Arquivologia

Apostila de Arquivologia
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Material para concursos
1.
2.
Introduo.........................................................................................................................5
Arquivos: Elementos e Definies...................................................................................5
2.1.
Estgios de sua evoluo..........................................................................................6
2.2.
Extenso de sua atuao...........................................................................................7
2.3.
Natureza dos documentos.........................................................................................7
2.4.
Gnero (caracterstica)..............................................................................................7
2.5.
Natureza do Assunto (caracterstica)........................................................................7
2.6.
Correspondncia.......................................................................................................8
2.7.
Tipo de Arquivamento..............................................................................................8
2.8.
Diferenciao entre biblioteca e arquivo..................................................................8
2.9.
Centros de documentao ou informao.................................................................9
3. Organizao e Administrao de Arquivos Correntes......................................................9
3.1.
Levantamento de Dados..........................................................................................11
3.2.
Anlise dos dados coletados...................................................................................11
3.3.
Planejamento...........................................................................................................11
3.3.1.
Posio do arquivo na estrutura da instituio................................................11
3.3.2.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo. . .11
3.3.2.1. Centralizao...............................................................................................11
3.3.2.2. Descentralizao.........................................................................................12
3.3.2.3. Coordenao...............................................................................................12
3.3.3.
Escolha de mtodos de arquivamento e classificao....................................12
3.3.3.1. Sistemas de registro....................................................................................13
3.3.3.2. Elementos de Classificao........................................................................13
3.3.3.3. Princpios de classificao..........................................................................14
3.3.4.
Escolha das Instalaes e equipamentos.........................................................14
3.3.5.
Constituio de arquivos intermedirios........................................................16
3.4.
Implantao e acompanhamento.............................................................................16
4. Gesto de documentos....................................................................................................16
4.1.
Protocolo.................................................................................................................16
4.2.
Registro e movimentao.......................................................................................17
4.3.
Expedio...............................................................................................................17
4.4.
Organizao e Arquivamento..................................................................................17
4.4.1.
Mtodos de Arquivamento..............................................................................18
4.4.2.
Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)...............................................................18
4.4.2.1. Regras de Alfabetao................................................................................19
4.4.3.
Mtodo Geogrfico.........................................................................................21
4.4.3.1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a
correspondncia).........................................................................................................21
4.4.3.2. Nome da cidade, estado e correspondente..................................................22
4.4.4.
Mtodo numrico simples...............................................................................22
4.4.5.
Mtodo numrico cronolgico........................................................................23
4.4.6.
Mtodo Dgito-terminal..................................................................................23
4.4.7.
Mtodos por assunto (ideogrficos)................................................................23
4.4.7.1. Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico.............................................23
4.4.7.2. Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio...................................................23
1
4.4.7.3. Mtodo ideogrfico numrico duplex......................................................24

4.4.7.4. Mtodo ideogrfico numrico decimal....................................................24
4.4.7.5. Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada).........................24
4.4.7.6. Mtodos padronizados................................................................................25
4.4.7.7. Mtodos padronizados automtico..........................................................25
4.4.7.8. Mtodos padronizados soundex...............................................................25
4.4.7.9. Mtodos padronizados rneo e mnemnico............................................25
4.4.7.10. Mtodos padronizados variadex............................................................26
4.4.8.
Mtodo alfanumrico......................................................................................26
4.4.9.
Etapas de arquivamento..................................................................................26
4.4.9.1. Inspeo......................................................................................................26
4.4.9.2. Estudo.........................................................................................................26
4.4.9.3. Classificao...............................................................................................26
4.4.9.4. Codificao.................................................................................................26
4.4.9.5. Ordenao...................................................................................................26
4.4.9.6. Guarda dos documentos..............................................................................27
4.5.
Emprstimo e consulta............................................................................................27
4.6.
Anlise, avaliao, seleo e eliminao................................................................27
4.6.1.
Valor dos documentos.....................................................................................29
4.6.1.1. Distino entre valores primrios e secundrios........................................29
4.6.1.2. Distino entre valores probatrios e informativos....................................29
4.6.1.3. Valores probatrios.....................................................................................29
4.6.1.4. Valores Informativos...................................................................................30
4.6.1.4.1. Unicidade.............................................................................................30
4.6.1.4.2. Forma...................................................................................................31
4.6.1.4.3. Importncia..........................................................................................31
4.6.1.4.4. Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra
estatstica 31
4.6.1.4.5. Documentos relativos a coisas.............................................................32
4.6.1.4.6. Documentos relativos a fenmenos.....................................................32
4.6.2.
Concluses......................................................................................................32
4.6.3.
Microfilmagem...............................................................................................33
4.6.3.1. Filme (rolo).................................................................................................33
4.6.3.2. Jaqueta........................................................................................................33
4.6.3.3. Microfichas.................................................................................................33
4.6.4.
Tecnologia da Informao..............................................................................34
4.6.5.
Transferncia e recolhimento..........................................................................34
4.6.6.
Tipos de transferncia.....................................................................................35
5. Arquivos permanentes....................................................................................................36
5.1.
Atividades de arranjo..............................................................................................37
5.1.1.
Princpios de arranjo de arquivos...................................................................38
5.1.1.1. Evoluo dos princpios de arranjo.............................................................38
5.1.1.2. Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos...............40
5.2.
Atividades de descrio e publicao.....................................................................41
5.2.1.
Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa.....................................................42
5.2.1.1. Guia.............................................................................................................42
2
5.2.1.2. Inventrio sumrio......................................................................................42

5.2.1.3. Inventrio analtico.....................................................................................42
5.2.1.4. Catlogo......................................................................................................43
5.2.1.5. Repertrio...................................................................................................43
5.2.1.6. ndice instrumento de pesquisa auxiliar..................................................43
5.2.1.7. Tabela de equivalncia ou concordncia....................................................43
5.2.2.
ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica..................43
5.2.2.1. Descrio multinvel...................................................................................44
5.2.2.1.1. Regras para descrio multinvel.........................................................44
5.2.2.2. Elementos de descrio...............................................................................45
5.2.3.
ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica
para entidades coletivas, pessoas e famlias...................................................................45
5.2.3.1. Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF).......................................46
5.3.
Atividades de conservao.....................................................................................46
5.3.1.
Desinfestao..................................................................................................47
5.3.2.
Limpeza..........................................................................................................47
5.3.3.
Alisamento......................................................................................................48
5.4.
Restaurao.............................................................................................................48
5.4.1.
Banho de gelatina...........................................................................................48
5.4.2.
Tecido..............................................................................................................48
5.4.3.
Silking.............................................................................................................48
5.4.4.
Laminao.......................................................................................................48
5.4.5.
Laminao manual..........................................................................................49
5.4.6.
Encapsulao..................................................................................................49
5.5.
Atividades de referncia.........................................................................................49
6. DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997...................................................50
DAS DISPOSIES GERAIS...........................................................................................50
DO ACESSO......................................................................................................................50
DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO............................51
DA INTIMIDADE..............................................................................................................52
DA REPRODUO...........................................................................................................52
DAS DISPOSIES FINAIS............................................................................................52
7. Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991..................................................................................53
Disposies Gerais..............................................................................................................53
Dos Arquivos Pblicos.......................................................................................................53
Dos Arquivos Privados.......................................................................................................54
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas...........................54
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos..............................................................55
Disposies Finais..............................................................................................................55
8. Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ............................56
DA NATUREZA E DA FINALIDADE..............................................................................56
DA COMPETNCIA.........................................................................................................56
DA COMPOSIO E DO MANDATO............................................................................56
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO..........................................................57
DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ...................................................59
DAS REUNIES DO CONARQ.......................................................................................60
3
DISPOSIES GERAIS....................................................................................................60
9. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.....................................................61
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS...............................................................61
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS...................................................................63
DOS DOCUMENTOS PBLICOS...................................................................................65
DA GESTO DE DOCUMENTOS...................................................................................66
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS
PRIVADOS.........................................................................................................................67
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS....................................................................68
10.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968...................................................................69
11.
RESOLUO N 2....................................................................................................71
12.
RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999...........................................72
Apostila de Arquivologia
Material para concursos
1. Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos
arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os
arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na
fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da
produo documental.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos
sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo
da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse
um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo
algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e
propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados
rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu
definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse
reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico:
a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;
b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos
documentos de valor, do passado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma
espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de
museus;
c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a
aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos
eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram
um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal
era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e
privilgios.
Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para
estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia,
eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo
administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar
um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o
status de testemunhos da histria.
2. Arquivos: Elementos e Definies

O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram
produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na
consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o
cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes
cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma
administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados
arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos,
se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por
exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser
considerados arquivos.
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os
arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser
preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados
e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento
preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio).
Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo
que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados devese mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu,
deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou
destruio de parte deles.
Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada
definitiva, pode-se defini-los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou
privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente
para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu:
Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao;
e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo
documental sob sua guarda.
O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se
arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
2.1.
Estgios de sua evoluo
Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles

constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente conservados
em dependncias prximas de fcil acesso.
Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles
constitudos de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados,
6
mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No

h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos
documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de
limbo ou purgatrio.
Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de
documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se
conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente
ditos.
A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente,
uma organizao adequada.
2.2.
Extenso de sua atuao
Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou

centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so
aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de
arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a
estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente.
2.3.
Natureza dos documentos
Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem

sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas,
slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem tratamento especial.
Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da
experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que
apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.
2.4.
Gnero (caracterstica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos

(fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas),
sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta),
informticos (disquetes, HD, CD-ROM).
2.5.
Natureza do Assunto (caracterstica)
Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e

sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a
administrao.So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de
conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua
custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159
estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos
pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado,

bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado
ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo
esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser
restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento
de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de

janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.
2.6.
Correspondncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas

jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de
uma instituio.
Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em
externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma
mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu,
externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de
uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.
A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que
cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma
instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados
de uma instituio.
2.7.
Tipo de Arquivamento
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem

arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos.
Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros,
permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos
para ter acesso a um determinado documento ou ficha.
2.8.
Diferenciao entre biblioteca e arquivo
As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se

precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para
as respectivas custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com as
atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu
valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma
biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta.
Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so
colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir
de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou recebidos por
8
uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero

colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva
integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma
biblioteca no deve recolher documentos oficiais.
Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em
um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial
ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina
e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio
ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas,
isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O
bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como
peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de
acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto.
O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas,
pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema
reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar
necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no
ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto
inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da
provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O
arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de
criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas
na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao.
Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca
existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos
de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a
arquivstica, de conjuntos de documentos.
2.9.
Centros de documentao ou informao
Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da

biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior,
exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em
sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar,
classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da
documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma.
Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo
intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir
experincias que foram testadas anteriormente.
3. Organizao e Administrao de Arquivos Correntes

A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser
fixados os valores da documentao recolhida 1. Determinar ainda o grau de
facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno
1
Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.
num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da

maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de
arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao
dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica
conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original.
Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe
de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos
a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom
andamento das atividades correntes.
Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer
com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da
maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao
adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so
eficientemente administrados quando:
a)
uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem
transtorno ou confuso;
b)
quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno
enquanto indispensveis s atividades correntes;
c)
e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o
necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para
pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser
alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o
momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so
eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da
maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa
determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de
um arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.
A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos
documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna
administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s
origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus
programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes
da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso
corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal,
quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes
de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de
ser retirados de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que
estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to
logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas
vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para
serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm
que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se
acham submersos, sendo comum fazer-se essa separao aps perderem os
documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua
identificao.
10
A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:

a) levantamento de dados;
b) anlise dos dados coletados;
c) planejamento;
d) implantao e acompanhamento.
3.1.
Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos,

regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da
instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes
sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de
documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado
de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de
registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de
documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos;
existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas
informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal
encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade,
formao profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de
conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de
iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra
incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax).
3.2.
Anlise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma

instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto,
uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
3.3.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente,

intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel
formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais
quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
3.3.1. Posio do arquivo na estrutura da instituio
Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja
subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a
setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio
evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes
administrativas.
3.3.2. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de
arquivo
A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas
fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.
11
3.3.2.1. Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas
tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente
em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado
Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece,
destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores
possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de
responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo
dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.
3.3.2.2. Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a
cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de
atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o
compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos
administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece
basicamente a dois critrios:
Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos
arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos
setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos
3.3.2.3. Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,
segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO
CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A
coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais;
estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas
especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial;
promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio;
treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies
peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder
constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente
da entidade.
3.3.3. Escolha de mtodos de arquivamento e classificao
O problema bsico na administrao de documentos correntes o de
conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a que possam ser
rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se
necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.
Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma
a refletir a funo do rgo.
12
Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em

considerao o testemunho ou prova que contm da organizao e da funo.
No tratamento dos documentos concernentes organizao e funcionamento, levase em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos
documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao
adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so
classificados pela funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar
(meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a
documentao importante da secundria ento o mtodo de classificao
proporciona as bases para a preservao e destruio, seletivamente, dos
documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes
principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento.
3.3.3.1. Sistemas de registro

O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um
rgo em duas sries, uma constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A
caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No
servio de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se
acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave
para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de
referncia para o nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos
ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem
dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioado, os
documentos de um servio so guardados numa srie que consiste em unidades de
arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so
colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que
se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos
documentos cuja chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de
registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material
documentrio.
Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo
fato de no usarem registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se
anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para
conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichaslembrete, que veremos mais adiante.
3.3.3.2. Elementos de Classificao

H trs elementos principais a serem considerados na classificao de
documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem (funes,
atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos
documentos.
Em vista disso, os mtodos de organizao podem ser funcional,
organizacional e por assuntos.
Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos principais
de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios
13
(facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade, quer

substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou
normativos e executivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser
seguida em todos os casos do mesmo gnero.
Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de
arquivamento2. Por exemplo, o item Patrimnio pode estar organizado
geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item Correspondncia, em
ordem cronolgica etc.
3.3.3.3. Princpios de classificao

S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados
em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo de
conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de
referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao
organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os
acumulam executem atividades relativamente distintas e separveis. Entretanto, os
documentos pblicos devem ser classificados em relao funo, pois resultam de
uma funo, so usados em relao funo e devem, portanto, ser classificados de
acordo com esta (vide Resoluo n 14 3 do CONARQ que trata da Classificao,
Temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio
da Administrao Pblica que por ser muito extensa no foi reproduzida aqui) 4.
3.3.4. Escolha das Instalaes e equipamentos
Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente
necessrios realizao do trabalho arquivstico.
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So
as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros.
Notao a inscrio feita na projeo,
podendo
ser
alfabtica,
numrica
ou
alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou
fechada. Ser aberta quando indicar somente o
incio da seo e fechada quando indica o
princpio e o fim. Vide figuras abaixo.
A posio o local que a projeo ocupa
ao longo da guia. O comprimento pode
corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.
No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima

Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da
Administrao Pblica, com notao pura
4
Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos
arquivsticos
3
14
Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de

uma pasta do arquivo.
Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se
escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a
diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo,
pela ordenao cronolgica.
Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado
vrias vezes para o mesmo fim.
3.3.5. Constituio de arquivos intermedirios
Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua
real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande
volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica.
3.4.
Implantao e acompanhamento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e

testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir
15
organogramas e fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da

instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.
4. Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de
documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da

instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de
protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio;
organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria;
elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas).
A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos
documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos
de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais
devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a
instituio e para terceiros.
4.1.
Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:

Passo
Atividades
Receber a correspondncia
1
Separar a correspondncia oficial da particular
2
Distribuir a correspondncia particular
3
Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso
4
Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
5
Abrir a correspondncia ostensiva
6
Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de
7
8
9
10
11
12
13
4.2.
antecedentes
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo,
o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para
ser feita a juntada
Interpretar e classificar a correspondncia
Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se
for o caso
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao
Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de

documentos e suas atribuies podem ser assim descritas:
16
Passos
1
2
3
4
5
6
4.3.
Atividades
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de
entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do
assunto, primeira distribuio
Anexar a segunda via da ficha 5 ao documento, encaminhando-o ao seu destino,
juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas
respectivas fichas
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e
assunto, rearquivando-as em seguida
Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas
respectivas fichas (numricas) o novo destino
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente
Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:

Passos
1
2
3
4
5
6
4.4.
Atividades
Receber a correspondncia
Verificar se no faltam folhas ou anexos
Numerar e completar a data, no original e nas cpias
Separar o original da cpias
Expedir o original com os anexos
Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo
Organizao e Arquivamento
Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 3, pgina 9; e

quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais mtodos de
arquivamento existentes, bem como as fases includas na operao de arquivamento
propriamente dito.
4.4.1. Mtodos de Arquivamento
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos
a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em
relao qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser
eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer
sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados
satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento devese, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha
de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas
bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses.
5
Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse
rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa
passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir
17
Alfabtico
Geogrfico
Numricos
Bsicos
Simples
Cronolgico
Digito-terminal
Alfabticos
Ideogrficos
Numricos
Padronizados
Enciclopdico
Dicionrio
Duplex
Decimal
Unitermo
Indexao
coordenada
ou
Variadex
Automtico
Soudex
Mneumnico
Rneo
Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a
necessidade de se consultar um ndice
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso
antes consultar um ndice ou um cdigo.
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui
nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semiindireto.
4.4.2. Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)
Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as
fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as
normas gerais para alfabetao.
As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou
compostas. Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e
fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o
volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de
grafia dos nomes.
4.4.2.1. Regras de Alfabetao

1.
Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e

depois o prenome.
Exemplo:
Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro
Lima
Arquivam-se:
Silveira, Maria
18
Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro;
Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

2.
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados

por hfen no se separam.
Exemplo:
Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul;
Slvia Praia Vermelha
Arquivam-se:
Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos,
Heitor; Praia Vermelha, Slvia
3.
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So

seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Exemplo:
Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita
Arquivam-se:
Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano,
Lus.
4.
As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao

de sobrenomes iguais.
Exemplo:
Arquivam-se:
R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira

Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto
5.
Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no

so considerados (ver tambm regra n 9)
Exemplo:
Paulo
de
Farias,
Ricardo
dFerreira,
Rosana
dAlbuquerque.
Arquivam-se:
Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d,
Ricardo.
6.
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,

Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo:
Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria
Filho.
Arquivam-se:
Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria
Filho, Silvia
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando
servirem de elemento de descrio.
7.
Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps

o nome completo, entre parnteses.
Exemplo:
Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito
Silva Mozila.
Arquivam-se:
Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz);
Mozila, Slvia.
8.
Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome,

salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras
n 10 e 11).
Exemplo:
Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy
19
Arquivam-se:
Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav
9.
As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser

consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante
do nome quando escritas com letra maiscula.
Exemplo:
Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont
Arquivam-se:
Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles
10.
Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que

corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
Exemplo:
Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello,
Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de;
Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de los
11.
Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados

como se apresentam.
Exemplo:
Li Xian Xin, Li Yutang
Arquivam-se:
Li Xian Xin, Li Yutang
12.
Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais

devem ser transcritos como e apresentam, no se considerando,
porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos
sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo:
Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The
Library of Congress
Arquivam-se:
Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas;
Library of Congress (The)
13.
Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e

assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo:
III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de
Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de Odontologia
Arquivam-se:
Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de
Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1)
14.
As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou

de uma instituio (setor, seo, gerncia, departamento,
superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e
no da unidade.
Exemplo:
Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia
Financeira da TELERJ
Arquivam-se:
TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ Superintendncia Financeira
15.
20
Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser
escritos por extenso.
Exemplo:
3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras
Cachoeira dos 4
Arquivam-se:
Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras
Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias
para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo
critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os
espaos entre palavras.
4.4.3. Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de
recuperao a procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas
maneiras:
4.4.3.1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a

correspondncia)
Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas
alfabeticamente atrs do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do
estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a
ordem alfabtica.
Exemplo:
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
So Paulo Campinas Pedro Luiz
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
Arquivam-se:
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
So Paulo Campinas Pedro Luiz
4.4.3.2. Nome da cidade, estado e correspondente

Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no
havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
So Mateus ES Maria Augusta
21
Belm PA Adalberto Oliveira

Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Mateus ES Maria Augusta
necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar,
porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em
primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades
sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que
se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem
a de exigir duas classificaes.
4.4.4. Mtodo numrico simples
O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um
ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial
sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio
um registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de impedir
duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua
documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte
correspondentes cada uma.
Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a)
numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais
em ordem alfabtica, os quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada
correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea), arquivando-os nas
pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das
pastas miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30
etc.
Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar.
Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especializados.
4.4.5. Mtodo numrico cronolgico
Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um
mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e
no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina,
passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm
possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o
nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As
vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros,
por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o
fato de ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
22
4.4.6. Mtodo Dgito-terminal

Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros
no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de
identificao o nmero. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua
leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos
em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda,
formando pares.
Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados
zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo
dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e
arquivamento.
4.4.7. Mtodos por assunto (ideogrficos)
Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex,
decimal, unitermo ou indexao coordenada.
4.4.7.1. Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico

Exemplo:
Cursos
Especializao
Formao
Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia
4.4.7.2. Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio

Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de economia
4.4.7.3. Mtodo ideogrfico numrico duplex

Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de
um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos.
Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos,
partindo-se do geral para o particular.
23
Exemplo:
0
Administrao Geral
1
Pesquisas
1-1
Psicologia
1-1-2
Aplicada ao trabalho
Aplicada educao
1-2
Cincia poltica
1-3
Administrao
1-4
Economia
Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de
permitir a abertura ilimitada de classes.
4.4.7.4. Mtodo ideogrfico numrico decimal

Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja
classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma
dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser
includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe
subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim
sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte
decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez
primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a
seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom
exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do
CONARQ.
Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel
de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o
desenvolvimento das atividades da instituio.
4.4.7.5. Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)

Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados.
O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um
nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no
arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma
vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave
ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos
devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir:
Assemblia Extraordinria
Resumo:
Assemblia
extraordinria
para
deliberar sobre a continuidade da greve
promovida pelos metalrgicos de todo pas. Foi
realizada no salo vip do Hotel Marina, na praia
do Leblon, em 13 de maro de 1936.
N 0012
Palavras-Chave / descritores
Greve
Metalrgicos
Assemblia extraordinria
Hotel Marina
1936
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez

colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas
correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna
24
cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no

exemplo a seguir:
Greve:
0
0210
0320
0450
0530
1
0311
0421
0461
0531
2
0172
0232
0252
3
0063
00173
00243
4
004
0134
0244
5
0135
0235
0465
6
0006
0026
0236
7
0017
0417
0317
8
0008
0098
0128
9
0099
0149
0439
2
0212
0322
0512
3
0003
00193
00283
4
0004
0144
0234
5
0145
0245
0475
6
0016
0345
0575
7
0127
0527
0427
8
0018
0108
0138
9
0199
0239
0399
Metalrgicos
0
0120
0340
0530
1
0411
0521
0631
Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as
palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado
para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos
especiais.
4.4.7.6. Mtodos padronizados

Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.
4.4.7.7. Mtodos padronizados automtico

Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as
divises das letras do alfabeto.
4.4.7.8. Mtodos padronizados soundex

Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado
o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por
cdigo, ao invs de o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseiase no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim
agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a
grafia ou no a mesma.
4.4.7.9. Mtodos padronizados rneo e mnemnico

No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.
4.4.7.10. Mtodos padronizados variadex

Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so
utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como
a localizao de documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave constituda
de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no
a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco
cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de
arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico.
25
4.4.8. Mtodo alfanumrico

Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo
trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas
e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que
depois de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
4.4.9. Etapas de arquivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao,
codificao, ordenao e guarda dos documentos.
4.4.9.1. Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o
mesmo se destina ao arquivamento.
4.4.9.2. Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que
lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de
serem feitas referncias cruzadas.
4.4.9.3. Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe
sero atribudas atravs de um processo interpretativo.
4.4.9.4. Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de
arquivamento adotado.
4.4.9.5. Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao
adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
4.4.9.6. Guarda dos documentos

o arquivamento propriamente dito.
4.5.
Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por

emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos
encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades
superiores, na mesma linha hierrquica.
26
Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar
compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua
apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da
pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados:
data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da
pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou
vigilncia contnua follow-up para controle de prazos, que poder ser organizado
em diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.
4.6.
Anlise, avaliao, seleo e eliminao
O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em

conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se impossvel prover espao para
armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno
de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os documentos
devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de
armazenamento temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em
carter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou
simplesmente a destruio imediata.
A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada
to-somente pela exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito
temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o
recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor
permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta
quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E,
lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir
documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar tosomente identificao de corpos de documentos acumulados num rgo do
governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado
prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou
lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de
tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos
mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os
documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de
reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de
papis inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois,
um importante instrumento de administrao.
Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de
identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser
27
realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo

chama-se tabela de descarte.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de
documentos de um rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles,
seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de custdia permanente. Um
documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de
destinao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de
destinao so atos normativos.
Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os
termos de eliminao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a
identificao dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos
documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao que
autoriza a destruio.
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como
uma preliminar para a sua exata identificao nos instrumentos de destinao.
Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente
removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem
ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por
um sistema de arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a
triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma boa
parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser separada para
descarte. A classificao, portanto, tem estreita ligao com as prticas de
destinao.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar
o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a
sua remoo e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente
classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados segunda esta,
pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises
para se destruir documentos devem ser finais e irrevogveis.
Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser
conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de
julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante verificao de
falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao
normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por
qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A incinerao processo
condenado , quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela
impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um
contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua
revenda como documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre
aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais.
28
4.6.1. Valor dos documentos

Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente
por serem de importncia vital para a organizao.
Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser
conservados indefinidamente.
Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data
em que cessa o valor do documento.
4.6.1.1. Distino entre valores primrios e secundrios

Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores
primrios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores
secundrios, para outras entidades e utilizadores privados.
4.6.1.2. Distino entre valores probatrios e informativos

Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos
oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da
organizao e do funcionamento do rgo governamental que os produziu, ou seja,
todos os documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao
funcionamento de um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que
contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a
informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc.
com que o rgo governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da
organizao e funes sero chamados de valores probatrios. Os valores
inerentes aos documentos devido informao que contm sero chamados de
valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas
(fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores
no se excluem mutuamente.
4.6.1.3. Valores probatrios

Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a
sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos
setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os
documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo
criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de
documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia
de um rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes
29
perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que
resultados?.
As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no
conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomandose por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem
executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam
como substitutivos dos documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam
a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes
foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los
pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.
4.6.1.4. Valores Informativos

Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos
oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da
informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos
oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova
que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre
pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e
propriedades que deram origem a competente ao.
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o
arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os
produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que
contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos
documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.
4.6.1.4.1. Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da
informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao. O termo
unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em
determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes
documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente
nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de
documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser
um verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser
respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram
datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados.
Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia,
1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica,
30
adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos
os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
4.6.1.4.2. Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a
forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos.
A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns
poucos fatos so apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas
ou fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so apresentados sobre
algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c) muitos
fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos
(informao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao de
informao so os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos
quase sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida
refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica
importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, devem
apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, uslos sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou
eletrnicos.
4.6.1.4.3. Importncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a
documentao que contenha informao que satisfar s necessidades do prprio
governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do
pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar
certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de
importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser
avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se
a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de
fatos que no deixam dvidas.
4.6.1.4.4. Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra
estatstica
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre
pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que
representam concentraes de informaes, tais como formulrios de
recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa
ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de
documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que
sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados.
31
Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero

limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de
seleo especial; e b) o de amostra estatstica.
4.6.1.4.5. Documentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so
os que derivam da informao que contm ore as prprias coisas e no da
informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser humano se
preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.
4.6.1.4.6. Documentos relativos a fenmenos
O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os
fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos
socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa
qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente
por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos
os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou
acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos,
deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa,
simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque
contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um
acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados
considerados prprios para um estudo de condies sociais e econmicas
especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de
amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um
conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de
coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo de
mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so
tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.
4.6.2. Concluses
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies
arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao
relativa ao assunto a que se referem os documentos em questo. A anlise a
essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores
probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da
documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores
informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a
documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve
determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e
se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois
de feito isto dever entrar no reino do impondervel.
32
4.6.3. Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o
seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar
documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem
apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem
de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao
dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem
ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula
a matria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas
imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906
quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua
utilizao em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre
documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou
microficha;
4.6.3.1. Filme (rolo)

a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos.
So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de
segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de
armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses
documentos so chamados de fotogramas.
4.6.3.2. Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm
so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para
consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em
jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente
atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como
esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de
uma empresa encontra-se nesse suporte.
4.6.3.3. Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do
sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para
a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a
impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de
33
armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos

que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos
para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou
conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.
4.6.4. Tecnologia da Informao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam
alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao
de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos
registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais
empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para
outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos
necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na
fabricao de equipamentos e suportes.
4.6.5. Transferncia e recolhimento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e
art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos
em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o
permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a
localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais,
lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e
administrativamente ao arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio.
atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar
certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do
governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem
para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de
determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os
acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se
iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas
transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a
economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um
plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar
o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados
para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de
imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros
intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens
administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao.
Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por
escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que
34
pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que
os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao
que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos:
primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam
demandar emprstimos freqentes repartio de origem, embora um centro
intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com
valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os
corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades
completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem
estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que
com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve
recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas
e contrrias ao interesse pblico.
4.6.6. Tipos de transferncia
At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica
considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os
documentos passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista
nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria
da idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo
acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os arquivos
intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e
arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio,
isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados,
utilizados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente,
aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de anlise
ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou
arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.
H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica.
Permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre,
que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. S
aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em
intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e
ainda dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como
peridica de mnimo e mximo.
Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor
so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste
caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de
recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm conhecida
por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os
documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante
35
determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em

carter definitivo para o arquivo permanente.
normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a
restaurao dos documentos.
5. Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so
escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um
governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomandose por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao
seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou
atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um
governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho
de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo:
preserv-los e torn-los disponveis para serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade
pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e
sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito
administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua
reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da
repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto
4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e
seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir
claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia
pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos
pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da
administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos
pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h
transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser
propriedade do Estado.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto
sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e
privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e
autenticao de cpias.
Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios
adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se
estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais
foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties
36
e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o

bom cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de
documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer
documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade
responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).
Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente
administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao.
Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo
de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao
arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos
permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo
permanente:
5.1.
arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;
descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e

divulgao;
conservao medidas de proteo aos documentos e,

conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua
destruio;
referncia poltica de acesso e uso dos documentos.
Atividades de arranjo
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em

fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens
documentais dentro das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em
um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As
atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As
intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem
funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas
galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc.
H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do
arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos
ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado.
Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de
disposio dos documentos em estantes e armrios.
37
5.1.1. Princpios de arranjo de arquivos

O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos
documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos
documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua
custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises
administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos
para uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo
com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao
predeterminada ou esquema de arquivamento.
5.1.1.1. Evoluo dos princpios de arranjo

O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de
arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu
quando Guizot (1787-1874), ministro da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiroministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos
dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives
Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi
publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do
Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada
Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives dpartmentales et
communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos
dos dpartments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda
est em vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a execuo desse esquema
foram os seguintes:
a)
os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto ,

todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal
como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia,
seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada
instituio;
b)
os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de

assuntos, e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo em
relao aos outros grupos;
c)
as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as

circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica.
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des

fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma autoridade administrativa,
corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os
documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica,
38
geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um

fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos.
Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de
decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que
um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se
tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que
os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de
documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos
indivduos facilita as buscas.
O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio
respect des fonds nos seguintes termos:
Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por
assunto, a nica maneira adequada de se assegurar a realizao imediata de uma
ordem regular e uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro
lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro sistema, pois
consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a
origem. Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais
facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por
seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de
inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos
inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse
mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas
vantagens se perdem.
O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum
sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos
teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de
maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo
com a natureza das instituies pblicas que os acumulam.
O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se
decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com
as unidades administrativas que os criaram (e no de acordo com a natureza
das instituies que os criaram, como na Frana) e, em segundo lugar, que o
arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser
preservado no arquivo de custdia permanente. O princpio de agrupar os
documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos pblicos administrativos
chamado princpio da provenincia.
O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi
ento reconhecido como um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande
aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo
princpio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada
39
rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de
registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos.
Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco
desejvel, que se destrua a ordem original do registro para substitu-la por outra
baseada no que possa parecer um esquema mais lgico de cabealhos de assuntos.
A ordem original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente, no resulta
do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo
administrativo de cujo funcionamento o registro produto.
A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha,
consagrando-se mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes:
a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de
que as suas origens e os processos pelos quais foram criados
refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo
se acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do
governo se relacionam entre si, atravs da funo e da
organizao administrativa, assim os documentos so mais
inteligveis quando conservados juntos, sob a identidade do
rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e
na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo;
b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os
assuntos de documentos individuais somente podem ser
completamente compreendidos, no contexto, com documentos
correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu
contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou
arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova
documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder;
c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para
o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua
custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las
arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte
do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de
assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o
acabamento de qualquer tarefa desse gnero.
5.1.1.2. Concluses finais sobre os princpios de arranjo de

documentos
Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os
produziu no precisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas
deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser
prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a
relao desses para com a funo ou campo de assunto.
40
Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da

organizao e da funo devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos
rgos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no
rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos
pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem,
conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do
governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que
j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio
de tempo, e impor um plano de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que
estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer objetivo concebvel.
Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem
original, quando estes receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de
servirem a seus objetivos primrios. O arranjo original deve ser preservado se reflete
o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que
visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no
arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas.
Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo
informativo sem referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo
devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam s necessidades dos
pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos
preservada unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre
matria social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados,
unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e
outros, sem observar como estavam arranjados na repartio.
A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias
e convenincias, obedecendo a dois critrios:
a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivos;
b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de
uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de
suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.
5.2.
Atividades de descrio e publicao
O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos

de pesquisa, que consistem na descrio e na localizao dos documentos no
acervo, e se destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de
abordagem a um acervo documental.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam
divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos.
41
Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao

rgo administrativo que os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos
so descritos estruturalmente, dando-se informao sobre a natureza fsica dos
mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so arquivados ou classificados.
O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada
mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental,
que os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os documentos
correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttulo
da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade
partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de
documentos ou caixas.
5.2.1. Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu
presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos.
Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no dispem de instrumentos de
pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os
quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio.
5.2.1.1. Guia
Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao
dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de
pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos
existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a
estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo
total do arquivo.
5.2.1.2. Inventrio sumrio

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma
de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de
instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado
para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo.
Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela
enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao
mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada
fundo.
O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes
sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do
arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da qual
o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio.
42
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de

pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos
de documentos de carter oficial quanto para os de arquivos privados.
5.2.1.3. Inventrio analtico

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou
de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua
finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de
arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo.
5.2.1.4. Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos
pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam
respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais
fundos.
5.2.1.5. Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente
documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos,
segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo
de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de
determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos,
quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das
entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos
minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
5.2.1.6. ndice instrumento de pesquisa auxiliar

uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar
sua localizao no texto.
5.2.1.7. Tabela de equivalncia ou concordncia

um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas
notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no
sistema de arranjo.
43
5.2.2. ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica

Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries
arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as normas nacionais existentes ou
como base para a sua criao.
O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o
contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos.
Processos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos
documentos e continuam durante sua vida.
As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de
documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais
expondo regras de descrio para tais documentos j existem. Normas de descrio
arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de
que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia
prtica do princpio do respeito aos fundos.
Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou
representado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo
constitui o nvel mais geral de descrio; as partes constituem nveis subseqentes,
cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista no
contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo,
no nvel da srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item.
Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um
desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da
estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua
organizao.
No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de
um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que
corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio produtora ou,
quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica,
funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor
tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises
subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrutura
hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.
5.2.2.1. Descrio multinvel

Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado
numa s descrio, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se
necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado,
usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries
assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais
foram elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de
descrio denominada descrio multinvel.
44
5.2.2.1.1. Regras para descrio multinvel
DESCRIO DO GERAL PARA O PARTICULAR
Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas

partes componentes.
Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis
seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas.
Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo,
procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular.
INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO
Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de

descrio.
Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo
descrito. Por exemplo, no fornea informaes detalhadas sobre dossis /
processos se a unidade de descrio for um fundo; no fornea a histria
administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for
uma diviso ou uma seo.
RELAO ENTRE DESCRIES
Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia.

Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior
unidade de descrio, e identifique o nvel de descrio.
NO REPETIO DE INFORMAO
Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente

relacionadas.
Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes
componentes. No repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num
nvel superior.
5.2.2.2. Elementos de descrio

Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de
contextualizao, rea de contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso,
rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio.
45
5.2.3. ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade

arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias
Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G).
A criao de registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de
entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos
fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio rastreamento de
temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de
variados arquivos.
5.2.3.1. Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF)

Catlogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de
autoridade.
Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados,
incluindo nomes prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados
como pontos de acesso.
Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de
autoridade ou em um arquivo de autoridade.
Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado
estabelecido pela instituio arquivstica responsvel.
Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice,
pelo qual uma descrio possa ser pesquisada, identificada ou recuperada.
Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade
combinada com outros elementos de informao que descreve a entidade (entidade
coletiva, pessoa ou famlia) e que pode remeter a outras entradas de autoridade
5.3.
Atividades de conservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e,

conseqentemente, ao local de sua guarda.
H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of
Standards) que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo:
agentes externos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das
condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza
material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes
destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos
dos agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis,
seja na forma original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no
papel so os principais agentes de deteriorao. Os agentes externos mais
46
responsveis pela deteriorao so os gases cidos da atmosfera e particularmente o

dixido sulfrico (H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos
de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados
pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada
poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com
aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e
de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera
favorvel conservao dos documentos denomina-se climatizao.
As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano
secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos.
A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira,
gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais
conservao do acervo documental.
A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s
acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz
artificial deve ser usada com parcimnia.
O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.
A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o
desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%.
A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O
calor constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de
aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de
armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, deve-se
empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas
ou estantes para combater a umidade.
A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos
papis. As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel.
Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou
casena, mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois neste
ambiente encontram condies ideais para se desenvolverem.
So as seguintes as principais operaes de conservao: a) desinfestao; b)
limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou reparo.
5.3.1. Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia
qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da
integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em
qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos.
47
Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto
original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em
virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos.
5.3.2. Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa
operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p.
5.3.3. Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em
uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em
mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomendase o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
5.4.
Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a

restaurao por qualquer mtodo.
A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas
empregados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que
aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses
externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e
flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.
5.4.1. Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que
aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e
proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os
documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se
suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do
executor.
5.4.2. Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino,
aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada
consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e
fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de
reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
48
5.4.3. Silking
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas
qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e
o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no
entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo.
5.4.4. Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha
de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa
hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento,
juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades
permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade,
tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso
pode ser removida com gua e sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por
ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado
na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo
ideal.
5.4.5. Laminao manual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da
laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so
substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com
solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para
instalar equipamentos mecanizados.
5.4.6. Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento.
O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens
externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um
espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de
restaurao de documentos.
5.5.
Atividades de referncia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as

polticas de acesso e de uso dos documentos. Por poltica de acesso devemos
entender os procedimentos a serem adotados em relao ao que deve ou pode
ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso,
49
aps analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como
os direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior.
Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser
consultados os documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso
ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.
50
Apndice I
Leis e Decretos
6. DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997
Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos
sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tenso em vista o
disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:
CAPTULO I
DAS DISPOSIES GERAIS

Art. 1 Este decreto regula a classificao, reproduo e o acesso aos documentos pblicos de natureza sigilosa, apresentados
em qualquer suporte, que digam respeito segurana da sociedade e do Estado e intimidade do indivduo.
Art. 2 Para os fins deste Decreto, considera-se:
I - acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo;
II - classificao: atribuio de grau de sigilo a documentos;
III - credencial de segurana: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa a ter acesso a
documento sigiloso;
IV - custdia: responsabilidade pela guarda de documentos;
V - desclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos documentos sigilosos os torna
ostensivos e acessveis consulta pblica;
VI - documento ostensivo: documento cujo acesso irrestrito;
VII - documento sigiloso: documento que contm assunto classificado como sigiloso, e que, portanto requer medidas especiais
de acesso;
VIII - grau de sigilo: gradao atribuda classificao de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu contedo e
tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-lo.
IX - reclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos documentos altera a sua classificao.
CAPTULO II
DO ACESSO
Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 4 Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituio arquivstica
pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pblica, no poder sofrer restrio de acesso.
Art. 5 Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir
Comisses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomisses.
Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob custdia,
submetendo-os autoridade responsvel pela classificao, a qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua
desclassificao.
Pargrafo nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, nmero e
data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto, dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses
permanentes de acesso, para publicao em Dirio Oficial da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios,
conforme o caso.
Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os
documentos referidos nesse dispositivo.
Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente
autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.
Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de natureza sigilosa a
pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa.
Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados para
fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do respectivo
rgo ou instituio de origem.
Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s normas
e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos.
Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito.
51
Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio pblica custodiadora, documentos e
informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados pblicos.
Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de
dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo.
CAPTULO III
DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO

Art. 15. Os documentos pblicos, sigilosos classificam-se em quatro categorias:
I - ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de segurana e cujo teor s deva ser do conhecimento de agentes
pblicos ligados ao seu estudo e manuseio;
II - secretos: os que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de
agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem
conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional;
III - confidenciais: aqueles cujo conhecimento e divulgao possam ser prejudiciais ao interesse do Pas;
IV - reservados: aqueles que no devam, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em geral.
Art. 16. So documentos passveis de classificao como ultra-secretos aqueles referentes soberania e integridade territorial
nacionais, planos de guerra e relaes internacionais do Pas, cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria ultra-secreto somente poder ser feita pelos chefes dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio federais.
Art. 17. So documentos passveis de classificao como secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de operaes
militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e aos assuntos diplomticos que requeiram rigorosas medidas de
segurana cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria secreta somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no
pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido delegao.
Art. 18. So documentos passveis de classificao como confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por interesse
do governo e das partes e cuja divulgao prvia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria confidencial somente poder ser feita pelas autoridades indicadas
no pargrafo nico do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos rgos da Administrao Pblica Federal, do Distrito Federal,
dos Estados e dos Municpios, ou, ainda, por quem haja recebido delegao para esse fim.
Art. 19. So documentos passveis de classificao como reservados aqueles cuja divulgao, quando ainda em trmite,
comprometa as operaes ou objetivos neles previstos.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria reservada somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no
pargrafo nico do art. 18 deste Decreto, e pelos agentes pblicos formalmente encarregados da execuo de projetos, planos e
programas.
Art. 20. Os prazos de classificao dos documentos a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de sua produo, e
so os seguintes:
I - ultra-secretos, mximo de trinta anos;
II - secretos, mximo de vinte anos;
III - confidenciais, mximo de dez anos;
IV - reservados, mximo de cinco anos.
Art. 21. Os documentos sigilosos, de valor probatrio, informativo e histrico, de guarda permanente, de acordo com o art. 25,
da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 no podem ser destrudos.
Art. 22. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, ou a autoridade mais elevada, findo o motivo de
sua classificao ou alterao de sua natureza, e considerando o interesse para a pesquisa e para a administrao, alter-la ou
cancel-la, tornando-os ostensivos.
Art. 23. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, considerando o interesse de segurana da
sociedade e do Estado, renov-la por uma nica vez, por igual perodo.
Pargrafo nico. Poder a autoridade superior que classificou o documento alterar o grau de sigilo dos documentos em
trmite.
Art. 24. Os documentos sigilosos sero guardados em condies especiais de segurana.
Art. 25. Os procedimentos relativos emisso de credencial de segurana sero objeto de disposies internas de cada rgo
ou instituio de carter pblico.
Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a
seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade.
Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser encaminhados instituio
arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e
acesso.
CAPTULO IV
DA INTIMIDADE
Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a
honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia.
Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os documentos a que se refere o art.
28 deste Decreto.
Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o
acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.
CAPTULO V
DA REPRODUO
Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada pelo usurio, reproduo total
ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso.
1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de Acesso
respectiva.
2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros podero
ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8 deste Decreto.
Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao,
desde que necessrias para fazer prova em juzo.
CAPTULO VI
DAS DISPOSIES FINAIS

Art. 32. Os agentes pblicos responsveis pela custdia de documentos sigilosos esto sujeitos s regras referentes ao sigilo
profissional ou a seu cdigo especfico de tica.
Art. 33. Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos tero um prazo mximo de
sessenta dias para constituir e instalar sua Comisso Permanente de Acesso, a partir da data de publicao deste Decreto.
Art. 34. Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 35. Ficam revogados os Decretos ns 79.099, de 06 de janeiro de 1977, e 99.347, de 26 de junho de 1990.
Braslia, 24 de janeiro de 1997; 176 da Independncia e 109 da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Nelson A. Jobim
(Dirio Oficial da Unio, de 27 de janeiro de 1997)
Apndice I
Leis e Decretos
7. Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte lei:
CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral,
contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das
aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por
rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao
instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas
freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
54
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante
autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas,
em decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou
perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado
mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou
doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam
identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio.
So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do
Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos
estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta
lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos
documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100
(cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o
disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica
nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de
instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Apndice I
Leis e Decretos
8. Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
CAPTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos, e regulamentado pelo Decreto n 4.073, de
3 de janeiro de 2002, tem por finalidade:
I - definir a poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e;
II - exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
CAPTULO II
DA COMPETNCIA
Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao
acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das
atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e
implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos
pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de suas funes executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica Nacional de
arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, nos Estados, no
Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de
interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073,
de 2002;
X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes
do SINAR;
XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
XII - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias
referentes a arquivos;
XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas,
para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; e
XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura,
cincia e tecnologia, informao e informtica.
CAPTULO III
DA COMPOSIO E DO MANDATO
Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
57
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;

III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas; e
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou
acesso a fontes documentais.
1 O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
2 Cada conselheiro ter um suplente.
3 Os membros referidos no inciso III sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal.
4 Os membros referidos no inciso IV sero designados um pelo Presidente da Cmara dos Deputados e outro pelo Presidente
do Senado Federal.
5 Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente da Repblica, observado o disposto no
art. 31 do Decreto n 4.073, de 2002, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica,
mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representadas.
6 O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
7 obrigao do conselheiro titular impossibilitado de comparecer reunio do Plenrio do CONARQ providenciar o
comparecimento do suplente.
8 A ausncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais de duas reunies no perodo de um ano ser comunicada
autoridade responsvel pela designao do conselheiro, para as providncias que entender cabveis.
Art. 4 O exerccio das atividades de conselheiro de natureza relevante e no sujeito a remunerao.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO
Seo I
Da Estrutura Bsica
Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as Cmaras Setoriais e as Comisses
Especiais.
Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por
deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa
medida.
Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses considerado relevante e no sujeito a
remunerao.
Seo II
Do Plenrio
Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3 deste Regimento.
Art. 10. Ao Plenrio compete:
I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento;

II - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados;
III - baixar normas necessrias regulamentao e implementao da Poltica Nacional de Arquivos e do SINAR;
IV - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao pelas cmaras tcnicas, cmaras setoriais, comisses especiais,
conselheiros e representantes da sociedade civil; e
V - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais, bem como definir as competncias e
estabelecer o prazo de durao destas.
Seo III
Das Cmaras Tcnicas
Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter permanente, visando elaborar estudos e normas
necessrias implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR.
1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a profissional, qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus membros.
Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ordinria da respectiva Cmara, por maioria simples dos votos
de seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes.
Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo IV
Das Cmaras Setoriais
Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter permanente, visando identificar, discutir e propor
solues para questes temticas que se repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos,
interagindo com as cmaras tcnicas.
1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O presidente de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos
3 O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membros.
Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da respectiva cmara, por maioria simples dos votos de
seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar das votaes.
Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo V
Das Comisses Especiais
Art. 21. O Plenrio do CONARQ constituir comisses especiais, de carter temporrio, para exame de assuntos especficos.
1 Em caso de urgncia, o Presidente do CONARQ poder criar comisses especiais, ad referendum do Plenrio.
2 As comisses especiais sero integradas por especialistas,conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ,
ad referendum do Plenrio, sendo o exerccio das atividades por eles desenvolvidas considerado relevante e no sujeito a
remunerao.
3 O presidente de comisso especial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos
4 O membro de comisso especial que faltar maioria das reunies realizadas pela Comisso no ter seu nome includo
nos crditos dos documentos por ela elaborados.
5 As comisses sero presididas por um de seus membros, eleito por maioria simples dos votos de seus membros.
Art. 22. O presidente de comisso especial designar o relator da matria a ela submetida, para elaborao de documento
conclusivo a ser apresentado ao Plenrio do CONARQ.
Pargrafo nico. O parecer da comisso ser aprovado por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
CAPTULO V
DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ
Seo I
Do Presidente
Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do Conselho e, especificamente:
I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios;
II - convocar e presidir as reunies do Plenrio;
III - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes de deliberao;
IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os
sempre que necessrio;
V - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
VI - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias;
VII - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres necessrios consecuo das
finalidades do CONARQ;
VIII - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao Plenrio;
IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e os atos relativos ao seu cumprimento;
X - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica exposio de motivos e informaes sobre matria da
competncia do CONARQ;
XII - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio;
XIII - expedir atos administrativos e normativos internos; e
XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes deste Regimento propostas pelo Plenrio.
Seo II
Dos Conselheiros
Art. 24. Aos conselheiros incumbe:

I - comparecer s reunies;
II - apreciar e votar a ata de reunio;
III - debater e votar a matria em discusso;
IV - requerer informaes, providncias e esclarecimentos ao Presidente do CONARQ; e
V - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as matrias que lhes forem atribudas.
CAPTULO VI
DAS REUNIES DO CONARQ
Art. 25. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
por convocao de seu Presidente ou a requerimento de, no mnimo, dois teros de seus conselheiros.
Pargrafo nico. O Plenrio somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 26. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais reunir-se-o por convocao dos respectivos
presidentes ou coordenadores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros.
Pargrafo nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais somente se reuniro para deliberao
presentes a maioria de seus membros.
Art. 27. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de cmaras setoriais e de comisses especiais ser lavrada ata que,
aps aprovao dos presentes, ser arquivada no CONARQ.
Art. 28. A pauta das reunies ordinrias do Plenrio do CONARQ ser encaminhada aos conselheiros com antecedncia de, no
mnimo, quinze dias, acompanhada da documentao necessria a estudos para deliberao.
Pargrafo nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros assuntos, os seguintes:
I - leitura e aprovao da ata da reunio anterior;
II - leitura do expediente e das comunicaes da ordem do dia;
III - deliberao de matria; e
IV - votao de matria.
CAPTULO VII
DISPOSIES GERAIS
Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero dirimidos pelo Plenrio do CONARQ.
[Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002]
Apndice I
Leis e Decretos
9.
DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.

Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional,
criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental
e proteo especial aos documentos de arquivo.
Art. 2o Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando
gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e
integrao sistmica das atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao
aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes
executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio
da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159,
de 1991;
62
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da

Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo
nas instituies integrantes do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de
arquivos pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos;
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e
encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico, formuladores de polticas nacionais nas reas
de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.
Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino,
pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
1o Cada Conselheiro ter um suplente.
2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo
Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado
Federal, respectivamente.
3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da
Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica,
mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados.
4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.

5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto
legal no Arquivo Nacional.
Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ.
Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no
mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu
Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros.
1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
2o As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional,
por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a
convenincia de adoo dessa medida.
Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de
elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a
identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e
organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do
CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses.
Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do
Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Captulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar
o SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR
mediante acordo ou ajuste com o rgo central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de
competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central;
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central,
zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do
ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao
aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e
social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico
nacional;
XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses
especiais constitudas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo
constante atualizao.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem
prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa.
Captulo III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou
deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de
maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no
8.246, de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ
constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela
preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das
empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas
pblicas, na sua esfera de competncia.
1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de
desestatizao.
2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de
desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do
CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico.
3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no
2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo
expedida pelo CONARQ.
4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos
do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.
5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o
acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas
obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria.
Captulo IV
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso
permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo
de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao,
tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos
de valor.
1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas
Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos
arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida
pelo CONARQ.
2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1 o sero
submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades
geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a
serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou
entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao,
elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Seo II
Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos
ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao
recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores
dos arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os
inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar
Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao
necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do
art. 7o da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar
instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo.
Captulo V
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes
para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e
social por decreto do Presidente da Repblica.
1o A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do
respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por
parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo.
2o So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei no
3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao,
acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas
declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica.
1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente
constituda pelo CONARQ.
2o A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ.
3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever
comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de
seus documentos, dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida
de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de
sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social
devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil
e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social
podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio
para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do
acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e
social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus
proprietrios ou detentores.
Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares
execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a
subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3 o do art. 3o.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de
1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
Apndice I
Leis e Decretos
10.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.

Regula a microfilmagem de documentos oficiais
e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA , fao saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono

a seguinte Lei:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e
oficiais arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias
fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos
originais em juzo ou fora dle.
2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por
incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao.
3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se-
mediante lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro prprio.
4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do
arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto.
5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante
lavratura de trmo em livro prprio pela autoridade competente.
6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes
de seu arquivamento.
7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser
microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
Art 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartio detentora dos mesmos.
Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de
traslados e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos
capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que
a microfilmagem realizada por aqueles cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem
autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os
seus traslados e certides originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para
a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra
terceiros.
70
Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais

arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes.
Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da Repblica.
A. COSTA E SILVA
Lus Antnio da Gama e Silva
Apndice I
Leis e Decretos
11.
RESOLUO N 2
(Dirio Oficial da Unio, de 24 de outubro de1995)

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no
recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas
atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberao do Plenrio, em 27 de setembro de 1995 e
Considerando a importncia da preservao dos acervos produzidos pela administrao
pblica como instrumento de prova e informao sobre suas atividades para as
administraes e geraes futuras;
Considerando a necessidade de orientar os rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR em relao transferncia ou ao recolhimento de seus
acervos para instituies arquivsticas pblicas, cumprida sua finalidade administrativa nos
arquivos correntes;
Considerando que a transferncia e o recolhimento de acervos, corretamente
operacionalizados, so fundamentais para garantir melhores condies de guarda e
preservao dos documentos, bem como para torn-los rapidamente disponveis aos
usurios,
RESOLVE:
Art. 1 - Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s instituies
arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidades do Poder Pblico, devero estar
organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento
descritivo que permita sua identificao e controle.
1 - Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente
para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
2 - Considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em
instituies arquivsticas pblicas.
Art. 2 - O instrumento descritivo mencionado no Art. 1 dever conter os seguintes
dados: rgo de procedncia (responsvel pela transferncia ou recolhimento); rgo de
provenincia (responsvel pela produo e acumulao do acervo); tipo e nmero das
embalagens utilizadas no transporte (containers, caixas, pacotes); tipo e nmero das
unidades de acondicionamento; descrio do contedo, indicando, entre outras
informaes, o gnero dos documentos (textual, iconogrfico, audiovisual, cartogrfico,
informtico); e datas-limite dos documentos.
Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e assinatura do responsvel
pelo rgo que procede a transferncia ou o recolhimento.
Art. 3 - As instituies arquivsticas pblicas devero baixar instrues normativas sobre
a matria, no seu mbito de atuao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
ARQUIVO NACIONAL
72
Apndice I
Leis e Decretos
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
12.
RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999

Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no
processo de microfilmagem de documentos arquivsticos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas

atribuies previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberao do Plenrio, em sua 15 reunio ordinria realizada no dia 6 de dezembro
de 1999 e,
Considerando os dispositivos da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo
Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de 20 de junho de
1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria CONARQ n 30, de
22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os smbolos de normas ISO de
sinalticas tcnicas microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos seja
realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolve:
Art. 1 Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos
constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2.
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202)
(SEGUE ANEXOS 1 E 2)
(Clique nas figuras para v-las maior)
73

Arquivologia

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Apostila de Arquivologia

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4.4.7.3. Mtodo ideogrfico numrico duplex......................................................24

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5.2.1.2. Inventrio sumrio......................................................................................42

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2. Arquivos: Elementos e Definies

Estgios de sua evoluo

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles

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mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No

Extenso de sua atuao

Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou

Natureza dos documentos

Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem

Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos

Natureza do Assunto (caracterstica)

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e

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1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado,

A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de

toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas

Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem

Diferenciao entre biblioteca e arquivo

As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se

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uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero

Centros de documentao ou informao

Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da

3. Organizao e Administrao de Arquivos Correntes

Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.

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num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da

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A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:

O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos,

Anlise dos dados coletados

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma

Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente,

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Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em

3.3.3.1. Sistemas de registro

3.3.3.2. Elementos de Classificao

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(facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade, quer

3.3.3.3. Princpios de classificao

No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima

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Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de

O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e

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organogramas e fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da

Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da

Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:

Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de

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Geralmente so adotadas as seguintes atividades:

Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 3, pgina 9; e

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Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.