3 VCP-GC-SGC-PROC-00001 Control de Documentos en Terreno Rev.1

PI
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CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS
GERENCIA FUNCIONAL DE CONSTRUCCIN Y PUESTA EN
MARCHA
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO
N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-PRO-001
Rev.
:1
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NDICE
REVISIONES ........................................................................................................................3
2.
OBJETIVO ............................................................................................................................3
3.
ALCANCE Y APLICACIN ..................................................................................................3
4.
DEFINICIONES .....................................................................................................................5
4.1
DEFINICIONES GENERALES ..............................................................................................5
4.2
DEFINICIONES PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO .......................6
4.3
DEFINICIONES DOCUMENTOS DE CONTROL DE CAMBIO .............................................9
5.
RESPONSABILIDADES .....................................................................................................12
6.
REFERENCIAS ...................................................................................................................15
7.
DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................16
8.
DESCRIPCIN ...................................................................................................................18
9.
ARCHIVO DE REGISTROS ................................................................................................28
10.
ANEXOS .............................................................................................................................29
PI
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N
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1.
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La impresin de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versin vigente est disponible en el
Escritorio de la VP. Se prohbe su reproduccin y exhibicin, sin el consentimiento de VP CODELCO Chile.

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PROCEDIMIENTO
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REVISIONES
TIPO DE CAMBIO
FECHA
Emitido para aplicacin con cdigo VCP-GC-SGCPROC-00001.
14-09-2007
Actualizacin y cambio de cdigo. Absorbe instructivo

VCP-GC-SGC-IT-00001 Control de Archivos y
Distribucin de Documentos.
REVISIN
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N Doc.
OBJETIVO
Se establecen los siguientes objetivos generales aplicables para el control de la documentacin

tcnica en terreno:
O
N
Definir y establecer el mtodo aplicado por la Vicepresidencia de Proyectos, para el control de

la documentacin tcnica en terreno.
Obtener una trazabilidad del producto final construido, de acuerdo al orden establecido para
realizar una correcta gestin de los documentos tcnicos de diseo, documentos de calidad
durante la obra y documentos de entrega al cliente.
Definir y establecer el proceso estndar de trabajo para el control, distribucin y archivo de los
documentos tcnicos para asegurar que se utilice la ltima revisin de estos documentos en la
fabricacin, instalacin, montaje, pruebas e inspecciones realizadas en terreno.
Demostrar, en base a los registros generados y controlados, la efectividad del Sistema de

Gestin de Calidad de la Vicepresidencia de Proyectos y satisfacer los requerimientos de la
norma ISO 9001.
ALCANCE Y APLICACIN
PI
Asegurar que todo proyecto sin importar su envergadura, contenga un sistema de archivo en
papel, digital o electrnico. Se debe considerar lo dispuesto en el Procedimiento VP-GC-SGCPROC-00002 Conservacin de Registros de Construccin.
Este procedimiento:
Aplica a todos los proyectos en ejecucin, sean de administracin directa por VP CODELCO o
modalidad EPC o por contratista EPCM, en su etapa de construccin que estn bajo el control
de la Vicepresidencia de Proyectos, a travs de las respectivas Gerencias de Proyectos. En caso
de gerenciamiento delegado, es decir EPCM, VP CODELCO como mandante deber solicitar, en
el perodo de llamado a licitacin, todos los recursos necesarios para el cumplimiento del
presente procedimiento de tal forma de que se cumplan responsabilidades y recursos segn se
indican. El contratista EPCM (en adelante EPCM) cumplir el presente procedimiento, por VP
CODELCO VP. VP CODELCO considerar y proveer los recursos necesarios para realizar el
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correcto control, anlisis, mejoramiento y seguimiento del cumplimiento de este proceso descrito,
sobre el EPCM. Al final del Proyecto, el Gerente Operativo del Proyecto, mediante Control de
Documentos en Terreno, ser el responsable de traspasar la documentacin segn
Procedimiento VP-GC-SGC-PROC-00002 Conservacin de registros de Construccin al
Cliente.
Aplica a todos los proyectos de construccin y oficinas de terreno de la Vicepresidencia de

Proyectos que originan, reciben, distribuyen, controlan o archivan documentos propios y
externos, en terreno.
LA
Incluye el control de los documentos de ingeniera, aseguramiento y control de calidad,

sustentabilidad y entregables del proyecto.
PI
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O
Determina que la administracin y control de los documentos se realizar mediante un software

(plataforma) que proveer la Vicepresidencia de Proyectos, a travs de la Gerencia Funcional de
Ingeniera y Procesos, a los proyectos y que permitir archivar, transmitir y controlar los
documentos de diseo de ingeniera, de proveedores, contratistas y cualquier otro documento
propio de construccin. Tendr una estructura amigable para rpidas consultas desde cualquier
punto geogrfico.
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PROCEDIMIENTO
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DEFINICIONES
4.1
DEFINICIONES GENERALES
DEFINICIN
CONCEPTOS
Corporacin Nacional del Cobre de Chile, sus Divisiones y Departamentos.
VP CODELCO
Vicepresidencia de Proyectos de la Corporacin Nacional del Cobre de Chile.
GFCPM
Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en Marcha.
GFIP
Gerencia Funcional de Ingeniera y Procesos.
SGC
Sistema de Gestin de Calidad.
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CLIENTE
(Engineering, Purchase, Construction and Management). Es el proceso de trabajo

de Ingeniera, Adquisiciones y Contratos, y Administracin de la Construccin, por
sus siglas en ingls. Al hablar de un contrato EPCM, es cuando VP CODELCO
asigna un proyecto en la modalidad de gerenciamiento de las compras,
construccin e ingeniera a uno o ms contratistas.
Engineering, Purchase and Construction. Es el proceso de trabajo de Ingeniera,
Adquisiciones y Contratos, y Construccin, por sus siglas en ingls. Al hablar de
un contrato EPC, es cuando un Proyecto es asignado por VP CODELCO en la
modalidad de compras, construccin e ingeniera a uno o ms contratistas,
manteniendo el gerenciamiento como propio.
EPCM
Es el proveedor de un Equipo o material, o su representante, cuyos servicios se

contratan para asesorar en las etapas del Proyecto en montaje y pruebas.
PI
Proveedor
(Vendors)
EPC
Contratista
Es aquel a quien VP CODELCO delega la responsabilidad de la ejecucin de los

trabajos a travs de un contrato firmado por ambas partes, manteniendo el
gerenciamiento o administracin como propio. En esta modalidad se puede
delegar la ejecucin de los trabajos de EPC en todas sus posibles combinaciones
o todas.
Control de
Documentos del
Contratista
Funcin que emite o recibe y distribuye, en su empresa, la documentacin ya sea

propia y la entregada por Control de Documentos en Terreno.
Sistema
Documental VP
CODELCO (SDC)
Sistema estndar de administracin electrnico de documentos de VP CODELCO.

Se utiliza para la visualizacin, distribucin y revisin de documentos de cada
proyecto. Este sistema ser administrado por Control de Documentos en Terreno.
En caso de obtener impresiones, sern consideradas como NO CONTROLADAS.
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En el SDC se considerar como documento oficial, la ltima revisin de los

documentos visualizados al da para consulta.
Disciplina de Aseguramiento y Control para la Calidad.
A&CC
CONCEPTOS
DEFINICIN
DEFINICIONES PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO
LA
4.2
Documento
Controlado
Son todos aquellos documentos que el proyecto requiere mantener un control

sobre su distribucin, dado a que afectan la calidad del producto y/o servicio
entregado al Cliente.
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TR
O
Documento
Para los fines de este procedimiento, se define como documento a cualquiera de

ellos que se utilice para ejecutar el proyecto y que deben ser retenidos como
registro permanente. Los sketches de trabajo y otra informacin que no necesite
ser controlada y retenida como un registro permanente del proyecto no se
considera como documentos dentro del contexto de este procedimiento. Los
documentos pueden estar en formato digital o en copia dura.
Los documentos considerados como de retencin permanente, estarn definidos
en el procedimiento de VP-GC-SGC-PROC-00002 Conservacin de Registros de
Construccin.
PI
Copia Controlada
Una Copia Controlada, se define como una copia fiel del documento original y
vigente. Es requisito para esta definicin de control, que el documento est
clasificado como sujeto a cambios o revisiones durante el desarrollo del proyecto
y realizada por el responsable de Control de Documentos en Terreno. Las
Copias Controladas s e e stampan co n l a p alabra y n mero d e d istribucin
COPIA CONTROLADA N__ en letras rojas para diferenciarlos de manera clara
de cualquier otro documento que sea emitido. La versin emitida desde la base
de d atos d el SDC y/o l a i mpresa d esde u na copia d igital se co nsiderar
como copia no controlada y ser responsabilidad de los usuarios cotejar su
vigencia permanente a travs del sistema.
Una Copia No Controlada, es una copia de un documento especficamente
solicitado u obtenido de forma electrnica desde el SDC y/o impreso desde una
copia digital por algn usuario o fotocopiado. Estos documentos no son
mantenidos por Control de Documentos en Terreno. En ge neral c ualquier
documento c opiado que no c ontenga e l di stintivo e n r ojo de COPIA
CONTROLADA N__, s e co nsiderar co mo Copia No Controlada, con
posibilidad de estar Obsoleto o Nulo.
Una Copia Slo de Informacin, se define como una copia de algn documento
solicitado a control de documentos especficamente por algn usuario slo para
fines de planificacin y revisin. Estos documentos no deben ser utilizados para
construccin en terreno. Estos documentos son considerados documentos nocontrolados, y se estamparn con las palabras SOLO PARA INFORMACIN en
rojo, para identificarlos de forma clara de los documentos controlados. Caen en
esta categora los documentos que tengan revisiones en letras y en el caso de
proveedores en cdigos numricos no aptos para construccin o con
observaciones.
Copia No
Controlada
Copia Slo Para

Informacin
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PROCEDIMIENTO
CONCEPTOS
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DEFINICIN
Corresponde a un documento de diseo que ha sido eliminado por el dueo del
diseo, por cambios solicitados por la Ingeniera Contraparte VP CODELCO o por
cambios solicitados desde terreno.
Documento
Obsoleto
Corresponde a un documento de diseo que ha sido superado por un documento

emitido en nueva revisin.
Documento Nulo
Planos.
Especificaciones tcnicas.
Criterios de diseo.
Memorias de clculo.
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N
NCD.
TR
O
LA
Todos aquellos documentos de Ingeniera de Detalles e Ingeniera de Terreno

que aportan e instruyen para la correcta construccin de las obras permanentes y
que se encuentran identificados en el Procedimiento VP-GC-SGC-PROC-00002
Conservacin de Registros de Construccin, tales como, pero sin limitarse a:
Ingeniera de Detalles:
Estudios/cubicaciones.
Manuales.
Listados e informes tcnicos.

Hojas de datos.
Informes del Proveedor.

Ingeniera del Proveedor.
Documentacin
Tcnica
Ingeniera de Terreno:
SDI.
SCT
NCT.
PI
Sketch de terreno.
Planos Red-Line.
Planos As-Built.
Planes contratistas.
Procedimientos e instructivos contratistas.
Bases tcnicas terreno.
Informes VP.
Informes contratistas.
Transmittal
Corresponde a la nota de envo que acompaa a todos los documentos

recepcionados y/o distribuidos por Control de Documentos y que debe ser
devuelta firmada al originador.
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PROCEDIMIENTO
CONCEPTOS
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DEFINICIN
Corresponde a un documento escrito que describe las etapas y las actividades
relacionadas a un proceso y especifica quin, cuando y donde se realiza.
Es un documento escrito que detalla el cmo se desarrolla una tarea o trabajo
especfico y son elaboradas cuando la ausencia de este documento afecta la
calidad de los trabajos. Se consideran igualmente como instrucciones de trabajos
todas aquellas normas, especificaciones tcnicas, planos, condiciones de control
o cualquier otro documento que le indique a un trabajador el Cmo se hace una
actividad o tarea especfica
Corresponden a formularios con datos o formatos llenos, los cuales contienen el
resumen de los procesos o instructivos de tal forma de dejar constancia de que
los trabajos se hicieron de acuerdo a requerimientos de diseo.. En general todo
documento controlado que sirve como evidencia objetiva del trabajo desarrollado
en los procesos productivos y de apoyo a la organizacin. Estos pueden ser
informes de auditoras, acciones correctivas, registro de personal, listas de
verificacin, protocolos u otros con firmas autorizadas etc.
Son la fuente de demostracin de que los trabajos se realizaron en todos sus
pasos y correctamente.
Documento que muestra resultados oficiales de ensayos extendidos por
entidades externas y autorizadas para ello y que cuentan con toda la informacin
de ubicacin exacta, calibracin, patrones y parmetros de la medicin de
muestras o ensayos. Al igual que los registros cumplen con el requerimiento de la
demostracin de trabajos realizados dentro de los parmetros de diseo.
El Registro de Control de documentos es una base de datos resumida de los
documentos de terreno de los proyectos. Este registro muestra la informacin
clave de cada documento e incluir como mnimo, nmero de archivo del
documento, nmero de documento, ttulo del documento, fecha de emisin o
revisin, nmero de revisin, status de aprobacin, documentos de referencia,
documentos de cambio interno pendientes, das de atraso y control distribucin
de documentos. Este reporte puede ser generado desde SDC.
Este informe es un listado de documentos de diseo, documentos de cambio
interno y documentos del proveedor recibidos por Construccin en un da
especfico. Este informe es preparado por el Control de Documentos en forma
diaria utilizando SDC o planilla Excel y es enviado a todo el personal de
Construccin, segn matriz de distribucin de terreno.
Los requisitos de distribucin de los documentos son establecidos por Control de
Documentos para cada empleado del proyecto, proveedores, Sub-Contratistas.
El Gerente Operativo del Proyecto o su delegado deben aprobar el plan de
distribucin, publicarlo y distribuirlo.
Procedimiento
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Instruccin de
trabajo
Registro de Control
de Documentos
(LOG)
Certificado
O
N
Registro
PI
Informe de
Notificacin Diaria
(IND)
Matriz de
Distribucin de
Documentos de
Terreno
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MARCHA
PROCEDIMIENTO
4.3
N Doc.
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DEFINICIONES DOCUMENTOS DE CONTROL DE CAMBIO

CONCEPTOS
DEFINICIN
Solicitud de Cambio
de Terreno (SCT)
Una SCT es un documento utilizado para solicitar un cambio desde terreno a

Ingeniera de Proyecto que pueda afectar la intencin del diseo original (que
haya que hacer clculo estructural o requiere definicin por interferencia
interdisciplinaria) por lo tanto necesita de la aprobacin de Ingeniera de Diseo
antes de su implementacin. A criterio del Gerente de Proyecto o en quien
delegue la responsabilidad de Ingeniera de Terreno, se puede entregar
cualquier cambio en una SCT.
Este documento requiere de aprobacin de los organismos autorizados del
dueo del diseo para proceder.
En ningn caso se utilizar un SCT para documentar violaciones a las
especificaciones del proyecto, regulaciones, normas o requisitos legales.
Nota: Todos los documentos de cambio y consulta, debern estar inscritos y
referidos en los planos o documentos afectados, mientras no llegue la nueva
revisin del documento con su inclusin.
Notificacin de
Cambio de Terreno
(NCT)
Una Notificacin de Cambio de Terreno es un documento originado por el

Gerente del Proyecto o en quien delegue la responsabilidad de Ingeniera de
Terreno para documentar cambios menores de construccin y que no cambie la
intencin de la Ingeniera de Diseo (que no haya que hacer clculo estructural o
que no requiere definicin por interferencia interdisciplinaria).
Este documento requiere de aprobacin de los organismos autorizados slo por
terreno y envo obligatorio de una copia al dueo del diseo para ser
incorporado por el ingeniero dueo del diseo en el documento afectado.
En ningn caso se utilizar una NCT para documentar violaciones a las
especificaciones del proyecto, regulaciones, normas o requisitos legales.
PI
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TR
O
LA
Documento de
Cambio por Terreno
Para los fines de este procedimiento, un documento de cambio interno por

terreno se define como aquel documento que registre o autorice un cambio a
algn documento existente de diseo. Los documentos de cambio interno sern
incorporados por el ingeniero dueo del diseo en el documento de diseo.
Cuando esto ocurra, el ingeniero de diseo har referencia en el bloque de la
revisin del documento de diseo a los documentos de cambio. Los documentos
de cambio por terreno se registran en documentos internos SCT y NCT.
Documentos de
Cambios Externos a
Terreno
Para los fines de este procedimiento, un documento de cambio externo a terreno

se define como un documento que registre o autorice un cambio a algn
documento existente desde los responsables del diseo. Los documentos de
cambio por diseo sern incorporados por el ingeniero dueo del diseo en el
documento afectado. Cuando esto ocurra, el ingeniero de diseo har referencia
en el bloque de revisin del documento afectado.
Los Documentos de Cambio Externos a Terreno se registran en documentos
internos NCD.
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PROCEDIMIENTO
CONCEPTOS
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DEFINICIN
Es un documento con orden de cambio del diseo, desde el dueo del diseo, el
cual requiere estar aprobado por las jefaturas de ingeniera, segn lo indique el
formato.
Este cambio externo a terreno, puede ser solicitado por organismos externos
como proveedores, contratos o rea de ingeniera VP CODELCO.
Slo se utilizar un NCD para documentar violaciones a las especificaciones del
proyecto, regulaciones, normas o requisitos legales, si y slo si es documento
anexo a un Reporte de Deficiencia (RD).
LA
Notificacin de
Cambio de Diseo
(NCD)
N Doc.
TR
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N
Solicitud de
Informacin (SDI)
Es un documento que puede ser originado por una de las organizaciones

ligadas al Proyecto, para solicitar alguna aclaracin de diseo, instrucciones
suplementarias de ingeniera, de construccin; o documentos tcnicocontractuales (Bases Tcnicas). Otros motivos para generar una SDI pueden ser
que la parte afectada descubra o perciba un conflicto, ambigedad, error u
omisin en los documentos tcnicos o que esta parte posea un mtodo
alternativo o sustituto para proponer que no afecte de forma adversa la
seguridad, calidad, costo o programa.
La SDI no debe utilizarse como documento de cambio para documentos
emitidos de diseo. Cuando la respuesta de alguna SDI implica algn cambio en
el diseo, se emitir un documento de cambio de diseo (NCD) y se har
referencia a este cambio dentro de la SDI. Este documento no puede ser
utilizado como respaldo de mayor obra o trabajos adicionales.
Es un documento que describe, en dibujo o como texto, una variacin a un plano
de diseo o documento tcnico del proyecto, el cual es generado por el
constructor y es validado por la Ingeniera de Terreno.
Los documentos Red Line no deben ser utilizados para documentar elementos
instalados fuera de los requerimientos de los planos de ingeniera,
especificaciones o requisitos contractuales, ej. Donde deberan generarse
Solicitudes de Cambio de Terreno (SCT) o Notificaciones de Cambio de Diseo
(NCD). En cada Red Line debe hacer referencia al documento de cambio que lo
afecta.
Los cambios identificados en los Red Line deben ser incorporados en los AsBuilt generados por terreno.
Los Red Line una vez validados mediante la firma de Ingeniera de Terreno,
deben ser incorporados en los paquetes de construccin.
(Documentacin Tcnica de trabajos en ltima revisin tal cual como fueron
construidos): Un documento As-Built es un documento que describe, en dibujo o
como texto, una variacin a un plano de diseo o documento tcnico del
proyecto. Al momento de la entrega, el documento As-Built muestra la
configuracin y ubicacin actual en terreno de la condicin como se instal.
Los planos As-built son usados comnmente para aquellos elementos, tales
como instalaciones subterrneas, y muestran la ubicacin exacta de una
instalacin diseada o hecha en terreno o indica los elementos que no se
muestran en detalle en los planos cuando Ingeniera de Diseo requiere de
PI
Plano Marcado en
Rojo (Red Line)
As-Built
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PROCEDIMIENTO
CONCEPTOS
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DEFINICIN
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As-Built de Cambios
Dirigidos por
Ingeniera
O
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As-Built de Cambios
Dirigidos por Terreno
LA
informacin detallada.
Los documentos As-built no se deben usar para documentar elementos
instalados fuera de los requerimientos de los planos de ingeniera,
especificaciones o requisitos contractuales, ej. Donde deberan generarse
Solicitudes de Cambio de Terreno (SCT) o Notificaciones de Cambio de Diseo
(NCD). En cada As built de un plano se debe hacer referencia al documento de
cambio que lo afecta.
Los documentos As-Built de cambios dirigidos por terreno requieren de la
aprobacin de ingeniera de terreno antes de realizar el trabajo para verificar que
no existe alguna interferencia o inconsistencia con el diseo de la planta.
Ejemplos de este tipo de documentos As-Built son:
Ubicacin As-Built de las instalaciones de terreno diseadas, instaladas dentro
de las tolerancias de diseo.
Ubicacin As-Built de las instalaciones ruteadas en terreno.
Seleccin de terreno de las alternativas permitidas por los documentos de
diseo.
Instalacin de instalaciones temporales de construccin, infraestructura y
servicios requeridos para la construccin del proyecto.
Los documentos as-built de cambios dirigidos por ingeniera incluyen aquellos
cambios preparados a travs de la direccin de un documento formal de cambio
de diseo, as como una SCT, NCT, SDI, CRO, Informe de Deficiencia, o
Informe de No-conformidad.
Nota: La inclusin tanto de documentos de cambio de terreno y de ingeniera de
Diseo en los planos as-built, lo har la organizacin de Ingeniera de Diseo,
incluyendo toda la informacin de cambios por terreno y Red Line originados por
las empresas contratistas que ejecuten la construccin.
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MARCHA
PROCEDIMIENTO
N Doc.
Rev.
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Vigencia : 08-02-2012
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RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades descritas a continuacin, estn asignadas a los cargos descritos, ellos
sern los responsables de derivar y distribuir las funciones a su personal a cargo, segn estimen
conveniente. Se tendr en cuenta para ello su obligatoriedad de cumplimiento y que estas
responsabilidades indicadas son un marco bsico y no limitante para su desarrollo y
mejoramiento.
LA
El presente procedimiento no puede ser modificado sin previa autorizacin del Gerente
Funcional de Construccin y Puesta en Marcha y el Gerente Funcional de Ingeniera y Procesos
de la Vicepresidencia de Proyectos.
RESPONSABILIDAD
TR
O
UNIDAD / CARGO
Asegurar la entrega oportuna y completa de documentacin para el

desarrollo del proyecto.
Prestar asistencia a los proyectos en la induccin o capacitacin del
personal de Control Documentos en Terreno.
Prestar asistencia a los proyectos, en el mbito tcnico, respecto a la
incorporacin de recursos internos y externos.
O
N
Unidad de Bibliotecas para

Proyectos (UBP)
Verificar la completitud de la biblioteca documental del Proyecto.
Monitorear la correcta entrega y distribucin de la documentacin al

proyecto y al personal de terreno.
Monitorear el correcto ingreso de la informacin al SDC en terreno.
Control de Documentos del

Proyecto (Santiago)
PI
Gerencia Funcional de
Construccin y Puesta en
Marcha
Gerente de Proyecto
Gerente Operativo , Director

o Jefe de Construccin del
Proyecto
Asegurar la implementacin del sistema de control documental en

terreno.
Aprobacin de cambios para mejorar el proceso de control de
documentos en terreno.
Planificar, presupuestar y obtener los recursos necesarios para que
este procedimiento se lleve a cabo, de acuerdo a los requerimientos
de infraestructura, personal y Sistemas lo antes posible en obra, de
tal forma de que VP CODELCO y sus empresas colaboradoras inicien
las labores con toda la informacin en paralelo con Santiago, en
forma ordenada y consecuente con programas.
Asegurar que el contratista cuente con la documentacin vigente para
construir.
Validar los planos As-Built del proyecto mediante firma.
Autorizar, si el Proyecto as lo requiere, la entrega de copias digitales
de los documentos de Ingeniera, a las empresas colaboradoras
(contratistas) y entregar los recursos necesarios para su control.
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MARCHA
PROCEDIMIENTO
UNIDAD / CARGO
N Doc.
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RESPONSABILIDAD
Aprobar cambios en la distribucin de documentos.
Emitir el Informe Final de Gestin Documental del Proyecto,

declarando el status de entrega de la biblioteca documental del
Proyecto a la UBP (Gerencia Funcional de Ingeniera y Procesos).
Asegurar la implementacin, uso y control de este procedimiento, as

como del sistema en el cual se almacenar la documentacin de los
proyectos.
LA
Generar los procesos e instructivos como mnimo estndar, de tal

forma de entregar las directrices de funcionamiento de Control de
Documentos.
TR
O
Mantener un control de la distribucin del presente procedimiento y

sus revisiones.
Velar por la correcta aplicacin del procedimiento DCVP-0000-VPGI00000-PROGC02-0000-001 Codificacin de Documentos para
proyectos.
Jefe de Ingeniera de
Terreno
O
N
Validar planos Red Line mediante firma.
Realizar seguimiento y control de los Planos Marcados en Rojo

generados en las fases de Construccin y Puesta en Marcha y
asegurar que estos cambios queden incorporados en los Planos
definitivos de entrega al Cliente (As-Built).
Definir el Plan de conservacin de registros que aplica a la

documentacin tcnica del proyecto, segn VP-GC-SGC-PROC00002, Procedimiento Conservacin de Registros de Construccin.
Programar la realizacin de auditoras internas a Control de

Documentos en Terreno, segn los requisitos indicados en el
presente procedimiento, as como a Control de Documentos del
Contratista.
PI
Jefe de A&CC del Proyecto
Control de Documentos en
Terreno
Monitorear la implementacin del proceso de Control de Documentos

en Terreno, por medio de la realizacin de auditoras.
Monitorear por medio de la realizacin de auditoras programadas, el
control que realizan las empresas contratistas sobre las copias
digitales.
Realizar seguimiento a la entrega por parte del contratista del
respaldo electrnico de la carga semanal de protocolos al Sistema
Documental VP CODELCO.
Administrar el control de la documentacin para construccin. Esto
incluye la recepcin, distribucin, conservacin, archivo de los
documentos tcnicos y documentos de cambio.
Administrar y llevar a cabo el proceso de traspaso al Cliente de los
registros fsicos y electrnicos que avalan los trabajos desarrollados
en terreno.
Implementar los requisitos de este procedimiento, para asegurar que
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MARCHA
PROCEDIMIENTO
UNIDAD / CARGO
N Doc.
Rev.
:1
Vigencia : 08-02-2012
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RESPONSABILIDAD
los documentos sean debidamente recibidos, revisados, registrados,
enviados y archivados.
Llevar los listados de documentos (LOGs) necesarios para mantener

oportunamente informada a la organizacin del Proyecto, de los
documentos que maneja Control de Documentos en Terreno y su
estado.
LA
Realizar la distribucin de documentos de acuerdo al lo definido en la

Matriz de Distribucin de Documentos del Proyecto.
TR
O
Hacer la entrega controlada de copias digitales a las empresas

colaboradoras (contratistas), de los documentos de ingeniera en su
ltima versin.
Capacitar a todo el personal interno y de contratistas o proveedores
que tengan relacin con actividades de Control de Documentos.
Revisar la codificacin de la documentacin distribuidos por Control
de Documentos en Terreno.
O
N
Asegurar que la ltima revisin de los documentos controlados est

disponible en los lugares de uso definidos por el Proyecto.
Controlar y cautelar la documentacin oficial generada desde y hacia
el proyecto, considerndose como nico canal de entrada y salida de
los flujos de informacin tcnica del Proyecto.
Controlar la correcta codificacin de la documentacin cargada por el

contratista al SDC.
Controlar los documentos generados por el proyecto.
PI
Gestionar el proceso de distribucin (ruteo) asociado a la revisin de

documentos.
Usuario
El Usuario de Documentos (ej. Jefe de Construccin, Ingeniero de

Terreno, Coordinador de Terreno, Contratista, etc.) es responsable de
cumplir con los requisitos de este procedimiento y de asegurar que
los documentos de diseo sean revisados por Control de Documentos
en Terreno o a travs del SDC antes de su uso.
En caso que el Contratista o proveedor genere sus propios
procedimientos, ste tiene la responsabilidad de entregarlos a VP
CODELCO para su contrastacin para con sus similares internos, con
el motivo de recibir observaciones y hacer que los objetivos sean
concordantes con los del Cliente. Por lo anterior el usuario har los
cambios requeridos hasta alcanzar el estado de revisin 1 Sin
Observaciones y el permiso de construir con ellos.
En caso que el Contratista no genere sus propios procedimientos y
utilice los de su Cliente, deber dejarlo explcitamente indicado en el
contrato, en el cual asume el procedimiento como propio y por lo tanto
el 100% de la responsabilidad de la calidad sigue siendo del
Contratista, cumpliendo con la normativa del autocontrol indelegable a
terceros.
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MARCHA
PROCEDIMIENTO
UNIDAD / CARGO
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RESPONSABILIDAD
Realizar solicitudes de informacin (SDI), cada vez que sus procesos
lo requieran.
Comunicar los cambios realizados en terreno, a travs de la entrega

de planos Red-Line.
Realizar chequeo cruzado a los documentos entregados por Control

de Documentos del proyecto.
LA
Mantener el control por medio de una matriz de distribucin de las

copias de los documentos de ingeniera (duro y digital).
Contratista
Segregar las copias digitales de los documentos de ingeniera

superados y/o anulados.
TR
O
Mantener un log actualizados los estatus de documentos de

ingeniera.
REFERENCIAS
SGP-GI-MD-PRO-004 Procedimiento Revisin y aprobacin de planos y documentos.
SGP-GFIP-GD-PRO-009 Procedimiento Gestin Documental de Ingeniera para

Estudios y Proyectos.
SGP-GC-SGC-PLA-001 (VCP-GGC-SGC-PACC-00001), Clusula 7.1 Control de

Documentos del Plan de Calidad de la Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en
Marcha de la Vicepresidencia de Proyectos de CODELCO Chile.
Norma ISO 9001:2008 Clusula 4.2.3 Control de los Documentos y 4.2.4.Control de los
Registros.
SGP-GC-SGC-PRO-002 (VP-GC.SGC-PROC-00002) Procedimiento Conservacin de
Registros de Construccin.
SGP-GC-SGC-INS-019 (VP-GC-SGC-IDT-00019) Instructivo Requerimientos de
Registros y su trazabilidad.
SGP-GI-GD-PRO-001 Procedimiento Codificacin de documentos para proyectos.
PI
O
N
Realizar carga semanal de protocolos al Sistema Documental VP

CODELCO, segn lo definido en Matriz de Protocolos del Proyecto
para cada disciplina (VP-GC-SGC-IDT-00019 Requerimientos de
Registros y su Trazabilidad).
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PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO
7.1 Diagrama de flujo del proceso "Control de documentos de proveedores y/o diseadores externos"
(Proceso documentado en SGP-GFIP-GD-PRO-009 Procedimiento Gestin Documental de Ingeniera
para Estudios y Proyectos)
Ingeniera Contraparte
VP CODELCO

Proyecto (Santiago)
Registro
Usuario del Documento
Proveedores y Diseadores
Externos
LA
Inicio
Existe Discrepancia
NO
Transmittal Proveedores y
Diseadores Externos
Hoja de distribucin o ruteo de

documentos tcnicos
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001H
O
N
Enviar a Ingeniera Contraparte VP

CODELCO para revisin
TR
O
Verificar documentos recibidos en

el transmittal
Enviar documentos a control

documento
Revisar documento
SGP-GI-MD-PRO-004
SI
Tiene comentarios
NO
Enviar al proceso Control de

Documentos en Terreno
(Ver tem 7.2)
PI
Revisar e incorporar
comentarios, re-enviar
documento en nueva revisin
Enviar el documento revisado al

originador
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PROCEDIMIENTO
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7.2 Diagrama de flujo del proceso de "Control de documentos en terreno"

Proyecto (Santiago),
Proveedores en Terreno,
Contratistas en Terreno
Control de documentos en
terreno
Ingeniera de Terreno
Usuario segn Matriz de

Distribucin de Documentos
Registro
Transmittal Control de
Documentos del Proyecto
(Santiago)
Enva documentos a Control de

Documentos en Terreno. Adjunta
transmittal
Nota 1
Recepciona y verifica documentos

recibidos en transmittal
Nota 2
Transmittal contratistas
SI
Transmittal proveedores
Existe discrepancia
Timbra recepcin y actualiza LOG

general de documentos
Emite Informe de notificacin diaria
Log general de
documentos
SGP-GFCPM-SGC-PRO001I
Informe de Notificacin
Diaria
SGP-GFCPM-SGC-PRO001G
TR
O
Verifica la incorporacin de documentos de cambio y la existencia de

documentos obsoletos o nulos
Nota 3
LA
NO
Realiza respaldo y actualiza SDC
El documento requiere
revisin o respuesta
O
N
NO
Identifica (Timbrar) documento
original
Prepara e identifica (Timbrar)
copias, segn Matriz de
distribucin de documentos
Transmittal
SGP-GFCPM-SGC-PRO001C
Prepara transmittal y distribuye

segn Matriz de distribucin de
documentos
Nota 4
SI
Recepciona y verifica documentos

recibidos en transmittal
SI
Existe discrepancia
Realiza registro de la recepcin

firmada en Log general de control
documentos e Ingresa respaldo de
recepcin al SDC
NO
Firma y devuelve transmittal
Prepara e identifica (Timbrar)

documento para revisin o
respuesta
Recepciona, distribuye
internamente y realiza
modificaciones. Devuelve respaldo
de recepcin
Hoja de Ruteo
SGP-GFCPM-SGC-PRO001H
Prepara hoja de ruteo y enva para

revisin o respuesta
Nota 4
Revisa e indica estado de revisin
o prepara respuesta, si
corresponde.
Nota 6
PI
Actualiza Rack de Planos

Nota 5
Recepciona documento revisado o

documento respuesta
Nota 4
Prepara transmittal y enva al
originador
Nota 4
Actualiza LOG general de
documentos e Ingresa respaldo de
recepcin al SDC
Devuelve documento revisado o

documento respuesta, si
corresponde
SDI
SGP-GFCPM-SGC-PRO001B
Transmittal
SGP-GFCPM-SGC-PRO001C
Log general de
documentos
SGP-GFCPM-SGC-PRO001I
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PROCEDIMIENTO
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DESCRIPCIN
8.1. Control de documentos en terreno
Las siguientes notas detallan las actividades del diagrama de flujo 7.2 Control de documentos
en terreno.
LA
Actividades previas:
TR
O
Al comienzo de las operaciones de Construccin, el Gerente Operativo del Proyecto debe

implementar los siguientes requisitos mnimos:
Establecer la infraestructura y organizacin de Control de Documentos en Terreno.
Establecer los requisitos de distribucin de documentos para el proyecto; tipos de

documentos, organizacin interna y externa, n correlativo de copias controladas, medios
de distribucin y almacenamiento, identificacin de contratistas y proveedores, entre
otros. Utilizar como referencia el formato de Matriz de distribucin de documentos
definido en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001F. Una vez elaborada la Matriz de distribucin
de documentos, sta debe ser firmada por los generadores correspondientes, para luego
ser publicada y distribuida en la organizacin del proyecto.
Completar SGP-GFCPM-PRO-001G Registro de control de firmas autorizadas.
Establecer los lugares disponibles para consulta de planos (rack de planos) y

documentacin tcnica en terreno: Con el objetivo facilitar el acceso a la documentacin
tcnica del proyecto, el Gerente del Proyecto debe considerar la habilitacin de una sala
principal y/o salas con estaciones de rack de planos impresos en formato A1 como copia
controlada n1, segn SGP-GFCPM-SGC-PRO-00J Timbre de distribucin de
documentos, para consulta en el proyecto.
Establecer los tipos de timbres a utilizar, adems de los requeridos en SGP-GFCPMSGC-PRO-00D Timbre de estado de documentos, SGP-GFCPM-SGC-PRO-00J
Timbre de distribucin de documentos, SGP-GFCPM-SGC-PRO-00L Timbre de
documentos segregados y SGP-GFCPM-SGC-PRO-00M Timbre control de documentos
de cambio.
PI
O
N
Establecer el tratamiento de documentos obsoletos o nulos: El Proyecto debe definir el

tratamiento que les dar a los documentos obsoletos o nulos, debiendo utilizar el timbre
SGP-GFCPM-SGC-PRO-00L Timbre de documentos segregados, para identificar y
segregar stos documentos, de los que se encuentren vigentes. El proyecto debe
considerar que los documentos obsoletos, se almacenarn al menos por el tiempo que
dure el proyecto, en formato digital pdf o papel; sin embargo para el caso de los
documentos que se encuentren nulos, el proyecto queda en la libertad de eliminarlos o
almacenarlos en formato digital pdf o papel durante el tiempo que estime conveniente.
Para completar la trazabilidad de los documentos de diseo en terreno, Control de
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MARCHA
PROCEDIMIENTO
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Documentos en Terreno, debe llevar el registro de los documentos obsoletos o nulos en

el SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I Log general de control documentos.
Establecer los canales de comunicacin con Contratista y/o Proveedores en terreno: El
Gerente Operativo del Proyecto o Director o Jefe de Construccin de Terreno o su
designado, enviar una instruccin por carta a todos los Contratistas y/o Proveedores
involucrados en el Proyecto, de tal forma de establecer los canales de comunicacin para
la entrega y recepcin de documentacin tcnica o contractual en instalaciones del
Proyecto, segn corresponda:
Establecer el plan de conservacin de registros y entregables del proyecto que aplican al

rea de Control de Documentos en Terreno, de acuerdo al procedimiento VP-GC-SGCPROC-00002 Conservacin de Registros de Construccin.
O
N
TR
O
LA
1. La documentacin tcnica debe ser dirigida al Jefe de Ingeniera del Proyecto y debe
ser entregada en las instalaciones del Proyecto, en Control de Documentos en
Terreno, mediante transmittal.
2. La documentacin contractual debe ser dirigida al Gerente del Proyecto y debe ser
entregada en las instalaciones del Proyecto, en Secretara de Gerencia, mediante
carta contractual.
Nota 1: Inicio
El proceso se inicia con el envo de documentos desde los siguientes emisores:

Control de Documentos del Proyecto (Santiago): Envo de transmittal de documentos
tcnicos de ingeniera de diseo cargados al SDC y notificaciones de cambio de diseo
(NCD) enviadas por la empresa duea del diseo, entre otros.
Proveedores en terreno: Envo de documentos tcnicos de soporte de las etapas de

construccin y puesta en marcha; Hojas de datos de calibraciones realizadas en terreno,
protocolos de montajes realizados en terreno, listado de repuestos, As-Built de cambios
dirigidos por terreno, registros de capacitacin, manuales de operacin y mantenibilidad,
entre otros.
Contratistas en terreno: Envo de documentos para revisin o consulta:
PI
Ingeniera: Revisin de procedimientos e instructivos operativos, planos Red-Line,

planos As-Built, solicitudes de informacin (SDI), solicitudes de cambio por
terreno (SCT), notificaciones de cambio por terreno (NCT), entre otros.
Aseguramiento y Control para la Calidad: Revisin de plan de calidad,
procedimientos e instructivos de gestin, paquetes de traspaso, entre otros.
Nota 2: Recepcin y verificacin de documentos recibidos

La documentacin que ingresa a Control de Documentos en Terreno puede ser recepcionada
como documento fsico en papel, en formato digital en CD o puede haber sido cargada
directamente al SDC (ej: documentos de ingeniera de diseo cargados por Control de
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PROCEDIMIENTO
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Documentos del Proyecto en santiago), en cuyo caso slo se recepcionar el transmittal

electrnico asociado (enviado por correo electrnico).
TR
O
LA
Al momento de la recepcin del transmittal, Control de Documentos en Terreno debe verificar los
contenidos del paquete en contra del transmittal para asegurarse que se encuentren adjuntos
todos los documentos all indicados. Cualquier discrepancia debe ser dirigida inmediatamente al
originador del transmittal con una solicitud de correccin, informando en forma verbal y escrita
(cuando sea necesario), realizando la devolucin del transmittal si fuese necesario.
Despus de verificar el contenido del transmittal, Control de Documentos en Terreno debe
Timbrar la recepcin de los documentos, actualizar el registro SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I
Log general de control documentos e incluir los nuevos documentos recibidos en el SGPGFCPM-SGC-PRO-001G Informe de notificacin diaria, que se debe emitir a todos los usuarios
diariamente o cuando haya documentacin nueva recibida.
Nota 3: Verifica la incorporacin de documentos de cambio y la existencia de documentos
obsoletos o nulos
O
N
Verificacin de documentos de cambio:

Control de Documentos en Terreno, en conjunto con Ingeniera de Terreno, debe verificar que
los documentos de cambios asociados a los documentos recibidos, hayan sido incorporados en
la nueva revisin antes de su distribucin.
Los documentos de cambio que no hayan sido incorporados en la nueva revisin del documento
debern quedar incorporados en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001M Timbre control de documentos
de cambio estampado sobre la nueva revisin recibida. Se debe informar la no inclusin de
estos cambios a quien corresponda (proveedor o diseador).
Para los documentos de cambio originados por ingeniera de diseo (ej. NCD), Control de
Documentos en Terreno debe revisar la vieta de revisin del nuevo documento y
verificar s es que los cambios de diseo de revisiones anteriores han sido incorporados.
Aquellos documentos de cambios que no hayan sido incorporados deben ser
identificados con la nueva revisin en el SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I Log general de
control documentos.
Para los documentos de cambio originados por terreno (ej. SCT y NCT), Control de
Documentos en Terreno debe hacer una revisin cruzada entre los documentos de
cambio y el documento principal en el SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I Log general de
control documentos y debe indicar si estos documentos de cambio han sido
incorporados o no.
PI
Verificacin de la existencia de documentos obsoletos o nulos:

Una vez realizada la verificacin de documentos de cambio, Control de Documentos en Terreno,
debe verificar la existencia de documentos obsoletos o nulos, segn la ltima recepcin de
documentos. Control de Documentos en terreno debe identificar los documentos obsoletos o
nulos segn SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L Timbre de documentos segregados y aplicar el
tratamiento definido por el proyecto, en cuanto al almacenamiento de documentos obsoletos y a
la eliminacin o almacenamiento de documentos nulos.
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MARCHA
PROCEDIMIENTO
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Nota 4: Distribucin de documentos
Una vez recepcionados los documentos, Control de Documentos en Terreno debe identificar los
documentos aprobados por ingeniera (o que no requieren revisin) y los documentos que
requieren revisin o respuesta, para realizar su distribucin o ruteo, segn corresponda:
Distribucin de documentos aprobados por ingeniera (o que no requieren revisin)
LA
Los documentos deben ser distribuidos segn los requisitos de distribucin definidos por el
proyecto en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001F Matriz de distribucin de documentos,
considerando al menos los siguientes tems:
Identificar el documento original (se considera documento original a aquel documento en
papel que presenta las firmas originales), segn SGP-GFCPM-SGC-PRO-001J Timbre
de distribucin de documentos.
Preparar copias identificando si el documento requiere ser distribuido como copia

controlada o copia slo informacin (estampar en las copias del documento SGPGFCPM-SGC-PRO-001J Timbre de distribucin de documentos, segn corresponda).
Identificar si el usuario es interno o externo.
Identificar el formato de distribucin: Fsico (papel) o digital (pdf).
Identificar el medio de distribucin: Fsico (papel o CD) con transmittal impreso o

electrnico (a travs de correo electrnico con transmittal).
En el caso de documentos que han sido cargados al SDC, Control de Documentos en

Terreno debe descargar los documentos desde el SDC, para su distribucin.
O
N
TR
O
La distribucin de documentos realizada por Control de Documentos en Terreno segn SGPGFCPM-SGC-PRO-001F Matriz de distribucin de documentos definida por el proyecto, debe
ser realizada bajo acuse de transmittal (SGP-GFCPM-SGC-PRO-001C Transmittal), en donde
quedar registrado el responsable de la mantencin de las copias.
PI
Cuando l os docu mentos sean di stribuidos a Empresas Contratistas y/o P roveedores en

terreno o a l C liente, Control de D ocumentos en T erreno debe r ealizar el envo de l os
documentos u tilizando t ransmittal f ormal, el cual debe ser firmado por l as personas
autorizadas, segn l o definido por el pr oyecto en S GP-GFCPM-SGC-PRO-001K Registro
de cont rol de f irmas a utorizadas. Control d e D ocumentos en T erreno debe v erificar l a
devolucin de una copi a firmada por el receptor de cada t ransmittal enviado, indicando la
recepcin satisfactoria de los documentos enviados.
Los usuarios deben verificar los documentos recibidos en contra del transmittal y aclarar
cualquier discrepancia con Control de Documentos en Terreno. En caso que los documentos
recibidos estn de acuerdo al transmittal, el usuario debe firmar y devolver el transmittal a
Control de Documentos en Terreno. Los usuarios son responsables de mantener todos los
documentos controlados en su poder.
Una vez realizada la distribucin de documentos, Control de Documentos en Terreno debe
registrar en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I Log general de documentos, el acuse de recibo de
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MARCHA
PROCEDIMIENTO
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los transmittal distribuidos e ingresar respaldo de recepcin en el SDC, para completar la

trazabilidad de la distribucin realizada.
Requisitos de distribucin en formato fsico (papel):

Control de Documentos en Terreno, distribuir copias de documentos de ingeniera en
formato fsico (papel), en su ltima revisin, a los usuarios segn se indique en la Matriz
de distribucin de documentos definida por el proyecto.
La distribucin de copias en formato fsico (papel), se realizar formalmente con acuse de
transmittal.
TR
O
LA
Las copias de planos sern entregadas impresas, por Control de Documentos en

Terreno, en el formato A1, para distribucin como COPIA CONTROLADA y en formato
A3, para distribucin como COPIA SOLO INFORMACION y debern contener los
timbres de distribucin SGP-GFCPM-SGC-PRO-001J Timbre de distribucin de
documentos, segn corresponda a una distribucin como COPIA CONTROLADA o
COPIA SLO INFORMACIN.
O
N
Las copias de documentos de ingeniera como especificaciones tcnicas, criterios de

diseo, manuales, etc. Sern entregadas impresas por Control de Documentos en
Terreno, en formato carta y debern contener los timbres de distribucin SGPGFCPM-SGC-PRO-001J Timbre de distribucin de documentos, segn corresponda
a una distribucin como COPIA CONTROLADA o COPIA SLO INFORMACIN.
Control de documentos del contratista y/o proveedor, ser el responsable de

mantener, actualizar (reemplazar y segregar copias que se encuentren obsoletas o
nulas) y controlar la distribucin de copias fotocopiadas, desde los documentos
entregados en formato fsico (papel) entregados por Control de Documentos en
Terreno.
PI
Requisitos de distribucin en formato digital (pdf):

Control de Documentos en Terreno, distribuir copias digitales de documentos de
ingeniera, en su ltima revisin, a los usuarios segn se indique en la Matriz de
distribucin de documentos definida por el proyecto.
La distribucin de los documentos digitales, se realizar formalmente con acuse de
transmittal, por el medio de distribucin definido por el proyecto; fsico (CD) o electrnico
(mediante correo electrnico).
La informacin digital ser entregada en formato pdf, en sus tamaos nativos, con una
resolucin de 300 DPI y deber contener los timbres de distribucin SGP-GFCPM-SGCPRO-001J Timbre de distribucin de documentos, segn corresponda a una distribucin
como COPIA CONTROLADA o COPIA SOLO INFORMACION.
Control de documentos del contratista y/o proveedor, ser el responsable de

mantener, actualizar (reemplazar y segregar copias que se encuentren obsoletas o
nulas) y controlar la distribucin de copias impresas, desde los archivos digitales
entregados por Control de Documentos en Terreno.
Control de documentos del contratista y/o proveedor no podr realizar distribucin de
copias digitales en el proyecto, respecto de las copias digitales entregadas por Control
de Documentos en Terreno.
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PROCEDIMIENTO
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La distribucin de copias de planos desde las copias digitales entregadas al contratista

y/o proveedor, estar restringida slo al formato fsico (papel), pudiendo distribuirlas
como COPIA CONTROLADA, slo en formato A1 o como COPIA SOLO
INFORMACION, slo en formato A3, bajo su sistema de autocontrol.
La distribucin de copias de documentos de ingeniera como especificaciones

tcnicas, criterios de diseo, manuales, etc. desde las copias digitales entregadas al
contratista y/o proveedor, estar restringida slo al formato fsico (papel), pudiendo
distribuirlas como COPIA CONTROLADA o como COPIA SOLO INFORMACION en
tamao carta, bajo su sistema de autocontrol.
TR
O
LA
Control de documentos del contratista y/o proveedor debe velar por mantener siempre
en los puestos de trabajo en terreno, la ltima revisin de los planos entregados como
COPIA CONTROLADA por Control de Documentos en Terreno.
El contratista y/o proveedor debe considerar que el nico formato de plano habilitado
para construir corresponde al impreso en papel en formato A1 y distribuido como
COPIA CONTROLADA en ltima revisin por Control de Documentos en Terreno.
PI
O
N
Requisitos de distribucin en formato nativo (dwg):

Control de Documentos en Terreno, entregar copias de documentos de ingeniera,
especficamente, planos en formato nativo (dwg), en su ltima revisin, a los usuarios
que lo requieran, bajo solicitud estricta mediante carta dirigida al Gerente Operativo del
Proyecto.
El Gerente Operativo del Proyecto responder mediante carta contractual la autorizacin
de la solicitud de documentos nativos. Una vez recepcionada la autorizacin, el usuario
deber solicitar formalmente el documento a Control de Documentos en Terreno
completando el formulario SGP-GFCPM-SGC-PRO-001E Solicitud de documentos, en
el que deber indicar claramente el cdigo del documento solicitado y el n correlativo de
la carta asociada a la autorizacin.
El usuario deber indicar claramente en la carta el uso que le dar al documento y
deber comprometerse a no distribuirlo, ya sea en formato digital o impreso en papel.
Los documentos en formato nativo autorizados por Gerente Operativo del proyecto, slo
debern ser usados para fines de cubicacin, cotizacin y/o para la presentacin de
soluciones y/o cambios de terreno, de ninguna manera el usuario utilizar esta
documentacin para construir.
Ruteo de documentos que requieren revisin o respuesta

Control de Documentos en Terreno debe identificar los documentos que requieren ser
distribuidos para revisin y/o respuesta:
Para el caso de los documentos que requieren revisin como: Red Line, P lanos d e
Ingeniera concept ual, bsica y de det alles, E specificaciones T cnicas, M emorias
de C lculo, F ichas Tcnicas, Manuales, P lanos As-Built dirigidos por t erreno,
Planes de C alidad, P rocedimientos o i nstructivos de C alidad o S eguridad,
Presentacin de Labor atorios, e tc. Control de Documento en Terreno debe estampar
cada documento con el timbre de revisin SGP-GFCPM-SGC-PRO-001D Timbre de
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PROCEDIMIENTO
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TR
O
LA
estado de documentos e identificar el documento con un nmero nico de entrega del

proveedor/contratista que se basa en el nmero de proyecto, el nmero del contrato u
orden de compra y un nmero secuencial nico. Despus de asignar un nmero de
entrega del proveedor/contratista, Control de Documentos en Terreno debe registrar el
documento en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I Log general de control documentos y
preparar SGP-GFCPM-SGC-PROH Hoja de ruteo de documentos consultado al Jefe de
Ingeniera de Terreno la designacin del especialista del rea o disciplina que debe
revisar el documento. Luego Control de Documentos en terreno debe enviar el
documento al especialista designado para su revisin y comentarios.
Para el caso de documentos que requieren respuesta como es el caso de los
documentos SGP-GFCPM-SGC-PRO-001B Solicitud de Informacin (SDI) y SGPGFCPM-SGC-PRO1E Solicitud de documentos, Control de Documentos en Terreno
debe preparar SGP-GFCPM-SGC-PROH Hoja de ruteo de documentos y enviar el
documento al Jefe de Ingeniera de Terreno para su revisin y respuesta.
En el caso de documentos que han sido cargados al SDC, Control de Documentos en
Terreno debe descargar los documentos desde el SDC antes de su distribucin.
O
N
Recepcin de documentos revisados y/o con respuesta

Despus de recibir los documentos revisados y/o con respuesta, Control de Documentos
en Terreno debe registrar el estado de revisin y/o respuesta en SGP-GFCPM-SGCPRO-001I Log general de control documentos y realizar respaldo digital de los
documentos en el SDC. Control de Documentos en Terreno debe retener el documento
original en los archivadores de la biblioteca de Control de Documentos en Terreno hasta
el trmino del Proyecto.
Control de Documentos en Terreno debe avisar al Jefe de Ingeniera de Terreno de
cualquier documento que no haya sido revisado y/o respondido y devuelto dentro de los
(05) cinco das transcurridos desde su recepcin.
PI
Envo de documentos revisados y/o con respuesta al originador

Control de Documentos en Terreno debe preparar transmittal de envo de los
documentos revisados y/o con respuesta, dirigidos a los originadores o sus
representantes, adjuntando copias en colores en formato papel de los documentos
revisados y/o con respuesta.
Cuando los documentos revisados y/o con respuesta sean distribuidos a Empresas
Contratistas y/o Proveedores en terreno, Control de D ocumentos en Terreno debe
realizar el envo de l os docum entos utilizando t ransmittal f ormal, el cual debe ser
firmado por l as pe rsonas aut orizadas, segn l o def inido por e l pr oyecto en S GPGFCPM-SGC-PRO-001K R egistro de cont rol de f irmas au torizadas. C ontrol de
Documentos en T erreno debe v erificar l a de volucin de una copi a f irmada por e l
receptor de cada t ransmittal env iado, i ndicando l a r ecepcin sat isfactoria de l os
documentos enviados.
Una vez realizada la distribucin de documentos revisados y/o con respuesta, Control de
Documentos en Terreno debe registrar en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I Log general de
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documentos, el acuse de recibo de los transmittal distribuidos e ingresar respaldo de

recepcin en el SDC, para completar la trazabilidad de la distribucin realizada.
Nota 5: Actualizacin de Rack de Planos
O
N
TR
O
LA
Cada vez que Control de Documentos en Terreno realice una nueva distribucin de documentos
aprobados por ingeniera, debe cerrar el ciclo de distribucin actualizando las estaciones de
consulta o rack de planos dispuestos por el proyecto en terreno.
Control de Documentos de Terreno debe mantener actualizados estos rack de planos con las
ltimas revisiones vigentes. Esto incluye:
Agregar nuevos documentos controlados a los racks de planos y estaciones de
documentos en terreno.
Reemplazar y destruir planos daados o ilegibles.
Identificar planos que tengan asociados documentos de cambio vigentes. Utilizando
SGP-GFCPM-SGC-PRO-00M Timbre control de documentos de cambio registrar detalle
de documentos de cambio (n, fecha, observaciones).
Un documento nulo debe ser estampado con el timbre DOCUMENTO NULO, segn
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L Timbre de documentos segregados y debe ser
segregado de los documentos vigentes, de acuerdo a lo definido por el proyecto.
Un documento obsoleto debe ser estampado con el timbre DOCUMENTO OBSOLETO,
segn SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L Timbre de documentos segregados y debe ser
segregado de los documentos vigentes, de acuerdo a lo definido por el proyecto.
Nota 6: Revisin y respuesta de documentos
Para documentos que requieren revisin como: Red Li ne, P lanos de I ngeniera
conceptual, bsica y de detalles, Especificaciones Tcnicas, Memorias de C lculo,
Fichas T cnicas, M anuales, P lanos As-Built di rigidos po r t erreno, Planes d e
Calidad, P rocedimientos o i nstructivos de C alidad o S eguridad, Presentacin d e
Laboratorios, etc. El especialista designado por el Jefe de Ingeniera de Terreno, debe
revisar el documento e indicar el estado de revisin, nombre del revisor, fecha de revisin
del documento y firma en el timbre de revisin del documento, segn SGP-GFCPM-SGCPRO-001D Timbre de estado de documentos y devolver el documento revisado a
Control de Documentos en Terreno, adjuntando SGP-GFCPM-SGC-PROH Hoja de ruteo
de documentos firmada.
Para documentos que requieren respuesta como: SGP-GFCPM-SGC-PRO-001B
Solicitud de Informacin (SDI). El Jefe de Ingeniera de Terreno o el especialista
designado, debe preparar respuesta a la consulta realizada, firmar la SGP-GFCPM-SGCPROH Hoja de ruteo de documentos y enviar respuesta a Control de Documentos en
Terreno.
Para documentos que requieren respuesta como: SGP-GFCPM-SGC-PRO1E Solicitud
de documentos. El Jefe de Ingeniera de Terreno, debe definir la autorizacin de la
entrega de los documentos solicitados, a travs de su nombre y firma en la casilla
PI
Todos los documentos identificados para revisin o respuesta deben ser filtrados por el Jefe de
ingeniera de Terreno, quien debe asignar al especialista y/o disciplina responsable de la revisin
o preparacin de la respuesta de los documentos, segn corresponda:
________________________________________________________________________

MARCHA
PROCEDIMIENTO
N Doc.
Rev.
:1
Vigencia : 08-02-2012
Pgina
:26 de 29
SOLICITUD APROBADA POR del formulario SGP-GFCPM-SGC-PRO1E Solicitud de

documentos e indicando la frase Se autoriza la entrega de los documentos tem n___.
Si no autoriza la entrega de documentacin de todos los documentos solicitados, debe
indicar la frase No se autoriza la entrega de los documentos solicitados. Una vez
definida la autorizacin de los documentos solicitados, el Jefe de Ingeniera de Terreno
debe enviar su respuesta, adjuntando SGP-GFCPM-SGC-PROH Hoja de ruteo de
documentos firmada.
LA
8.2. Codificacin de los documentos
O
N
TR
O
Todos los documentos y registros, generados por las distintas reas/disciplinas del proyecto,
sean stas internas o externas (Contratistas y Proveedores) a la organizacin VP, deben ser
codificados segn el Procedimiento DCVP-0000-VPGI-00000-PROGC02-0000-001 Codificacin
de Documentos para proyectos.
Es responsabilidad de control de documentos informar al contratista, en la reunin de inicio, la
codificacin que deben contener los documentos sujetos a ser comentados por VP (revisin), de
acuerdo al Procedimiento DCVP-0000-VPGI-00000-PROGC02-0000-001 Codificacin de
Documentos para proyectos.
8.3. Revisiones y Auditoras al Proceso de Control de Documentos en Terreno
Revisiones al Proceso de Control de Documentos en Terreno
PI
Control de Documentos en Terreno debe realizar revisiones peridicas de los archivos de

documentos, estaciones de documentos controlados y/o rack de planos, registros de
documentos y transmittal de documentos para asegurarse que estn disponibles las ltimas
revisiones y para asegurar el cumplimiento con los requisitos de este procedimiento.
Control de Documentos en Terreno debe revisar peridicamente los documentos recibidos en
contra de la informacin de documentos disponibles en SDC. En caso de existir discrepancias,
deben notificar al Jefe de Ingeniera de Terreno y a Control de documentos del Proyecto
(Santiago), cuando corresponda.
Control de D ocumentos en T erreno debe revisar peridicamente la docum entacin c on
que cuentan los control de documentos de las Empresas Contratistas y/o Proveedores en
terreno, par a asegur ar que t engan siempre di sponible la l tima r evisin de l os
documentos distribuidos para construir y asegurar el cumplimiento con l os requisitos de
este procedimiento.
Auditoras al Proceso de Control de Documentos en Terreno
Las auditoras al proceso de control de documentos sern realizadas por personal de la
disciplina de Aseguramiento y Control para la Calidad del proyecto y sern realizadas tanto al
proceso de control de documentos del proyecto en terreno; como al proceso de control de
documentos de las Empresas Contratistas y/o Proveedores.
________________________________________________________________________

MARCHA
PROCEDIMIENTO
N Doc.
Rev.
:1
Vigencia : 08-02-2012
Pgina
:27 de 29
8.4. Utilizacin del Sistema documental VP CODELCO (SDC)
8.5. Reportes del control documental
TR
O
LA
En caso de existir un sistema para la administracin, control y archivo de la informacin en el

proyecto. Se debe generar una Instruccin de trabajo que identifique claramente el alcance,
responsabilidades, los procesos y actividades identificadas en este procedimiento y que son
abordadas por este sistema, de tal forma que queden claramente establecidas quienes y como
se realizarn.
El SDC corresponde a un sistema informtico que debe permitir el desarrollo de las actividades
descritas en el diagrama de flujo Control de Documentos en Terreno (tem 7.2) de este
procedimiento, garantizando almacenamiento, reglas de permiso de acceso y visualizacin y
mecanismo de respaldo de informacin.
O
N
Control de Documentos en Terreno debe emitir al menos semanalmente, el status de la

documentacin tcnica recibida y revisada por el proyecto.
Estos reportes al menos deben indicar:
Status de documentos tcnicos recibidos por disciplina.
Status de documentos de cambios.
Status de SDI.
Status de revisin de procedimientos.
Status de documentos ingresados al SDC.
Status de documentacin entregada al cliente.
8.6. Vigencia de la documentacin
PI
Se declara que la documentacin contenida en los archivos de Control de Documentos en

Terreno, se mantiene vigente de acuerdo a su ltima revisin visualizada en el SDC.
Aquellos documentos, tanto internos como externos, que hayan perdido su vigencia sern
considerados obsoletos o nulos, segn corresponda, e identificados y segregados de los
archivos del SDC y de los rack de planos dispuestos por el proyecto. Con la finalidad de
mantener un historial de la documentacin recepcionada y distribuida en el proyecto, todo
documento considerado obsoleto o nulo es mantenido en un archivo pasivo a cargo de Control
de Documento en Terreno. El periodo de mantencin y el tipo de archivo en papel, digital o
electrnico ser definido por el proyecto en VP-GC-SGC-PROC-00002A Plan de Conservacin
de Registros, segn el Procedimiento Conservacin de Registros de Construccin.
________________________________________________________________________

MARCHA
PROCEDIMIENTO
Rev.
:1
Vigencia : 08-02-2012
Pgina
:28 de 29
Acceso
Tiempo de Disposicin
Mantencin
Final
ARCHIVO DE REGISTROS
Medio
Por N rea /
N Proyecto
Disciplina
Gestin
Documental
Proyecto
Oficina
Gestin
Documental
Proyecto /
SDC
Duro /
Electrnico
Por N rea /
N Proyecto
Disciplina
Gestin
Documental
Proyecto
Oficina
Gestin
Documental
Proyecto /
SDC
Duro /
Electrnico
Por N rea /
N Proyecto
Disciplina
Gestin
Documental
Proyecto
Oficina
Gestin
Documental
Proyecto /
SDC
Duro /
Electrnico
Solicitud
de
documentos
Por N rea /
N Proyecto
SGP-GFCPMSGC-PRO-001E
Disciplina
Gestin
Documental
Proyecto
Oficina
Gestin
Documental
Proyecto /
SDC
Duro /
Electrnico
Disciplina
Gestin
Documental
Proyecto
Oficina
Gestin
Documental
Proyecto /
SDC
Duro /
Electrnico
Disciplina
Gestin
Documental
Proyecto
Oficina
Gestin
Documental
Proyecto /
SDC
Duro /
Electrnico
Hoja de ruteo de
documentos
Por N rea /
SGP-GFCPMN Proyecto
SGC-PRO-001H
Disciplina
Gestin
Documental
Proyecto
Oficina
Gestin
Documental
Proyecto /
SDC
Duro /
Electrnico
Log de control
documentos
Por N rea /
SGP-GFCPMN Proyecto
SGC-PRO-001I
Disciplina
Gestin
Documental
Proyecto
Oficina
Gestin
Documental
Proyecto /
SDC
Duro /
Electrnico
Matriz
de
distribucin
de
Por N rea /
documentos
N Proyecto
SGP-GFCPMSGC-PRO-001F
PI
Informe
de
notificacin diaria Por N rea /
SGP-GFCPMN Proyecto
SGC-PRO-001G
O
N
Transmittal
SGP-GFCPMSGC-PRO-001C
Solicitud
o
Notificacin de
cambio
en
Terreno
SGP-GFCPMSGC-PRO-001A
Solicitud
de
Informacin
(SDI)
SGP-GFCPMSGC-PRO-001B
Durante
periodo de
vigencia del
Proyecto
Elimina
Todos
Durante
periodo de
vigencia del
Proyecto
Elimina
Todos
Durante
periodo de
vigencia del
Proyecto
Elimina
Todos
Durante
periodo de
vigencia del
Proyecto
Elimina
Todos
Durante
periodo de
vigencia del
Proyecto
Elimina
Todos
Durante
periodo de
vigencia del
Proyecto
Elimina
Todos
Durante
periodo de
vigencia del
Proyecto
Elimina
Todos
Durante
periodo de
vigencia del
Proyecto
Elimina
Todos
TR
O
Lugar
Indexacin
Identificacin
Almacenamiento
Responsabl
e de Archivo
LA
N Doc.
________________________________________________________________________
PROCEDIMIENTO
Indexacin
Lugar
Medio
Oficina
Gestin
Documental
Proyecto /
SDC
Duro /
Electrnico
Vigencia : 08-02-2012
Pgina
:29 de 29
Acceso
Tiempo de Disposicin
Mantencin
Final
Todos
Durante
periodo de
vigencia del
Proyecto
Elimina
TR
O
10 ANEXOS
O
N
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001A Solicitud o Notificacin de cambio en Terreno.

SGP-GFCPM-SGC-PRO-001B Solicitud de Informacin (SDI).
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001C Transmittal.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001D Timbre de estado de documentos.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001E Solicitud de documentos.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001F Matriz de distribucin de documentos.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001G Informe de notificacin diaria.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001H Hoja de ruteo de documentos.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I Log general de control documentos.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001J Timbre de distribucin de documentos.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001K Registro de control de firmas autorizadas.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L Timbre de documentos segregados.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001M Timbre control de documentos de cambio.
PI
:1
Almacenamiento
Responsabl
e de Archivo
Disciplina
Gestin
Documental
Proyecto
Rev.
LA
Registro
de
control de firmas
Por N rea /
autorizadas
N Proyecto
SGP-GFCPMSGC-PRO-001K
Identificacin
N Doc.

MARCHA
________________________________________________________________________
SOLICITUD O NOTIFICACION DE CAMBIO EN TERRENO

NOTIFICACIN DE CAMBIO EN TERRENO (NCT)
SOLICITUD DE CAMBIO EN TERRENO (SCT)
N DE PROYECTO:
N:
FECHA:
HOJAS ___ de___
NOMBRE DE PROYECTO:
AREA :
N SISTEMA:
N SUBSISTEMA:
PLANO DE REFERENCIA:
REGISTROS DE RESPALDO Y ADJUNTOS
NUMERACIN
DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO ASOCIADO
PLANOS
ESPECIFICACIN
DISCIPLINA
CIVIL
ESTRUCTURA
ARQUITECTURA
MECNICO
CAUSAS DE ORIGEN
IMPACTO DEL CAMBIO
1
2
3
4
5
a
b
c
i
ii
iii
iv
Una semana
Dos semanas
Un mes
Otro: ______________
Informacin
Adjunta
Si
No
DISCIPLINA:
FECHA Y FIRMA:
NOMBRE INGENIERO
ESPECIALISTA:
ORIGINADOR
DESCRIPCIN
INSTRUMENTACION
PLAZO DE EJECUCIN DEL

CAMBIO
TR
O
Impacta en Costos
Impacta en Plazo
Afecta la seguridad
ELECTRICO
O
N
Modificacin Construccin o material

Modificacin del proveedor
Complemento del diseo de Ingeniera
Cambio o Solicitud del Cliente
Otra Causa
PIPING
LA
MOVIMIENTO DE
TIERRA
MINERIA
OTROS
PI
MEDIDA DE ACCION TOMADA
APROBADO POR:
Nombre:
TOMA CONOCIMIENTO CONTROL DE

PROYECTO
Nombre
Cargo:
Cargo
Fecha y Firma:
Fecha y Firma
COMENTARIOS:
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001A
Rev. 1 26-01-12
N Transmittal:
La impresin de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versin vigente est disponible en
el Escritorio de la VP. Se prohbe su reproduccin y exhibicin, sin el consentimiento de CODELCO Chile.
1 de 1
SOLICITUD DE INFORMACIN (SDI)

N SDI:
FECHA:
N DE PROYECTO:
HOJAS ___ de___
NOMBRE DE PROYECTO:
AREA:
N FACILITY/ SISTEMA:
N SUBSISTEMA:
DISCIPLINA
MINERIA
CIVIL
MOVIMIENTO DE
TIERRA
ESTRUCTURA
ARQUITECTURA
MECNICO
PIPING
ELCTRICO
URGENCIA
a
Inmediata
b
Mediana
Normal
c
IMPACTO
i
Plazo
ii
Costo
Seguridad
iii
LA
TEMA DE LA SOLICITUD:
SOLICITUD DE INFORMACIN
INSTRUMENTACIN
UBICACIN EL PROBLEMA:
NUMERACIN
PLANOS
ESPECIFICACIN
OTROS
Si .................................
NOMBRE:
JEFE DE DISCIPLINA
Fecha:
Firma:
Nombre:
Nombre:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
GERENTE INGENIERIA
JEFE CONTROL CALIDAD
RESPUESTA
Nombre:
GTE PROG. Y CONTROL
Nombre:
CARGO:
FECHA Y FIRMA:
PI
SOLICITA
DO POR:
TOMA
CONOCIMIENTO
No
O
N
DESCRIPCIN:
Informacin Adjunta
DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO ASOCIADO
TR
O
DOCUMENTO DE REFERENCIA
RESPONDIDO POR:
Nombre:
Cargo:
Empresa:
Fecha:
Firma
ESTE DOCUMENTO NO PUEDE SER UTILIZADO PARA DIRIGIR UN CAMBIO CONTRACTUAL, SI

LA RESPUESTA TIENE UN IMPACTO EN COSTO O PLAZO, ES RESPONSABILIDAD DEL
RECEPTOR (CONTRATISTA) AVISAR A CODELCO.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001B
Rev. 1 26-01-12
N Transmittal:
1 de 1
TRANSMITTAL
N TRANSMITTAL:
FECHA:
N DE PROYECTO:
HOJA 1 DE ____
NOMBRE DE PROYECTO:
PARA:
De:
TOTAL DE ITEM ADJUNTOS:
TEMA O COMENTARIO:
LA
CC:
N DOCTO
REV.
TITULO
STATUS
PI
O
N
CANT.
FECHA
TR
O
RECIBIDO POR :
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001C
Rev. 1 26-01-12
1 de 1
TIMBRE DE ESTADO DE DOCUMENTOS
TR
O
N de Estado del documento:
ESTADO DEL DOCUMENTO
LA
<Nombre del Proyecto>

<N del Proyecto>
Timbre de estado de documentos con modalidad de Contratacin directa, EPC y

EPCM
Sin observaciones. El trabajo puede proceder.
1.
2.
Con observaciones menores. El trabajo puede
proceder sujeto a la incorporacin de las observaciones.
O
N
3.
El documento requiere mayor desarrollo. El trabajo no
puede proceder.
Slo informacin.
4.
N Docto
SDC
N de
Revisin SDC
N SDC
Contrato/Proveedor
PI
Las observaciones indicadas son slo un aporte a la

globalidad, en ningn caso:
Libera con stas la responsabilidad de la calidad de los
trabajos encomendados.
No constituye aceptacin o aprobacin de detalles de
diseo, clculos, anlisis y mtodos de prueba.
No libera de su total cumplimiento con las obligaciones
contractuales.
Revisado por:
Fecha:
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001D
Rev. 1 26-01-12
1 de 1
SOLICITUD DE DOCUMENTOS
N SOLICITUD:
FECHA:
N DE PROYECTO:
NOMBRE DE PROYECTO:
SOLICITUD DE DOCUMENTOS
SOLICITADO POR:
ORGANIZACIN
ENVIAR DOCUMENTOS A :
ORGANIZACIN:
PRIORIDAD DE SOLICITUD:
Estndar (dentro de 02 das)
PARA
TITULO / DESCRIPCIN DEL

DOCUMENTO
REV.
Crtica (dentro de 02 Horas)

FECHA Y FIRMA
TAMAO
NMERO
PI
O
N
N DOCUMENTO
NOMBRE
TR
O
APROBACIN
DEL
SUPERVISOR
SOLICITUDES URGENTES Y CRTICAS
Urgente (dentro 24 horas)
LA
INSTRUCCIONES ESPECIALES:
ITEM
TIPO DE DOCUMENTO SOLICITADO

SOLO INFORMACIN
a
b
COPIA NO CONTROLADA
COPIA CONTROLADA
c
d
ARCHIVO NATIVO, N CARTA ASOCIADA :_______________ ___ (Slo aplica para solicitud de planos)
SOLICITUD PROCESADA POR:
FECHA:
SOLICITUD APROBADA POR:
FECHA:
FECHA Y FIRMA:
DOCUMENTOS RECIBIDOS POR:
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001E
Rev. 1 26-01-12
1 de 1
MATRIZ DE DISTRIBUCCIN DE DOCUMENTOS
N DE PROYECTO:
NOMBRE DE PROYECTO:
JEFE SGC
JEFE DE CONSTRUCCIN PLANTA
SUPERINTENDENTE DE
PRESSTRIPING
JEFE DE PUESTA EN MARCHA
GERENTE DE INGENIERA
AUDITORIAS DE
CODELCO
NCR Y AUDITORIAS
A PROVEEDORES
NCR Y AUDITORIAS
CONTRATISTAS
O
N
ESPECIALISTA PROCESO
ESPECIALISTA MECNICO
EXPERTOS EQUIPOS MECNICOS
ESPECIALISTAS CIVIL
ESPECIALISTA PIPING
ESPECIALISTA ELECTRICIDAD
ESPECIALISTA DE
INSTRUMENTACIN
JEFE DE SUSTENTABILIDAD
IT CODELCO
TR
O
SUPERINTENDENTE DE PLANTA SX
JEFE DE ADQUISICIONES Y
CONTRATOS
PROCEDIMIENTOS
CONTRATISTAS
LA
GTE. CONSTRUC.
PROCEDIMIENTOS
CODELCO
ORGANIZACIN
FIELD SKETCH O
PLANOS CODELCO
PLANOS
DOCUMENTOS
NA: No aplica
MEMORIAS DE
CALCULO
T: Solo envo de Transmittal (informacin cargada al SDC)
MANUALES
VENDOR
CSI: Copia Solo Informacin
DATA SHEET
CCO: Copia Controlada
ESPECIFICACIONE
S TCNICAS
O: Original
GERENCIA DE CONTROL DE
PROYECTO
EXTERNOS
CONTRATISTAS
PI
JEFE CONTROL DE DOCUMENTOS
PROVEEDORES
EXTERNOS SERVICIOS DIRECTOS

AUDITORES
TOPOGRAFIA
LABORATORIO
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001F
Rev. 1 26-01-12
1 de 1
INFORME DE NOTIFICACIN DIARIA

N INFORME:
FECHA:
N DE PROYECTO:
NOMBRE DE PROYECTO:
TIPO DE
DOCUMENTO
DESCRIPCIN
N DOCTO
REV.
DISCIPLINA
PI
O
N
TR
O
LA
FECHA
HOJA 1 DE ____
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001G
Rev. 1 26-01-12
1 de 1
N PROY:
N HR
HOJA DE RUTEO - DOCUMENTOS TCNICOS
VP:
VP:
Sub
Sub
VP:
VP:
Planes
Manuales
Empresa
Planos
Otros:
Sub
Sub
VP:
VP:
Sub
Sub
Solicita: COORDINDOR DE DISCIPLINAS

INFORMACION
O LECTURA
TOMAR
ACCIN
Espec
CONTROL DE DOCUMENTOS
REVISIN Y/O
FECHA
COMENTARIOS RECEPCIN
FECHA
SALIDA
FIRMA
RESPONSABLE
TR
O
LA
CONSTRUCCIN
N DOCTO :
Cont/Vendor N
Proced
I.Trab.
DESCRIPCION DEL ORGANISMO EXTERNO

TIPO DE DOCUMENTO
O
N
INGENIERA DE TERRENO
Especialista Proceso
Especialista Mecnico
Especialista Civil
Especialista Piping
Especialista Electricidad
Especialista Instrumentacin
A&CC
PI
EXPERNOS
Contratista
COMENTARIOS ADICIONALES:
Este documento debe regresar con la informacin y fecha requerida

SGP-GFCPM-SGC-PRO-001H
Rev. 1 26-01-12
No
1 de 1
13-02-2012
12:39
LOG GENERAL DE CONTROL DOCUMENTOS

PROYECTO
N HOJA DE
RUTEO
Contratos
XXXXXX-XX
Nombre Empresa
N de Transmittal
N CARTA
N Sistema D ocumental Codelco
Responsable de la Accin
Fecha de Entrega
Fecha Retorno
Prog.
Fecha de Hoy
Dias de atraso
PROMET
T 10
N/A
CONTRATOS CCO/CONTRATO N
JUAN PEREZ
05-jun
10-jun
13-feb
2074
Observaciones
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
00001
Departamento N Contrato o
de Destino
Proveedor
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I
Rev. 1 26-01-12
1 de 1
13-02-2012
12:40
TIMBRE DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

<N del Proyecto>
ORIGINAL
TR
O
LA
da/mes/ao

<N del Proyecto>
O
N
COPIA CONTROLADA
CCO-N(tres dgitos)
da/mes/ao
Formato de distribucin:
Digital pdf.
Papel A1.

<N del Proyecto>
PI
COPIA SOLO INFORMACION

CSI-N(tres dgitos)
da/mes/ao
Formato de distribucin:
Digital pdf.
Papel A3.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001J
Rev. 1 26-01-12
1 de 1
REGISTRO DE CONTROL DE FIRMAS AUTORIZADAS

CARGO
FIRMA
FIRMA CORTA
DOCUMENTOS AUTORIZADOS
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
NOMBRE
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001K
Rev. 1 26-01-12
La impresin de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versin vigente est disponible en el Escritorio de la
VP. Se prohbe su reproduccin y exhibicin, sin el consentimiento de CODELCO Chile.
1 de 1
TIMBRE DE DOCUMENTOS SEGREGADOS

<N del Proyecto>
LA
O
N
Formato de almacenamiento:
Digital pdf.
Papel.
TR
O
DOB-N(tres dgitos)
da/mes/ao
DOCUMENTO OBSOLETO

<N del Proyecto>
DOCUMENTO NULO
DNU-N(tres dgitos)
da/mes/ao
PI
Disposicin final:
Eliminar.
Almacenar:
Formato de almacenamiento:
Digital pdf.
Papel.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L
Rev. 1 26-01-12
1 de 1
TIMBRE CONTROL DE DOCUMENTOS DE CAMBIO

<N del Proyecto>
TIPO DOCUMENTO
FECHA
OBSERVACION
LA
SDI
DOCUMENTOS DE CAMBIO
NCT
TR
O
SCT
PI
O
N
NCD
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001M
Rev. 1 26-01-12
1 de 1

3 VCP-GC-SGC-PROC-00001 Control de Documentos en Terreno Rev.1

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PI

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

ALCANCE Y APLICACIN ..................................................................................................3

DEFINICIONES GENERALES ..............................................................................................5

DEFINICIONES PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO .......................6

DEFINICIONES DOCUMENTOS DE CONTROL DE CAMBIO .............................................9

DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................16

ARCHIVO DE REGISTROS ................................................................................................28

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

Emitido para aplicacin con cdigo VCP-GC-SGCPROC-00001.

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Vicepresidencia de Proyectos de la Corporacin Nacional del Cobre de Chile.

Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en Marcha.

Gerencia Funcional de Ingeniera y Procesos.

Sistema de Gestin de Calidad.

(Engineering, Purchase, Construction and Management). Es el proceso de trabajo

Es el proveedor de un Equipo o material, o su representante, cuyos servicios se

Es aquel a quien VP CODELCO delega la responsabilidad de la ejecucin de los

Funcin que emite o recibe y distribuye, en su empresa, la documentacin ya sea

Sistema estndar de administracin electrnico de documentos de VP CODELCO.

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

En el SDC se considerar como documento oficial, la ltima revisin de los

Disciplina de Aseguramiento y Control para la Calidad.

DEFINICIONES PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO

Son todos aquellos documentos que el proyecto requiere mantener un control

Para los fines de este procedimiento, se define como documento a cualquiera de

Copia Slo Para

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

Corresponde a un documento de diseo que ha sido superado por un documento

Todos aquellos documentos de Ingeniera de Detalles e Ingeniera de Terreno

Listados e informes tcnicos.

Informes del Proveedor.

Corresponde a la nota de envo que acompaa a todos los documentos

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

DEFINICIONES DOCUMENTOS DE CONTROL DE CAMBIO

Una SCT es un documento utilizado para solicitar un cambio desde terreno a

Una Notificacin de Cambio de Terreno es un documento originado por el

Para los fines de este procedimiento, un documento de cambio interno por

Para los fines de este procedimiento, un documento de cambio externo a terreno

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

Es un documento que puede ser originado por una de las organizaciones

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

Asegurar la entrega oportuna y completa de documentacin para el

Unidad de Bibliotecas para

Verificar la completitud de la biblioteca documental del Proyecto.

Monitorear la correcta entrega y distribucin de la documentacin al

Control de Documentos del

Gerente Operativo , Director

Asegurar la implementacin del sistema de control documental en

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

Emitir el Informe Final de Gestin Documental del Proyecto,

Asegurar la implementacin, uso y control de este procedimiento, as

Generar los procesos e instructivos como mnimo estndar, de tal