DEFINICIN DE ACTIVIDAD

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un

programa o subprograma de operacin, que consiste en la ejecucin de ciertos
procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales,
tcnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y
que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es
una categora programtica cuya produccin es intermedia, y por tanto, es
condicin de uno o varios productos terminales. La actividad es la accin
presupuestaria de mnimo nivel e indivisible a los propsitos de la asignacin
formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por
una persona o unidad administrativa como parte de una funcin asignada.
DEFINICIN DE FUNCIN ADMINISTRATIVA
Conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una
organizacin los recursos y servicios necesarios para hacer factible la
operacin institucional. Actividad preponderante que desarrolla la
Administracin Pblica en el ejercicio de sus atribuciones. Conjunto de actos
administrativos realizados en cumplimiento de normas o leyes llevadas a cabo
por un rgano responsable del sector pblico.
QUE SON LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS?
Primero debemos definir que es una funcin administrativa. Una funcin
administrativa es la realizacin de ciertas actividades o deberes al tiempo que
se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los
dems.

TIPOS DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

En la Administracin podemos encontrar 5 funciones administrativas:

Planeacin: Funcin de la administracin en la que se definen las metas, se

fijan las estrategias para alcanzarlas y se trazan planes para integrar y
coordinar las actividades
Organizacin: Funcin de la administracin que consiste en determinar qu
tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se hacen, cmo se agrupan, quin
rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones
Integracin de personal: Consiste en ocupar con personas los puestos de la
estructura de la organizacin y en mantener esos puestos ocupados
Direccin: Funcin de la administracin que consiste en motivar a los
subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo,
elegir el mejor canal de comunicacin y ocuparse de cualquiera otra manera
del comportamiento de los empleados

Control: Funcin de la administracin que consiste en vigilar el desempeo

actual, compararlo con una norma y emprender las acciones correctivas que
hicieran falta.

Qu es una poltica empresarial

La palabra poltica viene del griego polis, que significa ciudad. Su nacimiento fue en el siglo V antes de

Cristo, en Atenas. Las definiciones clsicas apuntan a definir poltica como el "ejercicio del
poder". No obstante definiciones posteriores han diferenciado poder como forma de
acuerdo y decisin colectiva de fuerza y la conducta de toma de decisin de un grupo.
Como definicin la poltica, se refiere al arte, doctrina u opinin referente a los estados o a
los asuntos pblicos, en otras palabras, el arte o ciencia del gobierno de un grupo humano
de cualquier naturaleza, ya sea una ciudad, un pas o en este caso especifico, de una
organizacin u empresa. Siguiendo con esta definicin la poltica es el ejercicio del poder
que busca un fin trascendente, ya que promueve la participacin ciudadana y que posee
la capacidad de distribuir y ejecutar el poder segn sea necesario para promover el bien
comn, de igual manera este principio aplica a las empresas, donde las polticas buscan
por medio de directrices orientar la accin de las estrategias para el logro de los objetivos,
donde se busca la toma de decisiones participativa, donde cada una de las reas
funcionales contribuya con los procesos de planificacin y consecucin de los objetivos,
aportando ideas y sugerencias sobre nuevas formas de hacer las cosas, todos orientados
hacia las perspectivas de satisfaccin del cliente. (Precth, 2007)
La Poltica se define como el criterio o directriz de accin elegida como gua en el proceso
de toma de decisiones al poner en prctica o ejecutar las estrategias, programas y
proyectos especficos del nivel institucional. Siendo as la poltica empresarial define
previamente como quiere hacer las cosas la organizacin, en otras palabras se dir
coloquialmente: "En esta empresa se hacen las cosas de esta manera", y no importa si la
empresa es del mismo giro, del mismo sector o subsector econmico, sus polticas
pueden ser diversas. Para dar un ejemplo de ello se puede remitir a dos empresas que se
dedican a vender confecciones, una de ellas puede tener como poltica trabajar con
materias primas de primersimo calidad, para clientes selectos y con altos precios y
suntuarios, donde los modelos sean totalmente exclusivos, en cambio la segunda
empresa puede tener como poltica producir grandes volmenes de prendas, para atender
igualmente al mayor nmero de clientes, a precios bajos y competitivos, los modelos se
producen en serie y las confecciones varan sus diseos solamente cada cierto tiempo de
acuerdo a la temporada, incluso para el cambio de modelos se trabajan las jornadas de
rebajas y saldos.
Como puede verse lo anterior son polticas de comercializacin de productos de
confeccin, pero de la misma manera las polticas se disean para todas las reas
funcionales de la empresa y para toda nueva actividad que la misma presente. Es por ello
que la poltica empresarial es la determinacin e identificacin de la voluntad y los
propsitos organizacionales empresariales y la adaptacin de las empresas a los cambios
que se producen en su entorno, los cuales inciden directamente en la toma de decisiones
en todas sus reas. Este tema es de real importancia hoy en da debido a los diversos
cambios organizacionales a que se someten las empresas influenciadas por los cambios

globales en los aspectos econmico, social, cultural, poltico, legal, tecnolgico, entre
otros.
"Las polticas son planteamientos generales o maneras de comprender que guan o
canalizan el pensamiento y la accin en la toma de decisiones de todos los miembros de
la organizacin". (Koontz y O'Donell, 1972)

Uno de los propsitos de las polticas es dar una estructura unificada a los planes,
evitando anlisis y procesos repetitivos y de la misma manera facilitando la delegacin y
el control. Ya que en una gran empresa, donde por razones de calidad es necesario
estandarizar la produccin y los procesos es necesario contar con directrices que guen
las acciones de cada operario, sin la necesidad de consultar permanentemente a los
supervisores para saber si est obteniendo los resultados deseados, por lo tanto las
polticas cobran especial valor en todo tipo de empresas tanto grandes como pequeas.
Siendo todo guiado por las polticas as tambin se mucho ms fcil llevar a cabo las
fases de control de los procesos y la verificacin de resultados para la autorregulacin y
mejoramiento del mismo.
Otro propsito de las polticas empresariales consiste en estimular el criterio dentro de
ciertos lmites, los cuales son definidos por la poltica y por el nivel administrativo de quien
tome la decisin, por ejemplo, en un punto de venta de electrodomsticos es preciso que
los vendedores estn en capacidad de conocer las polticas organizacionales de tal
manera que le permitan tomar decisiones acertadas en cualquier momento an sin la
ayuda de superiores, pero dentro de los parmetros establecidos, y si se presenta un
comprador de grandes volmenes est en la capacidad y el criterio certero de saber que
tipo de descuento manejar para aprovechar la venta y a la vez beneficiar las utilidades de
la empresa. Este punto es muy importante ya que en una empresa donde no se cuente
con polticas claras y altamente difundidas se incurren en costos por prdida de tiempo y
dinero, debido a la falta de criterio para tomar decisiones puntuales en momentos
coyunturales.
El ms importante propsito de las polticas es por lo tanto la toma de decisiones a todo
nivel organizacional, teniendo en cuenta que el xito de las empresas depende de la toma
de decisiones en todos los aspectos tanto rutinarios como espordicos que se presenten,
y de una decisin mal tomada puede depender la permanencia de la empresa en el
mercado, ya que una decisin lleva a otra nueva decisin, y un error implica controles
correctivos, los cuales por lo general son mucho mas costos que los controles
preventivos, el costo se refiere a costo de personal, costo de recursos financieros,
recursos fsicos y costo en tiempo.

Para cumplir estos propsitos, las polticas deben establecerse como guas, pero no
siempre se disean as ya que en algunas empresas se confunden las polticas con las
normas o con las reglas, estableciendo polticas totalmente rgidas, que no dan lugar a la
toma de nuevas decisiones y que predispone la resistencia la cambio. Al ser guas para
decidir, las polticas deben dejar un margen para juzgar discrecionalmente, y en este
sentido una caracterstica importante de toda poltica organizacional es la flexibilidad, ya

que as se permite que aunque definidas a largo plazo las polticas puedan adaptarse a
los cambios estructurales y globales de las economas, puedan amoldarse a las nuevas
exigencias y expectativas del mercado, puedan articularse a nuevas polticas emergentes
tanto en el contexto empresarial como al interior de la misma, puedan acoplarse a la
transformacin del mercado en general incluyendo las acciones novedosas de la
competencia.

Es por ello que las polticas pueden tener tantos niveles y reas como la organizacin
posea por ejemplo: polticas de presidencia, polticas de gerencia, polticas de produccin
polticas de finanzas; pero a la vez pueden relacionarse con funciones empresariales
dependiendo de las reas funcionales, y pueden ser: polticas de ventas, polticas de
finanzas, polticas de distribucin, polticas de mercadeo, polticas de precios; y por ltimo
las polticas diseadas para los proyectos especficos que lleve a cabo la organizacin:
polticas de lanzamiento de un nuevo producto al mercado, poltica de incursin en un
mercado especfico, poltica de servicio al cliente, poltica de diseo de nuevos productos
y servicios, poltica de atraccin de clientes en poca navidea. De acuerdo a lo anterior
al delimitar el rea de decisin, las polticas aseguran que las decisiones de la empresa
sean consistentes y contribuyan al alcance de los objetivos.

GRAFICA 2. LA UBICACIN DE LA POLITICA EMPRESARIAL

La dimensin corporativa constituye el fundamentos para el diseo de la poltica

empresarial, es decir al desarrollo de los criterios y normas por las cuales se guan los
procesos en la organizacin. Todos los conocimientos de las ciencias administrativas as
como la disponibilidad de habilidades y competencias para el aprendizaje organizacional,
en el manejo de la direccin de la empresa, son de gran utilidad para la definicin de las
polticas empresariales.

Es as como toda poltica empresarial descansa en la definicin de la organizacin, es

decir en su filosofa organizacional, en su cultura organizacional y en su estrategia
gerencial, ya son el punto de partida para que la poltica empresarial pueda brindar los
criterios para la gestin de la empresa, que permitan tomar acertadamente las decisiones
a todo nivel.
La poltica empresarial brinda las pautas para la continuidad de la planificacin
estratgica, el desarrollo de los procesos empresariales y su correspondiente control
estratgico posterior.
Para la definicin de las polticas empresariales se debe contar con los siguientes
elementos:

1. Objetivos de la empresa. Mediante la aplicacin de criterios de racionalidad y

anlisis para la proyeccin de los resultados a alcanzar. Esto es tratando de
encontrar un consenso entre los objetivos organizacionales y los objetivos
individuales, orientada hacia la toma de decisiones en la empresa.
2. Recursos de la empresa. Orientada hacia la racionalidad y recursividad de los
mismos, buscando su eficacia para alcanzar los objetivos y metas planteadas, por
medio de la asignacin eficiente de los recursos.
3. Los principios y valores organizacionales. Llevando la gestin organizacional
hacia el logro eficiente de sus objetivos con base en la aplicacin de valores ticos
y sociales con el menor costo de gestin social tanto al interior como al exterior de
la organizacin.
QUE ES UN PROCEDIMIENTO?

Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un

mtodo para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias
cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas de accin, no de
pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse
ciertas actividades. Es comn que los procedimientos crucen las fronteras
departamentales. Por ejemplo, el procedimiento de tramitacin de pedidos de
una
compaa
manufacturera
involucrar
casi
indudablemente
al
departamento de ventas (a causa del pedido original), el departamento de

finanzas (para la confirmacin de la recepcin de fondos y la aprobacin de

crdito al cliente), el departamento de contabilidad (para el registro de la
transaccin), el departamento de produccin (dado que el pedido implica la
produccin de bienes o la autorizacin para extraerlos del almacn) y el
departamento de trfico (para la determinacin de los medios y ruta de
transporte para su entrega). Bastarn un par de ejemplos para ilustrar la
relacin entre procedimientos y polticas. La poltica de una compaa puede
conceder vacaciones a los empleados; en los procedimientos establecidos para
la instrumentacin de esta poltica se determinar un programa de vacaciones
para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarn mtodos y tasas para
el pago de vacaciones, se especificarn los registros para asegurar que todos
los empleados gocen de vacaciones y se explicitarn los medios para solicitar
vacaciones.