOS COLORES

Los colores impactan sicolgicamente el individuo, los oscuros producen
depresin los luminosos estimula el nimo.
Fros: Tales como azul, violeta y verde producen un efecto calmante ideal para
reas de descanso y lectura.
Clidos: Rojo, amarillo, y naranja son ideales para reas de produccin
1.7. RUIDO

Los empleados expuestos a ruido intenso, interno y externo pueden presentar

problemas de fatiga, tensin, y dificultad de concentracin. Para evitar ruidos es
preciso:
Mantener las paredes en buen estado.
Amortiguar el ruido de las maquinas.
Colocar soportes fijos, evitar vibraciones.
Reducir la intensidad de los timbres de los telfonos.
Que las paredes tengan revestimiento o aislamiento.
Evitar las oficinas cercanas al rea de produccin.
1.8. DECORACION
Si se utilizan plantas naturales estas deben ser sembradas por un experto que
debe darles mantenimiento, para que cumplan con su objetivo de embellecer
los recintos. En caso de utilizar flores deben ser naturales y no dejar que se
marchiten.
1.9. DISPOSICIONES DE LA OFICINA
Los muebles: Existen dos tipos de muebles los de uso individual o para cada
puesto de trabajo y aquellos de uso comn donde su uso es compartido por dos
o ms puestos de trabajo.

Para seleccionar el mobiliario de la oficina debe tenerse en cuenta el siguiente:

El diseo esttico

Su aspecto esttico

La adecuacin segn su tamao

Funcionabilidad

Facilidades de conservacin y limpieza

Resistencia y Duracin

La amplitud, el nmero y la disposicin de los muebles pueden evitar

movimientos innecesarios y la perfecta circulacin de las personas por la
oficina.
1.9.1. Algunos muebles de oficina son los siguientes
Mesas de Despacho (Escritorio) Es el elemento de trabajo en la oficina, sobre
ellos se disponen los materiales ms utilizados. Deben ser consistentes y
estables.
Los asientos: Los asientos deben presentar un diseo ergonmico para permitir
a las personas mantenerse sentadas el tiempo necesario. Debe tenar
respaldares estables fijos y cmodos y con rodines para una amplia
movilizacin de quienes la utilizan.

10

1.10. TIPOS DE OFICINA

La oficina cerrada:
Es un grupo reducido de puestos de trabajo, ocupa un espacio independiente,
separado de los restantes espacios por paredes de tabique, con puertas de
comunicacin, puede denominarse como un tipo de oficina Clsica, tradicional.
La Oficina Abierta:
Paralelamente recibe el nombre de oficina de paisaje, en el cual en el mbito
de trabajo es un gran espacio nico, compartido con numerosas personas,
Exentos de tabiques, las puertas y separaciones.
La Oficina Integrada:
Es el sistema que integra las tres grandes ventajas de la oficina abierta (la
flexibilidad, la comunicacin visual y la posibilidad de trabajo en equipo) y las
propias de la oficina cerrada (la intimidad el control ambiental acstico).
1.11. ZONAS COMUNES DE LA OFICINA
Es el espacio compartido donde converge el intercambio abierto y libertad en la
actividad que se desarrolla entre los despachos vecinos los cuales se catalogan
como:
Zonas Pblicas:

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Incluye principalmente los vestbulos, salas y zonas de recepcin, atencin a

visitantes. En ellas es prioritaria la imagen de la empresa de la empresa u
organizacin.

Zonas Comunitarias:
Son locales donde se efecta la reunin de grupos ms o menos numerosos de
personas e incluye desde las pequeas salas de reuniones, hasta salas de
conferencia de grandes dimensiones, inclusive las cafeteras y salas de recreo.
1.12. EJEMPLO DE ESPACIOS DE OFICINA POR ORDEN FUNCIONAL:
En este ejemplo se proponen prototipos de reas de trabajo para la
estandarizacin de espacios, mobiliario e instalaciones, atendiendo a las
responsabilidades y caractersticas del puesto para generar condiciones de
igualdad al personal con funciones o responsabilidades similares.
Se presenta un estudio para la asignacin de la superficie de oficina "Por
Orden Funcional" con el fin de normar dichos espacios en las Unidades
Administrativas tanto a nivel central como local. Se consider nicamente la
superficie que necesita cada rea para realizar sus funciones siendo las
siguientes:

12

La tabla anterior indica para cada funcionario los espacios de: Oficina, Sala de
Juntas y Espera o rea Secretarial en su caso, as como las superficies de
circulacin. La superficie aproximada (m2) que necesita una rea especfica, se
calcula multiplicando el nmero de funcionarios de cada nivel por la columna
superficie total, el resultado es un aproximado de la superficie (m2) de oficinas
con las circulaciones, sin embargo, el rea final (m2) depender del acomodo
del personal de acuerdo a los croquis que se muestran en las siguientes
pginas, as como de las caractersticas propias del espacio disponible.
Se propone el uso de Salas de Usos Mltiples para que sea compartida por tres
Administradores y un Administrador Central, programando las reuniones de
trabajo. Por otro lado no se mencionan los espacios de archivo almacn
porque los requerimientos de cada Unidad Administrativa son variables, en cuyo
caso, se propone que stas se ubiquen en espacios que no sean adecuados
para oficinas.

1.13. EJEMPLO DEL CALCULO DE SUPERFICIES:

13

La siguiente tabla muestra un ejemplo para el clculo de la superficie necesaria

de una rea, se supone que est formada por una planilla de 164 personas y se
multiplica por el rea correspondiente en cada caso, el resultado son 1,206.27
m2.

Los proyectos nuevos, remodelaciones y adecuacin de oficinas, debern

apegarse a las superficies (m2) indicadas en el presente documento.
Por otro lado, en el caso que la superficie disponible, exceda la superficie
necesaria por orden funcional del rea, los espacios excedentes debern
quedar como reas abiertas y no se deben asignar privados ms grandes. Lo
que permitir que dichos espacios puedan utilizarse para atencin al pblico o
prever el crecimiento futuro de las reas.
Se recomienda el uso de mobiliario modular, por la flexibilidad que tiene para
reacomodos futuros de reas, facilita las instalaciones de voz y datos a travs
de las lmparas o paneles divisorios.

14

 Para la guarda del archivo en uso se recomienda la realizacin de gavetas

adheridas a los muros interiores de los inmuebles para no utilizar reas de
oficina.

15

16

17

18

CONCLUSIONES

Hoy en da la oficina actual no consta nicamente del equipo que se

utiliza para que esta funcione adecuadamente, es importante considerar
la mxima optimizacin del espacio con que se dispone para que cada
uno de los elementos que influyen en ella trabajen en forma conjunta,
sistematizada y ordenada a efecto de lograr la movilizacin del personal
hacia cada una de estos elementos y as lograr los objetivos propuestos
por la Administracin.

La determinacin del espacio dentro de la oficina es muy importante, ya

que, debido a la sistematizacin de una oficina es necesario cierto
espacio requerido para la optimizacin de los recursos que dentro de la
organizacin se disponen para cumplir con los objetivos empresariales;
esta optimizacin de espacio implica ciertos aspectos importantes que se
deben de considerar, por lo que una empresa sistematizada cuenta con
un plan que le ayudar en la toma de decisiones al momento de querer
expandirse dentro de un mercado.

Como resultado de esta investigacin, es posible concluir que es parte

fundamental de la sistematizacin la buena eleccin y ambientacin del
espacio para ubicar cada oficina y rea de una empresa, para el buen
rendimiento de los empleados y sobre todo el buen funcionamiento de la
empresa.
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RECOMENDACINES

A efecto de lograr los objetivos propuestos por la Administracin en la

definicin de espacio de una oficina, la Administracin deber de tomar
en consideracin varios aspectos que posibiliten y faciliten la
organizacin de sta, tales como: Obtener un organigrama general del
lugar donde demuestre formas, ubicaciones y dimensiones en los
espacios para que sean aplicados a las clases de trabajos que se
realicen en sta y por lo general deber de tener ms de una propuesta a
dicha organizacin del espacio para que sea elegida la que ms
beneficie a la Compaa.

Se recomienda a la organizacin empresarial, que al momento de

sistematizarse, considerar aspectos en la definicin de espacio como el
tipo de trabajo a desempearse, los sistemas de comunicacin se
encuentren establecidos de manera adecuada para evitar fallas en la
comunicacin, un perfil de puestos ya que ayudar a visualizar el espacio
necesario dentro de la sistematizacin de la oficina, entre otros aspectos
importantes como la cantidad de mobiliario o mquinas que sern
utilizados por los colaboradores.

Con la informacin obtenida del presente trabajo de investigacin se

recomienda darle la importancia necesaria al momento de ubicar una

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oficina al tema de la iluminacin, los colores, el ruido y la decoracin

como parte fundamental del proceso de sistematizacin en la empresa

BIBLIOGRAFA Y EGRAFA

Licda. Iris C. Rodas De Lpez/ Licda. Gladys Rodas Santizo

Organizacin de empresas
Ediciones ZANTMAR

Organizacin de Empresas,
Licda. Iris C. Rodas de LpezSegunda edicin 2004.

Sistemas y Procedimientos de Empresa.

Hernn Rodrigo Alvarado.
Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales,
Universidad del Pas Vasco.
Mayo 2001.

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