DO.

050 Procedura de tratare servicii

interne pe centre de cost - Furnizori interni

Sistem Informatic Integrat

Oracle E-Business Suite

Autor:

Daniel Constantin Nicolae

Data crearii:

26 Aprilie 2007

Ultima actualizare:

26 Aprilie 2007

Numar de control:

<RO/PTS/ DO.050 />

Versiune:

Aprobat:
LIVIU SCARLAT

DIRECTOR PROIECT ROMSOFT

DIRECTOR PETROMSERVICE

Controlul Documentului
Inregistrarea schimbarii
2

Data

Autor

26
26 Aprilie
Aprilie
2007

Danie

Versiune

Daniel Nicolae

Modificare
Nici o versiune anterioara

Revizori

Nume

Functie

Liviu Scarlat
Gheorghe Albuica

Director proiect RomSoft

Consultant

Lista de distributie

Copia
Nr.

Nume

Locatie

PetromService
1
RomSoft

Biblioteca de proiect
Biblioteca de proiect

325613092.doc. (v. Error: Reference source not found)

-CONFIDENTIAL-

Aplicabilitate :
Prezenta procedura se aplica numai in cazul serviciilor
prestate de furnizori interni PSV direct pe centre de cost .
Serviciile interne contin urmatoarea categorie de articole
nestocabile :
--Articole tip SINT cele care au destinatie cheltuiala pe
centru de cost.
Pentru acest tip de serviciu dorit (cerut) trebuie ales tipul
linie in necesarul de aprovizionare sau in comanda de
aprovizionare de serviciu,tipul liniei Serv int (expense) cu
Destination Type = Cheltuieli, alegandu-se doar aticolele
de tipul SINT_EXP, sistemul obliga la introducerea contului de
cheltuiala (contul este preluat din nomenclator, trebuie
completat centrul de cost pe care se va inregistra cheltuiala
dupa receptie).
Modalitatea de operare in aplicatie referitor la acest proces
este explicata mai jos.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

Cuprins
Controlul Documentului...............................................................................2
Aplicabilitate :............................................................................................. 3
Cuprins........................................................................................................ 4
1.Creare necesar de aprovizionare servicii (SINT).......................................5
2.Vizualizare necesare de aprovizionare.....................................................8
3.Comanda servicii interne pe cheltuiala creare automata.......................9
4.Vizualizare comenzi de aprovizionare.....................................................11
Elemente de corectie...........................................................................12
5.Receptii comenzi de aprovizionare.........................................................14
Elemente de corectie...........................................................................16
6.Imperechere receptie serviciu nota debitare-creditare........................18
Probleme aparute si rezolvate...................................................................21
Probleme deschise...............................................................................21
Probleme rezolvate..............................................................................21

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

1.Creare necesar de aprovizionare servicii (SINT)

Pas realizat de responsabil BU (sector productie), sau beneficiar
cheltuiala.
Cale de navigare : (N)PONecesaruriNecesaruriCreare
Se completeaza campurile :
In zona de antet :
Type = Necesar intern in acest caz;
Description = Descrierea necesarului (in limita a 150 caractere);
Status =Nefinalizat pana la aprobare este completat de sistem ;
Preparer = persoana care realizeaza necesarul
In zona de linie :
Num = numarul liniei din referat - se completeaza automat de sistem in ordine
crescatoare ; sistemul nu accepta 2 linii in acelasi necesar cu aceeasi valoare ;
Type = Serv int (expense) pentru servicii cu destinatie cheltuieli pe centru
de cost;
Rev = revizia aferenta serviciului (se lasa implicit valoarea pusa de sistem) ;
Pentru cautare articole : se puncteaza cu mouse-ul campul Item, se introduce
valoarea % si apoi se apasa tasta TAB care va activa o lista de valori.
Sistemul va completa automat campurile Category, Description si UOM;
Daca este necesar se modifica unitatea de masura dorita, conform listei disponibile
pentru fiecare articol in parte.
Se completeaza campul Quantity cu cantitatea solicitata;
Informatiile de pret se vor complata in campul Price;
Aceste informatii pot fi luate din lista de preturi sau daca exista catalog ele vor fi
completate automat de sistem. In cazul in care articolul solicitat este nou, iar
persoana care intocmeste necesarul nu cunoaste pretul acest camp va avea
valoarea 0.
Se completeaza campul Need-by (Necesar la data): scriind data sau alegand data
din lista;

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

In zona de destinatii si surse pentru linia de mai sus :

Destination Type = Cheltuieli pentru Tip linie Serv int (expense)
Campul Requestor se completeaza cu numele solicitantului;
Organization =
b)Pentru destinatie Cheltuieli, Tip linie Serv int (expense) si organizatia
destinatie se regaseste in lista (cele 51 sectoare de productie, cele 8 plant-uri SCM)
se alege organizatia care va suporta cheltuiala ;
b)Pentru destinatie Cheltuieli, Tip linie Serv int (expense) si organizatia
destinatie NU se regaseste in lista (cele 51 sectoare de productie, cele 8 plant-uri
SCM) se alege organizatia implicita A10.
Location = locatia destinatie (locatia sectorului, a solicitantului sau implicit
PTS_RO) ;
Source = Furnizor pentru toate cazurile ;
Daca se cunosc furnizorii si site-urile acestora se pot completa (campuri
optionale) ;
Pentru destinatie Cheltuieli, Tip linie Serv int (expense) se merge pentru a
introduce corect centrul de cost al solicitantului (beneficiarul cheltuielii), prin
actionarea (B)Distributions :

-se deschide lista de valori Cont Contabil, urmand ca sistemul sa aduca implicit contul
de cheltuiala cu centrul de cost implicit 000 ;
-se deschide campul flexibil de cont in care se introduce corect centrul de cost ;
Se salveaza;
In momentul salvarii referatul primeste numar, si devine activ butonul Approve.
Prin actionarea butonului Approve referatul se aproba, sau in cazul in care a fost
configurata in sistem o ierarhie de aprobare se inainteaza spre aprobare.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

Din Necesarul de aprovizionare se pot crea Comenzi de aprovizionare. Aceste comenzi

de aprovizionare pot fi create insa si independent, fara a fi generate dintr-un Necesar
de aprovizionare.
Atentie !! Un document inceput fie se va duce la bun sfirsit (la faza sa finala)
fie se va sterge sau anula, altfel poate fi reluat peste citeva luni din
faza din care a ramas si astfel va genera erori-evidentiind in alta luna
o miscare dintr-o luna anterioara.
Se apasa butonul (B) OK.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

2.Vizualizare necesare de aprovizionare

Pentru a verifica starea necesarelor se navigheaza in:
(N)PO: Necesaruri Sumar necesaruri

Se deschide forma de cautare necesare, in care se vor completa criteriile de cautare.

Cu cat informatiile inscrise in aceasta forma sunt mai multe cu atat cautarea este mai
restrictiva. Astfel:
Se inscrie numarul necesarului in campul Requisition Number;
In cazul in care se doreste cautarea necesarelor dupa numele persoanei care l-a
intoamit, se va inscrie aceasta informatie in campul Preparer;
In necesare se pot selecta si dupa tipul necesarului. Aceasta informatie se poate
completa in campul Type;
Alte criterii de cautare: dupa cod sau denumire articol, dupa data, etc.
In cazul in care in acest ecran nu se va completa nici o informatie, sistemul va aduce
toate necesarele intocmite pana la aceasta data.
Se apasa butonul (B) Find

Valoarea inscrisa in campul Approval Status ne arata starea necesarului. Daca acest
camp are valoarea Approved inseamna ca necesarul a fost aprobat.
Pentru a vedea parcursul referatului se navigheaza in:
ToolsView Action History

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

3.Comanda servicii interne pe cheltuiala creare automata

Pas realizat de responsabil sector ; cel care cere serviciul intern la alt
sector.
Pentru a crearea automat o comanda de aprovizionare, aceasta trebuie sa aiba in
spate un necesar de aprovizionare.
Se navigheaza in :(N) PO AutoCreate
Se deschide forma de cautare unde se vor completa criteriile de cautare. Cu cat
informatiile inscrise in aceasta forma sunt mai multe cu atat cautarea este mai
restrictiva. In cazul in care in aceasta forma nu se scrie nici un criteriu dupa care sa
se faca cautarea, sistemul va aduce toate liniile necesarelor aprobate pana in acel
moment.:

Se apasa butonul (B) Find

Se va crea Document tip Comand de aprovizionare standard .

Se selecteaza linia/linile dorite si apasam butonul Automatic;
In forma care se deschide se poate selecta in campul Supplier numele furnizorului si
sediul acestuia; (se aleg furnizori interni, adica PETROMSERVICE cu site
corespunzator).

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

Se apasa butonul (B) Create

Se actioneaza butonul Create, iar sistemul va prelua automat toate informatiile din
necesarele de aprovizionare in forma pentru comenzi, unde va trebui sa
completam/modificam restul de informatii (ShipTo locul unde se va efectua
lucrarea, Bill-To locul unde se va trimite nota de debitare-creditare) .

Se salveaza si se apasa butonul (B) Approve.

In cazul in care exista o ierarhie de aprobare documentul se va transmite pe
ierarhie (in sistem) la persoana cu competente de aprobare. Daca nu exista o
ierarhie de aprobare in sistem, atunci persoana care a intocmit comanda de
aprovizionre va aproba aceasta comanda prin actionarea butonului OK. Sistemul
implicit completeaza bifa pentru trasmiterea prin mail a aprobarilor insa aceasta
trebuie debifata.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

10

4.Vizualizare comenzi de aprovizionare

Pentru a verifica starea referatelor se navigheaza in:
(N) Purchase Orders Purchase Order Summary

Se deschide forma de cautare comenzi/contracte, in care se vor completa criteriile

de cautare. Cu cat informatiile inscrise in aceasta forma sunt mai multe cu atat
cautarea este mai restrictiva. Astfel cautarea se poate face dupa:

Numarul comenzii/contractului - campul Number;

Furnizor - campul Supplier;
Organizatia la care se vor livara materialele comandate campul Ship-To Org;
Locul unde se va efectua lucrarea campul Ship-To;
Locul unde se va trimite nota de debitare-creditare campul Bill-To;
Tipul documentului campul Type;
Moneda in care a fost intocmit documentul (comanda/contractul) campul
Currency;
Dupa articolul comandat informatiile din regiunea Item;
Dupa data la care a fost intocmit documentul informatiile din zona Date Ranges;
Dupa starea documentului informatiile din campul Status;

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

11

Apasam (B)Cautare

Valoarea inscrisa in campul Approval Status ne arata starea comenzii. Daca acest
camp are valoarea Approved inseamna ca documentul a fost aprobat.
Pentru a vedea unde se afla comanda pe fluxul de aprobare putand eventual
interveni la persoanele abilitate se navigheaza in:
(M) Consultare Vizualizare Istoric Actiuni

In ecranul care se deschide este prezentat rezultatul acestei actiuni;

Comanda aprobata se listeaza ((N)PO : Rapoarte Rulare, (B) OK,
PTS:Comanda de aprovizionare (B)Lansare. Se semneaza si impreuna cu
eventuale specificatii tehnice, se trimite la furnizor.

Elemente de corectie

Daca s-au efectuat deja receptii in contul aceste comenzi, Aplicatiile Oracle
refuza sa accepte vreo modificare. In consecinta este necesara returnarea marfii
la furnizor. Apoi va fi permisa ridicarea rezervarii si modificarea comenzii. Nu
uitati in final sa introduceti in sistem din nou receptia articolelor conform
comenzii corectate! (in masura in care acest retur a fost numai virtual) Daca
acea comanda nu mai trebuie sa apara(returul este definitiv, comanda se va
anula.
Modificare cod serviciu. Daca aceasta comanda a fost salvata cel putin o data
codul articolului nu poate fi modificat, trabuie anulata linia si introdusa o linie

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

12

noua. Este evident de ce Crearea automata este de preferat in locul crearii

manuale: in cazul crearii automate codul este totdeauna identic cu cel solicitat.
Modificare cantitate. Se deschide comanda (in conditiile enumerate mai sus)
si se modifica cantitatea.
Modificare tip comanda. Daca comanda a fost salvata cel putin o data tipul nu
poate fi corectat. Se anuleaza si se intocmeste o noua comanda.
Modificare destinatie. Se deschide comanda (in conditiile enumerate mai sus)
si se modifica valoarea dorita. In mod evident modificarea destinatiei va implica
si modificarea adresei de livrare aferente.
Modificare furnizor. Daca comanda a fost salvata cel putin o data furnizorul nu
poate fi corectat. Se anuleaza si se intocmeste o nou linie de comanda
Pentru a anula o comanda se parcurge calea: (N) Purchase Orders
Purchase Order Summary Nr. Comanda (B) Find (M) Tools Control
Cancel PO
Pentru a anula o linie de comanda se parcurge calea: (N) Purchase Orders
Purchase Order Summary Nr. Comanda (B) Lines (B) Find (M)
Tools Control Cancel PO Line
Daca comanda a fost deja receptionata, ea poate fi anulata in intregime, sau
liniile sale, numai dupa ce se face stornarea comenzii.
Inchiderea unei comenzi de aprovizionare. (N) Purchase Orders
Purchase Order Summary Nr. Comanda (B) Find (M) Tools Control
Finally Close. O comanda de aprovizionare se inchide definitiv dupa ce a fost
onorata. Fiecare emitent trebuie sa aiba grija inchiderii comenzilor onorate. In
acest mod dupa inchiderea fiecarei perioade contabile(luni calendaristice) o
parte din informatiile continute in comenzile declarate Inchise definitiv se
arhiveaza si se pot sterge de pe disc eliberand spatiu pentru noile tranzactii.
Administratorul Aplicatiilor Oracle nu poate sti care comenzi s-au onorat si care
nu. Arhivarea amintita mai sus se aplica numai comenzilor care erau deja
inchise definitiv la momentul declansarii procedurii.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

13

5.Receptii comenzi de aprovizionare

Pas realizat de responsabil BU (sector de productie) sau beneficiar
serviciu (centru de cost);
Se verifica inainte de receptie daca pretul unitar din comanda de
aprovizionare corespunde cu pretul unitar de transfer intern; Daca nu
corespunde se actualizeaza pretul in comanda de aprovizionare, apoi se
reaproba comanda.
Pentru a putea receptiona serviciile aprovizionate, se navigheaza in:
(N) Receptie Receptii

Se deschide un ecran de cautare a comenzilor care urmeaza a fi receptionate.

Cautarea se poate face in functie de mai multe creiterii: numar coamanda de
aprovizionare, nume furnizor, articol, etc.
Se alege organizatia in care se va face receptia (in functie de modul cum au fost
introduse liniile in necesar):

Se apasa butonul (B) Cautare :

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

14

Se completeaza in antet informatiile corespunzatoare:

Data receptiei campul Data receptiei. Sistemul afiseaza pentru acest camp
data curenta. Daca se doreste receptionarea serviciilor la o data anterioara, se
va modifica informatia din acest camp;
Numarul facturii/avizului de insotire campul Scris. de trasura.
Tipul decumentului de receptie : Nota Debitare , aflat in campul descriptiv
In functie de situatia data, se poate face o receptie noua, sau se poate adauga linii
la o receptie partiala facuta anterior, prin selectarea butonului radio Adaugare la
receptie si inscrierea numarului de receptie in care se vor adauga linii;
Pentru a completa informatiile de linie ale receptiei, se face clic in ecranul urmator;

In

Se marcheaza linia/liniile ce urmeaza a fi receptionate prin dupa care bifarea

casutei din stanga liniei;
Se modifica (daca este cazul) informatia din campul Quantity introducand
cantitatea realmente sosita. Implicit apare cantitatea comandata.
Se verifica daca campul Tip destinatie are optiunea Cheltuieli. Daca valoare
acestui camp este Receptie, se va modifica, prin alegerea din lista de valori
atasata acestui camp;
Pentru astfel de linii completati si informatiile in campurile descriptive atasate
(organizatia furnizoare de serviciu, codul serviciului prestat).
Se salveaza activitatea.
acest moment receptia este facuta, iar marfa a intrat in stoc.

Exista doua modalitati pentru a vizualiza datetele receptionate, se navigheaza in:

(N)PO :Comenzi de aprovizionare Sumar comenzi de aprovizionare (caut
dupa nr comanda) am gasit comanda si ma pozitionez pe ea (M)Consultare
Vizualizare receptii sau (N)PO :Receptii Sumar tranzactii de receptie
(se cauta dupa numarul receptiei sau al comenzii de aprovizionare).

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

15

Elemente de corectie
Pentru a corecta o receptie gresit inregistrata in Aplicatiile Oracle se navigheaza in:
(N)PO : Receptie Corectii

Apare un ecran de cautare. Se completeaza elemente de identificare dupa care se

actioneaza butonul (B) Cautare.

Rezulta toate liniile de receptie care satisfac elementele de identificare stabilite

in ecranul de cautare.

In campul Cantitate se va completa (cu semn negativ) cantatea cu care se va

corecta receptia. Cantitatea trebuie sa fie mai mica sau cel mult egala cu
valoarea afisata in campul Cant parinte.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

16

Dupa aceasta se salveaza activitatea.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

17

6.Imperechere receptie serviciu nota debitare-creditare

Pas realizat de responsabil directia economica din sectorul in cauza.
Se realizeaza acest pas folosind procedura de imperechere a receptiei de pe
comanda de aprovizionare cu factura furnizor. (vezi financiar).
(N)AP :Facturi>Introducere>Facturi

-se deschide ecranul :

-se continua procesul de introducere facturi conform procedurii de imperechere

receptie si nota de debitare creditare.
Se introduce numarul notei debitare-creditare, data notei, si valoara notei.

Se face imperecherea cu comanda de aprovizionare dupa care se face validarea

colemzii si contarea acesteia.
Vizualizarea notelor contabile inregistrate se vizualizeaza din (M)Instrumente>Vizualizare contabilizare sau (B)Distributii.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

18

Pentru a inregistra nota de corectie in modulul de clienti se urmeaza urmatorii pasi :

Se navigheaza in:

Se inregistreaza o tranzactie noua :

Se itroduc urmatoarele informatii:

Sursa: Manual
Clasa: Factura
Tip: TRANSFER 4756=6286
Referinta: detralii aferente tranzactiei.
Conditii de plata: Imediat
Se apasa butonul (B) Articole Linie
In campul Articol se introduce aricolul aferent serviciului prestat. De exemplu, MM4 Mentenanta mecanica n ateliere mecanice. Se introduce cantitatea si valoarea
derviciului.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

19

Pentru aceste tranzatii se introduce cota de TVA 0% TVA. Se inchide fereastra si apoi se
finalizeaza tranzatia prin apasarea butonului Finalizare.

Se apasa butonul (B) Distributii si in campul Cont CM se introduce contul contabil

aferent tipului de serviciu si centrul de cost pe care se va inregistra cheltuiala. Aceste
informatii fiind identice cu cele introduce in procesul de receptie, in campurile descriptive.
Pentru finalizarea procesului se apasa butonul Finalizare dupa ce au fost inchise
ferestrele de distributie si linii factura.

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

20

Probleme aparute si rezolvate

Probleme deschise

Probleme rezolvate

325613092.doc

(v. Error: Reference source not found )

-CONFIDENTIAL-

21