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Anlisis de problemas

y toma de decisiones

Cuatro patrones bsicos de


pensamiento
z

Qu est ocurriendo?

por qu ocurri esto?

qu curso de accin deberamos


adoptar?

qu nos espera ms adelante?

Las tcnicas del Anlisis de


Problemas

Descripcin del problema en cuatro


dimensiones: identidad, ubicacin, tiempo y
magnitud

Ambos tipos de problemas, la desviacin actual de un desempeo que


antes era aceptable y un desempeo que nunca ha satisfecho las
expectativas, pueden abordarse mediante las tcnicas del Anlisis de

IDENTIDAD: qu es lo que estamos tratando de


explicar

UBICACIN: dnde lo observamos

TIEMPO: cundo ocurre

MAGNITUD: que tan grave, o extenso es

Problemas.
Las tcnicas se dividen en estas principales categoras:

1. Definicin del problema.


2. Descripcin del problema en cuatro dimensiones: identidad, ubicacin, tiempo y
magnitud.
3. Extraccin de la informacin clave en las cuatro dimensiones para descubrir las
posibles causas.
4. Pruebas para deducir la causa ms probable.
5. Verificacin de la causa real.

Situaciones en las que el desempeo real


nunca ha estado a la altura de las
expectativas
Cuando comenzamos el Anlisis de Problemas del tipo
"nunca ha dado resultado", es razonable examinar el
propio DEBIERA del desempeo y quiz realizar
alguna investigacin.

Es realista el DEBIERA? Ha sido alcanzado, en


algn sitio, por alguien? Quin dice que es el
DEBIERA? Y con base en qu criterios? En
ocasiones las normas de desempeo se establecen
sin cuidado o en un nivel intencionalmente mayor al
que puede llegar cualquiera. Y en ocasiones un
DEBIERA del desempeo se comunica de cierta
manera, cuando en realidad significa otra cosa.

Anlisis de decisiones
En todas las organizaciones deben tomarse decisiones y realizarse acciones.
Compete a las personas correspondientes de la organizacin seleccionar las
acciones, determinar cmo realizarlas, y hacer-se responsables de su
implantacin con xito. Pero con frecuencia hay confusin respecto a las
decisiones. A las personas se les dificulta pensar juntas sobre las elecciones
que deben hacer. No se ponen de acuerdo en dnde comenzar o cmo
proceder. Como resultado, pueden pasar por alto informacin importante, no
consultar a las personas debidas y cometer errores. La toma de decisiones
organizacional con frecuencia no es tan buena como debera.
A la gente le gusta tomar parte en la toma de decisiones. No obstante, en una
organizacin muchos rehyen la tarea debido a las controversias que
implica. Al carecer de procedimientos imparciales y aceptados por todos, la
toma de decisiones se convierte en una contienda entre los que sostienen
distintos puntos de vista. Prevalecen los que detentan ms poder. Los dems
aceptan las decisiones para no quedar en ridculo y evitar una confrontacin
directa.

S o No? Debemos cambiar


o continuar como antes?
En ocasiones debemos decidir si cambiamos cierta
operacin o seguimos como antes. La decisin "S,
cambiamos" siempre va acompaada por muchos
factores desconocidos.
Por otro lado, la decisin "No, no cambiamos" tiene
desventajas obvias, porque de no ser as nunca se
habra hecho la propuesta de cambiar. No obstante, el
estar familiarizado con el status quo es un atributo
que ayuda para elegir el No.

Cuatro actividades bsicas


z

Identificacin de reas crticas de una actividad, proyecto,


operacin, suceso, plan, etc.

Identificacin de problemas potenciales especficos dentro


de esas reas vulnerables que pudieran tener suficientes
efectos negativos en la operacin para ameritar que se
acte ahora.

Identificacin de las causas probables de esos problemas


potenciales e identificacin de las acciones que evitarn
que ocurran.

Identificacin de las acciones contingentes que pueden


realizarse si fracasan las acciones preventivas, o cuando
no es posible accin preventiva alguna.

Identificacin de causas probables y


de acciones preventivas

Quien realice un Anlisis de Problemas Potenciales cuenta con


dos tipos de acciones: acciones preventivas y acciones
contingentes.
El efecto de una accin preventiva consiste en eliminar, parcial o
totalmente, la causa de un problema potencial.
El efecto de una accin contingente consiste en reducir el
impacto de un problema que no puede ser prevenido.
Las acciones preventivas, si pueden ejecutarse, son obviamente
ms efectivas que las acciones contingentes.

Un tipo distinto de proceso


El Anlisis de Problemas Potenciales tiene una
caracterstica que lo distingue en esencia de los
procesos racionales del Anlisis de Problemas y el
Anlisis de Decisiones.
En estos ltimos, un paso conduce inexorablemente
al siguiente y los pasos se siguen ordenada y
exhaustivamente hasta producir una conclusin
lgica. Esto no siempre ocurre en el Anlisis de
Problemas Potenciales.

Anlisis de problemas potenciales


El anlisis de Problemas Potenciales plantea dos preguntas bsicas: "Qu podra
salir mal? Qu podramos hacer al respecto ahora?"
Cuatro actividades bsicas nos delimitan el mbito de trabajo para el Anlisis de
Problemas Potenciales:
1. Identificacin del reas crticas: Dnde nos perjudicara ms? En qu puntos
nos afectara ms el cambio?
2. Identificacin de problemas potenciales especficos dentro de las reas de mayor
vulnerabilidad. Son situaciones especficas que presentan una amenaza tan seria que
implican una accin inmediata.
3. Identificacin de acciones que evitarn la ocurrencia de problemas potenciales
especficos. Dichas acciones estn dirigidas a la causa probable del cambio
amenazador.
4. Identificacin de acciones contingentes que puedan minimizar los efectos de
problemas potenciales que no pueden ser totalmente prevenidos.
El Anlisis de Problemas Potenciales no es una bsqueda negativa de dificultades.
Es una bsqueda positiva de modos de evitar y reducir las dificultades aun tienen
probabilidades de presentarse en el futuro.

Tcnicas del anlisis de situaciones


Las tcnicas de Anlisis de situaciones permiten al
directivo aumentar su competencia en estas cuatro
actividades
z

Reconocer situaciones

Separara las situaciones en componentes


manejables

Establecer prioridades

Planear la resolucin de situaciones

Etapas del Anlisis de situaciones

Preguntas de especificacin para


problemas de desempeo humano

RECONOCER SITUACIONES:

IDENTIDAD:

Actuales o futuras
Desviaciones
Amenazas

CUL, especficamente, es ese comportamiento? (Incluir actos y


comentarios del individuo.)

Oportunidades
PLAN DE RESOLUCIN:

SEPARAR:

Seleccionar
el
proceso
apropiado para resolver cada
situacin

Romper
situaciones
amplias en situaciones
ms pequeas definidas
con mayor claridad

Planear el quin, qu,


dnde, cundo y cunto de la
resolucin

LUGAR:

DNDE se observa el comportamiento?

TIEMPO:

CUNDO se hizo aparente por primera vez este comportamiento?


CUNDO se observ dicho comportamiento desde esa fecha?
(Tomar nota si existe una pauta reconocible en el tiempo de
ocurrencia de tal comportamiento.)

Enumerar situaciones
adicionales que deben
ser resueltas
FIJAR PRIORIDADES:
Decidir en qu orden
se va a trabajar con
las situaciones ya
desglosadas

QUIN es la persona (o el grupo) cuyo comportamiento nos


preocupa?

MAGNITUD:

Cul es la EXTENSIN del comportamiento? (Por ejemplo:


Cuntas quejas? Cunto afecta a la operacin? Hasta dnde se
extiende el efecto de ese comportamiento?)

GENERAR ALTERNATIVAS

ANTICIPAR
PROBLEMAS

Variedad
Amplio rango

COMPARAR Y
ELEGIR

CLASIFICAR
OBJETIVOS
Obligatorios limites
deseados Pesos relativos

ESTABLECER
OBJETIVOS

DESCRIBIR
PLAN DE
ACCION

Obligatorios: pasa no pasa


Deseados: relativa satisfacccion
Consecuencias adversas
Minimizar las amenazas

ANALISIS DE DECISIONES
Elegir
Curso de
Accin

Resultados
Recursos

Probabilidad

ANALISIS DE PROBLEMAS
POTENCIALES

Reconocer situaciones
Separar
Fijar prioridad
Colocar AP o AD o APP

Proposito
Relacion con decisiones
anteriores y posteriores

DE AVISO

Hallar la causa
de una desviacion

ENUNCIADO

Explicar ES y
explicar NO ES

Debiera
Realidad
+- Desviacion

ESPECIFICAR

DESARROLLAR POSIBLES
CAUSAS

Usando distingos
y cambios

Tomar preventiva
- Eliminar causa
preparar contingente
- Disminuye efectos

Para controlar progreso


Para iniciar accin contingente

VERIFICAR
Logica
Observacion de la realidad

ELEGIR TIPO DE ACCIN

Asegurar el exito
de un plan de
accion o una
DISPONER
actividad
DE MEDIOS

ANALISIS DE PROBLEMAS

PROBAR PARA HALLAR LA


MAS PROBABLE
CAUSA

ANTICIPAR
PROBABLES
CAUSAS

Eventos
Tiempos

MI TRABAJO

ENUNCIADO

Fijar prioridad
- Probabilidad
- Gravedad

Es
Que
donde
Cuando
Alcance

No es

Anlisis de problemas
y toma de decisiones