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CODIGO: P-07-04CS
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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS Y SUMINISTROS
FECHA: 01/04/2016
FECHA: 01/04/2016
FECHA: 01/04/2016
ELABOR
REVIS
APROB
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIN
El Departamento de Compras y suministros tiene como funcin principal, realizar la adquisicin de bienes y
servicios de acuerdo con las necesidades de las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad de
manera, gil, oportuna y eficaz, con el fin de brindar apoyo administrativo a la institucin en el cumplimiento
de su misin.
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL:
Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la
adquisicin de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la
Universidad, mediante un esquema que asegure estndares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo
relaciones que generen valor agregado a la institucin.
1.3. ALCANCE DEL MANUAL:
Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuacin para la adquisicin de bienes y servicios
aplican para la sede de Bogot.
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CAJA MENOR
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
No
Inicio.
Solicitud de
autorizacin de compra
por caja menor.
Adquisicin de
producto o servicio.
Entrega de factura o
soporte.
Si
Entrega de dinero.
Relacin de soporte
en libro de caja
menor.
Solicitud de
desembolso.
Fin.
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RESPONSABLE
USUARIO
SOLICITANTE
PERSONAL DE
COMPRAS
PROVEEDOR
USUARIO
SOLICITANTE
USUARIO
SOLICITANTE
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores especificando lugar, fecha,
hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deber realizar con mnimo 48 horas de anticipacin.
Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la informacin suficiente y clara del material que requiere, iniciar su proceso de
adquisicin con la actividad No. 5: Generacin de Suministro (Pedido).
CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin.
REUNIN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma va telefnica o por correo electrnico la asistencia a la citacin, indicando el personal que asistir y su
respectivo documento de identificacin.
2. Asiste a la reunin o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de
Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Cdigo: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
1. Durante la reunin o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el bien y/o servicio
que requiere.
GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo de suministros indicando las
especificaciones tcnicas o caractersticas propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo fsicamente en el
Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del
director, jefe o decano segn corresponda*
Las solicitudes de papelera y tner se deben radicar directamente en el almacn o enviar al correo electrnico
solicitudes.compras@ugc.edu.co, en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o
decano segn corresponda*.
Nota: *En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario, que se notifique al correo del Jefe de Compras con
copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedar autorizado para firmar.
PERSONAL DE
COMPRAS
PERSONAL DE
ALMACN
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informado por correo electrnico al usuario solicitante y al personal de compras; posteriormente es incluido en el
formulario Registro de pedidos
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o informando por correo electrnico al usuario
solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas.
Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, ser vlida la firma en la solicitud de suministro (pedido).
PERSONAL DE
COMPRAS
PROVEEDOR
10
PERSONAL DE
COMPRAS
SOLICITUD DE COTIZACIN*:
1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrnico para verificar el nmero de requisicin
generado para el suministro radicado por el rea solicitante.
2. Enva a los proveedores las necesidades a cotizar, mediante correo electrnico indicando el nmero de la
requisicin que puede ser consultada a travs del Portal de Proveedores, o enva el registro cotizacin de productos
CDIGO: R-07-11CP.
Nota:* La solicitud de cotizacin es enviada inicialmente a los proveedores que se encuentran registrados, sin
embargo, en caso de no contar con suficientes proveedores del producto y/o servicio solicitado se buscan nuevos
proveedores a travs de distintos medios tales como internet, directorio telefnico, y ofertas enviadas al correo
institucional, con el fin de invitarlos a cotizar.
PRESENTACIN DE COTIZACIN:
1. Consulta la requisicin en el Portal de Proveedores o revisa la informacin contenida en el Registro Cotizacin de
Productos Cdigo: R-07-11CP enviado por correo electrnico.
2. Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos a travs del Portal de Proveedores o la enva por correo
electrnico segn corresponda.
REVISIN Y ANLISIS DE COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor ya sea por el Portal de Proveedores o por correo
electrnico.
2. Elabora el cuadro de adjudicacin de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los
proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra*.
Nota: *Se solicitar concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de tecnologa.
Habr excepcin de realizar cuadro de adjudicacin cuando exista proveedor nico para la compra o sea una legalizacin
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PERSONAL DE
COMPRAS
12
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
13
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
14
PERSONAL DE
COMPRAS
15
PROVEEDOR
16
PERSONAL DE
ALMACN Y/O
USUARIO
SOLICITANTE
17
PERSONAL DE
ALMACN
SALIDA DE ALMACN:
1. Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg, anexando como soporte la remisin, acta
de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del usuario solicitante.
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Nota: en los casos que el material es recibido en el almacn el usuario, registrado en el formulario de entregas almacn, presenta el
carn que lo acredita como funcionario de la Universidad para la entrega del mismo y procede a firmar la salida.
En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, ser vlida la firma en la solicitud de pedido.
Para el caso de la dotacin el empleado firmar el documento soporte correspondiente.
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PERSONAL DE
ALMACN
19
PERSONAL DE
COMPRAS
20
21
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS
COMPRAS Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES
CITACIN A
PROVEEDORES
REUNIN O
RECORRIDO CON
PROVEEDORES
REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES
GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
SOLICITUD DE
COTIZACIN
SE LE INFORMA
AL USUARIO
PRESENTACIN
DE COTIZACIN
REVISIN Y
ANLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIN
ORDEN DE
COMPRA
APROBACIN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIN Y/
O DOCUM ENTO
SOPORTE
NO
SI
APROBACIN
ORDEN DE
COMPRA
AGENDA Y
ENTREGA DEL
MATERIAL
ENVO ORDEN DE
COMPRA
REVISIN Y RECEPCIN DE
MATERIAL (ALMACN Y/O
USUARIO)
FIRM A DE ACTA DE
ENTREGA O REMISIN A
SATISFACCIN (ALMACN
Y/O USUARIO)
RADICACIN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
ENTRADA AL
ALMACEN.
NO
SALIDA DE
ALMACEN.
TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
REVISIN DE
PAGOS
SI
RECEPCIN DE
PAGOS
RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE
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USUARIO
SOLICITANTE
PERSONAL DE
COMPRAS
PERSONAL DE
ALMACN
PERSONAL DE
COMPRAS
PROVEEDOR
PERSONAL DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
9
10
PERSONAL DE
COMPRAS
PROVEEDOR
11
12
USUARIO
SOLICITANTE
PROVEEDOR
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PERSONAL DEL
ALMACN Y/O
COMPRAS
14
PERSONAL DE
ALMACN Y/O
COMPRAS
15
16
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS
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1. Acuerda con el Departamento de Compras la fecha de prestacin del servicio y este a su vez informa al Usuario
Solicitante
VERIFICACIN DE SERVICIO PRESTADO:
1. Verifica que el servicio prestado cumpla con las caractersticas solicitadas, de acuerdo a la orden de servicio. Si
est correcto, firma la remisin, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfaccin, nicamente si est
autorizado de acuerdo al formulario entregas almacn. De lo contrario, no firma ningn documento de recibido a
satisfaccin y no se da por aceptado el servicio.
RADICACIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacn factura o cuenta de cobro en original y copia, solicitud de pago (orden de servicio)
adjuntando la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por el usuario.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la informacin coincida con la solicitud de pago (orden de
servicio) y que se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmada a satisfaccin por el
usuario.
2. No se recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos:
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la solicitud de pago.
2.2. No se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del
usuario.
TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Realiza el consolidado de los documentos para trmite de pago (Factura o cuenta de cobro, remisin, acta de
entrega o documento soporte, solicitud de pago, cuadro de adjudicacin o documento soporte con la respectiva
aprobacin).
2. Diligencia en Excel el formato pagos presupuesto.
REVISIN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato pagos presupuesto.
RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:
1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de pago.
2.3.2.2. FLUJOGRAMA
USUARIO AUTORIZADO
COMPRAS Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
SOLICITUD DE
COTIZACIN
PRESENTACIN
DE COTIZACIN
REVISIN Y
ANLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIN
SOLICITUD DE
PAGO
APROBACIN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIN Y/
O DOCUMENTO
SOPORTE
NO
ENVO SOLICITUD
DE PAGO AL
PROVEEDOR
PRESTACIN DEL
SERVICIO
VERIFICACIN
DE SERVICIO
PRESTADO
SI
RADICACIN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
FIRMA DE
REMISIN ACTA
DE ENTREGA
RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
NO
TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
REVISIN DE
PAGOS
SI
RECEPCIN DE
PAGOS
RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE
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USUARIO
SOLICITANTE
PERSONAL DE
ALMACN
PERSONAL DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS
PROVEEDOR
USUARIO
SOLICITANTE Y
ALMACN
PERSONAL DE
ALMACEN
PERSONAL DE
ALMACN
PERSONAL DE
COMPRAS
10
11
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS
2.3.3.2. FLUJOGRAMA
BIBLIOTECA
COMPRAS Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
ELABORACIN
ORDEN DE
COMPRA
ENVI ORDEN DE
COMPRA AL
PROVEEDOR Y
BIBLIOTECA
AGENDA Y
ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
REVISION Y
RECEPCION DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO (
PERSONAL COM PRAS
Y BIBLIOTECA).
RECEPCION DE
DOCUMENTOS.
ENTRADA DE
ALMACEN.
SALIDA DE
ALMACN
TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
NO
REVISIN DE
PAGOS
SI
RECEPCIN DE
PAGOS
RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE
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RESPONSABLE
USUARIO
SOLICITANTE
PERSONAL DE
COMPRAS
PROVEEDOR
USUARIO
SOLICITANTE
PROVEEDOR
PERSONAL DE
COMPRAS
USUARIO
SOLICITANTE/
PERSONAL DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS
PERSONAL DE
ALMACEN
10
PERSONAL DE
COMPRAS
11
JEFE DPTO DE
COMPRAS
12
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores; especificando lugar, fecha,
hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deber realizar con mnimo 48 horas de anticipacin.
CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin.
REUNIN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma va telefnica o por correo electrnico la asistencia a la citacin, indicando el personal que asistir y
su respectivo documento de identificacin.
2. Asiste a la reunin o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de
Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Cdigo: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
1. Durante la reunin o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el producto y/o
servicio que requiere.
PRESENTACIN DE COTIZACIONES:
1. Enva las cotizaciones al correo electrnico del personal designado en el Departamento de Compras.
RECEPCIN DE COTIZACIONES:
1. Verifica las cotizaciones recibidas y las comparte en un archivo digital con el Departamento de Planta Fsica
para la elaboracin del cuadro de adjudicacin.
ELABORACIN CUADRO DE ADJUDICACION Y SUMINISTROS
1. Elaboran conjuntamente el cuadro de adjudicacin*con las cotizaciones que cumplieron con las
especificaciones.
2. El usuario solicitante genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo de
suministros
3. Radica la solicitud de suministro (pedido) fsicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado,
con sello presupuestal y debidamente firmado por el Director **
Nota:* Habr excepcin de realizar el cuadro de adjudicacin cuando exista proveedor nico para la compra o sea
una legalizacin.
** En caso de presentarse ausencia del mismo es necesario que se notifique al correo del Jefe de compras con
copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedara autorizada.
REVISIN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del Director registrada en el listado
de firmas.
3. Si la solicitud de suministro cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas:
3.1Informa al personal de almacn a travs de correo electrnico el nmero de suministro (pedido)
4. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta
al usuario solicitante.
GENERACION DE REQUISICIN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos.
Adems, que en el campo de observaciones contenga la justificacin de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos procede a generar un nmero de requisicin de compra, el cual es informado
por correo electrnico al usuario solicitante y al personal de compras; posteriormente es incluido en el formulario
Registro de pedidos
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o informando por correo electrnico al usuario
solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas.
GENERACION DE ORDEN DE COMPRA:
1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrnico para verificar el nmero de requisicin
generado para el suministro radicado por el Departamento de Compras.
2. Genera la orden de compra en el sistema de informacin Iceberg al proveedor que cumpli con las condiciones
requeridas y deja el documento en estado grabado.
APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicacin o documento soporte verificando que la informacin este completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su pertinente aprobacin por parte del autorizador
del gasto.
APROBACIN DE ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba a travs del sistema de informacin iceberg la orden de compra, que previamente estaba en estado
grabado, de acuerdo al cuadro de adjudicacin o el documento que soporte la autorizacin para realizar la compra.
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PERSONAL DE
COMPRAS
14
PROVEEDOR
15
USUARIO
SOLICITANTE
16
PROVEEDOR
17
PERSONAL DEL
ALMACEN
18
PERSONAL DE
ALMACEN
19
PERSONAL DE
ALMACEN
20
PERSONAL DE
COMPRAS
21
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el ordenador del gasto y se informa
por correo electrnico al usuario.
ENVO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor mediante el correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada para
su consulta a travs del Portal de Proveedores o se enva escaneada con copia al Departamento de Planta Fsica.
PROGRAMACIN Y ENTREGA DE OBRA CIVIL Y/O MOBILIARIO:
1. Se comunica con el personal del Departamento de Planta Fsica para firmar la orden de trabajo* y coordinar las
condiciones de entrega.
2. Realiza entrega del producto y/o servicio, de acuerdo a lo establecido en la orden de compra, bajo la revisin y/o
interventora del Departamento de Planta Fsica.
Nota:* La orden de trabajo aplica para las adquisiciones de valor superior a 2SMLMV.
RECEPCIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO:
1. Revisa que el producto y/o servicio entregado por el proveedor cumpla con lo establecido en la orden de
compra, si est correcto firma a satisfaccin la remisin y/o acta de entrega. De lo contrario devuelve el producto y
/o servicio segn sea el caso.
RADICACIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacn la factura o cuenta de cobro en original y copia, orden de compra o solicitud de pago
(orden de servicio), remisin y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por el usuario.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la informacin coincida con la orden de compra y que se
encuentre adjunta la remisin y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por el usuario. No se recibir la factura o
cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos:
1.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra
1.2. No se encuentre adjunta la remisin y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por parte del usuario.
2. Realiza la entrada de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg de acuerdo a la orden de compra
relacionando nmero de factura, cuenta de cobro, remisin y/o acta de entrega.
SALIDA DE ALMACN:
1. Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg, anexando como soporte la remisin
y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por parte del Usuario Solicitante.
TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a travs del Sistema de Informacin Iceberg, nmero de radicacin de pago.
2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos.
3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para su respectiva revisin. (Factura o cuenta de cobro,
entrada de almacn, orden de compra, cuadro de adjudicacin o documento soporte aprobado).
.
RECEPCIN DE PAGOS:
1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos recibidos del almacn, de lo
contrario se realizan las correcciones pertinentes.
REVISIN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato de listado de pagos.
22
PERSONAL DE
COMPRAS
NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotizacin y citacin se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos,
sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones.
2.3.4.2.FLUJOGRAMA
PROVEEDOR
COMPRAS Y SUMINISTROS
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES
CITACIN A
PROVEEDORES
REUNIN O
RECORRI DO CON
PROVEEDORES
REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES
PRESENTACIN DE
COTIZACION ES
RECEP CION DE
COTIZACION ES.
ELABORACIN DE CUADRO
DE ADJUDICACIN EN
COMP AA DEL USUARIO
GENERACION DE
SUMINISTROS.
REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SE LE IN FORMA AL
USUARIO
SI
CONSU LTA DE
FORMULARIO
REGISTRO DE
PEDIDOS Y
GENERACION DE
ORDEN DE COMP RA
APROBACIN
CUADRO DE
ADJUDICACIN O
DOCU MEN TO
SOPORTE
NO
SI
APROBACIN DE
ORDEN DE COMP RA
ENVO DE ORDEN DE
COMP RA AL
PROVEEDOR
PROGRAMACIN Y
ENTREGA DE OBRA
NO
SI
FIRMA REMISIN O
ACTA DE ENTREGA
ENTREGA DE
FACTU RA O CUENTA
DE COBRO
RECEP CIN DE
DOCU MEN TOS
ENTRADA DE
ALMACEN.
SALIDA DE ALMACN
TRMITE DE
FACTU RA O CUENTA
DE COBRO
NO
RECEP CIN DE
PAGOS
REVISIN DE
PAGOS
SI
RADICACIN DE
PAGOS EN EL REA
CONTABLE
FIN
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RESPONSABLE
PERSONAL DE
COMPRAS
USUARIO
PERSONAL DE
COMPRAS
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ENVO DE LA ENCUESTA A LOS USUARIOS:
1. Enva el correo electrnico con el link a las diferentes dependencias para su diligenciamiento.
Este proceso se realiza de manera semestral, es revisado y aprobado por el Jefe del Departamento de Compras.
DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA:
1. El usuario diligencia la encuesta en donde tiene la posibilidad de retroalimentar sobre las oportunidades de
mejora para el Departamento de Compras.
ANLISIS DE DATOS:
1. Realiza tabulacin de la informacin.
2. Analiza los datos.
3. Actualiza el indicador.
4. Reporta al Jefe de Compras los resultados obtenidos.
RESULTADO:
1. Analiza el resultado obtenido.
2. Plantea las acciones de mejora y retroalimenta a la dependencia sobre las actividades a ejecutar.
2.4.1.2. FLUJOGRAMA
EVALUACIN DE LA GESTIN DE COMPRAS
PERSONAL DE COMPRAS
USUARIO
JEFE DE COMPRAS
INICIO
ENVO DE LA
ENCUESTA A LOS
USUARIOS
DILIGENCIAMIENTO
DE LA ENCUESTA
ANLISIS DE
DATOS
REALIZAR
TABULACIN DE
LA INFORMACIN
ANALIZAR LOS
DATOS
ACTUALIZAR
INDICADOR
REPORTAR AL
JEFE DE COMPRAS
RESULTADOS
COMPRAS Y SUMINISTROS
RESULTADO
ANALIZA
RESULTADOS
PLANTEA
ACCIONES DE
MEJORA
FIN
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2.5. DEFINICIONES:
COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuanta ($90.000) que no
requieren aprobacin del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los
correspondientes procedimientos de adquisicin.
COTIZACIN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta
econmica y condiciones comerciales.
ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes
al proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la mxima autoridad de la Universidad para
aprobar una compra de un bien o servicio.
PROVEEDOR: persona natural o jurdica que cumpliendo los requisitos mnimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las
dependencias usuarias.
SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar
servicios o bienes intangibles.
SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de informacin Iceberg para
solicitar un bien o servicio.
USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar
suministros (pedidos) en el sistema de informacin Iceberg.
2.7. REGISTROS:
Registro cotizacin de productos
Registro encuesta satisfaccin gestin de Compras
Registro planilla asistencia de proveedores
EMISION
01/07/2010
PAGINA
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REVISION
01/04/2016
No. REV
13
3. CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV.
FECHA
DESCRIPCIN
01/07/2010
Emisin inicial
1. Se incluy metodologa para medir la satisfaccin de los usuarios del departamento de compras y
suministros.
2. Se incluy metodologa para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de
conocimiento de la compra.
Se incluy al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Fsica, igualmente se disgreg
en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliogrfico y la adquisicin de publicidad.
Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripcin de proveedores y literal 2.7 por
inclusin de nuevas lneas de proveedores.
Actualizamos publicaciones
Cambios los criterios de la evaluacin de proveedores
22/11/2010
01/09/2011
24/01/2012
01/03/2012
22/10/2012
Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se
diligenciaran directamente por la Secretara del proceso de Compras y suministros
Literal 2.2.1 Nota: No ser necesario realizar el procedimiento de inscripcin y seleccin para aquellos
proveedores que se les haga compras ocasionales. Entindase por ocasional aquellas compras en las que
se genera hasta dos (2) rdenes de compra. A estos proveedores se les exige nicamente Rut y/o cmara
de comercio y certificacin bancaria.
17/06/2013
Literal 2.3
Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o servicio que se compre:
Adquisicin de compras en general
Adquisicin de servicios en general
Adquisicin para biblioteca
Adquisicin de obra civil e inmobiliario
Adquisicin publicidad impresa
Adquisicin elementos para bienestar universitario
Adquisicin para centro de medios audiovisuales
Literal 2.6
Se elimin la evaluacin de proveedores porque se cre un documento para realizar la inscripcin, seleccin,
evaluacin y certificacin de proveedores.
21/09/2013
31/03/2014
01/06/2014
Literal 2.3
Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o servicio que se compre:
Adquisicin de compras en general
Adquisicin de servicios en general
Adquisicin para biblioteca
Adquisicin de obra civil e inmobiliario
Adquisicin publicidad impresa
Adquisicin elementos para bienestar universitario
Adquisicin para centro de medios audiovisuales
Adquisicin de material para eventos (nuevo)
Adquisicin de material de laboratorios. (nuevo)
Procedimiento de producto no conforme
En la actividad RECEPCIN ELEMENTOS * realiza la evaluacin de proveedores (Sello de evaluacin), se
eliminan las palabras Sello de evaluacin ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.
Se agrega compra de caja menor por eventos.
10
10/07/2014
EMISION
01/07/2010
PAGINA
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REVISION
01/04/2016
No. REV
13
11
27/10/2014
Se aade VERIFICACION: La verificacin del producto estar a cargo del usuario que solicita el elemento,
pues l es quien lo va usar y conoce las caractersticas tcnicas. Esta actividad aplica para
aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de sus solicitudes se les asigne un
procedimiento especfico. Para las dems compras la verificacin estar a cargo del personal de
almacn y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al personal de servicios generales.
ENCUESTA SATISFACCION: se ampli la aplicacin de la encuesta para todas las reas de la universidad,
ya que solo se realizaba a las reas filtro
La encuesta de satisfaccin se realiza para ver la percepcin que se tiene de la gestin de compras y saber
si fueron alcanzadas las expectativas en relacin al producto o servicio entregado a las areas de la
universidad
Se aaden la definicin de AREAS FILTRO: Son aquellas a travs de las cuales se solicitan elementos
especficos teniendo en cuenta que son ellas quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar.
Se cambia las cuantas para aprobacin de compras de gasto:
Toda compra de bien o servicio ser verificada por la Vicerrectora Administrativa, quien emitir y entregar
a los autorizadores del gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantas; los cuales han sido
establecidos en los estatutos. Resolucin No. 17118 del 16 de octubre de 2014 y acuerdo no. 006 de agosto
02 de 2011.
Compras de caja menor:
Se modifica el literal d. no requiere evaluacin de proveedores.
Compras caja menor por eventos:
Eliminacin del procedimiento.
Adquisicin de compras en general:
Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de publicidad impresa, elementos
solicitados por Bienestar Universitario, elementos solicitados por servicio mdico, elementos solicitados por
Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para proyectos de laboratorios.
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20/08/2015
Adquisicin para elementos solicitados por Biblioteca:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepcin de pagos, revisin de pagos
y radicacin en el rea contable.
Adquisicin para obra civil y proyectos inmobiliarios:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepcin de pagos, revisin de pagos
y radicacin en el rea contable.
Producto no conforme:
Se traslada para el manual del almacn.
Tramites de garantas:
Eliminacin de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de almacn.
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EMISION
01/07/2010
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REVISION
01/04/2016
No. REV
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suministros indicando las especificaciones tcnicas o caractersticas propias del bien y/o servicio, luego
procede a radicarlo fsicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello
presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano segn corresponda*
Las solicitudes de papelera y tner se deben radicar directamente en el almacn o enviar al correo
electrnico solicitudes.compras@ugc.edu.co, en estado confirmado debidamente firmadas por parte del
director, jefe o decano segn corresponda*.