DEFINICIN DE ADMINISTRACIN

Empecemos por conocer las races de la misma palabra Administracin. Etimolgicamente

hablando esta palabra se compone de dos vocablos, por un lado ad manus traher y por otro
ministrare. El primero traduce gestin y el segundo servicio; al unirse dan como resultado:
Gestin del servicio, que significa la diligencia para actuar a favor de otros, a travs de
actividades conjuntas y cooperativas, a partir de una secuencia lgica que conduzca a la
obtencin de buenos resultados y el logro de unos objetivos.
Segn la historia de la evolucin del hombre gracias a la conceptualizacin y lineamientos de la
administracin se lograron formas de organizacin y asociacin, asignacin de
responsabilidades, jerarquas y direccionamientos, que al interactuar entre s exigan claridad en
un proceso conducente a la obtencin productiva de unos resultados esperados.

PROCESO ADMINISTRATIVO
Se entiende por proceso administrativo la secuencia de acciones y operaciones lgicas, que
apoyado en cuatro elementos bsicos, generan resultados ptimos en el desarrollo de una
funcin. Dentro de la gestin de archivos y documentos, es necesario tener en cuenta, que
el cumplimiento de los lineamientos establecidos permitir el logro de los objetivos de la
administracin. Veamos a continuacin estos elementos:

Planeacin
Es el primero y ms importante de los elementos o etapas del proceso, ya que en la
planeacin se relacionan todas las actividades que se pretenden realizar para la obtencin
de los resultados propuestos. Adems se supone una proyeccin de lo que puede llegar a ser
la propuesta inicial.

Organizacin
Es el elemento que establece un orden y una secuencia en la ejecucin de actividades
conducentes al logro de la planeacin. As como tambin, vincula acciones, recursos y
personas, determinando la asignacin de tareas y el camino correcto.
Ejecucin
Aqu se observa el ejercicio de las actividades propuestas y organizadas. Es decir, es el hacer
del proyecto inicial, y es aqu, en donde se genera no slo el desarrollo de un primer
planteamiento sino que adems nos seala en la prctica los aciertos que tenemos, o por el
contrario la necesidad de acudir a un plan de contingencia que se haya realizado desde el
principio, para cubrir los imprevistos.
Control
Este elemento encierra las acciones encaminadas a verificar el cumplimiento de las
actividades trazadas en la planeacin. Se apoya en instrumentos y herramientas que
permiten soportar los hallazgos y novedades, producto de la ejecucin, y busca que se
puedan establecer posibles correctivos en caso de identificarse fallas en el proceso
administrativo.

ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
Teniendo en cuenta lo anterior, se entiende entonces por Administracin Documental el
proceso de elaboracin de documentos, debidamente planeados y organizados a partir de
una normatividad determinada, como respuesta a una solicitud o trmite de las

comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan el proceso

administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones

Finalidad de la Administracin Documental

Su finalidad es regular la gestin de archivos, ya que a travs de la administracin se
recopilan datos, los cuales se convierten en informacin que se evidencia en su cuerpo o
contenido. A su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento,
brindar una comunicacin asertiva o solicitar una respuesta y realizar una accin como
persona natural o como empresa.
Posteriormente se ejecuta el envo o despacho del documento creado con sus respectivos
soportes, de manera que garantice su llegada al destino final. Slo cuando es firmado,
empacado, entregado y registrado debidamente en la Unidad de correspondencia, se puede
decir que se cumpli el fin que tena implcito el documento y que la administracin
documental logr su objetivo en la archivstica.

Funciones de la Administracin Documental

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal
manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y permita la fluidez de la
informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan son:
Control
Mantenimiento
Almacenamiento de documentos
Descarte de documentos (comit)
Recuperacin de la Informacin
Control
Es la verificacin que se debe realizar, apoyndose en herramientas que permitan la
comprobacin, ilustracin y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual
debe estar acorde con la funcin que persigue y sujeto a las disposiciones legales, por
ejemplo, como lo indica la gua tcnica 185 de 2009, que explica las normas a tener en
cuenta en la elaboracin del documento segn su clase, la ley 594 de 2000 que estipula los
requisitos documentales para la conformacin del archivo, el acuerdo 060 de 2001 que
plantea la revisin detallada de sus datos desde el comienzo de su elaboracin, la estructura
segn la comunicacin que se est construyendo hasta su destinacin final y la
responsabilidad de quienes intervienen, firman y se interesan en la comunicacin, y
finalmente, con la ISO 9001 de 2008 donde el documento es un soporte, un registro, una
accin correctiva y preventiva e informacin de novedades

Por consiguiente, el control no se ejerce slo a travs de una dependencia o a travs de una
persona sino que tambin se apoya en el uso de instrumentos de carcter tecnolgico, como por
ejemplo el reloj radicador, sellos secos, hmedos, hologramas, tintas y detectores de seguridad
en general

Mantenimiento

Cuando en la administracin documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido

como el cuidado, la actualizacin del documento en fsico o del medio electrnico en el cual
ha sido guardada la informacin y el lugar en el cual se conserva el acervo documental. Es
decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino
tambin las condiciones que hace que ste se preserve

Almacenamiento de Documentos
Esta funcin consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados
por contenidos o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren;
adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar
investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural.
Descarte de Documentos
En algn momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y
utilidad con el paso de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su
importancia textual.
Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben
ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero no se puede
proceder por slo insinuacin de la persona encargada sino que debe sujetarse a la
normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin.
Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el Archivo General de la
Nacin, interviene y toma la decisin de descarte de documentos, soportndola con actas
que justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que
regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un
archivo hasta diez aos.

Recuperacin de la informacin
Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de datos, palabras
claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o indicios de lo que se desea hallar. Pero
para que sea efectiva la recuperacin de la informacin se acude a la bsqueda detallada de
informacin en los medios fsicos o electrnicos que pueden ser claves en la indagacin. No
obstante, se pueden encontrar dos resultados:
El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran nmero de datos
genricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o hallazgos mnimos

respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un proceso
adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden
ser encontrados.

GLOSARIO
Agrupar: Recopilar, ordenar y clasificar documentos u otro material
.
Alcalinidad del papel: En los documentos se puede identificar como la cualidad de
neutralizar los factores climticos tales como la humedad y otra clase de cidos.

Banco de datos: Conjunto de registros organizados que contienen una informacin

especfica.
Clasificacin: Definir en categoras o tipos, ciertos elementos que requieren de un anlisis
especfico.
Conservacin documental: Es el proceso que se debe realizar para mantener todas las
caractersticas primarias de los documentos, garantizando su estado fsico y sus contenidos.
Correspondencia: Se puede entender como la forma de comunicarse e intercambiar
informacin entre las personas o mediante circulares, cartas, fax y dems.
Gestin documental: Se define como las tcticas y estrategias que promueven el proceso
en los documentos desde el inicio o la planeacin, su recorrido y entrega final a su destino.
Soportes documentales: Se entiende por soportes documentales la recopilacin de otra
clase de evidencias, diferentes a los documentos transcritos en el papel.
Unidad de correspondencia: Se le llama as al centro o la oficina de acopio de todos los
documentos y comunicaciones internas y externas. En ella se realiza la clasificacin de los
mismos, para luego hacer la debida distribucin al personal de la empresa.
Vigencia: Es el trmino que define el inicio y fin de la vida til de los documentos.