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OFPPT
Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail
DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION
RESUME THEORIQUE
&
GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES
MODULE N:7
GESTION DU TEMPS
SECTEUR :TERTIAIRE
SPECIALITE :GESTION DES ENTREPRISES
SECRETARIAT DE DIRECTION
NIVEAU :T.S.
Rsum de Thorie et
Guide de travaux pratique
OFPPT/DRIF
GESTION DUTEMPS
Rsum de Thorie et
Guide de travaux pratique
GESTION DUTEMPS
EFP
ISTAG BAB
TIZIMI MEKNES
DR
CENTRE-SUD
Rvision linguistique
Validation
-
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Rsum de Thorie et
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GESTION DUTEMPS
SOMMAIRE
Prsentation du module
Rsum de thorie
I. Classement des activits et planification de leur excution
I.1.Classification des activits
I.2. Planification de lexcution des activits
II. La dmarche de la gestion du temps
III. La dmarche de la gestion du temps au milieu professionnel
IV. Les outils de la gestion du temps
V. Lagenda
VI. Lagenda lectronique
VII. Les outils planificateurs de temps
VIII. Les avantages dune mauvaise gestion du temps
IIX. Les obstacles de la gestion du temps
IX. Les croque-temps
X. Les douze symptmes dune mauvaise gestion du temps
Guide de travaux pratique
I. TP1
II. TP2
III. TP3
Evaluation de fin de module
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Liste bibliographique
Annexes
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Rsum de Thorie et
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MODULE :
GESTION DUTEMPS
GESTION DU TEMPS
Dure : 30 H
60% : thorique
40% : pratique
OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU
DE COMPORTEMENT
COMPORTEMENT ATTENDU
Pour dmontrer sa comptence, le stagiaire doit appliquer une mthode de
gestion du temps selon les conditions, les critres et les prcisions qui suivent :
CONDITIONS DEVALUATION
Travail consistant planifier lexcution dactivits.
A partir de situations reprsentatives du milieu des affaires et portant
sur la planification et la gestion du temps.
A laide des outils de gestion du stock utiliss dans lentreprise.
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CRITERES PARTICULIERS DE
PERFORMANCE
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PRESENTATION DU MODULE
A titre indicatif :
Cette prsentation doit :
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Le contenu du rsum thorique doit couvrir lensemble des objectifs viss par la
comptence relative au module en question en dveloppant :
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INTRODUCTION
Le temps est une ressource dont chacun dispose pour accomplir des
tches dans des dlais impartis ; mais le temps nest pas lastique, on
ne peut pas le stocker, on ne peut, malheureusement, pas mettre de
ct les heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques semaines
plus tard lorsquil y aura une surcharge de travail. Aussi, appartient-il
chacun de savoir utiliser au mieux cette ressource. Grer son temps
veut dire ne pas le gaspiller, tre mieux organis, travailler plus vite
et plus efficacement. Il appartient, donc, au gestionnaire, et lui seul,
de bien grer son temps de travail pour obtenir une efficacit
maximum. Par exemple, pour une semaine de travail, on na que 40
heures, ce qui reprsente 8 heures par jour, le gestionnaire doit tre
parfaitement organis pour rpartir son travail au sein de cet horaire
sil ne veut pas se laisser dborder, ce qui fait, souvent, mal effet et
laisse penser quil y a un manque dorganisation personnel. Avec un
peu dautodiscipline, un peu dorganisation, un peu de logique et de
volont, il est possible dy arriver et de gagner un temps prcieux.
Alors, quest-ce que le temps ? et comment le grer ?
Les philosophes dfinissent le temps comme lune des deux
dimensions o se droulent les phnomnes des actes humains,
lautre tant lespace. Ils en dgagent un problme fondamental :
lhomme est pris par le temps, tout en sefforant dy chapper .
Chaque individu qui nat dispose dun capital temps , la dure de
sa vie quil consomme inexorablement au fil des annes et quil
souhaite faire fructifier le mieux possible. Le temps rythme donc
notre vie, chaque matin rveillons avec un certain nombre dheures
devant nous. Comment allons nous les rpartir ? Travail, Sport,
Repas, Loisir, RflexionAvons-nous toujours le temps de faire
ce que nous voulons faire ou courons-nous aprs le temps ?
Finissons-nous toujours ce que nous avons entrepris ? Quelle
frustration ressentons-nous lorsque nous navons pas la possibilit de
mener bien certaines activits ?
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GRILLE DACTIVITES DU
Numro
Dure
dordre
Activit
Heure
Prvue
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2
3
4
5
Effective
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couramment
au
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LAGENDA
Trs souvent les responsables prfrent tenir leur agenda et prendre
leur rendez-vous eux mme. Si tel est le cas, la secrtaire doit savoir
exiger que son suprieur la tienne au courant de ses dplacements, car
rien ne fait plus mauvais effet quune secrtaire qui ne sait jamais o
est son patron, et ne peut indiquer ses heures approximatives de
retour.
Lidal est de bien entendu que la secrtaire soit charge de prendre
rendez-vous elle-mme, ce qui lui permet de connatre exactement
lemploi du temps de son suprieur. Mais cela nest pas toujours
possible et dans ce cas, elle doit tenir un agenda en double quil soit
lectronique si vous tes en rseau ou traditionnel.
Lagenda papier ou traditionnel
1/ A quoi sert-il ?
Il sert noter toutes les actions qui ont lieu lheure ou la date
fixe :rendez-vous, runion, dplacement, vnement,. Ces actions
sont noter au crayon et vous devez avoir la gomme en permanence
sous la main.
2/Comment tre prcis (e) ?
Quand vous fixez un rendez-vous pour votre patron, notez trs
prcisment ladresse exacte et le numro de tlphone sil doit se
dplacer et convenez avec lui dun signe distinctif si le rendez-vous
lieu dans son bureau : cela vitera dinvitables chass-croiss dus
des agendas imprcis.
3/ Comment poussez votre patron tre lheure ?
Sachez tricher, si votre patron tendance tre toujours en retard,
trichez un peu sur lheure exacte du rendez-vous pour le forcer tre
lheure (15 min dcart)
attention au temps de dplacement : ne prenez pas deux rendez-vous
sans tenir compte des distances ou tout simplement denvie de votre
patron de souffler un peu ou de remettre ses notes jour avant
dentamer un nouveau rendez-vous.
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LAGENDA ELECTRONIQUE
Li au messageries dentreprise. Lagenda lectronique Simpose
progressivement mais timidement en France .
De quoi Sagit Lagenda lectronique ?
Il Sagit dun outil destin mieux grer le travail en groupe
Si votre patron travaille seul, Si ses Interlocuteurs sont
principalement externes Lentreprise ; Lagenda lectronique ne
SImpose pas pour les Cadres habitus travailler en quipe .
Lagenda lectronique permet Dorganises leur emploi du temps
distance .
Rserver une salle
Fixer une date de runion
Trouver une plage horaire commune
Eviter les doubles rendez-vous
Assurer une bien meilleure Cohrence entre le cadre et sa
secrtaire
Cest galement un outil qui permet de mieux Sorganiser
Le rappel des taches programmes seffectuent par alarme visuelle
. ma mention des travaux non effectus au jour dit peut tre
reporte automatiquement de jour en jour .
Certains agenda offrent galement une fonction base de donnes
avec des Fiches paramtrables pour la gestion des contrats .
La gestion de lagenda lectronique par la secrtaire requiert les
mme contraintes quavec Lagenda papier .
Il vous faut Laccs Direct Lagenda de votre patron pour le
consulter ou le mettre jour .Il faut faire le point trs
rgulirement pour notifier les changements.
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a) Avantages Sociaux :
Sensation dtre important, harass,
Situations de vedettariat ;exemple :plaisanteries,
Commentaire,
Compliments, reproches
b) Avantages biologiques :
Le bruit, la pression, le stress stimule ; exemple :fait battre le
Cur,
Le surmenage permet de rester mince ;exemple : perte dapptit,
Repas sauts,
Got pour les sensations fortes ;exemple : courir aprs les
Rendez-vous.
c) Avantages psychologiques :
Fuite de situations dsagrables,
Evite de devoir dire non ,
Evite de devoir choisir,
Evite de rsoudre un problme pineux .
AU BUREAU
Comment traiter la masse de papiers qui samoncelle ? Une solution :
lire, classer, jeter plusieurs fois par jour.
SUR LAGENDA
Nutilisez quun seul agenda, ne le remplissez pas trop pour faire face
limprvu et fixez-vous des objectifs.
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AVEC LORDINATEUR
Astucieux : utilisez des raccourcis pour les applications et les fichiers
les plus courants et crez des modles de documents.
AU TELEPHONE
Regroupez vos appels pour rduire les coupures nuisibles votre
concentration et servez-vous de votre messagerie.
EN LISANT
Avant de vous inscrire un stage de lecture rapide, apprenez sonder
un texte ou faire une recherche cible sur internet.
EN ATTENDANT
Dans le taxi ou dans le train ne vous crisper pas, profitez des temps
morts pour vous dtendre ou bien vous mettre jour.
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Les croquetemps
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MAUVAISE
pour les
loisirs.
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I. TP 1 : intitul du TP
T.A.F :
Dans la liste des tches de lorganisation dune runion :
Etablir un ordre de priorit des diffrentes tches
Dresser un tableau dans lequel vous listez les tches effectuer
avant, pendant et aprs la runion
I.1. Objectif(s) vis(s) :
- Classement des tches
I.2. Dure du TP: 1 heure
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b) Matire duvre :
I.4. Description du TP :
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I.5. Droulement du TP
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II. TP 2 : intitul du TP
T.A.F :
Etablir lordre de priorits les tches relatives au traitement du
courrier.
II.1. Objectif(s) vis(s) :
II.2. Dure du TP:
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II.4. Description du TP :
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II.5. Droulement du TP
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III. TP 3 : intitul du TP
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Auteur
Edition
NB : Outre les ouvrages, la liste peut comporter toutes autres ressources juges
utiles (Sites Internet, Catalogues constructeurs, Cassettes, CD,)
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