Diagrama de Bloques

PEPSU

Mapa General de Procesos (PEPSU)

El Mapa General de Procesos (PEPSU) es producto del
diagnstico y del anlisis de la unidad administrativa, en
donde se identifica con claridad, el producto final de trabajo,
el proceso respectivo como punto de partida para la
integracin del procedimiento correspondiente.

Es una imagen sencilla de cmo opera el proceso de relacin

con sus proveedores (P); entradas, (E); proceso, (P); salidas,
(S) y usuarios (U).

Componentes

Proveedores. Son entidades o personas que proporcionan las entradas, tales como:
materiales, informacin y otros insumos. Pueden ser uno o varios proveedores en un
proceso, ya sean internos o externos.

Entradas. Son los materiales, informacin y otros insumos necesarios para operar los
procesos, en donde invariablemente las entradas deben ser medibles, con la finalidad de
establecer si satisfacen los requerimientos del proceso y pueden ser una o varias entradas.

Proceso. Es el conjunto de sistemas y procedimientos, materiales, mquinas, personas,

ambiente laboral y mediciones empleadas para producir bienes o servicios. Es donde se
convierten las entradas en salidas.

Salidas. Son los bienes o servicios resultantes de un proceso; por lo tanto, deben ser
medibles a fin de identificar si satisfacen las necesidades de los usuarios. Hay procesos que
tienen una salida para cada usuario y otros que tienen una salida que est orientada a varios
usuarios.

Usuarios. Son las personas o entidades que se benefician con las salidas

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

Entidades

ENTRADAS

PROCESO

-Materiales.
-Informacin .

Personas

-Otros insumos
necesarios para
operar los
procesos.

Conjunto
de
actividades
mutuamente relacionadas o que
interactan

SALIDAS

USUARIOS

Una salida es el
producto
resultado de un
proceso.

Organizaciones
o personas que
reciben un
producto.

Los productos
pueden ser
bienes o
servicios.
Los requisitos
de las salidas
deben estar
definidos
(necesidades de
los usuarios,
estndares
definidos por la
institucin,
normatividad
vigente, etc.)

El usuario (o
cliente), puede
ser interno o
externo a la
organizacin.

Consideraciones
Recomendaciones
El anlisis del proceso considera la revisin del mismo en
sentido inverso a la presentacin del diagrama PEPSU.
Enlistar a los usuarios actuales y verificar si son los que
reciben el trabajo o servicio.
Checar si no hay usuarios que no han sido considerados.
Anlisis de procesos dando respuestas a las preguntas que se
formulen para cada aspecto.

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

USUARIOS
Se conocen
realmente las
necesidades del
usuario?
Existe alguna
necesidad que no
haya sido
manifestada?
Las necesidades o
expectativas son
satisfechas?
Ha preguntado al
usuario sobre los
principales
problemas que
percibe y su
tendencia conforme
transcurre el
tiempo? (Si
empeora, se
estabiliza o mejora)
Sabe realmente lo
que quiere el
usuario?
Tienen todos los
usuarios del proceso
las mismas
necesidades?
Cul es el impacto
por el
incumplimiento de
las caractersticas del
servicio?

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

USUARIOS

Se conocen realmente las necesidades del usuario?

Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada?
Las necesidades o expectativas son satisfechas?
Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia
conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora)
Sabe realmente lo que quiere el usuario?
Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades?
Cul es el impacto por el incumplimiento de las caractersticas del servicio?

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

Existen salidas que

no tienen razn de
ser?
Existen
especificaciones o
salidas para los
requerimientos?
Est usted
conforme con la
calidad de la salida?
Existen
requerimientos o
necesidades que
tengan respuesta a
travs de una salida?

USUARIOS

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

Existen salidas que no tienen razn de ser?

Existen especificaciones o salidas para los requerimientos?
Est usted conforme con la calidad de la salida?
Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a
travs de una salida?

USUARIOS

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

Cmo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del

proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo?
Lo hacen los dems de la misma manera o de diferente manera?
Puede ser simplificado?
Sabe si est realizando un buen trabajo? Qu es capaz de
aportar en el proceso?
Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo?
Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?

SALIDAS

USUARIOS

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

USUARIOS

Cmo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del proceso? Existe otra
forma de hacer el trabajo?
Lo hacen los dems de la misma manera o de diferente manera? Puede ser
simplificado?
Sabe si est realizando un buen trabajo? Qu es capaz de aportar en el proceso?
Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? Los recursos con
que cuenta son suficientes y adecuados?

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

USUARIOS

La Gestin por procesos es la generalizacin de la gestin de un proceso y se aplica

a una organizacin en su conjunto.
Se marcan objetivos, logros y actividades.
Los objetivos deben ser cuantificables (mejora de indicadores)
Se coordinan esfuerzos parciales e interrelacionados
Una organizacin se visualiza como un conjunto de flujos de producto y/o servicio
Los flujos estn constituidos por todas las secuencias de actividades que se
producen en la organizacin

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

Gestionar una organizacin supone Gestionar

Los clientes y sus expectativas.
Las salidas.
Las actividades internas que aportan valor.
Las entradas

SALIDAS

USUARIOS

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

USUARIOS

La direccin gestiona su organizacin:

1.- Estabilizando y desarrollando su concepto de organizacin (Misin, Visin y
Valores).
2.- Definiendo su red de procesos en general y ms en concreto sus procesos clave y
prioritarios.
3.- Estableciendo mecanismos de medicin (Sistemas de indicadores)
4.- Estableciendo planes de actuacin a largo, medio y corto plazo

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o

servicios ofrecidos .
El resultado de la mejora puede manifestarse en:
Incremento de su efectividad y eficiencia,.
Eliminacin de errores.
Reduccin de los tiempos de produccin y entrega del producto o servicio
(ciclo del proceso).
Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos
y externos.
Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades
cambiantes de los usuarios y el entorno.
Consistencia de su desempeo.
Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnologa, personas, dinero),
mtodos y controles (mediciones).

SALIDAS

USUARIOS

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

USUARIOS

Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos.
El resultado de la mejora puede manifestarse en:
Incremento de su efectividad y eficiencia.
Eliminacin de errores.
Reduccin de los tiempos de produccin y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso).
Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos.
Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y el
entorno.
Consistencia de su desempeo.
Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnologa, personas, dinero), mtodos y controles
(mediciones).

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

Elementos que permiten describir un proceso:

Salida y flujo de salida del proceso
Tornillos, 10, 000 ao.
Destinatarios del flujo de salida
Los intervinientes del proceso
Secuencia de actividades del proceso
Recursos
Indicadores
Eficacia % de tornillos fuera de tolerancia
Eficiencia Toneladas de acero/ toneladas de tornillos

SALIDAS

USUARIOS

MAPA GENERAL DE PROCESOS

PROVEEDORES

Se va a transformar (a agregar
valor) ese elemento?

TITULO

ENTRADAS

PROCESO

Satisfacen los
insumos los
requerimientos y las
necesidades en
cuanto a calidad,
cantidad,
periodicidad,
uniformidad,
puntualidad,
precisin, etc.?; en
su caso: Conoce el
proveedor stas
deficiencias?
Existen insumos
que no tienen razn
de ser?
Las
especificaciones o
medidas de los
requerimientos
estn bien definidas
y actualizadas?
Existen
requerimientos que
no han sido
atendidos?
Est conforme
con la calidad de los
insumos?
Ha negociado su
requerimiento con el
proveedor?

SALIDAS

USUARIOS

MAPA GENERAL DE PROCESOS

PROVEEDORES

Se va a transformar (a agregar
valor) ese elemento?

TITULO

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

USUARIOS

Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a

calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisin, etc.?;
en su caso: Conoce el proveedor stas deficiencias?
Existen insumos que no tienen razn de ser?
Las especificaciones o medidas de los requerimientos estn bien
definidas y actualizadas? Existen requerimientos que no han sido
atendidos?
Est conforme con la calidad de los insumos?
Ha negociado su requerimiento con el proveedor?

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

Identifique y
actualice los
proveedores internos
o externos de las
entradas o insumos
Enliste sus
proveedores actuales

Separe los internos

de los externos .
Proveedores
internos: son las
reas o personas que
forman parte de la
institucin y que
suministran los
insumos o entradas
para llevar a cabo el
proceso de trabajo
que se analiza.
Proveedores
externos: son
aquellos organismos,
empresas o pblico
en general que
suministran cualquier
insumo para realizar
el proceso de trabajo
que se analiza.

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

USUARIOS

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

USUARIOS

Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos

Enliste sus proveedores actuales
Separe los internos de los externos.
Proveedores internos: son las reas o personas que forman parte de la institucin y que
suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza.
Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o pblico en general que
suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.

MAPA GENERAL DE PROCESOS

TITULO
PROVEEDORES

Identifique y
actualice los
proveedores internos
o externos de las
entradas o insumos
Enliste sus
proveedores actuales
Separe los internos
de los externos y
Proveedores
internos: son las
reas o personas que
forman parte de la
institucin y que
suministran los
insumos o entradas
para llevar a cabo el
proceso de trabajo
que se analiza.
Proveedores
externos: son
aquellos organismos,
empresas o pblico
en general que
suministran cualquier
insumo para realizar
el proceso de trabajo
que se analiza.

ENTRADAS

Satisfacen los
insumos los
requerimientos y las
necesidades en
cuanto a calidad,
cantidad,
periodicidad,
uniformidad,
puntualidad,
precisin, etc.?; en
su caso: Conoce el
proveedor stas
deficiencias?
Existen insumos
que no tienen razn
de ser?
Las
especificaciones o
medidas de los
requerimientos
estn bien definidas
y actualizadas?
Existen
requerimientos que
no han sido
atendidos?
Est conforme
con la calidad de los
insumos?
Ha negociado su
requerimiento con el
proveedor?

PROCESO

SALIDAS

Cmo produce sus salidas? Puede hacer un diagrama del

proceso? Existe otra forma de hacer el trabajo?
Lo hacen los dems de la misma manera o de diferente manera?
Puede ser simplificado?
Sabe si est realizando un buen trabajo? Qu es capaz de
aportar en el proceso?
Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo?
Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?

Existen salidas que

no tienen razn de
ser?
Existen
especificaciones o
salidas para los
requerimientos?
Est usted
conforme con la
calidad de la salida?
Existen
requerimientos o
necesidades que
tengan respuesta a
travs de una salida?

USUARIOS
Se conocen
realmente las
necesidades del
usuario?
Existe alguna
necesidad que no
haya sido
manifestada?
Las necesidades o
expectativas son
satisfechas?
Ha preguntado al
usuario sobre los
principales
problemas que
percibe y su
tendencia conforme
transcurre el
tiempo? (Si
empeora, se
estabiliza o mejora)
Sabe realmente lo
que quiere el
usuario?
Tienen todos los
usuarios del proceso
las mismas
necesidades?
Cul es el impacto
por el
incumplimiento de
las caractersticas del
servicio?

Preguntas para llenar el PEPSU

Quin recibe las entradas?
Qu es lo primero que se hace con la entrada?
Qu se produce o realiza con las entradas?
Qu sucede despus?
Cules son las salidas resultantes de lo que se
produce?

Preguntas para llenar el PEPSU

Requieren algunas etapas (o subprocesos) del proceso
entradas que actualmente no se muestran?
Estn mostrndose todos los flujos de trabajo en los
procesos de entradas y salidas?
Muestra el PEPSU la naturaleza consecutiva y paralela de
las etapas o subprocesos?
Cules son las expectativas de los clientes?
Cuentan con estndares de servicio?