Objetivos

Profundizar en el manejo de las hojas de clculo

Utilizar conceptos bsicos de Excel
Ingresar a una hoja de clculo
Realizar operaciones sencillas
Manipular y dar formato a una hoja de Excel
Manejar algunas funciones sencillas
Crear Tablas
Generar comparaciones estadsticas
Generar algunos informes

INDICE
(Ctrl+clic sobre el titulo para ir a l)

CONCEPTOS BASICOS
REFERENCIAS
OPCIONES DE SEGURIDAD
FUNCIONES BASICAS
FUNCIONES DE FECHA Y TEXTO
FORMATO CONDICIONAL
VALIDACION
LISTAS DESPLEGABLES DEPENDIENTES
FUNCION BUSCARV
OPERADORES
FUNCIONES LOGICAS
CREAR EFECTO DE CELDA RESALTADA Y HUNDIDA EN UN FORMULARIO
TABLAS DINMICAS
MACROS
VISUAL BASIC (Conceptos Bsicos)
Crear Formulario en VB

RECORDEMOS ELEMENTOS BASICOS:

Visita http://iniciandoexcel.260mb.com/conceptos_basicos.html
y lea el apartado conceptos bsicos

1. Entrar a Excel:
Inicio/todos los programas/Microsoft office/Microsoft Excel
O
Abrir ejecutar (Win+R) digitamos EXCEL

2. Apariencia de Excel

3. Comandos:
Formatos de celda:
Alineacin

Orientacin

Ajustar texto

Combinar y centrar celdas

Formato de nmeros:

Series:
Crear series de datos en Excel es muy sencillo utilizando la funcionalidad de Auto rellenar. Con esta funcionalidad
solamente necesitas ingresar uno o dos datos a partir de los cuales Excel rellenar el resto de las celdas.

El auto relleno funciona con los das de la semana, los meses y cualquier nmero. Veamos el primer ejemplo con los das
de la semana. Observa cuidadosamente cmo despus de ingresar el primer dato utilizo el controlador de relleno para
continuar la serie de datos:
(Ctrl+clic sobre la imagen)

4. Columnas Filas (Insertar, eliminar, ocultar, tamao), Celdas, Rangos.

5. Libros Hojas (Insertar, eliminar, copiar, mover, color)
6. Ordenar Filtros
7. Operaciones bsicas (Sumar, restar, Multiplicar, dividir, Sacar porcentajes)

8. Funciones bsicas (SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MAX, MIN, CONTAR.SI, JERARQUIA,

DIAS360)

Referencias:
Relativas, absolutas y mixtas
Qu es una referencia?. Una referencia a una celda podemos definirla como una llamada que
hacemos al contenido de una celda estando situado en otra. (El nombre de una celda)
Todas las celdas de Excel vienen identificadas por la columna a la que pertenecen seguida de la
fila en la que estn, con lo cual la primera celda de cualquier hoja de clculo es la celda A1 y la ltima
ser la celda IV65536.
Tambin tenemos la posibilidad de trabajar con celdas que no se encuentran dentro de la misma hoja,
para ello tenemos que poner el nombre de la hoja una exclamacin y el nombre de la celda por
ejemplo hoja1!A1
Por ltimo podemos tambin hacer referencia a una celda que est en otra hoja que a su vez se
encuentra en otro libro, a esto son lo que se le denomina referencias tridimensionales o 3D, para
esto tenemos que poner el nombre del libro entre corchetes a continuacin el nombre de la hoja una
exclamacin y el nombre de la celda, por ejemplo [libro.xls]hoja1!A1.

Estas son las tres maneras que tenemos de hacer referencia a una celda. Pero aparte de esto
podemos decir que hay tres tipos:

Referencias Relativas (Son aquellas que varan si cambia su posicin)

Referencias Absolutas (Son aquellas que se mantienen fijas independientemente de su

posicin)

Referencias Mixtas o hbridas (Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la columna o
bien la fila)
EJEMPLOS DE REFERENCIAS

REFERENCIAS RELATIVAS

En la anterior vemos que estamos situados en la celda B4 (la que tiene el sombreado amarillo) y hacemos
una referencia relativa a la celda C10. Con lo cual si arrastramos dicha referencia hacia abajo incrementamos
la referencia en filas, si arrastramos hacia la derecha incrementamos la referencia en columnas, hacia arriba
decrementamos la referencia en filas y hacia la izquierda decrementamos la referencia en columnas.
Con lo cual lo importante es tener claro que:

Si arrastramos hacia abajo incrementamos filas

Si arrastramos hacia arriba decrementamos filas

Si arrastramos hacia la derecha incrementamos columnas

Si arrastramos hacia la izquierda decrementamos columnas

REFERENCIAS ABSOLUTAS

Como podemos ver en imagen anterior las referencias absolutas son aquellas en las cuales aparecen los
signos del dlar delante de la columna y delate de la fila, se dice que cuando hacemos una referencia
absoluta a una celda estamos fijando dicha celda puesto que da igual que arrastremos en un sentido o en
otro que la referencia se mantiene constante, como se puede observar en la imagen anterior

REFERENCIAS MIXTAS O HBRIDAS

1.

Las referencias mixtas o hbridas son aquellas en las cuales solo est inmovilizada la fila o la columna. La
que esta inmovilizada es la que tiene el signo del dlar delante y esta se mantendr constante

Asignar nombres a celdas o rangos

Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un rango
pero tambin existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente
adecuadamente.

Asignar un nombre a un rango de celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en la compresin de la misma
posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda
o rango a la que asignars un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el
extremo izquierdo de la barra de frmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn Asignar
nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el cuadro de
dilogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o rango y oprime el botn
Aceptar.

Utilizar un nombre en una frmula

Como ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de una frmula para que
observes cmo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de
frmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus
frmulas para facilitar tu trabajo.

9. Errores comunes en EXCEL:

#NOMBRE?
#VALOR!

#NUM!
#REF!
#DIV/0!
#NULO!
#N/A
#####

El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitir conocer su origen y solucionarlo.
#NOMBRE? Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la frmula introducida en la celda, bien
sea porque no est bien escrita la frmula o porque no existe.
Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente frmula o funcin
en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribisemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos
mostrara el error #NOMBRE? dado a que no tiene registrado la funcin POTEN.
#VALOR! Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se est realizando clculos con tipos de datos
distintos entre s, como datos numricos, texto o fecha y hora.
Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dar como resultado el error #VALOR!,
puesto que no es posible ni tiene sentido la realizacin de dicho clculo.
#NUM! Este error se produce cuando Excel detecta cuando una frmula o funcin requiere un dato numrico y se
ha introducido un dato no numrico como una letra o una fecha.
Tambin puede ser que el resultado del clculo resulta tan grande o pequeo que Excel no pueda mostrarlo.
Ejemplo El clculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #NUM! dado a que Excel no
puede mostrar el valor tan elevado de dicho clculo.
#DIV/0! Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un clculo de un nmero dividido por 0 o
por una celda que no contiene ningn valor.
Ejemplo El clculo de una celda que contenga la siguiente frmula "=5/0" dar como resultado el error #DIV/0!
#REF! Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una funcin o de un clculo con referencias de celdas
no vlidas.
Ejemplo Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a
unas frmulas, al desaparecer dichos datos las frmulas no pueden calcular y aparece el error #REF!
#NULO! Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algn clculo o funcin rangos de datos o
celdas que no interseccionan.

Ejemplo La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen d como resultado el error
#NULO!
#N/A Este error se genera en las hojas de clculo de Excel cuando se utilizan funciones de bsqueda o coincidencia
de datos los cuales no se existen en el rango de bsqueda especificado.
Ejemplo usar la funcin BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de bsqueda especificado.
#####- Este error se muestra cuando:

El valor introducido o calculado en la celda es ms grande que el ancho de la columna

Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.

OPCIONES DE SEGURIDAD:

PROTEGER HOJAS O CELDAS EN EXCEL

Para mantener los datos de tu hoja de clculo a salvo e impedir que inesperadamente se realicen cambios en
las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas como todo el libro.
Estas herramientas estn disponibles en la pestaa Revisar y en el grupo de trabajo denominado Cambios.
En donde puedes observar estn entre otros los iconos Proteger hoja y Proteger libro.
Se puede proteger sin contrasea,
cuando solo queremos evitar borrado
de datos o formulas por error.
Cuando ponemos contrasea, se evita
que se modifiquen datos a menos que
conozcamos la contrasea.
Adems con contrasea o sin
contrasea, se puede permitir algunas
acciones en la hoja, solo con activar
los recuadros para ello. Por defecto
trae las dos primeras casillas
activadas, esto indica que si protejo
as, se puede seleccionar las celdas
Bloqueadas y desbloqueadas pero no
puedo eliminar datos de las celdas
bloqueadas.

Bloquear y ocultar celdas: (Solo se evidencia con hojas protegidas)

Tambin puedo hacer que se permita la escritura en algunas celdas as est protegida la hoja y que se visualicen las
formulas o se oculten.
Por defecto en Excel una celda viene Bloqueada y Visible, esto significa que si protejo mi hoja, todas las celdas
quedaran bloqueadas, pero se podrn visualizar las frmulas que hayan en ellas.
Pasos:
1) Seleccionar las celdas
2) Vamos a Formato de Celdas (INICIO/FORMATO/formato de celdas) o CTRL+1 (teclas
Alfanumricas)
3) En la ventana que aparece formato de Celdas Vamos a la pestaa Proteger

10. FUNCIONES FORMULAS (+ - * / SUMA, PROMEDIO, CONTAR, CONTAR.SI, CONTARA,

MAX, MIN, DIAS360, )
FUNCION:
Es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden determinado
(estructura). El resultado se mostrar en la celda donde se introdujo la formula.
El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. As, los argumentos pueden ser nmeros,
texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un
argumento puede ser una constante, una frmula o incluso otra funcin.
ALGUNAS FUNCIONES
=SUMA(rango).Suma los valores indicados en el rango.
=PROMEDIO(nmero1;nmero2;...): Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.
=PRODUCTO(nmero1;nmero2; ...) Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto.
Nmero1, nmero2, ... son de 1 a 30 nmeros que desea multiplicar.
= CONTAR(ref1;ref2;...) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos.
Utilice CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros. Ref1, ref2, ...
son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
=CONTARA(valor1;valor2;...) Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Use
CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz.
Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de
informacin, incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por
alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia
=CONTAR.SI(rango;criterio) Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios
pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas". Los criterios con valores diferentes a nmeros, deben colocarse entre comillas.
=MAX(nmero1;nmero2; ...) Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea encontrar el valor mximo.

=MIN(nmero1;nmero2; ...) Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo.
=JERARQUIA(nmero;referencia;orden) Devuelve la jerarqua de un nmero en una lista de nmeros. La jerarqua de un nmero es
su tamao en comparacin con otros valores de la lista. (Si ordenara la lista, la jerarqua del nmero sera su posicin.)
Nmero: Es el nmero cuya jerarqua desea saber.
Referencia: Es una matriz de una lista de nmeros o una referencia a una lista de nmeros. Los valores no numricos se pasan por
alto.
Orden: Es un nmero que especifica cmo clasificar el argumento nmero.
Si el argumento orden es 0 (cero) o se omite, Microsoft Excel determina la jerarqua de un nmero como si la lista definida por

11.

VALIDAR DATOS (Lista, numero entero, decimal, longitud texto, fecha,

hora)

Qu es la validacin de datos?
La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que
se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los
usuarios escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en
una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo
de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Las opciones de validacin de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.

La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.

Cundo es til la validacin de datos?

La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organizacin y
desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.
Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de
departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de
valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener ms informacin,
vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por ejemplo, puede especificar
un lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de hijos en una celda especfica.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede
especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes.
Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede
especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas
despus.
Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10
caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especfica de un campo de nombre completo
(C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), ms 10 caracteres.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para
establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina
proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un mensaje
de validacin.

Mensajes de validacin de datos

Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben
escribirse en una determinada celda.
Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que slo aparecer cuando el usuario escriba datos no vlidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

ICONO

TIPO

SE USA PARA

Detener

Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene
dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertencia

Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos.
Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en S para
aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.

Informacin

Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos.
Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin,
los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para
rechazarlo.

12.

FUNCIONES DE FECHA Y TEXTO

DIAS360, HOY(), ahora(), izquierda, derecha, concatenar, nompropio, mayusc, Minusc,

Espacios
=DIAS360(fecha_inicial;fecha_final) Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das
(doce meses de 30 das) que se utiliza en algunos clculos contables. Use esta funcin para facilitar el clculo de pagos si
su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30 das.
Fecha_inicial y fecha_final son las dos fechas entre las que desea calcular el nmero de das. Si la fecha_inicial es posterior
a la fecha_final, DIAS360 devuelve un nmero negativo.
El resultado obtenido es en DIAS. Para que el resultado de en aos, se debe dividir entre 360, resultado en meses, dividir
entre 30.

=hoy() Devuelve la fecha actual con formato de fecha. NO REQUIERE MAS PARAMETROS
=Ahora() Devuelve la fecha y hora actual con formato de fecha y hora. NO REQUIERE MAS PARAMETROS
=IZQUIERDA(texto, nm_de_caracteres) devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el
nmero de caracteres que se especifique.
La sintaxis de las funciones tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona informacin a una
accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o un procedimiento.):

Texto Obligatorio. Es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Nm_de_caracteres. Opcional. Especifica el nmero de caracteres que desea extraer
con la funcin IZQUIERDA.
Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devolver todo el
texto.
Si omite nm_de_caracteres, se calcular como 1.

=DERECHA(texto, nm_de_caracteres) DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto,
segn el nmero de caracteres especificado
=CONCATENAR(texto1; [texto2]; ...) La funcin CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los
elementos que se unirn pueden ser texto, nmeros, referencias de celda o una combinacin de estos elementos.
=CONCATENAR(A1;" ";B1), donde ser una espacio entre un texto y el otro.
=NOMPROPIO(texto). Cambia a mayscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto
que se encuentren despus de un carcter que no es una letra. Convierte todas las dems letras a minsculas.
=MAYUSC(texto) .Pone el texto en maysculas.
Texto: Obligatorio. Es el texto que desea pasar a maysculas. El argumento texto puede ser una referencia o una
cadena de texto.
=MINUSC(texto) .Pone el texto en minscula.
=ESPACIOS(Texto) Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS
en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un espaciado irregular. En algunas versiones de office,
aparece como RECORTAR(Texto)
=LARGO(Texto) Devuelve la cantidad de letras de un texto, la funcin recibe como nico parmetro el texto a evaluar. Los
espacios son contados como caracteres.
=EXTRAE(texto;Posicin_inicial;Num_caracteres) Extrae los caracteres del centro una cadena de texto, dada una
posicin (de izquierda a derecha) y nmeros de caracteres a extraer. En algunas versiones de office, aparece como
MED(texto;Posicin_inicial;Num_caracteres)

NOTA: En Excel es posible realizar algo que se llama anidar, esto es utilizar varias funciones una dentro de otra. Ej.

13. LISTA DESPLEGABLE DEPENDIENTES

Excel permite hacer listas desplegables dependientes, esto es, que una lista depende de la otra, o una lista muestra la
informacin segn el contenido de otra de la que depende.
Para crear esto, utilizaremos VALIDACION DE DATOS, NOMBRE DE RANGOS, Funcin INDIRECTO y Referencias
Absolutas.

1) Se crean las listas de datos en una hoja: La Primera lista contendr la clasificacin principal,
los componentes de esta primera lista, sern los encabezados de las siguientes listas, En el
mismo orden y escritos de igual manera as:
PRIMERA LISTA
(LISTA PRINCIPAL)

LISTAS DEPENDIENTES

2) Se asignan nombres de rangos a cada lista, utilizando como nombre el encabezado de cada
una.

Luego se verifica que hayan quedado guardadas todas las listas con los nombres de las etiquetas:

Clic en FORMULAS/Administrador de Nombres

3) En otra hoja, se procede a crear las listas desplegable dependiente, para ello creamos una
validacin de lista con la lista principal, en el ejemplo con COLORES.

4) Luego creamos en otra celda, otra validacin de lista, pero en el origen colocaremos la
FUNCION INDIRECTO(rango) y el rango ser la celda donde hemos colocado la lista
principal, para el ejemplo sera B3 esta celda automticamente queda ABSOLUTA, ($B$3)

De esta manera cuando elija una opcin en la lista COLORES, cambiaran las opciones que la componen:

14. Formato condicional

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas
celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color
de las celdas que tienen un valor negativo.
Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condicin,
pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y
que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar
automticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

Cmo se aplica el formato condicional?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer clic en
el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Resaltar celdas con formato condicional

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la
regla de formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de
dilogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.
Reglas de formato condicional

La opcin Es mayor que muestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el
formato especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el
formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un
solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La
opcinEntre muestra un cuadro de dilogo diferente porque solicita 2 valores que
delimitarn el rango de valores a buscar:

La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que
mejor se adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que
esta regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore nicos los
valores duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista

de seleccin y se aplicar la regla de formato
condicional adecuada.

Aplicar formato condicional a valores duplicados

o valores nicos
En esta ocasin te mostrar cmo aplicar formato
condicional a aquellas celdas que contienen valores
nicos dentro de una lista de datos o por el contrario,
cmo aplicar formato condicional a valores duplicados
en Excel.
Formato condicional a valores duplicados

Comenzaremos nuestro ejercicio seleccionando el

rango de celdas que contiene los datos a los que
aplicaremos el formato condicional y que en este caso
es el rango A2:A26.

Despus de haber hecho la seleccin, debemos ir a la ficha Inicio, y dentro del

grupo Estilos, hacer clic sobre Formato Condicional y al desplegarse el men emergente

debers hacer clic en Resaltar reglas de celdas y posteriormente elegir la opcin Duplicar
valores tal como se muestra en la siguiente imagen.

Al seleccionar esta opcin se mostrar el cuadro de dilogo Duplicar Valores el cual

contiene dos listas de seleccin y debers asegurarte de que la primera lista tiene la
seleccin Duplicados. Para la segunda lista podrs elegir cualquiera de las opciones
disponibles y para nuestro ejemplo dejar seleccionada la opcin de relleno rojo con texto
rojo oscuro.

Al hacer clic en el botn Aceptar, la mayora de las celdas de nuestros datos sern
resaltadas en color rojo porque contienen un valor que se repite al menos dos veces. La
nica celda que no ser resaltada en rojo ser las celdas A5 porque es la nica que
contiene un valor que no se repite.

De esta manera podrs resaltar valores duplicados en Excel

utilizando el formato condicional de manera que sea fcil
detectar visualmente aquellas celdas que contienen datos
duplicados.
En la segunda parte de nuestro ejercicio modificaremos la regla
de formato condicional recin creada de manera que se aplique
el formato condicional a los valores nicos de nuestro listado.
Formato condicional a valores nicos

Para invertir el funcionamiento de nuestra regla de formato

condicional de manear que el formato se aplique a los valores
nicos de nuestros datos haremos una pequea modificacin.
Pero antes, debemos seleccionar de nueva cuenta el rango de
celdas con los datos y hacer clic en la ficha Inicio > Formato
condicional y seleccionaremos la opcin Administrar reglas.

Esto mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales

donde podrs observar la regla que acabamos de crear en la seccin anterior.

Para editar la regla de formato condicional debemos seleccionarla y posteriormente hacer

clic en el botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro de dilogo Editar regla de formato.
En este nuevo cuadro de dilogo debemos seleccionar la opcin nico dentro de la lista
desplegable tal como se muestra en la siguiente imagen.

Para finalizar debers hacer clic en el botn Aceptar y de nuevo haz clic en Aceptar para
cerrar el Administrador de reglas de formato condicional. Como resultado tendremos una
regla que resaltar solamente la celda A5 con un formato especial por ser el nico valor
que no se repite.

Es as como el Formato condicional en Excel puede ser utilizado para resaltar valores
nicos o valores duplicados. Aunque en este ejercicio he utilizado una misma regla de
formato condicional para demostrar ambas tareas, es totalmente factible crear reglas
independientes que resalten valores duplicados o valores nicos.

Ambos tipos de reglas se crean de la misma manera, es decir, desde Inicio > Formato
condicional > Resaltar reglas de celdas > Duplicar valores y al abrirse el cuadro de
dilogo debers elegir la opcin duplicado o nico en base al tipo de datos que deseas
resaltar.

FUNCION BUSCARV
La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el
valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Algunas versiones de Excel no traen la funcin
BUSCARV, es reemplazada por CONSULTAV
Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos.
1.

En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical con los valores por debajo
de cada columna. Esto es necesario porque la funcin BUSCARV recorre los datos de manera vertical
(por eso la V en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

2.

Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe
ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera nica a cada una
de las filas de datos.

Sintaxis de la funcin BUSCARV

La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:
= BUSCARV(Valor_buscado;matriz;indicador_columnas;Ordenado)
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el
texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no har
diferencia entre maysculas y minsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos donde se tratar de encontrar la
coincidencia del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos
devolver como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de
columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna nmero 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este
argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada
(VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda

que la primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente para obtener los mejores
resultados.

CREAR EFECTO DE CELDA RESALTADA Y HUNDIDA EN UN FORMULARIO

Para crear el efecto de hundido o resaltado para un formulario, se hace los siguiente:
1.

Colocamos los datos separados entre si, (dejando una celda vaca entre un dato y otro)
INICIAL
ASI DEBE QUEDAR (Insertamos filas y columnas)

2.

Luego reducimos el tamao de las filas y columnas vacas

Filas: Alto 3 Columnas Ancho: 0.4 (aproximadamente)

Teniendo presionada la tecla CTRL, se hace clic sobre cada fila vaca, luego clic
derecho, Alto de fila/ escribimos el valor y aceptar.
QUEDA

ASI:

3.

Luego le damos un color de relleno a todo el rea: que quede as:

Luego le damos un relleno diferente a las celdas que contienen los datos

4.

A continuacin seleccionamos una celda y vamos a formato Celdas / Bordes

INICIO/FORMATO/FORMATO DE CELDAS o CTRL+1
Y le vamos a dar un borde

Colocando borde de color automtico SUPERIOR e IZQUIERDA y Blanco en el INFERIOR y DERECHA se obtiene un efecto
de HUNDIDO.

Colocando borde de color BLANCO SUPERIOR e IZQUIERDA y AUTOMATICO en el INFERIOR y DERECHA se obtiene un
efecto de RESALTADO.

Despus de realizar el primer cuadro, se selecciona la celda que ya tiene el formato, se hace clic en copiar formato y luego clic
en la celda que queramos tenga la misma forma y listo.
Y obtendremos

PODEMOS CLASIFICAR LAS FRMULAS DE EXCEL EN CUATRO GRUPOS PRINCIPALES:

1.
2.
3.
4.

Frmulas aritmticas
Frmulas de comparacin
Frmulas de texto
Frmulas de referencia

Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar los clculos y operaciones especficas de cada
grupo

1. Operadores aritmticos
Las frmulas aritmticas son las ms comunes y combinan nmeros, referencias de celda, funciones y operadores
aritmticos para realizar clculos matemticos.
Aunque el porcentaje no es un operador aritmtico, Excel le
da un tratamiento como operador ya que al ingresar un
smbolo de porcentaje despus de un nmero provocar que
Excel realice una divisin entre 100 de manera automtica.

2. Operadores de comparacin (Lgicos)

Los operadores de comparacin nos permiten
comparar dos o ms nmeros o cadenas de texto.
Si el resultado de la comparacin es positivo,
obtendremos como resultado en valor lgico
VERDADERO. De lo contrario obtendremos como
resultado el valor FALSO.

3. Operadores de texto
Las frmulas de Excel tambin pueden manipular texto y
pueden hacer uso del operador de concatenacin para
unir el valor de dos cadenas de texto.

4. Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o ms referencias de celda para crear una sola referencia.

Ten en cuenta que si tu sistema tiene la configuracin regional de Espaa, entonces el operador de unin ser el punto
y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen.

PRECEDENCIA DE OPERADORES EN EXCEL

Cuando creamos frmulas que contienen ms de un operador,
ser necesario conocer el orden en que dichas operaciones
sern calculadas por Excel. Por esta razn existe un orden de
precedencia que determina la manera en que Excel hace los
clculos:
Si tenemos una frmula con varios operadores con la misma
precedencia, entonces Excel realizar los clculos de
izquierda a derecha.

CMO CONTROLAR EL ORDEN DE PRECEDENCIA

La nica manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores en Excel es utilizando parntesis. Al
colocar parntesis alrededor de un clculo estaremos diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho
clculo y por lo tanto se realizar primero. En la siguiente imagen puedes observar cmo se modifica el resultado de una
frmula al incluir parntesis.

Cuando existen parntesis dentro de una frmula, Excel comenzar los clculos con el parntesis que tenga el mayor nivel
de anidacin. Y si dentro de un mismo parntesis existen varios operadores, entonces se aplicarn las reglas de
precedencia antes vistas. De esta manera los parntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los clculos
es una frmula de Excel.

FUNCIONES LOGICAS (si, y , o)

FUNCIONES LOGICAS QUE UTILIZA EXCEL

FUNCIN

DESCRIPCIN

Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

FALSO

Devuelve el valor lgico FALSO.

SI

Especifica una prueba lgica que realizar.

SI.ERROR

Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo contrario, devuelve el
resultado de la frmula.

NO

Invierte el valor lgico del argumento.

Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO.

Para trabajar con las funciones lgicas, es indispensable conocer los operadores lgicos:

FUNCIN SI:
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una
expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la
cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto
"Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este
argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento.
Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de
texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto
excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna
coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra
frmula.
NOTA
Cuando el valor verdadero o falso sea una cadena de texto, este debe incluirse dentro de Comillas Bien; Si el valor es vaco, se indica
con comillas doble .

Ej:
Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI desplegar un mensaje
de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificacin es menor a 60.
Ej:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO") Frmula utilizada

Utilizar una funcin como prueba lgica

Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita la funcin SI siempre y cuando esa
otra funcin regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de funcin es la funcin
ESNUMERO la cual evala el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor
numrico.
En este ejemplo quiero desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un nmero, de lo
contrario se mostrar la leyenda NO.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")