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CONTROL Y MANEJO DE LOS INVENTARIOS

DOCUMENTO ELABORADO POR:


C.P LEONARDO PEUELA RODRIGUEZ

UNIDAD 1
GESTIN DE LOS INVENTARIOS
1.1. Conceptos Generales de Inventarios
1.1.1.

Definicin de inventarios

La NIC 2 define los inventarios como: los inventarios son activos posedos para
ser vendidos en el curso normal de la explotacin del negocio, que se encuentran
en proceso de produccin de cara a esa venta; o en forma de materiales o
suministros, para ser consumidos en el proceso de produccin o en el suministro
de servicios
Los inventarios estn representados en acumulacin de materias primas,
productos en proceso y productos terminados que estn distribuidos en diferentes
puntos de los canales de produccin y distribucin, tales como el almacn, planta
de produccin, pisos de las tiendas, equipos de transporte y en los estantes de los
almacenes de distribucin.

Los inventarios o tambin llamados existencias

representan la principal fuente de los ingresos de las compaas, de ah la


importancia de su correcto control y manejo.
Se estima que mantener un control de los inventarios puede costar al ao entre el
20% y el 40% de su valor, es por esto que administrar con gran cuidado estos
activos representa un beneficio econmico para la compaa.
Perdomo P 72 define los inventarios como: Conjunto de bienes corpreos,
tangibles y en existencia, propios y de disponibilidad inmediata para su consumo
(materia prima), transformacin (productos en procesos) y venta (mercancas y
productos terminados).

1.1.2.

Funcin de los Inventarios o Existencias

Principalmente en la empresa se deben tener inventarios porque estos permiten


realizar las funciones generales encaminadas a cumplir con el objeto social del
negocio, tales como las ventas y la produccin.
Bsicamente los inventarios cumplen con las siguientes funciones dentro de la
empresa:
Funcin de cumplir con las ventas: los inventarios son los activos que se
encuentran disponibles para vender a los clientes, es decir su funcin principal es
la de ser comercializados.
Funcin de produccin: la produccin en las empresas industriales representa los
procesos necesarios para cumplir ventas presupuestadas y en esta funcin
tenemos el uso de materias primas y el control de los productos en proceso y
productos terminados
Funcin de respaldo financiero: los inventarios al ser del activo corriente son ms
fcil de ser convertido en efectivo representa para la empresa un respaldo ante
terceros y aumentan los valores en el capital de trabajo.
Funcin en compras: al realizar una buena planeacin en las compras de los
inventarios o mercancas se puede acceder a descuentos por compras por
volmenes.

1.1.3.

Gestin de inventarios

Son las polticas y controles encaminados a:

Monitorear los niveles de inventarios y determinan los niveles apropiados


que se deben mantener

Determinar el momento en que las existencias se deben reponer

Determinar el tamao que deben tener los pedidos.

Un correcto sistema de inventarios provee las polticas operativas para mantener y


controlar los bienes que se van a almacenar y utilizar en los procesos productivos.
El sistema de inventarios es responsable de:

Ordenar y recibir los bienes.

Coordinar la colocacin de los pedidos y

Hacer seguimiento a los mismos.

En la gestin de inventarios se involucran dos actividades bsicas a saber:

1.1.3.1.

Determinacin de las existencias.

Esto se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la informacin


referente a las existencias fsicas de los productos a controlar incluye procesos
tales como:

Toma fsica de inventarios

Auditoria de existencias.

Evaluacin de los procesos de recepcin y ventas (entradas y salidas)

Conteos cclicos.

1.1.3.2.

Anlisis de los inventarios

Se refiere a los anlisis estadsticos que se realizan para establecer si la


existencia que fueron determinadas con anterioridad son las que realmente se
deberan tener en la planta.
El anlisis del sistema de inventarios es una tarea indispensable para determinar
la factibilidad de introducir cambios que nos permitan llegar aniveles ms
eficientes de desempeo
Algunas de las metodologas aplicadas para lograr esto son:

Formula de Wilson (mximos y

Es

una

modalidad

de

control

operativo, que se basa en la

mnimos)

reposicin real ajustada a las


necesidades

evitando

acumulaciones excesivas o muy


bajas de stock de mercancas.

Es un sistema de produccin para

Just in time (justo a tiempo)

fbricas, de origen japons y que


consiste en mantener los niveles
mnimos de inventarios posibles
donde los suministros entregan
justo lo necesario para completar
el proceso productivo.

Fuente: propia

1.2. Tipos de inventarios


Los inventarios son la cantidad de existencias que tiene una empresa para poder
cumplir con su operacin, por lo tanto, estos pertenecen al patrimonio productivo
de la empresa.
Los inventarios de acuerdo con las caractersticas fsicas los podemos clasificar en
los siguientes tipos:
Inventarios de materias primas

Son todos aquellas materiales que van


a

ser

utilizados

productivo;

es

en

decir

un
van

proceso
a

ser

agregados a la fabricacin de un
producto el cual puede ser terminado o
Inventarios

de

productos

semielaborado
en Representa todas aquellos inventarios

proceso
Inventarios
terminados

que estan en procesos de fabricacin y


de

que no han sido termindos an


productos Aqu se encuentran los productos que
han sido terminados en su totalidad y
que

Inventario de mercancias en transito

estan

disposicin

de

ser

ofrecidos a los clientes.


Son todas aquellas mercancias que
aun no han ingresado al almacen de la
empresa

que

estan

siendo

trasladadas de un lugar a otro, es decir


ya estan bajo el control de la empresa,
pero aun no pueden ser utilizadas ya
Inventarios de consignacin

sea para la venta o la produccin.


Son aquellos articulos que se entregan
para ser vendidos o consumidos en el
proceso

de

manufactura,

pero

la

propiedad la sigue conservando el


Inventario de empaques y envalajes

proveedor.
Hace referencia a los empaques que

Inventarios finales

seran utilizados en un producto.


Representa la cantidad de materiales y
de existencias que quedan al final de

Inventario periodico

un periodo.
Es un conteo fisico de las existencias o
meteriales que se realiza en forma
periodico por lo general al finalizar el

Inventario Fsico

ciclo contable.
El contar las mercancas o hacer un
inventario fsico puede tener varios
motivos y la administracin establece
los intereses para realizarlo.
Hay que tener en cuenta que tambin
existen motivos contables y de control

para realizar un inventario fsico, lo que


no que debe intervenir en proceso
normal o giro de la empresa.
Objetivos del Conteo Fsico
Algunos

objetivos

que

podemos

enumerar para realizar un conteo fsico


de

las

mercancas

tenemos

las

siguientes:

Determinar correctamente el costo


de las existencias

Verificar que los productos existan


fsicamente.

Comprobar los reportes de ventas y


produccin

Verificar la eficiencia de produccin


o de compras con relacin a
productos irregulares.

Evaluar y decidir sobre productos


de lento movimiento, obsoletos, y
en mal estado.

Comprobar

la

rotacin

de

los

productos

Constatar que el valor de los


inventarios este acorde a su valor
de realizacin

Verificar que los registros contables


estn realizados de forma correcta
y correspondan a las existencias
fsicas.

Acomodar de forma correcta los

productos de acurdo a los sistemas


de surtidos.

Inventarios Cclicos o Permanentes

Evaluar el sistema de resguardo

y conservacin.
Estos inventarios se realizan durante el
transcurso del ao sobre cantidades
pequeas de producto o sobre un
producto especfico, el objetivo de este
inventario es el de repartir la carga de
trabajo de manera ms uniforme,
permitiendo

disponer

sobre

informacin de las existencias de una


inventarios en Exceso

manera ms precisa.
Este es uno de los problemas ms
comunes en las empresas que tienen
existencias para la venta, y se refleja
en la acumulacin de stock en los
almacenes ms all de los niveles
apropiados u ptimos, que en la
mayora de las empresa se estima de
forma elemental, esto se denomina
exceso
provocan

de

stock,
grandes

estos

excesos
problemas

financieros en las empresas; aunque


los inventarios hacen parte de los
activos de la empresa y aunque su
posesin incrementa el valor de este,
se debe entender que los inventarios
deben estar para una rpida salida,
para que los recursos invertidos en
estos tengan un pronto retorno.

Inventarios Insuficientes

Como su nombre lo indica es la


carencia de inventarios para que la
empresa cumpla con la produccin o
con los pedidos de los clientes, esto
implica incurrir en una serie de costos
tales como la prdida de ingresos por
no cumplir con los pedidos, prdida de
clientes, adquisicin de mercancas
por precios ms altos entre otros.

Fuente: Propia.

1.2.1. Inventario de piezas y repuestos


Son productos que aunque no hacen parte de forma directa del proceso productivo
de la empresa, hacen posible las operaciones productivas, tales como los
repuestos para la maquinaria. Estas piezas y repuestos deben tener un control
estricto ya que son necesarios para cumplir con la produccin.

1.3. Significado Econmico de los Inventarios


La gestin de inventarios implica dos costos bsicos:
Costos
de
penalizacin
inexistencia de materiales

por Estos costos son proporcionales a las


ventas perdidas por inexistencia del
producto, lo que implica una prdida
de imagen de la empresa.
Aqu tambin se pueden presentar
costos por la compra de materias
primas

respectivos
establecidas

mercancas
procesos
por

sin
y

la

los

polticas
empresa,

implicando

que

las

compras

se

realizaran sin ninguna planeacin.

Costos de almacenamiento

Estos representan tanto costos de


capital inmovilizado como costos de
gestin fsica y administrativa.

Fuente: propia

1.4. Mximos y Mnimos


Consiste en establecer los niveles mximos y mnimos de inventarios en un
periodo, revisando de forma peridica sus variaciones.
Se debe hacer una comparacin entre el mximo y la existencia total (cantidad
existente ms la cantidad en trnsito). Solo en casos especiales se colocarn
pedidos fuera de las fechas de revisin, cuando por una demanda anormalmente
alta las existencias lleguen a su punto mnimo antes de la revisin.
En un control sistematizado las fechas no se prestablecen, sino que el sistema
calcula los puntos de revisin y avisa el momento en que se debe realizar las
compras y las cantidades que se deben comprar.
En estos procesos siempre es importante tener en cuenta una variable conocida
como existencia de seguridad, que debe ser igual al punto mnimo del inventario.

1.4.1. Clculos matemticos


Pp
Tr
Cp
CM
Cm
EM
Em
CP
E

Punto de pedido
Tiempo de reposicin de inventarios (en das)
Consumo promedio (diario)
Consumo mximo (diario)
Consumo Mnimo (diario)
Existencia mxima
Existencia Mnima o de seguridad
Cantidad de pedido
Existencia actual

Pp = CP x Tr + Em
EM = CM x Tr + Em
Em = Cm x Tr
CP = EM E

1.4.2. Ejemplo practico


Queremos calcular los niveles ptimos de inventarios del producto Jugos de la
Sabana, para lo que se cuenta con la siguiente informacin:
Tiempo de reposicin Tr (tiempo en el que el

05 das

camin distribuidor viene a la empresa)


CM: de acuerdo a las estadsticas de la empresa

100 unidades

es el da de mayor consumo en el ao
Cm: es el da de menor consumo durante el ao

45 unidades

Cp: es el consumo promedio de ventas diarias

70 unidades

E: es el nmero de unidades con que cuenta la

350 unidades

empresa actualmente
De acuerdo a esta informacin podemos determinar lo siguiente:
Em = 45 x 5 = 225 unidades
EM = 100 x 5 + 225 = 725 unidades
Pp = 70 x 5 + 225 = 575 unidades
CP = 725 350 = 375 unidades
De esta informacin se puede concluir lo siguiente:

Las unidades mnimas que se deberan tener en stock es de 225

Las unidades mximas que se deberan tener en stock es de 725

El punto de pedido es decir cuando el stock llegue a estas unidades se


requiere salir a comprar nuevas unidades es de 575

Y la cantidad que se debe salir a compra es decir la cantidad de pedido es de


375 unidades.

1.4.3. Cuadro resumen de costos

CONCEPTOS

JUSTIFICACIN

Es la cantidad mnima de existencias que


se debe mantener en almacn, de tal

forma que el riesgo de ruptura de stock

Stock de seguridad

sea lo ms bajo posible.

Se puede determinar a partir del plazo de


entrega ms largo de los proveedores.

Es el stock ms bajo recomendable en


almacn.

Stock mnimo

Suele coincidir con el stock de seguridad,


aunque puede ser ms alto que aquel.

Se refiere a la mayor cantidad de


existencias que puede haber en el

Stock mximo

almacn, teniendo en cuenta el tamao


del

almacn

los

costes

de

almacenamiento.

Stock medio

Es la media aritmtica del stock mnimo y


el stock mximo.

Es el nivel de existencias que permite


atender los pedidos de los clientes,

Stock ptimo

minimizando a su vez los costes de


mantenimiento

que

suponen

estas

existencias en almacn.

Coste

de

posesin

almacenamiento de stock

Est formado por un conjunto de costes:

Alquiler de locales de almacn.

Costes

de

registro,

manipulacin

control de los productos.

Costes de obsolescencia y deterioro de


los productos almacenados.

Costes de inmovilizacin de recursos


financieros.

Estos costes son mayor cuanto mayor es


el nivel de stock.

administracin:

Costes de realizacin de
pedidos o de renovacin
de stock

Incluye los gastos comerciales y de


telfono,

transporte,

recepcin, etc.

Estos costes se rentabilizan con pedidos


elevados, por lo que se reducen cuanto
mayor es el inventario.

La ruptura de stock tiene lugar cuando la


empresa

no

puede

atender

las

demandas de sus clientes o a las

necesidades del proceso productivo por

Costes de ruptura de stock

falta de artculos en su almacn.

Este riesgo es mayor cuanto menor sea


el nivel de inventario.

Fuente: Tomas Verd Contreras. Recuperado de: www.logadevo.com

1.5. Teora de Justo a Tiempo (just in time JIT)


Es un sistema de control de inventarios que desarrollado en Japn en los aos 80
el fabricante de autos Toyota, pero por su xito no tard en ser extenderse en
otras empresas.
Bajo el JIT el nivel de suministro que se mantiene para la fabricacin estn en los
niveles mnimos, es importante tener una muy buena organizacin para evitar

fallos, suspensiones y retrasos por causa de falta de componentes o suministros


para complementar el proceso productivo.
Cada fallo, suspensin y retraso impacta negativamente los costos y reduce o
elimina la ventaja de mantener el proceso JIT.
Una definicin conocida ampliamente del JIT es: producir los elementos que se
necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento que se necesita

1.5.1. Ventajas del just in time


El JIT trae muchas ventajas, dentro de las cuales podemos enumerar las
siguientes:

Reduce los niveles de inventarios necesarios en todos los procesos de la


lnea productiva y como consecuencia el costo de mantener unos niveles de
inventarios altos, costos de compras y la financiacin de compras.

Minimiza prdidas por causa de suministros obsoletos.

Permite una relacin ms estrecha con los proveedores

Es un sisma ms flexible por lo que permite realizar cambios ms rpido.

Como hay una relacin ms estrecha con los proveedores permite realizar
acuerdos de compras aseguradas a lo largo del ao dando como
consecuencia una mejor negociacin en los precios.

1.5.2. Desventajas del Just in Time JIT


De igual forma tambin la aplicacin de este sistema de control de inventarios
presenta algunas dificultades, entre las que podemos enumerar las siguientes:

El peligro de problemas de retrasos y de suspensiones por falta de


suministros lo que podra causar la suspensin de la lnea de produccin
impactando los costos negativamente.

Limita la posibilidad de reduccin de los precios de compras por volumen ya


que las compras siempre son en bajas cantidades.

Aumenta el costo por cambio de proveedor

1.6. Compras en Just in Time


Las compras en Just in Time reducen el desperdicio que se presenta en la
recepcin de las mercancas, de igual forma tambin reduce el exceso de
inventario, la baja calidad y los retrasos.

1.6.1. Caractersticas de las compras en JIT


Proveedores

Pocos proveedores

Proveedores cercanos o grupo


de proveedores remotos

Repartir el negocio con los


mismos proveedores

Anlisis de proveedores para


que

estos

permanezcan

competitivos con los precios.


Cantidades

Tasa de produccin constante.

Entregas frecuentes en lotes


pequeos.

Acuerdos contractuales a largo


plazo

Papeleo mnimo para realizar


los pedidos.

Proveedores motivados ya que


entregan cantidades exactas

Entregas fijas a lo largo del


contrato.

Calidad

Especificaciones impuestas el
proveedor

Relacin con el proveedor a fin


de

cumplir

con

las

especificaciones de calidad.

Relacin

estrecha

personal
Embarques

de

entre

calidad

el
del

comprador y del vendedor.


Existe una programacin de
carga y de ingreso de las
mercancas.

Existe

control

mediante

la

utilizacin de una empresa de


transporte propia o al contratar
una de contratar una empresa
de

transporte

de

almacenamiento.
Fuente: propia

1.6.2. Objetivos de las compras en JIT


Algunos de los objetivos que se persiguen en la implementacin de un sistema JIT
al momento de realizar las compras encontramos los siguientes:

Eliminacin de actividades innecesarias

Eliminacin del inventario de planta

Eliminacin del inventario en transito

Mantener inventario en consignacin.

1.7. Clasificacin de los Inventarios por ABC


A travs de esta clasificacin de los inventarios nos permite evidenciar que unos
pocos materiales representan la mayor parte del valor de uso de los mismos,
entendiendo por valor de uso, el producto del consumo de un artculo en un
periodo determinado por el precio promedio del mismo.
El anlisis de los inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C.
Los grupos deben establecerse con base al nmero de partidas y su valor.
Generalmente el 80% del valor del inventario est representado por el 20% de los
artculos y el 80% de los artculos representan el 20% de la inversin. Esta
conversin tambin es conocida con el nombre de Anlisis de Pareto.
La siguiente es la clasificacin que se le dan a los inventarios de acuerdo a teora:
Producto A

Pocos productos, ms o menos el 15%


de los inventarios, pero tienen un alto
nivel de uso o un alto costo y que
representan el 80% del valor total del

Producto B

inventario.
Nmero de productos ms alto, el 25%
de los inventarios, pero representa en
total un 15% del valor total del uso del

Producto C

inventario
Gran cantidad de producto el 60% ms
o menos, con poco uso individual con
un

bajo

valor

que

representa

solamente el 5% de uso total del


inventario.
En una tabla se puede la importancia relativa de los productos en inventario:
Clase de Producto

% del Producto

% del valor

Clase A
Clase B
Clase C

15%
25%
60%

80%
15%
5%

1.7.1. Control de los inventarios en clasificacin ABC


Los siguientes son algunos controles que se deben tener en cuenta al monto de
realizar una clasificacin ABC de inventarios:
Producto A

Producto B

Producto C

Gestin cuidadosa y efectiva

Estimaciones adecuadas sobre

usos futuros
Gestin de rutina

Esfuerzo de rutina en previsin

de la demanda
Poco esfuerzo en prediccin de
la demanda.

Se debe ser cuidadoso con los


productos

estratgicos

(inventario de seguridad)

Unidad 2
ADMINISTRACIN Y MANEJO DE ALMACENTES
2.1. Conceptos Bsicos
2.1.1. Definicin de Almacn
El almacn es el lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar los
materiales e inventarios de una empresa ya sea comercial o industrial. La palabra

almacn proviene del vocablo rabe Almagacen que significa tesoro, es claro
que las mercancas que se encuentran en el almacn son un tesoro para toda
organizacin ya que de ellas depende la obtencin de ingresos.
Dentro de la formulacin de las polticas para la gestin de los inventarios se debe
tener como un elemento importante la gestin de los almacenes, esta gestin
depende de la informacin de tiempos de entrega, disponibilidades de materias
primas, tendencias en los precios y materiales de compras entre otras
informaciones.
Como objetivo principal al establecer una poltica en la planeacin de los
almacenes es la de suministrar espacio, equipos y personal para proteger los
artculos y mercancas que van a sur utilizadas, de tal forma que se sea lo ms
eficiente en su costo. Todo esto depende de una planificacin por parte de la
administracin muy cuidadosa.

2.2. Definicin del Almacenista


El almacenista es aquella persona que est encargada del control y manejo del
almacn, por lo tanto, es la que debe atender los requerimientos de las diferentes
unidades o dependencias en cuanto al suministro de materiales, equipos y otros
rubros del almacn, de igual forma tambin se encarga de la recepcin,
clasificacin, codificacin y despachos de los inventarios para satisfacer las
necesidades de cada uno de los departamentos de la empresa.

2.2.1. Funciones del almacenista

Recibe y revisa los materiales, repuestos, equipos y otros suministros que


ingresan al almacn.

Verificar que los materiales, repuestos, equipos y otros suministros que


ingresan al almacn corresponden con las ordenes de compras y las

facturas entregadas por el proveedor y que cumplan con los requisitos de


calidad establecidos.

Codifica las mercancas que ingresan al almacn y los registra en el archivo


de control de la empresa, ya sea de forma manual o sistematizada.

Clasifica y organiza los materiales en el almacn a fin de garantizar su


rpida localizacin

Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y


equipos.

Elabora guas de despacho y ordenes de entrega y despacha las


mercancas solicitadas al almacn

Llevar control de las salidas de mercancas del almacn realizando el


respectivo registro en los archivos (kardex) manuales o sistematizados.

Elaborar inventarios parciales y peridicos en el almacn

Establece saldos de mercancas que queden en existencias e informa a su


superior inmediato.

Guarda y custodias las mercancas o existencias que existan en el almacn

Realiza trmites ante el departamento de transporte a fin de coordinar los


vehculos para los traslados de las mercancas.

Cumple las normas establecidas por la empresa en materia de seguridad


industrial.

Mantiene en orden el equipo y sitio de trabajo asignada, respondiendo por


cualquier dao.

Elabora los informes solicitados por la administracin

Cualquier otra funcin que le sea asignada por la administracin.

2.3. Funcin de los Almacenes


En un sistema de almacenamiento incluye la integracin de instalaciones, equipo,
personal y tcnicas para recibir, almacenar y despachar materias primas,
productos en proceso y productos terminados. Esto elementos varan de acuerdo
a la naturaleza del material que se va a manejar.
Para disear un sistema de almacenamiento es importante tener en cuenta las
caractersticas de la materia que se va a almacenar, tales como tamao, peso,
duracin en estantera, tamao de los lotes, fechas de vencimiento, cuidados de
conservacin, entre otras.
Los factores econmicos tambin se deben tener en cuenta al momento de
disear las polticas para el almacenamiento, ya que como es bien sabido el
almacenaje no agrega ningn valor al producto, pero si genera costos, por lo tanto,
la inversin en equipos, personal y sitios de almacenaje se debe basar en la
minimizacin de los costos de almacenamiento.
Todo almacn dependiendo de la clase o tipo de mercancas o productos
desempea las siguientes funciones:

Recepcin de los productos: abarca el conjunto de tareas encaminadas a


recibir los productos o mercancas que van a ingresar al almacn,
bsicamente se realiza en tres fases: antes de la llegada de las
mercancas, llegada y recepcin de los productos y manejo de las
mercancas despus de la llegada.

Almacenaje y manutencin: esta es la actividad principal que se realiza en


el almacn consistente en mantener con un tratamiento especializado los
productos, sistemticamente y con procesos a corto y largo plazo. La
manutencin hace referencia a la funcin que desempean los operarios
del almacn, empleando equipos e instalaciones a fin de manipular los
productos y que estos se encuentren en las condiciones ptimas hasta ser
utilizados.

Preparacin de pedidos: es un proceso que hace referencia principalmente


a la separacin de una unidad de carga en un conjunto de productos a fin
de poder ser entregados entre las diferentes dependencias que los han
solicitado.

Acondicionamiento de los productos a fin de que esto lleguen a los clientes


en las condiciones de entrega pactadas.

Organizacin y control de las existencias a fin de garantizar su correcta


conservacin y la entrega eficiente a las dependencias o la entrega a los
clientes.

2.4. Diseo de los Almacenes


El diseo de los espacios a ser utilizados en los almacenes es un trabajo
especializado que requiere de la intervencin de expertos, aqu solo se darn
algunos parmetros generales para su implementacin. Algunos parmetros
generales para su diseo pueden ser los siguientes:

Se deben utilizar planos arquitectnicos que permitan visualizar su diseo

antes de ser construidos.


Expertos estiman que los almacenes deben ser diseados en trminos de
metros cbicos y no de metros cuadrados, ya que el espacio vertical
permite aumentar al mximo el volumen de almacenamiento sin aumentar

la superficie requerida.
Un almacn debe planearse de tal manera que el ambiente de trabajo
resulte agradable y facilite el desarrollo de las funciones y posteriores

ampliaciones.
Una buena iluminacin y una correcta ubicacin de las mercancas facilita

su localizacin evitando robos y accidentes.


Los sistemas de seguridad e higiene deben ser los adecuados se deben
instalar proteccin contra incendios y debe contar con la sealizacin
requerida por la legislacin.

2.5. Movimiento de los Materiales


El movimiento de los materiales es el proceso que se debe seguir desde la llega al
almacn, hasta su despacho a las diferentes dependencias. Algunos de los
parmetros a seguir son los siguientes:

Los inventarios deben tener localizaciones fsicas que permitan las


actividades normales del almacn, tales como entradas y salidas y la
realizacin del inventario fsico, permitir el adecuado movimiento de los

inventarios es indispensable.
Se planifica en lo posible que los movimientos de inventarios sean en lnea

recta (recepcin, almacenamiento y despacho).


Es importante separar las reas de recepcin y despacho de materiales
En lo posible tener espacios separados para los materiales daos o

reparados a fin que no se mezclen con los materiales en buen estado.


Aquellos materiales que requieren necesidades especiales

almacenamiento deben tener reas especiales.


Se debe tener un buen sistema de sealizacin a fin de evitar accidentes al

momento de mover los materiales.


Cuando se cuenta con materiales valiosos se les debe asignar reas

especialmente protegidas.
Se deben construir reas adecuadas con plataformas para el cargue y el

descargue.
Las puertas de acceso para el cargue y el descargue deben ser lo

suficientemente amplias a fin de facilitar estas labores.


En el rea de recepcin de las mercancas se debe contar con los espacios

de

suficientes y los equipos a fin de ejercer el control de calidad de la


mercanca recibida.

2.6. Seguridad en los Almacenes.


Un almacn seguro es aquel en el que sus trabajadores respectan las normas de
seguridad industrial y se comprometen con ellas, teniendo claro que tanto para
ellos como para la empresa es necesario cumplir una serie de reglas establecidas

a fin de hacer un trabajo ms seguro y acorde a la reglamentacin legal en esta


materia.
Algunas de las normas que se deben seguir a fin de cumplir con unos niveles
ptimos de seguridad en el almacn son las siguientes:
1. Uso adecuado de los elementos de proteccin por parte del personal
Todo el personal del almacn debe usar de forma obligatoria casco y

zapatos con punta de acero.


En zonas con alto riesgo de ruido el trabajador debe usar protectores de

odos.
Si se realizan operaciones de corte se deben usar lentes de seguridad.
Se recomienda que el personal de almacn tenga un uniforme que

represente el rea y que este cuenta con cintas reflectiva.


2. Uso de montacargas
Todo almacn debe tener un rea de parqueo del montacargas

debidamente rotulada
El cargue de las bateras o del combustible del montacargas no se debe

realizar en la misma instalacin del almacn.


No se debe permitir el traslado de personal sobre los montacargas.
El uso del montacargas solo debe ser realizado por personal
especializado capacitado, este uso debe ser restringido para las

personas que no estn autorizadas.


3. Sealizaciones: todo almacn al menos debe contar con las siguientes
sealizaciones:
Identificacin de los baos
Identificacin de las reas operativas
Identificacin de zonas seguras en caso de sismos o terremotos
Identificacin de las rutas de evacuacin en caso de emergencia
Identificacin de las puertas de evacuacin
Mapa del almacn
Mapa de identificacin de riesgos
Identificacin de las diferentes zonas.
4. En general todo almacn debe contar con:
Cables elctricos cubiertos
Detectores de humo
Luces de emergencia
Extintores, dependiendo de cada rea del almacn.
Brigadas de seguridad.
Comit de seguridad

Cmaras de video
Alarmas contra incendios
Alarmas contra robos
Servicios de vigilancia
Capacitacin constante en cuanto a polticas de seguridad establecidas
por la empresa, tanto al personal antiguo como al personal que ingresa
nuevo.

2.7. Almacenamiento de los Materiales


El almacenaje abarca una serie de actividades que se realizan para guardar
artculos y mercancas en condiciones ptimas para su utilizacin, desde su
proceso de produccin hasta que son requeridos por el usuario o el cliente.
Dentro del proceso global del manejo de materiales, el almacenaje proporciona las
instalaciones, el equipo, el personal y las tcnicas necesarias para recibir,
almacenar, y embarcar las materias primas, los productos en proceso y los
productos terminados.

2.7.1. Razones para Almacenar


Bsicamente una compaa debe almacenar sus mercancas por las siguientes
razones:

Reduccin de costos de transporte y produccin

Coordinacin entre el suministro y la demanda

Precio de los productos

Apoyo al proceso de produccin

Apoyo al proceso de comercializacin.

2.7.2. Sistemas de Almacenaje


Antes de planear la superficie que va a ser utilizada para el almacn, es necesario
considerar los mtodos de apilado que van a ser utilizados en el almacenaje de las
mercancas. Alguno de los mtodos ms utilizados son los siguientes:

Mtodos de Apilamiento

Los paquetes o sacos se apilan uno encima de


otros para formar columnas y luego bloques, es
un mtodo que maximiza la utilizacin del
espacio.

Imagen recuperada de: http://es.dreamstime.com/imagenes-dearchivo-apilado-de-los-sacos-del-arroz-en-almacn-image35306074

Almacenamiento en Bloque

Es denominado almacn compacto puede ser


utilizado para productos paletizados como para
productos no paletizados y consiste en un
apilamiento de los productos, unos encima de
otros formando boques compactos.

Imagen recuperada de: www.europeadecarretillas.com/blog/lossistemas-de-almacenaje-de-mercancias-tradicionales/

Estantera Fijas

Son uno de los elementos ms convencionales


y

universalmente

empleados

para

el

almacenamiento de productos, se recomienda


elevar

lo

mximo

las

estanteras

para

aprovechar lo ms eficientemente posible el


espacio.

Imagen recuperada de:


http://www.interempresas.net/logistica/Productos/Estanterias-fijas.html#

Sistema drive in drive through

Son

sistemas

de

estanteras

que

estn

diseados para conseguir un seguimiento ms


estricto en la rotacin del producto

Imagen recuperada de: https://www.mecalux.es/estanterias-metalicasindustriales/estanterias-palets/estanterias-compactas-palets

Estanteras Dinmicas

Son estanteras por rodillos en la cual las


paletas se sitan a la cola de la lnea por
gravedad para permitir una extraccin fcil de

las mismas.

Imagen recuperada de http://www.ssischaefer.es/almacenaje/estanterias-dinamicas.html

Sistemas Compactos

En estas se incluyen las llamadas estanteras


mviles, que se mueven a travs de rieles en el
suelo, de forma manual o motorizada.
Es un sistema recomendado para productos
pequeos almacenados en gavetas y de
acceso manual.

Imagen recuperada de:


http://www.tecnyfarma.com.mx/Web/Productos_ADL.aspx

Almacenes Robotizados

Son instalaciones de alta compactacin cuya


finalidad es conseguir la mxima utilizacin del
cubicaje.

Imagen recuperada de:


https://parkingrobotizados.files.wordpress.com/2011/03/10-01.jpg

2.8. Caducidad de la Materia Prima o de los Materiales


En el control de los inventarios se debe tener un especial cuidado con el control de
calidad de las materias primas y fechas de caducidad a fin de garantizar que la
produccin se utilizara los mejores recursos. Esto garantiza que el producto final
sea el que nuestro cliente solicita y cumple con los estndares de calidad.
La administracin debe establecer polticas claras sobre la compra de materias
primas si son productos perecederos es mejor no comprar por volumen, sino que
el proveedor entregue en pequeas remesas.
Ahora bien, si el producto no es perecedero cabe la posibilidad de comprar
volmenes de materiales ya que as se pueden obtener mejores precios, todo esto
revisando los estudios de mximos y mnimos.

2.9. Tecnologa de Cdigos de Barras.

Un cdigo de barras es un cdigo morse ptico, es una serie de barras negras y


espacios en blanco de diferentes anchos impresos en etiquetas para identificar
tems de forma nica, las etiquetas de cdigo de barras se leen con un escner,
que mide la luz reflejada e interpreta el cdigo de nmeros y letras que se
transmiten a una computadora.
La implementacin de un sistema de cdigos de barras facilita a la empresa tener
un mayor control de las existencias ya que toda la informacin se encuentra
sistematizada, esto ayuda a evitar prdidas de inventarios.

2.10. Control de Mermas


De forma tcnica una merma se puede considerar como una prdida de utilidades
a travs del inventario fsico, la merma se puede definir como perdida o reduccin
del valor de los inventarios originada en factores fsicos del producto o por factores
externos, dando como resultado un menor costo de los inventarios.
Las mermas de materiales constituyen un factor que aumenta considerablemente
los costos de ventas, algunos expertos consideran que una merma aceptable
estara entre el 2% al 30% dependiendo del tipo de mercancas, lo ideal es que no
existiera, pero en algunos productos esto es casi imposible.
Como mecanismos de control de las mermas podemos tener las siguientes:

Llevar un control constante de todas las mermas que se presenten, en


plantillas establecidas para tal fin, relacionando el motivo que la origino

Semanalmente se debe realizar este control reportando los respectivos


informes a la gerencia

Las mermas originadas por mal manejo o por mal uso de mercancas
deber ser registrados en un informe independiente para tomar las
respectivas correcciones.

La merma propia del producto se debe reportar en informe independiente a


fin de crear polticas encaminadas a minimizar estos costos

UNIDAD 3
MANEJO DE LOS MATERIALES
3.1. Beneficios de un Buen Manejo de Materiales
En un buen manejo de inventarios se pueden obtener beneficios tangibles e
intangibles los cuales se pueden establecer a travs de cuatro objetivos
principales, esto de acuerdo a la Sociedad Americana para el Manejo de
Materiales.

Reduccin del costo en el manejo

a) Reduccin de los costos de


mano de obra
b) Reduccin de los costos de
material
c) Reduccin

de

los

costos

generales.
Aumento de capacidad

a) Aumento de la produccin
b) Aumento de la capacidad de
almacenamiento
c) Mejoramiento de la distribucin

Mejoramiento de las condiciones de

a) Aumento de la seguridad laboral

trabajo

b) Disminucin de la fatiga
c) Mejora

en

las

condiciones

personales.

Mejor distribucin

a) Mejoramiento

en

equipo

de

rutas
b) Colocacin estratgica de los
almacenes
c) Mejoramiento en el servicio a
los usuarios
d) Aumento en la disponibilidad del
producto

Es posible reducir el tiempo y energa en el manejo de materiales si se consideran


los siguientes cuatro puntos
1. Reducir los tiempos de recogida del material
2. Reducir el manejo de materiales usando equipos mecnicos
3. Hacer un mejor uso de los recursos ya existentes
4. Tener un mayor cuidado al momento de manipular o manejar los materiales.

3.1.1. El Diseo de Planta y el Manejo de Materiales


Ambas tcnicas deben satisfacer simultneamente el flujo que tengan los
productos, en cada una de las fases desde que se recibe las mercancas hasta
que el producto est terminado y a disposicin para ser vendidos.
Un buen diseo de planta debe tener los espacios suficientes y amplios para que
los materiales tengan un correcto movimiento de tal manera que se puedan
cumplir con los procesos de la forma ms eficiente posible.

3.2. Principios Bsicos Sobre el Manejo de Materiales

Los principios para el manejo de materiales son muy importantes en la prctica,


estos principios aportan conceptos concisos que permiten tener un mejor control y
los fundamentos bsicos de la prctica en el manejo de materiales. Estos
principios han sido ampliamente estudiados y ofrecen una gua y una perspectiva
a los diseadores de un sistema de control y manejo de materiales.
Los 10 principios del manejo de materiales y sus definiciones adoptados por el
College Industry Council of Material Handiing Education son las siguientes:
1. Principio de planificacin

Un plan es un curso de accin


recomendado que se define antes de
la implementacin. En su forma ms
sencilla,

un

plan

de

manejo

de

materiales define el material (qu) y


los movimientos (cundo y dnde);
juntos establecen el mtodo (cmo y
quin).
2. Principio de estandarizacin

La estandarizacin significa menos


variedad y personalizacin en los
mtodos y el equipo empleados.

3. El principio del trabajo

La medida del trabajo es el flujo de


materiales (volumen, peso, o cuenta
por unidad de tiempo) multiplicado por
la distancia que se trasladan

4. El principio ergonmico

La ergonoma es la ciencia que busca


adaptar el trabajo o las condiciones
laborales

las

aptitudes

del

trabajador.
5. El principio de carga unitaria

Una carga unitaria es aquella que se


almacena o traslada como una entidad
nica cada vez, como una tarima, un
contenedor, o una bolsa, sin tomar en
cuenta

el

nmero

de

artculos

individuales que forman la carga.


6. La utilizacin del espacio

El espacio en el manejo de materiales


es tridimensional y, por lo tanto, se
cuenta como un espacio cbico.

7. El principio del sistema

Un

sistema

es

entidades

un

conjunto

interactuantes

de
y/o

interdependientes que forman un todo


unificado.
8. Principio de automatizacin

La automatizacin es una tecnologa


relacionada

con

la

dispositivos

aplicacin

de

electromecnicos,

electrnicos y sistemas basados en


computadoras para operar y controlar
las

actividades

de

produccin

servicios. Sugiere la vinculacin de


varias operaciones mecnicas para
crear un sistema que se controle
mediante instrucciones programadas.
9. El principio ambiental

La conciencia ambiental aparece a


partir

de

la

intencin

de

no

desperdiciarlos recursos naturales y


de predecir y eliminar los posibles
efectos

negativos

de

nuestras

acciones diarias en el ambiente.


10. El principio del ciclo de vida

Los costos del ciclo de vida incluyen


todos los flujos en efectivo que ocurren
a partir del momento en el que se
gasta dinero por primera vez para
planificar u obtener una nueva pieza
del equipo, o para implantar un
mtodo nuevo, hasta que ese mtodo

y/o equipo se reemplaza por completo.

3.3. Anlisis del Manejo de Materiales


Hasta hace poco tiempo es que se tiene conciencia de la importancia de la
aplicacin del anlisis del movimiento de los materiales, los mtodos son
sumamente diversos, en cuanto a la forma, la estructura y las herramientas que se
utilizan para aplicarlos, pero existen un nmero de elementos comunes a todos
ellos.
Las principales etapas de un anlisis de manejo de materiales son:

Reunir informacin y los datos necesarios sobre el problema

Determinar cules son los factores que tienen relacin con el anlisis

Averiguar las relaciones existentes entre los distintos factores y determinar


el peso de cada uno de ellos

Representar dichas relaciones por medio de grficos, esquemas etc.

Comparar entre si las ventajas e inconvenientes de estos mtodos.

Elegir el mtodo que responda de ms completo a todas las exigencias

3.3.1. Consideraciones a Tener en Cuenta.


Las siguientes son algunas consideraciones que se deben tener en cuenta al
momento de realizar un anlisis del manejo de los materiales.
1. Factores que hay que considerar en el anlisis del manejo de
materiales:

Cantidad de producto: se basa fundamentalmente en los


programas de produccin y en las listas de materiales, nos permite
conocer los productos que han de manejarse en los departamentos
de produccin o en las operaciones de recepcin y almacenamiento.

Caractersticas

del

producto:

se

deben

tener

en

cuenta

caractersticas tales como: peso, forma y dems factores que


puedan influir sobre su manejo, transporte y almacenamiento de los
materiales dentro de la fbrica.

Circulacin de los materiales: no muestra la forma como los


materiales son trasladados internamente dentro del almacn, una
correcta utilizacin de las formas de cmo se mueve las mercancas
ayuda sustancialmente a reducir costo, y esto no implica una
inversin muy alta, solo requiere de una correcta planeacin.

Equipo de manutencin: consiste en realizar un anlisis del equipo


existente, con la finalidad de conseguir utilizarlo de la manera ms
eficiente, de igual forma incluye el estudio de las necesidades de
nuevos equipos o de la modernizacin de los existentes.

Caractersticas fsicas de la fbrica: se requiere establecer cules


son las caractersticas fsicas de la fbrica ya que estas constituyen
un factor limitativo de los mtodos aplicables.

Polticas de inversiones: muestra la posicin de la empresa, con


consideraciones que son ms a largo plazo.

2. Anlisis de los movimientos: es y factor a tener en cuenta al disear


un sistema de gestin de materiales ya un buen manejo de los
movimientos de existencias dentro de las zonas de trabajo ayuda a
reducir costos, tales como la mano de obra.
3. Anlisis de la circulacin: implica determinar adnde se mueven los
materiales y que trayectoria siguen, a fin de realizar la planeacin de la
manera ms eficiente posible

4. Anlisis grafico de los procesos: en el manejo de las mercancas


siempre hay que tener en cuenta una gran cantidad de procesos y de
hechos, el objeto principal de un anlisis es determinar en qu forma
cada uno de estos procesos influyen sobre el costo total Una de las
formas ms eficaces de poner en manifiesto esto es a travs de la
utilizacin de grficos o diagramas que permitan evidenciar el
comportamiento de esto.
5. Anlisis de la seguridad: en un anlisis de la gestin de las
mercancas uno de los puntos importantes que mayor relevancia es de
los sistemas de seguridad, la implementacin de correctos sistemas de
seguridad ayudara a reducir accidentes laborales y reduciendo por lo
tanto los costos.
6. Anlisis del costo de los equipos: los equipos utilizados el manejo de
las mercancas deben ser objeto de anlisis a fin de determinar su
eficiencia en los procesos. Se debe llevar control de forma detallada de
los gastos del equipo a fin de evaluar dicha eficiencia.
7. Anlisis del empleo de paletas: el uso de estos elementos genera un
considerable ahorro en los gastos de manipulacin de las mercancas,
por lo tanto, el anlisis de su uso es importante en un sistema de gestin
de mercancas.
8. Anlisis de operaciones: las operaciones llevadas a diario en la planta
o almacn deben ser objeto de anlisis a fin de determinar la cantidad
de trabajo que se invierte en cada uno de los procesos, teles como
manipulacin, elaboracin, montaje, traslado de mercancas entre otras,
una reduccin en los tiempos de ejecucin de las labores ayuda
proporcionalmente a la reduccin de costos.

3.4. Proteccin Antirrobo de los Materiales

En la mayora de casos las perdidas por robos de materiales son originadas por
empleados u obreros que cometen los fraudes. Al momento de instalar sistemas
de seguridad, se deben tener en cuenta la naturaleza de los trabajadores. Los
factores que influyen mutuamente son: la oportunidad y el deseo.
El plan de seguridad es bsico, quite la oportunidad y disminuir sustancialmente
el deseo por cometer el delito, como dice el refrn: la mejor forma para que un
hombre conserve su honradez es evitando la tentacin.
Esto puede lograrse bsicamente por medio de dos formas:
1. Haciendo difcil que el empleado robe
2. Hacerle ver que si trata de robar es muy posible que sea capturado y
castigado.
De igual forma la administracin deber establecer polticas encaminadas a
desestimular los robos en el almacn ya sea a travs de las buenas condiciones
de trabajo, un trato justo y un programa de adiestramiento y desarrollo bien
estructurado combinado con unos buenos sistemas de seguridad tales como
cmaras, controles de ingreso, personal de vigilancia entre otros.

3.4.1. Mecanismos que Ayudan a Mejorar la Seguridad en la Planta


Algunos mecanismos que pueden ayudar a mejorar la seguridad en la planta y en
general en la empresa podemos enumerar los siguientes:
1. Mtodos de deteccin del robo: las implementaciones de unos buenos
mtodos de deteccin del robo ayudan a que este se reduzca, mtodos
tales como: instalacin de sistemas cerrados de televisin, instalacin de
micrfonos ocultos, tener personal de seguridad infiltrado entre otros.
2. Control del acceso a la planta del personal y de vehculos: se deben
establecer mecanismos de control del ingreso de personal a la planta, en la
actualidad con la ayuda de la tecnologa se pueden crear unos buenos

mecanismos de control. De igual forma en cabeza de la administracin se


deben establecer las polticas para el ingreso de personal y de vehculos ya
sea de empleados o de particulares.
3. Contratar con personal externo o interno los procesos de seguridad:
es importante que la empresa tenga ya sea de forma interna o externa un
departamento de seguridad que ayude a la administracin a la
implementacin de las polticas de control de robo.

UNIDAD 4
CONTROL INTERNO DE LOS INVERNTARIOS
4.1. Reserva de Inventarios
Como los inventarios constituyen uno de los grupos ms importantes del activo, es
importante que su manejo sea lo ms eficiente posible. Mltiples problemas
relacionados con la gestin de los inventarios y su control asedian a las
organizaciones. Estos problemas no solo tienen que ver con el rea de produccin
sino tambin con las reas funcionales.
Los inventarios son los que generan los ingresos a la empresa, por lo tanto, una
correcta administracin de estos evitara incurrir en costos innecesarios, la
administracin debe establecer proceso que maximicen se manej.
La gestin de inventarios es una funcin que est en cabeza de la administracin
o gerencia de la empresa, quien delega funciones al departamento de produccin,
de esta gestin hacen parte actividades tales como: las compras, manipulacin y
almacenamiento, transportes de mercancas, direccin de los almacenes entre
otras.
En la planeacin de produccin es importante considerar la funcin de reservas de
materias primas a fin de no incurrir en exceso de inventarios o falta de los mismos,

se deben considerar aspectos tales como la calidad, tiempos necesarios para su


compra y recepcin entre otras.
El estudio de las necesidades de materiales debe tener en cuenta le punto de
nuevo pedido y el margen de seguridad, los cuales se estudiarn ms adelante.
Al realizar la reserva de materias primas o de inventarios permite precisar las
necesidades reales de materiales que luego se traducen en las operaciones de
compras.
En conclusin, la reserva de materiales es un proceso que busca tener los niveles
adecuados de materias primas a fin de poder cumplir con la produccin en un
periodo determinado.

4.2. Proceso de Compras de Inventarios


Las compras de inventarios dependen del presupuesto de produccin o del
presupuesto de ventas, en que se determina cronolgicamente las cantidades de
unidades a producir o vender durante un periodo determinado.
Realizar un correcto proceso de compras de acuerdo a los presupuestos de la
empresa no involucra solo aspectos operacionales sino tambin aspectos
financieros, ya que el correcto presupuesto de compras de materias primas o de
inventarios genera un menor riesgo de incurrir en costos por tener mucho o por
tener poco inventario.
El departamento de compra toma la informacin del presupuesto de ventas o de
produccin, y de acuerdo a esta informacin realiza la planeacin para la compra
de inventarios.

4.2.1.

Pasos en el Proceso de Compra

Los siguientes son los pasos bsicos a tener en cuenta al realizar el proceso de
compra de inventarios o mercancas:

Solicitud de compra de materias primas

Ordenes de compras de materias primas

Recepcin de materias primas

Almacenamiento de materias primas

Devolucin de materias primas

4.3. Solicitud de compras:


Es un proceso que se realiza en planeacin de produccin o el departamento de
ventas, dependiendo del tipo de empresa y cuya finalidad es dar a conocer la
necesidad de adquirir determinas materias primas o materiales, este proceso se
debe iniciar cuando se evidencia la falta de existencias en el almacn, o cuando
estas llegan al punto de nuevo pedido. El formato de solicitud de compra debe ser
elaborado por el departamento solicitante.

Departamento solicitante Departamento de compras

Almacn

En el anterior esquema se puede observar el flujo que debe seguir el proceso para
realizar la solicitud de compras.

4.4. rdenes de Compra


Al departamento de compras le corresponde la adquisicin de materias primas y
de inventarios, enmarcado en las polticas de la empresa en cuanto a calidad,
precios, entrega en los momentos oportunos y escogencia del proveedor
adecuado. Un proceso de compras puede funcionar como se ilustra a
continuacin.

Departamento de produccin

Almacn de materiales

Departamento de compras

Comprobacin de facturas

Seleccin de proveedores

Control de calidad

Envi de pedidos

Recepcin de pedidos

Proveedores

Todo el proceso de compras se inicia cuando el departamento de compras recibe


la solicitud de compras de materiales y termina cuando se enva al proveedor la
respectiva orden de compra.

A continuacin, se ilustra el proceso de la orden de compra.

Proveedor

Departamento de compras

Gerencia

Contabilidad

Almacn

Como se puede observar en la grfica anterior una vez tramitada la orden de


compra el original se entrega al proveedor, una copia debe ir al departamento de
compras, esta debe ser aprobada por la gerencia y otra copia debe ir al
departamento de contabilidad, el almacn tambin debe conocer esta informacin
ya que ser el encargado de recibir las mercancas
Si la orden de compra se origina en una importacin, la informacin necesaria
para su tramitacin se debe originar en el departamento de importaciones que
ser el encargado de suministrar dicha informacin.

4.5. Recepcin de Inventarios

La recepcin de materias primas provenientes de las diferentes rdenes de


compra le compete al almacn de materiales. El procedimiento comienza cuando
el almacn recibe los materiales enviados por el proveedor y termina cuando el
documento entra al almacn junto con la factura y el original de la orden de
compra devuelto por el proveedor, esta informacin se enva a tesorera para los
respectivos tramites de pagos.
El almacenista realiza el respectivo conteo fsico verificando que corresponda con
las cantidades entregadas por el proveedor y las especificaciones requeridas y
que todo est de acuerdo a la orden de compra.
Una vez verificado que todo coincida se deben ubicar los materiales en el lugar
respectivo y elaborar el documento de entra al almacn, con el cual se da ingreso
oficial a los materiales.

Produccin

Proveedor

Almacn

Contabilidad

Como se observa en la imagen el documento original (factura) recibido del


proveedor entrada al almacn donde se constata que este correcto, de aqu se
enva una copia a cuentas por pagar de contabilidad, copias del documento se
deben enviar tambin al consecutivo del almacn si como al departamento de
produccin.

4.6. Devolucin de Materias Primas


Si durante el conteo o medicin de las materias primas entregadas por el
proveedor se detectan materiales defectuosos, diferencias en calidad y/o

especificaciones descritas en la orden de compra, diferencias en los precios


previamente pactados, se suele practicar una devolucin al proveedor para que
sean reemplazados o se descuente del valor de la factura. Tambin se pueden
encontrar unidades imperfectas en fecha posterior a la recepcin de los
materiales, en este caso de igual forme se debe realizar la respectiva devolucin.
Todo el proceso de devolucin termina cuando se realiza la entrega de las
mercancas objeto de devolucin al proveedor acompaado de la respectiva nota
de devolucin.
Tambin pueden existir devoluciones de produccin al almacn en este caso se
debe realizar por parte de almacn el reintegro de los materiales devueltos y
realizar el procedimiento de devolucin al proveedor si es el caso.
A continuacin, se presenta un esquema de todo el proceso de compras de los
materiales

4.7. Tamao ptimo de Inventarios


La adquisicin de activos implica salida de fondos y la inversin de fondos en
activos no debe ser excesiva ni insuficiente por los riesgos que conlleva, tales
como:
1. Excesiva inversin en fondos en materias primas, implica riesgos como los
siguientes
Prdida por deterioro y obsolescencia
Mayores costos de almacenamiento o espacio ocupado
Mayores costos de transporte, fletes, seguros e impuestos.
Mayor trabajo de oficina y costos de papelera
Costos de oportunidad de fondos que no estn siendo utilizados en
produccin.

2. Inversin insuficiente de fondos en inventarios de materias primas, implica los


siguientes riesgos.
Desaprovechamiento de descuentos comerciales por volumen.
Interrupciones y trastornos en la produccin
Perdidas de ventas y clientes
Costos extras de compras y transporte
Costos incurridos no utilizados
Con el fin de determinar el nivel de materias primas adecuado para la empresa, se
deben clasificar los costos relacionados con el inventario en tres grupos:
1. Costo de pedido (CP): hace referencia a los costos asociados con la
adquisicin de inventario, tales como:
a) Costo de operar una oficina de compras
Salarios del departamento de compras
Servicios generales del departamento de compras
Papelera
Cotizaciones
Depreciacin del equipo de compras
b) Costos de transporte
2. El segundo grupo conocido como costo de mantenimiento (CM), hace
referencia a los costos que surgen al tener un inventario en existencia.
Algunos de estos costos son:
a) Costo de recibo de pedidos
b) Costos de almacenamiento en bodega
c) Costos de manejo
d) Costos de impuestos, seguros y depreciacin
e) Costos originados en prdidas por obsolescencia y deterioro.
f) Costo de oportunidad o intereses sobre el capital invertido en inventarios.
3. El ltimo grupo es conocido como el costo de no mantener existencias
suficientes, comprende todos los costos resultantes de no tener un inventario
suficiente para mantener las necesidades de los clientes. Entre los costos
relacionados con este grupo tenemos:
a) Perdida de venta y de clientes
b) Costos extras de transporte y de compras
c) Desaprovechamiento de descuentos por volmenes de compras

d) Subutilizacin en la capacidad instalada.


Determinar el tamao ptimo de pedido (TOP) de materias primas implica
reducir al mnimo el total de estos tres grupos de costos. En esto se necesita
hacer un estudio minucioso ya que se pueden presentar situaciones
contradictorias, por ejemplo, si los niveles de inventarios aumentan, los
costos del producto y los costos de mantenimiento aumentan, pero los costos
de no mantener existencias suficientes disminuyen.
Para determinar el tamao ptimo de pedido (TOP) utilizamos la siguiente
frmula: TOP = (2*Q*CPU)/CMU
En donde:
TOP: tamao ptimo de pedido
Q: representa las necesidades anuales de la empresa en unidades
CPU: representa el costo anual de pedido por unidad
CMU: representa el costo de mantenimiento por unidad

4.8. Punto de Nuevo Pedido


El punto de nuevo pedido indica cuando colocar un pedido o cuando iniciar la
produccin

para reabastecer las existencias agotadas. Para esto hay que

considerar los factores relacionados con su clculo y estos son:


1. El primer factor se conoce como margen de seguridad o nivel mnimo

de

inventarios.
2. El segundo factor hace referencia al nivel mximo de inventarios, que hace
referencia al tamao ptimo de inventarios ms el margen de seguridad o
nivel mnimo
3. El tercer factor hace referencia al tiempo de espera, que es el intervalo de
tiempo que transcurre entre colocar un pedido y recibirlo en bodega.
4. El cuarto factor se refiere al coeficiente de uso o consumo promedio de
materias primas durante un periodo de tiempo.

Si el coeficiente de consumo promedio se conoce con alguna certeza el punto de


nuevo pedido se calcula con la siguiente frmula:
PNP = tiempo de espera * consumo promedio.
Pero si el promedio vara mucho de un periodo a otro, se pueden presentar
algunas dificultades

por problemas tales como: transporte, demoras en las

entregas de materias primas, aumentos inesperados en la demanda, que pueden


hacer que las existencias se agoten antes de recibir los nuevos pedidos. En estos
casos se aconseja aplicar la siguiente frmula:
PNP = tiempo de espera * consumo promedio + margen de seguridad
En donde
Margen de seguridad = (consumo mximo-

consumo promedio) * tiempo de

espera

4.9. Mecanismos de Control Interno


El control interno de los inventarios hace referencia al conjunto de procedimientos
encaminados a reducir los riesgos por perdidas de las existencias, es bien sabido
que los inventarios es el rublo que mayor representacin tiene dentro del activo
corriente, por lo tanto, su correcto control evitara inconvenientes de liquidez.
Un correcto control presenta las siguientes ventajas:

Reduce costos financieros por excesivas existencias de inventarios


Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos
Se evita perder ventas por falta de mercancas
Se reduce perdidas por baja de los precios
Reduce el costo de la toma de inventarios fsico

4.9.1.

Mtodos de Control Interno

Las funciones de control interno de los inventarios pueden ser aplicados desde
dos puntos de vista:

Control operativo: en este control su objetivo principal es mantener las


existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos cuantitativos como
cualitativos, incluye tanto el control pre-operativo, control preventivo y la

auditoria
Control contable: aqu se realizan todos los procesos desde lo contable es
decir la forma como se valora los inventarios y como se deja registro de su
salida y todos los procesos productivos.

4.9.2.

Elementos del Control Interno

Como elementos de un buen control interno en los inventarios podemos enumerar


los siguientes:
1. Conteo fsico de los inventarios por los menos una vez por ao, sin importar
que sistema se utilice.
2. Realizar conteos peridicos a fin de verificar posibles prdidas de material.
3. Establecer sistemas computarizados que ejercen el control de los
inventarios ya sea teniendo actualizado las cantidades y los precios.
4. Establecer sistemas de control claro de mercancas al almacn.
5. Las instalaciones donde se almacena los inventarios deben estar en
condiciones ptimas de tal manera que eviten su deterioro.
6. Se debe responsabilizar al jefe del almacn sobre reportes de mercancas
deterioradas.
7. Establecer procedimientos

adecuados

de

almacenamientos de los inventarios.


8. Establecer los procedimientos necesarios

compras,
para

los

recepcin
procesos

y
de

almacenamiento.
9. El manejo del inventario debe ser realizado por personas que no tenga
acceso a los sistemas contables
10. Se debe comprar los materiales de acuerdo a los presupuestos teniendo en
cuenta los mximos y mnimos.
11. Se deben mantener los niveles adecuados de inventarios si exceder las
cantidades mximas ni las mnimas.
12. Evitar mantener inventarios almacenados demasiado tiempo, evitando as
tener recursos de dinero restringidos.
13. Capacitar constantemente al personal que est encargado del manejo del
inventario.

14. Realizar confrontacin de los inventarios fsicos con los registros contables.
15. Establecer mecanismos de proteccin que eviten los robos de inventarios.
16. Realizar las entregas de mercancas nicamente con solicitudes
autorizadas.
17. Proteger los inventarios a travs de plizas de seguros.
18. Realizar verificaciones al azar a fin de confrontar con los registros
contables.
19. Verificar que los sistemas computarizados de control de los inventarios
coincidan los registros con los existentes fsicamente.
20. Los responsables del manejo de los inventarios deben firmar actas de
responsabilidad.
21. Se debe establecer claramente quienes son las personas autorizadas para
ingresar al almacn.
22. Todo documento en el que se relacionan movimiento de mercancas deben
estar autorizados y firmados por las personas involucradas en las
operaciones y las que autorizan dichas operaciones.
23. Los registros de los inventarios no deben operarse por el personal del
almacn.
24. Se deben establecer polticas claras para el control de los siguientes
conceptos:
Cantidades mximas y mnimas de inventarios.
Solicitudes de compras
Ingresos de mercancas al almacn
Cantidades reservadas.
Salidas de mercancas del almacn.

UNIDAD 5
CONTROL CONTABLE DE LOS INVENTARIOS
5.1. NIIF plenas y NIIF para PYMES Relacionadas con
el Manejo de los Inventarios
Para efectos de la presentacin de la informacin financiera de una entidad con respecto al
control de los inventarios o existencias se debe tener en cuenta la NIC 2 para empresas
pertenecientes al grupo 1 o la seccin 13 de las NIIF para PYMES para las empresas del
grupo 2. A continuacin, se presenta un resumen de cada una de estas normas:

5.1.1. Resumen NIC 2


El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los
inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la
cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea
diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta
Norma suministra una gua prctica para la determinacin de ese costo, as
como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo,
incluyendo tambin cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al
valor neto realizable. Tambin suministra directrices sobre las frmulas del
costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.
Los inventarios se medirn al costo o al valor neto realizable, segn cual
sea menor.
Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso
normal de la operacin menos los costos estimados para terminar su
produccin y los necesarios para llevar a cabo la venta.
El costo de los inventarios comprender todos los costos derivados de su
adquisicin y transformacin, as como otros costos en los que se haya
incurrido para darles su condicin y ubicacin actuales.
El costo de los inventarios ser asignado siguiendo el mtodo de primera
entrada primera salida (FIFO) o el coste medio ponderado.
La entidad utilizar la misma frmula de costo para todos los inventarios
que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una
naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilizacin de frmulas
de costo tambin diferentes.
El costo de los inventarios de productos que no son habitualmente
intercambiables entre s, as como de los bienes y servicios producidos y
segregados para proyectos especficos, se determinar a travs de la
identificacin especfica de sus costos individuales.

Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos


se reconocer como gasto del periodo en el que se reconozcan los
correspondientes

ingresos

de

operacin.

El

importe

de

cualquier

disminucin de valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, as como todas


las dems prdidas en los inventarios, sern reconocidas como gasto en el
periodo en que ocurra la disminucin o la prdida.
El importe de cualquier reversin de la disminucin de valor que resulte de
un incremento en el valor neto realizable, se reconocer como una
reduccin en el valor de los inventarios, que hayan sido reconocidos como
gasto, en el periodo en que la recuperacin del valor tenga lugar (NIC 2)

5.1.2. Resumen Seccin 13 NIIF para PYMES


Esta seccin establece los principios para el reconocimiento y medicin de los
inventarios. Los inventarios son activos mantenidos para la venta en el curso
normal de las operaciones; en proceso de produccin con vistas a esa venta, o en
forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de
produccin o en la prestacin de servicios.
Una entidad medir los inventarios al importe menor entre el costo y el precio de
venta estimado menos los costos de terminacin y venta, una entidad incluir en el
costo de los inventarios todos los costos de compra, costos de transformacin y
otros costos incurridos para darles su condicin y ubicacin actuales.
Los costos de adquisicin de los inventarios comprendern el precio de compra, los
aranceles de importacin y otros impuestos, los costos de transformacin de los
inventarios incluirn los costos directamente relacionados con las unidades de
produccin, tales como la mano de obra directa, de igual manera una entidad
distribuir los costos indirectos fijos de produccin entre los costos de
transformacin sobre la base de la capacidad normal de los medios de produccin,
la capacidad normal es la produccin que se espera conseguir en promedio a lo
largo de un numero de periodos o temporadas en circunstancias normales,

teniendo en cuenta la prdida de capacidad procedente de las operaciones


previstas de mantenimiento.
El proceso de produccin puede dar lugar a la fabricacin simultanea de ms de un
producto, una entidad incluir otros costos en el costo de los inventarios solo en la
medida en que haya incurrido en ellos para dar a los mismos su condicin y
ubicacin

actuales.

Para los inventarios que comprenden productos agrcolas que una entidad haya
cosechado o recolectado de sus activos biolgicos deben medirse, en el momento
inicial. (Seccin 13 NIIF para PYMES)

5.2. Valoracin de los Inventarios


5.2.1. Conceptos Generales
Los inventarios o existencias son bienes tangibles que se tienen para la venta en
el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de
bienes o servicios para su posterior comercializacin.

Los inventarios

comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y


productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la
venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en
trnsito.

5.2.2. Mtodos de valoracin


Las existencias o inventarios inicialmente se deben reconocer por su costo el cual
deber incluir todos los costes derivados de su adquisicin y transformacin, as
como los costes que se hayan incurrido para darle su condicin y ubicaciones
actuales, al final del periodo se debe comparar el coste de la mercancas con el
valor neto realizable y si este es menor se debe ajustar, es decir las mercancas

inicialmente se deben reconocer por su coste para posteriormente ajustarlas por


su valor neto realizable.

5.3. Sistema Contables de Control de Inventarios o


Existencias
5.3.1. Control Contable
Para el control contable de los inventarios existen dos mtodos que se pueden
aplicar, la administracin escoge cual es el que desea aplicar, haciendo referencia
que es ms recomendable aplicar el sistema permanente ya que se tiene un
mayor control. A continuacin, se presenta los sistemas de control contable de las
existencias.

5.3.2. Sistemas de Inventarios


Existen dos sistemas de registros de los inventarios visto desde el control contable
los cuales pueden ser aplicados por la administracin para su control de
existencias; estos dos sistemas de control de inventarios son:
1. Sistema de registro de Inventario Peridico o Fsico.
2. Sistema de registros de Inventario Permanente o Perpetuo.

5.3.2.1. Sistema de inventario peridico


El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control
cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo
fsico, para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles
en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no
puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es
el costo de los productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta,
en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de
un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso
realizar el Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y
sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El
resultado es el costo de las ventas del peridico
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la prdida de los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos
fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
En el sistema de inventario peridico se utiliza la cuenta compras de mercancas
para al final de periodo realizar el ajuste y aplicando el juego de inventarios y con
base en este, determinar el costo de las mercancas vendidas.

5.3.2.2. Juego de inventarios


El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios
peridico para determinar el Costo de venta.
Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el
final, para lo cual se requiere hacer un conteo fsico de cada uno de los productos
que la empresa maneja.
Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios peridico, se
requiera adems conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos
devoluciones en compra).

Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de


inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:
Inventario inicial de mercancas
- Compras de mercancas del periodo
- Devolucin en compras
= mercancas disponibles para la vena
- Inventario final de mercancas
= costo del producto vendido
Inventario inicial. Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por
lo general corresponde al inventario final del periodo anterior.
Compras.

Corresponde a las compras de mercancas

realizadas en un

periodo determinado.
Devoluciones en compra. Son las compras que se han devuelto a los
proveedores en el mismo periodo.
Mercancas disponibles para la venta. Corresponde a las mercancas con que
efectivamente cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas las que se
han devuelto.
Inventario final. Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza
inventario peridico se debe hacer conteo fsico.
Costo de venta. Es lo que cuesta la mercanca vendida, es decir el valor que se
pag por el bien
Un ejemplo prctico del juego de inventarios: supongamos que una empresa
presenta las siguientes operaciones durante el ao 2015:
Inventario inicial

1.000.000

Compras del periodo


Inventario final
Devolucin en compras
Ventas del periodo

10.000.000
2.000.000
2.000.000
12.000.000

Aplicacin del Juego de Inventarios


Inventario inicial
+ compras del periodo
- devolucin en compras
= mercancas disponibles
- inventario final
= costo de ventas

1.000.000
10.000.000
2.000.000
9.000.000
2.000.000
7.000.000

Contabilizacin de las Compras


COD

CUENTAS

6205

Compra de mercancas

2408

IVA descontable

2365

Rete fuente por pagar

2205

Proveedores

DEBE

HABER
10.000.000
1.600.000
250.000
11.350.000

Contabilizacin de la Devolucin en Compras


COD
6225
2408
2365
2205

CUENTAS
Devolucin en compras
IVA descontable
Rete fuente por pagar
Proveedores

DEBE

HABER
2.000.000
320.000
50.000
2.270.000

Contabilizacin de la venta
COD
4135

CUENTAS
DEBE
Comercio al por mayor y

2408

menor
IVA Generado

HABER
12.000000
1.920.000

1355

Anticipo

de

1305

retefuente
Clientes Nacionales

impuestos

300.000
13.620.000

Cierre de las cuentas al finalizar el periodo: al finalizar el periodo se debe


realizar un ajuste de las cuentas para reflejar el juego de inventarios en la
informacin contable de la empresa, para lo cual se debe realizar el siguiente
asiento:
COD
6135

CUENTAS
Costo de ventas

6205

Compra de mercancas

6225

Devolucin en compras

6135

Costo de ventas

6135

Costos de ventas

1435

Inventario inicial

1435

Inventario inicial

6135

Costo de ventas

DEBE

HABER
10.000.000
10.000.000
2.000.000
2.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000

Como se puede observar en el asiento se deben cancelar las cuentas de compras,


y devolucin en compras contra la cuenta de costo de ventas, luego de esto se
cancela el inventario inicial de igual forma contra el costo de ventas, para por
ltimo el inventario final dejarlo como inventario inicial tomndolo del costo de
ventas. As la cuenta de costos de ventas quedara ajustada a valor del juego de
inventarios.
Determinacin de la Utilidad del Periodo
Al finalizar el periodo la utilidad del ejercicio se calcula de la siguiente manera:
INGRSOS DEL PERIODO

12,000,000

COSTO DE VENTAS

7,000,000

UTILIDAD BRUTA

5,000,000

5.2.2.3. Sistema de Inventarios Permanente:


A travs de este sistema de control de existencias se lleva un registro permanente
tanto de las entradas como de las salidas de mercancas, por lo tanto, si se
necesita saber cunto son los saldos de los inventarios, se pueden conocer sin
necesidad de realizar un conteo fsico; este control es posible con el manejo de la
tarjeta de Kardex la cual por lo general se lleva de forma sistematizado ya sea a
travs de un software especializado o con hojas de clculo.
En este sistema las compras se registran directamente en la cuenta de inventarios
y cada vez que se realiza una venta se determina su costo. Aqu se presenta un
inconveniente ya que las mercancas se compran en fechas diferentes por lo tanto
su costo tambin es diferente, en este caso se hace necesario determinar cul es
el costo de salida de mercancas y esto se hace a travs de la aplicacin de
diferentes mtodos de valuacin, a continuacin, explicamos los dos ms
utilizados y que son aceptados por normas contables.
Las empresas obligadas a presentar su declaracin tributaria firmada por el revisor
fiscal o contador pblico, debern utilizar el sistema de inventario permanente.

5.4. Mtodos de valuacin de los Inventarios


Para la valoracin de los inventarios al momento de registrar su salida existe
algunos mtodos que se pueden aplicar, para nuestro caso vamos a estudiar los
dos ms utilizados y que son aceptados por las normas internacionales de
contabilidad, y estos son: Mtodo PEPS y Mtodo de Promedio Ponderado.

Mtodo PEPS esto significa primeras en entrar, primeras en salir y bsicamente


establece que las primeras mercancas que ingresan son las primeras que deben
salir, por lo tanto, los inventarios quedan valorados a su costo ms reciente.
Ejemplo de Aplicacin: Supongamos que una empresa presenta los siguientes
Movimientos de su producto XYZ Ref. 123 durante del mes de agosto de 2016:

Inventario inicial 100 unid por $ 10.000 c/u


El 10 de agosto vende 180 unid por $ 17.000 c/u
El 15 de agosto compra 150 unid por $ 11.500 c/u
El 20 de agosto vende 170 unid por $ 18.000 c/u
El 25 de agosto nos devuelven 3 unidades de la ltima venta
El 30 de agostos devolvemos 3 unidades de la compra del 20 de agosto

Registro de las operaciones en el Kardex


fecha

Conceptos

01-Ago
05-Ago
05-Ago
10-Ago
10-Ago
15-Ago
15-Ago
20-Ago
20-Ago
25-Ago
30-Ago

inventario inicial
saldo anterior
compra segn fac 123
venta segn fac 456
venta segn fac 456
saldo anterior
compra segn fac 124
venta segn fac 457
venta segn fac 457
devolucin en venta
devolucin en compra
COSTO DE VENTAS

valor
entradas
salidas
unitario
cant valor
cant valor
10,000
10,000
11,000 120
1,320,000
10,000
100
1,000,000
11,000
80
880,000
11,000
11,500 150
1,725,000
11,000
40
440,000
11,500
130
1,495,000
11,500
-3
-34,500
11,500
-3
-34,500
3,780,500

saldos
cant valor
100 1,000,000
100 1,000,000
120 1,320,000
0
40
440,000
40
440,000
150
1,725,000
0
20
230,000
23
264,500
20
230,000

Como se puede observar en la tarjeta las primeras unidades que entran son las
primeras que se toman en la salida. En este mtodo no se van sumando los
saldos al final, sino que se dejan separados para poder tener ms claro cules
fueron las primeras que ingresaron y as estas sean las primeras que salgan.
Registros Contables:
Registro de las Compras
COD

CUENTA

DEBE

HABER

1435

Mercancas no fabricadas por la

1.320.000

empresa
2408

IVA descontable

2365

Retefuente por pagar

2205

Cuentas

comerciales

211.200
33.000
por

pagar

1.498.200

proveedores

Registro de las ventas


COD

CUENTA

1305

Cuentas

DEBE
comerciales

por

cobrar

HABER

3.473.100

clientes
1355

Anticipo de impuestos

76.500

4135

Comercio al por mayor y menor

2408

IVA Descontable

6135

Costo de ventas

1435

Mercancas no fabricadas por la

3.060.000
489.600
1.880.000
1.880.000

empresa

Registro de las Devoluciones en Ventas


COD

CUENTA

4175

Devolucin en ventas

2408

IVA generado

1355

Anticipo de impuestos

1305

Cuentas
clientes

DEBE

comerciales

HABER
54.000
8.640
1.350

por

cobrar

61.290

1435

Mercancas no fabricadas por la

34.500

empresa
6135

Costo de ventas

34.500

Registro de las Devoluciones en Compras

COD

CUENTA

DEBE

1435

Mercancas no fabricadas por la

HABER
34.500

empresa
2408

IVA descontable

2365

Retefuente por pagar

2205

Cuentas

comerciales

5.520
863
por

pagar

39.157

proveedores

Determinacin de la Utilidad del Periodo


INGRSOS DEL PERIODO
DEVOLUCION EN VENTAS

6,120,000
54,000

VENTAS NETAS

6,066,000

COSTO DE VENTAS

3,780,500

UTILIDAD BRUTA

2,285,500

Mtodo Promedio Ponderado: en este mtodo las existencias salen por su costo
promedio, por lo tanto, los saldos de las mercancas existentes se van sumando
con las nuevas compras, para cada vez que se d una salida esta se tomara por
su costo promedio, el cual se calcula con la siguiente formula:

Costo total de las mercancas


Costo promedio = ____________________________
Unidades totales
Ejemplo de aplicacin: Tomando los mismos datos que se utilizaron para el
ejemplo del PEPS se van a aplicar ahora para el mtodo del promedio ponderado
fecha

Conceptos

01-Ago
05-Ago
10-Ago
15-Ago
20-Ago
25-Ago
30-Ago

inventario inicial
compra segn fac 123
venta segn fac 456
compra segn fac 124
venta segn fac 457
devolucin en venta
devolucin en compra
COSTO DE VENTAS

valor
unitario
10,000
11,000
10,545
11,500
11,500
11,500
11,500

entradas
cant valor
120

salidas
cant valor

1,320,000
180

150

1,725,000
170
-3

-3

-34,500

saldos
cant valor

100
220
1,898,182 40
190
1,955,000 20
-34,500 23
20
3,821,682

1,000,000
2,320,000
421,818
2,185,000
230,000
264,500
230,000

Como se puede observar las mercancas al momento de ingresar al inventario se


van sumando con los saldos existentes (100 unid de inventario inicial + 120
unidades de la compra = 120 unidades de saldo) (1.000.000 de inventario inicial +
1.320.000 de compras = 2.320.000 de saldo).
Cuando se vende se calcula el costo promedio para con este determinar el valor
de las mercancas vendidas a su costo.
2.320.000
Costo promedio= ---------------------- = 10.545
220
A este valor se toman las mercancas que salen del inventario (180 unid x 10.545
de costo promedio = 1.898.181 es el costo de ventas); en el saldo esta salida se
debe restar.
Los registros contables son los mismos que se explicaron el mtodo PEPS lo
nico que cambiara, es el costo de salida de las mercancas cuando se registra
las ventas.

5.5. registros contables de los inventarios


En cada uno de los temas tratados de sistema peridico y sistema permanente
para el control de los inventarios se abarca el tema de los registros contables

5.6. Deterioro de los Inventarios


Ajuste de las Existencias a su Valor Neto Realizable: al finalizar el periodo se
debe valorar si las mercancas han sufrido algn deterioro, aunque la NIC 2 no
habla explcitamente del deterioro de las existencias, si nos dice que se debe
comparar su costo con el valor neto realizable si este es menor se deber hacer
un ajuste disminuyendo el valor de los inventarios.
El valor neto realizable se calcula tomando el valor unitario de venta de las
mercancas y se le resta los costos y gastos necesarios para su distribucin o
venta del producto. Esto se debe hacer individualmente por cada tipo de producto
y no por grupos homogneos
El deterioro de los inventarios se puede producir por situaciones teles como:

Obsolescencias de las existencias


Incremento en los costos de produccin
Rebaja en los precios de venta de los inventarios
Deterioro o dao de los inventarios.

Ejemplo: supongamos que una empresa comercializa frijol por kilos el costo de
produccin del kilo es de 2.500 u.m y el precio de venta es de 3.000 u.m. los
costos estimados de venta son los siguientes:
concepto
Salario vendedores
Comisin de vendedores
Transporte de las mercancas

Costo estimado por kilo vendido


200 u.m
20 u.m.
100 u.m.

Arriendo de la bodega
Impuesto industria y comercio

50 u.m
3 u.m.

Para determinar de estos costos cuales son necesarios para la venta del producto,
se debern tomar solo los costos variables es decir solo se toman aquellos gastos
en que se incurren si el producto es vendido. En nuestro ejemplo se tomaran los
siguientes:

concepto
Salario vendedores
Comisin de vendedores
Transporte de las mercancas
Arriendo de la bodega
Impuesto industria y comercio

No: ya que se paga as no se venda


Si: se debe pagar cuando se vende
Si: se paga cuando hay ventas
No. Se paga as no se realicen ventas
Si: se paga cuando existen ventas

De acuerdo con esto el valor neto realizable del kilo de frijol es el siguiente:
concepto
Valor
Precio de venta
- Comisin de vendedores
- Transporte de las mercancas
- Impuesto
de
industria
y

3.000 u.m
20 u.m.
100 u.m.
3 u.m.

comercio
= Valor neto realizable

2.877 u.m

Como se observa en el ejemplo el valor neto realizable es mayor que el costo del
producto (2.877 > 2.500) por lo tanto no se debe realizar ningn ajuste, esto indica
que los inventarios no han sufrido ningn deterioro. En caso contrario se debera
disminuir el valor de los inventarios con contrapartida a las cuentas de resultados.
BLIBLIOGRAFIA

CORA, Lucy. (2011). Contabilidad Universitaria. Bogot. Mc Graw Hill.

FIERRO, ngel. (2012). Contabilidad General. Bogot. ECOE Ediciones

RINCON, C. (2013). Contabilidad Siglo XXI. Bogot. ECOE Ediciones

FIERRO, ngel. (2015). Contabilidad General con Enfoque de NIIF para


PYMES. Bogot. ECOE Ediciones.

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