NIELS CARUAJULCA TANTA

TOMA DE INVENTARIOS
La toma de los inventarios consiste en constatar las existencias de los artculos o
materiales almacenados para establecer una lista o relacin de todos ellos indicando
el cdigo del artculo, su descripcin, ubicacin, etc.
La toma de inventarios de vital importancia para cualquier entidad, pblica o privada,
comercial o industrial dado que esta nos permite conocer con exactitud la realidad de
los almacenes, de esta manera llevar un control del capital invertido. Se debe realizar
por lo menos una vez al ao la toma de inventarios tambin nos permitir conocer cul
es la rotacin que tiene un material en un determinado periodo de esta manera se
podr llevar un manejo adecuado de la rotacin de existencias.
La importancia de la toma de inventarios se puede apreciar tanto desde un punto de
vista contable, como del de logstica, pues interesa a ambas dependencias realizarla
para sacar sus respectivas conclusiones.
La toma de inventario se enfocara en ambas dependencias (logstica, contabilidad)
para el planeamiento, preparacin, y ejecucin de esta actividad, mediante la
coordinacin de sus elementos para lograr resultados ptimos y , as evitar sorpresas,
malos entendidos y diferencias cuya investigacin demanda tiempo y dinero
CLASES DE TOMA DE INVENTARIOS.
La toma de inventarios debera darse de manera continua y permanente tratndose
esta de una de las ms importantes operaciones de control y siendo fundamental para
la gestin de la empresa. Tenemos dos clases de toma de inventarios.
MASIVO.- se efecta sobre todos los artculos o sobre gran parte de ellos se debe
ejecutar en un corto plazo para no generar demoras en la atencin del almacn
intervencin numerosa del personal.
PERMANENTE.se realiza poco a poco durante todo el ao debiendo al terminar
por lo menos haber contado una vez cada artculo, se requiere de poco personal para
su realizacin.
PLANEAMIENTO DE LA TOMA DE INVENTARIOS.
Cualquiera de las clases de inventarios mencionadas requiere de un planeamiento
minucioso que contemple la preparacin, ejecucin de la operacin, as como proveer
los inconvenientes que se pueden presentar y analizar las posibles soluciones.
La ejecucin de la toma de inventarios es la parte ms importante porque ser la labor
de contar los artculos la que est condicionada por el nivel de organizacin que
tengan los almacenes y el sistema de control que tengan establecido haciendo que la
planificacin.
PLAN PARA LA ROMA DE INVENTARIOS.
Los puntos a considerar para la toma de inventarios van a considerar 5 aspectos
importantes (TIEMPO, MATERIALES, PERSONAL, MEDIOS, RESULTADOS) los
cuales influyen de alguna manera hasta culminar la operacin.
Tiempo que abarcara la operacin (fecha de iniciacin y de trmino)
A. Preparacin
B. Ejecucin

NIELS CARUAJULCA TANTA

Programa a seguir en la
A. Programacin
B. Ejecucin
Horario de trabajo
A. Preparacin
B. Ejecucin
MATERIALES POR INVENTARIAR
- Cuales se inventariaran.
- Como reconocerlos.
- Que cantidad se contara diariamente.
- Donde se encuentran.
- Qu hacer con ellos.
PERSONAL QUE INTERVENDR.
- Direccin de la toma de inventarios.
- Preparacin de la toma de inventarios.
- Ejecucin de la toma de inventarios.
- Instrucciones para el personal en relacin a la preparacin y ejecucin.
- Inconvenientes que pueden presentarse.
MEDIOS DISPONIBLES.
- Que medios estarn disponibles.
- Como se utilizaran.
- Criterio que se observara en las pesadas y medidas.
- Distribucin de los medios.
- Medios de seguridad disponible.
RESULTADOS
- Normas e instrucciones sobre la emisin y entrega de resultados.
- Quienes tendrn a cargo el clculo de los resultados, que procedimiento
emplearan.
- Ajustes e investigaciones
- Redaccin final
- Distribucin
DIVERSOS
Considerar en este ttulo todo aspecto, norma o instruccin que no se ha tomado en
cuenta en los puntos anteriores.
El planeamiento permitir que los resultados de la toma de inventarios sean veraces y
exactos y la empresa pueda tener un documento confiable en el cual basar su balance
de fin de ao.

PREPARACIN DE LA TOMA DE INVENTARIOS

NIELS CARUAJULCA TANTA

Ordenar previa y adecuadamente las existencias para facilitar un efectivo conteo. En la
medida de lo posible, de tal manera que se encuentren en un solo sitio cada bien y no
disperso por varios sitios. Esta actividad es sumamente importante, ya que del
alistamiento depende la efectividad y menor tiempo en dicha actividad. o Los tems a
inventariar debern previamente, clasificarse e identificarse claramente, mediante la
colocacin de etiquetas o por cualquier otro medio apropiado que permita su
identificacin.
Deben estar plenamente identificados los artculos, junto con la unidad de criterio en
las magnitudes y/o unidades de medida de los bienes (unidad, caja, docenas;
centmetros, metros; litros, galones, canecas, etc.). - Estimar el peso de los envases y
empaques de los diferentes elementos para facilitar la determinacin del contenido en
existencia cuando el producto no se ha consumido en su totalidad, en caso de que no
se posean las reglas o herramientas predefinidas para su valuacin.
Aislar debidamente los productos y/o elementos daados, obsoletos, deteriorados y
dems para dar de baja, como tambin aislar debidamente todos los elementos que no
formen parte del inventario de mercancas.
Aislar bienes entregados y/o recibidos en consignacin y bienes descargados de libros
pero pendientes de remitir.
La Clasificacin ABC es una metodologa de segmentacin de productos de acuerdo a
criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el
"volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayora de expertos en
la materia es el valor de los inventarios y los porcentajes de clasificacin son
relativamente arbitrarios.
EJECUCIN DE LA TOMA DE INVENTARIOS
Considerar la metodologa ABC que la zona "A" de la clasificacin corresponde
estrictamente al 80% de la valorizacin del inventario, y que el 20% restante debe
dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el 5%
del valor del stock para cada zona respectivamente. Otros textos suelen asociar las
zonas "A", "B" y "C" con porcentajes respectivos del valor de los inventarios del 60%,
30% y el 10%, sin embargo el primer caso es mucho ms comn, por el hecho de la
conservacin del principio "80-20". Vale la pena recordar que si bien los valores
anteriores son una gua aplicada en muchas organizaciones, cada organizacin y
sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que quin aplique cada principio de
ponderacin debe estar sumamente consciente de la realidad de su empresa.
Por ningn motivo se debe omitir una labor tan importante y relevante como el corte de
documentos acorde con las fechas programadas para la toma fsica, tales como
entradas y salidas de almacn, facturas, recibos de caja, as como del krdex de
productos, labor que debe ser adelantada por el rea contable o en su defecto, por la
persona delegada por la administracin para el inventario, por cuanto es un
procedimiento necesario para una adecuada confrontacin de los registros contables
con la toma fsica.
Otra labor de importancia es la de preparar los listados de existencias a la fecha de
corte que figuren en libros, tanto contables como de control de inventarios, los cuales
deben coincidir adecuadamente.