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UNIDAD 1
GESTIN DE LOS INVENTARIOS
1.1. Conceptos Generales de Inventarios
1.1.1.
Definicin de inventarios
La NIC 2 define los inventarios como: los inventarios son activos posedos para
ser vendidos en el curso normal de la explotacin del negocio, que se encuentran
en proceso de produccin de cara a esa venta; o en forma de materiales o
suministros, para ser consumidos en el proceso de produccin o en el suministro
de servicios
Los inventarios estn representados en acumulacin de materias primas,
productos en proceso y productos terminados que estn distribuidos en diferentes
puntos de los canales de produccin y distribucin, tales como el almacn, planta
de produccin, pisos de las tiendas, equipos de transporte y en los estantes de los
almacenes de distribucin.
1.1.2.
1.1.3.
Gestin de inventarios
1.1.3.1.
Auditoria de existencias.
Conteos cclicos.
1.1.3.2.
Es
una
modalidad
de
control
mnimos)
evitando
Fuente: propia
ser
utilizados
productivo;
es
en
decir
un
van
proceso
a
ser
agregados a la fabricacin de un
producto el cual puede ser terminado o
Inventarios
de
productos
semielaborado
en Representa todas aquellos inventarios
proceso
Inventarios
terminados
estan
disposicin
de
ser
que
estan
siendo
de
manufactura,
pero
la
proveedor.
Hace referencia a los empaques que
Inventarios finales
Inventario periodico
un periodo.
Es un conteo fisico de las existencias o
meteriales que se realiza en forma
periodico por lo general al finalizar el
Inventario Fsico
ciclo contable.
El contar las mercancas o hacer un
inventario fsico puede tener varios
motivos y la administracin establece
los intereses para realizarlo.
Hay que tener en cuenta que tambin
existen motivos contables y de control
objetivos
que
podemos
las
mercancas
tenemos
las
siguientes:
Comprobar
la
rotacin
de
los
productos
y conservacin.
Estos inventarios se realizan durante el
transcurso del ao sobre cantidades
pequeas de producto o sobre un
producto especfico, el objetivo de este
inventario es el de repartir la carga de
trabajo de manera ms uniforme,
permitiendo
disponer
sobre
manera ms precisa.
Este es uno de los problemas ms
comunes en las empresas que tienen
existencias para la venta, y se refleja
en la acumulacin de stock en los
almacenes ms all de los niveles
apropiados u ptimos, que en la
mayora de las empresa se estima de
forma elemental, esto se denomina
exceso
provocan
de
stock,
grandes
estos
excesos
problemas
Inventarios Insuficientes
Fuente: Propia.
respectivos
establecidas
mercancas
procesos
por
sin
y
la
los
polticas
empresa,
implicando
que
las
compras
se
Costos de almacenamiento
Fuente: propia
Punto de pedido
Tiempo de reposicin de inventarios (en das)
Consumo promedio (diario)
Consumo mximo (diario)
Consumo Mnimo (diario)
Existencia mxima
Existencia Mnima o de seguridad
Cantidad de pedido
Existencia actual
Pp = CP x Tr + Em
EM = CM x Tr + Em
Em = Cm x Tr
CP = EM E
05 das
100 unidades
es el da de mayor consumo en el ao
Cm: es el da de menor consumo durante el ao
45 unidades
70 unidades
350 unidades
empresa actualmente
De acuerdo a esta informacin podemos determinar lo siguiente:
Em = 45 x 5 = 225 unidades
EM = 100 x 5 + 225 = 725 unidades
Pp = 70 x 5 + 225 = 575 unidades
CP = 725 350 = 375 unidades
De esta informacin se puede concluir lo siguiente:
CONCEPTOS
JUSTIFICACIN
Stock de seguridad
Stock mnimo
Stock mximo
almacn
los
costes
de
almacenamiento.
Stock medio
Stock ptimo
que
suponen
estas
existencias en almacn.
Coste
de
posesin
almacenamiento de stock
Costes
de
registro,
manipulacin
administracin:
Costes de realizacin de
pedidos o de renovacin
de stock
transporte,
recepcin, etc.
no
puede
atender
las
Como hay una relacin ms estrecha con los proveedores permite realizar
acuerdos de compras aseguradas a lo largo del ao dando como
consecuencia una mejor negociacin en los precios.
Pocos proveedores
estos
permanezcan
Calidad
Especificaciones impuestas el
proveedor
cumplir
con
las
especificaciones de calidad.
Relacin
estrecha
personal
Embarques
de
entre
calidad
el
del
Existe
control
mediante
la
transporte
de
almacenamiento.
Fuente: propia
Producto B
inventario.
Nmero de productos ms alto, el 25%
de los inventarios, pero representa en
total un 15% del valor total del uso del
Producto C
inventario
Gran cantidad de producto el 60% ms
o menos, con poco uso individual con
un
bajo
valor
que
representa
% del Producto
% del valor
Clase A
Clase B
Clase C
15%
25%
60%
80%
15%
5%
Producto B
Producto C
usos futuros
Gestin de rutina
de la demanda
Poco esfuerzo en prediccin de
la demanda.
estratgicos
(inventario de seguridad)
Unidad 2
ADMINISTRACIN Y MANEJO DE ALMACENTES
2.1. Conceptos Bsicos
2.1.1. Definicin de Almacn
El almacn es el lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar los
materiales e inventarios de una empresa ya sea comercial o industrial. La palabra
almacn proviene del vocablo rabe Almagacen que significa tesoro, es claro
que las mercancas que se encuentran en el almacn son un tesoro para toda
organizacin ya que de ellas depende la obtencin de ingresos.
Dentro de la formulacin de las polticas para la gestin de los inventarios se debe
tener como un elemento importante la gestin de los almacenes, esta gestin
depende de la informacin de tiempos de entrega, disponibilidades de materias
primas, tendencias en los precios y materiales de compras entre otras
informaciones.
Como objetivo principal al establecer una poltica en la planeacin de los
almacenes es la de suministrar espacio, equipos y personal para proteger los
artculos y mercancas que van a sur utilizadas, de tal forma que se sea lo ms
eficiente en su costo. Todo esto depende de una planificacin por parte de la
administracin muy cuidadosa.
la superficie requerida.
Un almacn debe planearse de tal manera que el ambiente de trabajo
resulte agradable y facilite el desarrollo de las funciones y posteriores
ampliaciones.
Una buena iluminacin y una correcta ubicacin de las mercancas facilita
inventarios es indispensable.
Se planifica en lo posible que los movimientos de inventarios sean en lnea
especialmente protegidas.
Se deben construir reas adecuadas con plataformas para el cargue y el
descargue.
Las puertas de acceso para el cargue y el descargue deben ser lo
de
odos.
Si se realizan operaciones de corte se deben usar lentes de seguridad.
Se recomienda que el personal de almacn tenga un uniforme que
debidamente rotulada
El cargue de las bateras o del combustible del montacargas no se debe
Cmaras de video
Alarmas contra incendios
Alarmas contra robos
Servicios de vigilancia
Capacitacin constante en cuanto a polticas de seguridad establecidas
por la empresa, tanto al personal antiguo como al personal que ingresa
nuevo.
Mtodos de Apilamiento
Almacenamiento en Bloque
Estantera Fijas
universalmente
empleados
para
el
lo
mximo
las
estanteras
para
Son
sistemas
de
estanteras
que
estn
Estanteras Dinmicas
las mismas.
Sistemas Compactos
Almacenes Robotizados
Las mermas originadas por mal manejo o por mal uso de mercancas
deber ser registrados en un informe independiente para tomar las
respectivas correcciones.
UNIDAD 3
MANEJO DE LOS MATERIALES
3.1. Beneficios de un Buen Manejo de Materiales
En un buen manejo de inventarios se pueden obtener beneficios tangibles e
intangibles los cuales se pueden establecer a travs de cuatro objetivos
principales, esto de acuerdo a la Sociedad Americana para el Manejo de
Materiales.
de
los
costos
generales.
Aumento de capacidad
a) Aumento de la produccin
b) Aumento de la capacidad de
almacenamiento
c) Mejoramiento de la distribucin
trabajo
b) Disminucin de la fatiga
c) Mejora
en
las
condiciones
personales.
Mejor distribucin
a) Mejoramiento
en
equipo
de
rutas
b) Colocacin estratgica de los
almacenes
c) Mejoramiento en el servicio a
los usuarios
d) Aumento en la disponibilidad del
producto
un
plan
de
manejo
de
4. El principio ergonmico
las
aptitudes
del
trabajador.
5. El principio de carga unitaria
el
nmero
de
artculos
Un
sistema
es
entidades
un
conjunto
interactuantes
de
y/o
con
la
dispositivos
aplicacin
de
electromecnicos,
actividades
de
produccin
de
la
intencin
de
no
negativos
de
nuestras
Determinar cules son los factores que tienen relacin con el anlisis
Caractersticas
del
producto:
se
deben
tener
en
cuenta
En la mayora de casos las perdidas por robos de materiales son originadas por
empleados u obreros que cometen los fraudes. Al momento de instalar sistemas
de seguridad, se deben tener en cuenta la naturaleza de los trabajadores. Los
factores que influyen mutuamente son: la oportunidad y el deseo.
El plan de seguridad es bsico, quite la oportunidad y disminuir sustancialmente
el deseo por cometer el delito, como dice el refrn: la mejor forma para que un
hombre conserve su honradez es evitando la tentacin.
Esto puede lograrse bsicamente por medio de dos formas:
1. Haciendo difcil que el empleado robe
2. Hacerle ver que si trata de robar es muy posible que sea capturado y
castigado.
De igual forma la administracin deber establecer polticas encaminadas a
desestimular los robos en el almacn ya sea a travs de las buenas condiciones
de trabajo, un trato justo y un programa de adiestramiento y desarrollo bien
estructurado combinado con unos buenos sistemas de seguridad tales como
cmaras, controles de ingreso, personal de vigilancia entre otros.
UNIDAD 4
CONTROL INTERNO DE LOS INVERNTARIOS
4.1. Reserva de Inventarios
Como los inventarios constituyen uno de los grupos ms importantes del activo, es
importante que su manejo sea lo ms eficiente posible. Mltiples problemas
relacionados con la gestin de los inventarios y su control asedian a las
organizaciones. Estos problemas no solo tienen que ver con el rea de produccin
sino tambin con las reas funcionales.
Los inventarios son los que generan los ingresos a la empresa, por lo tanto, una
correcta administracin de estos evitara incurrir en costos innecesarios, la
administracin debe establecer proceso que maximicen se manej.
La gestin de inventarios es una funcin que est en cabeza de la administracin
o gerencia de la empresa, quien delega funciones al departamento de produccin,
de esta gestin hacen parte actividades tales como: las compras, manipulacin y
almacenamiento, transportes de mercancas, direccin de los almacenes entre
otras.
En la planeacin de produccin es importante considerar la funcin de reservas de
materias primas a fin de no incurrir en exceso de inventarios o falta de los mismos,
4.2.1.
Los siguientes son los pasos bsicos a tener en cuenta al realizar el proceso de
compra de inventarios o mercancas:
Almacn
En el anterior esquema se puede observar el flujo que debe seguir el proceso para
realizar la solicitud de compras.
Departamento de produccin
Almacn de materiales
Departamento de compras
Comprobacin de facturas
Seleccin de proveedores
Control de calidad
Envi de pedidos
Recepcin de pedidos
Proveedores
Proveedor
Departamento de compras
Gerencia
Contabilidad
Almacn
Produccin
Proveedor
Almacn
Contabilidad
de
inventarios.
2. El segundo factor hace referencia al nivel mximo de inventarios, que hace
referencia al tamao ptimo de inventarios ms el margen de seguridad o
nivel mnimo
3. El tercer factor hace referencia al tiempo de espera, que es el intervalo de
tiempo que transcurre entre colocar un pedido y recibirlo en bodega.
4. El cuarto factor se refiere al coeficiente de uso o consumo promedio de
materias primas durante un periodo de tiempo.
espera
4.9.1.
Las funciones de control interno de los inventarios pueden ser aplicados desde
dos puntos de vista:
auditoria
Control contable: aqu se realizan todos los procesos desde lo contable es
decir la forma como se valora los inventarios y como se deja registro de su
salida y todos los procesos productivos.
4.9.2.
adecuados
de
compras,
para
los
recepcin
procesos
y
de
almacenamiento.
9. El manejo del inventario debe ser realizado por personas que no tenga
acceso a los sistemas contables
10. Se debe comprar los materiales de acuerdo a los presupuestos teniendo en
cuenta los mximos y mnimos.
11. Se deben mantener los niveles adecuados de inventarios si exceder las
cantidades mximas ni las mnimas.
12. Evitar mantener inventarios almacenados demasiado tiempo, evitando as
tener recursos de dinero restringidos.
13. Capacitar constantemente al personal que est encargado del manejo del
inventario.
14. Realizar confrontacin de los inventarios fsicos con los registros contables.
15. Establecer mecanismos de proteccin que eviten los robos de inventarios.
16. Realizar las entregas de mercancas nicamente con solicitudes
autorizadas.
17. Proteger los inventarios a travs de plizas de seguros.
18. Realizar verificaciones al azar a fin de confrontar con los registros
contables.
19. Verificar que los sistemas computarizados de control de los inventarios
coincidan los registros con los existentes fsicamente.
20. Los responsables del manejo de los inventarios deben firmar actas de
responsabilidad.
21. Se debe establecer claramente quienes son las personas autorizadas para
ingresar al almacn.
22. Todo documento en el que se relacionan movimiento de mercancas deben
estar autorizados y firmados por las personas involucradas en las
operaciones y las que autorizan dichas operaciones.
23. Los registros de los inventarios no deben operarse por el personal del
almacn.
24. Se deben establecer polticas claras para el control de los siguientes
conceptos:
Cantidades mximas y mnimas de inventarios.
Solicitudes de compras
Ingresos de mercancas al almacn
Cantidades reservadas.
Salidas de mercancas del almacn.
UNIDAD 5
CONTROL CONTABLE DE LOS INVENTARIOS
5.1. NIIF plenas y NIIF para PYMES Relacionadas con
el Manejo de los Inventarios
Para efectos de la presentacin de la informacin financiera de una entidad con respecto al
control de los inventarios o existencias se debe tener en cuenta la NIC 2 para empresas
pertenecientes al grupo 1 o la seccin 13 de las NIIF para PYMES para las empresas del
grupo 2. A continuacin, se presenta un resumen de cada una de estas normas:
ingresos
de
operacin.
El
importe
de
cualquier
actuales.
Para los inventarios que comprenden productos agrcolas que una entidad haya
cosechado o recolectado de sus activos biolgicos deben medirse, en el momento
inicial. (Seccin 13 NIIF para PYMES)
Los inventarios
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta,
en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de
un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso
realizar el Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y
sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El
resultado es el costo de las ventas del peridico
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la prdida de los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos
fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
En el sistema de inventario peridico se utiliza la cuenta compras de mercancas
para al final de periodo realizar el ajuste y aplicando el juego de inventarios y con
base en este, determinar el costo de las mercancas vendidas.
realizadas en un
periodo determinado.
Devoluciones en compra. Son las compras que se han devuelto a los
proveedores en el mismo periodo.
Mercancas disponibles para la venta. Corresponde a las mercancas con que
efectivamente cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas las que se
han devuelto.
Inventario final. Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza
inventario peridico se debe hacer conteo fsico.
Costo de venta. Es lo que cuesta la mercanca vendida, es decir el valor que se
pag por el bien
Un ejemplo prctico del juego de inventarios: supongamos que una empresa
presenta las siguientes operaciones durante el ao 2015:
Inventario inicial
1.000.000
10.000.000
2.000.000
2.000.000
12.000.000
1.000.000
10.000.000
2.000.000
9.000.000
2.000.000
7.000.000
CUENTAS
6205
Compra de mercancas
2408
IVA descontable
2365
2205
Proveedores
DEBE
HABER
10.000.000
1.600.000
250.000
11.350.000
CUENTAS
Devolucin en compras
IVA descontable
Rete fuente por pagar
Proveedores
DEBE
HABER
2.000.000
320.000
50.000
2.270.000
Contabilizacin de la venta
COD
4135
CUENTAS
DEBE
Comercio al por mayor y
2408
menor
IVA Generado
HABER
12.000000
1.920.000
1355
Anticipo
de
1305
retefuente
Clientes Nacionales
impuestos
300.000
13.620.000
CUENTAS
Costo de ventas
6205
Compra de mercancas
6225
Devolucin en compras
6135
Costo de ventas
6135
Costos de ventas
1435
Inventario inicial
1435
Inventario inicial
6135
Costo de ventas
DEBE
HABER
10.000.000
10.000.000
2.000.000
2.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
12,000,000
COSTO DE VENTAS
7,000,000
UTILIDAD BRUTA
5,000,000
Conceptos
01-Ago
05-Ago
05-Ago
10-Ago
10-Ago
15-Ago
15-Ago
20-Ago
20-Ago
25-Ago
30-Ago
inventario inicial
saldo anterior
compra segn fac 123
venta segn fac 456
venta segn fac 456
saldo anterior
compra segn fac 124
venta segn fac 457
venta segn fac 457
devolucin en venta
devolucin en compra
COSTO DE VENTAS
valor
entradas
salidas
unitario
cant valor
cant valor
10,000
10,000
11,000 120
1,320,000
10,000
100
1,000,000
11,000
80
880,000
11,000
11,500 150
1,725,000
11,000
40
440,000
11,500
130
1,495,000
11,500
-3
-34,500
11,500
-3
-34,500
3,780,500
saldos
cant valor
100 1,000,000
100 1,000,000
120 1,320,000
0
40
440,000
40
440,000
150
1,725,000
0
20
230,000
23
264,500
20
230,000
Como se puede observar en la tarjeta las primeras unidades que entran son las
primeras que se toman en la salida. En este mtodo no se van sumando los
saldos al final, sino que se dejan separados para poder tener ms claro cules
fueron las primeras que ingresaron y as estas sean las primeras que salgan.
Registros Contables:
Registro de las Compras
COD
CUENTA
DEBE
HABER
1435
1.320.000
empresa
2408
IVA descontable
2365
2205
Cuentas
comerciales
211.200
33.000
por
pagar
1.498.200
proveedores
CUENTA
1305
Cuentas
DEBE
comerciales
por
cobrar
HABER
3.473.100
clientes
1355
Anticipo de impuestos
76.500
4135
2408
IVA Descontable
6135
Costo de ventas
1435
3.060.000
489.600
1.880.000
1.880.000
empresa
CUENTA
4175
Devolucin en ventas
2408
IVA generado
1355
Anticipo de impuestos
1305
Cuentas
clientes
DEBE
comerciales
HABER
54.000
8.640
1.350
por
cobrar
61.290
1435
34.500
empresa
6135
Costo de ventas
34.500
COD
CUENTA
DEBE
1435
HABER
34.500
empresa
2408
IVA descontable
2365
2205
Cuentas
comerciales
5.520
863
por
pagar
39.157
proveedores
6,120,000
54,000
VENTAS NETAS
6,066,000
COSTO DE VENTAS
3,780,500
UTILIDAD BRUTA
2,285,500
Mtodo Promedio Ponderado: en este mtodo las existencias salen por su costo
promedio, por lo tanto, los saldos de las mercancas existentes se van sumando
con las nuevas compras, para cada vez que se d una salida esta se tomara por
su costo promedio, el cual se calcula con la siguiente formula:
Conceptos
01-Ago
05-Ago
10-Ago
15-Ago
20-Ago
25-Ago
30-Ago
inventario inicial
compra segn fac 123
venta segn fac 456
compra segn fac 124
venta segn fac 457
devolucin en venta
devolucin en compra
COSTO DE VENTAS
valor
unitario
10,000
11,000
10,545
11,500
11,500
11,500
11,500
entradas
cant valor
120
salidas
cant valor
1,320,000
180
150
1,725,000
170
-3
-3
-34,500
saldos
cant valor
100
220
1,898,182 40
190
1,955,000 20
-34,500 23
20
3,821,682
1,000,000
2,320,000
421,818
2,185,000
230,000
264,500
230,000
Ejemplo: supongamos que una empresa comercializa frijol por kilos el costo de
produccin del kilo es de 2.500 u.m y el precio de venta es de 3.000 u.m. los
costos estimados de venta son los siguientes:
concepto
Salario vendedores
Comisin de vendedores
Transporte de las mercancas
Arriendo de la bodega
Impuesto industria y comercio
50 u.m
3 u.m.
Para determinar de estos costos cuales son necesarios para la venta del producto,
se debern tomar solo los costos variables es decir solo se toman aquellos gastos
en que se incurren si el producto es vendido. En nuestro ejemplo se tomaran los
siguientes:
concepto
Salario vendedores
Comisin de vendedores
Transporte de las mercancas
Arriendo de la bodega
Impuesto industria y comercio
De acuerdo con esto el valor neto realizable del kilo de frijol es el siguiente:
concepto
Valor
Precio de venta
- Comisin de vendedores
- Transporte de las mercancas
- Impuesto
de
industria
y
3.000 u.m
20 u.m.
100 u.m.
3 u.m.
comercio
= Valor neto realizable
2.877 u.m
Como se observa en el ejemplo el valor neto realizable es mayor que el costo del
producto (2.877 > 2.500) por lo tanto no se debe realizar ningn ajuste, esto indica
que los inventarios no han sufrido ningn deterioro. En caso contrario se debera
disminuir el valor de los inventarios con contrapartida a las cuentas de resultados.
BLIBLIOGRAFIA