Guide Reunions PDF

LE GUIDE DES
RUNIONS
UNE FOULE DE CONSEILS UTILES
POUR MAXIMISER VOTRE EFFICACIT
Tourisme Laval 18776FACILE

www.leSimplificateur.com
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TABLE DES MATIRES
TRANSFORMEZ
VOS RUNIONS
EN RENCONTRES
PRODUCTIVES!
Les runions jouent un rle dimportance dans le droulement
de nos activits professionnelles. Elles facilitent linteraction, la
communication et la mise en commun dides. On saccorde
dailleurs dire quen gnral, il est plus facile de rgler des
situations lorsquon se retrouve face face pour en discuter.
INTRODUCTION
LES TROIS PAS

VERS UNE RUNION RUSSIE
AVANT LA RUNION
Prparation et planification sont un gage defficacit . . . . . . . . . . 5
Une salle votre image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
15 trucs favorisant lexprience selon la circonstance . . . . . . . . . . 6
Une runion Pourquoi? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Mais pour quune runion ait limpact voulu, il faut se

conformer certaines rgles et bien planifier non seulement
le droulement, mais galement lavant et laprs-rencontre.
Ciblez les bons joueurs de votre quipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Dans ces quelques pages, vous dcouvrirez de prcieux

conseils mettre en application dans votre quotidien pour
transformer vos runions en rencontres productives qui
favorisent lchange, la communication, la rsolution de
problmes et lmergence dides cratrices.
Le choix de la salle en dit long . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Vous constaterez quel point la prparation de la rencontre,

le choix du lieu et lanimation du droulement de la runion
peuvent avoir un effet salutaire sur la productivit de tous.
Bonne lecture!
Latmosphre, cest quoi a? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

5 raisons de sortir du bureau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Pensez configuration et augmentez vos chances de succs! . . . . 9
tes-vous coresponsable ou voulez-vous le devenir? . . . . . . . . 10
La convocation donne le ton . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Lordre du jour au got du jour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Une bonne documentation gale une bonne prparation . . . . . 12
La dure nest pas infinie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Chaque chose en son temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Les rencontres techno, connais pas! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Pour ou contre liPad durant les rencontres? . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Les tlconfrences: respectez ltiquette . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
PENDANT LA RUNION
Tout se joue pendant la premire minute! . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Animer, ce nest pas faire de limpro! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
ON NE SIMPROVISE PAS ANIMATEUR
Gardez le cap pour arriver bon port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Reformulez pour tre compris de tous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Que la confiance rgne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Lorsquil faut approfondir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
La technique du stationnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Tic tac, tic tac, le temps file
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

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Le temps, cest de largent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Un repos bien mrit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Et en avant la musique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Nous sommes tous uniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
DIFFRENTES RAISONS DE SE RENCONTRER

Remue-mninges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Runion de vente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Runion de motivation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Lac--lpaule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Runion de rsolution de problme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
APRS LA RUNION
BIEN CONCLURE POUR ASSURER LA CONTINUIT
Dterminez la date de votre prochaine runion . . . . . . . . . . . . . 25
Le dbriefing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Lvaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
COMMENT ASSURER UN SUIVI EFFICACE?
Lessentiel compte rendu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Pourquoi un compte rendu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
RUNION, DITES-VOUS?
Quelques lments insrer dans votre compte rendu . . . . . . 26
Une runion nest pas une confrence ni un

congrs. Pour les besoins de ce guide, une
runion est dfinie comme une rencontre de
25 personnes et moins, organise dans le but de
partager et de mettre en commun des ides, des
opinions, des connaissances et des expriences,
afin dobtenir un rsultat prcis, que ce soit la
rsolution dun dfi organisationnel, la ralisation
dun projet ou encore la rgie dun service ou
dune fonction au sein dune entreprise ou
dun organisme.
APRS LE COMPTE RENDU: LINCONTOURNABLE SUIVI

Six conseils pour un suivi efficace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Faites appel lexpertise des membres de Tourisme Laval . . . . 28
BIBLIOGRAPHIE

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LES TROIS PAS

VERS UNE RUNION RUSSIE
Pour que la runion regagne ses lettres de noblesse, il faut

entre autres porter son attention sur les tapes cruciales de la
prparation et du suivi.
Dans ce guide, nous nous pencherons donc en dtail sur lavant
et laprs, tout en incluant le pendant de la runion idale, afin
de vous donner des trucs, des astuces et des atouts pour mieux
la russir.

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AVANT LA RUNION
PRPARATION
ET PLANIFICATION
SONT UN GAGE
DEFFICACIT
Si, avant mme le jour de la runion, vous connaissez
exactement le but de la rencontre et ce quon espre
y raliser, vous vous dirigez vers une runion russie
qui se terminera par le sentiment du devoir accompli
et la fiert des rsultats obtenus.
Mettez profit vos talents de communicateur pour bien prparer
le terrain et prciser lavance ce quon attend de chacun.
Une bonne mise en situation vous fera gagner du temps, vous
permettra de rgler vos dfis plus rapidement et de dgager un
temps prcieux consacrer des tches importantes. On estime
que chaque heure de runion demande entre une et trois heures
de prparation. vos marques, partez!
Votre convocation est prte? Il ne reste plus qu bien prparer
le matriel dont on aura besoin avant et pendant la rencontre.
Parmi les gestes incontournables, mais quon oublie parfois, voici
quelques petits rappels qui vous aideront tre fin prt:
Nommez un responsable qui organisera la runion si vous

navez pas le temps de vous en occuper vous-mme. Choisissez
le moment de la rencontre en prenant le temps de vrifier la
disponibilit des participants cls avant de fixer une date. Vous
devez possder une vision suffisamment complte de ce
quon doit accomplir durant la rencontre pour bien encadrer
les prparatifs.
CONSEIL:
Dterminer lavance le calendrier des runions
pour la priode la plus longue que vous pouvez
prvoir pourrait vous faire gagner beaucoup de
temps et dnergie!
Choisissez le lieu et confirmez sa disponibilit lavance. Gardez

toujours en tte que le lieu choisi aura un impact sur la perception
quauront les participants de la nature et de limportance de la
rencontre. Si vous voulez changer les perceptions et les habitudes
de vos participants et par le fait mme arriver un rsultat
diffrent adaptez le lieu de votre rencontre.
Pouvoir disposer dune salle de rencontre ergonomique est
galement essentiel au bon succs de votre runion. Une
mauvaise configuration de la salle peut avoir un impact ngatif sur
la productivit et lefficacit. Nous aborderons la disposition de la
salle plus loin dans ce guide.
Dfinissez clairement le contenu de la runion et dressez un

ordre du jour quon sefforcera de respecter la lettre pour viter
dtirer le temps. Un ordre du jour clair et prcis qui vite les
gnralits et les descriptions vagues fixe les attentes et donne
le ton.
Chaque fois que possible, attribuez une dure chacun des
points couvrir, de faon sassurer de faire le tour de lensemble
du contenu dans le dlai attribu. Lorsquun sujet drape, il est
prfrable de mettre la question de ct et de poursuivre avec
les autres points. Nous vous donnerons plus loin un petit truc
utiliser dans une telle situation.
Attribuez les tches pralables aux divers participants. Le

grand secret dune runion russie, cest de sassurer que chaque
participant sait ce quil doit faire pour se prparer la rencontre.
En dfinissant clairement vos attentes, les personnes prsentes
pourront y rpondre avec efficacit, dans les dlais prescrits.
Lorsque vous confirmerez la prsence des participants par
tlphone ou courriel quelques jours lavance, assurez-vous quils
ont tous bien reu la documentation ncessaire pour se prparer
la rencontre. Une fois sur place, faites simplement un bref retour
sur la documentation.
Rappelez-vous que la mmoire est une facult qui oublie! Si
votre runion fait suite une rencontre pralable, il est essentiel
de rappeler chacun les engagements pris et les livrables dus.
De cette faon, on optimise la prise de dcision et la rsolution
des problmes.
Fixez la dure de la rencontre et vitez de dborder.

Le respect du minutage est une marque de respect pour les
participants. Il permet aussi chacun de bien grer son niveau
dnergie. Limitez le nombre de sujets aborder afin de respecter
le temps, quitte fixer une rencontre subsquente.

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AVANT
UNE SALLE VOTRE IMAGE

Avant la runion proprement dite, servez-vous dune liste de contrle
pour vous aider ne rien oublier. Lorganisation physique de la salle est le
premier message que vous communiquez vos participants. Quel premier
effet voulez-vous donner en tant quentreprise? Accordez-y toute son
importance! La rservation de la salle et sa disponibilit devraient tre
reconfirmes au moins 7 jours davance. Si vous avez rserv une salle dans
un tablissement htelier, assurez-vous que toutes les parties impliques
connaissent bien le droulement de lvnement: matre dhtel, responsable
des lieux, traiteur, etc.
15 TRU
SELON CS FAVORIS
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2. La ta ement de la salle
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4. La te illement et la lumin ande ni trop petite uate et efficace.
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5. La dis rature de la salle sit, le cas chant
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Le nombre de participants idal nexiste
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de cou
sous-groupes, crant par le fait mme des

dfis de gestion.

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UNE RUNION POURQUOI?
LATMOSPHRE, CEST QUOI A?
Peu importe votre motif, il est essentiel de ltablir clairement

avant la runion et de dfinir le rsultat qui doit en dcouler.
Le but dune runion nest pas que de discuter, mais bien den
arriver un rsultat concret. Plus cet objectif est clair dans votre
esprit et dans celui de vos participants, plus vous serez susceptible
de russir.
Le choix du lieu de la runion ne doit pas tre pris la lgre.

En effet, lenvironnement influence grandement les motions
ressenties par le participant pendant le droulement de la
runion.Organiser une runion lextrieur du bureau amne
une diffrente perspective et donne une nouvelle nergie aux
participants. Quitter le bureau permet de se librer la tte et peut
susciter une attention plus soutenue de la part des membres. Les
sujets de discussion seront donc plus anims. Un nouveau lieu de
rencontre favorise le dynamisme du groupe et la production de
nouvelles ides. Certains lieux sont propices susciter diffrentes
motions: un lieu zen est propice la dtente, un lieu dynamique
est propice la crativit, un lieu plus traditionnel est propice la
rflexion, etc.
Vous verrez plus loin dans ce guide diffrents modes de

fonctionnement selon le type de runion que vous organisez ainsi
que le rle que vous devez adopter pour chacune delles.
CIBLEZ LES BONS JOUEURS DE V

OTRE QUIPE
Pour une runion productive, seules les personnes qui ont un rle
jouer devraient tre prsentes. Assurez-vous quelles le seront et
vitez que des ressources importantes manquent lappel. Pour
ce faire, il est essentiel de bien tablir lavance les critres de
choix des participants.
Selon Claude Saurel, spcialiste dans lart de bien conduire une
runion, identifiez les participants pour les 5 raisons suivantes:
1. Leur degr de connaissance du domaine tudi,
leur expertise, leurs comptences.
2. Leur curiosit intellectuelle, leur got
pour la recherche de solutions.
5 RAISONS DE SORTIR DU BUREAU

1. Briser la routine pour saider penser autrement.
2. Passer un message sur limportance de la rencontre.
3. viter les interruptions inopportunes.
4. Se librer lesprit.
5. Profiter dun milieu de travail stimulant, plus spacieux,
mieux quip et plus ergonomique.
3. Leur approche pragmatique.

4. Leur capacit voluer au sein dun groupe.
5. Leur influence positive.
CONSEIL:
Si votre runion se passe lextrieur du bureau
ou si des invits viennent vous rejoindre au
bureau, pensez inclure un plan daccs dans votre
convocation ou envoyez le lien Internet vers
le plan daccs.
De nos jours, les gens sont presss et ils souhaitent
toujours avoir sous la main un plan suivre pour
se rendre destination. Mme si beaucoup ont des
GPS, fournir un plan daccs, ralis grce des
outils en ligne comme Google Maps ou Bing, permet
aux participants de consulter le trajet sur leur
tlphone intelligent, leur tablette graphique et, au
besoin, den imprimer une copie.

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AVANT
LE CHOIX DE LA SALLE EN DIT LONG

Selon la nature de la runion, vous auriez avantage
privilgier des types de salle bien diffrents. Pour souligner la
recherche defficacit dans un cadre plus formel, choisissez
des salles de rencontre dans des htels comme le Sheraton
Laval et Centre des congrs, Le St-Martin Htel et Suites,
le Hampton Inn & Suites, le Hilton Montral/Laval,
le Holiday Inn Laval Montral ou le Quality Suites.
Si vous voulez vous dmarquer et sortir de lordinaire,
choisissez une salle de rencontre dans un environnement
inusit comme le SkyVenture, un simulateur de chute libre,
le Cosmodme avec sa navette spatiale ou le Centre
dinterprtation de leau (C.I.EAU) pour un thme
caractre cologique. Pour une atmosphre champtre et
ferique, optez pour le Chteau Taillefer Lafon.
Si vous pensez un cadre plus formatif, choisissez le Carrefour
dExcellence du Collge Laval. Et pour faire travailler vos
papilles gustatives en mme temps que vos neurones, optez
pour Les Menus-Plaisirs Restaurant-Auberge. Nhsitez pas
exploiter le thme de la runion travers la salle choisie.
Consultez le www.leSimplificateur.com et dcouvrez tout ce
que Laval peut vous offrir en fait de varit de salles.
ASTUCE:
Consultez la section Restos du
www.tourismelaval.com pour connatre les
restaurants qui offrent des salons privs.

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PENSEZ CONFIGURATION ET
AUGMENTEZ VOS CHANCES DE SUCCS!
SALLE DE CLASSE
LE U CARR
Comme son nom lindique, cest une disposition utilise

principalement dans un contexte de formation o lanimateur
communique de linformation aux participants. Cette disposition
tablit un rapport de force entre le prsentateur et les
participants, et freine le dialogue et les changes entre participants.
Dans une runion, cette disposition est viter.
Cette disposition rduit la distance qui spare les participants

les uns des autres. Comme la table est carre, le bout de la table
est moins clairement dfini, ce qui rduit limportance du ple
dautorit, moins prsent que dans le U rectangulaire.
TABLE RONDE
LE CARR
Lanimateur prend place autour de la table sans avoir une
place prpondrante. Il a une place gale aux autres et se fond
au groupe. Avec une telle disposition, tous les participants se
trouvent dans le champ de vision de chacun. Lattention est
porte sur les participants et non sur la problmatique.
Cette disposition est idale pour le travail en atelier o les gens

changent en sous-groupes pour ensuite partager leurs constats
avec lensemble. Elle permet des rapprochements plus serrs
entre les membres des sous-groupes et favorise lmergence de
points de vue ou de solutions diffrents provenant des sousgroupes.
Cette disposition est la plus favorable tisser des liens et tablir

un climat de confiance o chacun a la mme valeur.
LE DEMI-CERCLE
Cette disposition permet une interaction idale entre tous
les participants. Lanimateur se trouve devant le groupe et
ventuellement lcran ou le tableau blanc pour focaliser
lattention sur le contenu ou les constats de la rencontre.
Elle maximise le contact sans crer de rapports de force. Par
contre, lanimateur conserve le contrle du groupe et anime les
discussions avec davantage de facilit.
SAVIEZ-VOUS QUE?
On retrouve des plans de salles de plusieurs
tablissements hteliers lavallois dans la section
Recherche du www.leSimplificateur.com.
LE U RECTANGULAIRE
Plus propice aux changes entre participants proximit, il a le
dsavantage de limiter le contact entre les personnes situes aux
extrmits. Plus le U est allong, plus il brime linteraction. De plus,
dans des situations conflictuelles, les participants auront tendance
se cantonner de part et dautre de la table, assis les uns en face
des autres.
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AVANT
TES-VOUS CORESPONSABLE
OU VOULEZ-VOUS LE DEVENIR?
Organisez des runions coresponsables et vous contribuerez leffort collectif
de rduction de lempreinte cologique de lhomme sur la plante. Choisissez des
fournisseurs coresponsables qui pourront faire quipe avec vous et qui seront en mesure
de rpondre vos exigences au plan cologique. Pour ce faire, rappelez-vous les 3R-V qui
sont les quatre premires lettres dune stratgie qui permet de repenser nos modes
de consommation.
Le respect de ces quatre composantes constitue la base dun vnement
coresponsable russi.
Rduire la source en rvaluant lutilisation du matriel,
les besoins en dplacement, etc.
Rutiliser les biens en ne jetant rien qui pourrait servir de nouveau
ou dautres fins.
Recycler les matires rsiduelles.
Valoriser les matires rsiduelles en faisant du compost, par exemple.
Consultez le guide
Pour en savoir plus sur
lorganisation dune runion
verte, tlchargez le
Guide de lvnement
coresponsable au
www.leSimplificateur.com/vert
Lors de la planification de votre runion, intgrez les trois axes du dveloppement

durable, soit les dimensions environnementales, sociales et conomiques dans toutes les
tapes de votre processus dcisionnel. Rflchissez autrement et revoyez chaque tape
de lvnement en dtail.
Voici une liste dtablissements certifis Cl verte ou BNQ 21000 reconnus pour
leurs pratiques environnementales et leur capacit fournir un maximum de services
coresponsables pouvant rpondre vos besoins:
Hilton Montral / Laval

www.hilton-laval.com
450 682-2225
Comfort Inn Laval
www.choicehotels.ca/cn331
450 686-0600
Holiday Inn Laval Montral
www.hilaval.com
450 682-9000
SAVIEZ-VOUS QUE?
Le traiteur Avec Plaisirs offre
des botes lunch bio pour vos
runions. Consultez le
www.avecplaisirs.com
pour plus de dtails.
Le St-Martin Htel
& Suites Laval
www.lestmartin.com
450 902-3000
Quality Suites Laval
450 686-6777
Salle Andr-Mathieu
www.salleandremathieu.com
450 667-2040
Thtre Marcellin-Champagnat
www.theatremc.ca
450 661-4862
Place Forzani
www.placeforzani.ca
450 680-2043
Htel Sheraton Laval
www.sheraton.com/laval
450 687-2440

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LA CONVOCATION
DONNE LE TON
La convocation donne le ton de la runion, tout
le monde le sait. Mais saviez-vous que si elle est
prsente de faon claire et dynamique, elle motivera
les participants et les incitera interagir davantage, et
surtout se prparer en consquence!
De nos jours, plusieurs entreprises possdent une
fonction dinvitation aux runions dans leur calendrier
lectronique. Linvit doit donc confirmer sa prsence qui
sera automatiquement dispose lendroit prvu dans son
calendrier personnel, la date, lheure et la dure seront
rserves automatiquement pour lui en un simple clic!
Assurez-vous davoir activ la fonction de rappel, afin que vos
participants reoivent un rappel un jour ou quelques heures
avant la runion, selon vos besoins.
Trucs pour une convocation bien faite
1. Elle arrive assez tt. Au moins une semaine lavance.
2. Elle donne envie dy participer, de se prparer.
3. Elle prcise clairement: prsence souhaite ou requise.
Tandis que linvitation permet de choisir de participer ou non,
la convocation prsume que la prsence du participant est
obligatoire.
Didier Noy, Runionite: guide de survie pour amliorer la qualit des runions
POUR NE RIEN OUBLIER:

Toute invitation ou convocation devrait contenir:
le nom de lentreprise ou organisme
qui organise la runion
la date, lheure et la dure
le lieu prcis
le nom de la personne qui convoque la runion
la liste des participants
la liste des invits, sil y lieu
le type de runion
le but de la rencontre
lordre du jour
les contraintes vestimentaires, si applicables
la liste des documents joints
la liste des documents que les participants
doivent apporter ainsi que les tches accomplir
dici la rencontre
le nom et les coordonnes de la personne
auprs de laquelle on doit confirmer
sa prsence.

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AVANT
LORDRE DU JOUR AU GOT DU JOUR
Vous savez fort bien que lordre du jour est un document
important qui doit tre distribu chaque participant dune
runion. Ce simple geste permet de suivre le cours de la runion
sans dpasser les limites imposes par le temps.
Les 6 essentiels de lordre du jour:
1. Exposer clairement tous les points dont il sera question.
CONSEIL:
De plus en plus doutils technologiques viennent
en aide aux organisateurs de runions.Vous
tentez de trouver une plage horaire qui convient
plusieurs participants mais vous navez pas
accs leurs horaires respectifs? Doodle est une
application Web qui permet de proposer plusieurs
plages horaires que chacun coche selon ses
disponibilits. Le choix qui convient au maximum
de gens peut ensuite tre retenu.
2. Prsenter lordre dans lequel les sujets seront abords.

3. Dfinir lobjectif poursuivi pour chaque point.
4. Dterminer la dure qui sera alloue chaque point
et la personne responsable.
5. Dcrire les actions prparatoires pour tous les participants.
6. Identifier les documents apporter la runion.
Lordre du jour, accompagn des documents prparatoires la
runion,devrait tre envoy par courriel une semaine lavance,
afin que chaque participant puisse en prendre connaissance avant
la runion pour arriver mieux prpar.
UNE BONNE DOCUMENTATION

GALE UNE BONNE PRPARATION
Lorsque vous prparez votre runion, ayez toujours lesprit
lobjectif ultime de votre rencontre. Pensez au rle que tiendra
chaque participant dans latteinte de cet objectif. Quels
documents ou informations lui seront ncessaires pour atteindre
le but? Assurez-vous que cette information leur est transmise
suffisamment lavance pour que vos participants puissent arriver
bien prpars idalement en mme temps que lordre du jour.
Si chacun dispose de suffisamment de temps pour rflchir la
question et bien se prparer la rencontre, tout se droulera de
faon productive et efficace.
LA DURE NEST PAS INFINIE

Une runion peut durer cinq minutes comme elle peut
schelonner sur plusieurs jours. Or, il est reconnu quune
personne peut difficilement maintenir son attention durant
plus de 90 minutes sans prendre de pause. Lorsque ce laps
de temps est coul, nhsitez pas marquer une pause pour
que chacun puisse se ressourcer.
Les pauses nergtiques sont de plus en plus la mode. Elles
permettent de faire quelques exercices dtirement afin de
dlier les jambes et rnergiser le corps. Certains centres de
conditionnement physique offrent les services dun entraneur ou
dun professeur de yoga qui se rendra sur place. Informez-vous!
Suivez le courant et le rythme
CHAQUE CHOSE EN SON TEMPS

La culture de lentreprise est un facteur important prendre
en compte lorsquil sagit de fixer lhoraire dune runion. Par
exemple, si votre entreprise permet un horaire variable avec des
heures dentre et de sortie progressives, lheure idale pour une
runion ne sera pas la mme que celle dune entreprise
plus traditionnelle.
ASTUCE
Lorsque votre documentation est constitue de
fichiers lectroniques lourds qui ne passent pas
facilement par courriel, utilisez un des nombreux
services de transmission ou de partage de fichiers
comme Webcargo,You Sendit, Adobe SendNow ou
encore DropBox.

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LES RENCONTRES TECHNO, CONNAIS PAS!

De nos jours, il existe plusieurs nouvelles technologies qui
permettent de faciliter la tenue des runions ou dorganiser des
runions distance. Les confrences ou prsentations en ligne
sont de plus en plus populaires lorsquil sagit de former
les participants.
Or, lorsquil faut la participation active de tous les intervenants,
la bonne vieille mthode de la rencontre en personne demeure
incontestablement la plus russie. Cela ne veut pas dire que lon
peut mettre de ct la technologie pour rendre les runions plus
attrayantes et dynamiques ou pour permettre une personne de
se joindre au groupe.
Les crans tactiles ou linteraction avec les tablettes lectroniques
viennent sajouter la prsentation PowerPoint. Avez-vous
pens prparer une prsentation qui sera hberge sur un
site, dont le lien sera dvoil aux participants une fois sur place,
afin quils puissent suivre en direct votre prsentation sur leur
propre tablette lectronique? De cette faon, chaque participant
repart automatiquement avec une copie lectronique de votre
prsentation, et vous conomiserez beaucoup de papier tout en
gagnant du temps aprs la runion, car vous naurez pas besoin
denvoyer la prsentation chaque participant.
Toute cette technologie est formidable, mais noubliez pas de
penser galement aux participants qui sont moins laise avec les
tablettes lectroniques ou autres gadgets lectroniques. Ils doivent
pouvoir suivre votre prsentation lcran sans tre pnaliss.
Le but de la technologie tant de rendre la runion intressante
et plus productive sans quelle vienne prendre toute la place, car
dites-vous bien que si elle fait dfaut, il vous faut tre capable de
tenir la runion malgr tout.
POUR OU CONTRE LIPAD DURANT

LES RENCONTRES?
Prsenter tout le contenu sur iPad au lieu de le projeter
lcran est la fois novateur et pratique. Il vite les dfis en ce
qui concerne le positionnement du projecteur, le bruit ambiant
et la chaleur quil dgage. Les documents visuels comme les
prsentations saffichent avec beaucoup plus de qualit et
dimpact. De plus, liPad ou autre tablette graphique permet
beaucoup plus dinteractivit. Les participants peuvent naviguer
dun document lautre ou consulter le Web aisment, durant
les rencontres, pour trouver linformation ncessaire la prise de
dcision sans sencombrer dun portable. De plus, la dure de vie

de lalimentation est beaucoup plus longue quavec un portable, ce
qui veut dire quon peut participer une pleine journe de travail
sans devoir se connecter un bloc dalimentation.
Par contre, si on doit prendre des notes, le clavier tactile est
particulirement difficile matriser. Et la fonction dautocorrection
en fait rager plus dun, puisquelle a tendance remplacer les
mots avec des choix plus ou moins heureux, voire cocasses.
videmment, lorsquon donne accs Internet durant une
rencontre, on court le risque que les participants soient distraits
et passent leur temps surfer sur le Web. Du ct technique,
videmment chacun doit tlcharger les documents. La connexion
Wi-Fi doit tre rgle pour chacun, et plus on multiple les gadgets,
plus on sexpose des dfaillances techniques. Assurez-vous
davoir un technicien comptent ou une personne adquatement
forme pour parer toute ventualit.
LES TLCONFRENCES: RESPECTEZ LTIQUETTE

Lorsque certains de vos participants ne peuvent tre prsents
en personne, la tlconfrence peut tre un substitut acceptable
pourvu quon respecte quelques rgles de base:
Vos participants doivent placer leur appareil en mode
discrtion lorsque quelquun dautre parle.
Parler tour de rle afin dviter de parler par-dessus les
autres participants.

Utiliser le combin chaque fois que possible les appareils

mains libres offrent une qualit sonore de pitre qualit et
sont trs sujets aux bruits environnants (le bruissement de
papier en particulier).
Parler clairement dune voix forte (videmment sans crier)

pour que chacun vous entende convenablement.

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PENDANT LA RUNION
TOUT SE JOUE PENDANT LA PREMIRE MINUTE!

Tout comme lors de lentrevue dembauche, limpression que
vous donnez lors de la premire minute de la rencontre est
cruciale. Une fois lattention de votre auditoire bien retenue,
continuez en situant la runion par rapport ce qui est
important pour les participants.
cette tape, il sagit de scuriser les participants et de crer
une ambiance dtendue propice au travail. Pour ce faire,
accueillez les participants en laissant le temps au groupe de
sinstaller. Si certaines personnes vous rencontrent pour la
premire fois, prenez le temps de vous prsenter, puis laissez
chacun se prsenter tour de rle.
Exposez le contexte, lobjectif de la runion ainsi que
le rsultat souhait. Il est essentiel que chacun sache
concrtement comment le succs de la runion sera mesur.
Le rsultat est-il une dcision sur une nouvelle politique ou
marche suivre, llaboration dun processus, un accord sur
un point de litige, ou une ide pour transformer un produit
ou un service offert? Plus le rsultat souhait est clair, plus
vous aurez de chance dy arriver.
Si ncessaire, choisissez un secrtaire et dfinissez les rgles
de fonctionnement. Quelquun doit rdiger le procs-verbal,
car la mmoire collective nest pas fiable. Notez clairement
les dcisions prises et les raisons qui ont conduit
cette dcision.

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PENDANT
ANIMER, CE NEST PAS
FAIRE DE LIMPRO!
Votre premier rle en tant quanimateur sera de nourrir la
runion, favoriser lchange et faciliter chez les participants la
capacit choisir entre plusieurs options.
Vous devrez parfois porter deux chapeaux, cest--dire vous
introduire dans le dbat en prenant lhabit de participant
et dautres occasions, reprendre votre rle danimateur
pour reformuler, clarifier et replacer les changes dans la
perspective des objectifs atteindre. Votre positionnement
psychologique sera orient par la nature et les objectifs de
la runion, que vous garderez toujours bien en tte tout au
long de la runion.
Plusieurs qualits, comme loptimisme, la dlicatesse, lhumilit,
la bonne humeur, la crativit, le respect et la sensibilit,
sont utiles pour animer un groupe. Cependant, il nest pas
ncessaire ni raliste de demander quelquun de toutes
les possder. Or, Claude Saurel, dans son livre Bien conduire
une runion, dclare que les quatre E sont les attitudes
gagnantes adopter:

nergie: se sentir bien physiquement, la posture,
le regard.

coute: couter en silence, couter sans juger.

quilibre: calme face lexcitation, nergique face
lapathie.

Efficience: meilleur rsultat au meilleur cot.
SAVIEZ-VOUS QUE?
Un animateur doit pouvoir comprendre et
interprter le sens des messages verbaux et non
verbaux des participants en pratiquant lcoute
active et lobservation.
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PENDANT
ON NE SIMPROVISE
PAS ANIMATEUR
Les participants se fient vous pour matriser le
droulement de la runion. Il faut donc conduire
la runion et les participants vers lobjectif, dans le
respect des consignes de dpart (temps, ordre du
jour, etc.).
En plus de vos superbes qualits personnelles, vous devrez utiliser
plusieurs techniques comme lcoute active, le langage corporel, le
regard et le ton.
Certains spcialistes du domaine de lanimation aiment

dfinir le rle de lanimateur comme portant trois casquettes:
celle de responsable hirarchique, celle de collgue et celle
de subordonn.
Peu importe la faon de dfinir le rle de lanimateur, il va de
soi que vous devez ajuster vos comportements selon le type de
participants prsents et les objectifs de la runion. Nous vous
donnerons plus loin quelques trucs pour grer les personnalits
plus difficiles. En attendant, voici les techniques danimation les
plus courantes.
Vous devez intervenir sur ces trois plans pour maintenir un certain
quilibre. Autrement dit, vous devez veiller ce que la runion
soit productive, tout en contrlant le processus ou le comment
la runion se droule et en vous assurant de dtendre
latmosphre pour maintenir de bonnes relations
entre les participants.
CONSEIL:
Gardez en tte quil y a trois aspects sur lesquels
vous devez veiller en tout temps, soit la tche, le
processus et la relation.

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GARDEZ LE CAP POUR ARRIVER BON PORT

Pour vous assurer datteindre votre objectif, vous devez vous
assurer de bien contrler les changes dinformation et de
coller le plus possible lordre du jour. Il est facile de se laisser
distraire. Si vos participants sont bien prpars et connaissent
vos attentes face leur contribution, il sera dautant plus facile
dy parvenir.
Dfinissez clairement les attentes et les rgles du
droulement. Voyez au confort des participants en tablissant
un climat de confiance et en donnant un temps de parole
suffisant pour lexpos de chacun, tout en rappelant lordre
ceux qui se laissent emporter.
Et noubliez pas de marquer des pauses ou des priodes de
rflexion aux moments opportuns. Parfois, il suffit darrter dy
penser quelques instants pour que la rponse merge. Devant
limpasse, poser des questions ouvertes permet chacun, tour
tour, de contribuer en donnant son point de vue, et favorise
les interactions et lmergence de nouvelles ides.
REFORMULEZ POUR TRE COMPRIS DE TOUS

En aucun cas, vous ne devriez prendre position sauf sur les
rgles de la runion. Invitez les participants prciser leur
pense et leur opinion, et faites rpter au besoin tout en
reformulant pour vrifier si tout le monde a compris.
Recentrez le sujet avec tact et faites des synthses en notant
au tableau les points forts. Faites part de vos feedback et de
vos observations afin de recentrer le sujet abord.
QUE LA CONFIANCE RGNE

Sil est un conseil qui vaut de lor, cest bien celui-ci: vous
devez absolument instaurer priori un climat de confiance.
Pour ce faire, vous devez dsamorcer les tensions dues aux
divergences afin dvacuer la charge motive des discussions.
Soutenez et stimulez le sentiment dappartenance, exposez
ouvertement les conflits observables et encouragez la
clarification. Dsamorcez, rduisez les tensions et neutralisez
les collusions tout en interdisant les attaques de personne.
Respectez les limites du groupe.
LORSQUIL FAUT APPROFONDIR

Lorsquun sujet doit tre examin plus en profondeur, proposez
une mthode pour ce faire, par exemple le travail en sousgroupes, le recensement des arguments, la liste des avantages
et inconvnients, la technique du stationnement ou toute autre
mthode que vous connaissez et qui est efficace.
LA TECHNIQUE DU STATIONNEMENT
vitez de vous embourber dans une discussion sans issue pendant
une runion. En effet, il peut arriver que durant une rencontre,
on bute sur un point, une question, une objection, un dsaccord,
qui empche la runion de progresser. Il sagit souvent dun point
secondaire, qui ne ncessite pas la prsence de lensemble du
groupe pour le rsoudre (les runions cotent cher - calculez
le taux horaire des personnes autour de la table pour vous en
rendre compte).
Si la question nest pas centrale la poursuite de la rencontre,
appliquez la technique du stationnement: notez la question,
en vous promettant dy revenir dans un autre contexte, au
moment opportun.
De cette faon, vous reconnaissez limportance de la question
et vous respectez celui qui la apporte, mais vous la mettez de
ct afin de vous pencher sur les questions prioritaires quon
doit rsoudre. Et vous convenez dun moment ultrieur pour
sattaquer aux questions mises dans le stationnement.
TIC TAC, TIC TAC, LE TEMPS FILE

Votre rle consiste aussi dmocratiser le dbat et faire le point
sur ce quil reste accomplir dans le temps disponible. Partagez
et expliquez les informations, analysez les propos et formulez
des hypothses de travail. Finalement, rsumez la discussion et
concluez en douceur et en beaut.

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PENDANT
SAVIEZ-VOUS QUE?
Une runion est un dosage fait 20% de
directivit de la part de lanimateur et 80%
dexpression des participants?
LE TEMPS,
CEST DE LARGENT!
La gestion du temps est un point central pour le
succs de vos runions. Cest pourquoi de plus en
plus dentreprises utilisent un chronomtre dispos
bien en vue pour sassurer de bien suivre le temps de
la runion.
Suivez lordre du jour et le temps allou pour chaque sujet et
vous serez certain darriver temps la conclusion de votre
runion. Lorsque vous avez prpar votre ordre du jour, assurezvous dy avoir inclus du temps pour:

Instaurer des pauses.

Stimuler le flot dinformation
en donnant la parole chacun.

Faire respecter lordre du jour.
Recentrer le sujet avec tact.
Faire des synthses.
Noter au tableau les points forts.
CONSEIL:
Au lieu dinterrompre un participant qui prend
trop de place, reprenez la parole et dites: Oh, je
maperois que nous dpassons le temps prvu. Si
vous le voulez bien, concluons ce point et passons
au prochain point lordre du jour!

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UN REPOS
BIEN MRIT
SAVIEZ-VOUS QUE?
Il est important de prvoir des pauses intervalles rguliers afin

de maintenir lattention de vos participants. Lorsquil sagit de
runion schelonnant sur plusieurs jours, prvoyez une priode
de relche durant laquelle vos participants pourront se ressourcer.
Pour faire vivre vos invits une exprience

mmorable, unique et agrable, il faut leur
permettre de bien profiter des pauses. Laval la
compris et offre une foule dactivits participatives
qui sauront charmer le cur et lesprit de
vos participants.
Pourquoi ne pas organiser une sance de consolidation dquipe

pour resserrer les liens et favoriser la communication. Pour en
savoir plus, tlchargez le Guide de la consolidation dquipe de
Tourisme Laval.
Nos partenaires leur feront vivre des moments

inoubliables. Consultez le www.leSimplificateur.com
pour obtenir plus de dtails.
Les pauses servent se changer les ides, changer des points

de vue et faire des contacts. Leur but premier tant de librer
le stress et les tensions, cest souvent lors dune pause que les
solutions les plus cratives sont trouves.
Dailleurs, Laval regorge de lieux divertissants, stimulants ou
favorables la dtente, selon le besoin combler des participants.
Par exemple pour les amateurs dadrnaline, faites-leur dcouvrir le
Cosmodme, le SkyVenture, le Maeva Surf, lAction 500 Karting et
Paintball, ils en redemanderont.
Pour les amateurs de dtente et de quitude, optez plutt pour
une promenade dans le magnifique Parc de la Rivire-des-MilleIles ou une session de petits soins rconfortants au Spa Le
Finlandais ou lAmerispa Sheraton Laval.
Pour ceux qui aiment rapporter un petit souvenir ou faire du
lche-vitrine, dirigez-les vers le Carrefour Laval, le Centropolis, ou
vers les nombreuses petites boutiques spcialises de la rgion.
On y trouve de tout, pour tous les budgets.
Pour les amateurs de culture, proposez-leur un spectacle au
Thtre Marcellin-Champagnat, la Salle Andr-Mathieu ou une
exposition la Maison des arts ou au Muse Armand-Frappier.
Pour les gastronomes et les fins palais, ne passez pas ct du
Rallye gourmand qui, chaque anne, ravit les papilles gustatives de
nombreux visiteurs.
Faites vibrer vos troupes aux rythmes du tam-tam,
transformez-les en saltimbanques pour une prestation darts
du cirque ou offrez-leur une soire thmatique riche en
merveillement, en dpaysement ou en sensations fortes.

| 19
PENDANT
ET EN AVANT
LA MUSIQUE
CONSEIL DE PRO:
Pour construire des relations de confiance, nous
devons communiquer dans lintention dapprendre
des autres, et non de les contrler. La confiance
est le ciment qui rend possibles une relle
collaboration et un travail dquipe. Sans confiance,
les gens deviennent comptitifs ou dfensifs, et la
communication se dforme et nest plus fiable.
Susan M. Campbell
Vous tes comme un chef dorchestre. Vous vous assurez de la

bonne excution de la pice musicale et vous tes responsable
du rsultat. Or, tout bon animateur, malgr sa bonne volont, ses
techniques et la qualit de ses interventions, narrivera rien si les
participants nacceptent pas leur rle. Ils doivent vous accorder
le pouvoir de les influencer et toute leur confiance. En fait,
lanimation est une responsabilit partage par tout le groupe et
lingrdient essentiel est la confiance.

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NOUS SOMMES
TOUS UNIQUES
Chaque participant, par son exprience, sa formation ou son rle,
possde une expertise particulire et profitable au groupe. Tandis
quun climat de comptition est nfaste au groupe, un climat de
collaboration et de complmentarit sera des plus profitable. Il
sagit de reconnatre et dutiliser les ressources disponibles.
Nous venons de le dire, pour quune runion soit productive, il
faut quil y ait un climat de confiance, mais plus encore, le respect
des autres et des diffrences; des modes de communication
efficaces et la gestion des pouvoirs dinfluence sont essentiels.
Vous devrez donc faciliter et favoriser les changes, rassembler les
opinions et dgager des consensus.
Selon Ren-Louis Comtois, spcialiste dans le domaine, voici, en
bref, les catgories de personnalits auxquelles vous aurez faire
face lors dune runion ainsi que les actions concrtes poser
pour bien contrler le droulement de la rencontre:
Qui? Le bavard
Le bavard a peur du silence et du vide. Il doit tre rassur par
lactivit du groupe et lefficacit de lanimateur.
Quoi faire?: Reconnaissez sa contribution et partez de
lide quil a mise pour donner la parole une autre personne.
Oups!: Si les autres participants donnent des signes
dimpatience ou dirritation, dites-lui fermement: Merci. On va
maintenant laisser la chance aux autres
Qui? Lagressif
Lagressif a peur du changement, de ne pas tre aim ou
reconnu.
Quoi faire?: Insistez ds le dbut sur la rgle que les
remarques personnelles ne sont pas acceptables.
Oup!: Rencontrez-le aprs la runion pour lui faire bien voir
les consquences de son comportement.
Qui? Le leader positif
Le leader positif a peur de perdre son temps et que
lanimateur ne soit pas la hauteur.
Quoi faire?: Appuyez-vous sur lui et valorisez-le,
mais prenez garde que le groupe ne se repose trop sur lui
et ne devienne passif.
Oups!: Rencontrez-le lcart et montrez-lui quil nuit au lieu
de contribuer au succs de la runion.
Qui? Le leader ngatif
Le leader ngatif a peur de voir son prestige diminuer, de
lchec, de perdre le contrle.
Quoi faire?: coutez-le et reformulez ce quil dit en peu de
mots. Demandez-lui dtre bref.
Oups!: Expliquez-lui que vous pourriez tre forc de limiter
son temps de parole, car son attitude pourrait avoir des
rpercussions sur latteinte des objectifs.
Qui? Le sceptique
Le sceptique a peur du changement
et de lchec.
Quoi faire?: Reconnaissez la valeur
de ce quil dit.
Oups!: Expliquez-lui quil est impossible
darriver un changement positif sil continue
bloquer le cheminement du groupe vers
une solution.

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PENDANT
DIFFRENTES RAISONS DE SE RENCONTRER
REMUE-MNINGES
a y est! Vous devez animer un remue-mninges. Tout le monde
sait quil sagit dune runion de crativit et de production dides
dans un climat ludique. Mais comment la diriger est une autre
paire de manches.
Commencez par expliquer la technique de crativit qui sera
utilise - comme celle des six chapeaux par exemple
(voir ci-contre).
Sachez que les gens ont tendance sautocensurer et quil faut
faire tomber les barrires qui empchent les ides dmerger.
Alors que la confiance se gagne peu peu, les ides les plus
intressantes commencent merger.
Parfois les jeux de rles permettent de faire ressortir la vritable
problmatique et faire merger des pistes de solution. Dans
dautres situations, le fait dinscrire un paquet dides au tableau
blanc permet de faire des liens insouponns entre des
ides disparates.
Parfois, le travail en sous-groupes permet dattaquer la question
sous plusieurs angles la fois. La mise en commun des ides
permet de faire voluer le cheminement du groupe.
Souvent, ce sont les contraintes entourant la question qui

empchent de trouver la rponse. En faisant abstraction de la
contrainte et en posant la question Et si la solution pourrait
merger. Il est souvent plus facile de contourner la contrainte par
la suite, une fois la solution trouve.
Une autre technique consiste remettre chacun une srie
de fiches sur lesquelles il doit inscrire toute les questions qui lui
viennent lesprit au sujet de la problmatique rsoudre. Les
fiches sont ensuite mises en commun et on ajoute collectivement
les rponses.
Prenez bien soin de recueillir toutes les ides et ne tolrez aucune
censure. Recueillez lensemble des ides pour en arriver trouver
une solution. Le but tant dobtenir le plus dides cratives
possible dans une dure dfinie.
Une faon dobtenir un remue-mninges plus productif est de
demander chaque participant de rflchir individuellement
la problmatique avant la runion afin de trouver des ides quil
partagera avec les autres lors de la rencontre.
Voici les 6 rgles dor du remue-mninges:
1. Pas de censure: rflchir librement.
2. galit: toutes les ides ont la mme valeur.
3. Considration: respect dautrui, pas de jugement.
4. Enregistrement: tout noter, enregistrer ou filmer.
5. Discipline: une ide aprs lautre.
6. Originalit: chaque ide mrite dtre nonce.

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LA TECHNIQUE DES SIX CHAPEAUX

DEDWARD DE BONO
Cette technique danimation de discussion a pour but dviter la
censure dides nouvelles, drangeantes ou inhabituelles.
Chaque participant porte un chapeau de couleur diffrente qui
dicte son rle et son interaction quant la question aborde.
Le chapeau blanc est celui de linformation et de la neutralit
celui qui le porte expose les faits et linformation sans jugement
ni biais.
Le chapeau rouge est celui de lintuition celui qui le porte
exprime ses sentiments, ses intuitions relativement la question
sans avoir se justifier auprs des autres chapeaux.
Le chapeau noir est le chapeau de la critique celui qui le
porte joue lavocat du diable, soulevant les failles, les dangers
et les risques.
Le chapeau jaune est celui de la critique positive celui qui le
porte doit amener lide le plus loin possible. Cest une critique
constructive qui tente de mettre lide en application.
Le chapeau vert est celui de la crativit celui qui le porte utilise
la pense latrale pour sortir des sentiers battus en proposant des
ides nouvelles et originales.
Le dernier chapeau, et non le moindre, est le chapeau bleu,
celui de lorganisation celui qui le porte est le meneur de jeu,
lanimateur de la runion qui canalise les ides et les changes des
autres participants.
Une telle technique permet de forcer certaines personnes
changer leur comportement par rapport aux ides nouvelles. Une
personne habituellement rfractaire au changement se voyant
attribuer le chapeau vert ou jaune sera forc de voir le problme
dun angle positif, alors que le participant enthousiaste qui carbure
au changement, portant le chapeau noir, sera forc dadmettre les
failles potentielles dune ide nouvelle.
RUNION DE VENTE
Une runion de vente sert habituellement vrifier o sont
rendus les rsultats par rapport aux objectifs planifis. Cest
souvent lors de telles runions que vous vous apercevrez si vos
reprsentants aux ventes ont besoin de retrouver un peu de
motivation. Si tel est le cas, prvoyez une bonne runion
de motivation.
Noubliez pas que la runion de vente est votre outil idal pour
permettre vos vendeurs de retrouver, au contact des autres
membres de lquipe, leur enthousiasme, leur engagement et
leur passion.
Dans ce type de runion, maintenez lobjectif et vitez les aparts,
en faisant participer les membres de la runion et en mobilisant
lnergie du groupe. Il est prfrable dorganiser des runions de
courte dure et dtre cratif en changeant de lieu ou de thme.
Pour garder lattention du groupe, utilisez des exemples concrets
de la vraie vie et impliquez-vous personnellement dans la runion.

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RUNION DE RSOLUTION DE PROBLME
PENDANT
Rien de mieux quune bonne rencontre pour rsoudre les

problmes entre deux parties. Pour arriver un but prcis, par
exemple la rsolution du problme, il est essentiel dtablir au
pralable les rgles que le groupe va suivre pendant la runion.
Ensuite, dterminez si vous connaissez bien la position de la
partie adverse.
RUNION DE MOTIVATION
Les arguments de chacun servent-ils largir notre opinion sur

la ralit en cause? Relevez tous les accords et les dsaccords, et
lorsquil y a entente sur un point, dfinissez comment satisfaire
les attentes de chaque partie afin de traduire cette solution en
accord final.
Vos ventes manquent de pep? Planifiez une runion de

motivation et commencez votre runion en faisant un expos
sur les rsultats obtenus par les participants dans leur
domaine respectif.
Ds la conclusion dune entente, assurez-vous que les deux

parties comprennent bien la mme chose; sinon, reformulez
jusquau consentement des deux parties. Lorsquil y a
consentement, concluez la runion et clbrez lvnement.
Faites un tour de table pour que chacun sexprime sur son

activit et sa ralit particulire. Sil vous est possible de le
faire, il est toujours intressant de prsenter un expos par un
expert de la compagnie ou, si votre budget le permet, par un
motivateur extrieur qui saura motiver la troupe et
redonner confiance.
La rsolution de problme en bref:
Lexpos peut tre fait par un gestionnaire de lquipe ou par

deux ou trois gestionnaires qui obtiennent de bons rsultats
dans leur domaine, afin que chacun prsente sa manire de
mettre en uvre les bonnes pratiques de lentreprise.
Toujours selon votre budget, si possible, remettez chaque
participant le livre Meilleur vendeur de lanne dans la catgorie
motivation. Ils pourront repartir avec un bagage dides et se
motiver toute lanne en lisant des passages de ce livre. Si votre
budget est plus restreint, achetez un seul exemplaire et servezvous dexemples pris dans ce livre, et prsentez les meilleurs
trucs dvoils par ce motivateur chevronn.
Aprs ces exposs, il est toujours bon de faire un autre tour
de table pour que chacun exprime un objectif clair atteindre.
Si le temps le permet, avant la runion, envoyez un courriel
chaque participant en prcisant vos attentes concernant
ce travail en commun. Et pour rendre ce travail encore plus
productif, invitez-les rflchir trois questions prcises, que
vous aurez prpares, en lien avec la motivation de lquipe.
Au cours de la runion, vous devez couter toutes les
interventions. Sil y a lieu, faites travailler les participants en
quipe et faites-leur faire une synthse des meilleures ides
assorties dactions et de qui fait quoi pour quand.
Motivez le groupe prendre certaines initiatives et flicitez
tout le monde pour sa participation. Le plus important restera
toujours le climat de confiance qui vite de tomber dans un
climat comptitif.
1. tablir les rgles suivre.

2. Connatre la position de la partie adverse.
3. couter les arguments de chacun.
4. Relever les accords et les dsaccords.
5. Si accord: dfinir les attentes de chaque partie.
6. Reformuler pour sassurer que les deux parties
comprennent la mme chose.
7. Clore et clbrer!
LAC--LPAULE
Pour russir un Lac--lpaule, il est essentiel de sortir de
votre environnement habituel. Une diffrente perspective
amne souvent diffrentes ides et solutions. Ce genre de
runion permet de sarrter pour dfinir sa vision et mieux la
communiquer, et de sengager atteindre ses objectifs pour
mieux russir.
Cest lors de ce genre de runion quon dcouvre les talents
cachs de nos collgues. Ces talents peuvent servir plus tard dans
lentreprise pour une plus grande productivit. On ne sait jamais!
Instaurez une gestion participative tangible afin dinnover et faites
de vos gestionnaires des leaders afin damliorer la coordination.
Il est important de reconnatre la contribution individuelle pour
favoriser la participation du personnel et de favoriser lautonomie
pour rsoudre les problmes. Et surtout, noubliez pas de veiller
exploiter le plein potentiel de chacun.

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APRS LA RUNION
BIEN CONCLURE
POUR ASSURER
LA CONTINUIT
DTERMINEZ LA DATE
DE VOTRE PROCHAINE RUNION
Rappelons que tous investissent beaucoup de

temps et dnergie lors des runions. Cest
pourquoi il est important de bien planifier et grer
efficacement les suivis pour que ceux-ci aient des
retombes concrtes et rpondent aux objectifs.
LE DBRIEFING
Afin de bien conclure votre runion, revenez verbalement sur

les objectifs de dpart, les dcisions prises et les prochaines
actions poser. Faites la synthse des progrs effectus depuis
la dernire runion, sil y a lieu, et prsentez les avances du
projet et les conclusions tires par le groupe. Assurez-vous que
tous sentendent sur ces points et quaucun lment nest laiss
au hasard.
LVALUATION
Si possible, dterminez immdiatement la date de la prochaine

runion, alors que tous sont runis avec leurs agendas; et les
participants pourront en prendre note sur le champ.
Prenez un court moment pour dbriefer les participants de

la runion qui se termine. Cette tape cruciale permet de
prendre le pouls de ceux-ci et de sassurer que tous sont
satisfaits des conclusions tires et de lvolution du dossier.
Au besoin, effectuez un sondage sur le droulement de

la runion avec les participants afin dvaluer leur taux de
satisfaction. Ce feedback de leur part vous permettra dajuster
le tir pour les prochaines rencontres, dimpliquer chacun dans
le processus organisationnel et de grer leurs attentes .
Pour savoir ce que les gens pensent vraiment, pourquoi ne
pas faire un court sondage en ligne. Une foule doutils gratuits
comme Survey Monkey permettent de le faire rapidement et
danalyser les rsultats en un tournemain.

| 25
APRS LA RUNION
COMMENT ASSURER
UN SUIVI EFFICACE?
Plus tt le compte rendu est rdig, moins on
risque les oublis!
LESSENTIEL COMPTE RENDU
Le compte rendu est loutil premier pour que tous les participants,
mme les absents, soient sur la mme longueur donde. Aussi, il est
impratif de produire le compte rendu dans les 24 heures suivant
la runion. Les informations seront encore fraches lesprit de
tous les participants et chacun aura en mmoire les tches et
chanciers attendus. De plus, comme les runions sur un mme
sujet se multiplient souvent, cet outil permet de suivre lvolution
complte dun ou de plusieurs dossiers.
POURQUOI UN COMPTE RENDU?

Pour sassurer que tous ont les mmes informations
afin de permettre un suivi fidle des tches et de
lchancier respecter.
Pour permettre aux absents de ne pas prendre de retard
sur le dossier et les informer des orientations et dcisions
prises durant leur absence ainsi que des tches qui leur ont
t attribues, le cas chant.
Pour raviver la mmoire des participants. En effet, une
runion pouvant facilement stendre sur plusieurs heures,
certains participants peuvent perdre le fil et oublier
certains extraits.
QUELQUES LMENTS
INSRER DANS VOTRE COMPTE RENDU

Date, heure et lieu de la runion.
Liste des participants.
Rappel des objectifs de la rencontre.

Rappel des actions ralises depuis la runion
prcdente, sil y a lieu.

changes sur le sujet de la runion, questions souleves,
actions poser, etc.

Prises de dcision.
Distribution des tches.
chancier de travail.
Dterminer la personne responsable dassurer les suivis.

Mettre la date de la prochaine runion lagenda
de tous.
APRS LE COMPTE RENDU:

LINCONTOURNABLE SUIVI
a y est! La runion a eu lieu, le compte rendu est rdig et a
t envoy toutes les personnes impliques dans le processus.
En plus, vous avez dj fix la date de la prochaine rencontre.
Il ne vous reste plus qu vous assurer que tous les participants
respectent leurs engagements et accomplissent les tches qui leur
ont t attribues. Mais comment y arriver?
Dabord, il est impratif didentifier une personne responsable
du suivi des runions. Ensuite, assurez-vous de communiquer
efficacement avec les diffrents participants ou avec tout
le groupe pour vous assurer de lengagement de tous les
intervenants. Le responsable du suivi joue un rle essentiel, il
est, entre autres, le gardien de lchancier et le lien entre les
diffrents participants.
Pour fournir un outil de travail efficace afin de rappeler aux

participants o la runion stait termine la dernire fois.

Pour distribuer les tches et dterminer un chancier.
Pour assurer lvolution des dossiers entre les runions.
Aussi et surtout, pour servir de point de dpart la

runion suivante.
Le compte rendu doit contenir linformation factuelle et le suivi
des dcisions prises lors de la runion. Il doit rester fidle aux
dcisions prises et aux objectifs premiers de la runion, sans pour
autant retranscrire tous les changes ayant eu lieu lors de
la rencontre.

| 26
Organiser une runion ncessite un travail rigoureux

avant, pendant et aprs. En suivant ces quelques rgles et
conseils, vous aurez tout en main pour planifier, organiser
et animer des runions efficaces. Ainsi, vous et votre
quipe en sortirez gagnants!
Nous esprons sincrement que ce guide vous sera
utile et que sa lecture contribuera au succs de vos
prochaines runions.
BIBLIOGRAPHIE
Am, Roger. Management de vos runions: 100 questions
pour comprendre et agir. La Plaine Saint-Denis Cedex.
AFNOR, 2006. 150 pages.
SIX CONSEILS POUR UN SUIVI EFFICACE

1. Assurez-vous de bien synthtiser les informations que
vous transmettez. vitez les longs courriels. Les gens
prfrent des communications rapides, simples
et concrtes.
2. Impliquez personnellement chaque participant:
lapproche des diffrentes chances, envoyez un rappel
personnalis aux responsables des actions poser en leur
rappelant leurs responsabilits et en leur demandant un
tat de la situation.
3. Demandez quon vous confirme que les tches ont bien
t effectues et si elles ne lont pas t, proposez votre
collaboration, si cest possible, pour aider mener terme
chaque tape des diffrents projets.
4. Entre les runions, informez tous les participants de ltat
davancement des dossiers. Ainsi, tous seront directement
interpells et seront plus enclins collaborer et raliser
les tches dont ils sont responsables.
5. vitez galement denvoyer trop de courriels. Trop
de correspondance pourrait mener les participants
ne pas lire toute linformation que vous leur envoyez. En
correspondant seulement aux moments cls, ils sauront
que vous leur crivez pour des motifs importants et
porteront attention vos correspondances.
6. Assurez-vous que tous les participants reoivent les
documents pertinents pour accomplir leurs tches et tre
prts pour la runion suivante.
Branchaud, Lyne. Lorganisation dun vnement.

Montral. Collection communication et relations publiques.
Presses universitaires du Qubec. 2009. 184 pages.
Comtois, Ren-Louis. Grer et animer ses runions.
Collection Affaires, Montral. Les ditions Qubcor. 2010.
206 pages.
Fayet, Michelle. Russir ses comptes rendus. Prises
de notes, rdaction, prsentation gnrale. Collection
Livres outils, Efficacit professionnelle. Paris. ditions
dorganisations. 1994. 133 pages.
Gagn, Rmy. Langevin, Jean-Louis. Donnez du pep vos
runions. Montral. Collection Entreprendre. Pour une
quipe performante. Transcontinental. 1995. 125 pages.
Lapre, Raymond. 8 cls pour russir vos runions.
Montral. ditions Logiques. 2006. 351 pages.
Noy, Didier. Runionite: guide de survie. Pour amliorer
la qualit des runions. Neuilly-sur-Seine.
INSEP Consulting. 2004. 177 pages.
Saurel, Claude. Bien conduire une runion. Collection
Gagner en efficacit. Paris. Studyrama. 2006. 197 pages.
EN LIGNE
Mitra, 10 raisons de participer un Lac--lpaule
La zone vente, Une runion de vente STIMULANTE
Inc., How to spice up your sales meeting
Inc., How to run effective meeting
UQAM, Les types de runion, en ligne
Publitechnic Fidelis, Le Brainstorming

| 27
POUR UNE RUNION

PRODUCTIVE ET RUSSIE,
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450 934-6238
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450 689-0030
Parc de la Rivire-des-Mille-les
www.parc-mille-iles.qc.ca
450 622-1020
Holiday Inn Laval Montral

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450 682-9000
Centre dinterprtation de leau

www.cieau.qc.ca
450 963-6463
Amerispa Sheraton Laval

www.amerispa.ca
450 682-3365
Cosmodme
www.cosmodome.org
450 978-3600
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450 971-0005
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450 682-2225
Le St-Martin Htel & Suites Laval

www.lestmartin.com
450 902-3000
Hampton Inn & Suites Laval
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450 687-0010
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450 681-9000
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450 686-0600
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514 524-4000
Les Menus-Plaisirs
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450 625-0976
Universit de Montral campus Laval
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Tl.: 450682-5522 1877465-2825 www.tourismelaval.com
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LE GUIDE DES

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TABLE DES MATIRES

LES TROIS PAS

Mais pour quune runion ait limpact voulu, il faut se

Ciblez les bons joueurs de votre quipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Dans ces quelques pages, vous dcouvrirez de prcieux

Le choix de la salle en dit long . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Vous constaterez quel point la prparation de la rencontre,

Latmosphre, cest quoi a? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Tourisme Laval 18776FACILE

Le temps, cest de largent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

DIFFRENTES RAISONS DE SE RENCONTRER

Quelques lments insrer dans votre compte rendu . . . . . . 26

Une runion nest pas une confrence ni un

APRS LE COMPTE RENDU: LINCONTOURNABLE SUIVI

Tourisme Laval 18776FACILE

LES TROIS PAS

Pour que la runion regagne ses lettres de noblesse, il faut

Tourisme Laval 18776FACILE

Nommez un responsable qui organisera la runion si vous

Choisissez le lieu et confirmez sa disponibilit lavance. Gardez

Dfinissez clairement le contenu de la runion et dressez un

Attribuez les tches pralables aux divers participants. Le

Fixez la dure de la rencontre et vitez de dborder.

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UNE SALLE VOTRE IMAGE

sous-groupes, crant par le fait mme des

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UNE RUNION POURQUOI?

LATMOSPHRE, CEST QUOI A?

Peu importe votre motif, il est essentiel de ltablir clairement

Le choix du lieu de la runion ne doit pas tre pris la lgre.

Vous verrez plus loin dans ce guide diffrents modes de

CIBLEZ LES BONS JOUEURS DE V

5 RAISONS DE SORTIR DU BUREAU

3. Leur approche pragmatique.

Tourisme Laval 18776FACILE

LE CHOIX DE LA SALLE EN DIT LONG

Tourisme Laval 18776FACILE

Comme son nom lindique, cest une disposition utilise

Cette disposition rduit la distance qui spare les participants

Cette disposition est idale pour le travail en atelier o les gens

Cette disposition est la plus favorable tisser des liens et tablir

Lors de la planification de votre runion, intgrez les trois axes du dveloppement

Hilton Montral / Laval

Tourisme Laval 18776FACILE

POUR NE RIEN OUBLIER:

Tourisme Laval 18776FACILE

2. Prsenter lordre dans lequel les sujets seront abords.

UNE BONNE DOCUMENTATION

LA DURE NEST PAS INFINIE

CHAQUE CHOSE EN SON TEMPS

Tourisme Laval 18776FACILE

LES RENCONTRES TECHNO, CONNAIS PAS!

POUR OU CONTRE LIPAD DURANT

dcision sans sencombrer dun portable. De plus, la dure de vie

LES TLCONFRENCES: RESPECTEZ LTIQUETTE

Utiliser le combin chaque fois que possible les appareils

Parler clairement dune voix forte (videmment sans crier)

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TOUT SE JOUE PENDANT LA PREMIRE MINUTE!

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